《办公自动化教案》PPT课件.ppt

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1、办公自动化任课教师：史胜安人文与社会科学学院Institute of humanities & social technology Office Automation华北电力大学华北电力大学公管公管教研室教研室20092009年年2 2月月2323日日课程简介第 1 章 办公自动化的理论基础第 2 章 办公中的文档处理第 3 章 办公中的表格与图表制作第 4 章 办公中的数据处理第 5 章 办公中的演示文稿的制作第 6 章 办公中的电子邮件与桌面信息管理第 7 章 办公局域网的组建和应用第 8 章 办公中的因特网资源应用第 9 章 办公中的网络电话与网络会议第10章 复印机和速印机第11章 打

2、印机第12章 扫描仪和数字照相机第13章 移动存储设备和光盘刻录机第第 1 1 章章办公自动化的理论基础办公自动化的理论基础【本章内容介绍】信息技术革命使人类社会从工业化向信息化迈进。信息种类和数量的急剧增长，以及信息的高度复杂化，使得人类很难再以传统的手工方式来处理信息。人类逐渐认识到：传统办公效率之低，已成为阻碍社会生产发展的重要因素。于是，人类开始借助办公自动化技术来迎接新的技术革命的挑战。目前，办公自动化的热潮已席卷美、日、欧各发达国家，我国的办公自动化在近几年也得到了较快的发展。本章介绍办公自动化的基本概念、国内外发展状况、未来发展趋势、电子政务基本知识以及办公自动化系统的安全与保密

3、等内容。【本章主要知识点】 办公自动化的概念和层次 办公自动化的组成与功能 办公自动化的发展过程 办公自动化的发展趋势 我国办公自动化的发展历程影响我国办公自动化发展的因素电子政务的基本知识办公自动化的安全与保密重点难点重点办公自动化的基本概念办公自动化的组成国内外办公自动化的发展情况难点办公自动化的发展趋势电子政务的相关知识办公自动化系统的安全与保密措施1.1 办公自动化的基本概念办公自动化的基本概念1.概念办公自动化作为一个术语是由D.S.哈特于1936年首先提出。20世纪70年代M.C.Zisman(杰斯曼)为其下了一个较为完整的定义：办公自动化（Office Automation, 简

4、称OA）是指办公人员利用先进的科学技术，不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统，以达到提高工作质量、工作效率的目的 。 华电校园网主页说明说明:对OA概念的全新认识在OA功能上：对于企业高层领导而言，OA是决策支持系统；对于中层管理者而言，OA是管理信息系统；对于普通员工而言：OA是事务业务处理系统。在技术范畴上：计算机技术是OA的前提，通信技术是OA的基础，科学的管理思想是实现OA的核心。 2.层次:办公自动化分为三个层次：事务处理型、管理控制事务处理型、管理控制型、辅助决策型。型、辅助决策型。 3.组成:办办公公自自动动化

5、化涉涉及及了了四四个个方方面面：办办公公人人员员、办办公公信信息息、办公程序和办公设备。办公程序和办公设备。办办公公自自动动化化系系统统，应应当当包包括括信信息息采采集集、信信息息加加工工、信信息息传传输输、信信息息保保存存四四个个环环节节。办办公公自自动动化化系系统统综综合合体体现现了了人人、机机器器、信信息息资资源源三三者者的的关关系系。信信息息是是被被加加工工的的对对象象，机机器器是是加加工工的的工工具具，人人是是加加工工过过程程中的设计者、指挥者和成果的享用者。中的设计者、指挥者和成果的享用者。4.OA基本功能:个人办公管理领导日程管理文档资料管理人员/权限管理。部门事务处理公文管理会

6、议管理5. OA主要内容:办公自动化从其处理技术来看，内容包括：公文电子处理技术电子表格和数据处理技术语音和图形图像处理技术电子邮件技术电子会议技术电子报表技术信息检索与传输技术互联网技术1.2 办公自动化的发展演变办公自动化的发展演变1.起源:20世纪60年代初，美国IBM公司研制出一种打字机,最先将电脑系统引入办公室。 相关知识:美国GE(通用电器)公司最早使用计算机进行工资计算,开始了计算机数据处理.我国70年代末长春“一汽”最早使用计算机开始进行数据处理工作.1946年, 美国宾西法尼亚大学研制成功电子数字计算机 ENIAC。重28吨，耗电150kW，占地170平米，用电子管18800

7、个，每秒5000次加法。2.现代办公技术设备的发展演变办公自动化技术设备的使用经历了单机、局部网络、大规模计算机网络、世界性计算机网络四个阶段。 1975年以前为办公自动化的第一阶段，设备以单机为中心。年以前为办公自动化的第一阶段，设备以单机为中心。 20世纪世纪70年代后期到年代后期到80年代初期为第二阶段，设备使用在单年代初期为第二阶段，设备使用在单机应用的基础上，以单位为中心向单位内联机发展，建立起机应用的基础上，以单位为中心向单位内联机发展，建立起电脑局部网络系统（简称局部网络）。电脑局部网络系统（简称局部网络）。 20世纪世纪80年代后期到年代后期到90年代中期为第三阶段，设备使用由

8、电年代中期为第三阶段，设备使用由电脑局部网络向跨单位、跨地区联机系统发展的阶段。脑局部网络向跨单位、跨地区联机系统发展的阶段。 20世纪世纪90年代中期至今为第四阶段，是年代中期至今为第四阶段，是“全面实现办公自动全面实现办公自动化化”的阶段。的阶段。 3.办公自动化的未来发展 办公自动化未来发展将体现以下几个特点：办公环境网络化办公操作无纸化办公服务无人化办公设备移动化办公思想协同化办公信息多媒体化办公管理知识化 1.3 我国办公自动化的发展我国办公自动化的发展 1.我国OA发展过程我国的办公自动化从20世纪80年代初进入启蒙阶段 , 80年代中期，制定了办公自动化的发展目标及远景规划。20

9、世纪80年代末，我国开始大力发展办公自动化，到现在已经有十几年的历史。这个阶段我国建立了一批能体现国家实力的国家级OA系统 .20世纪90年代中期后，随着网络技术(如100M以太网)、数据库技术(成熟的关系数据库管理系统)和各种面向对象开发工具(如Microsoft Visual Studio)等技术和产品日渐成熟而被广泛应用，同时由于国内经济的飞速发展引发市场竞争的逐渐激烈，以及政府管理职能的扩大和优化，这一切导致政府和企业对办公自动化产品的需求快速增长。这时，办公自动化开始进入一个快速的发展阶段。 我国办公自动化发展已经经历了三个阶段，各个单位办公自动化程度有所不同，大致可以分为四种情况:

10、i.起步较慢，还停留在使用没有联网的计算机，使用MS Office系列、WPS系列应用软件以提高个人办公效率。ii.已经建立了自己的Intranet网络，但没有好的应用系统支持协同工作，仍然是个人办公。网络处在闲置状态，单位的投资没有产生应有的效益。iii.已经建立了自己的Intranet网络，单位内部员工通过电子邮件交流信息，实现了有限的协同工作，但产生的效益不明显。 iv.已经建立了自己的Intranet网络；使用经二次开发的通用办公自动化系统；能较好地支持信息共享和协同工作，与外界联系的信息渠道畅通；通过Internet发布、宣传单位的有关情况；Intranet网已经对单位的管理产生了明

11、显的效益。现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统，实现科学的管理和决策，增强单位的竞争能力，使企业不断发展壮大。2.我国我国OA发展存在的问题发展存在的问题 目前困扰我国办公自动化的应用主要有以下问题：基础设施建设尚不完善系统的安全难以令人满意与办公自动化相适应的规章制度不健全落后的管理模式与先进的计算机网络化管理不相适应领导的重视和工作人员的支持不够软件应用相对滞后于硬件平台不能慎重选择适合自身条件的设备、软件和服务厂商。 3.实现办公自动化的必备条件实现办公自动化的必备条件 要实现办公自动化，就得为它创造必备的条件。没有这些条件，办公自动化就只是一句空话。这些必备条件是

12、 :经济条件技术条件设备条件标准化的建立办公环境的现代化办公人员的高素质。总之，办公自动化实现的条件，涉及到机构、人、机等项目，还包括思想观念、工作机构、工作方式的相应变化。 4. 当前我国办公自动化的发展契机当前我国办公自动化的发展契机近几年，计算机技术尤其是网络技术、通讯技术、数据库技术、多媒体技术、虚拟现实技术等的飞速发展和应用，使我国办公自动化的发展呈现出新的景象，为办公自动化的发展提供了契机。1)计算机网络技术的成熟与普及，使得许多单位建立了自己的局域网和广域网，并与Internet相连，形成了完善的信息流转通路。2)经过多年的不懈努力，建立了许多以数据库为基础的应用系统，积累了大量

13、宝贵的信息资源，锻炼和培养了一批信息技术开发应用人员，工作人员使用计算机的能力和积极性都有了很大提高。3)以Microsoft Office为代表的办公软件的完善，使办公过程中公文的流转得以顺利实现，同时多媒体、数字签名等技术的应用，又使电子公文能得到普遍认可，初步解决了电子文档的法律问题。4) 20世纪90年代末，我国“政府上网”工程的开展，极大地调动了政府机关、企事业单位信息化建设的积极性，为办公自动化带来了新的发展契机。5)近两年国家各级政府部门如火如荼开展了“电子政务”建设，同时国家的政府机构改革也在紧锣密鼓地进行，政府一边精简机构、缩减人员，一边要求利用计算机技术实现政府管理的现代化

14、。与此同时，随着市场经济的不断深化和市场竞争的逐渐激烈，企业也认识到暴利时代已经过去，企业的真正利润增长点在于优化企业内部管理、降低产品成本、提高产品竞争能力上。21世纪，将是我国办公自动化发展的一个黄金时代。 5. 我国当前实现办公自动化解决方案我国当前实现办公自动化解决方案 一个单位要实现办公自动化，其解决方案应遵循以下步骤：搭建单位的Intranet网络，这是办公自动化的应用网络平台应用网络平台应用网络平台应用网络平台。对于已经拥有Intranet网络的单位，需要一套通用办公自动化系统通用办公自动化系统通用办公自动化系统通用办公自动化系统。对于那些已经在使用通用办公自动化系统的单位，或者

15、只有Intranet网络并打算一次到位实施办公自动化的单位，进一步的工作将是开发针对其具体业务的一套综合办公自动综合办公自动综合办公自动综合办公自动化应用系统化应用系统化应用系统化应用系统. .1.4 电子政务简介电子政务简介 1.什么是电子政务:电子政务就是借助电子信息技术而进行的政务活动，是指各级政府部门运用先进的信息技术手段，将政府可公开的信息面向社会、面向企业、面向公众发布，并使政府的服务工作网络化。 对于政府机关来说，OA建设就是电子政务工作开展的前提，电子政务是对OA建设的发展。2 .我国电子政务的发展概况我国电子政务的发展概况 我国电子政务的发展经历了以下三个阶段:1)初期缓慢发

16、展阶段 80年代末，中央和地方党政机关所开展的办公自动化（OA）工程，建立了各种纵向和横向内部信息办公网络 2)快速完善发展1998年4月，青岛市在互联网上建立了我国第一个严格意义上的政府网站“青岛政务信息公众网”（http:/）。 1999年1月，40多个部委（局、办）的信息主管部门共同倡议发起了“政府上网工程”,其目标是在1999年实现60%以上的部委和各级政府部门上网，在2000年实现80%以上的部委和各级政府部门上网。 截止到2002年1月15日，以为结尾注册的域名总数达到5864个，占国内域名总数的4.6% ; 已经建成的WWW下的政府网站达4677个，占总数的1.7% ，所有的省级

17、政府机构和中央部委、95%以上的市级政府和省政府的厅局办、70%以上的县级政府以及经济发达地区的乡镇级政府都已经在网上设立了办事窗口。 3)高深层次发展阶段最近，电子政务开始向更高层次发展，主要表现： 首先，许多地方政府都将国民经济和社会信息化作为“十一五”规划的重要内容 其次，专业化的政府服务网站日益增多，服务内容更加丰富，功能不断增强，互动性得到很大提高。 第三，电子政务的发展极大地促进了我国IT行业的发展，包括硬件、应用软件、系统软件等。近几年都在一定程度上受惠于电子政务的发展。 第四，电子政务的软课题研究已经提到议事日程 3.国外电子政务发展状况国外电子政务发展状况 从世界范围来看，推

18、进政府部门办公自动化、网络化、电子化，全面信息共享已是大势所趋。美国加拿大新加坡 英国日本韩国德国 印度4 .电子政务系统优越性分析电子政务系统优越性分析 1998年4月，青岛市在互联网上建立了我国第一个严格意义上的政府网站“青岛政务信息公众网”（http:/），发展至今，该网站设计已经非常精美、功能非常完善，对于大部分市民关心的问题已经实现了“一网式”电子政务，真正体现了电子政务的基本原则，在技术的使用、内容和管理等诸多方面都走在全国前列，对我国当前建设电子政务具有参考价值。 1)建设原则建设原则 先先先先进进进进技技技技术术术术实实实实用用用用化化化化。在政府管理中采用先进的信息和通信技术

19、可以使政府做到以前不可能做到的事情，如倍增的效率、高度的透明、巨大的管理幅度、充分的管理授权等。管管管管理理理理集集集集成成成成和和和和系系系系统统统统开开开开发发发发的的的的互互互互动动动动。即：按信息和通信技术的应用要求对现有流程进行优化和业务重组，在进行管理集成时充分挖掘信息和通信技术的应用潜力，使先进技术为管理集成服务。需需需需求求求求与与与与实实实实现现现现的的的的互互互互动动动动。即技术开发人员懂得如何实现工作业务的电子化，而政府工作人员知道正确地提出实现业务电子化的需求。建建建建立立立立“ “可可可可视视视视” ”政政政政府府府府。实现政府管理和服务的四个“可视”，即流程可视、过

20、程可视、状态可视和对象可视，可视功能对反腐倡廉具有重要意义。 2) 基本构成基本构成“青岛政务信息公众网”网站设置有市长专页、市长信箱、开放之窗、政务公开、友好往来、政府文库、青岛市情、城市规划、新闻发布会、要闻回顾、图片新闻、政策法规、组织机构、为民服务、青岛经贸、招商引资、青岛名牌、重点企业、交通信息、房地产信息、医疗保险等21个子栏目，可以说内容非常全面，可以涉及到公众生活、企业办公、政府内部信息交流的方方面面。3) 管理特征管理特征电子政务引起的政府办公管理变革具有两个突出特征：开放式管理交互式管理1.5 办公自动化系统的安全与保密办公自动化系统的安全与保密加强系统安全与保密工作的必要

21、性和重要性:办公自动化系统中输入、处理、输出的是政府部门、企事业单位的有用信息，都有非常重要的经济和实用价值以及一定程度的保密性要求。所以，加强其安全性，保证其内容的保密性就显得非常重要。特别是在现在开放式的网络办公环境下，系统很容易遭到非法人员、黑客和病毒的入侵，传输的数据也可能被截取、篡改、删除。因此，加强系统安全与保密显得非常重要。 影响办公自动化系统安全与保密因素分析影响办公自动化系统安全与保密因素分析安全保密因素:人为原因计算机病毒系统安全的标志能防止对信息的非法窃取；预防泄露和毁坏事件的发生；在毁坏后的更正以及恢复正常工作的能力较强，所需时间较短；安全保密系统符合经济要求；安全保密

22、系统符合使用方便性要求。 一只熊猫，三炷香，憨态可掬，却是歹毒至极。2006年底，这个命名“熊猫烧香”的病毒，在近乎一夜之间使数以百万台计算机遭到感染和破坏，该病毒更一举拿下了“2006十大计算机病毒之首”的“桂冠”。 今年1月中旬，该病毒的制作者李俊被湖北警方逮捕，成为我国破获的国内首例制作计算机病毒大案。但时至今日，“熊猫烧香”病毒的新变种还在不断出现，继续危害着计算机用户。 数据保密的基本要求:1.数据隐蔽：避免数据被非授权人截获或窃取；2.数据完整：根据通信期间数据的完整与否，检验数据是否被伪造和篡改；3.发送方鉴别：证明发送方的身份以防止冒名顶替；4.防发送方否认：在保证数据完整性有

23、发送方身份的前提下，防止发送方事后不承认发送过此文件。 2.加强系统安全和保密的对策加强系统安全和保密的对策加强系统安全和保密的常用措施有：a)行政措施行政法规、规章制度社会允许的各种方式 b)法律措施针对计算机犯罪的打击、制裁手段 c)软件保护措施采用软件技术辨别、控制用户和对信息加密 d)物理保护措施对场地环境和软硬件设备及存储介质等保护 保证办公自动化系统安全的对策：安全监视技术 用户登记 设置权限 存取控制 工作日志“防火墙”技术自适应安全管理件终端识别计算机安全加权 3)加强系统数据保密的常用对策有：a)用户认证技术利用用户专有信息: 口令 密码 通行字利用用户专有用品: 钥匙 IC

24、卡 磁卡 利用保密算法 : 加密函数 动态口令利用用户的生理特征: 指纹 声音 视网膜b)计算机数据加密技术明文通过算法变为密文,密文到达对方通过解密算法再度变为明文 “双钥”-共钥 密钥c)数字签字技术利用数字签名技术能够实现在网上传输的文件具有以下身份保证，接收者能够核实发送者对报文的签名：发送者事后不能抵赖对报文的签名；接收者不能伪造对报文的签名 一般单位采用的系统安全保密对策方案一般单位采用的系统安全保密对策方案（1）直接利用操作系统、数据库、电子邮件以及应用系统提供的安全控制机制，对用户的权限进行控制和管理； （2）在网络内的桌面工作站上安装防病毒软件，加强病毒防范； （3）在Int

25、ranet与Internet的连接处加装防火墙和隔离设备； （4）对重要信息的传输采用加密技术和数字签名技术。 小小 结结办公自动化是一种技术，是一个系统工程。办公自动化作为一个术语是由D.S.哈特于1936年首先提出。20世纪70年代M.C.Zisman为其下了一个较为完整的定义。现在我们一般认为：办公自动化是指办公人员利用先进的科学技术，不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统，以达到提高工作质量、工作效率的目的。办公自动化一般可分为三个层次：事务处理型、管理控制型、辅助决策型，整个办公过程包括信息采集、信息加工、信息传输

26、、信息保存四个环节。一个完整的办公自动化系统应该能够实现7个方面的功能，分别是：内部通信平台的建立；信息发布平台的建立；工作流程的自动化；文档管理的自动化；辅助办公；信息集成以及分布式办公的实现。 20世纪60年代初，美国最先将电脑系统引入办公室。之后，办公自动化的发展过程在技术设备的使用上经历了单机、局部网络、一体化、全面实现办公自动化四个阶段。其未来发展将体现以下几个特点：办公环境网络化、办公操作无纸化、办公服务无人化、办公业务集成化、办公设备移动化、办公思想协同化、办公信息多媒体化、办公管理知识化以及办公系统智能化。我国办公自动化发展已经经历了三个阶段，因种种原因的制约，各个单位办公自动

27、化程度有所不同。对于政府机关来说，OA建设就是电子政务工作开展的前提，电子政务是对OA建设的发展。电子政务就是借助电子信息技术而进行的政务活动，是指各级政府部门运用先进的信息技术手段，将政府可公开的信息面向社会、面向企业、面向公众发布，并使政府的服务工作网络化。我国电子政务分为初期缓慢发展、快速完善发展和高深层次发展三个阶段。今后，电子政务引起的政府办公管理变革具有五个突出特征：开放式管理、交互式管理、一网式管理、一表式管理、自律式管理。 办公自动化系统中，客观存在着许多不安全因素。必须加强对办公自动化系统的安全和保密管理。加强OA系统安全和保密的措施有：强化管理、加速立法、宣传教育、技术研究

28、。保证系统安全的技术对策有：安全监视、“防火墙”、终端识别、计算机安全加权等。加强系统数据保密的技术对策有：用户认证、计算机数据加密、数字签字等。习习 题题 一、填空一、填空1.办公自动化一般可分为三个层次，即事事务务处处理理型型、管管理理控控制制型型、辅辅助助决决策策型型。2.办公自动化涉及了四个方面，即办办公公人人员员、办办公公信信息息、办办公公程程序序和和办办公公设设备备。办办公公自自动动化化系系统统，应应当当包包括括信信息息采采集集、信信息息加加工工、信信息息传传输输、信息保存信息保存四个环节。3.20世纪70年代初，美国最先将电脑引入办公室。此后办公自动化的发展过程在技术设备使用上大

29、都经历了设设备备以以单单机机为为中中心心、局局部部网网络络、设设备备使使用用由由电电脑脑局局部部网网络络向向跨跨单单位位、跨跨地地区区联联机机系系统统发发展展的的阶阶段段、全全面实现办公自动化面实现办公自动化”的的四个阶段。4.我国电子政务发展过程分为初期缓慢发展阶段、快速完善发展、高深层次发展阶段三个阶段。5.单位办公自动化系统建设的第一步是需求分析，了解单位的业务范围，将手工应用到电子的改变，如何改变。那些业务该怎么办。这些全部都完毕之后就是选或开发软件。然后投入使用 ，这是办公自动化的应用平台。 二、简答二、简答1.什么是办公自动化？ 它应该具有哪些基本功能？2.办公自动化从其处理技术来

30、看，包括哪些内容？3.办公自动化的未来发展将体现哪些特点？4.电子政务引起的政府办公管理变革具有哪些特征？5.为什么必须加强办公自动化系统安全和保密管理？常用的对策措施有哪些？三、应用三、应用1.论述目前困扰我国办公自动化的应用主要有哪些问题？如何解决这些问题？2.假设您是某公司的信息主管，现决定开发一套办公自动化系统。试以您学习本章后的知识为基础，谈谈如何开始进行？请给出针对本企业情况的办公自动化解决方案。3.请利用节假日时间，步入一个县级以上政府机关或者一家有一定规模的公司，了解其办公自动化的应用情况，将调查内容写成一篇调查报告。附：调查内容参考提纲（其中画“”的属于需要自己加以发挥的内容）1）该企业/机关的基本情况。是否使用计算机？哪些部门使用？什么配置？2）该企业/机关是否有局域网？安装和使用了什么软件？使用情况如何？4）是否有信息管理领导机构？人员、结构、设备配备情况如何？5）是否接入Internet？有没有e-mail和站点地址？6）是否开发了自己的OA系统？是否安装MIS系统？单机版还是网络版？7）计算机应用对该企业/机关的办公带来了什么好处？8）如果你是该企业/机关的信息主管，你如何充分利用计算机和网络设备，建立办公自动化系统用来提高工作效率和提高经济效益？9）结合自身专业特点，认为有必要进行调查的其它问题