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1、第二讲第二讲 秘书工作方法秘书工作方法v概念概念秘书发挥职能作用,完成工作任务的途径、程序和手段。v实例实例 1，王副秘书长“轶趣”一则； 2，办公厅秀才们是怎样与统计局干部密切工作关系的？ （注：第2例与后面要讲的“秘书职能环境与人际关系”一讲有一定联系）v上个世纪上个世纪9090年代初冬季的一天，乌鲁木齐市年代初冬季的一天，乌鲁木齐市市长在一位副职领导和农口几位县处级干部市长在一位副职领导和农口几位县处级干部陪同下，到乌鲁木齐市郊牧区检查工作。陪同下，到乌鲁木齐市郊牧区检查工作。v在第一个点，这位崇尚务实但脾气大的市长在第一个点，这位崇尚务实但脾气大的市长就发火批评了个别部下。去下一个点时
2、，由就发火批评了个别部下。去下一个点时，由于南戈壁冰封雪盖，路不好辩认，农口一位于南戈壁冰封雪盖，路不好辩认，农口一位哈族领导将路带错，到发现时差不多已多走哈族领导将路带错，到发现时差不多已多走了了1010公里。公里。案例：王副秘书长妙语消除案例：王副秘书长妙语消除“火药味火药味”v王副秘书长不动声色地招呼停车，并王副秘书长不动声色地招呼停车，并主动向市长报告：顺路请市长看看这主动向市长报告：顺路请市长看看这片戈壁草场，大得很呢！片戈壁草场，大得很呢！v市长看后挺高兴。随后王副秘书长招市长看后挺高兴。随后王副秘书长招呼大家上车折向第二个点。他机智地呼大家上车折向第二个点。他机智地避免了市长发一
3、场大脾气。避免了市长发一场大脾气。v讨论讨论 事后，有人私下议论，说王事后，有人私下议论，说王副秘书长这样做是在欺骗领导。您的副秘书长这样做是在欺骗领导。您的看法呢？看法呢？案例：市政府办公厅秘书是如案例：市政府办公厅秘书是如何与统计干部处好关系的何与统计干部处好关系的? ?v以前以前,市政府办公厅搞综合的秘书们去市统计局要数市政府办公厅搞综合的秘书们去市统计局要数字往往遭冷遇。后来他们分析其中原因，一是往往字往往遭冷遇。后来他们分析其中原因，一是往往在人家特别忙时在人家特别忙时“凑热闹凑热闹”，影响统计快报的报出；，影响统计快报的报出；二是有的领导随意改动统计数据引起反感；三是统二是有的领导
4、随意改动统计数据引起反感；三是统计部门办公条件差影响效率，统计干部有点怨气。计部门办公条件差影响效率，统计干部有点怨气。v于是，秘书们对症下药，特别注意尊重统计部门、于是，秘书们对症下药，特别注意尊重统计部门、统计干部和统计数据，还向政府领导反映统计局的统计干部和统计数据，还向政府领导反映统计局的困难，平时对统计干部以礼相待。很快，关系得到困难，平时对统计干部以礼相待。很快，关系得到改善，要数字不难了，统计局局长还亲自为政府秘改善，要数字不难了，统计局局长还亲自为政府秘书们查找、校正和提供数字，工作起来很便利。书们查找、校正和提供数字，工作起来很便利。 本讲重点内容本讲重点内容l 秘书工作方法
5、与组织管理、秘书工作方法与组织管理、与领导工作、与社会实践的与领导工作、与社会实践的适应性；适应性；l秘书应了解和学习的领导方秘书应了解和学习的领导方法；法；l秘书主要专项业务工作方法。秘书主要专项业务工作方法。2-1 2-1 秘书秘书工作方法与工作方法与管理实践管理实践 领导层领导层( (管理管理 决策层决策层) )秘书(管理决策的管理决策的辅助层次辅助层次)执执行行 层层 2-1-12-1-1 秘书秘书工作工作方法方法与组与组织管织管理理 管理组织体系示意图管理组织体系示意图 行为科学行为科学 ：科学合理的工作方法：科学合理的工作方法有利于提高效率、优化效果有利于提高效率、优化效果 秘书工
6、作方法秘书工作方法“三必须三必须” 与领导方法与领导方法相契合相契合与秘书职能与秘书职能相匹配相匹配 与组织管理运与组织管理运行机制相适应行机制相适应 A.秘书工作方法必须 与组织“四要素”有机融合组织目标组织规范组织需要组织管理方法指明方向指明方向提供依据提供依据方法基础方法基础秘书适用秘书适用 秘秘 书书 2-1-22-1-2秘书工作方法与领导工作秘书工作方法与领导工作 秘书工作直接为领导工作服务秘书工作直接为领导工作服务秘书工作与领导工作的需要紧密联系秘书工作与领导工作的需要紧密联系总总体体具具体体要求当好近要求当好近身综合辅助身综合辅助和服务的参和服务的参谋助手谋助手要求秘书通过辅助决
7、策、综合要求秘书通过辅助决策、综合协调、信息沟通、督促检查及协调、信息沟通、督促检查及 “ “三办三办”,”,为领导工作做好铺垫、为领导工作做好铺垫、拓展、代劳、辅助和服务拓展、代劳、辅助和服务秘书工作适应领导工作秘书工作适应领导工作“五法五法”之一：“铺垫法”v突出一个“前”字（领导决策前；领导开会前；领导出差前；领导批阅文件前属领导开展工作的前期工作）v为此：为此：“四必须四必须”（A,把握领导工作目标；把握领导工作目标；B,明确领导工作进程；明确领导工作进程；C,明确领导工作将要明确领导工作将要采取的方法措施；采取的方法措施；D,加强与领导的沟通）加强与领导的沟通）v方法：以领导的工作目
8、标为指导，按领导工方法：以领导的工作目标为指导，按领导工作进程和将要采取的措施的要求去操作，以作进程和将要采取的措施的要求去操作，以与领导密切沟通来保证铺垫工作的有效性与领导密切沟通来保证铺垫工作的有效性。之二之二: “拓展法拓展法”拓展延伸拓展延伸v属后续性工作。领导决策后草拟文件、草拟决策执行预案、行文发文；决策文件发布后收集反馈，协助领导把握执行进程；领导召开会议后文件归档、落实催办；领导检查工作后与被检查单位保持联系，增强检查效果。v为此，把握3条：领导工作预期效果（通过秘书的努力争取最佳）；领导工作后续事务的具体要求（务求件件落实见成效）；工作的整体连续性和承继性（环环紧扣不脱节）。
9、铺铺 垫垫 拓拓 展展与延伸与延伸 以保证取得领导工作的预以保证取得领导工作的预以保证取得领导工作的预以保证取得领导工作的预 期（最佳）效果为目标期（最佳）效果为目标期（最佳）效果为目标期（最佳）效果为目标严格按要严格按要求办事求办事注重整体连续性、承注重整体连续性、承继性和适变、应变继性和适变、应变使工作落到实处使工作落到实处并取得预期效果并取得预期效果 归纳归纳之三之三: : “代劳法代劳法” 1,本来属于领导应亲自办理的公本来属于领导应亲自办理的公(事事)务务,由于领导繁忙或时间有限，授权、委托由于领导繁忙或时间有限，授权、委托秘书去办。如代表领导出面协调；办理公秘书去办。如代表领导出面
10、协调；办理公务；主持会议；接待客人；回复函电等。务；主持会议；接待客人；回复函电等。 2，要注意，要注意5点：点：A.遵从领导意图遵从领导意图,防防止止“帮倒忙帮倒忙”；B.遵从授权范围遵从授权范围,切忌越权切忌越权行事行事;C.善于扮演善于扮演“双重角色双重角色”，忠实当好，忠实当好领导代表；领导代表；D.加强双向交流加强双向交流,与工作对象协与工作对象协作配合作配合;E.维护整体功利维护整体功利,不宣传自己的辛不宣传自己的辛劳。劳。归纳归纳1：秘书有效地为领导工作代劳，秘书有效地为领导工作代劳，是对领导工作在时间、精力、智力和是对领导工作在时间、精力、智力和才干诸方面的有力补充和强化，对提
11、才干诸方面的有力补充和强化，对提高领导工作效率，强化领导工作职能高领导工作效率，强化领导工作职能起着不可低估的作用。起着不可低估的作用。 归纳归纳2：秘书为领导工作代劳的方法，可秘书为领导工作代劳的方法，可以概括为忠实执行领导意图，严守授权范以概括为忠实执行领导意图，严守授权范围，扮演双重角色，注重双向交流，维护围，扮演双重角色，注重双向交流，维护整体功利，促进领导工作效率的提高。整体功利，促进领导工作效率的提高。之四、伴随活动法之四、伴随活动法v以实现公务活动的目的为出发点和归宿；v按进度周密安排；v提供便利；v步调协调；v拾遗补缺；v随时应变。以此来保证领导工作有序、高效进行。之五：主辅配
12、合法之五：主辅配合法 前述前述“四法四法”，均系秘书发挥综合性跟踪辅，均系秘书发挥综合性跟踪辅助和服务职能作用的体现形式。它们常常是相互助和服务职能作用的体现形式。它们常常是相互联系、相互渗透的。要想这种或前、或后、或伴联系、相互渗透的。要想这种或前、或后、或伴随一体、或独当一面的辅助服务充分发挥作用，随一体、或独当一面的辅助服务充分发挥作用，除了秘书要提高素质、勤奋努力外，领导者的指除了秘书要提高素质、勤奋努力外，领导者的指导、引导、培养、信任及严格要求至关重要。只导、引导、培养、信任及严格要求至关重要。只有双方都在实践中加强沟通、共同努力，才能达有双方都在实践中加强沟通、共同努力，才能达到
13、主辅配合一体化的境界。到主辅配合一体化的境界。2-1-3 2-1-3 秘书工作方法与社会实践（上）秘书工作方法与社会实践（上）v（一）在实践中形成，受实践检验（一）在实践中形成，受实践检验 我国数千年的秘书历史文化，其形我国数千年的秘书历史文化，其形成的秘书工作方法中有的沿用至今（如成的秘书工作方法中有的沿用至今（如”一文一事一文一事“）；有的至今尚有参考价）；有的至今尚有参考价值（如保密制度与办法）；有的则失去值（如保密制度与办法）；有的则失去了运用和参考价值（如封建君主下达诏了运用和参考价值（如封建君主下达诏令的专制方式等）。令的专制方式等）。 学习和借鉴外国秘书工作方法中适学习和借鉴外国
14、秘书工作方法中适合我国实际的成分合我国实际的成分。v（二）在运用中学习，在学习中（二）在运用中学习，在学习中探索探索 学习的目的全在于运用。学习的目的全在于运用。 学习秘书工作方法的过程，学习秘书工作方法的过程，应是一个理论联系实际的实践探应是一个理论联系实际的实践探索过程。索过程。 秘书工作方法与社会实践（中）秘书工作方法与社会实践（中）2-1-3 2-1-3 秘书工作方法与社会实践（下）秘书工作方法与社会实践（下） 继承继承 创新创新 发展发展v 现代管理科学、信息技术特别是信息网络技现代管理科学、信息技术特别是信息网络技术的迅猛发展，对秘书的具体工作方式产生巨大术的迅猛发展，对秘书的具体
15、工作方式产生巨大的冲击与影响。社会的发展需要，呼唤着秘书工的冲击与影响。社会的发展需要，呼唤着秘书工作方法的创新和发展。作方法的创新和发展。v 创新的目的在于提高工作效率和优化工作效创新的目的在于提高工作效率和优化工作效果。果。v 我们的选择我们的选择认真学习和掌握符合客观需认真学习和掌握符合客观需要和规律的有效的秘书工作方法；同时。结合现要和规律的有效的秘书工作方法；同时。结合现代科学技术，探索创新和发展，以期把秘书工作代科学技术，探索创新和发展，以期把秘书工作做得更好。做得更好。 2-2 秘书应了解的领导方法 秘书与基本领导方法秘书与基本领导方法秘秘书书与与行行政政方方法法秘秘书书与与法法
16、律律方方法法秘秘书书与与经经济济方方法法秘秘书书与与调调查查研研究究方方法法 马克思主义基马克思主义基本领导方法本领导方法 领导与领导与群众群众相结合相结合一般与一般与个别个别相结合相结合从群众从群众中来到中来到群众中去群众中去秘书使用基本领导方法要点把握v一是维护领导核心和领导集体的团结；v二是当好领导与群众之间的桥梁；v三是注重信息的收集处理和综合分析；v四是实事求是、求真务实；v五是注重实践、开拓进取。秘书使用行政方法要点把握vv一是必须权衡其使用的必要性，尽量少用和不用；vv二是将基本领导方法贯穿于此法始终；vv三是及时反馈使用情况和结果，供领导考虑调整之用；vv四是不忘行政方法的局限
17、性，防止将行政方法等同于强迫命令。切忌违法行事！秘书使用法律方法要点把握v一是力求充分体现依法治国、依法行政、依法管理，不准以言代法；v二是牢记其他方法绝不能替代此法；v三是坚持严格、准确、公正、公平，遵守法律面前人人平等的原则。秘书使用经济方法要点把握vv尽量多用法律方法和经济方法；vv协助领导强化内部财务管理；vv特别注重经济信息，努力用好经济手段；vv自觉遵守财经法纪，杜绝经济违法违规。秘书理解、运用前述方法时注意事项 运用基本领导方法中：求真务实、开拓进取、运用基本领导方法中：求真务实、开拓进取、深入群众、注重信息、维护领导团结深入群众、注重信息、维护领导团结 运用行政方法中：精心参与
18、、协助领导、维护运用行政方法中：精心参与、协助领导、维护国家和人民利益、防止滥用权力强迫命令国家和人民利益、防止滥用权力强迫命令 运用法律方法中：坚持依法治国方略，严格、运用法律方法中：坚持依法治国方略，严格、准确、公平、公正，及时提供法律服务准确、公平、公正，及时提供法律服务 运用经济方法中：通晓经济管理、掌握经济运用经济方法中：通晓经济管理、掌握经济信息、促进经济发展、遵守财经法纪信息、促进经济发展、遵守财经法纪 运用调研方法中：注重调研程序、遵循三条运用调研方法中：注重调研程序、遵循三条原则、多种方法形式、提高自身素质原则、多种方法形式、提高自身素质 2-3 秘书专项业务工作方法6-3-1可可分分两两大大类类方方法法A.参谋提醒、综合协调参谋提醒、综合协调 督促检查、信息沟通督促检查、信息沟通 B.办事、办文、办会办事、办文、办会1-3-2 秘书专项业务工作方法细分（秘书专项业务工作方法细分（6类）类）v秘秘书书协协调调方方法法（又又可可再再细细分分为为秘秘书书协协调调工工作作八八法法）v秘秘书书督督促促检检查查方方法法v秘秘书书信信息息沟沟通通方方法法v秘秘书书公公文文撰撰拟拟方方法法v秘秘书书工工作作进进程程调调度度方方法法v秘秘书书工工作作时时间间调调度度方方法法
