《Excel在人力资源管理的应用》由会员分享，可在线阅读，更多相关《Excel在人力资源管理的应用（43页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、人力资源部门人力资源部门Excel在人力资源管理中的应用在人力资源管理中的应用用好工具，高效工作用好工具，高效工作数据录入单元格的引用数据有效性条件格式认识Excel函数Excel函数的结构常见的几类函数应用实例认识数据透视表数据透视表是什么数据透视表的几个简单应用实例课程大纲课程大纲1-1单元格的引用单元格的引用1.相对引用相对引用指公式中的单元格位置将随着公式单元格的位置而改变2.绝对引用绝对引用是指公式和函数中的位置是固定不变的.绝对引用是在列字母和行数字之前都加上美元符号”$”,如$A$4,$C$63.混合引用GO混合引用是指在一个单元格引用中,既有绝对引用,也有相对引用.例:行变列不
2、变:$A4列变行不变:A$41-2数据的有效性数据的有效性控制单元格输入文本长度GO选中区域-数据-数据有效性-允许-文本长度可防止身份证/银行卡号/手机号码输入多一位或者少一位数序列 选中区域-数据-数据有效性-序列-在“来源”输入（A,B,C,D) 注意逗号要半角格式禁止输入重复数据=countif(区域,起始单元格起始单元格)=1选中区域-数据-数据有效性-允许（自定义) -公式填写=COUNTIF(A:A,A1)=1 1-2数据的有效性数据的有效性v如何取消对于“数据有效性”的设置？选中区域-数据-数据有效性-允许-任何值GO1-3条件格式条件格式利用突出的格式，经常能起到提醒的功能如
3、：突出不满勤的人GO突出年龄大于30的人等如何取消条件格式？认识Excel函数2-1 EXCEL2-1 EXCEL函数的结构函数的结构vExcel 函数即是预先定义，执行计算、分析等处理数据任务的特殊公式特殊公式。Excel 函数结构:也有一些函数也有一些函数是没有参数的是没有参数的,如如NOW()左右括号成对左右括号成对出现出现单一结构嵌套结构参数与参数之间参数与参数之间使用使用半角逗号半角逗号进进行分隔行分隔函数名语法函数结构函数作用例子运行结果1、Left1、LEFT(text,num_chars)其中：其中：Text是包含要提取字符的文本字符是包含要提取字符的文本字符串。串。Num_c
4、hars 指定要由指定要由 LEFT 所提取所提取的字符数。的字符数。=LEFT(A1,2)从从A1A1最左边最左边向右取两位向右取两位2、Right2、RIGHT(text,num_chars) 其中：其中：Text是包含要提取字符的文本字符是包含要提取字符的文本字符串。串。Num_chars指定希望指定希望 RIGHT 提取的提取的字符数。字符数。=RIGHT(A1,2)从从A1A1最右边最右边向左取两位向左取两位3、Mid3、MID(text,start_num,num_chars)其中：其中：Text是包含要提取字符的文本字符是包含要提取字符的文本字符串。串。Start_num 是文本
5、中要提取的第一个是文本中要提取的第一个字符的位置。字符的位置。Num_chars 指定希望指定希望 MID 从文本中返回字符的个数。从文本中返回字符的个数。=MID(A1,2,3)从从A1A1左边第左边第2 2位开始取位开始取3 3位位4、&（连连接符号）接符号）XX&XX=A2&B2将将A2A2和和B2B2内内容合并容合并在一起在一起v应用实例从身份证号码提取出生日期从身份证号码提取出生日期在C2单元格中输入=MID(B2,7,4)&-&MID(B2,11,2)&-&MID(B2,13,2)公式解析：MID(B2,7,4)表示提取B2单元格中从第7位开始连续4位的字符，即出生年；MID(B2
6、,11,2)表示提取B2单元格中从第11位开始连续2位的字符，即出生月；MID(B2,11,2)表示提取B2单元格中从第13位开始连续2位的字符，即出生日；在公式中加入&可以用来连接两个文本字符串。函数名函数名语法语法函数结构函数结构函数作用函数作用FIND=FIND(龙龙,C6)在在c6c6中查找龙，中查找龙，结果显示龙在结果显示龙在c6c6中的位数，中的位数，查不到显示查不到显示#VALUE!#VALUE!常用函数之常用函数之查找找类函函数数v函数函数VOOKUP=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)(以从
7、8月工资表导入考勤到8月考核表为例）GO参数参数简单说明简单说明输入数据类型输入数据类型lookup_value要查找的值要查找的值数值、引用或文本字符串数值、引用或文本字符串table_array要查找的区域要查找的区域数据表区域数据表区域col_index_num返回数据在查找区域的第几列返回数据在查找区域的第几列数数正整数正整数range_lookup精确匹配精确匹配/模糊匹配模糊匹配0或或1常用函数之常用函数之查找找类函函数数v函数函数VOOKUP选择区域里最好不要有合并的单元格（先“取消单元格合并”）如果单元格里有空格，有可能导不出来（提示：函数TRIM（A1)可以去除字符串首部和尾
8、部的空格）注意重复的名字查找区域首列必须含有查找的内容（第一个参数）介绍vookup函数与IFERROR函数组合使用(以从8月工资表导入考勤到8月考核表为例）GO=IFERROR(VLOOKUP(A4,8月工资!B:F,5,0),0) 如果VOOKUP函数运行后找不到对应的数据，就会显示为#N/A，IFERRORIFERROR的作用就是把这些的作用就是把这些#N/A#N/A都变为第都变为第2 2个参数。个参数。函数名函数名语法语法/例子例子函数结构函数结构函数作用函数作用Value=value(b1)将将b1数值化数值化Numberstring=NumberString(7890,1）运行结果
9、：七千八百九十=NumberString(7890,2)运行结果：柒仟捌佰玖拾=NumberString(7890,3)运行结果：七八九=numberstring(b1,2)将将b1数字转为大写数字转为大写汉字汉字Row=ROW(reference)其中：其中：ReferenceReference 为需为需要得到其行号的单元要得到其行号的单元格或单元格区域。格或单元格区域。=row(b1)求求b1是第几行是第几行（值为值为1)Column= =COLUMN(reference)=column(b1)求求b1是第几列是第几列(值值为为2)函数名函数名语法语法函数结构函数结构函数作用函数作用len
10、=LEN(text)=LEN(text)其中：其中：TextText 是要查找其是要查找其长度的文本。空格将长度的文本。空格将作为字符进行计数。作为字符进行计数。=len(C2)计算计算C2的字符长的字符长度度rankRANK(number,ref,order)RANK(number,ref,order)NumberNumber为需要找到排位为需要找到排位的数字。的数字。RefRef 为数字列表数组或为数字列表数组或对数字列表的引用。对数字列表的引用。Ref Ref 中的非数值型参中的非数值型参数将被忽略。数将被忽略。OrderOrder为一数字，指明排为一数字，指明排位的方式。位的方式。=r
11、ank(b1,b1:b10,0)=rank(b1,b1:b10,1)计算计算b1在在b1:b10区域中从大到区域中从大到小排第几名；小排第几名；计算计算b1在在b1:b10区域中从小到区域中从小到大排第几名。大排第几名。v应用实例在C1输入=A1&+&B1如何根据如何根据A1得出得出B1和和C1？在B1输入=LEFT(A1,FIND(+,A1)-1)分析：思路是从左边开始，截取分析：思路是从左边开始，截取“+”号前的位数。号前的位数。在C1输入=RIGHT(A1,LEN(A1)-FIND(+,A1)分析：思路是截取分析：思路是截取“+”号后的位数。号后的位数。如何根据如何根据A1、B1得得出出
12、C1？函数名函数名语法语法函数结构函数结构函数作用函数作用IFIF(logical_test,value_if_true,value_if_false)=if(a20,1,0)当当a20时，显示时，显示1，否则，否则显示显示0IFREEOR第一个参数一般为一个函数，当这个第一个参数一般为一个函数，当这个函数运行是个错误值时（函数运行是个错误值时（#N/A#N/A #DIV/0!#N/A#VALUE!#NAME#NULL!#NUM!#REF!），），运行结果等于第二个参数运行结果等于第二个参数=iferror(vookup(A1,A:B,2,0),0) 如果如果VLOOKUP函数运函数运行值是个
13、错误值的话行值是个错误值的话（找不到数据），就等（找不到数据），就等于于0，否则，就等于，否则，就等于VLOOKUP函数运行的函数运行的值。值。ANDAND(logical1,logical2, .)Logical1, logical2, . 表示待检测的表示待检测的 1 到到 30 个条件值，各条件值可为个条件值，各条件值可为 TRUE 或或 FALSE。=and(a30,b30,并且并且b30,b40,或者或者b4=90,A,IF(K4=80,B,IF(K4=70,C,D)嵌套了两个IF函数分数段分数段等级等级分数90分A80分分数90分B70分分数80分C分数70分D函数名函数名语法语法
14、函数结构函数结构函数作用函数作用SUMIFSUMIF(range,criteria,sum_range)其中：Range为用于条件判断的单元格区域。Criteria 为确定哪些单元格将被相加求和的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。例如，条件可以表示为 32、32、32 或 apples。Sum_range 是需要求和的实际单元格。=sumif(B:B,H1,E:E) 当当B列满足了条列满足了条件（件（HI），对），对应的应的E列的单元列的单元格的数值之和格的数值之和GOROW 求余数的函数，当第二个参数为求余数的函数，当第二个参数为2时，时，常用于判断奇偶数，第二个参数为常用于判断奇偶数，
15、第二个参数为2时，运行结果为时，运行结果为0是偶数，是偶数，1是奇数是奇数=ROW(5，2)求求5除以除以2的余数是的余数是多少，本例的多少，本例的运行结果是运行结果是1v应用实例从身份证号码中提取性别从身份证号码中提取性别（身份证倒数第2位若为偶数为女性，奇数为男性）在C2单元格中输入=IF(MOD(MID(B2,17,1),2)=1,男,女)公式分析： MID(B2,17,1)是从身份证第17位起取1位字符；在本例即为数字5，MOD函数就是取余数的函数，在本例中就是MOD(5，2),5除以2的余数，最外面是一个IF函数，当这个余数为1时，即为奇数，奇数就是男性，否则为女性。函数名函数名语法
16、语法函数结构函数结构函数作用函数作用1、NOW=now()显示当前的日期显示当前的日期+ +时间时间2、TODAY=today()显示今天的日期显示今天的日期3、WEEKDAY=weekday(b1,2)判断判断b1b1为星期几为星期几4、DAY=day(b1)显示显示b1b1的号数的号数5、MONTH=month(b1)显示显示b1b1的月数的月数6、YEAR=year(b1)显示显示b1b1的年数的年数函数名函数名以以单单元格元格b1为为2013-4-5为为例例的运行的运行结结果果函数结构函数结构函数作用函数作用WEEKDAY6=weekday(b1,2)判断判断b1b1为星期几为星期几D
17、AY5=day(b1)显示显示b1b1的号数的号数MONTH4=month(b1)显示显示b1b1的月数的月数YEAR2013=year(b1)显示显示b1b1的年数的年数常用函数之日期常用函数之日期类函函数数DATEDIF函数l常用于计算两日期的时间差=DATEDIF(较早的日期，较晚的日期，第三个参数）第三个参数：l“Y”-两日期间共多少年。l“M”-两日期间共多少个月。l“D”-两日期间共多少天。l“MD”是两日期中天数的差。忽略日期中的月和年。l“YM”是两日期中月数的差。忽略日期中的年。l“YD”是两日期中天数的差。忽略日期中的年。常用函数之日期常用函数之日期类函数函数举例:算两个日
18、期间差几年、几月、几日开始时间是2012-2-21结束时间是2014-2-19C2=DATEDIF(A2,B2,Y)D2=DATEDIF(A2,B2,YM)E2=DATEDIF(A2,B2,MD)F2=DATEDIF(A2,B2,D)G2=DATEDIF(A2,B2,M)H2=DATEDIF(A2,B2,“YD)I2=C2&年&D2&个月I2=DATEDIF(A2,B2,“y”)&“年”&DATEDIF(A2,B2,“ym”)&“个月常用函数之日期常用函数之日期类函数函数v应用实例3从出生日得出年龄从出生日得出年龄在D2单元格中输入=DATEDIF(C2,NOW(),“y”)因为从身份证提取出
19、生日的C2=MID(B2,7,4)&-&MID(B2,11,2)&-&MID(B2,13,2)所以若直接从身份证得出年龄直接从身份证得出年龄D2=DATEDIF(MID(B2,7,4)&-&MID(B2,11,2)&-&MID(B2,13,2),NOW(),y)v应用实例培训协议服务期限完成提醒培训协议服务期限完成提醒思路：过期了可以显示“协议期限完成”没过期的，显示“没过期”=IFERROR(IF(DATEDIF(B2,TODAY(),d)=0,协议期限完成,),没过期)分析：DATEDIF(B2,TODAY(),“d”)可以求出今天到B2的日期共多少天，如果“今天”在B2之前，就会产生错误
20、值，如果“今天”在B2之后，这个函数就会算出B2距离“今天”有多少天。当这个天数0时，就会执行IF函数，显示“协议期限完成”，当DATEDIF运行是一个错误值时，这时候就执行IFERROR函数，显示“没过期”。如果我想到期前如果我想到期前一个月就提醒呢一个月就提醒呢？思路：=IFERROR(IF(DATEDIF(TODAY(),B2,D)=50)20岁年龄40岁的人数：=COUNTIF(F:F,=20)-COUNTIF(F:F,=40)（注意：如果要统计的数据是有一个绿色的左角的，（注意：如果要统计的数据是有一个绿色的左角的， 要先选择要统计的数据，点击要先选择要统计的数据，点击 符号，选择符
21、号，选择 “转换为数字转换为数字”，不然是统计不了个数的），不然是统计不了个数的）GO认识数据透视表认识数据透视表认识数据透视表认识数据透视表v数据透视表是一种交互，交叉制作的报表，一组具有多个字段的数据进行多立体的分析汇总，用于对多种来源的数据进行汇总和分析，从而可以快速合并和比较大量数据。当数据规模比较大时，这种分析的意义就显得尤为突出。说人话一种快速分析数据的工具v前提这些数据使用数段表进行管理统计9月入职的招聘来源分布统计离职原因分布个数统计各部门平均工资数据透视表可以快速解决这些事情统计各部门学历分布情况认识数据透视表认识数据透视表统计9月入职的招聘来源分布步骤1：打开工作表-选择数
22、据来源区域（A1：i79）-插入-数据透视表-确定统计9月入职的招聘来源分布步骤2：把招聘来源拖到下面的“行标签”框，把序号拖到下面的“数值”框，就能快速生成下图。统计离职原因分布个数统计离职原因分布个数v同理，可根据前面介绍的步骤在辞工名单的表格中快速做出离职原因分布离职原因分布的表格GOv拖“离职原因”到“行标签”框，拖“序号”到“数值”框v注意：要留意“数值”框，是求和，还是计数，还是其他，左图的默认是“求和”，而我们是想“计数”。ARROW+0通过双击通过双击B3，出，出来来“值字段对话值字段对话框框”，选择，选择“计计数数”统计出不同部门工资总和、平均工资行标签-部门数值-求和项：工资，平均值项(值字段设置可找到）：工资统计各部门学历分布情况统计各部门学历分布情况v行标签-部门，列标签-最高学历数值-计数项：最高学历想想：如果在列标签先拖想想：如果在列标签先拖入性别，再拖入最高学历，入性别，再拖入最高学历，数据透视表会怎样数据透视表会怎样人力资源部门人力资源部门
