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1、电子文件管理培子文件管理培训教材教材课程性质： 电子文件管理是档案学专业的核心课程之一。它是一门综合性、实践性较强的应用学科。主要以电子文件管理的理论和方法，重点介绍电子文件及其管理概述、电子文件的鉴定、归档和整理、著录与检索、保护、利用、元数据管理以及组织管理等内容，从而为电子文件的科学管理提供知识基础。学习目的和要求： 让学员能比较全面、系统地了解电子文件管理的基本内容。在理解电子文件管理的一些基本概念、基本原理以及电子文件及其管理变化规律的基础上，掌握电子文件管理的基本方法和技能，并能运用所学知识科学地开展电子文件管理的基础工作。第一章电子文件概述学习目的和要求： 了解现代信息技术发展对
2、档案工了解现代信息技术发展对档案工作的影响；电子文件的产生及其形成作的影响；电子文件的产生及其形成规律。掌握电子文件的原始性与法律规律。掌握电子文件的原始性与法律证据效力；电子文件的生命周期理论。证据效力；电子文件的生命周期理论。熟练掌握电子文件的内涵、基本特点熟练掌握电子文件的内涵、基本特点和作用。和作用。第一节第一节 电子文件的概念和种类电子文件的概念和种类 一、信息技术的发展对档案工作的影响一、信息技术的发展对档案工作的影响二、电子文件的来源二、电子文件的来源u办公自动化（办公自动化（OA）u计算机辅助设计和辅助制造（计算机辅助设计和辅助制造（CAD/CAM）u模数转换（扫描仪、数码相机
3、和摄象机等）模数转换（扫描仪、数码相机和摄象机等）u电子商务（电子商务（E-business）u收发邮件（收发邮件（E-mail）1 1、“机读文件机读文件”定义定义 通常以代码形式记录于载体，如磁盘、磁通常以代码形式记录于载体，如磁盘、磁带或穿孔卡片上的文件，它的内容只有用机器带或穿孔卡片上的文件，它的内容只有用机器才能存取。才能存取。“机读文件机读文件”和和“电子文件电子文件”名称使用年代名称使用年代u机读文件：机读文件：18901890年年2020世纪世纪8080年代年代u电子文件：电子文件：2020世纪世纪9090年代初开始年代初开始三、电子文件的概念三、电子文件的概念u首先是文件，应
4、该满足文件的所有要求首先是文件，应该满足文件的所有要求u是以数字形式进行记录的，并可为电子计算机是以数字形式进行记录的，并可为电子计算机等设备所处理等设备所处理u电子文件的构成方式由内容、背景信息、结构电子文件的构成方式由内容、背景信息、结构三要素构成。三要素构成。电子文件是指在数字设备及环境中电子文件是指在数字设备及环境中电子文件是指在数字设备及环境中电子文件是指在数字设备及环境中生成生成生成生成，以数码，以数码，以数码，以数码形式形式形式形式存储存储存储存储于磁带、磁盘等载体，依赖计算机等数于磁带、磁盘等载体，依赖计算机等数于磁带、磁盘等载体，依赖计算机等数于磁带、磁盘等载体，依赖计算机等
5、数 字设备字设备字设备字设备阅读、处理阅读、处理阅读、处理阅读、处理，并可在通信网络上，并可在通信网络上，并可在通信网络上，并可在通信网络上传送传送传送传送的的的的文件文件文件文件。GB/T 18894-2002 GB/T 18894-2002 GB/T 18894-2002 GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范电子文件归档与管理规范电子文件归档与管理规范电子文件归档与管理规范2、电子文件的、电子文件的定义定义电子文件与电子信息的区别电子文件与电子信息的区别电子信息：不具有凭证价值，不是档案电子信息：不具有凭证价值，不是档案学中研究的文件，如电子图书、电子杂学中研究的文件，如
6、电子图书、电子杂志、电子消息，甚至病毒、乱码只能是志、电子消息，甚至病毒、乱码只能是电子信息，不是电子文件。电子信息，不是电子文件。电子信息文件电子文件四、电子文件的种类四、电子文件的种类 从不同角从不同角度分类度分类按存储载按存储载体分类体分类按文件信息按文件信息存在形式分存在形式分按文件生按文件生成方式分成方式分按文件的按文件的属性分类属性分类按文件组成按文件组成方式分类方式分类按文件的按文件的功能分类功能分类按电子文件的信息存在形式分类按电子文件的信息存在形式分类文本文件文本文件数据文件数据文件声音文件声音文件影像文件影像文件命令文件命令文件图形文件图形文件图像文件图像文件按电子文件的组
7、成方式分类按电子文件的组成方式分类简单简单文件文件复合复合文件文件复杂复杂文件文件按按文件的属文件的属性分类性分类普通文件普通文件只读只读文件文件隐含文件隐含文件加密文件加密文件压缩文件压缩文件按文件生成方式分类按文件生成方式分类计算机直接生成计算机直接生成的原始文件的原始文件传统文件经模转数后的电子文件传统文件经模转数后的电子文件电子档案定义电子档案定义具有参考和利用价值并作为档案保具有参考和利用价值并作为档案保存的存的电子文件称为电子文件称为“归档电子文件归档电子文件”。 GB/T 18894-2002电子文件归档与管理规范电子文件归档与管理规范五、电子档案五、电子档案 19961996年
8、年国际档案大会上，国际档案大会上，戴维戴维比尔曼比尔曼作了作了题为题为虚拟档案虚拟档案virtual archivesvirtual archives的报告，的报告，“虚拟档案虚拟档案”一词被广泛使用一词被广泛使用电子文件与电子档案电子文件与电子档案电子档案由电子文件转化而来电子档案由电子文件转化而来 档案是文件转化的结果，是两种在功能、档案是文件转化的结果，是两种在功能、时间和空间上相对独立又密切联系的社会时间和空间上相对独立又密切联系的社会事物。事物。 文件与档案的关系呈现出从属关系或者说文件与档案的关系呈现出从属关系或者说文件线型运动过程中整体与特殊的关系文件线型运动过程中整体与特殊的关
9、系电子档案是电子档案是“归档电子文件归档电子文件”。第二节第二节 电子文件的基本特点和作用电子文件的基本特点和作用对纸质文件和电子文件特点描述比较对纸质文件和电子文件特点描述比较（一）电子文件信息的（一）电子文件信息的非人工识读性非人工识读性电子文件的非人工识读性的特点，要求管理电子文件的非人工识读性的特点，要求管理电子文件，需要的相应硬件与软件。电子文件，需要的相应硬件与软件。一、电子文件的基本特点一、电子文件的基本特点纸质文件纸质文件 stable static stable static安稳刻板安稳刻板石板石板电子文件电子文件 unstable dynamic unstable dyna
10、mic活泼好动活泼好动河流河流（二）电子文件对系统的依赖性（二）电子文件对系统的依赖性 一方面，从文件制作、处理到归档一方面，从文件制作、处理到归档后的全部管理活动都必须借助于计算机后的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现。系统才能实现。另一个方面，不兼容的计算机和应另一个方面，不兼容的计算机和应用软件生成的文件在交换使用时会遇到用软件生成的文件在交换使用时会遇到很大困难。需要保存老的系统，或者通很大困难。需要保存老的系统，或者通过转换、移植等工作才能确保电子文件过转换、移植等工作才能确保电子文件的的可读性和可管理性可读性和可管理性（三）文件信息与载体之间的可分离性（三）文件信息与载体之
11、间的可分离性传统文件传统文件：信息与其载体是不可分离，固化在一起：信息与其载体是不可分离，固化在一起的，象纸质档案，甲骨文，碑文，传统胶片等。的，象纸质档案，甲骨文，碑文，传统胶片等。电子文件电子文件：文件不再具有固定的物理位置，对特：文件不再具有固定的物理位置，对特定记录载体也不再定记录载体也不再“从一而终从一而终”，可以根据需要，可以根据需要随时扩展、缩小或改变其存储空间，也可以改变随时扩展、缩小或改变其存储空间，也可以改变其在载体上的路径，或在不同存储介质之间转换。其在载体上的路径，或在不同存储介质之间转换。信息与载体之间的可分离性使电子文件不再具有信息与载体之间的可分离性使电子文件不再
12、具有物理意义上的物理意义上的“实体实体”状态，成为状态，成为“非实体文件非实体文件”、“虚拟文件虚拟文件”。（四）电子文件信息的可变性（四）电子文件信息的可变性u信息相对独立性信息相对独立性增删、更改容易，增删、更改容易，无修改痕迹无修改痕迹u操作人员为重复利用载体介质，把信息操作人员为重复利用载体介质，把信息认为无用而删除。认为无用而删除。u系统中的动态文档不断更新或补充。系统中的动态文档不断更新或补充。u载体和信息技术的更新容易使原有信息载体和信息技术的更新容易使原有信息在转换过程中出现损失、变异。在转换过程中出现损失、变异。（五）电子文件信息存储的高密度性（五）电子文件信息存储的高密度性
13、（六）电子文件多媒体信息的集成性（六）电子文件多媒体信息的集成性 “多媒体文件多媒体文件”文字、图形、图文字、图形、图 像、影像、声音等二种以上组合。像、影像、声音等二种以上组合。（七）电子文件信息的可操作性（七）电子文件信息的可操作性二、电子文件的作用二、电子文件的作用优点优点（一）使用电子文件可改变办公方式和提高效率（一）使用电子文件可改变办公方式和提高效率（二）使用电子文件有利于文档一体化的实现（二）使用电子文件有利于文档一体化的实现（四）电子文件能集成多元化信息（四）电子文件能集成多元化信息（三）电子文件能进行网络话传输，充分发挥（三）电子文件能进行网络话传输，充分发挥 信息资源共享的
14、优势。信息资源共享的优势。（五）有助于组建国家综合信息系统（五）有助于组建国家综合信息系统第三节第三节电子文件原始性与法律证据效力电子文件原始性与法律证据效力一、电子文件的原始性一、电子文件的原始性（一）传统文件的原始性（一）传统文件的原始性原始性体现为：内容与形式的统一原始性体现为：内容与形式的统一传统文件的原始性是不能随意改变的传统文件的原始性是不能随意改变的（二）电子文件原始性认定的困难（二）电子文件原始性认定的困难1、电子文件易于修改、电子文件易于修改4、电子文件不再具有固定的存储载体、电子文件不再具有固定的存储载体2、制作过程虚拟化使得对原件界定困难、制作过程虚拟化使得对原件界定困难
15、3、软硬件技术更新形成的文件迁移问题、软硬件技术更新形成的文件迁移问题5、电子文件不再具有特定的字迹、电子文件不再具有特定的字迹6、电子文件的签署技术尚未普及、电子文件的签署技术尚未普及（三）重新界定（三）重新界定“原始性原始性” 对于一份电子文件来说，对于一份电子文件来说，只要它的内容确确实实只要它的内容确确实实是当时的，由原作者撰是当时的，由原作者撰写或制作出来，此后从写或制作出来，此后从未修改过，我们就应该未修改过，我们就应该承认它是原始的，尽管承认它是原始的，尽管它没有固定的载体，没它没有固定的载体，没有实在的物理形态，甚有实在的物理形态，甚至因转换而失去了原来至因转换而失去了原来的格
16、式。的格式。第四节第四节 电子文件的形成规律和生命周期电子文件的形成规律和生命周期一一 电子文件与纸质文件形成特点的比较电子文件与纸质文件形成特点的比较1、电子文件形成与业务活动开展同步进行、电子文件形成与业务活动开展同步进行4、电子文件数据类型与文件格式多样化、电子文件数据类型与文件格式多样化2、电子文件的形成依赖于系统、电子文件的形成依赖于系统3、电子文件信息形成与存储分散化、电子文件信息形成与存储分散化5、电子文件信息生成的动态性、电子文件信息生成的动态性二二 电子文件的生命周期电子文件的生命周期文件生命周期理论文件生命周期理论的基本内容的基本内容文件从形成到销毁或永久保存是一个完整过程
17、文件从形成到销毁或永久保存是一个完整过程依据文件价值形态的变化可划分为若干阶段依据文件价值形态的变化可划分为若干阶段文件与服务对象、保存场所和管理形式之间文件与服务对象、保存场所和管理形式之间存在一定对应关系存在一定对应关系（一）国际档案理事会对电子文件生命（一）国际档案理事会对电子文件生命周期阶段的划分周期阶段的划分 电子文件管理指南电子文件管理指南将电子文件将电子文件划分为三个阶段：概念阶段、产生阶段、划分为三个阶段：概念阶段、产生阶段、维护阶段。维护阶段。（二）何嘉荪对电子文件运动阶段的阐释（二）何嘉荪对电子文件运动阶段的阐释整个文件运动过程划分为四个阶段整个文件运动过程划分为四个阶段第一阶段：文件的设计、制作形成阶段第一阶段：文件的设计、制作形成阶段（一）孕育期（一）孕育期（二）形成期（二）形成期第四阶段：文件的永久保存或历史阶段第四阶段：文件的永久保存或历史阶段第三阶段：文件的暂时保存阶段第三阶段：文件的暂时保存阶段第二阶段：文件的实现使用阶段第二阶段：文件的实现使用阶段 并非所有文件都能一次并非所有文件都能一次走完四个阶段的历程，在特走完四个阶段的历程，在特殊情况下，某些文件还会做殊情况下，某些文件还会做逆向运动，甚至跳跃式向前逆向运动，甚至跳跃式向前运动。运动。
