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1、精品 可编辑 江西广银铝业有限公司 业务招待管理办法(试行) 第一条 目的 为进一步完善公司招待程序, 推进公司对外招待工作规范化、程序化、制度化,提高公司业务招待工作质量和水平。根据广西广银铝业有限公司业务招待费管理办法(试行) 的规定,本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、卓有成效”的原则,特制定本办法。 第二条 范围 本办法规定了公司对外招待的级别、标准、程序、信息沟通及工作协调的要求。 第三条 责任部门 公司后勤部是公司招待工作的责任部门,全面负责公司内外接待活动,各部门应配合做好接待工作。 第四条 招待级别 按招待对象分为 A、B、C 三级,具体包含成员如下: A 级:集团公司高层领导
2、、政府机关人员(副厅级及以上相关企事业单位人员)、国外官员等外宾、专家、重要企业来宾、主要客户、来访人相当或大于以上职务 精品 可编辑 B 级:政府机关处级及以下领导、集团公司中层领导、各类日常工作组、检查组、来访人员相当以上职务 C 级:一般人员、技术协助与工程安装人员公司一般性会务人员 第五条 管理办法及要求 (一)招待原则 招待工作应本着热情周到、务实从简、礼仪到位的原则,统筹协调、分工协作、归口负责,互相配合。 1.安排就餐应明确接待对象级别,本着从减节约的原则,有效控制经费开支,非业务工作关系的一律不予安排就餐,如果可以尽量安排在食堂小餐厅就餐。 2.各部门因业务往来、工作联系需对外
3、来人员进行正常招待的,原则上一律实行“工作餐”制度,即各部门在综合部领取就餐券,在公司食堂就餐。 (二)招待程序和要求 1. 凡因工作需要,确需在外进行的招待工作,由后勤部负责安排,根据来宾的往返行程及活动安排提出招待意见,并由经办人详细填写“来客招待申请单”,经分管领导签批后确定食宿标准,并以电话通知形式通知公司指定酒店(如荣誉酒店)做好接待准备,指定酒店按通知要求安排住宿、用餐等活动,来宾到达前应再次以电话形式确保落实。 2.对口部门招待来宾原则上在公司小餐厅就餐,后勤部确定精品 可编辑 食宿标准,填写来客招待申报表交由分管领导审批确认后,由对口人员具体负责招待事务。 3.实行先填“来客招
4、待申请单”后就餐的原则,特殊情况下可在就餐后 3 日内补办手续,无“来客招待申请单”的,费用由签单人自理。 4.特殊或大型招待任务的招待意见,报请公司总经理批准。 5.招待工作杜绝奢侈浪费,实行节约降支,各部门招待费支出必须严格控制在公司下达的控制指标内。 无特殊原因不得超支。 6.公司领导、技术人员到下属公司检查、指导工作时,下属各单位原则上安排工作餐。 7.凡所邀请外宾是为公司解决生产、技术的专家、顾问,招待有关费用由我方负责;参观考察的无业务联系的外宾,所产生的费用由外宾自行负担(视情况而定)。 (三)接待程序 1. A 级、B 级接待程序如下: (1)领导来访视察,综合部应提前与对方的
5、联系人联络,确认来者身份、姓名、职务、人数、时间、目的、性质、出行方式等事项,并拟定接待方案,填写“来客招待申请单”,上报公司领导审批。 (2)接待方案拟定后,要提前准备接待所须的资料、物品和车辆,通知公司领导和接待部门做好接待准备,并提前检查准备工作事宜是否已到位或就绪。 精品 可编辑 (3)确定接待规格、主陪人,准备会谈时必要的茶水、毛巾和水果等在领导办公室接待,安排好食宿。 (4)领导离开时,通知相关部门做好送行工作,安排车辆送行。 2. C 级接待程序如下: (1)如须公司领导接见的,须及时通知公司领导,在领导办公室面谈。 (2)对口部门填写来客招待申请单,安排好行程,经公司分管领导同
6、意后,由后勤部负责安排。 (3)C 级人员进厂考察、参观或协助本公司工作的人,由接待部门通知综合部领取安全帽,结束后送回。 第六条 各项标准要求 (一)接待费用标准 招待费用包括招待客户的住宿费、餐饮烟酒费、旅游费、礼品费、娱乐费等。 1. 招待住宿标准。 住宿标准(见下表) 序号 人员级别 五星级 四星级 三星级 套房 单间 标间 套房 单间 标间 套房 单间 标间 1 A 级 2 B 级 3 C 级 精品 可编辑 注:与上级领导同行可在领导入住酒店预定相应房间;随行人员及司机安排标准间,住宿费按可报支标准结算。 2.餐饮烟酒标准。凡属公司安排招待的领导、来宾,原则上外部客人只按标准宴请一次
7、, 其余采用自助餐形式。 宴请标准 (特殊情况的宴请标准除外)如下: A 级:按 200 元/人的标准安排就餐,酒水按每瓶 500 元以内标准,香烟按每条 600 元以内标准; B 级:按 150 元/人的标准安排就餐,酒水按每瓶 300 元以内标准,香烟按每条 500 元以内标准; C 级:按 100 元/人的标准安排就餐,酒水按每瓶 100 元以内标准,香烟按每条 400 元以内标准。 宾客级别及相应接待人标准(见下表) 级别 公司接待负责人 陪同人员 A 级 总经理或副总经理 总经理或副总经理指定 B 级 总经理或副总经理及对口部门负责人等 原则上不超过 3 人 C 级 对口部门负责人等
8、 原则上不超过 2 人 注:应根据来宾的实际情况,尽量控制陪同用餐人数。随公司及部门负责人参加活动的本公司司机和其他工作人员,原则上不安排陪同用餐。公司安排招待的领导、来宾,原则上只按标准宴请一次,其余采用自助餐、工作餐形式。其它人员凭公务招待用餐申请表审批单到后勤部领取。 精品 可编辑 3.旅游、礼品、娱乐标准 公务招待原则上不安排到歌舞厅、茶艺馆等娱乐场所消费,如因业务需要确需安排的,需经公司分管领导批准。 公务招待中需安排旅游观光等项活动的,由后勤部负责联系经营单位和旅行社,需经公司分管领导批准。 一般公务招待中原则上不赠送礼品;重要招待中的特殊情况需赠送礼品的,必须经副总经理及以上审批
9、通过。 (二)费用控制及报销 1、 接待费用的支出与公司经营目的与要求要相一致, 节约开支、争取成果,充分考虑及认清每次接待的目的,合理接待。 2、 费用的支出原则上不得超出相应级别, 如确实有必要超支,须事前请示总(副总)经理核准。 3、接待人员在接待工作结束后 2 天内必须将所有票据整理报账,一例一贴,按实报账,不得有任何虚假。 4、烟酒由综合部统一管理,适量库存。 第七条 招待用车管理 后勤部招待及车辆调度人员要做好统筹协调工作,根据来宾的实际情况妥善安排好招待用车。 1.上级机关和重要企业领导等来宾安排乘坐商务车,车内存放适量香烟。 2.招待车辆行车前必须进行检查与维护,确保招待行程中
10、的安全顺畅。 精品 可编辑 第八条 接待细则事项 1、宾客到达机场(车站),需安排好车辆及迎接人员前往迎接,司机需提前向综合部申请香烟放于车内。 2、吃住行前应事前了解宾客的爱好、禁忌,在费用控制范围内,尽可能满足宾客的合理需求。对于不合法、不合理需求须婉言拒绝。 3、接待负责人按接待标准、人数及天数申请烟、酒,申请经批准后在综合部领取,接待结束后剩余的烟、酒须交回综合部保存,以备下次再用。 4、接待工作程度注重合法、合理、适度,接待人员的着装打扮、言谈举止注重端庄、礼节。酒席间“喝酒不开车、开车不喝酒”。 5、 如有必要经副总经理及以上审批通过, 可为宾客准备适量的特产、礼品,并妥善安排人员
11、送机(站)。 6、每次接待工作结束后,须总结行程、费用及取得成效。对有特别嗜好、兴趣与特点的宾客需详细记载,以便之后接待作参考。 第九条 其他 1. 本办法自发布之日起开始正式执行。 精品 可编辑 精品 可编辑 来客招待申请单 序号 姓 名 工 作 单 位 性 别 年龄 职 务 其 他 1 2 3 4 5 6 到达航班号/车次: 时间: 月 日 时 分 待定 接机(车) :是 否 返程航班号/车次: 时间: 月 日 时 分 待定 送机(车) :是 否 来程票务:共 张 代购 自理 飞机 火车 其他 返程票务:共 张 代购 自理 飞机 火车 其他 精品 可编辑 接待级别: A B C 下塌酒店: 其他: 订房天数: 共 天 ( 月 日至 月 日) 订房标准: 单间: 间 / 双人间: 间 / 三人间: 间 / 豪华间: 间 用餐标准(早、中、晚) : 、 、 费用支付: 公司 客户 待定 参观厂房: 是 否 时间: 年 月 日 时至 时 资 料 企业宣传册(光盘) 份(套) 其他: 其它说明: 日程建议: 部门经理审核 综合部经理审核 总(副总)经理批准 备注: 1. 若此表不能详细说明来访日程安排,则以附页的形式说明。