文件和资料控制程序3198

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1、1.目的 为了对公司各类文件和资料进行有效管制,统一文件格式,规范文件的制定、修改、发放、废止等管理,确保文件正确、完整、有效,特制定本程序; 2.适用范围 适用于公司行政发文、程序文件、作业指导书,各类规章制度、各类检验标准、工作指引、记录表单及外来文件的管理等; 3.定义 文件分类： 红头文件：包括公司组织机构、人事任免、重大决策及重要管理事项等; 一级文件 A：公司章程、体系手册等公司纲领性文件; 二级文件 B：管理控制程序、业务流程性文件; 三级文件 C：管理规章制度、操作规程、作业指导书; D：检验标准、产品规范; 四级文件管理表单： 用来记录管理过程的表单,作为 QEO 管理的追踪

2、和检索的工具; 临时性文件 E：包括通知、通告、暂行办法、暂行规定、部门沟通联络文件等; 外来文件 F：包括地方政府、主管部门、行业管理相关文件,顾客或供应商提供的资料、图纸及有关的行业标准等; 文件分为受控文件及非受控文件： 受控文件:即要求文件的分发、修订或更改均须按书面规定程序进行控制,保证文件始终反映现行要求,受控文件须加盖“受控文件”印章,且经相关人员会签;包括:管理手册、程序文件、作业指导书、MSDS 文件、职务说明书、经识别的外来文件、记录表单类文件等; 非受控文件:若有新的版本发出,旧的版本文件无需更新,被列为非受控文件,且禁止作为产品生产、开发及经营之用; 4.工作职责 文件

3、的审查、批准权限为： 文件的发布、回收、作废、销毁及控制,由文控中心负责; 文件使用管理：各部门主管负责管理本部门现场使用的文件和资料,确保文件及记录的正确、完整及安全性; 5.工作程序图： 文件类型 编写/识别 审 核 批 准 A 类：红头文件 部门经理 部门分管领导 总经理 A 类：管理手册 行政部经理 部门分管领导 总经理 B 类：程序文件 部门主管 部门经理 部门分管领导 C 类：规章制度、操作规程、作业指导书、 MSDS、岗位职责书 技术人员 主管/经理 部门经理 人力资源部经理 部门分管领导 D 类：各类检验标准、产品规范 部门主管 部门经理 部门分管领导 E 类：临时性文件 部门

4、主管 部门经理 部门分管领导 F 类：外来文件 文控中心 对应部门主管 对应部门经理 /分管领导 记录表单 部门主管 部门经理/分管领导 文件和资料制定及管理实施图流程图责任部门相关记录 6.程序说明 体系文件的制定编号、内容框架、格式要求、发布应严格控制,禁止无编号、内容不全、格式不按要求制定的非受控文件在工作现场使用; 文件制定的要求： A 类文件：公司章程按工商行政管理局的相关条文制定、体系手册按最新的 QEO体系标准要求制定; 红头文件： 文件编号说明：由公司名简称、年份、流水顺序号组成； 编号举例：银农科技 2017001 号 流水顺序号 年份 格式要求：样式如附件 1 文件排头：公

5、司标志公司名称,黑体,红色、一号字体,居中； 文件名称：宋体,黑色,小二号字体,居中； 文件正文：宋体,黑色,四号或五号字体根据内容选择字号； 文件落款/日期：字体与字号与正文一致,居右下方； B 类程序文件： 部门编号说明： 序 号 部 门 编 号 1 董事会 01 2 总经办 02 3 人力资源部 03 4 财务部 04 5 生产供应链部 05 6 行政部 06 7 研发部 07 8 商务运营部 08 9 作物与产品支持部 09 10 信息管理部 10 文件编号说明：由部门编号、文件类型、流水顺序号组成 编号举例：06 B 001 流水顺序号 文件类别 部门编号 格式要求：样式参照本程序文

6、件 文件须含审批、会签及修订记录； 正文标题格式为：宋体、四号、加粗字体,要求包含内容有 1.目的、2.适用范围、3.定义、4.工作职责、5.工作程序图、6.程序说明、7.相关文件、8.记录表单；正文格式为：仿宋、四号字体； 序列号设置为： a 一级：如 1、2、3、； b 二级：如、 、 、； c 三级：如、 、； d 四级：如、； e 五级：如、； f 六级：如 a、b、c、d； C、D 类文件：文件排版及要求参照 B 类文件,文件结构应为： 规章制度类：文件内容应包含 1、目的,2、适用范围,3、定义,4、工作职责,5、相关规定,6、记录表单,7、附件若有； 设备操作规程：文件内容应包含

7、 1、目的,2、适用范围, 3、技术参数,4、操作步骤,5、注意事项,6、维护与保养； 作业指导书类： SOP 类：文件内容应包含 1、基本信息,2、使用物料,3、图片说明, 4、作业步骤,5、作业说明,6、安全技术要求； 规范类：文件内容应包含 1、目的,2、适用范围,3、工作职责,4、作业指导,5、注意事项,6、记录表单； 检验标准类：文件内容应包含 1、目的,2、适用范围, 3、检验工具/物料特性,4、检验标准/指标控制,5、 检验方法/抽样规则,6、 其他包装、 标志、 运输、 贮存等,7、记录表单若有； 产品规范类：文件内容应包含 1、目的,2、适用范围,3、定义,4、规范要求,5、

8、检验方法,6、判断规则,7、其他若有; E 类临时性文件： 公司各类通知、通告、暂行办法、暂行规定、部门沟通联络文件采用 06B001-1内部业务信息联络单发出,如涉及内容需要保存 1 年以上的文件,需原件交往文控中心留存； 文件编号由文件类别、年份、部门编号、流水顺序号组成 编号举例： E 201706001 流水顺序号以部门为单位年度内流水编号 部门编号 年份 文件类别 F 类外来文件： 外来文件一律由文控专员收文,登记 06B001-2 外来文件清单后报行政经理或以上领导审批处理；涉及机密的文件如：产品研发、财务、董事会、股东会等机密文件由相应部门负责人收文并处理； 文件编号说明：由文件

9、类别、年份、部门编号、流水顺序号组成 编号举例： F 201706001 流水顺序号 部门编号 年份 文件类别 管理表单： 记录的格式：记录原则上采用表格方式特殊情况除外,各部门根据程序文件和作业指导书编制所需要的质量、环境、职业健康安全记录表格,同类记录表格的格式应统一;设计表单样式时,由部门经理审批后交文控中心检查并登记 06B001-3 记录一览表中； 记录的填写： 按记录项目逐项填写,不得缺项；某些项目不需填写时,用“/”明示； 填写记录时,需使用签字笔/圆珠笔,不可使用铅笔；填写字迹要清晰、整齐,能准确识别； 记录的内容要完整、齐全,提供的数据、资料要准确,语言要简练；填写人员对记录

10、的真实性、完整性负责； 各项管理记录和各种报告要及时填写,不得后补、伪造； 记录一经填写完成,原则上不允许任何人涂改,以保持其原始性;如是笔误或经证实原有记录不准确,可在原始记录上采用“划改”形式进行更改,但应保留原有记录的可识别性,同时修改人必须在修改处旁边签名,或经原审批人在修改处旁边签名后才能生效,凡私自涂、贴、刮等方式改动的记录一律无效； 记录的修改：记录表单在运行过程中,如需要更改表格结构或内容的,须重新提交给部门经理审批,并交文控中心办理文件授控手续后方可使用； 记录编号说明：由标准文件编号、本文件内的表格流水顺序号组成如有外部标准表格,则可采取外购形式,无需编号； 表格编号举例：

11、06B001-1 记录表单流水号 标准文件编号 记录存档：按规定期限保存记录,记录使用及管理按档案管理规定执行; 文件版本/版次规定： 版本号：用一位英文大写字母表示,初次发行为 A.变更后依次为 B、C、DZ；版次号或修订号:用一位阿拉伯数字表示,初次发行为 0,变更后依次为 1、 2、 39； 文件第一次制定时的原文为 A/0,A 为版本号,0 为版次修订号； 文件修订时,当修订内容不超过原文件内容的 1/3 时,变更版次修订号,依次为 1、2、39;当版次修订号超过 9、或文件修订内容超过原文件内容的 1/3 时、或文件有重大或原则性修改时,变更版本号,依次为 B、C、DZ,同时版次修订

12、号恢复为 0； 记录表单的版本/版次修订规定同上; 文件的制定及修订：当文件新制定或修订时,由文件归属部门按的文件审批权限办理签批手续,如有需要其他部门会审的,经本部门分管领导审核,并授意邮件方式发给相关人员会审,会审无异议的,方可交文控中心办理文件发布手续; 文件的发布及发放： 所有文件的发布手续,由文控专员办理包含：检查排版、手签原稿扫描上传系统共享盘、发布通知、纸档文件入档保存,并登记 06B001-4 受控文件一览表; 文件发放的范围： 管理手册：发放至董事会、总经办、各部门经理； 程序文件：发放至总经办、各部门经理； 三级文件：发放至文件使用部门经理/主管； 文件发放手续： 文件电子

13、档以只读方式上传管理系统共享盘中,开放全员查阅的权限;索取发放范围之外的文件,须经文件制定部门经理同意后由文控专员办理手续; 发放纸质版文件时,由文控专员打印并加盖“受控文件”印章后发放,同时登记06B001-5文件领用记录表; 文件的定期评审： 公司在每次内审时,由各部门分管领导组织相关人员对本部门现行文件进行全面评审,当发现文件有不适合时,应予以修订或作废; 文件的作废： 文件评审确定为无效文件时,由部门经理向文控中心索取原文件,部门分管领导在纸档文件上手签作废说明后交回文控中心,由文控中心回收已发出去的所有受控文件及删除共享盘中的电子档; 文件修改后,新版本文件发布之时,原版本文件同时废

14、止,废止的旧版纸质文件与电子版文件统一由文控专员回收; 所有作废的文件,原稿移转至“废止文件专用档案夹”,并编制 06B001-6 文件废止清单,废止文件要求保存 1 份原件并加盖“作废”印章,保存期不低于 1 年; 7.相关文件 BG/T 19001-2008 质量管理体系要求; GB/T 24001-2004 环境管理体系要求及使用指南; GB/T 28001-2011 职业健康安全管理体系要求; 8.记录表单 06B001-1 内部业务信息联络单; 06B001-2 外来文件清单; 06B001-3 记录一览表; 06B001-4 受控文件一览表; 06B001-5 文件领用记录; 06

15、B001-6 文件废止清单; 附件 1：红头文件样式 06B001-01/B1 内部业务信息联络单 文件编号 主题： 发布部门 接收部门 内容： 批准人 发布日期 拟制人 06B001-2/B1 外来文件清单 序 号 文件编号/名称 登记日期 处理方式 负责人签字 备 注 06B001-3/B1 记录一览表 序 号 记录名称 编 号 归口部门 保存期限 备 注 06B001-4/B1 受控文件一览表 06B001-5/B1 文件领用记录表 序 号 文件编号/名称 领用部门 领用人 备 注 06B001-6/B1 文件废止清单 序 号 文件编号/名称 废止日期 废止原因 原发放文件 是否收回 序 号 文件编号/名称 归口部门 发放范围 备 注 文件修订变更记录 版本 版次 修订摘要 修订日期 生效日期 备 注 制定/日期： 审核/日期： 审批/日期： 会签记录： A/0 A/1