kj4第4章EXCELppt课件全

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1、第第4章章 表处理软件表处理软件Excel2003 本章概述 本章的学习目标主要内容1本章概述本章概述l结合大量实例介绍表处理软件结合大量实例介绍表处理软件Excel的常用的常用操作：包括工作表的基本编辑和格式化操操作：包括工作表的基本编辑和格式化操作、公式和函数的使用、图表的使用、以作、公式和函数的使用、图表的使用、以及排序、筛选和分类汇总等数据管理操作及排序、筛选和分类汇总等数据管理操作l本章将全面讲解本章将全面讲解Excel2003软件的基本操作软件的基本操作和使用方法。和使用方法。2本章的学习目标本章的学习目标l理解电子表格的概念，熟悉理解电子表格的概念，熟悉Excel2003环境环境

2、l理解工作簿、工作表和单元格的概念，掌握理解工作簿、工作表和单元格的概念，掌握Excel工作表的基本操作工作表的基本操作l理解绝对地址和相对地址的概念，掌握公式和常理解绝对地址和相对地址的概念，掌握公式和常用函数的使用用函数的使用l理解数据清单的概念，掌握记录单的使用，掌握理解数据清单的概念，掌握记录单的使用，掌握记录的排序、筛选、分类汇总和数据透视表操作记录的排序、筛选、分类汇总和数据透视表操作l掌握图表的创建和格式的设置掌握图表的创建和格式的设置3主要内容主要内容4.1 Excel20034.1 Excel2003入门入门4.2 4.2 工作表的建立工作表的建立4.3 4.3 编辑工作表编

3、辑工作表4.4 4.4 设置工作表的格式设置工作表的格式4.5 4.5 使用公式和函数使用公式和函数4.6 4.6 图表的使用图表的使用4.7 4.7 窗口管理窗口管理4.8 4.8 数据管理数据管理4.9 4.9 打印打印4.10 Excel2010 4.10 Excel2010 简介简介 4.114.11本章小结本章小结44.1 Excel2003Excel2003入门入门一、启动和退出Excel2003 1启动Excel2003启动Excel2003的方法有多种：方法一：如果在桌面上已经生成了方法一：如果在桌面上已经生成了Excel2003Excel2003的快捷的快捷方式图标，如左图所

4、示，则在方式图标，如左图所示，则在windowswindows桌面上双击该桌面上双击该图标，即可启动图标，即可启动Excel2003Excel2003。方法二：单击方法二：单击windowswindows任务栏上任务栏上“开始开始”按钮，在按钮，在“开始开始”菜单中选菜单中选“所有程序所有程序”菜单项，然后在菜单项，然后在“Microsoft Office”Microsoft Office”子菜单中，单击子菜单中，单击“Microsoft Microsoft Office Excel2003”Office Excel2003”项目。项目。5Excel2003启动后的屏幕界面如下图所示菜单控制图

5、标菜单控制图标“常用常用”工具栏工具栏全选框全选框活动单元格活动单元格行号行号工作表名（标签）工作表名（标签）当前工作表名当前工作表名标题栏标题栏 菜单栏菜单栏列号列号“格式格式”工具栏工具栏编辑栏编辑栏垂直滚动条垂直滚动条水平滚动条水平滚动条状态栏状态栏工作表窗口工作表窗口名称框名称框62退出Excel2003退出Excel2003有以下四种方法可选：（1 1）单击窗口右上角的关闭按钮；）单击窗口右上角的关闭按钮；（2 2）双击窗口左上角的窗口控制图标；）双击窗口左上角的窗口控制图标；（3 3）按组合键：）按组合键：Alt+F4Alt+F4；（4 4）单击主菜单项）单击主菜单项“文件文件”，

6、然后在，然后在“文件文件”子菜单中单击子菜单中单击“退出（退出（X X）”。 在在ExcelExcel中已经输入过新的数据，则在退出之前系统将弹出一中已经输入过新的数据，则在退出之前系统将弹出一个提示框，询问你是否要保存数据，如下图所示。你可以根据个提示框，询问你是否要保存数据，如下图所示。你可以根据需要，单击需要，单击“是是”或或“否否”或或“取消取消”。 7l二、Excel2003的界面1工作簿、工作表和单元格 启动Excel2003即进入Excel2003的工作空间，称为工作簿窗口，在此你可以输入数据、文本，绘制图形，进行计算等。（1 1）工作簿）工作簿在在Excel2003Excel2

7、003中，一个工作簿对应一个中，一个工作簿对应一个ExcelExcel文件。一个工作簿文件。一个工作簿好象一个帐本可以包含最多好象一个帐本可以包含最多255255个工作表。个工作表。刚启动刚启动ExcelExcel后系统自动创建默认的工作簿，名为后系统自动创建默认的工作簿，名为book1book1（文件（文件扩展名为扩展名为.xls.xls），内含），内含3 3张空白工作表（名为张空白工作表（名为Sheet1Sheet1、Sheet2Sheet2和和Sheet3Sheet3）。）。Excel2003Excel2003中允许打开多个工作簿，可以象中允许打开多个工作簿，可以象WordWord一样进

8、行多窗一样进行多窗口操作。口操作。8（2 2）工作表）工作表屏幕上出现的由网格构成的表格称工作表（又称电子表格），屏幕上出现的由网格构成的表格称工作表（又称电子表格），Excel2003Excel2003的一切操作如输入数据、存储数据、处理数据和显的一切操作如输入数据、存储数据、处理数据和显示数据等都是在工作表上进行的。示数据等都是在工作表上进行的。工作表由一系列单元格组成。列标用英文字母标注，从工作表由一系列单元格组成。列标用英文字母标注，从A A列一列一直到直到IVIV列（列（A AZ Z、AAAAAZAZ、BABABZBZ、IAIAIVIV，共，共256256列）列）。行号以数字标注，从

9、。行号以数字标注，从1 1一直到一直到6553665536。每个工作表都有一个工作表标签作为标识该工作表的名字。默每个工作表都有一个工作表标签作为标识该工作表的名字。默认的工作表标签名为认的工作表标签名为sheet1,sheet2,sheet3,sheet1,sheet2,sheet3,并显示在并显示在工作簿窗口的左下角。工作簿窗口的左下角。单击某工作表标签名可以激活它成为当前工作表，当前工作表单击某工作表标签名可以激活它成为当前工作表，当前工作表的工作表标签名背景为白色。的工作表标签名背景为白色。9（3 3）单元格）单元格单元格是工作表中每行、列交叉处的小格。以行、列名作标识单元格是工作表中

10、每行、列交叉处的小格。以行、列名作标识名。名。当前被选取的单元格称活动单元格（又称单元格指针，用粗线当前被选取的单元格称活动单元格（又称单元格指针，用粗线框表示）。框表示）。ExcelExcel中只有活动单元格才能进行输入和编辑。中只有活动单元格才能进行输入和编辑。 102菜单栏菜单栏默认情况下包括个菜单，它们的主要功能如下：菜单栏默认情况下包括个菜单，它们的主要功能如下：（1 1）文件文件：主要包括工作簿的新建、打开、保存、打印等命令；：主要包括工作簿的新建、打开、保存、打印等命令；（2 2）编辑编辑：主要包括复制、粘贴、清除，查找，替换等常用编辑命令；：主要包括复制、粘贴、清除，查找，替换

11、等常用编辑命令；（3 3）视图视图：主要包括有关页面和屏幕显示以及工具栏设置等命令；：主要包括有关页面和屏幕显示以及工具栏设置等命令；（4 4）插入插入：主要包括单元格、图表、行、列、工作表等命令；：主要包括单元格、图表、行、列、工作表等命令；（5 5）格式格式：主要包括单元格、行、列、工作表显示格式设置命令；：主要包括单元格、行、列、工作表显示格式设置命令；（6 6）工具工具：主要包括一些实用的工具命令，如保护、拼写检查等；：主要包括一些实用的工具命令，如保护、拼写检查等；（7 7）数据数据：主要包括数据排序、筛选、分类汇总、合并计算等命令；：主要包括数据排序、筛选、分类汇总、合并计算等命令

12、；（8 8）窗口窗口：主要包括多窗口的排列显示和窗口切换命令；：主要包括多窗口的排列显示和窗口切换命令；（9 9）帮助帮助：主要包括系统帮助和帮助查询命令。：主要包括系统帮助和帮助查询命令。11工具栏工具栏由若干图形化的按钮组成，每个按钮对应一种常用命令，工具栏由若干图形化的按钮组成，每个按钮对应一种常用命令，单击图标按钮即可执行相应的命令。单击图标按钮即可执行相应的命令。ExcelExcel中总共预定义了个工具栏，缺省情况下屏幕上显示常中总共预定义了个工具栏，缺省情况下屏幕上显示常用工具栏和格式工具栏。用工具栏和格式工具栏。要知道工具栏的名称，只要把鼠标移到按钮上，片刻后即可自动要知道工具栏

13、的名称，只要把鼠标移到按钮上，片刻后即可自动显示其功能名称。显示其功能名称。常用工具栏主要是编辑时使用，如下图所示常用工具栏主要是编辑时使用，如下图所示 。12l格式工具栏主要是格式化时使用，如下图所示l用户可以根据自己需要选定哪些工具栏显示在窗口中，即可以添加或移去工具栏。其方法是：单击“视图”菜单的“工具栏”选项，出现“工具栏”下拉菜单。在“工具栏”子菜单中单击所需的工具栏即可，前面带对钩的表示选用的工具栏。l另外，用户也可以拖动工具栏或菜单栏前面的突出竖条来移动它们。 13l编辑栏l编辑栏的左部为名字框，显示活动单元格的名称。编辑栏的右部为编辑区，它可以编辑活动单元格的内容，这时，编辑区

14、中部会出现个按钮，如下图所示。各按钮含义如下：l（1）取消：放弃对活动单元格的编辑操作。l（2）输入确认：输入完毕后，确认并保存该单元格的内容。l（3）编辑公式：输入公式时可用此按钮。l编辑栏还有一个非常重要的作用就是：看一个单元格里面真正的内容就是选中它后看编辑栏里的内容。有时活动单元格显示的内容是公式计算的结果或是前一格显示不下的内容。输入输入取消取消插入函数插入函数14主要内容主要内容4.1 Excel20034.1 Excel2003入门入门4.2 4.2 工作表的建立工作表的建立4.3 4.3 编辑工作表编辑工作表4.4 4.4 设置工作表的格式设置工作表的格式4.5 4.5 使用公

15、式和函数使用公式和函数4.6 4.6 图表的使用图表的使用4.7 4.7 窗口管理窗口管理4.8 4.8 数据管理数据管理4.9 4.9 打印打印4.10 Excel20104.10 Excel2010简介简介4.114.11本章小结本章小结154.2 4.2 工作表的建立工作表的建立l一、工作簿的新建、打开和保存l工作簿是保存工作表数据的文件（扩展名为.xls）。工作表建立在工作簿之上，单元格存在于工作表中。因此，要进行电子表格的生成和处理，首先要创建和打开工作簿文件。具体操作和Word类似。l创建工作簿文件l启动Excel后，会自动创建一个新的工作簿文件，名为Book1，该工作簿中的第一张

16、工作表显示在屏幕上。若要创建另一工作簿可以在“文件”菜单中选“新建”命令（或用常用工具栏中对应按钮）。16l打开工作簿文件l选“文件”菜单，单击“打开”命令（或用常用工具栏中对应按钮），就会弹出“打开”对话框如下图所示：l在“查找范围”中选定相应的文件夹，单击要打开的工作簿文件，再单击“打开”按钮即可。 17l保存工作簿文件l单击工具栏中的“保存”按钮或“文件”菜单中的“保存”命令可以实现保存操作。l在“文件”菜单中还有一“另存为”选项。要把当前工作做一备份，或者不想改动当前的文件，要把所做的修改保存在另外的文件中，这时就要用到“另存为”选项了。打开“文件”菜单，单击“另存为”命令，弹出“另存

17、为”对话框如下图所示： 18l二、在单元格中输入数据输入数值l默认是右对齐。当数值长度超过单元格宽度时，在单元格中显示为科学计数法如2.4E+12。还显示不下时以一串“”表示，但编辑区中仍保持原来输入的内容。l输入日期和时间l日期输入时以左斜杠（）和连字符（）作为分隔符；时间以冒号（：）为分隔符。如输入小时制的时间，应加上AM或PM，如8:00 AM，字母和数字间须有一空格。在一单元格内可同时输入时期与时间，但中间要有一空格。l输入文字l默认左对齐；一个单元格最多可输入32000个字符。数字作字符时应在前加上单引号“”（英文状态下）。如：09870。l注：输入的时候要注意合理地利用自动填充功能

18、，先输入一个，然后把鼠标放到单元格右下角的方块（称填充柄）上，看鼠标变成一个黑色的十字时就按下左键向下拖动19主要内容主要内容4.1 Excel20034.1 Excel2003入门入门4.2 4.2 工作表的建立工作表的建立4.3 4.3 编辑工作表编辑工作表4.4 4.4 设置工作表的格式设置工作表的格式4.5 4.5 使用公式和函数使用公式和函数4.6 4.6 图表的使用图表的使用4.7 4.7 窗口管理窗口管理4.8 4.8 数据管理数据管理4.9 4.9 打印打印4.10 Excel20104.10 Excel2010简介简介4.11 4.11 本章小结本章小结204.3 4.3 编

19、辑工作表编辑工作表l一、选定操作区域l1选定单个单元格：单击该单元格即可。l2选定连续多个单元格（即一个区域）l用左上角单元格和右下角单元格名称来表示，中间用冒号（：）分割，如A1:C4表示由A1作为左上角，C4作为右下角的个单元格。选取方法是：l方法一：先选取该区域左上角单元格，再按住鼠标往右下角拖动，直至该区域右下角单元格，最后放开鼠标。被选取的区域，以反向显示（黑底白字），但活动单元格仍为白底色。l方法二：先选取区域左上角单元格，然后按下Shift键不要放开，再选中右下角单元格，最后放开Shift键。21l3选定不连续多个单元格首先选取一个区域，再按下Ctrl键不放，继续选取其他区域。l

20、4选定整行整列单击行标列标即可。多行多列的选择和上面相同，但记住是在行标列标上操作。l5选定整个表格l单击工作表左上角的“全选框”。 4.3 编辑工作表编辑工作表22l二、修改、插入和删除操作l修改数据l选定要修改的单元格，然后重新输入新的数据即可。若数据较长且只需改一部分内容，可先进入编辑状态（先选定单元格，再单击编辑栏、或双击单元格），然后移动光标进行修改，完成后确认输入。l插入l（1）插入行（列）l当前行（列）的上（左）面插入。插入多行（列）只要选多行（列）。l方法一：单击行（列）中任一单元格、选择“插入”菜单中的“行”（“列”）。l方法二：右键单击左边的行标选中一行，然后从打开的菜单中

21、选择“插入”命令。l（2）插入单元格l选中一个或多个单元格，选择“插入”菜单l的单元格命令（或右键单击单元格，从打l开的菜单中选择“插入”命令），打开“插l入”对话框，如右图所示。23l删除l（1）删除行、列或单元格l选中要删除的行、列或单元格，再选择“编l辑”菜单（或右击出现的快捷菜单）中的l“删除”命令，即可删除行和列，对于单元l格会出现“删除”对话框，如右图所示。l（2）清除l清除只是抹去单元格或区域的内容，而单元格本身没被挖空，这是和删除不同的地方。l操作方法是：选中要清除的单元格或区域，再选择“编辑”菜单的“清除”子菜单中的四个命令（全部、格式、内容、批注）中一个即可。若只是清除内容

22、也可按Delete键或单击右键在快捷菜单中选清除。24l三、移动、复制和填充操作l数据的移动l选中要移动的单元格，把鼠标移动到选区的边框上，鼠标变成左上箭头的形状，按下左键拖动，会看到一个虚框，这就表示我们移动的单元格到达的位置，在合适的位置松开左键，单元格就移动过来了。l如果单元格要移动的距离比较长，超过了一屏，这样拖动起来就很不方便了，这时我们可以使用剪切的功能：选中要移动的部分，单击工具栏上的“剪切”按钮，剪切的部分就被虚线包围了，选中要移动到的目标单元格，单击工具栏上的“粘贴”按钮，单元格的内容就移动过来了。25l数据的复制l复制单元格的方法：选中要复制内容的单元格，单击工具栏上的“复

23、制”按钮，然后选中要复制到的目标单元格，单击工具栏上的“粘贴”按钮就可以了。lOffice 2003为我们提供了一个多次剪贴板，可以进行24次剪贴操作：在“编辑”菜单中选择“Office 剪贴板”命令，把剪贴板浮动工具栏显示在界面中。如右图所示。l按住Ctrl键，然后拖动选区边框到新位置，再先放Ctrl键后放鼠标的方法来实现复制。 26l数据的填充l填充指的是将数据复制到相邻的单元格中。操作方法是：先输入一个，然后把鼠标放到单元格右下角的方块（称填充柄）上，看鼠标变成一个黑色的十字时就按下左键向下拖动，到一定的数目就可以了。参见下图。 27l4利用填充实现自动产生序列l利用填充可以实现数值序列

24、、等差序列、日期序列等。操作方法如下：l在第一个单元格输入一个初始值（例如“星期一”，选中该单元格，将鼠标移动到其右下角的填充柄，鼠标变为黑“十”。l单击鼠标右键并拖动至所需位置，弹出一菜单。l根据需要选择不同命令，以产生序列。在此选择“以序列方式填充”命令。 28l四、查找和替换操作l查找和替换操作和Word类似，但Excel中的功能要简单一点，如不能带格式操作。l查找l打开“编辑”菜单，单击“查找”项，打开“查找”对话框，在文本框中输入内容人，点开“选项”按钮，在下面的下拉列表框中选择“值”一项，单击“查找下一个”按钮，就可以一个一个地找到使用这些字符的位置了。如下图所示。29l替换l打开

25、“编辑”菜单，单击“替换”命令，打开“替换”对话框，在“查找内容”文本框中输入要被替换的内容，在下一行文本框中输入“替换值” ，然后单击“查找下一个”按钮，Excel就会自动找到第一个，如果需要替换，就单击“替换”按钮。如果直接单击“全部替换”按钮，就可以把这里全部符合条件的字符替换掉了。如下图所示。30l五、对整个工作表的操作工作簿管理l在Excel工作中，根据实际需要有时工作簿默认打开的工作表不够用要自己添加工作表，有时要删除、改名、复制、移动工作簿中的工作表等。l选择工作表l选择一个工作表只要用鼠标单击要选的工作表标签名。l选择多个工作表要先按住Ctrl，再用鼠标不断去单击要选的工作表标

26、签名。l选多个连在一起的工作表也可以先选中第一个工作表，再按住Shift键，单击最后一个工作表标签名。 31l工作表的改名l双击工作表的标签名，被选中的工作表名背景成黑色，再输入新的工作表名即可。l右键单击要更改名称的工作表标签，在弹出的菜单中选择“重命名”命令，然后在标签处输入新的工作表名。l选中要重命名的工作表，打开“格式”菜单的“工作表”子菜单，选择“重命名”命令。32l移动工作表l在要移动的表的标签上按下鼠标左键，然后拖动鼠标，在我们拖动鼠标的同时可以看到鼠标的箭头上多了一个文档的标记，同时在标签栏中有一个黑色的三角指示着工作表拖到的位置，在想要到达的位置松开鼠标左键，我们就把工作表的

27、位置改变了。 l右键单击要移动的工作表标签（或选“编辑”菜单），在弹出的菜单中选择“移动或复制工作表”命令，然后在弹出的对话框中选择插入移动工作表的位置。不要选中左下角的“建立副本”。33l复制工作表l复制工作表和移动工作表是相类似，用鼠标拖动要复制的工作表的标签，同时按下Ctrl键，此时，鼠标上的文档标记会增加一个小的加号，现在拖动鼠标到要增加新工作表的地方，我们就把选中的工作表制作了一个副本。l右键单击要复制的工作表标签（或选“编辑”菜单），在弹出的菜单中选择“移动或复制工作表”命令，然后在弹出的对话框中选择插入复制工作表的位置。要选中左下角的“建立副本”。34l添加工作表l称插入工作表或

28、新建工作表，我们可以直接打开“插入”菜单，选择“工作表”命令，就可以在当前编辑的工作表前面插入一个新的工作表，而且会自动把新建的工作表设置为当前工作表。l删除工作表l选中要删除的工作表，打开编辑菜单，选择“删除工作表”项，我们就可以把当前编辑的工作表删除了。35主要内容主要内容4.1 Excel20034.1 Excel2003入门入门4.2 4.2 工作表的建立工作表的建立4.3 4.3 编辑工作表编辑工作表4.4 4.4 设置工作表的格式设置工作表的格式4.5 4.5 使用公式和函数使用公式和函数4.6 4.6 图表的使用图表的使用4.7 4.7 窗口管理窗口管理4.8 4.8 数据管理数

29、据管理4.9 4.9 打印打印4.10 Excel20104.10 Excel2010简介简介4.11 4.11 本章小结本章小结364.4 4.4 设置工作表的格式设置工作表的格式l一、设置字体、字形、字号和颜色l设置字体、字形、字号、颜色的方法是：单击格式工具栏中相应按钮或用下面方法：l（）选定要设置的单元格或区域。l（）选择“格式”菜单中的“单元格”命令，弹出“单元格格式”对话框。l（）单击该对话框中“字体”选项卡，在此卡片中选择你需要的字体、字形、字号和颜色等，最后按“确定”按钮。如右图所示。37l二、设置数字显示格式l单击格式工具相应按钮或选择“单元格格式”对话框中的“数字”选项卡进

30、行设置，如右图所示。l内容包括：设置货币格式、设置日期格式、设置时间格式、设置分数格式、设置数值格式和自定义格式等。38l三、设置对齐方式l在“单元格格式”对话框中，“对齐”选项卡用于控制单元格数据对齐方式l（）对齐方式可分为水平对齐和垂直对齐。水平对齐方式有：常规、左（缩进）、居中、靠右、填充、两端对齐、跨列对齐、分散对齐等。垂直对齐方式可分为：靠上、靠下、居中、分散对齐等。l（）“合并单元格”用于实现多个单元格的合并l（）旋转单元格数据l利用“对齐”选项卡中右部的“方向”控制选项，可以实现单元格数据在-90至90O之间任意角度旋转显示。39l四、设置条件格式l所谓条件格式，是指单元格中的数

31、据满足了某一指定条件后，才使用某个指定的显示格式。设置条件格式的方法是：首先选定要设置条件格式的单元格区域，然后选择主菜单“格式”中的“条件格式”命令，此时，出现“条件格式”对话框。l你可在“条件”几个选择框中输入测试条件，按“格式”按钮进行格式化。若要输多个条件则按“添加”按钮再输，最多可输三个条件。40l五、设置边框和图案l边框l选择要加边框的区域；l选择“格式”菜单中的“单元格”，在弹出的“单元格格式”对话框中选择“边框”选项卡；l在该选项卡的右部“线条”栏中，选择边框的线条样式和颜色；l在该选项卡的左部“预置”栏选边框形式：无、外框或内部。41l图案l设置图案的方法和上面类同，如下图所

32、示。42l六、改变行高、列宽l改变行高l方法一：移动鼠标到要调整行高的该行的行号底边框线处，此时鼠标指针变成带上下箭头的十字形状，然后拖动鼠标到合适的高度为止。l方法二：适用于精确改变。选定行后，选择“格式”菜单中的“行”子菜单中的“行高”，再输入新的行高值，然后按“确定”按钮。l改变列宽l和改变行高完全类似。注意，单元格的高度和宽度，只能整行和整列地改变。 43l七、保护工作表、工作簿l有时我们自己制作的表格不希望别人进行修改，这时我们就要对工作表进行保护。保护后，只有知道密码的人才能解除保护，修改数据。l单元格的锁定与隐藏l默认情况下整张表格是加了锁定的，但没隐藏。所以要对某指定区域加锁定

33、应该先选中整张表撤消原有的锁定，然后再选中要加锁定的区域加上锁定。方法是打开“单元格格式”对话框选保护选项卡进行设置。隐藏操作则只要选中要操作的区域，再选隐藏选项即可。l注意：无论是“锁定”或是“隐藏”，最后一步必须是通过“保护工作表”命令来实现，否则锁定和隐藏不起作用。44l保护工作表l选择要保护的工作表。l选择“工具”菜单中“保护”，屏幕上弹出“保护”子菜单。选择“保护工作表”选项，出现“保护工作表” 。l如要设置口令，则在“密码”框中输入，接着在弹出的“确认口令”对话框中把刚才的口令重新输入一遍。l若要修改，就打开“工具”菜单的“保护”子菜单，单击“撤消工作表保护”命令，会弹出“撤消工作

34、表保护”对话框，输入密码，单击“确定”按钮就可以继续修改工作表了。l这是对工作表的保护，还可以设置工作簿的保护，设置方法同工作表的保护基本相同，只是要选择“工具”菜单下“保护”子菜单中的“保护工作簿”命令。 45l八、单元格格式的复制和删除l选中要复制格式的单元格，单击工具栏上的“格式刷”按钮，然后在要复制到的单元格上单击，鼠标变成时，就可以把格式复制过来了。l选中要删除格式的单元格，打开“编辑”菜单，单击“清除”项，选择子菜单中的“格式”命令，单击选中的单元格就变成了默认的样子了。 46l九、自动套用格式l为了节省时间，我们可以利用Excel预定义的格式，方法是：l首先选定表格中任意一个单元

35、格，然后选择“格式”菜单中的“自动套用格式”菜单项，在“自动套用格式”对话框中，选择自己喜爱的样式即可。 47l十、单元格的批注操作l批注相当于注释，可以为单元格添加注释，有助于他人理解和使用表格。还可以对表格中的数据作出评论。l打开我们建立的表格，选中这个单元格，打开“插入”菜单，单击“批注”命令，出现一个类似文本框的输入框，在这里输入提示的信息，然后单击工作表中的任意位置，在这个单元格中就出现了一个红色的箭头，把鼠标移动到这个单元格上，刚才我们看到的那个批注的提示框就出现了。l插入的批注也可以修改：在单元格中单击右键，从弹出的菜单中选择“编辑批注”命令，批注的输入框出现了，这样就可以对批注

36、进行修改了；删除批注也很简单：在单元格中单击右键，单击菜单中的“删除批注”命令就可以了。一般来说批注都是显示提示性的信息。 48主要内容主要内容4.1 Excel20034.1 Excel2003入门入门4.2 4.2 工作表的建立工作表的建立4.3 4.3 编辑工作表编辑工作表4.4 4.4 设置工作表的格式设置工作表的格式4.5 4.5 使用公式和函数使用公式和函数4.6 4.6 图表的使用图表的使用4.7 4.7 窗口管理窗口管理4.8 4.8 数据管理数据管理4.9 4.9 打印打印4.10 Excel20104.10 Excel2010简介简介4.11 4.11 本章小结本章小结49

37、4.5 4.5 使用公式和函数使用公式和函数 Excel提供了大量的函数和丰富的功能来创建复杂的公式。一、公式公式 公式是在单元格中对数据进行计算和分析的表达式，它由数字、运算符、单元格引用和函数构成。输入公式要以等号“”开头，输完确认后，单元格中显示计算结果，但真正存储的是公式（可在编辑区中看到输入时的公式）。50运算符 运算符用于对操作数进行运算。Excel中包括算术运算符、比较运算符和文本运算符等。它们的优先级如下表所示。（1）算术运算符 包括加（）、减（）、乘（*）、除（）、百分比（%）、乘幂（）等。如公式“=23/2*4”，结果为16。（2）比较运算符 用于比较两个数值并产生逻辑值T

38、RUE（真）或FALSE（假）。包括等于（）、小于（)、小于或等于（=)、不等于()等。 （3）文本（字符）运算符 文本运算符“&”可将一个或多个文本（字符）连接为一个组合文本。如在单元格中输入：=“浙江”&“海洋学院”，结果为“浙江海洋学院”。51运算符号优先级( )：，空格%* /+ -&= = 400的高工，则应在“职称”框中输入“高工”，再在“基本工资”框中输入“400”。单击“上一条”和“下一条”可以显示所有符合条件的记录。查找完毕，单击“关闭”按钮。 80二、排序l在查阅数据的时候，我们经常会希望表中的数据可以按一定的顺序排列，以方便查看。排序是按关键字（一般是字段名）排的，关键字

39、可以有多个。先排的叫主关键字，后排的叫次关键字、第三关键字，最多三个关键字。确定了关键字后还要注意按关键字排的方向，有两种：一种叫升序，即从小到大、递增；另一种叫降序，即从大到小、递减。如：“按照总分由大到小进行排序，如果总分相同，则按照语文成绩由大到小排列”中，“总分”是主关键字，“语文成绩”是次关键字。811简单排序l只有一个关键字的排序。如下图所示，要对学生成绩数据清单按“总分”由高到底排序，方法如下：l（1）选中“总分”列有数据的单元格中的任一格。（或选中整个数据清单，但绝不能选某一列，这样会只对一列排而不是整个清单）。l（2）单击常用工具栏中的降序按钮。822复杂排序l另一种排序功能

40、是通过菜单实现的，可满足更复杂（两个或三个关键字）的排序要求。例如：按照“总分”由大到小进行排序，如果“总分”相同，则按照“语文”成绩由大到小排列。方法是：先单击数据清单中任意一个单元格，然后选择“数据”菜单中的“排序”命令，弹出“排序”对话框，如右上图所示。（1）选择排序关键字和排序方向。（2）单击“选项”按钮，可弹出“排序选项”对话框（如右下图所示）。在此，可以选择排序方向和排序方法，默认排序方向是“按列排序”，排序方法是“字母排序”。 83三、筛选lExcel中提供了“筛选”功能，用以方便地选出符合条件的数据行，而筛选掉（即隐藏）不满足条件的行。有两种筛选：自动筛选和高级筛选。1自动筛选

41、l操作方法是：首先单击工作表中任一单元格（必须有数据），然后选择“数据”菜单中的“筛选”中的“自动筛选”命令，于是表中所有字段名变为下拉式列表（单击字段名右边小三角即可显示列表）。l注意：如果事先选定的不是一个单元格而是一个区域，则仅所选区域对应的列变为下拉列表。84l筛选就是通过对下拉列表操作来实现的，下面我们举例说明。例如，我们要想在学生表中筛选出全部语文成绩不及格的男生的记录，操作步骤如下：如下图所示。85l单击表中有数据的任一单元格。l选“数据”菜单的“筛选”子菜单中的“自动筛选”命令。l单击“性别”字段名右边的三角，打开下拉列表，选中其中的“男”。l单击“语文”字段名右边的三角，打开

42、下拉列表，选中其中的“自定义”，出现“自定义自动筛选方式”对话框，如下图所示。在对话框中左边选“小于”，右边输入“60”。86l最后，按“确定”按钮。于是，筛选出所有满足条件的记录。如下图所示。 l如要取消某个字段的条件，只需选下拉列表中的“全部”项即可。如要取消所有的筛选条件，则要再次选“数据”菜单中的“筛选”子菜单中的“自动筛选”命令（即取消该项前面的对钩）。872高级筛选l有时候有这种应用，如：将至少有一门课程成绩不及格的人删除。这时用自动筛选就很麻烦，要做多次。因为自动筛选一般只用在“与”的条件，而如此例的“或”的条件一般要用“高级筛选”。下面我们举例说明“高级筛选”的操作方法。现在我

43、们要筛选出至少有一门课程成绩不及格的人来。操作步骤如下：88l建立条件区域。将和条件有关的字段名“语文”、“数学”和“英语”复制到表格空白处。并在字段名下面输入条件“60”（注：一定要阶梯形）。此例中的区域H1:J4为条件区域。如下图所示。89l选中整个数据列表，再选择“数据”菜单中的“筛选”子菜单中的“高级筛选”命令，出现“高级筛选”对话框，如下图所示。l单击条件区域右边的编辑框空白处，让光标在里面；然后拖动鼠标选中条件区域，最后放开鼠标，条件区域的名字就出现在编辑框中了。90l单击“确定”按钮。筛选结果如下图所示。l删除条件区域：。l如要取消高级筛选，可以选择“数据”菜单中的“筛选”子菜单

44、中的“全部显示”命令即可。91四、分类汇总l分类汇总是Excel提供的方便用户对数据分门别类地进行汇总的功能。分类汇总时要注意：一是数据必须先排好序（按分类字段）；二是要知道按什么分类（称分类字段）、对什么汇总（称汇总项）、怎样汇总（称汇总方式）。921创建分类汇总l对需要进行分类汇总的分类字段排序。l选择数据列表中任一单元格，再选择“数据”菜单中的“分类汇总”命令，弹出“分类汇总”对话框，如下图所示。93l在“分类汇总”对话框中，填入“分类字段”、“汇总方式”、“汇总项”。l单击“确定”按钮，结果如下图所示。 942撤销分类汇总l如在进行分类汇总后，立即想撤消，可以单击常用工具栏中的“撤销”

45、按钮。还可以选择“数据”菜单的“分类汇总”命令，在弹出的对话框中单击“全部删除”按钮，即可撤销分类汇总的结果，恢复原先的表格。3数据的分级显示l分类汇总后的工作表，其行号左边有几个标有“”号和“”、“”、“”的小按钮，利用这几个按钮可以实现数据的分级显示。l此外，利用“数据”菜单的“组及分级显示”子菜单中的各条命令也可建立和撤消分级显示。 95五、数据透视表l数据透视表是一种强有力的数据分析工具，可以将排序、筛选和分类汇总项操作结合在一起，让用户非常简单而且有效地重新组织和统计数据。1创建数据透视表l创建数据透视表之前，要去掉所有的筛选和分类汇总结果。例如，我们来看下面这个表，在这个表中存储了

46、国内部分地区从1995年到1997年的国内生产总值。如下图所示。96l现在我们想把这里每个地区三年的国内生产总值的和求出，这里我们使用数据透视表来做：l打开“数据”菜单，单击“数据透视表和图表报告”命令，打开“数据透视表和数据透视图向导”对话框。l第一步是选择数据来源，我们选择“Microsoft Excel数据清单或数据库”，选择要创建的报表类型为“数据透视表”，单击“下一步”按钮。l这一步中我们要选择透视表的数据来源的区域，单击“下一步”按钮。l这一步要我们选择透视表放置的位置，选择“新建工作表”项，单击“完成”按钮，现在就出现了我们建立的数据透视表。如下图所示。97l在工作表的透视表的各

47、个部分都有提示，同时界面中出现了一个“数据透视表”工具栏，里面列出了所有我们可以使用的字段。l双击“计数项：国内生产总值”，打开“数据透视表字段”对话框，在“汇总方式”列表框中选择“求和”，单击“确定”按钮，现在显示出来的就是正确的数据了。如下图所示。982修改数据透视表l修改数据透视表有两种方法，第一种是在数据透视图中直接将字段拖到新的位置，就可以改变数据统计的方式；第二种方法是首先单击数据透视表中的任一单元格，然后选择“数据”菜单的“数据透视表”命令，出现“数据透视表向导步骤之”对话框。在该对话框中可以重新设置数据透视表的布局，将相应的字段拖放到适当的区域中，修改完毕后，单击“完成”按钮即

48、可。l注：其他数据透视表的编辑修改，如增加或删除字段、单元格数据的格式化、更改统计函数等，可以根据需要自己选择。3删除数据透视表l如果数据透视表建立在单独的工作表上，可以通过删除该工作表来删除透视表。如果数据透视表不建在单独的工作表上，则单击“数据透视表”工具栏上“数据透视表”下拉式菜单条；再选择“选定”子菜单中的“整张表格”；然后选择主菜单“编辑”中的“清除”子菜单中的“全部”命令，于是该透视表被删除。99主要内容主要内容4.1 Excel20034.1 Excel2003入门入门4.2 4.2 工作表的建立工作表的建立4.3 4.3 编辑工作表编辑工作表4.4 4.4 设置工作表的格式设置

49、工作表的格式4.5 4.5 使用公式和函数使用公式和函数4.6 4.6 图表的使用图表的使用4.7 4.7 窗口管理窗口管理4.8 4.8 数据管理数据管理4.9 4.9 打印打印4.10 Excel20104.10 Excel2010简介简介4.11 4.11 本章小结本章小结1004.9 4.9 打印打印 电子报表设计好以后，常常需要打印出来。这一节我们来介绍如何设置打印格式，打印格式包括页面、页边距、页眉、页脚和标题等。一、打印预览 一般我们在打印工作表之前都会先预览一下，这样可以防止打印出来的工作表不符合要求，单击工具栏上的“打印预览”按钮，就可以切换到“打印预览”窗口中了。它的作用就

50、是看一下打印出来的效果，现在看到的是整个页面的效果，单击“缩放”按钮，可以把显示的图形放大，看得清楚一些，再单击，又可以返回整个页面的视图形式。单击“打印”按钮可以将工作表打印出来，而单击“关闭”按钮则可以回到编辑状态。101二、页面设置 单击“文件”菜单的“页面设置”命令或打印预览窗口中的“设置”按钮，可以打开“页面设置”对话框。在此完成页面设置操作。如右图所示。1021页面 该选项卡用于设置纸张的打印方向、缩放比例、纸张大小、打印质量和起始页号。 设置完后可以单击“打印预览”按钮显示效果；单击“选项”按钮设置打印机参数；单击“打印”按钮则显示打印对话框。2页边距如右图所示。该选项卡用于设置

51、页边距和页眉、页脚的边界，以及报表的打印位置，并可设置工作表的打印参数。 1033页眉和页脚 每张报表的页眉和页脚都可以有左、中、右3段叙述性文字。其中页眉项的下拉列表中提供了一些内部页眉，可以直接使用。用户也可自定义页眉和页脚，方法是单击“自定义页眉”或“自定义页脚”按钮，如下图所示。1044工作表l“打印区域”框用来指定要打印的区域。可以直接在框中输入区域也可单击右边的红箭头按钮去选择。l“顶端标题行”和“左端标题列”栏用于设置标题行和标题列。标题行中的文字打印在页的顶部，标题列文字打印在页的左部。设置方法和“打印区域”一样。l“打印”栏用于指定一些打印选项，“打印”顺序可以指定打印顺序。

52、 105三、设置打印区域l在处理数据时经常会用到一些辅助的单元格，我们把这些单元格作为一个转接点，但是又不好删除，此时可以设置一个打印区域，只打印对我们有用的那一部分数据：选择要打印的部分，打开“文件”菜单，单击“打印区域”项，从子菜单中选择“设置打印区域”命令，在打印时就只打印这些单元格，单击“打印预览”按钮，可以看到打印内容只是选定的区域（如右图所示）。l单击“关闭”按钮回到普通视图，选择“文件”菜单“打印区域”子菜单中的“取消打印区域”命令就可以将设置的打印区域取消了。106四、设置打印选项 打开“文件”菜单，单击“打印”命令，就可以打开“打印”对话框了（如下图所示），在这里我们可以设置

53、一次打印几份工作表。在对话框中的“份数”栏的“打印份数”输入框中输入“3”，单击“确定”按钮，就可以一次打印三份工作表了。我们还可以设置其它的一些选项，比如，可以设置打印开始和结束的页码，在“范围”一栏中选择“页”项，然后在后面填上开始和结束的页码就可以了；再就是可以设置打印时是打印选定的工作表还是整个工作簿或者是选定的区域。107主要内容主要内容4.1 Excel20034.1 Excel2003入门入门4.2 4.2 工作表的建立工作表的建立4.3 4.3 编辑工作表编辑工作表4.4 4.4 设置工作表的格式设置工作表的格式4.5 4.5 使用公式和函数使用公式和函数4.6 4.6 图表的

54、使用图表的使用4.7 4.7 窗口管理窗口管理4.8 4.8 数据管理数据管理4.9 4.9 打印打印4.10 Excel20104.10 Excel2010简介简介4.11 4.11 本章小结本章小结1084.10 Excel20104.10 Excel2010简介简介 Excel2010不但在界面上有较大的改变，而且在功能上也有较大提升，具体体现在界面、函数与公式、图表、透视表及一些新增加的功能上。 一、界面 Exce2010采用银色的默认界面，与Excel2003相比取消了菜单和常用、格式工具栏，而采用“文件”和“开始、插入、页面部局、公式、数据、审阅、视图、开发工具、加载项”九个主选项

55、卡，点每个主选项卡后会展开若干个工具按钮组。在Excel2010窗口上方看起来像菜单的名称其实是主选项卡的名称，当单击这些名称时并不会打开菜单，而是切换到与之相对应的功能区。每个功能区根据功能的不同又分为若干个组 。109二、函数与公式使用更加方便 带“.”函数除一两个是Excel2007新增的外，其余都是Excel2010新增函数，此外，有些函数名称虽然没有改变，但已经是重新优化或改写过的了。使用Excel2010写公式也方便多了：过去常常因为记不住过长的函数字母而犯愁，现在使用Excel2010可以在写公式过程中只要输入一两个字母，便会给出整个函数名称的提示。 110三、新增功能简介 1迷

56、你图在一个单元格中创建数据图表 迷你图是 Excel 2010 中的新功能，可使用它在一个单元格中创建小型图表来快速发现数据变化趋势。是一种突出显示重要数据趋势（如季节性升高或下降）的快速简便的方法，可节省大量时间。 2切片器快速定位正确的数据点 切片器是 Excel 2010 中的新增功能，它提供了一种可视性极强的筛选方法以筛选数据透视表中的数据。一旦插入切片器，您即可使用多个按钮对数据进行快速分段和筛选，以仅显示所需数据。 3条件格式增加了一些功能 通过使用数据条、色阶或图标集，条件格式设置可以轻松地突出显示有趣的单元格或单元格范围、强调特殊值和可视化数据。 4其他功能111主要内容主要内

57、容4.1 Excel20034.1 Excel2003入门入门4.2 4.2 工作表的建立工作表的建立4.3 4.3 编辑工作表编辑工作表4.4 4.4 设置工作表的格式设置工作表的格式4.5 4.5 使用公式和函数使用公式和函数4.6 4.6 图表的使用图表的使用4.7 4.7 窗口管理窗口管理4.8 4.8 数据管理数据管理4.9 4.9 打印打印4.10 Excel20104.10 Excel2010简介简介4.11 4.11 本章小结本章小结1124.11 4.11 本章小结本章小结l本章全面讲述了表处理软件本章全面讲述了表处理软件Excel的基本功能和操作。的基本功能和操作。l首先，介绍了电子表格的概念和首先，介绍了电子表格的概念和Excel的工作环境。的工作环境。l接下来，介绍工作表的建立、编辑和格式化。接下来，介绍工作表的建立、编辑和格式化。l之后，分别讲述了公式和函数的使用方法以及图表之后，分别讲述了公式和函数的使用方法以及图表的使用。的使用。l再后来着重介绍了数据管理操作中的排序、筛选和再后来着重介绍了数据管理操作中的排序、筛选和分类汇总操作。分类汇总操作。 l最后介绍了最后介绍了Excel2010的界面和增加的主要功能。的界面和增加的主要功能。113