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1、现代文员实务技巧文员是做什么的？文员是做什么的？举出几个你所能想到的举出几个你所能想到的“文员文员”第一章第一章 现代文员的工作现代文员的工作现代文员工作的基本概念12文员（会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发）工作职责： 1. 接听、转接电话；接待来访人员。 2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作 3. 负责办公室的清洁卫生。 4. 做好会议纪要。 5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。 6. 负责传真件的收发工作。 7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。 8. 做好公司宣传专栏的组稿。 9. 按照公司印信管理规定，
2、保管使用公章，并对其负责。 10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。 11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。 12. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。 13 社会保险的投保、申领。 14 统计每月考勤并交财务做帐，留底。 15 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。 16. 接受其他临时工作跟单文员跟单文员行政文员行政文员人事文员人事文员销售文员销售文员文控文员文控文员各种各样的各种各样的“文员文员”一、现代文员工作的基本概念广义：凡是办公室的工作人员，均称为“文员”。1.现代文员的职业定位a)从事
3、文书制作与管理的工作b)特点：工作程序简单化、工作手段事务化、工作内容扩大化c)与秘书的区别：有私人秘书，但无私人文员2.现代文员工作的特点工作方式：处理信息和事务特点a)服务性：服务领导、服务企业/组织、服务公众b)专业性c)主动性d)繁杂性：各个方面、各个层次、八面玲珑小结：兼具专业与独立的疯狂“打杂”。普通文员是迈向高级白领的必经之路。二、现代文员工作的内容简而言之：处理事务、操作实务1.现代文员工作的范围和内容（1）我国文员涉及或部分涉及的工作文书撰写文书制作文书处理档案管理会议服务信息资料信访工作接待工作日程安排日常事务办公室管理领导临时交办的其他事项（2）我国外资企业、合资企业文员
4、的工作办公室环境的布置与整理通讯事务、电话、信函与邮件处理执行领导交办事项照料领导身边的琐事接待宾客和员工来访记录领导指令及会谈、会议内容打印文稿及表格收集和整理各种信息保管办公室设备及用品外出办事2.现代文员的职业权限（1）正确认知、摆正位置（2）在职务许可的范围内，充分发挥自己的权力（3）防止和克服“越位”决策越位表态越位工作越位答复越位社交越位小结：不该说的话，不要说；不该问的问题，不要问；不该你知道的事情，不要好奇！ 做好本职工作，安分守己。三、现代文员工作的原则和方法1.现代文员工作的指导原则准确：工作质量高效：工作效率保密：工作要求；守口如瓶实事求是：工作准则2.现代文员的工作方法
5、优先顺序方法接受委派方法请示与汇报方法计划与总结方法变通与挡驾方法分工与协作方法1）优先顺序方法u以工作的重要程度来划分u以紧急程度和重要程度来划分（应该做的事）重要且紧急的事紧急但不重要的重要但不紧急虽然有价值，但既不重要也不紧急的2）接受委派方法u了解任务的重要性u了解任务的要求u确认职权范围：什么可以做，什么不可以做u了解完成任务的期限u确认理解u过程中的检查Tips好记性不如烂笔头切忌自作聪明，以免弄巧成拙3）请示与汇报方法u重大事，政策事、需授权之事，要书面请示，以备日后查证。u一般事、事务性的事、疑难事，用口头请示u紧急事，先作口头请示，及时办理，再补上书面请示，留档备查u请示要对
6、口u请示要单一，一文一事u汇报，要简明扼要u汇报，要让领导及时了解下情，随时作出指导u主动汇报要分轻重缓急u汇报可以口头也可以书面4）计划与总结方法u计划，要制定得科学、明确u工作次序，要分清轻重缓急，有条理地进行，留有余地u做好时间管理u总结要肯定成绩，得出经验，找出不足，吸取教训5）变通与挡驾方法变通？要灵活挡驾？要注意方式方法前提与基础：了解你为谁而工作？6）分工与协作方法u明确分工u服从安排，做好本职u善于合作u谦虚谨慎态度分工合作要领：不要犯错时，只懂明哲保身；出成果时，分一杯羹。要与同事“有福同享，有难同当”四、现代文员的职业素养素养的概念知识结构、能力结构、心理素质、职业道德1.
7、文员的知识与能力结构知识结构a)基础知识：人文社科基础、自然科学基础b)专业知识：文员专业知识、所在行业专业知识c)相关知识：社会背景知识、管理学科知识、新兴学科知识能力结构：一般能力、专业能力a)观察能力：善于观察，做有心人b)记忆能力c)分析判断能力d)应变能力a)表达能力b)办事能力c)公关社交能力d)处理信息能力e)办公设备操作能力2.文员的心理素质心理素质：非智力结构，在社会环境和社会时间中形成和发展的人自身表现出来的稳定的、经常性的心理特征。适应文员职业所必须具备的心理特征，就是文员的心理素质。a)完善的人格b)坚强的意志c)平衡的心态d)随和的性格e)广泛的兴趣f)良好的动机3.现代文员的职业道德道德的概念社会意识型态，是人们调整自身及相互关系的思想意识和行为准则。职业道德人们在一定的职业活动范围内所遵守的行为规范的总和。现代文员职业道德的内容忠于职守，自觉履行各项职责主要规范细致严谨，善于合作职业习惯兢兢业业，甘当无名英雄埋头苦干谦虚谨慎，办事公道，热情服务美德遵纪守法，廉洁奉公重要保证恪守信用，严守机密实事求是，勇于创新刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质钻研业务，掌握文员工作各项技能谢谢谢谢 ! !
