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1、采购业务内部控制采购业务内部控制内控之（一）内控之（一）第一部分第一部分 存货内部控制制度的基本内容存货内部控制制度的基本内容n职务分离制度职务分离制度n存货采购的请购单制度存货采购的请购单制度n订货控制制度订货控制制度n货物验收控制制度货物验收控制制度n入帐付款控制制度入帐付款控制制度n会计稽核与对帐制度会计稽核与对帐制度职务分离制度职务分离制度n1 1、在请购单中，对需要采购的存货品种、在请购单中，对需要采购的存货品种、数量由生产部门或销售部门、保管部门根数量由生产部门或销售部门、保管部门根据需要量以及现有库存共同确定，然后交据需要量以及现有库存共同确定，然后交采购部门进行公开询价采购部门
2、进行公开询价n2 2、采购合同应由生产或销售部门、采购部、采购合同应由生产或销售部门、采购部门、财务部门、法律部门会同供货单位共门、财务部门、法律部门会同供货单位共同签订同签订职务分离制度职务分离制度n3 3、存货的采购人员不能同时负责存货的验、存货的采购人员不能同时负责存货的验收保管收保管n4 4、存货的采购人员、保管人员、使用人员、存货的采购人员、保管人员、使用人员不能同时负责会计记录不能同时负责会计记录n5 5、采购人员应与负责付款审批人员相分离、采购人员应与负责付款审批人员相分离n6 6、审核付款人员应与付款人员相分离、审核付款人员应与付款人员相分离n7 7、记录应付帐款人员应与付款人
3、员相分离、记录应付帐款人员应与付款人员相分离存货采购的请购单制度存货采购的请购单制度n采购部门估算出资金需要量，拟订付款时采购部门估算出资金需要量，拟订付款时间说明表或安排表后交财务部门间说明表或安排表后交财务部门n财务部门根据计划、预算范围以及现有资财务部门根据计划、预算范围以及现有资金状况进行综合审查金状况进行综合审查n请购单由使用部门、保管部门、采购部门请购单由使用部门、保管部门、采购部门和财务部门共同签署执行意见后交采购部和财务部门共同签署执行意见后交采购部门留档备案，办理订货手续门留档备案，办理订货手续订货控制制度订货控制制度n核心是对询价、签订合同和订货单的核心是对询价、签订合同和
4、订货单的控制控制n询价单、报价单、质量标准、可享受询价单、报价单、质量标准、可享受折扣、付款条件、交货时间以及供应折扣、付款条件、交货时间以及供应商的信誉商的信誉货物验收控制制度货物验收控制制度n货物到达后必须由采购部门、使用部门和货物到达后必须由采购部门、使用部门和会计部门相分离的保管部门进行验收保管会计部门相分离的保管部门进行验收保管n验收包括数量和质量两方面验收包括数量和质量两方面n仓管部门核对采购计划、订货单和发货单，仓管部门核对采购计划、订货单和发货单，及时填制验收单分别转递采购部门和会计及时填制验收单分别转递采购部门和会计部门部门n控制中心是品质数量，明确相关人员责任控制中心是品质
5、数量，明确相关人员责任入帐付款控制制度入帐付款控制制度n采购计划、请购单、订货单、验收单、结采购计划、请购单、订货单、验收单、结算凭据一并构成付款入帐依据，缺一不可算凭据一并构成付款入帐依据，缺一不可n发生商业折扣直接在购货价格中体现，无发生商业折扣直接在购货价格中体现，无需单独反映需单独反映n发生现金折扣为了防止暗箱操作宜采用总发生现金折扣为了防止暗箱操作宜采用总价法进行核算，尽量回避净价法价法进行核算，尽量回避净价法会计稽核与对帐制度会计稽核与对帐制度n必须及时、定期与客户对帐，防止必须及时、定期与客户对帐，防止债务虚设以及业务人员的舞弊行为债务虚设以及业务人员的舞弊行为第二部分第二部分
6、采购作业程序及控制要点采购作业程序及控制要点n询价询价n比价、议价比价、议价n订购订购n收件、分发、核对收件、分发、核对n整理付款整理付款n索赔索赔询询 价价n选择询价对象与地区选择询价对象与地区n整理报价资料整理报价资料n选择开发对象选择开发对象n品名、规格、质量要求、数量、付款办法、品名、规格、质量要求、数量、付款办法、付款条件、交货期、地点等等付款条件、交货期、地点等等n有无其他有利的替代品有无其他有利的替代品n是否需要样品检验或试用是否需要样品检验或试用比价、议价比价、议价n调查市场行情调查市场行情n核对资金预算核对资金预算n选择议价对象，比较采购条件选择议价对象，比较采购条件n厂商的
7、供应能力是否能保证按期交货、质量确认厂商的供应能力是否能保证按期交货、质量确认n生产商或经销商的可靠程度生产商或经销商的可靠程度n经成本测算后设定议价目标经成本测算后设定议价目标n价格上涨或下跌的影响因素价格上涨或下跌的影响因素订订 购购n对合同中特殊条款的审查、控制、监督以对合同中特殊条款的审查、控制、监督以及跟踪，如预付定金、非常规结算方式、及跟踪，如预付定金、非常规结算方式、额外附带条件、折扣等额外附带条件、折扣等n采购总计划与分计划、采购批次和批量采购总计划与分计划、采购批次和批量n交货期与质量标准的变化交货期与质量标准的变化收件、分发、核对收件、分发、核对n按分配原则指派具体经办人按
8、分配原则指派具体经办人n确定收件分发核对的具体方式确定收件分发核对的具体方式n核对品名核对品名n核对规格核对规格n核对数量核对数量n核对请购日期、交付采购日期、需用日期、核对请购日期、交付采购日期、需用日期、实际交付日期、验收日期实际交付日期、验收日期整理付款整理付款n核对采购计划、请购单、订货单、验收单核对采购计划、请购单、订货单、验收单n核对发票抬头与实际内容核对发票抬头与实际内容n核对发票价格与请购、订购价格核对发票价格与请购、订购价格n核对预付款、暂借款等核对预付款、暂借款等n核对结算方式和付款条件核对结算方式和付款条件n核对资金计划与实际付款期限核对资金计划与实际付款期限索索 赔赔n
9、核对检验报告核对检验报告n填制索赔记录填制索赔记录n确定具体经办人向保险公司、运输公司、确定具体经办人向保险公司、运输公司、供货商履行索赔程序供货商履行索赔程序n办理退货或更换手续办理退货或更换手续n确定内外责任归属确定内外责任归属存货请购的归口管理存货请购的归口管理n1 1、常备材料：生产部门、常备材料：生产部门n2 2、预备材料：物料管理部门、预备材料：物料管理部门n3 3、非常备材料：、非常备材料： （1 1）生产用料：生产部门）生产用料：生产部门 （2 2）其他用料：具体使用部门或物料管理）其他用料：具体使用部门或物料管理部门部门企业仓库管理制度企业仓库管理制度55n物资验收入库制度物
10、资验收入库制度n物资储存保管制度物资储存保管制度n物资领用发放制度物资领用发放制度n物资出库管理制度物资出库管理制度n物资借入归还制度物资借入归还制度n物资借出收回制度物资借出收回制度n外协加工管理制度外协加工管理制度请购单（必须包括的内容）请购单（必须包括的内容）n请购部门及请购单号码请购部门及请购单号码n需用日期需用日期n预算或计划编号预算或计划编号n预算控制价格或以往价格预算控制价格或以往价格n品种数量技术含量要求品种数量技术含量要求n分批采购还是集中到货分批采购还是集中到货n常备物资还是特殊材料常备物资还是特殊材料准购单准购单（必须包括的内容）（必须包括的内容）n请购日期及编号请购日期
11、及编号n 请购栏请购栏 准购栏准购栏 材料名称材料名称 上次采购日期上次采购日期 材料编号材料编号 上次采购单价上次采购单价 材料标准材料标准 供应商地址电话供应商地址电话 规格数量规格数量 约定交货期约定交货期 用途及存货仓库用途及存货仓库 归口分额度审批归口分额度审批订购单订购单n材料编号及品种规格材料编号及品种规格n单位数量单价金额单位数量单价金额n交货期限交货地址交货期限交货地址n结算方式结算方式n交易条款交易条款n连带注意事项连带注意事项验收单验收单（必须包括的内容）（必须包括的内容）n订购单编号订购单编号n计划或预算编号计划或预算编号n订购货物名称数量单价订购货物名称数量单价n存放
12、区域或仓位存放区域或仓位n实收数量实收数量n合格与不合格数量及处理意见合格与不合格数量及处理意见n检验、验收、仓管签字检验、验收、仓管签字进口货物跟踪进口货物跟踪n物料名称编号及说明物料名称编号及说明n请购单号码请购单号码n请购日期及要求到货期限请购日期及要求到货期限n采购程序及文档采购程序及文档 采购预定进度采购预定进度 询价信函 询价回函及抱价 订购单开列 订购单回函 申请进口许可 开列信用证 进口单据验收审核、报关、提货、运输、验收材料库存报告表材料库存报告表（包括的内容）（包括的内容）n每一品种耗用记录每一品种耗用记录n每一品种请购记录每一品种请购记录n收料量与采购人员收料量与采购人员
13、n发料量与使用部门发料量与使用部门n单据号码（请购单号码、入出库单号码）单据号码（请购单号码、入出库单号码）n单价单价n结存量结存量材料库存月报表材料库存月报表n存放区域存放区域n订购数量订购数量n已收数量已收数量n库存数量库存数量n缺货数量缺货数量n交货延期原因交货延期原因n索赔退货情况索赔退货情况库存材料供需分析库存材料供需分析n库存数量库存数量n已订购数量已订购数量n增购意见增购意见n催交意见催交意见n缓购意见缓购意见n减购意见减购意见n紧急采购意见紧急采购意见材料进库日报表材料进库日报表n品种名称规格品种名称规格n单位价格和数量单位价格和数量n原库存数量原库存数量n现库存数量现库存数量n供应厂商或采购地供应厂商或采购地n合格与不合格数量合格与不合格数量n交货单号码与用途交货单号码与用途材料存量管制卡材料存量管制卡n请购点请购点n采购前准备时间采购前准备时间n安全存量安全存量n生产进度生产进度n损耗率损耗率n每日平均发放量每日平均发放量n出入库单据号码出入库单据号码
