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1、1培训目标n了解键盘常用快捷键使用，提高电脑操作速度n了解Excel使用、表格制作及排版n利用Excel进行图表制作nExcel制作及排版、打印实务训练2第一部分 了解快捷键使用3在OFFICE中使用键盘4一、关于键盘快捷方式有时使用键盘比使用鼠标效率更高。如果您曾发现自己必须在键入过程中停下来用鼠标突出显示文本或将其更改为加粗或倾斜，您会知道某些时候使用键盘而不是伸手去拿鼠标将更快。使用键盘而不是鼠标有很多原因。从访问菜单和工具栏到实际完成操作，您可以用按键完成Office程序中几乎所有操作。5二、使用键盘的方法l在Office程序中使用键盘有三种方法:1菜单栏2工具栏3键盘快捷方式l很多在
2、菜单和工具栏上可用的过程能够通过按键组合实现。这是最快的工作方法。6三、用键盘操作菜单菜单栏是在Office程序中浏览的主要方法。使用菜单栏上的菜单执行程序中的操作既简单又合理，并且几乎所有操作都可以通过它们完成。您只要用Tab或箭头键就可以在菜单上移动，而且您不需要记住按键的顺序。7三、用键盘操作菜单菜单名中加下划线的字母表示访问该菜单的键，例如Alt+F打开“文件”菜单命令名中加下划线的字母表示访问该命令的键。在“文件”菜单上，按P将打开“打印”对话框。选择命令最快的方法是按该命令的字母，这由括符中加下划线的字母表示。（例如，“打开(O)”、“关闭(C)”、“新建(N)”）。8四、用键盘操
3、作工具栏选择MicrosoftFrontPage工具栏。打开“工具栏”子菜单的另一方法是使焦点位于菜单栏或任何一个工具栏，再按下Shift+F10。9四、用键盘操作工具栏-在工具栏之间移动Word中的“常用”和“格式”工具栏：按下Ctrl+Tab，焦点从菜单栏移到“常用”工具栏。再次按Ctrl+Tab，焦点从“常用”工具栏移到“格式”工具栏。再次按Ctrl+Tab，焦点从“格式”工具栏移回菜单栏。10四、用键盘操作工具栏-特定键盘快捷方式Ctrl+I将字形更改为倾斜Ctrl+B将字形更改为加粗Ctrl+U将字形更改为加下划线此快捷方式在Word、Excel、PowerPoint、FrontPa
4、ge和Outlook中起作用。11五、了解常用快捷键的使用F1帮助F2改名F3搜索F4地址F5刷新F6切换F10菜单12五、了解常用快捷键的使用CTRL+A全部选中当前页面内容CTRL+B使一段文本以粗体显示CTRL+C复制当前选中内容Ctrl+D打开“添加收藏”面版(把当前页面添加到收藏夹中)Ctrl+E打开或关闭“搜索”侧边栏(各种搜索引擎可选)Ctrl+F打开“查找”面版Ctrl+G打开或关闭“简易收集”面板13五、了解常用快捷键的使用Ctrl+H打开“历史”侧边栏Ctrl+I打开“收藏夹”侧边栏/另:将所有垂直平铺或水平平铺或层叠的窗口恢复Ctrl+K关闭除当前和锁定标签外的所有标签C
5、trl+L打开“打开”面版(可以在当前页面打开Iternet地址或其他文件.)Ctrl+N新建一个空白窗口(可更改,Maxthon选项标签新建)Ctrl+O打开“打开”面版(可以在当前页面打开Iternet地址或其他文件.)Ctrl+P打开“打印”面板(可以打印网页,图片什么的.)14五、了解常用快捷键的使用Ctrl+Q打开“添加到过滤列表”面板(将当前页面地址发送到过滤列表)Ctrl+R刷新当前页面Ctrl+S打开“保存网页”面板(可以将当前页面所有内容保存下来)Ctrl+T垂直平铺所有窗口Ctrl+V粘贴当前剪贴板内的内容Ctrl+W关闭当前标签(窗口)Ctrl+X剪切当前选中内容(一般只
6、用于文本操作)Ctrl+Y重做刚才动作(一般只用于文本操作)Ctrl+Z撤消刚才动作(一般只用于文本操作)Ctrl+F4关闭当前标签(窗口)15五、了解常用快捷键的使用Ctrl+F5刷新当前页面Ctrl+F6按页面打开的先后时间顺序向前切换标签(窗口)Ctrl+F11隐藏或显示菜单栏Ctrl+Tab以小菜单方式向下切换标签(窗口)Ctrl+Enter域名自动完成http:/www.XXX.com(内容可更改,Maxthon选项地址栏常规)/另:当输入焦点在搜索栏中时,为高亮关键字Ctrl+拖曳保存该链接的地址或已选中的文本或指定的图片到一个文件夹中(保存目录可更改,Maxthon选项保存)Ct
7、rl+小键盘+当前页面放大20%Ctrl+小键盘-当前页面缩小20%Ctrl+小键盘*恢复当前页面的缩放为原始大小16五、了解常用快捷键的使用Ctrl+Alt+S自动保存当前页面所有内容到指定文件夹(保存路径可更改,Maxthon选项保存)Ctrl+Shift+小键盘+所有页面放大20%Ctrl+Shift+小键盘-所有页面缩小20%Ctrl+Shift+F输入焦点移到搜索栏Ctrl+Shift+G关闭“简易收集”面板Ctrl+Shift+H打开并激活到你设置的主页Ctrl+Shift+N在新窗口中打开剪贴板中的地址,如果剪贴板中为文字,则调用搜索引擎搜索该文字(搜索引擎可选择,Maxthon
8、选项搜索)17五、了解常用快捷键的使用Ctrl+Shift+S打开“保存网页”面板(可以将当前页面所有内容保存下来,等同于Ctrl+S)Ctrl+Shift+W关闭除锁定标签外的全部标签(窗口)Ctrl+Shift+F6按页面打开的先后时间顺序向后切换标签(窗口)Ctrl+Shift+Tab以小菜单方式向上切换标签(窗口)Ctrl+Shift+Enter域名自动完成Alt+1保存当前表单Alt+2保存为通用表单Alt+A展开收藏夹列表18五、了解常用快捷键的使用资源管理器资源管理器END显示当前窗口的底端HOME显示当前窗口的顶端NUMLOCK+数字键盘的减号(-)折叠所选的文件夹NUMLOC
9、K+数字键盘的加号(+)显示所选文件夹的内容NUMLOCK+数字键盘的星号(*)显示所选文件夹的所有子文件夹向左键当前所选项处于展开状态时折叠该项，或选定其父文件夹向右键当前所选项处于折叠状态时展开该项，或选定第一个子文件夹19五、了解常用快捷键的使用自然键盘自然键盘【窗口】显示或隐藏“开始”菜单【窗口】+F1帮助【窗口】+D显示桌面【窗口】+R打开“运行”【窗口】+E打开“我的电脑”【窗口】+F搜索文件或文件夹【窗口】+U打开“工具管理器”【窗口】+BREAK显示“系统属性”【窗口】+TAB在打开的项目之间切换20五、了解常用快捷键的使用辅助功能辅助功能按右边的SHIFT键八秒钟切换筛选键的
10、开和关按SHIFT五次切换粘滞键的开和关按NUMLOCK五秒钟切换切换键的开和关左边的ALT+左边的SHIFT+NUMLOCK切换鼠标键的开和关左边的ALT+左边的SHIFT+PRINTSCREEN切换高对比度的开和关21五、了解常用快捷键的使用SHIFT+DELETE永久删除DELETE删除CTRL+ESC开始菜单ALT+ENTER属性ALT+F4关闭CTRL+F4关闭ALT+TAB切换ALT+ESC切换ALT+空格键窗口菜单22第二部分第二部分 了解了解ExcelExcel使用、表格制使用、表格制作及排版打印作及排版打印23一、了解Excel-自动求和选择B7单元格，并单击“自动求和”按钮
11、。一个彩色的点线框环绕于公式中涉及到的所有单元格，且该公式出现在B7单元格中。按Enter显示B7单元格中的结果。选择B7单元格在编辑栏中显示公式。24一、了解Excel-拖填充柄将黑色加号从含有公式的单元格拖至将公式复制到的地方，然后释放填充柄。“自动填充选项”按钮出现，但不需要进行操作。25一、了解Excel-自动更改Excel可以自动更新总计以包括修改的值。假设发现C4单元格中二月份录像带租赁费11.97不正确。漏掉了一个3.99租赁费。要将3.99加到11.97中，您可以选择C4单元格，并在该单元格中键入公式：=11.97+3.9926一、了解Excel-公式求和在C9单元格中键入等号
12、，键入SUM，并键入左括号。单击C4单元格，并在C9单元格中键入一个逗号。单击C6单元格，并在C9单元格中键入一个右括号。按Enter显示该公式结果。27二、相对引用和绝对引用相对引用在单元格被复制时发生变化。相对相对公式中的每个相对引用单元格在公式被沿列或跨行复制时都自动改变。绝对引用在单元格被复制时不变。绝对绝对一个绝对单元格引用是固定的。绝对引用在您将一个公式从一个单元格复制到另一个单元格时不发生变化。28二、相对引用和绝对引用相对单元格引用逐行发生变化。绝对单元格引用总是引用单元格D9。D9单元格包含有7%的折扣率。29三、使用函数简化公式SUM求和AVERAGE取平均值MAX取最大值
13、MIN取最小值COUNT计数IF判断一个条件是否满足SUMIF对满足条件的单元格求和PMT计算在固定利率下，贷款的等额分期偿还额30四、工作表中有哪些有趣的事情#错误值表示该列太窄，以致不能显示该单元格中的内容。有时Excel会由于公式错误而无法进行计算。如果出现这种情况，您将在单元格中看到一个错误值，而不是结果。以下是三个常见的错误值：#列的宽度不够显示该单元格中的内容。#REF!单元格引用无效。单元格可能被删除或粘贴覆盖。#NAME?函数名拼写错误或者使用了Excel不能识别的名字。#DIV/0! #DIV/0! 公式设置错误31五、冻结第1行中的列标题。向下滚动一两行之后将看不见列标题。
14、在“窗口”菜单上单击“冻结窗格”。通过一条水平线将标题与其余部分分开。32五、冻结-三种冻结类型通过选择下面的行来冻结列标题。通过选择右边的列来冻结行标题。通过选择列标题下面、行标题右边的单元格来冻结列和行。33六、并排比较使用“并排比较”命令同时比较两个工作簿。假如有两个工作簿，一个是销售部门的预算，另一个是市场部门的预算。您希望比较这两个工作簿以便发现两个部门之间计划费用的区别。如图所示，“窗口”菜单中显示两个工作簿已经打开。由于“Marketing”在视图中，所以第二个工作簿的名称“Sales”列在“并排比较”命令中。若要同时看到这两个工作簿，可以单击“与Sales.xls并排比较”。3
15、4七、自动填充如果需要很多次重复键入一年中的前六个月，则可轻松完成这项操作。键入“一月”，这样Excel就知道您要做什么了。选中“一月”单元格，再将鼠标指针放在单元格的右下角，直至出现黑色十字形(+)。在填充范围内拖住填充柄。当您拖动时，屏幕提示会显示将填写的内容。释放鼠标按钮，将提示的内容填充到列表中。35七、自动填充-自定义自动填充内容使用填充柄可以填写各种类型的Excel列表：1、2、3；星期一、星期二；9:00、10:00；第1季度、第2季度或者1月15日、2月15日。但是Excel也可以填写您自己创建的自定义列表，如公司的雇员列表。第一次手动输入所有雇员的姓名，然后选中全部姓名，再打
16、开“选项”对话框中的“自定义序列”（“工具”/“选项”），然后单击“导入”。当下次需要输入该列表时，请键入第一个姓名，然后使用填充柄来填写该列表。在练习单元中您将会看到如何创建并填充一个自定义列表。36八、突出显示符合条件的单元格您是否发现很难辨认出正在查找的数据，就好像很难从米饭中分辨出白色的沙粒？接下来，您将学习如何使用条件格式让符合条件的值突出显示，以便迅速看见要查找的内容。37八、指定条件，一眼看结果比如，您希望将低于15本的书本销量以红色加粗格式表示，这样就可以清楚地让销售成绩不达标的数据突出显示。在图中，您可能很容易分辨出低于15的销量，但如果有很多行的话，想要一眼找出低于15的销
17、售条目就会很困难。解决这种问题的第一步是选中包含书本销量的C列，再单击“格式”菜单上的“条件格式”。38九、对列表进行排序和筛选只需单击列的自动筛选箭头，并在所显示的菜单中选择排序命令，即可对列表中的任意列进行排序。您要按降序对“日期”列排序，以便可以先看到最新的订单，请单击“日期”标题上的箭头，然后单击“降序排列”，这样就可以了。39九、对列表进行排序和筛选筛选列表数据与对列表数据进行排序一样简单。只需单击自动筛选箭头并进行选择即可。Excel将自动只显示指定的数据。例如，您可以按姓名筛选，以查看潘金的所有销售额而非所有人的销售额。或者，您也可以按日期筛选，以查看某个特定日期的销售额及其销售
18、人员。无论为哪个列指定数据，Excel都会只显示该列以及列表所有其他列中筛选过的行。40十、打印-打印预览打印预览能显示工作表的打印效果。使用顶部的按钮可以在打印之前浏览各页或进行调整。节省纸张，节省时间。打印前预览工作表。打印预览显示打印页的外观。在真正打印之前，通过此视图可以看到确切的打印效果，并对页面进行各种调整。要打开打印预览，请单击“文件”菜单上的“打印预览”。41十、打印-使用Excel中打印选项打印预览提供以下内容：打印预览提供以下内容：表示工作表打印输出的视图。“下一页”和“上一页”按钮，用于查看全部页面。一个“缩放”按钮，用于在全页视图和局部放大视图之间进行切换。一个“打印”
19、按钮，用于选择选项和开始打印。一个“设置”按钮，用于设置页面外观。一个“页边距”按钮，用于调整页边距、页眉和页脚边距以及列宽。一个“分页预览”按钮，用于调整分页符。（显示“分页预览”还是“普通”由单击“打印预览”时所处的视图决定。）一个“关闭”按钮，用于关闭打印预览。42十、打印-使用Excel中打印选项更改列宽更改页边距将页面由纵向变成横向43十、打印-减少数据大小，使页面容纳更多的数据在“页宽”框中保留“1”。在“页高”框中保留“1”。还可以使用“调整为”选项在页面上显示更多列。这会暂时减小打印页上数据的大小。注意注意此选项不会更改工作表上数据的大小，而只会缩小打印的数据。在打印预览中，单
20、击“设置”（或者在普通视图中，单击“文件”菜单上的“页面设置”）。在“页面”选项卡上，选择“调整为”选项。已经在“页宽”框中输入了“1”。这表示打印的数据将占一页宽。“页高”框中的“1”表示打印的数据将有一页长。单击“确定”返回到打印预览。检查文本的可读性。如果不确定，则请再次单击“设置”。在“页面”选项卡上，看一下“缩放比例”框中的数值。根据使用者的需要，50%以上可读性较好。图示中的数据调整为89%。44十、打印-在特定数量的页上容纳数据可以指定要在多少个页面上打印您的数据。使“页宽”框中的值保留“1”，可让每一页都包含所有列。在“页高”框中键入所需的页数，在本例中请键入“6”。假定您有一
21、个包含很多数据的大工作表。显然无法在一个打印页上容纳所有数据，但您希望能够将数据容纳于特定数量的页上，例如6页。首先，在打印预览中单击“设置”（或者在普通视图中，单击“文件”菜单上的“页面设置”）。在“页面”选项卡上，单击“调整为”。由于希望每页都包含所有列，因此让“页宽”框保留“1”。在“页高”框中输入“6”。单击“确定”，回到打印预览。现在可以看到共有六页，并且它们都可以阅读。单击“设置”，回到“页面设置”对话框，查看“%正常尺寸”框中的数字。任何大于50%的数字都表明页面可能可阅读。45十、打印-调整分页符，以控制页面内容自动分页符显示为虚线。手动分页显示为蓝色实线单击“视图”菜单上的“
22、分页预览”）。例如，在图中所示的页面上，如果不希望打印最右侧的一列，则可以创建如图所示的分页符，将该列置于其他页面上。Excel插入的分页符是虚线。要更改分页符，拖动它们即可。例如，要创建图中所示的不包含最后一列的页面，可以将虚线拖至左侧。移动后，虚线就成为手动分页符，从而变为实线。46十、打印-关于页面打印顺序可以更改打印顺序，从而使Excel按先行后列的顺序打印。在普通视图中，单击“文件”菜单上的“页面设置”），然后单击“工作表”选项卡。在“打印顺序”下，单击“先行后列”。47十、打印-选择要打印的数据选择要打印的区域，然后在“文件”菜单上指向“打印区域”。单击“设置打印区域”。保存工作簿
23、时，也将保存定义的打印区域。打印部分数据打印部分数据选择要打印的区域。然后，在“文件”菜单上，单击“打印”。在“打印内容”下，单击“选定区域”，然后单击“确定”。48十、打印之前的最后润色在将工作表发送到打印机之前，进行最后的润色，可使工作表更出色。可能要在今天的会议中使用工作表作为分发的材料。也可能您的经理要将您的数据带到预算会议上，以重点说明您在本年度中取得的成绩。在打印之前，请花几分钟时间做些最后的润色，以使您的数据更为完美。49十、打印润色-在每一页打印列标题或行标题您可以在每一页上打印列标题（月份）和行标题（公司名称）。也可以在每一页上打印用字母表示的列标和用数字表示的行号。在工作表
24、中输入数据时，最好在每一列的顶部和每一行的左侧加上标题，以使每个人都能明白数据的含义。在“文件”菜单上，选择“页面设置”。在“页面设置”对话框中，单击“工作表”选项卡，然后输入希望Excel在每一页上打印的行标题和列标题。50十、打印润色-添加页码、日期等更多信息您可以自定义页眉和页脚的内容。您是否希望您的数据得到好评？您还可以使用页眉和页脚标识工作表。日期通常比较有用，最好能够清楚数据的打印时间。公司名称？工作表的打印时间？这完全取决于您。请单击“文件”菜单，然后单击“页面设置”。在“页面设置”对话框中，单击“页眉/页脚”选项卡。51十、打印润色-打印时显示批注在工作表中打印的批注。在工作表
25、末尾打印批注。要在工作表中的相应位置打印批注，首先必须显示批注。要显示所有批注，请在“视图”菜单上单击“批注”。要显示单个批注，请右键单击其单元格，然后单击“显示批注”。52十、打印润色-打印时替换公式错误值也许在您就要打印工作表时，注意到工作表中包含一些公式错误值，如#DIV/O、#REF!或#NAME?。如果没有时间修复这些错误，并且又不希望在打印输出中显示这些值，则可以快速替换这些错误值，使它们不会显示出来。如果是在打印预览中，请单击“设置”（在普通视图中，单击“文件”菜单上的“页面设置”）。在“页面设置”对话框中，单击“工作表”。在“打印”下的“单元格错误打印为”框中，选择单元格错误的
26、显示方式。可选的选项有：空白单元格、双划线或“#NA”。53第三部分第三部分 利用利用EXCELEXCEL进行图表制作进行图表制作54一、创建基本图表-使用向导假设您正在查看一个工作表，其中显示了三名销售人员在三个月中每人每月所销售的罗德果子酱的箱数。如何创建一个图表，以显示各个销售人员每个月相互之间的比较结果呢？工具栏上的“图表向导”按钮打开“图表向导”。您可以单击向导底部的“完成”按钮。55一、创建基本图表-工作表数据如何出现图表中在这个图表中，每行销售人员数据都会被赋予一种颜色。从工作表行标题创建的图表“图例”告诉您表示每个销售人员数据的颜色。例如，潘金的数据是淡紫色的。每个销售人员的数
27、据都出现在三个独立的柱形图中，每个月对应一个柱形图。从图表您一眼就能看出，苏术平一月份和二月份的果子酱销量最多，但在三月份她的业绩出现滑坡，该月潘金的业绩最好。56一、创建基本图表-告诉向导您的需要您将学习可以在“图表向导”中做出的一个重要选择。您将选择图表是要按月比较各个销售人员的销售情况，还是按销售人员比较各个月的销售情况。该图片显示了这两种方法。您还将学习如何将更多的细节（例如图表标题）添加到图表中，同时您还将看到向导中的其他选项。57一、创建基本图表-确定图表的内容选择方法是选择“系列产生在”选项中的“行”或“列”。在“图表向导”中输入图表和坐标轴标题。坐标轴坐标轴您可以在此处隐藏或显
28、示沿坐标轴显示的信息。网格线网格线您可以在此处隐藏或显示贯穿图表的线条。图例图例您可以在此处将图表图例放置于图表的不同位置。数据标志数据标志您可以在此处使用各个值的行和列标题（以及数值本身）为图表加上标签。请小心操作，因为很容易使图表变得混乱并且难于阅读。数据表数据表您可以在此处显示包含用于创建图表的所有数据的表。如果您要将图表放置于工作簿中的独立工作表上，并且希望通过图表查看数据，您可能需要这么做。58二、 选择正确的图表类型利用Excel，您可以用最直观有效的形式表示数据。既然有这么多图表类型可供选择，如何知道哪一种对您最适合呢？请牢记，关键在于使您的信息以最有效的方式表达出来。对于相同的
29、数据，不同图表类型可以表达不同的信息。这就像一个故事有几个版本一样，例如，有关三个销售人员的故事。59二、 选择正确的图表类型-柱形图直接比较数值该图显示了三个销售人员在三个月中各月之间的比较结果。潘金在一月份和二月份销售的箱数最多，但苏术平在三月份跃居第一。柱形的大小和颜色使我们对此一目了然。60二、 选择图表-堆积柱形图比较几个总数的各个部分该图强调了每个销售人员每个月所占的销售比例。若要从柱形图更改为堆积柱形图，可以用鼠标右键单击图表边框以选择它，然后单击快捷菜单上的“图表类型”。“图表类型”对话框将打开，同时选择柱形图图表类型。在该对话框的右侧，可以从“子图表类型”区域中选择不同形式的
30、柱形图表。单击其中一个图表，再单击“确定”即可更改图表类型。堆积柱形图比较不同数值在总数中所占的比例，显示为单位或百分比。此处显示的图表是一个百分比堆积柱形图，它将比例显示为百分比。与比较每个人每月销售的数量不同，该图表强调了每个销售人员在每月销售总数中所占的比例。61二、选择图表-饼图比较一个总量的各个部分该图显示了每月销售数量在季度销售总量中所占的比例。如何创建饼图呢？首先，您应该选择工作表上的列标题和列总量，然后，单击“常用”工具栏上的“图表向导”按钮以打开“图表向导”，然后从中选择饼图类型。在此处显示的图表中，您可以看到二月份几乎占了一季度销售总量的50%。这一信息在柱形图中不是那么明
31、显。62二、选择图表-折线图比较一段时间里的数值该图逐月显示了每个销售人员在一段时间里的销售数据的走向。适合显示一段时间里的变化和走向的图表类型是折线图。通过按这种方式显示每个月的销售数量，可以生动地对销售人员的业绩进行比较。在该图表中，您可以看到苏术平的销售量在二月份急剧增长，然后在三月份趋于平稳。潘金和金永昌也在二月份达到最高销售量，但他们的销售量在三月份都跌落下来。63二、选择图表-在折线图和XY散点图之间做出选择折线图适合于显示销售量、收入和利润等商业数据在一段时间内的走向。如果希望在图表底部显示日期，请使用折线图，以使历史发展情况一目了然。折线图通常只有一组数据，显示在垂直坐标轴上。
32、XY散点图同时比较两组数字，一组位于水平X坐标轴上，一组位于垂直Y坐标轴上。数据值分散在整个图表中。您可以使用折线连接这些数值，但这些折线并不能显示一段时间内的走向。XY散点图适合于显示科学或统计数据等数字的比较情况，此时需要在一个图表上绘制几种度量单位。如果要显示各个年龄组中发生流感的病例数量，或者显示各种规模城市中的平均收入，则XY散点图会是一种很有效的类型。64二、选择图表-组合图表同时使用两种图表类型设想您要创建一个图表，以格外强调预计销售情况和实际销售情况之间的差异。使用两种不同图表类型的组合图表可以对数据进行这种强调。创建组合图表很简单。在本例中，您可以在预计销售情况的一个柱形上单
33、击以选择该数据系列的所有柱形。然后，您可以在“图表类型”对话框中选择折线图类型。65二、选择图表-次坐标图显示迥然不同的数值该图只有一个坐标轴，使得很难看清佣金的数值。该图具有一个次坐标轴，它带有不同的数值和间隔刻度，使得看清佣金的数值变得很容易。若要创建次坐标轴，需要选择希望使用该坐标轴的图表类型，然后在“数据系列格式”对话框中进行一些选择66二、选择图表-使用列表数据的图表自动添加新信息无论您何时更改工作表数据，Excel都会立即更新任何使用该数据的图表。但如果您将一个完整的新数据行添加到工作表中，会发生什么现象呢？图表不会更改。除非该图表使用的数据已经应用了新增的“列表”功能。如果使用E
34、xcel2003“数据”菜单上的“列表”命令将您的数据添加到列表中，然后使用该数据创建图表，则添加到该列表底部的任何新行都会自动添加到图表中67三、创建专业图表-使图表更有效通过简单的、内置的格式效果使数据更加引人注意。设想今天是一个非常重要的日子，您将有机会站在众人面前展示您的数据。或者您要在一份至关重要的报告中将数据发送出去。在行动之前，值得花上几分钟来设置图表的格式使其更有效、更有意义并且更加生动有趣。68三、创建专业图表-更改颜色并使用填充效果图1带有白色渐变填充背景的图表，绘图区周围没有边框。图2图表的每个柱形中都有渐变填充颜色，柱形周围没有边框。若要使用渐变填充，请选择绘图区并用鼠
35、标右键单击，选择快捷菜单上的“绘图区格式”命令，选择“填充效果”，然后选择一种颜色。通常情况下，应避免将两种深颜色放在一起。深浅之间的对比会对数据进行额外强调，并且可以更容易地看出不同数据系列之间的差异。较强烈的颜色对比也有助于观众中的那些色盲患者理解您的图表。69三、创建专业图表-其他可以更改的格式类型图1需要进一步加工的组合图表。图2更加漂亮的组合图表。图1中的图表是一种不同类型的图表。它是一个组合图表，使用了一个柱形图来表示罗德果子酱的实际销售量，同时使用了一个折线图来表示预计销售量。在图2中，折线图被加宽以使其更加醒目。折线的颜色也进行了更改，以使其更加鲜明。折线图上表示每个月的标记样
36、式也从正方形更改为圆形，而且标记的颜色也进行了更改。柱形也都做了更改。通过增加柱形的宽度而减小了各个柱形之间的距离。这就是调整分类间距，方法是单击柱形，然后用鼠标右键单击它，在快捷菜单上选择“数据系列格式”。或者，可以选择柱形，然后单击“格式”菜单上的“数据系列”。70自定义图表信息自定义图表信息以使数据更直观。您是否曾经看过其他人的图表，并且想知道他们是如何实现某种效果的？可以使用很多种方法来表现图表数据，调整图表数据在图表中的显示方式，并且使您的图表更有吸引力。71三、创建专业图表-练习运用图表选项您可以在“图表选项”对话框中进行许多更改。您可以添加图表或坐标轴标题，添加或删除坐标轴或网格
37、线，移动图例，添加或删除数据标签，或者向图表中添加数据表以便观众能够看到组成图表的数字。请记住：若要打开“图表选项”对话框，请选择图表，然后单击“图表”菜单上的“图表选项”；或者用鼠标右键单击图表区或图表上的绘图区，然后单击快捷菜单上的“图表选项”。72三、创建专业图表-更改图表数值轴图1图表坐标轴以零为起点，且数值(y)轴间隔为100。图2图表坐标轴以50为起点，且数值(y)轴间隔为50。当您创建图表时，Excel会自动在数值(y)轴上创建一个数字刻度。您可以调整坐标轴上数字的显示方式，方法是单击要更改的数值轴，在用鼠标右键单击，选择“坐标轴格式”，然后单击“刻度”选项卡。在练习单元中，您将了解到如何完成以下操作：更改坐标轴起点和终点处的数字。例如坐标轴可以用非零数字作为起点。如果您的数据中有很多个数字彼此接近，但您仍然希望能够说明或分析它们之间的差异，您可能需要这么做。更改刻度和网格线间隔。例如，如果数值以75的间隔增加，您可以将该数字更改为其他值，如100或150。
