会计信息系统：第3章 账务处理与总账子系统

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1、会计信息系统Accounting Information System第第3章章账务处理与理与总账子系子系统n第一节 账务子系统的概念与特征n第二节 手工与IT环境下账务处理的异同n第三节 总账子系统的总体设计n第四节 总账子系统的详细设计n第五节 总账子系统的初始设置n第六节 凭证管理n第七节 期末处理与账表输出主要内容第一节第一节 账务子系统的概念与特征账务子系统的概念与特征l一、一、账务处理的基本概念理的基本概念l二、二、账务处理的基本特征理的基本特征一、账务处理的基本概念一、账务处理的基本概念l账务处理是指从价值管理的视角出发，主要运用货币形式的信息计量，借助于专门的会计核算方法，对各

2、单位（会计主体）的经济业务进行核算、控制，产生一系列财务信息和其他经济信息，为企业内部和外部的信息使用者提供服务来创造价值。l从信息系统角度看，账务处理工作是由会计信息系统的子系统-总账子系统来完成的，总账子系统的基本功能是通过采集数据、加工和存储数据、报告财务信息，实现对企业经营活动进行核算和控制，保证会计信息的真实、准确和有效。 投资人投资人债权人债权人管理者管理者政府政府会计数据（账簿、凭证） 经济业务流程数据采集数据加工与存储报告信息原始凭证1数据采集数据采集l数据采集主要是从经济业务流程中采集数据，为数据加工服务。这些数据包括:n获取/支付流程的数据 n转换流程的数据n销售/收款流程

3、的数据总账子系统从业务流程采集数据 2、数据加工与存储、数据加工与存储l加工与存储是将反映经济活动的原始凭证按照会计科目和“有借必有贷，借贷必相对”的原则编制记账凭证、审核记账凭证，然后对其进行分类、计算、求和，并将结果保存在各类账簿中。3、报告信息、报告信息l报告信息是以账簿、记账凭证为依据，编制内部报表和外部报表提交给投资人、债权人、管理者、政府部门等。二、账务处理的基本特征二、账务处理的基本特征l规范性强规范性强l综合性强综合性强l集成性要求高集成性要求高l正确性要求高正确性要求高账务处理的风险分析 案例1：风险警示录顾雏军从注册成立顺德格林柯尔的那一刻开始，就已经瞄准了科龙。他先是利用

4、从科龙电器划拨的1.87亿元资金，采取反复对倒的方式注册顺德格林柯尔，并使其从表面上符合公司法的相关出资规定。打造好了顺德格林科尔这一购并平台后，科龙电器的梦魇也开始了。科龙电器有太多的故事，从顾雏军当初颇具些技术含量的财务运作，到最终赤裸裸的数字造假，以及其身陷囹圄。科龙电器财务会计循环的失控，不仅给企业带来灾难，也给资本市场带来了巨大损失。学者、监管者、财会人员都值得去探究、去深思。第二节 手工与IT环境下账务处理的异同l一、手工环境下帐务处理的流程分析l二、IT环境下账务处理的流程分析l三、IT环境下和手工环境下账务处理流程的异同手手工工环境境下下的的五五种种账务处理理流流程程（也也叫会

5、叫会计核算核算组织程序）：程序）：l记账凭证核算形式l科目汇总表核算形式（例）l汇总记账凭证核算形式l日记总账核算形式l多栏式日记账核算形式l差别在于登记总账的方法和依据不同。科目汇总表核算形式的处理步骤：1.根据原始凭根据原始凭证编制制记账凭凭证2.登登记日日记账3.登登记各种明各种明细账4.编制科目制科目汇总表并登表并登记总账5.月末月末处理理6.编制制报表表手工账务处理流程中的人员分工手工账务处理流程中的人员分工手工账务处理流程中的人员分工手工账务处理流程中的人员分工l业务业务人人人人员员：经济业务执经济业务执行的主体（采行的主体（采行的主体（采行的主体（采购购人人人人员员、销销售人售人

6、售人售人员员、后勤人、后勤人、后勤人、后勤人员员等）等）等）等）l凭凭凭凭证编证编制人制人制人制人员员：将：将：将：将经济业务经济业务信息信息信息信息转换转换成会成会成会成会计计信信信信息息息息记账记账凭凭凭凭证证的人的人的人的人员员l凭凭凭凭证审证审核人核人核人核人员员：对对凭凭凭凭证证的正确性、合法性、合的正确性、合法性、合的正确性、合法性、合的正确性、合法性、合规规性性性性进进行行行行审审核的核的核的核的财财会人会人会人会人员员，与凭，与凭，与凭，与凭证编证编制人制人制人制人员为员为不相容不相容不相容不相容岗岗位；位；位；位；l记账记账与与与与结账结账人人人人员员：负责负责将凭将凭将凭将

7、凭证证信息信息信息信息转换转换成成成成账账簿簿簿簿信息以及月末信息以及月末信息以及月末信息以及月末进进行行行行结账结账的的的的财财会人会人会人会人员员；l报报表表表表编编制人制人制人制人员员：负责负责将将将将账账簿信息簿信息簿信息簿信息转换转换成成成成财务报财务报表的的表的的表的的表的的财财会人会人会人会人员员；手工科目汇总表账务处理过程：手工科目汇总表账务处理过程：手工科目汇总表账务处理过程：手工科目汇总表账务处理过程：手工环境下账务处理手工环境下账务处理手工环境下账务处理手工环境下账务处理流程的缺陷流程的缺陷l数据大量重复l信息提供不及时l准确性差l工作强度大IT环境下账务处理的流程分析环

8、境下账务处理的流程分析账务处理流程中的主要角色l业务人员：经济业务执行的主体（采购人员、销售人员、后勤人员等）l凭证编制人员：将经济业务信息转换成会计信息记账凭证的人员l凭证审核人员：对凭证的正确性、合法性、合规性进行审核的财会人员，他与凭证编制人员互斥l记账与结账人员：负责将凭证信息转换成账簿信息以及月末进行结账的财会人员；l查询与分析人员：对于企业的财务信息有权查询的人员以及对企业财务状况和经营成果有权查询的人员（包括财会人员、财务经理、总经理等）lIT会会计信息系信息系统会会计信息信息处理的特点理的特点（1）数据处理代码化，速度快，精度高。（2）数据处理自动化，账务处理一体化。（3）信息

9、处理规范化，会计档案存储电子化。（4）数据处理人机结合，系统内部控制程序化，复杂化。 IT环境下和手工环境下账务处理流程的异同 l数据处理的起点与终点不同l数据处理方式不同l数据存储方式不同l对账的方式不同l会计资料的查询统计方式不同手工和手工和IT会计信息系统会计信息系统数据处理流程比较数据处理流程比较数据的收集数据的收集或输入或输入会计数据会计数据处理处理会计信息会计信息报告输出报告输出会计数据会计数据存储存储手工手工处理处理记账凭证记账凭证（纸张）（纸张）手工登帐、手工登帐、计算、查计算、查找、核对找、核对手工填制、手工填制、计算、审计算、审核报表核报表纸介质存纸介质存储储计算机计算机处

10、理处理直接输入方式直接输入方式间接输入方式间接输入方式自动输入方式自动输入方式成批处理成批处理实时处理实时处理显示输出显示输出打印输出打印输出软盘输出软盘输出磁介质存磁介质存储储第三节 总账子系统的总体设计l一、总账子系统的目标l二、总账子系统的功能结构图总账子系统的目标 及时、准确地采集和输入各种凭证,保证进入计算机的会计数据及时、准确和全面。 高效、正确地完成记账等数据处理过程。 随时输出某个时期内任意会计科目发生的所有业务,随时输出各个会计期间的各种账表,为企业管理提供信息。 建立总账子系统与其他子系统的数据接口,实现会计数据的及时传递和数据共享。 总账子系统初始设置凭证管理期末处理会计

11、报表辅助管理其他出纳管理系统服务账簿输出总账子系统的功能结构图第四节 总账子系统的详细设计l一、会计科目编码设计l二、数据文件设计 为什么需要进行会计科目的编码？l会计科目是对会计业务具体核算内容进行分类的名称。会计科目编码设计是根据会计制度的规定及会计科目的设置，按照一个系统的方案确定出各级科目唯一数字编码的方法。会计科目编码在手工操作下一般不使用，但是采用计算机处理会计数据时，则需要采用会计科目编码。 科目体系结构科目体系结构：422三级科目最多设计99个二级科目最多设计99个一级科目最多设计9999个定长定位方法 1.采用会计科目编码便于反映会计科目间的逻辑关系2.保证会计科目的唯一性3

12、.便于计算机处理和分类4.节省存储空间5.提高处理速度 科目编码方法与编码原则科目编码方法与编码原则方法：方法：.l顺序序编码l位数位数编码l分分组编码原原则：l.规定性原定性原则l层次性原次性原则1501固定固定资产150101固定固定资产甲甲车间150101001固定固定资产甲甲车间A型机床型机床150101002固定固定资产甲甲车间B型机床型机床l一致性原一致性原则l简短性原短性原则l扩展性原展性原则 科目体系结构l立体科目方法是指将科目中大量重复的科目从科目体系中分离出来，按照项目进行存储，并将项目和科目建立动态链接，在满足优化会计科目体系的同时，达到精细核算的目的。总账子系统主要数据

13、文件设计 l计算机会计信息系统中，所有的账、证、表都必须存放在计算机存储器中，在存储器上，各种数据均以文件(或数据文件)的形式存放。那么IT环境下总账子系统中的账、证、表以哪些文件、用何种结构在计算机中存储呢？ l 实际上，总账子系统数据文件的设计与系统设计时产生的账务处理流程有关、与设计人员的思路有关，还与数据管理系统等多种因素有关。 三个关键文件 三个关键文件的设计意义、结构方案、文件的组织形式：l科目文件l汇总文件l凭证文件科目文件的设计l科目文件设置的意义 用于反映企业科目体系结构和所有科目及其属性，并为编制凭证、记账、账簿和报表查询提供支持。l科目文件结构设计的三个方案 分别按照定长

14、定位、不定长和立体科目方法设计会计科目编码体系。l科目文件的组织方式 以“科目编码”为索引关键字的索引文件。一个科目一条记录。不允许重复。科目按由小到大的顺序。 科目文件结构设计方案一l按照定长定位方式设计编码体系 科目文件结构设计方案二l按照不定长方式设计编码体系 科目文件结构设计方案三l按照立体科目方法设计编码体系 汇总文件的设计l汇总文件的作用 IT环境下，总账系统把每个会计科目的代码、类型、余额、发生额汇总数独立出来，存放在汇总文件中。 其作用是：n记账时系统自动按科目进行汇总，并将汇总结果存入该文件；n输出账簿时，系统自动从该文件和历史凭证文件中提取数据，并 加工，生成所需要的账簿；

15、n编制报表、金进行财务分析、领导查询等工作时，从该文件中提取数据，生成所需的结果；l汇总文件的组织方式 以“科目编码”为索引关键字的索引文件。l汇总文件的存储策略 可一年一个文件，也可一个月一个文件。 临时凭证文件的设计l临时凭证文件的作用 是用来临时存储未记账的所有凭证，记录在一定时间内所发生的各项经济业务的文件。 包括：n记账凭凭证本身的要求的内容，如日期、凭本身的要求的内容，如日期、凭证号、摘要、科号、摘要、科目、金目、金额等；等；n计算机在算机在进行数据行数据处理理时所需要的各种所需要的各种标识；n反映各种数据反映各种数据记录内部控制方面的内容；内部控制方面的内容；一旦记账，凭证就从临

16、时凭证文件转移到“历史凭证文件”。l临时凭证文件的组织方式 由于凭证是按照经济业务发生的时间顺序产生的，因此为顺序文件。第五节 总账子系统的初始设置l账套和人员权限l企业基础资料l总账基础资料 什么是初始设置？l总账子系统是一个通用性较强的系统，为了使其能够在各行各业应用，设计时重点考虑各单位会计核算和财务管理的一般特性。在进行账务处理之前，首先要根据本单位的业务属性进行具体设置，即将企业个性化特征的信息保存在相应的数据文件中，这种设置工作称之为初始设置工作。 初始设置设置账套初始设置设置账套l设置账套模块的功能是建立核算单位，即在系统中为本企业建立一套核算账套。总账子系统中的核算账套实际上是

17、相互关联的账务数据构成的数据文件。一般单位只有一套账。具体设置账套时，根据系统的提示对账套进行参数的定义。l账套参数定义的内容 账套参数定义的内容主要包括：账套（账套号、账套名称、单位名称、企业性质等）、会计科目编码方案（即各级科目的编码位长、位数）、启用日期、记账本位币、会计主管姓名等。案例 单位名称：北京燕丰酒业股份有限公司（简称：燕丰酒厂） 启用日期：20XX年4月1日 会计期间：1月25日12月25日 记账本位币：人民币（RMB） 企业类型： 商 业 行业性质：股份制 会计科目编码结构：42222 客户分类编码级次：223 供应商分类编码级次：223 部门编码级次：122 结算方式编码

18、级次：12 初始设置 科目科目设置置l录入余额 l人员权限设置 l结算方式设置 案例 初始设置l初始设置模块包括：n设置帐套n人员权限设置n科目设置n凭证类型设置n余额设置n汇率设置n结算方式设置系统管理企业应用平台对整个系统的运行环境进行设置（考虑安全性）进行具体业务的操作（会计制度设计）ERP系统需要进行l基础档案设置n部门n人员n客户n供应商n币别n计量单位n存货企业应用平台初始设置：第一步 账套和人员权限设置 账套设置：新建账套 修改账套 人员权限设置：指定角色 单独赋权设置账套设置账套l设置账套就是建立核算单位，即在系统中为本企业建立一套核算账套。总账子系统中的核算核算账套套，实际上

19、是相互关相互关联的数据构成的数据文件数据文件。一个会计主体就可以设置一个套账。l账套参数定义的内容主要包括：n账套号、账套名称、单位名称、企业性质等n会计科目编码方案（即各级科目的编码位长、位数）n启用日期n记账本位币n会计主管n特定的核算要求案 例案 例 单位名称：北京XX股份有限公司 启用日期：2008年4月1日 会计期间：1月25日12月25日 记账本位币：人民币（RMB） 企业类型： 商 业 行业性质：股份制 会计科目编码结构：42222 客户分类编码级次：223 供应商分类编码级次：223 部门编码级次：122 结算方式编码级次：12案 例人员权限设置 初始设置：第二步 账套基础资料

20、设置n部门n人员n客户n供应商 l部门编码l 编码 2 2 l 部门名称 l 销售部 02l 销售一部 0201l 销售二部 0202l 初始设置：第三步 总账初始化n科目设置n凭证类型设置n核算项目设置n结算方式设置n余额设置科目设置科目设置结算方式设置 指在企业经营过程中使用的收款及付款结算。企业会计业指在企业经营过程中使用的收款及付款结算。企业会计业务经常需要与银行资金结算的业务进行对账。系统提供了务经常需要与银行资金结算的业务进行对账。系统提供了定义与银行资金结算方式设置的功能，用来建立经营中所定义与银行资金结算方式设置的功能，用来建立经营中所涉及的结算方式。涉及的结算方式。票据管理类

21、似于手工方式下的支票登记薄的管理方式。结算方式在总账、应收、应付、采购和销售等系统中应用。录入余额 平衡公式一：资产负债所有者权益（收入费用）平衡公式一：资产负债所有者权益（收入费用）平衡公式二：总账下属明细科目之和平衡公式二：总账下属明细科目之和平衡公式三：借方合计贷方合计平衡公式三：借方合计贷方合计试算平衡：试算平衡：第六节 凭证管理l凭证输入l审核l记账凭证管理模块的功能l主要是完成对凭证的日常处理工作，它又可划分为凭证输入、凭证审核、凭证查询打印、凭证汇总、记账等功能模块。l凭证管理模块主要是完成对凭证的日常处理工作l可划分为：n凭证录入n凭证审核n（出纳签字）n记账n凭证查询打印n凭

22、证汇总辅助管理基本流程凭证录入与控制机制凭证录入与控制机制l凭证类型和凭证号。凭证号是记账凭证的标识，按会计制度要求，不同类型凭证每月分别从1开始连续编号，不能有重号、漏号。 因此，当用户输入凭证类型后，其控制机制为： 系统检查出该类最后一张凭证号，自动加一后生成当前凭证号。l凭证日期。凭证日期用于标识经济业务发生的时间，凭证日期必须为公立日期，凭证日期应该随凭证号递增而递增等。 因此，其控制机制为： 凭证日期为公历日期，输入日期不能为结账月份的日期l附单据数。即本凭证的附件张数。l摘要。输入本笔分录的业务说明，摘要要求简洁明了。凭证录入与控制机制凭证录入与控制机制科目 科目是经济业务分类的主

23、要依据，凭证录入模块提供对科目编码设置一系列的控制机制：l存在性检查：即检查凭证中科目编码是否存在。财会人员在输入记账凭证时，输入一科目编码，如果财会人员在进行初始设置科目设置时设置了该科目编码，即“科目文件”有该科目编码存在，那么检查结果为“正确”或“真”，否则，检查结果为“错误”或“假”。 l是否是明细记账科目的检查：检查凭证中科目编码是否为最底级科目编码或记账明细科目。在计算机条件下，科目是分级的。输入记账凭证时，只能输入记账明细科目或最底级科目，不能输入控制性科目或父科目。如果输入记账明细科目，检查结果为“正确”或“真”，否则，检查结果为“错误”或“假”。 凭证录入与控制机制凭证录入与

24、控制机制科目l与凭证类型是否相符的检查： 即检查输入的借方科目或贷方科目与凭证类型是否相符的检查。特定的凭证类型有时要求凭证中必须出现某些科目。如付款凭证中贷方科目必须出现“现金”或“银行存款”科目；收款凭证中，借方科目必须出现“现金”或“银行存款”科目。若满足上述条件，检查结果为“正确”或“真”，否则，检查结果为“错误”或“假”。凭证录入与控制机制凭证录入与控制机制科目凭证录入与控制机制凭证录入与控制机制金额l任何一张凭证都满足“有借必有贷，借贷必相等”的原则。因此，对每一张凭证存入凭证文件之前，其控制机制为： 自动进行借贷平衡检查。如果平衡，检查结果为“正确”或“真”，否则，检查结果为“错

25、误”或“假”。 只有当所有检查结果都为“正确”或“真”，该张凭证被计算机接收，否则计算机拒绝接收。凭证审核凭证审核l凭证审核的目的和功能n 发现输入过程中的错误n 为记账提供标记l凭证审核的方法n 静态屏幕审核法n 二次输入校验法n 凭证审核模块应具有的控制功能：n审核人和制单人不能是同一人n审核后的凭证不得修改和删除。只有取消审核后才可以n取消审核只能由审核人自己完成记账记账l记账方式n 实时n 批量l记账流程l记账过程中文件之间的数据传递关系记账流程记账流程记账过程中文件之间的数据传递关系怎样在用友U8系统中加快制单工作使用代码代替文字 常用业务制定模板 编定程序自动制单 第七节 期末处理

26、与账表输出l期末转账l结账l账表输出期末转账业务的特点在会计期末进行在会计期末进行没有原始凭证没有原始凭证期末转账是从会计账簿中提取数据，期末期末转账是从会计账簿中提取数据，期末转账前先将其他业务入帐。转账前先将其他业务入帐。期末转账业务分批按步骤处理。有些期末期末转账业务分批按步骤处理。有些期末转账业务必须依据另一些期末转账业务转账业务必须依据另一些期末转账业务。期末自动转账的基本原理借：本年利润 贷：产品销售成本管理费用财务费用产品销售费用产品销售税金及附加其他业务支出营业外支出期末自动转账的基本原理l定义自动转账分录模板该模块的功能是为财会人员提供自动转账业务的屏幕，告知计算机此类凭证的

27、摘要、借贷方科目、金额计算公式等，并将定义的转账分录存放在自动转账分录模板凭证中期末自动转账的基本原理l生成转账凭证期末自动转账的基本原理科目文件自动转账分录模板文件临时凭证文件1定义自动转账分录部门编码文件2生成转账凭证汇总文件结账l由结账模块完成n 保护结账前状态n 结账前必要的检查工作n上月未结账，本月不能结账n本月有未记账凭证，不能结账n计算本月各账户发生额、期末余额并将余额结转至下月初n12月份必须产生下年度的空白账簿文件，并结转年度余额n做结账标志n每月结账日只使用一次结账操作n 计算机条件下，本月未结账，下月可以录入凭证并记账输出和报表l输出模式n打印n查询n存储l报表设计历史凭证文件汇总文件打印输出账簿和会计报告查询输出磁盘输出综合查询 综合查询综合查询日期：日期： 年年 月月 日日 到到 年年 月月 日日 科目：科目： 凭证号：凭证号： 摘要：摘要： 金额：金额： 到到 客户：客户： 供应商：供应商： 部门：部门： 个个 人：人： 项目：项目： 票号：票号： 结算方式：结算方式： 制单人：制单人： 审审 核核 人：人： 综合查询综合查询日期： 年 月 日 到 年 月 日 科目： 凭证号： 摘要： 金额： 到 客户： 供应商： 部门： 个 人： 项目： 票号： 结算方式： 制单人： 审 核 人：