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1、第五章 word高级篇 -编排长文档论文8/15/202415.1 案例分析5.1.1 案例的提出在实际的工作和学习中，经常遇到制作会议报告、调查或结项报告以及毕业论文等情况，这些文档内容篇幅较长，章节层次较多，注重样式的统一，大都具有目录，能够进行文档快速编排。本章以一个毕业论文的排版为例，介绍Word中长文档的排版方法和技巧，其中包括应用样式、自动生成目录、如何自动生成目录，如何添加批注，以及如何设置不同章节的页眉和页脚，制作模板等内容。 8/15/202425.1.2 案例的解决思路在论文内容输入完后，进入到排版过程，论文排版主要包括：1页面设置，设置论文纸张大小、页边距和版式信息（如：
2、奇偶页不同）。2使用样式，将定义好的各级样式分别应用到论文的各级标题和正文中。3设置页眉页脚，分别设置不同章节的页眉、页脚内容。4为毕业论文添加目录。5根据需要插入合适的批注和尾注等。6文档的预览和打印。8/15/202435.2 实现方法5.2.1 插入分节符论文格式要求封面不要页眉页脚，前言目录和正文部分要设置不同的页眉和页脚，如目录部分的页码编号为“I、II、III.”，而正文部分的页码编号为“- 1 - 、- 2 - 、 - 3 -.”。如果直接设置页眉页脚，则所有页的页眉页脚都是一样的。那么如何为不同的部分设置不同的页眉和页脚呢？解决这一问题的关键就是使用“分节符”。8/15/202
3、441分节分节节是文档的基本单位，分节符是为表示“节”结束而插入的标记。在Word中一个文档可以分为多个节，根据需要每节都可以设置各自的格式，而不影响其他节的文档格式设置。在Word中可以通过设置分节符以节为单位设置页眉页脚、段落编号或页码等内容。按上述论文格式要求，论文的封面、扉页为一个节，目录、摘要为一个节，正文部分以及到附录为一个节，全文共需分3节。8/15/20245插入分节符的操作步骤是：1）将插入点移到需要分节的开始位置。2）执行“插入”“分隔符”菜单命令，打开“分隔符”对话框。3）在该对话框中的“分节符类型”选项里选“下一页”，并单击“确定”按钮，如图5-2所示。8/15/202
4、46 图5-2 “分隔符”对话框（1） 图5-3 “分隔符”对话框（2）8/15/20247注意：注意：“下一页”表示在插入分节符处进行分页，下一节从下一页开始。“连续”表示在插入点的位置插入分节符。“偶数页”表示从偶数页开始建新节。“奇数页”表示从奇数页开始建新节。8/15/202482分页分页Word具有自动分页的功能，当输入的文本或插入的图形满一页时，Word会自动分页。有时为了将文档的某一部分内容单独形成一页，可以插入分页符进行人工分页。如本例中文摘要和英文摘要需要单独设置一页，可在中文摘要内容后插入一个“分页符”，以保证中文摘要和英文摘要在同一节不同页中。8/15/20249插入分页
5、符的操作步骤是：1）将插入点移到新的一页的开始位置。2）按组合键“Ctrl+回车”，也可以执行插入”“分隔符”菜单命令，打开“分隔符”对话框。3）在“分隔符”对话框中选择“分页符”选项，并单击“确定”按钮，如图5-3所示。本操作已经将整篇论文分为3节，下面就可以对封面、目录和正文部分进行不同的页面格式设置。8/15/2024105.2.2 设置页眉页脚Word默认的纸张大小为A4，页边距为上、下边距为2.54厘米，左、右边距为3.17厘米，而毕业论文的格式要求是：上、左边距为2.5厘米，下、右边距为2厘米，装订线位置为“左”。页面设置可按上章介绍的操作进行 8/15/202411设置第设置第1
6、节页眉页脚节页眉页脚本节有两页，分别是封面和扉页，封面不需要页眉页脚，扉页需要页眉不要页脚。操作步骤如下：1）将插入点置于本节中，执行“文件”“页面设置”菜单命令，打开“页面设置”对话框，如图5-4所示，在“版式”选项卡中选择的“首页不同”复选框，并确认“应用于”为“本节”。确定后关闭本对话框。2）执行“视图”“页眉和页脚”菜单命令，进入页眉页脚编辑状态。在“页眉和页脚”工具栏中，单击“显示前一项”或“显示下一项”按钮，如图5-5所示，移到扉页的“页眉”处，输入页眉内容，如“济源职业技术学院信息工程系毕业论文”。点击工具栏的“关闭”按钮。这样第1节的页眉就设置好了。整体效果如图5-6所示 8/
7、15/202412图5-4 “页面设置”对话框8/15/202413图5-5 “页眉和页脚”工具栏 8/15/202414设置第设置第2节页眉页脚节页眉页脚本节包括目录和摘要，有多页，页眉内容与第1节不同，页脚为“I、II、III.”。操作步骤如下：1）将插入点置于本节中，执行“视图”“页眉和页脚”菜单命令，进入页眉页脚编辑状态。由于第1节已经设置了页眉，第2节默认与上一节相同，即与第1节的页眉相同，现在要取消“与上一节相同”，即断开第2节与第1节页眉的链接。如图5-7所示，单击“页眉和页脚”工具栏中的“链接到前一个”按钮，取消“与上一节相同”，输入第2节的页眉内容，如“在线视频点播系统”。
8、8/15/202415图5-7 “页眉和页脚”工具栏8/15/2024162）单击“页眉和页脚”工具栏中的“在页眉和页脚间切换”按钮，如图5-7所示，将光标定位于页脚处，单击工具栏中的“设置页码格式”按钮，如图5-7所示，打开“页码格式”窗口，如图5-8所示，选择需要的数字格式，在“页码编排”项中选择“起始页码”从“I”开始，确定。单击“页眉和页脚”工具栏中的“插入页码”按钮，并设置文字“居中”。8/15/202417图5-8 “页码格式”对话框18/15/202418至此，第2节的页眉和页脚已经设置完毕。这时可以看到第3节的页眉和页脚默认与第2节相同，页脚内容是顺延的。对第3节页眉和页脚的设
9、置就是取消与第2节的一致，再分别设置其页眉和页脚的内容。 8/15/202419设置第设置第3节页眉页脚节页眉页脚1）将插入点置于本节中，执行“视图”“页眉和页脚”菜单命令，进入页眉编辑状态。第3节页眉默认与第2节相同，取消“与上一节相同”。如图5-7所示：单击“页眉和页脚”工具栏中的“链接到前一个”按钮，取消“与上一节相同”，输入第3节的页眉内容，如“济源职业技术学院毕业论文-在线视频点播系统”。2）单击“页眉和页脚”工具栏中的“在页眉和页脚间切换”按钮，将光标定位于页脚处，此时，第3节页脚默认与第2节相同，用上述方法取消“与上一节相同”，单击工具栏中的“设置页码格式”按钮，打开“页码格式”
10、窗口，如图5-9所示，选择需要的数字格式，在“页码编排”项中选择“起始页码”从“1”开始，确定。单击“页眉和页脚”工具栏中的“插入页码”按钮，并设置文字“居中”。8/15/2024205.2.3 使用样式长文档内容篇幅长，格式多，如果沿用前面的方法按部就班地排版，既费时又费力，如何解决这类问题呢？这就需要用到Word中的“样式”。8/15/2024211了解样式了解样式样式是字体、字号和缩进等格式设置特性的组合，常用在文档重复使用的固定格式中。Word 2003提供了多种标准的样式，并将样式和格式列表移动到任务窗格中，编辑文档时每次设置的新样式，都会在Word 2003的任务窗格显示出来，这样
11、就可以方便地使用自定义的样式。当修改一个样式的同时，文档中应用此样式的部分也会随之改变。8/15/202422使用内置样式使用内置样式Word内置样式有很多，本例中的标题1、标题2、标题3样式即是Word本身提供的。当该样式不符合要求时，就要对内置样式进行修改。具体要求如表5-1：表5-1 三级样式格式表8/15/202423操作步骤如下：1）执行“格式”“样式和格式”菜单命令，打开“样式和格式”任务窗格，在该任务窗格的“请选择要应用的格式”框中，单击“标题1”样式右边的下拉按钮，如图5-10所示，选择“修改”命令，打开“修改样式”对话框。如图5-11所示。2）在“修改样式”对话框的“格式”区
12、域中，选择字体为“黑体、三号”。如果还需要设置字体其他格式，可以单击该对话框中的“格式”按钮，在弹出的菜单中选择“字体”命令，在打开的“字体”对话框中进行相应的设置。3）单击“格式”按钮，在弹出的菜单中选择“段落”命令，在打开的“段落”对话框中设置段落格式为；段前、段后“1行”、1.5倍行距。4）重复步骤（1）（3），按表5-2的内容修改标题2和标题3的样式。 8/15/2024248/15/2024253新建样式新建样式内置样式毕竟有限，用户可以根据需要创建新样式，其操作步骤如下：1）单击“格式”工具栏最左端的“格式窗格”按钮，或执行“格式”“样式和格式”命令或打开“样式和格式”任务窗格，如
13、图5-10所示。2）在该任务窗格中显示了当前使用的样式，单击“新样式”按钮，打开“新建样式”对话框，所图5-12所示。3）在“名称”框中输入相应的样式名称，如“一级标题”，在“样式类型”框中选择段落或字符。8/15/2024264）单击“新建样式”对话框中的“格式”按钮，在其下拉菜单中分别选择字体及段落格式，单击“确定”后返回到“新建样式”对话框中。5）在“新建样式”对话框中按照第（3）、（4）步分别设置其他标题相对应的格式，这样就创建了一个新的样式。8/15/202427图5-12 “新建样式”对话框 图5-13 应用样式8/15/2024284应用样式应用样式若要应用样式，可分别选择文档中
14、的内容，单击“格式工具栏”中的“样式”列表框的下拉按钮，选取相应的样式即可。如图5-13所示。在长文档论文的编排中，先分别选中各级标题或正文，再应用已经设好的各级样式。8/15/2024295.2.4 自动生成目录1自动生成目录自动生成目录样式设置好以后，就可以此基础上快速生成论文目录。操作步骤如下：1）将插入点置于生成目录的位置，执行“插入”“引用”“索引和目录”命令，打开“索引和目录”对话框。2）在该对话框中选择“目录”选项卡，所图5-14所示，显示当前文档中设置的样式、级别等。8/15/2024303）单击“选项”按钮，出现“目录选项”窗口，所图5-15所示。在此窗口中，根据左侧“有效样
15、式”中提供的标题，从中选择文档中应用到并且需要作为目录的标题样式名，然后在右边的“目录级别”文本框中输入对应的目录级别。如本论文中应用的样式为“标题1”、“标题2”、“标题3”，目录级别分别为“1”、“2”、“3”，其余样式对应的级别可以按“Delete”删除。4）单击“确定”后返回到“索引和目录”对话框，5）预览正常后单击“确定”按钮。8/15/202431图5-14 “索引和目录”对话框 8/15/202432 图5-15 “目录选项”窗口 8/15/2024332修改目录样式修改目录样式如果要对生成的目录格式做统一修改，则和普通文本的格式设置方法一样；如果要分别对目录中的标题1和标题2的
16、格式进行不同的设置，则需要修改目录样式。修改目录样式的操作步骤如下：8/15/2024341）将插入点置于目录的任意位置。2）在菜单栏中选择“插入”“引用”“索引和目录”命令，打开“索引和目录”对话框。在“格式”框中选择“来自模板”，如图5-14所示。3）单击“修改”按钮，打开“样式”对话框，如图5-17所示。4）在“样式”框中选择“目录1”，单击“修改”按钮，按要求进行相应的修改，再用相同的方法修改目录2和目录3。5）连续单击“确定”按钮，依次退出“修改样式”、“样式”及“索引和目录”对话框后，随之打开“Microsoft Office Word”对话框，如图5-18所示，单击“确定”按钮，
17、看到目录得到了相应的改变。8/15/202435图5-17 “样式”对话框8/15/2024365.2.5 插入批注和脚注批注：就是给文档中某些内容加的注释文字，脚注一般默认将注释内容放在文本所在页的底部，尾注一般放在文档的尾部。毕业论文中的有些概念或引用需要加注解，这就用到了脚注或尾注，不同学校有不同要求，本例中需要加入脚注。8/15/202437在文档中插入脚注，操作步骤如下：1）将插入点置于要添加脚注的位置。2）执行“插入”“引用”“脚注和尾注”菜单命令，打开“脚注和尾注”对话框，如图5-19所示。3）在“位置”选项区域中选中“脚注”选项；在“格式”选项区域中进行编号格式、自定义标记、起
18、始编号、编号方式的设置。4) 单击“插入”按钮即可。尾注的插入相同。插入效果如图5-20所示 8/15/202438图5-19 “脚注和尾注”对话框 图5-21 插入批注8/15/202439在文档中插入批注，操作步骤如下：1）选定需要添加批注的文字。2）执行“插入”“批注”菜单命令，如图5-21所示，打开“批注”窗口，此时选定文字加上了红色的底纹。3）在“批注”窗口中可以像编辑普通文本一样编辑批注文字。8/15/2024405.2.6 预览和打印毕业论文排好版以后，最终要打印出来上交到学校，在论文打印之前，要进行打印预览。本节将完成与打印有关的功能：打印预览、打印。8/15/2024411文
19、档预览文档预览论文打印前，利用打印预览功能先查看一下排版是否理想。如果满意，则打印，否则可继续修改排版。“文件”菜单中“打印预览”和“打印”命令或“常用”工具栏中的“打印预览”和“打印”按钮可以用来实现打印预览和打印。单击“常用”工具栏中的“打印预览”按钮或执行“文件”“打印预览”菜单命令，打开文档的打印预览窗口 8/15/202442文档预览窗口中有一预览工具栏，如图5-23所示。工具栏中的“显示比例”列表框是最常用的，单击它的下拉按钮，打开显示比例的列表，从中可选择合适的显示比例。查看完后，单击“关闭”按扭退出“打印预览”状态。如果认为合适，则可以单击“打印”按钮打印输出。8/15/202
20、4432文档打印文档打印通过“打印预览”查看满意后，就可以打印了。打印前，最好先保存文档，以免意外丢失。Word提供了许多灵活的打印功能。可以打印一份或多份文档，也可以打印文档的某一页或几页。当然，在打印前，应准备好并打开打印机。常用的操作说明如下：1）打印一份文档打印一份文档的操作最简单。只要单击“常用”工具栏中的“打印”按钮即可。2）打印多份文档副本如果要打印多份文档副本，执行“文件”“打印”命令或按快捷键“CtrlP”，打开“打印”对话框，如图5-24所示。在对话框的“副本”选项组的“份数”微调框中填入需要的份数，如果选中“逐份打印”复选框，那么就一份一份打印出来，否则全部打印完第一页再
21、打第二页，如此下去，直到打印完文档所有的页。8/15/202444“打印”对话框 8/15/202445单击“确定”按钮就开始执行打印命令。3）打印一页或几页如果在“页面范围”选项组中，选择单选框“当前页”，那么只打印当前插入点所在的一页；如果选择单选框“页码范围”，并在其右边的文本框中填入页码，那么可以打印指定的页面。至此，毕业论文的编排和打印任务就基本完成。8/15/2024465.3 案例总结本章以毕业论文的排版为实例，详细介绍了长文档的排版方法和操作技巧，重点和难点是样式、节、页眉和页脚设置。主要包括：1页面设置，设置论文纸张大小、页边距和版式信息（如：奇偶页不同）。2使用样式，将定义
22、好的各级样式分别应用到论文的各级标题和正文中。3设置页眉页脚，分别设置不同章节的页眉、页脚内容。4自动生成目录。5根据需要插入合适的批注和尾注等。8/15/2024475.4 实践技能训练实训5-1 编排长文档1实训目的实训目的1）熟悉分隔符的类别和应用，尤其是分节符的作用和使用。2）掌握Word中样式的创建、修改和应用。3）掌握Word自动生成目录。4）掌握页眉和页脚的格式设置和使用。5）熟悉批注和尾注的创建和编辑。6）熟悉打印设置和打印操作。2实训要求实训要求利用Word的图文处理、表格及排版功能，完成如图5-25所示文档。8/15/2024483实训步骤实训步骤1)Word文档的建立、文本的输入、编辑2)文档的格式设置3)图片、艺术字的插入和排版4)表格的插入、编辑和修改5)页面版式设置（1）页边距的设置（2）插入页眉和页脚6)文档的退出和保存,文档制作完毕，保存并退出Word。8/15/202449
