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1、办公室环境管理办公室环境管理1小案例小案例: :有意思的办公室有意思的办公室有意思的办公室有意思的办公室美国一家家具公司，利用先进的灯光技术制美国一家家具公司，利用先进的灯光技术制美国一家家具公司，利用先进的灯光技术制美国一家家具公司，利用先进的灯光技术制造了虚拟加州海滩氛围的工作环境，工作人员可造了虚拟加州海滩氛围的工作环境，工作人员可造了虚拟加州海滩氛围的工作环境，工作人员可造了虚拟加州海滩氛围的工作环境，工作人员可以穿着海滩短裤、以穿着海滩短裤、以穿着海滩短裤、以穿着海滩短裤、T T恤上班，享受恤上班，享受恤上班，享受恤上班，享受100%100%的新鲜空的新鲜空的新鲜空的新鲜空气和自然光
2、。气和自然光。气和自然光。气和自然光。有趣的是，根据美国商业周刊报道，这有趣的是，根据美国商业周刊报道，这有趣的是，根据美国商业周刊报道，这有趣的是，根据美国商业周刊报道，这家公司的生产率因此提高了家公司的生产率因此提高了家公司的生产率因此提高了家公司的生产率因此提高了15%15%，其中，有，其中，有，其中，有，其中，有8 8位被位被位被位被挖角跳槽的员工，在离职两星期后自动回来报到，挖角跳槽的员工，在离职两星期后自动回来报到，挖角跳槽的员工，在离职两星期后自动回来报到，挖角跳槽的员工，在离职两星期后自动回来报到，原因是他们原因是他们原因是他们原因是他们“ “无法忍受其他单位晦暗的工作环境无法
3、忍受其他单位晦暗的工作环境无法忍受其他单位晦暗的工作环境无法忍受其他单位晦暗的工作环境” ”。2p第一节 办公室的布局p第二节 办公室的安全管理p第三节 办公室的维护与美化3第一节 办公室的布局4任务一任务一 合理布置办公室合理布置办公室5任任 务务 导导 入入 天地公司是一家中外合资企业，主要生产电器产品，公司资产雄厚，员工近2000人高科技人员和高层管理人员云集。最近几年，公司业务不断拓展，公司总经理张伟决定在滨江市投资创办一家分公司，分公司将设立一些相关部门。在办公室布局设计和管理时，秘书高山应提出哪些合理的建议。6任任 务务 分分 析析 办公室是一个组织开展经营活动所必需的，是一种必须
4、支付的资源，费用通常是按平方来计算的。空间越大，费用越高。如何在有限的空间中获取组织的最大效益，是一个组织的领导必然会考虑的，作为秘书高山在这一点上必须或协助安排布局好办公室。 要安排和布局好办公室： 第一，明确公司部门。 第二，考察分析各部门工作内容与性质 第三，了解工作人员人数及流动频率 第四，考察各部门的办公设备及家具数量 7（一一）办公室布置）办公室布置原则原则（一）（一）有利于沟通有利于沟通（二）（二）便于监督便于监督（三）（三）协调、舒适协调、舒适办公室办公室布置布置三大三大原则原则8公司机构公司机构在布局时你会考虑什么在布局时你会考虑什么？910（二二）办公室）办公室空间大小考虑
5、空间大小考虑每个人的办公空间每个人的办公空间领导领导10-4010-40平方米不等；平方米不等； 大者大者3-103-10平方米；平方米； 普通者普通者1.5-81.5-8平方米。平方米。11（三）办公室布局方式的考虑开放式开放式开放式开放式封闭式封闭式封闭式封闭式混合式混合式混合式混合式12这是哪种布局呢？这是哪种布局呢？13开放式布局开放式布局 将将一一个个大大工工作作间间“切切分分”成成多多个个相相对对独独立立的工作单元的工作单元 把把组组织织内内部部各各职职能能部部门门的的所所有有工工作作人人员员按按照工作程序安排照工作程序安排在各工作单元中开展工作。在各工作单元中开展工作。 14 封
6、闭式布局封闭式布局 封封闭闭式式布布局局是是一一种种较较为为传传统统的的办办公公室室布布局局，是是把把组组织织内内部部各各职职能能部部门门独独立立安安排排在在一一个个个个小房间内，组成一个个小办公室。小房间内，组成一个个小办公室。151617开开放放式式布布局局封封闭闭式式布布局局缺点缺点优点优点1.1.灵灵活活应应变变，工工作作位位置置随随需需要要调整调整2.2.节节省省面面积积和和门门、墙墙等等，节节省省费用，能容纳更多的员工费用，能容纳更多的员工易于沟通，便于交流易于沟通，便于交流易易受受监监督督，员员工工的的行行动动易易得得到到上上司的督察司的督察容易集中化服务和共享办公设备容易集中化
7、服务和共享办公设备1.1.难保机密难保机密2.2.难难集集中中注注意意力力，员员工工易易受受电话、人员走动等干扰电话、人员走动等干扰3.3.房房间间易易有有噪噪音音，如如说说话话声声、打电话和操作设备声影响他人打电话和操作设备声影响他人4.4.员员工工难难于于找找到到属属于于自自己己的的私人空间私人空间1.1.易易于于集集中中注注意意力力，便便于于从从事事细致活专业工作细致活专业工作2.2.易于保证工作的机密性易于保证工作的机密性3.3.比较安全、可以锁门比较安全、可以锁门4.4.易易于于保保证证隐隐私私，明明确确办办公公空空间与自己使用的空间间与自己使用的空间1.1.费费用用高高，门门、窗窗
8、等等占占用用空间空间2.2.难于监督工作人员的活动难于监督工作人员的活动3.3.难难于于交交流流、员员工工被被分分隔隔开开，易感觉孤独，易感觉孤独18开放式办公不利健康开放式办公不利健康 前前不不久久，美美国国康康奈奈尔尔大大学学环环境境分分析析学学教教授授加加里里埃埃文文斯斯以以及及研研究究人人员员随随机机安安排排4040个个女女性性文文秘秘到到安安静静的的办办公公室室或或有有轻轻微微噪噪音音的的开开放式办公室工作放式办公室工作3 3小时。小时。 结结果果发发现现，那那些些在在有有噪噪音音的的或或嘈嘈杂杂的的办办公公室室工工作作的的人人体体内内肾肾上上腺腺素素水水平平非非常常高高( (肾肾上
9、上腺腺素素水水平平过过高高，患患心心脏脏病病的的危危险险性性便便增增大大) )。这说明她们感到了很大的压力。这说明她们感到了很大的压力。 而而医医学学科科学学证证明明，精精神神和和心心理理压压力力大大的的人人，容容易易引引起起大大脑脑皮皮质质功功能能紊紊乱乱及及植植物物神神经经功功能能失失调调等等，从从而而导导致致心心率率加加快快及及心心肌肌耗耗氧氧量量增增加加。同同时时，还还可可促促使使血血小小板板聚聚集集，血血液液黏黏稠稠度度增增加加，导导致致血脂增高，易促使冠心病形成。血脂增高，易促使冠心病形成。19开放式办公室办公注意问题开放式办公室办公注意问题 处处于于开开放放式式办办公公的的人人们
10、们。如如果果无无法法改改变变自自己己的的工工作作环环境境，就就要要经经常常从从座座位位上上起起身身短短暂暂休休息息。这这不不仅仅能能够够缓缓解解压压力，保护自己的心脏，还被证明能够提高工作效率。力，保护自己的心脏，还被证明能够提高工作效率。 其次，积极调整心态，努力缓解心理压力。其次，积极调整心态，努力缓解心理压力。 再再次次，注注意意开开放放式式办办公公室室的的空空气气流流通通，经经常常进进行行必必要要的消毒。的消毒。20混合式布局混合式布局2122（四四）办公场所的整体安排办公场所的整体安排23（1 1）办公桌椅）办公桌椅p办办公公桌桌椅椅的的样样式式、规规格格和和颜颜色色要要与与办办公公
11、室室内内的的装装饰饰相相协协调调。其其款款式多采用多平面转角平台。式多采用多平面转角平台。p人人坐坐在在中中间间，右右下下方方设设置置抽抽屉屉组组合合，左左上上方方放放置置电电脑脑，以以适适合合使使用用电电脑脑和和读读写写等等多多种种要要求求。有有条条件件的的可可采采用用自自动动升升降降的的办办公公椅椅，以以适适应应工工作作人人员员的的身身体体高高度度，方方便工作。便工作。24u办公桌椅办公桌椅向阳向阳摆放，光线从摆放，光线从左侧左侧方向来，以合乎用眼卫生；方向来，以合乎用眼卫生；u物品摆放遵循两个原则：物品摆放遵循两个原则：方便、固定方便、固定 方便：方便：如习惯右手写作，电话就在左边合适如
12、习惯右手写作，电话就在左边合适 固定：固定：常用物品用完后要求放回原处常用物品用完后要求放回原处u电电脑脑最最好好在在桌桌面面左左边边，电电脑脑屏屏幕幕背背面面不不要要朝朝着着有有人人的的地地方方（辐辐射最强）射最强）2526办公桌折射你的职场个性办公桌折射你的职场个性27A A、整齐干净的办公桌整齐干净的办公桌p 这这种种办办公公桌桌相相当当的的干干净净、整整齐齐，任任何何的的东东西西都都被被安安排排得得井井井井有有条条，这这样样办办公公桌桌的的主主人人通通常常会会得得到到这这样样的的赞赞赏赏：“我我要是像你这样就好了要是像你这样就好了”。28pB B、杂乱无章的办公桌、杂乱无章的办公桌p这
13、种办公桌给人的第一印象是忙乱，通过办公桌我们可以想象它的主人一定在疲于应付。面对这样桌子的主人，我们常会说：“别太辛苦了，多注意休息！”p职场个性中的优势：要知道这样的主人也并非是一无是处的。他们可能是很灵活和开放的，有时还会显得很善于口头表达及策划一些短期的项目，特别是对于处理危机事件，他们可能会显得很有一套。追求自由和追求实际行动是他们个性的一大体现。p职场个性中的盲点：忙乱的一个结局就是经常受困于“小麻烦”，而由于很多事情都需要清理头绪，所以有时做事会显得迟疑不决，这类人有时会给人一种“享受主义，及时行乐”的不良印象。p建议：不要眼睛只盯着眼前，要有长远的目标，学会把短期利益和长期的获益
14、结合在一起。2930pC C、杂乱却有序的办公桌、杂乱却有序的办公桌p这类办公桌上虽然东西很多，但是牵扯到工作方面的文件却不可思议地整齐。各种文档分门别类，排列非常合理而且具有逻辑性。面对这样桌子的主人，我们常会说：“你们别要求太高了。”p职场个性中的优势： 对优秀的追求是这类人的最大特点，他们常能敏锐地看到自己或别人的缺点，并急于指出改正。他们欣赏有能力的人，但又会挑战权威并且总是在迎接更高的挑战。p职场个性中的盲点：在不断进取的过程中，因为你太优秀了，别人对你容易产生距离感。你的这种工作热情可能在无意间伤害到周围的人们，他们虽然把你当成目标和偶像，但是却不敢过于亲近。p建议：避免眼睛只盯着
15、战略和大局，对自己对别人都更宽容一些，主动和周围的人多交流，让周围的人理解你和你一起激发出工作热情。3132pD D、洋溢个性的办公桌、洋溢个性的办公桌p桌子上充满了可以代表你个性的物件：如你的照片、可以代表你品位的摆设、甚至是自己的作品。这张桌子就是你个性延伸，是你个性得以展现的道具。所有的一切都表明，这是你的桌子，决非张三或者李四的。p职场个性中的优势：他们看重与人和睦相处，深受大家的喜爱并且表现出是个热忱的理想主义者。他们不会在意获得了多少实际收益，但是会很在乎自己多大程度上受到了青睐，为此，他们总是表现得充满热情和活力。p职场个性中的盲点：热情中夹杂的敏感常常使他们受到不必要的伤害。一
16、旦热情退却，他们也会“冷”得很快，而迅速失去了动力。p建议：尝试着不要总是情绪化的处理许多事务，学会在该给出批评的时候及时地给出批评。3334 想一想 1 1、空气杀手；、空气杀手； 2 2、光线杀手；、光线杀手； 3 3、声音杀手；、声音杀手； 4 4、空间杀手；、空间杀手； 5 5、设备杀手；、设备杀手； 6 6、文件杀手；、文件杀手； 7 7、职能杀手、职能杀手。办公室的效率杀手有哪些办公室的效率杀手有哪些？35（五）（五）办公办公硬硬环境的环境的建设建设（1 1）空气空气环境环境pA A、温度温度环境环境pB B、湿度湿度环境环境pC C、清洁度清洁度环境环境pD D、速度速度40%6
17、0%之间2028，1518人的思维敏捷，记忆力最强，工作效率最高注意通风36（2 2）光线光线环境环境pA A、以以自自然然光光源源为为主主，桌桌面面避避免免阳阳光光直直射射，办办公公桌桌不不靠靠近近桌桌面面，必必须须靠靠近近时时，要要用用浅浅颜颜色色窗窗帘帘进行调整进行调整pB B、光线不足时要用人工光源辅助光线不足时要用人工光源辅助37p 除除自自然然光光外外，办办公公室室的的光光源源布布置置应应自自然然均均匀匀而而且且柔柔和和明明亮亮。一一般般来来说说，在在写写字字时时，光光源源应应来来自自左左方方；而而打打字字时时，光光源源最最好好来来自自两两方方，总总之之，以以面面前前不不出出现现任
18、任何何阴阴影影妨妨碍碍视视线线为为宜宜。会会议议室室宜宜采采用用能能集集中中与与会会人人员员的的注注意意力力和和保保持持讨讨论论态态度度的的高高光光亮亮度度。在在通通道道内内则则宜宜采采用用使使人人感感觉觉到到平平静静的的暗光。暗光。（2 2）办公室的光线）办公室的光线38普通办公室普通办公室天花板宜用白色，天花板宜用白色，墙壁颜色注意相互调和墙壁颜色注意相互调和（3 3）颜色）颜色会议室会议室以浅色与中性的颜色为佳，以浅色与中性的颜色为佳，黄色或赤色黄色或赤色会客室会客室以欢愉的、中性的颜色为佳以欢愉的、中性的颜色为佳黄色黄色走廊走廊宜用宜用明亮的颜色明亮的颜色，因其缺少自然光线，因其缺少自
19、然光线休息室休息室休息室宜用休息室宜用蓝色和淡红色（男、女之分）蓝色和淡红色（男、女之分）私人办公室私人办公室视主人偏好而定视主人偏好而定39（4 4）办公设备及用品）办公设备及用品p碳碳粉粉有有毒毒，复复印印机机宜宜放放在在通通风风良良好好的的窗窗边边，且且尽尽量量稍稍微微远远离离办办公公桌桌。电电脑脑、传传真真机机、打打印印机机扫扫描描仪仪、投投影影仪仪、数数码码文文件件中中心心等等办办公公设设备备宜宜集集中中放放在在一一个个区区域域，便便于于电电源源接接线线和和维护管理。维护管理。p传传真真机机、打打印印机机、复复印印机机最最好好放放在在通通风风处处，离人离人3 3米以外米以外4041装
20、装设设充充足足的的电电源源插插座座常用设备与档案置于使用常用设备与档案置于使用者附近者附近424344练习：办公室布局练习：办公室布局案案例例办公室面积 ：14平方米办公人员：主管1名 秘书1名 下属3名 办公设备：茶几； 公用电脑； 5张办公桌45 方案一方案一门门电电脑脑职职员员职员职员职员职员秘秘书书上上司司茶几茶几窗户窗户46 方案二方案二门门职职员员职职员员上上司司茶几茶几窗户窗户秘秘书书职职员员电电脑脑47 方案三方案三门门职职员员职职员员上上司司茶几茶几窗户窗户职职员员秘秘书书电脑电脑48 方案四方案四门门电电脑脑窗户窗户茶几茶几职员职员职员职员职员职员秘书秘书上上司司49 方案
21、一：方案一：8080分分门门电电脑脑职职员员职员职员职员职员秘秘书书上上司司茶几茶几窗户窗户错误一：影响照明错误一：影响照明错误二：公用通道较小，但不会影响其错误二：公用通道较小，但不会影响其他人工作他人工作50 方案二：方案二：6060分分门门职职员员职职员员上上司司茶几茶几窗户窗户秘秘书书职职员员电电脑脑错误一：公用通道与私人空间交叉错误一：公用通道与私人空间交叉错误二：接待空间在办公室尽头错误二：接待空间在办公室尽头错误三：秘书与上司距离较远错误三：秘书与上司距离较远51 方案三：方案三：7070分分门门职职员员职职员员上上司司茶几茶几窗户窗户职职员员秘秘书书电脑电脑错误一：公共通道过长
22、，使用电脑不方便错误一：公共通道过长，使用电脑不方便错误二：茶几放得过远，主管失去接待功错误二：茶几放得过远，主管失去接待功能能52 方案四：方案四：100100分分门门电电脑脑窗户窗户茶几茶几职员职员职员职员职员职员秘书秘书上上司司优点一：充分利用有阳光的窗口位置优点一：充分利用有阳光的窗口位置优点二：私人空间和公共空间交叉较优点二：私人空间和公共空间交叉较少少优点三：主管与秘书沟通方便优点三：主管与秘书沟通方便优点四：减少访客对他人的干扰优点四：减少访客对他人的干扰53 方案四：方案四：100100分分门门电电脑脑窗户窗户茶几茶几职员职员职员职员职员职员秘书秘书上司上司54p作作业业： 方
23、方圆圆公公司司新新搬搬到到一一座座办办公公楼楼，秘秘书书小小韩韩要要选选择择、布布置置总总经经理理办办公公室室和和秘秘书书办办公公室室，她她要要从从以以下下几方面进行布置。几方面进行布置。p1 1、选择总经理办公室和秘书办公室的位置、朝向。、选择总经理办公室和秘书办公室的位置、朝向。p2 2、总总经经理理办办公公室室室室内内环环境境：需需要要哪哪些些办办公公设设备备、会会客客用用品品？如如何何摆摆放放，窗窗帘帘的的颜颜色色、材材质质选选择择；光光线线、空气如何优化？。空气如何优化？。p3 3、秘秘书书办办公公室室室室内内布布局局：（面面积积、办办公公设设备备、视视觉觉环境要求）环境要求） 请为秘书小韩做出设计请为秘书小韩做出设计55
