公文基础业务知识交流PPT演示课件

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1、公文基础业务知识交流2第一部分 概述第二部分 基本知识第三部分 基本操作目 录.31.1.公文的含义公文的含义第一部分 概述 党政机关公文党政机关公文是党政机关实施领导、是党政机关实施领导、履行职能履行职能、处、处理公务的具有特定效力和理公务的具有特定效力和规范体式规范体式的文书，是传达贯的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况等置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况等的的重要工具重要工具。 .42. 2. 公文处理工作主要的内容、依据公文处理工作主要的内容、依据 按照按照党政

2、机关公文处理工作条例党政机关公文处理工作条例，公文处理工作是公文处理工作是指公文指公文拟制拟制、办理、办理、管理管理等一系列相互关联、衔接有序的等一系列相互关联、衔接有序的工作。工作。主要包括主要包括公文拟制、公文办理公文拟制、公文办理和公文管理公文管理等。公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。 公文管理包括制度 、机构、定密、印发范围、公开程序、复制和汇编、公文的撤销和废止等。.5 国家的有关法律法规和行业标准。国家的有关法律法规和行业标准。 2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知（中办发201

3、214号） 中华人民共和国国家标准党政机关公文格式（GB/T 9704-2012） 中华人民共和国保守国家秘密法及其实施办法，对涉及国家秘密的文件做出了保密要求和明确的规定； 还有出版物上数字用法的规定以及标点符号、校对符号及其用法等等。2. 2. 公文处理工作主要的内容、依据公文处理工作主要的内容、依据.6第一部分 概述第二部分 基本知识第三部分 基本操作目 录.7u一、公文种类u二、公文格式u三、行文规则u四、公文办理u五、公文管理 第二部分基本知识.8 一、公文种类 （15种） 决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。 公司常用文种有

4、8种：请示、报告、函、通知、批复、决定、通报、纪要。 .9请示。适用于向上级机关请求指示、批准事项。报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问。 函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。 批复。适用于答复下级机关请示事项。 .10决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。 纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。.11 公文一般由份号、密级和

5、保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。 二、公文格式 .12（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。 （二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。 （三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。 .13（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用

6、发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。.14（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。 .15（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。.16（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机

7、关负责人签发的日期。.17（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。.18（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。（十八）页码。公文页数顺序号。.19公文的版式按照党政机关公文格式国家标准执行。 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号，按照有关国家标准和规定执行。民族自治地方

8、的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。 .20 本标准规定了党政机关公文通用的纸张要求、排版和印制装订要求、公文格式各要素的编排规则，并给出了公文的式样。党政机关公文格式（GB/T 97042012 ）.21规范性引用文件 GB/T 148 印刷、书写和绘图纸幅面尺寸 GB 3100 国际单位制及其应用 GB 3101 有关量、单位和符号的一般原则 GB 3102（所有部分） 量和单位 GB/T 15834 标点符号用法 GB/T 15835 出版物上数字用法.22术语和定义 字 word 标示公文中横向距离的长

9、度单位。在本标准中，一字指一个汉字宽度的距离。 行 line 标示公文中纵向距离的长度单位。在本标准中，一行指一个汉字的高度加3号汉字高度的7/8的距离。.23公文用纸主要技术指标公文用纸一般使用纸张定量为60 g/m280 g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度8090%，横向耐折度15次，不透明度85%，pH值为7.59.5。.24 公文用纸幅面尺寸及版面要求 1 幅面尺寸 公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210 mm297 mm。 GB/T 970420122 版面2.1 页边与版心尺寸 公文用纸天头（上白边）为37 mm1 mm，公文用纸订口（左白边）为

10、28mm1mm，版心尺寸为156 mm225 mm。.25.262.2 字体和字号 如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。2.3 行数和字数 一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。2.4 文字的颜色 如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。.27 印制装订要求 1 制版要求 版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1 mm。2 印刷要求双面印刷；页码套正，两面误差不超过2 mm。黑色油墨应当达到色谱所标BL100%，红色油墨应当达到色谱所标Y80%、M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。.28

11、3 装订要求 公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4 mm，裁切后的成品尺寸允许误差2mm，四角成90，无毛茬或缺损。 骑马订或平订的公文应当： a）订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70 mm处，允许误差4mm； b）无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固； c）骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm5mm。包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。.29公文格式各要素编排规则1 公文格式各要素的划分 标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条

12、分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。 页码位于版心外。.302 版头2.1 份号 如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。2.2 密级和保密期限 如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。.312.3 紧急程度 如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。.32.332.4 发文机关标志 由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可

13、以使用发文机关全称或者规范化简称。 发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。 联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。 .34.352.5 发文字号 编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。 上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。.362.6

14、 签发人 由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。 如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。.37.382.7 版头中的分隔线 发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。.393 主体3.1 标题 一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。.403.2 主送机关 编排于标题

15、下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。.413.3 正文 公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。 文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注； 一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。.423.4 附件说明 如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件

16、名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。.43.443.5 发文机关署名、成文日期和印章3.5.1 加盖印章的公文 成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。 单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。.45.46联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排

17、印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。.47.483.5.2 不加盖印章的公文 单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。 联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。.493.5.3 加盖签发人签名章的公文 单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发

18、人签名章下空一行右空四字编排成文日期。.50.51 联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。 签名章一般用红色。.523.5.4 成文日期中的数字 用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。3.5.5 特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。.533.6 附注 如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。3.7 附件 附件应当另面编排，

19、并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。 如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。.54.554 版记4.1 版记中的分隔线 版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0. 35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0. 25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。.564.2 抄送机关 如有抄送机关，

20、一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。 如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。.574.3 印发机关和印发日期 印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。 版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用

21、一条细分隔线隔开。.585 页码 一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。.59公文中的横排表格 A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。公文中计量单位、标点符号和数字的用法 公文中计量单位的用法应当符合GB 3100、GB 3101和GB 3102（所有部分），标点符号的用法应当符合GB/T 15834，数字用法应当符合GB/T 1

22、5835。.60公文的特定格式1 信函格式 发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。 发文机关标志下4 mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20 mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170 mm，居中排布。.61 如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。 发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。 标题

23、居中编排，与其上最后一个要素相距二行。.62第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。 首页不显示页码。版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。.63.642 纪要格式 纪要标志由“XXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35 mm，推荐使用红色小标宋体字。 标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。.65 标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单

24、。 纪要格式可以根据实际制定。.663 呈批件格式。为特定内部文书。仅用于请示工作、报告工作情况及汇报交办事项处理落实结果。4 便函格式。包括带信函版头和不带信函版头（白皮文件）两种格式，一般不编发文字号，用于印发不需要归档的公文。.67 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。 三、行文规则.68向上级机关行文，应当遵循以下规则： （一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送其他相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。（二）党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应

25、当经本级党委、政府同意或者授权，属于部门职权范围内的事项应直接报送上级主管部门。.69（三）下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报。不得原文转报上级机关。（四）请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。（五）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，也不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。 .70（六）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时应当抄送另一个上级机关。（七）不符合行文规则的上报公文，上级机关的文秘部门可退回下级呈报机关。各处室、各直属部门、各单位统一以公司名义向集团公司、股份公司、炼油与化

26、工分公司或自治区党委、自治区人民政府及所属部门报送上行文。.71 各处室、各直属部门、各单位均不得以部门或单位名义，越级向集团公司、股份公司、炼油与化工分公司或自治区党委、自治区人民政府及所属部门报送上行文。 “请示”、“报告”等上行文原则上只主送一个上级单位，不得多头主送，也不抄送下级单位，根据需要可以抄送相关上级单位。.72上行文的“主送机关”和“抄送机关”拟写应遵循以下规则：公司报送集团公司、股份公司、炼油与化工分公司或自治区党委、自治区人民政府的公文，主送机关应为“中国石油天然气集团公司”、“中国石油天然气股份有限公司”、“炼油与化工分公司”或“自治区党委”、“自治区人民政府”。 不得

27、径送集团公司、股份公司、炼油与化工分公司或自治区党委、自治区人民政府的部门。上行函件主送机关应为集团公司、股份公司、炼油与化工分公司或自治区党委、自治区人民政府的某部门。.73各单位向公司报送上行正式文件，主送机关应为“乌鲁木齐石化公司”或专业处室、直属部门。不得将“请示”和“报告”混用。 “请示”应做到一文一事。请示的事项应具体明确，提出本单位的倾向性处理意见。 “报告”中不得夹带请示事项。“报告”中若涉及请示事项，应另行“请示”文件，与“报告”严格区分。.74向下级机关行文，应当遵循以下规则： （一）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。（二）党委

28、、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意可由政府职能部门行文，文中需注明已经政府同意。.75（三）党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。（四）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。（五）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。.76公司各处室、各直属部门以公司名义下发正式文件时，主送单位为“公司各处（室）、

29、各直属部门、各单位”、“公司各有关处（室）、各有关直属部门、各有关单位”。以公司正式函件或便函行文时，主送机关为联系的单位。 除人事处可就干部任免事项向公司内部发文外，各部门之间日常业务联系、商洽工作、征询意见、沟通情况时不以文件格式互相正式行文。.77 公司部门之间不联合行文。发文事项涉及多个部门时，由主办部门办文，并会签相关业务部门。 党政部门应根据各自的隶属关系和职权范围行文。行政文件中不得有向党组织发指示、交任务的内容。.78同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。党委、政府的部门依据职权可以相互行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。 .79以公司名义向兄弟企业、地方人民政府所属部门及其它不相隶属单位行文，使用平行文种“函”。公司各处室、各直属部门不得以部门名义对外正式行文。可以公司函件、便函的形式对外联系、商洽工作。.80谢谢谢谢!.