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1、办公中的数据分析与处理【本章内容介绍】在办公实践中，经常需要对大量的在办公实践中，经常需要对大量的数据进行分析和数据进行分析和处理处理。如职工工资表中。如职工工资表中工资的计算、汇总、分析工资的计算、汇总、分析，公司销售表中公司销售表中销售额的统计、汇总、合并计算销售额的统计、汇总、合并计算以及以及人事考勤表中人事考勤表中职工请假、旷工、出勤职工请假、旷工、出勤等情况的分析等情况的分析统计等。统计等。本章采用实例形式，以本章采用实例形式，以Excel软件操作为例介绍办公软件操作为例介绍办公实践中常见的数据分析与处理方法，包括数据的排实践中常见的数据分析与处理方法，包括数据的排序、筛选、分类汇总
2、、公式与函数运用以及数据关序、筛选、分类汇总、公式与函数运用以及数据关联表格的操作等。联表格的操作等。现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：【本章主要知识点】Excel数据库表格的基本要求Excel表格中内容填充的常用技巧Excel数据库表格的特殊格式设置Excel表格中数据有效性的设置Excel数据库表格中的排序Excel数据库表格中的筛选Excel数据库表格的分类汇总Excel表格中公式和函数的使用Excel中的关联表格操作Excel公式使用中的常见错误信息现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mai
3、l：1Excel中的数据库表格简介中的数据库表格简介所谓所谓数据库数据库就是与特定主题和目标相联系的信息集合。就是与特定主题和目标相联系的信息集合。如图如图4-1示，示，Excel中数据库实际上就是工作表中的一个区域，中数据库实际上就是工作表中的一个区域，是一个二维表。是一个二维表。 Excel数据分析与处理概述现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：Excel 2003 的窗口组成的窗口组成 Excel 的的启启动动、退退出出、新新建建文文件件、保保存存文文件件、打打开开文文件件等等基基本本操操作作与与Word相相似似。启启动动Excel 20
4、03 后后，系系统自动打开一个空工作簿（统自动打开一个空工作簿（book1.xls）现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：几个重要的术语几个重要的术语 1.工作簿（工作簿（Book）：）：每个每个Excel文档都是一个工作簿，每个工作簿由若干张工作表文档都是一个工作簿，每个工作簿由若干张工作表（Sheet）所构成，最多可包含）所构成，最多可包含255个表。默认情况下，新工个表。默认情况下，新工作簿名称为作簿名称为Book1.xls。 2.工作表（工作表（sheet） ：是工作簿里的一页，由单元格组成。每个工作表的网格由是工作簿里的一页，由单元格
5、组成。每个工作表的网格由65536行（行（165536） 、 256列（列（AIV）构成。）构成。 3.单元格：单元格：工作表中行列交叉形成的格，是工作表中行列交叉形成的格，是Excel中操作的基本单位。中操作的基本单位。 4.单元格地址：单元格地址：单元格地址由列坐标行坐标（例：单元格地址由列坐标行坐标（例：A3）构成。）构成。 5.活动单元格：活动单元格：正在使用的单元格（黑色粗边框）称为活动单元格。要输入、正在使用的单元格（黑色粗边框）称为活动单元格。要输入、处理数据的单元格必须是活动单元格。处理数据的单元格必须是活动单元格。现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：897
6、14158 E-mail：几个重要的术语几个重要的术语文本：中文、西文的单词、句子和符号。文本：中文、西文的单词、句子和符号。数值：数字、小数点、数学符号和货币符号等。数值：数字、小数点、数学符号和货币符号等。日期的时间：表示日期和时间的数字、符号和分隔符等。日期的时间：表示日期和时间的数字、符号和分隔符等。公式：以等号（公式：以等号（= =）开头由单元格名、运算符和数字组成的字）开头由单元格名、运算符和数字组成的字符串。如果单元格中的数据是公式时，则选中该单元格时，符串。如果单元格中的数据是公式时，则选中该单元格时，其公式在编辑栏中出现，而在单元格中仍是数值，是公式的其公式在编辑栏中出现，而
7、在单元格中仍是数值，是公式的计算结果计算结果鼠标指针：在鼠标指针：在ExcelExcel工作表中，指针通常是工作表中，指针通常是“ “ 空心大十字空心大十字 ” ”；双击某单元格而进入编辑状态时，指针呈；双击某单元格而进入编辑状态时，指针呈“ “ I ”I ”形；当指形；当指针移到选中单元格的右下角时，变为针移到选中单元格的右下角时，变为“ “ 小十字小十字 ” ”形。形。 现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：工作表的操作工作表的含义工作表的含义插入、删除工作表插入、删除工作表右键单击某一工作表标签，选定该工作表，并弹出下面菜右键单击某一工作
8、表标签，选定该工作表，并弹出下面菜单；单；点点“插入插入”|“工作表工作表”|“确定确定”，则在该工作表前插下，则在该工作表前插下一新的工作表，名为一新的工作表，名为Sheet4.若删除工作表，则点击若删除工作表，则点击 菜单中的菜单中的“删除删除”现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：工作表的操作重命名工作表重命名工作表右键单击某一工作表标签，选定该工作表并弹出一菜单；右键单击某一工作表标签，选定该工作表并弹出一菜单；点点“重命名重命名”，则该工作表名称处于选择状态，改名即可，则该工作表名称处于选择状态，改名即可.标签颜色标签颜色选中工作表、
9、右击、选选中工作表、右击、选“工作表标签颜色工作表标签颜色”、选择、选择“颜色颜色”点击点击“确定确定”隐藏工作表隐藏工作表选中工作表选中工作表“格式格式”|“工作表工作表”|“隐藏隐藏”取消隐藏：取消隐藏：“格式格式”|“工作表工作表”|“取消隐藏取消隐藏”，选择一，选择一工作表，点击工作表，点击“确定确定”现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：工作表的操作复制和移动工作表复制和移动工作表打开接收工作表的工作簿打开接收工作表的工作簿选择要复制或移动的工作表，右击、选择选择要复制或移动的工作表，右击、选择“移动或复制工移动或复制工作表作表”，出
10、现右图；，出现右图；在在“工作簿工作簿”列表框中选择目标工作簿，列表框中选择目标工作簿，在在“下列选定工作表之前确定位置下列选定工作表之前确定位置如果是移动而非复制，选中如果是移动而非复制，选中“建立副本建立副本”单击单击“确定确定”按钮，完成。按钮，完成。现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：单元格的操作单元格及单元格区域的表示方法单元格及单元格区域的表示方法单元格地址：列号行号；单元格地址：列号行号； B2如右图如右图 单元格区域：单元格区域：“左上角单元格：右下角单元格左上角单元格：右下角单元格” B2：D3如右图如右图现代教育技术中心现
11、代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：选定操作 选定连续单元格区域。选定连续单元格区域。首先将鼠标箭头指向要选定区域的第一个单元格，首先将鼠标箭头指向要选定区域的第一个单元格，按住鼠标左键，拖动至要选定区域的最后一个单元按住鼠标左键，拖动至要选定区域的最后一个单元格，格，选定的区域会变成蓝色，表明这一块区域被选中的选定的区域会变成蓝色，表明这一块区域被选中的状态。释放鼠标左键，一个连续的区域就选定了。状态。释放鼠标左键，一个连续的区域就选定了。 选定不连续单元格区域。选定不连续单元格区域。按住按住【Ctrl】键的同时，逐个单击所要选取的单元格。键的同时，逐个单击
12、所要选取的单元格。 现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：选定操作 选定整行（列）选定整行（列）选定单行（列）：在工作表上单击该行（列）的行选定单行（列）：在工作表上单击该行（列）的行（列）号。（列）号。 选定连续行（列）区域：选定连续行（列）区域：在工作表上单击该区域的第一行（列）行号（列号）在工作表上单击该区域的第一行（列）行号（列号），然后按住，然后按住【Shift】键，再单击最末一行（列）的键，再单击最末一行（列）的行号（列号）；行号（列号）；或者拖动鼠标。或者拖动鼠标。 选定整个工作表。选定整个工作表。单击工作表左上角行号与列号相交处
13、的全选按钮，单击工作表左上角行号与列号相交处的全选按钮，即可选定整个工作表。即可选定整个工作表。现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：复制或移动单元格复制和移动操作与复制和移动操作与Word类似，可以使用菜单命令、类似，可以使用菜单命令、工具栏按钮、快捷键、快捷菜单中的命令、鼠标拖工具栏按钮、快捷键、快捷菜单中的命令、鼠标拖动。动。选定要移动或复制的单元格选定要移动或复制的单元格将鼠标指向选定区域边框，鼠标指针成将鼠标指向选定区域边框，鼠标指针成“十字箭头十字箭头”移动移动则拖动鼠标到目的区域则拖动鼠标到目的区域复制复制则按则按CtrlCtrl
14、同时拖动鼠标到目的区域同时拖动鼠标到目的区域相邻单元格的复制，可以直接拖动相邻单元格的复制，可以直接拖动“填充柄填充柄”现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：插入或删除单元格 清除单元格内容清除单元格内容选择单元格、行、列，按选择单元格、行、列，按DeleteDelete键键 清除单元格格式清除单元格格式选择选择点击菜单点击菜单“编辑编辑”|“|“清除清除”|“|“全部全部”、“格式格式”、“内容内容” 删除单元格删除单元格选择选择点击菜单点击菜单“编辑编辑”|“|“删除删除”确定删除选项，点确定删除选项，点“确定确定”现代教育技术中心现代教育
15、技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：设置单元格格式“格式格式”|“单元格单元格”现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：文本数据的输入除了数值和日期型数据外，除了数值和日期型数据外，ExcelExcel将其余输入的数据将其余输入的数据均作为文本数据，文本指当作字符串处理的数据，均作为文本数据，文本指当作字符串处理的数据，由字母、数字或其他字符组成。由字母、数字或其他字符组成。如果要输入的文本数据全部由数字组成（如序号、如果要输入的文本数据全部由数字组成（如序号、邮政编码、身份证号码、电话号码等），输入时应邮政编码、身份
16、证号码、电话号码等），输入时应在数字前加一个西文单引号在数字前加一个西文单引号，如序号，如序号“00123”00123”输入时键入输入时键入“00123”00123”，以区别数值格式的数据。，以区别数值格式的数据。如果希望在输入这类数据时不键入如果希望在输入这类数据时不键入，又不会将，又不会将该数据作为数值格式的数据对待，可以在输入数据该数据作为数值格式的数据对待，可以在输入数据之前，定义单元格数据的格式为文本格式。之前，定义单元格数据的格式为文本格式。现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：数字、日期、时间的输入 负数负数-10：-10或或（1
17、0）分数分数3/5：0 空格空格 3/5 日期日期2006年年11月月12日：日：2006-11-12，2006/11/12插入当前日期：插入当前日期：Ctrl+ ;Ctrl+ ;时间时间5 5时时3232分：分：5 5：3232插入当前日期：插入当前日期：Ctrl+ Ctrl+ ：现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：“报名信息汇总表报名信息汇总表”建立建立 现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：“报名汇总表报名汇总表”数据库框架数据库框架现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL
18、：89714158 E-mail：“编号编号”列的自动序列填充列的自动序列填充对于对于“编号编号”列，因为输入列，因为输入的数据是有一定规律的，输的数据是有一定规律的，输入时可以考虑使用自动序列入时可以考虑使用自动序列的填充方法。操作时，只要的填充方法。操作时，只要在图在图4-3所示表格的所示表格的A3、A4分别输入分别输入1和和2，然后选取这，然后选取这两个单元格，再拖动右下角两个单元格，再拖动右下角的拖动柄到需要的位置即可。的拖动柄到需要的位置即可。现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：定义单元格数据的有效性定义单元格数据的有效性在在Exc
19、el中有些单元格中输入的数据具有有效范围。中有些单元格中输入的数据具有有效范围。例如：图例如：图4-3的报名汇总表中，的报名汇总表中，“性别性别”列只能输入列只能输入“男男”、“女女”之一之一；“年龄年龄”列按照报名规定只列按照报名规定只能输入能输入1635之间的数字；而之间的数字；而“唱法类型唱法类型”列只能输列只能输入入“通俗通俗”、“民族民族”、“美声美声”中的一种。中的一种。可以使用可以使用Excel提供的提供的“有效性有效性”来为单元格设置条来为单元格设置条件。件。 下面仅以设置下面仅以设置“唱法类型唱法类型”一列的数据有效性为例，一列的数据有效性为例，说明设置数据有效性的操作方法。
20、操作步骤如下：说明设置数据有效性的操作方法。操作步骤如下：现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：（1）选定选定需要设置数据有效性的单元格需要设置数据有效性的单元格区域区域E3：E62（假设报名人数只有（假设报名人数只有60人）。人）。（2）选择）选择“数据数据”|“有效性有效性”命令，打开图命令，打开图4-4所示所示的的“数据有效性数据有效性”对话框。对话框。定义单元格数据的有效性定义单元格数据的有效性现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：（3）选择）选择“设置设置”选项卡，在选项卡，在“允许允
21、许”下拉列表中，下拉列表中，选择选择“序列序列”项。项。（4）在随之出现）在随之出现“来源来源”文本框中输入文本框中输入“通俗，民族，通俗，民族，美声美声”自定义序列。注意：序列中各项中间的逗号必自定义序列。注意：序列中各项中间的逗号必须为须为英文状态符号英文状态符号。（5）数据有效性设置之后，单击）数据有效性设置之后，单击“唱法类型唱法类型”列中单列中单元格，则会出现如图元格，则会出现如图4-5所示的列表框，从而可以实现所示的列表框，从而可以实现快速的选取录入。快速的选取录入。定义单元格数据的有效性定义单元格数据的有效性现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158
22、 E-mail： 在报名汇总表中，各个参赛选手的资料一般是按在报名汇总表中，各个参赛选手的资料一般是按照其报名的先后顺序输入的。为了提高查找效率，有照其报名的先后顺序输入的。为了提高查找效率，有时需要对输入的数据进行排序。时需要对输入的数据进行排序。 1排序的依据排序的依据在按升序排序时，在按升序排序时， Excel 使用如下顺序：使用如下顺序：（1）数字数字从最小的负数到最大的正数排序；从最小的负数到最大的正数排序；（2）文本文本以及包含数字的文本，按下列顺序排序：以及包含数字的文本，按下列顺序排序：对对“报名信息汇总表报名信息汇总表”进行数据分析进行数据分析0 1 2 3 4 5 6 7
23、8 9 - (空格) ! # $ % & ( ) * , . / : ; ? _ | + A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z .现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：（3）空格总是排在最后；）空格总是排在最后；（4）汉字的排序可以按笔画，也可按字典顺序排序，）汉字的排序可以按笔画，也可按字典顺序排序，这可以通过有关操作设置。这可以通过有关操作设置。对对“汇总表汇总表”进行数据排序进行数据排序现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：
24、 2按单个字段排序按单个字段排序 按单个字段排序就是只根据某一个字段的内容进按单个字段排序就是只根据某一个字段的内容进行排序。行排序。 操作方法为：将光标置于待排序列中；单击工具操作方法为：将光标置于待排序列中；单击工具栏上栏上“升序升序”或或“降序降序”按钮即可。按钮即可。 说明：按数据库某一列数据排序时，只需单击列说明：按数据库某一列数据排序时，只需单击列中任一单元格而不用全选该列。中任一单元格而不用全选该列。对对“汇总表汇总表”进行数据排序进行数据排序现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：3按多级字段排序按多级字段排序就是根据两按多级字段
25、排序就是根据两列或三列的内容对数据库排列或三列的内容对数据库排序，它主要适用于第一或第序，它主要适用于第一或第二排序字段出现相同内容时，二排序字段出现相同内容时，为了排序合理再加上第二或为了排序合理再加上第二或第三排序字段。第三排序字段。（1）将光标定位在待排序）将光标定位在待排序数据库的任一单元格中，之数据库的任一单元格中，之后选择后选择“数据数据”|“排序排序”命令，打开如图命令，打开如图4-7所示对所示对话框。话框。现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：3按多级字段排序（2）在）在“主要关键字主要关键字”、“次要关键字次要关键字”和和“第
26、三第三关键字关键字”下拉列表框中，分别选择需要排序的字段，下拉列表框中，分别选择需要排序的字段，并且设置并且设置“递增递增”或者或者“递减递减”即可。即可。（3）选定所需的其他排序选项，然后单击）选定所需的其他排序选项，然后单击“确定确定”按钮。按钮。说明：按数据库多列数据排序时，只需单击数据库说明：按数据库多列数据排序时，只需单击数据库中任一单元格而不用全选整个数据库表格，否则会中任一单元格而不用全选整个数据库表格，否则会引起数据的混乱。引起数据的混乱。现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail： 除上述基本排序功能除上述基本排序功能外，外，Exc
27、el还提供了一些还提供了一些特殊的排序功能。它们的特殊的排序功能。它们的操作方法为：操作方法为： （1）将光标放在所要）将光标放在所要排序的数据区域中的任一排序的数据区域中的任一位置；位置； （2）选择）选择“数据数据”菜菜单中的单中的“排序排序”项；在打项；在打开的对话框中选择开的对话框中选择“选项选项”按钮；按钮；4特殊排序方式特殊排序方式现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：4特殊排序方式特殊排序方式（3）在打开如图）在打开如图4-8所示的所示的“选项选项”对话框中，分别对话框中，分别设置：自定义排序次序、排序方向（按行或按列排设置：自定
28、义排序次序、排序方向（按行或按列排序）、排序方法（按字母或按笔画排序）序）、排序方法（按字母或按笔画排序）（4）按）按“确定确定”按钮完成操作。按钮完成操作。说明：在说明：在“排序选项排序选项”对话框中，若不选择对话框中，若不选择“方向方向”和和“方法方法”，系统默认的排序方向为系统默认的排序方向为“按列排序按列排序”，默认的排序方式为，默认的排序方式为“字母排序字母排序”。如选择。如选择“笔笔画排序画排序”方法，就可实现在开会代表名单、教材编方法，就可实现在开会代表名单、教材编写人员名单中经常看到的按姓氏笔画排序效果。写人员名单中经常看到的按姓氏笔画排序效果。现代教育技术中心现代教育技术中心
29、 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：报名信息汇总表制作好之后，有时还需要根据指定条报名信息汇总表制作好之后，有时还需要根据指定条件从众多数据中筛选特定的记录，比如：筛选职业是件从众多数据中筛选特定的记录，比如：筛选职业是“教师教师”的报名人员，筛选年龄在的报名人员，筛选年龄在30以上的人员等等。以上的人员等等。Excel中提供了两种筛选方法：中提供了两种筛选方法：“自动筛选自动筛选”和和“高高级筛选级筛选”，它们可以将那些符合条件的记录显示在工，它们可以将那些符合条件的记录显示在工作表中，而将其他不满足条件的记录从视图中隐藏起作表中，而将其他不满足条件的记录从视图中隐藏起来
30、；或者将筛选出来的记录送到指定位置存放，而原来；或者将筛选出来的记录送到指定位置存放，而原数据不动。数据不动。对对“报名信息汇总表报名信息汇总表”内容进行筛选内容进行筛选现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：1自动筛选利用自动筛选，可以很方便地从报名汇总表中筛选利用自动筛选，可以很方便地从报名汇总表中筛选出职业是出职业是“教师教师”的报名人员信息。下面以此为例，的报名人员信息。下面以此为例，说明自动筛选的操作。操作步骤如下：说明自动筛选的操作。操作步骤如下：（1）将鼠标定位到需要筛选的数据库中任一单元格。）将鼠标定位到需要筛选的数据库中任一单元
31、格。（2）选择）选择“数据数据”|“筛选筛选”|“自动筛选自动筛选”，使，使“自动筛选自动筛选”项为选中状态（打上对号），这时在每项为选中状态（打上对号），这时在每个字段名旁出现筛选器箭头，如图个字段名旁出现筛选器箭头，如图4-9所示。所示。（3）本例要筛选出来职业是）本例要筛选出来职业是“教师教师”的报名人员的的报名人员的情况，需要单击情况，需要单击“职业职业”字段名旁的筛选器箭头，字段名旁的筛选器箭头，从弹出的菜单中选择从弹出的菜单中选择“教师教师”，然后单击鼠标左键，然后单击鼠标左键即可。即可。现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：自动筛
32、选筛选说明：在该菜单中，选择说明：在该菜单中，选择“升序排列升序排列”和和“降序排列降序排列”，则筛选结，则筛选结果将按照指定顺序排列；选择具体学历名称，将只显示对应学历的果将按照指定顺序排列；选择具体学历名称，将只显示对应学历的记录；单击记录；单击“全部全部”显示所有记录；单击显示所有记录；单击“前前10个个”可以显示最高可以显示最高或最低的一些（默认或最低的一些（默认10个，可以自行设置）记录。个，可以自行设置）记录。现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：（4）在图）在图4-9中，如果下拉列表太长，不容易找到中，如果下拉列表太长，不容易找到
33、“教师教师”项时，还可以选择项时，还可以选择“自定义自定义”项，从出项，从出现图现图4-10所示的对话框中，按照图中样式设置本例所示的对话框中，按照图中样式设置本例的筛选条件。的筛选条件。自动筛选筛选现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：（5）按）按“确定确定”按钮，完成操作，筛选结果如图按钮，完成操作，筛选结果如图4-11所示。所示。自动筛选筛选现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：自动筛选筛选说明：取消数据筛选的操作方法：说明：取消数据筛选的操作方法：如要取消对某一列的筛选，单击该列筛选器箭
34、头，如要取消对某一列的筛选，单击该列筛选器箭头，然后再单击然后再单击“全部全部”。如要取消对所有列的筛选，可选择如要取消对所有列的筛选，可选择“数据数据”|“筛选筛选”|“全部显示全部显示”命令。命令。如要撤消数据清单中的筛选箭头，可选择如要撤消数据清单中的筛选箭头，可选择“数据数据”|“筛选筛选”|“自动筛选自动筛选”命令。命令。现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：从上面的讲解可以看到，自动筛选可以实现同一字从上面的讲解可以看到，自动筛选可以实现同一字段之间的段之间的“与与”运算和运算和“或或”运算，通过多次进行运算，通过多次进行自动筛选也
35、可以进行不同字段之间的自动筛选也可以进行不同字段之间的“与与”运算，运算，但是它无法实现多个字段之间的但是它无法实现多个字段之间的“或或”运算。这时运算。这时就需要使用高级筛选。就需要使用高级筛选。需要说明的是：对于数据清单，如果要进行高级筛需要说明的是：对于数据清单，如果要进行高级筛选，必须选，必须首先设置筛选条件区域首先设置筛选条件区域。为此，必须在该。为此，必须在该数据清单上方留出若干空行，以便作为条件区域。数据清单上方留出若干空行，以便作为条件区域。另外，为了使读者可以更好地理解高级筛选，首先另外，为了使读者可以更好地理解高级筛选，首先列出一个表格，如表列出一个表格，如表4-1所示，该
36、表用来对高级筛所示，该表用来对高级筛选条件区域的逻辑关系进行定义。选条件区域的逻辑关系进行定义。高级筛选高级筛选现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：高级筛选高级筛选下面以筛选出来职业为下面以筛选出来职业为“教师教师”、唱法类型为、唱法类型为“美美声声”或者或者“民族民族”的报名选手情况操作为例，说明的报名选手情况操作为例，说明高级筛选的使用方法。操作步骤如下：高级筛选的使用方法。操作步骤如下：现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：（1）在）在“报名信息汇总表报名信息汇总表”表格的上方插入几个空
37、表格的上方插入几个空行，建立高级筛选的条件区域，如图行，建立高级筛选的条件区域，如图4-12所示所示A1:B3区域。区域。 （2）单击）单击“报名信息汇总表报名信息汇总表”数据库表格中的任一数据库表格中的任一单元格。单元格。高级筛选高级筛选现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：高级筛选高级筛选（3）选择）选择“数据数据”|“筛选筛选”|“高级筛选高级筛选”命令，命令，出现出现“高级筛选高级筛选”对话框。对话框。现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：（4）如上图所示，在）如上图所示，在 “方式方式
38、”选项区中，单击选中选项区中，单击选中“将筛选将筛选结果复制到其他位置结果复制到其他位置”按钮；在按钮；在“列表区域列表区域”框中，软件自动框中，软件自动输入了要筛选的数据区域输入了要筛选的数据区域“$A$6:$H$66”，也就是整个数据清，也就是整个数据清单区域单区域 ；在在“条件区域条件区域”框中，输入设置好的包含筛选条件的区域框中，输入设置好的包含筛选条件的区域“$A$1:$B$3”（可直接在该文本框中输入区域引用，也可用（可直接在该文本框中输入区域引用，也可用鼠标在工作表中选定条件区域）；鼠标在工作表中选定条件区域）；在在“复制到复制到”文本框中输入时，首先将光标在其中定位，然后文本框
39、中输入时，首先将光标在其中定位，然后用鼠标在数据清单下方指定一个单元格（本例为用鼠标在数据清单下方指定一个单元格（本例为“$A$71”），），该单元格将作为放置筛选结果区域左上角的位置，筛选结果将该单元格将作为放置筛选结果区域左上角的位置，筛选结果将在它的下方和右方进行排列。在它的下方和右方进行排列。高级筛选高级筛选现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：（5）单击）单击“确定确定”按钮，高级筛选结果如图按钮，高级筛选结果如图4-14所示（原来数据我们选择的所示（原来数据我们选择的“隐藏隐藏”操作，以便大操作，以便大家能够看到筛选出来的效果）。家
40、能够看到筛选出来的效果）。高级筛选高级筛选现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：使用高级筛选时，需要注意以下几个问题：使用高级筛选时，需要注意以下几个问题：（1）高级筛选必须指定一个条件区域，它可以与数据库表格在一张工作表上，）高级筛选必须指定一个条件区域，它可以与数据库表格在一张工作表上， 但是必须与数据库之间有空白行隔开；条件区域也可以与数据库表格不在一但是必须与数据库之间有空白行隔开；条件区域也可以与数据库表格不在一张工作表上。张工作表上。（2）条件区域中的字段名必须与数据库中的完全一样，最好通过复制得到。）条件区域中的字段名必须与数据库
41、中的完全一样，最好通过复制得到。（3）如果）如果“条件区域条件区域”与数据库表格在一张工作表上，在筛选之前，最好把与数据库表格在一张工作表上，在筛选之前，最好把光标放置到数据库中某一单元格上，这样数据区域就会自动填上数据库所在光标放置到数据库中某一单元格上，这样数据区域就会自动填上数据库所在位置，省去再次鼠标选择或者重新输入的麻烦。位置，省去再次鼠标选择或者重新输入的麻烦。（4）执行）执行“将筛选结果复制到其他位置将筛选结果复制到其他位置”时，在时，在“复制到复制到”文本框中输入或文本框中输入或选取将来要放置位置的左上角单元格即可，不要指定某区域（因为事先无法选取将来要放置位置的左上角单元格即
42、可，不要指定某区域（因为事先无法确定筛选结果）。确定筛选结果）。（5）根据需要，条件区域可以定义多个条件，以便用来筛选符合多个条件的）根据需要，条件区域可以定义多个条件，以便用来筛选符合多个条件的记录。记录。 这些条件可以输入到条件区域的同一行上，也可以输入到不同行上。这些条件可以输入到条件区域的同一行上，也可以输入到不同行上。但是必须记住：两个字段名下面的同一行中的各个条件之间为但是必须记住：两个字段名下面的同一行中的各个条件之间为“与与”的关系，的关系，也就是条件必须同时成立才算符合条件；两个字段名下面的不同行中的各个也就是条件必须同时成立才算符合条件；两个字段名下面的不同行中的各个条件之
43、间为条件之间为“或或”的关系，也就是条件只要有一个成立就算符合条件。的关系，也就是条件只要有一个成立就算符合条件。高级筛选时的注意事项高级筛选时的注意事项现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：（1）对需要分类汇总的字段进）对需要分类汇总的字段进行排序，从而使相同的记录集行排序，从而使相同的记录集中。本例将光标定位到中。本例将光标定位到“唱法唱法类型类型”列中某一单元格，然后列中某一单元格，然后运行工具栏上运行工具栏上“排序排序”按钮即按钮即可。可。（2）选定数据库中任意一个单）选定数据库中任意一个单元格。元格。（3）选择）选择“数据数据”|“分
44、类汇分类汇总总”命令，出现图命令，出现图4-15所示的所示的“分类汇总分类汇总”对话框。对话框。分类汇总分类汇总现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：（4）单击）单击“分类字段分类字段”下拉列表按钮，选择下拉列表按钮，选择“唱法类型唱法类型”作作为分类汇总的字段。为分类汇总的字段。（5）在）在“汇总方式汇总方式”下拉列表中，选择需要的统计函数。分下拉列表中，选择需要的统计函数。分类汇总可以支持求和、平均数、最大、最小、计数、乘积等类汇总可以支持求和、平均数、最大、最小、计数、乘积等共计共计11种函数。本例需要选择种函数。本例需要选择“计数计数”
45、。（6）在）在“选定汇总项选定汇总项”列表中，选中需要对其汇总计算的字列表中，选中需要对其汇总计算的字段前面的复选框。本例中选上段前面的复选框。本例中选上“姓名姓名”复选框即可。复选框即可。（7）可以根据需要选中相应的复选框，指定汇总结果的显示）可以根据需要选中相应的复选框，指定汇总结果的显示位置。位置。（8）单击）单击“确定确定”按钮，可以得到分类汇总结果。如图按钮，可以得到分类汇总结果。如图4-16所示。所示。分类汇总分类汇总现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：分类汇总分类汇总现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：897
46、14158 E-mail：分类汇总分类汇总在显示分类汇总结果的同时，分类汇总的左侧自动在显示分类汇总结果的同时，分类汇总的左侧自动显示一些分级显示按钮。其中：显示一些分级显示按钮。其中：单击左侧的单击左侧的“+”形状按钮图标和形状按钮图标和“-”形状按钮形状按钮图标分别可以展开和隐藏细节数据；图标分别可以展开和隐藏细节数据； “1”、“2”、“3”形状按钮表示显示数据的形状按钮表示显示数据的层次，层次，“1”只显示总计数据，只显示总计数据，“2”显示部分数显示部分数据以及汇总结果，据以及汇总结果，“3”显示所有数据；显示所有数据；“|”形形状为级别条，用来指示属于某一级别的细节行或状为级别条，
47、用来指示属于某一级别的细节行或列的范围。列的范围。图图4-17所示就是将分类汇总后细节数据隐藏后的显所示就是将分类汇总后细节数据隐藏后的显示效果。示效果。现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：说明：分类汇总效果可以清除，操作时，先打开说明：分类汇总效果可以清除，操作时，先打开如图如图4-15所示的对话框，然后单击所示的对话框，然后单击“全部删除全部删除”即可；但是为了保险，在汇总之前最好进行数据即可；但是为了保险，在汇总之前最好进行数据库备份。库备份。分类汇总分类汇总现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：
