Excel中的数据管理课件

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1、第第11章章 Excel中的数据管理中的数据管理11.1 数据排序数据排序11.2 数据筛选数据筛选11.3 数据分类汇总数据分类汇总11.4 数据透视表数据透视表返回第1页，共37页。11.1 数据排序数据排序11.1.111.1.1默认排序次序默认排序次序在按升序排序时，在按升序排序时，ExcelExcel使用如下次序使用如下次序( (在按降序排序时，除了空格总是在最在按降序排序时，除了空格总是在最后外，其他的排序次序反转后外，其他的排序次序反转):):(1)(1)数字从最小的负数到最大的正数进行排序。数字从最小的负数到最大的正数进行排序。(2)(2)在按字母先后顺序对文本项进行排序时，在

2、按字母先后顺序对文本项进行排序时，ExcelExcel从左到右一个字符一个字从左到右一个字符一个字符地进行符地进行排序。文本以及包含数字的文本，按下列次序排序排序。文本以及包含数字的文本，按下列次序排序:0-9-A-Z :0-9-A-Z (3)(3)逻辑值逻辑值: :在逻辑值中，在逻辑值中，FALSEFALSE排在排在TRUETRUE之前。之前。(4)(4)错误值错误值: :所有错误值的优先级相同。所有错误值的优先级相同。(5)(5)空格空格: :空格始终排在最后。空格始终排在最后。上一页 下一页返回第2页，共37页。11.1 数据排序数据排序11.1.211.1.2用排序按钮进行排序用排序按

3、钮进行排序若只需按数据清单中的某一列对数据清单中的行数据进行排序，最简单的方若只需按数据清单中的某一列对数据清单中的行数据进行排序，最简单的方法是利用常用工具栏上的法是利用常用工具栏上的“升序升序”或或“降序降序”按钮来进行排序。具体操作为按钮来进行排序。具体操作为: :先在数据清单中单击某一字段名，再单击先在数据清单中单击某一字段名，再单击“排序排序”按钮，则整个数据清单依按钮，则整个数据清单依照照“升序升序”或或“降序降序”要求进行重新排列行。要求进行重新排列行。11.1.311.1.3利用菜单命令对数据进行排序利用菜单命令对数据进行排序(1)(1)打开要排序的数据表，单击其中的任意单元格

4、。打开要排序的数据表，单击其中的任意单元格。(2)(2)执行执行“数据数据”菜单中的菜单中的“排序排序”命令，打开如命令，打开如图图11-111-1所示的对话框。所示的对话框。(3)(3)在此对话框中的在此对话框中的“主要关键字主要关键字”下拉列表框中选择下拉列表框中选择“国内生产总值国内生产总值”，然后单，然后单击右面的击右面的“降序降序”按钮。按钮。上一页 下一页返回第3页，共37页。11.1 数据排序数据排序(4)(4)单击单击“确定确定”按钮，这时可以看到数据库中的按钮，这时可以看到数据库中的J J列数据是按降序的方式列数据是按降序的方式排列的，这样排名后，可以在排名的单元格内填上名次

5、，如图排列的，这样排名后，可以在排名的单元格内填上名次，如图11-211-2所示的样所示的样式。式。利用菜单命令还可进行多关键字的排序，它是先按主要关键字进行排序，在主要关键利用菜单命令还可进行多关键字的排序，它是先按主要关键字进行排序，在主要关键字中数据相同时，再按次要关键字进行排序，最后按第二关键字进行排序。字中数据相同时，再按次要关键字进行排序，最后按第二关键字进行排序。11.1.411.1.4特殊排序功能特殊排序功能在在“排序排序”对话框中，单击对话框中，单击“选项选项”按钮，打开按钮，打开“排序选项排序选项”对话框。这单对话框。这单ExcelExcel提供了一些特殊的排序功能，如按行

6、排序、按笔画排序、按自定义排序等。提供了一些特殊的排序功能，如按行排序、按笔画排序、按自定义排序等。上一页 下一页返回第4页，共37页。第5页，共37页。11.2数据筛选数据筛选11.2.111.2.1自动筛选自动筛选(1)(1)打开要进行数据筛选的数据库，单击数据库中任意单元格。打开要进行数据筛选的数据库，单击数据库中任意单元格。(2)(2)执行执行“数据数据”菜单中的菜单中的“筛选筛选”命令，然后在它的了菜单中选择命令，然后在它的了菜单中选择“自动筛选自动筛选”命令，命令，这时在数据清单中每个字段标志右端会出现自动筛选箭头，如这时在数据清单中每个字段标志右端会出现自动筛选箭头，如图图11-

7、811-8所示。所示。(3)(3)单击单击“职务职务”右端的自动筛选箭头，在弹出的下拉列表中选择右端的自动筛选箭头，在弹出的下拉列表中选择“文秘文秘”，进行，进行筛选后的数据库如筛选后的数据库如图图11-911-9所示，所示，ExcelExcel用蓝色筛选箭头显示筛选项。用蓝色筛选箭头显示筛选项。11.2.211.2.2自定义筛选自定义筛选(1)(1)如果用户想自定义筛选条件，可以单击如果用户想自定义筛选条件，可以单击“工资工资”自动筛选箭头，自动筛选箭头，上一页 下一页返回第6页，共37页。11.2数据筛选数据筛选在弹出的下拉列表中选择在弹出的下拉列表中选择“自定义自定义”，打开，打开“自定

8、义自动筛选方式自定义自动筛选方式”对话框。对话框。(2)(2)在此对话框中第一行的下拉列表框中选择在此对话框中第一行的下拉列表框中选择“大于或等于大于或等于”。(3)(3)选中此对话框中的选中此对话框中的“与与”按钮，在右面的文本框中输入按钮，在右面的文本框中输入2 5002 500，然后在第，然后在第二行的下拉列表框中选择二行的下拉列表框中选择“小于小于”，输入，输入3 5003 500，或者在下拉列表中选择，或者在下拉列表中选择3 5003 500，如，如图图11-1011-10所示。所示。(4)(4)单击单击“确定确定”按钮，结果如按钮，结果如图图11-1111-11所示。所示。11.2

9、.311.2.3取消筛选取消筛选(1)(1)取消对单列的筛选取消对单列的筛选: :单击该列旁边的自动筛选箭头，然后单击单击该列旁边的自动筛选箭头，然后单击“全部全部”，将，将显示所有隐藏的数据。显示所有隐藏的数据。上一页 下一页返回第7页，共37页。11.2数据筛选数据筛选(2)(2)一次取消全部筛选一次取消全部筛选: :指向指向“数据数据”菜单上的菜单上的“筛选筛选”，然后单击，然后单击“全部显全部显示示”，将显示所有隐藏数据，但会保留自动筛选为打开状态。，将显示所有隐藏数据，但会保留自动筛选为打开状态。(3)(3)关闭自动筛选关闭自动筛选: :指向指向“数据数据”菜单上的菜单上的“筛选筛选

10、”，然后单击，然后单击“自动筛选自动筛选”取取消其前的对钩，此时，列标题旁的字段箭头消失，全部记录行被显示。消其前的对钩，此时，列标题旁的字段箭头消失，全部记录行被显示。11.2.411.2.4高级筛选高级筛选使用高级筛选可以设置复杂的筛选条件。高级筛选需要在数据清单的上使用高级筛选可以设置复杂的筛选条件。高级筛选需要在数据清单的上方设置一个条件区域，用来指定筛选的数据必须满足的条件。操作实例方设置一个条件区域，用来指定筛选的数据必须满足的条件。操作实例如下。如下。(1)(1)选中选中“第一行第一行”单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“插入插入”命命令，在

11、字段标志行下面插入一行，然后按照同样的方法再插入两行。令，在字段标志行下面插入一行，然后按照同样的方法再插入两行。上一页 下一页返回第8页，共37页。11.2数据筛选数据筛选(2)(2)将鼠标放到将鼠标放到B2B2单元格中，然后编辑条件区域，如图单元格中，然后编辑条件区域，如图11-1211-12所示中用框起来所示中用框起来的区域，表示筛选的区域，表示筛选“工资工资=3 000=3 000或者工资或者工资2 5002 500并且职务并且职务= =文秘文秘”的记录。的记录。注意，在同列中写的条件是表示注意，在同列中写的条件是表示“或者或者”，在不同列中写的条件是表示，在不同列中写的条件是表示“并

12、并且且”。(3)(3)单击数据清单中的任意单元格。单击数据清单中的任意单元格。(4)(4)执行执行“数据数据”菜单中的菜单中的“筛选筛选”命令，从它的子菜单中选择命令，从它的子菜单中选择“高级筛选高级筛选”命令。命令。(5)(5)如果用户想将筛选的结果复制到其他位置，可以在如果用户想将筛选的结果复制到其他位置，可以在“高级筛选高级筛选”对话对话框中选中框中选中“将筛选结果复制到其他位置将筛选结果复制到其他位置”按钮。本例中选择按钮。本例中选择“在原有区在原有区域显示筛选结果域显示筛选结果”按钮。按钮。上一页 下一页返回第9页，共37页。11.2数据筛选数据筛选(6)(6)单击单击“数据区域数据

13、区域”右端的右端的“压缩对话框压缩对话框”按钮，打开按钮，打开“压缩对话框压缩对话框”，然，然后在工作表中选择数据区域。后在工作表中选择数据区域。(7)(7)单击单击“数据区域数据区域”右端的右端的“压缩对话框压缩对话框”按钮，回到按钮，回到“高级筛选高级筛选”对话框。对话框。(8)(8)单击单击“条件区域条件区域”右端的右端的“压缩对话框压缩对话框”按钮，在工作表中选择条件区域，再单击按钮，在工作表中选择条件区域，再单击“条件区域条件区域”右端的右端的“压缩对话框压缩对话框”按钮回到按钮回到“高级筛选高级筛选”对话框，如对话框，如图图11-1211-12所示。所示。(9)(9)单击单击“确定

14、确定”按钮，在数据库中会显示高级筛选后的结果，如按钮，在数据库中会显示高级筛选后的结果，如图图11-1311-13所示。所示。上一页返回第10页，共37页。11.3数据分类汇总数据分类汇总11.3.111.3.1插入分类汇总插入分类汇总(1)(1)打开要进行分类汇总的数据库打开要进行分类汇总的数据库( (内容如内容如图图11-2611-26所示所示) )，单击要分类汇总的列，单击要分类汇总的列中的单元格。中的单元格。(2)(2)单击工具栏中的单击工具栏中的“升序排列升序排列”按钮或按钮或“降序排列降序排列”按钮，本例中选择按钮，本例中选择“升序排列升序排列”按钮。按钮。(3)(3)执行执行“数

15、据数据”菜单中的菜单中的“分类汇总分类汇总”命令，打开命令，打开“分类汇总分类汇总”对话框。对话框。(4)(4)在在“分类字段分类字段”下拉列表框中，单击分类汇总的列。本例中，我们选择下拉列表框中，单击分类汇总的列。本例中，我们选择“年份年份”列。列。(5)(5)在在“汇总方式汇总方式”下拉列表框中，选择下拉列表框中，选择“求和求和”按钮。按钮。下一页返回第11页，共37页。11.3数据分类汇总数据分类汇总(6)(6)在在“选定汇总项选定汇总项”列表框中，选中包含了要进行分类汇总的数值的每一列前面的复列表框中，选中包含了要进行分类汇总的数值的每一列前面的复选框。本例中选择选框。本例中选择“第一

16、产业、第二产业、第三产业、工业、建筑业、交通运输、商第一产业、第二产业、第三产业、工业、建筑业、交通运输、商业业”。(7)(7)如果想在每个分类汇总后有一个自动分页符，可以选中如果想在每个分类汇总后有一个自动分页符，可以选中“每组数据分页每组数据分页”复选复选框。如果希望分类汇总在行的上方，而不是在行的下方，可以取消选中框。如果希望分类汇总在行的上方，而不是在行的下方，可以取消选中“汇总结汇总结果显示在数据下方果显示在数据下方”复选框。复选框。(8)(8)单击单击“确定确定”按钮，分类汇总后的数据库如按钮，分类汇总后的数据库如图图11-2711-27所示。所示。11.3.211.3.2删除分类

17、汇总删除分类汇总(1)(1)打开要删除分类汇总的数据库，单击数据区域中任意单元格。打开要删除分类汇总的数据库，单击数据区域中任意单元格。上一页 下一页返回第12页，共37页。11.3数据分类汇总数据分类汇总(2)(2)执行执行“数据数据”菜单中的菜单中的“分类汇总分类汇总”命令，打开命令，打开“分类汇总分类汇总”对话框。对话框。(3)(3)在此对话框中，单击在此对话框中，单击“全部删除全部删除”按钮。这时数据库中用户插入的分类汇总将按钮。这时数据库中用户插入的分类汇总将被删除。被删除。11.3.311.3.3分级显示数据分级显示数据(1)(1)在分类汇总表的左侧，按汇总层次出现了在分类汇总表的

18、左侧，按汇总层次出现了3 3个折叠按钮个折叠按钮 ，折叠按钮出现的行，折叠按钮出现的行就是汇总数据所在的行。单击就是汇总数据所在的行。单击 ，则隐藏该类数据的汇总结果。，则隐藏该类数据的汇总结果。(2)(2)在分类汇总表的左上方有层次按钮在分类汇总表的左上方有层次按钮 。单击。单击1 1，只显示总的汇总结果，不，只显示总的汇总结果，不显示数据显示数据; ;单击单击2 2，显示总的汇总结果和分类汇总结果，不显示数据，显示总的汇总结果和分类汇总结果，不显示数据; ;单击单击3 3，显示，显示全部数据和汇总结果。全部数据和汇总结果。上一页返回第13页，共37页。11.4数据透视表数据透视表数据透视表

19、是用于快速汇总大量数据的交互式表格。可以通过旋转其行或列以查看对数据透视表是用于快速汇总大量数据的交互式表格。可以通过旋转其行或列以查看对源数据的不同汇总，还可以通过显示不同的页来筛选数据，或者也可以显示所关心区源数据的不同汇总，还可以通过显示不同的页来筛选数据，或者也可以显示所关心区域的明细数据。域的明细数据。11.4.111.4.1数据透视表报表的元素数据透视表报表的元素数据透视表一般有数据透视表一般有7 7个组成部分，分别是行字段、列字段、页字段、页字段项、数个组成部分，分别是行字段、列字段、页字段、页字段项、数据字段、数据区域和数据项。据字段、数据区域和数据项。行字段是指在数据透视表中

20、被指定为行方向的字段。行字段是指在数据透视表中被指定为行方向的字段。列字段是指在数据透视表中被指定为列方向的字段。列字段是指在数据透视表中被指定为列方向的字段。页字段是指数据透视表中被指定为页方向的源数据表或表格中的字段。页字段是指数据透视表中被指定为页方向的源数据表或表格中的字段。下一页返回第14页，共37页。11.4数据透视表数据透视表页字段项是指源数据表或表格中的每个字段，列条目或数值都成为页字段列表中页字段项是指源数据表或表格中的每个字段，列条目或数值都成为页字段列表中的一项。的一项。数据字段是指包含汇总数据的数据库或源列表中的字段。数据字段是指包含汇总数据的数据库或源列表中的字段。数

21、据区域是指数据透视表中包含汇总数据的部分。数据区域中的单元格显示数据区域是指数据透视表中包含汇总数据的部分。数据区域中的单元格显示了行和列字段中各项的汇总数据。数据区域的每个值都代表了源记录或行中了行和列字段中各项的汇总数据。数据区域的每个值都代表了源记录或行中的一项数据汇总。的一项数据汇总。数据项是指数据透视表中的各个数据。数据项是指数据透视表中的各个数据。展开指示器是指字段旁的指示器，可显示或隐藏该项的明细数据。展开指示器是指字段旁的指示器，可显示或隐藏该项的明细数据。11.4.211.4.2创建数据透视表创建数据透视表例例: :对对图图11-3411-34所示的数据清单按产品名称和销售员

22、所示的数据清单按产品名称和销售员IDID创建数据透视表。创建数据透视表。上一页 下一页返回第15页，共37页。11.4数据透视表数据透视表操作步骤如下。操作步骤如下。单击数据清单中的某一单元格。单击数据清单中的某一单元格。单击单击“数据数据”菜单中的菜单中的“数据透视表和图表报告数据透视表和图表报告”命令，弹出命令，弹出“数据透视表和数据透视表和数据透视图向导数据透视图向导-3-3步骤步骤1”1”对话框，如对话框，如图图11-3511-35所示，按所示，按“下一步下一步”按钮。按钮。在在“数据透视表和数据透视图向导数据透视表和数据透视图向导”的步骤的步骤1 1中，选择数据源类型下的中，选择数据

23、源类型下的“Microsoft ExcelMicrosoft Excel数据清单或数据库数据清单或数据库”，然后选择，然后选择“所需创建的报表类型所需创建的报表类型”下的下的“数据透视表数据透视表”。单击单击“下一步下一步”按钮，屏幕显示如按钮，屏幕显示如图图11-3611-36所示对话框。单击所示对话框。单击“选定区域选定区域”右右边的按钮可以更改数据源域的范围。边的按钮可以更改数据源域的范围。上一页 下一页返回第16页，共37页。11.4数据透视表数据透视表单击单击“下一步下一步”按钮，显示对话框如按钮，显示对话框如图图11-3711-37所示所示单击新建工作表选项，然后单击单击新建工作表

24、选项，然后单击“版式版式”按钮，显示版式对话框如按钮，显示版式对话框如图图11-3811-38所示所示拖动拖动“地区地区”到页字段上，拖动到页字段上，拖动“日期日期”到列字段上，分别拖动到列字段上，分别拖动“产品名产品名称称”和和“销售员销售员ID”ID”到行字段上，然后再分别拖动到行字段上，然后再分别拖动“销售量销售量”和和“金额金额”到数据到数据区域，如区域，如图图11-3911-39所示。所示。单击单击“确定确定”按钮，返回到步骤按钮，返回到步骤5 5的对话框，单击的对话框，单击“完成完成”按钮，结果如按钮，结果如图图11-4011-40所示。所示。11.4.311.4.3更改数据透视表

25、报表更改数据透视表报表单击数据透视表报表。单击数据透视表报表。上一页 下一页返回第17页，共37页。11.4数据透视表数据透视表将鼠标指向将鼠标指向“数据透视表数据透视表”工具栏上工具栏上“数据透视表数据透视表”菜单中的菜单中的“向导向导”命令，命令，如如图图11-4111-41所示。所示。单击单击“版式版式”按钮。按钮。参照参照“创建数据透视表创建数据透视表”中的中的(6)-(8)(6)-(8)11.4.411.4.4刷新数据透视表中的数据刷新数据透视表中的数据如果用户需要更改数据，不能直接在数据透视表中修改，而应在源数据表中修改。而如果用户需要更改数据，不能直接在数据透视表中修改，而应在源

26、数据表中修改。而数据修改之后，数据透视表中的数据不会自动更新，这时需要执行以下操作。数据修改之后，数据透视表中的数据不会自动更新，这时需要执行以下操作。单击数据透视表或数据透视图报表。单击数据透视表或数据透视图报表。单击单击“数据透视表数据透视表”工具栏中的工具栏中的“更新数据更新数据”按钮，如图按钮，如图11-4111-41所示。所示。上一页返回第18页，共37页。图图11-1“排序排序”对话框对话框返回第19页，共37页。图图11-2数据表数据表返回第20页，共37页。图图11-8自动筛选自动筛选(一一)返回第21页，共37页。图图11-9自动筛选自动筛选(二二)返回第22页，共37页。图

27、图11-10“自定义自动筛选方式自定义自动筛选方式”对话框对话框返回第23页，共37页。图图11-11“自定义筛选自定义筛选”结果结果返回第24页，共37页。图图11-12 高级筛选高级筛选(一一)返回第25页，共37页。图图11-13 高级筛选高级筛选(二二)返回第26页，共37页。图图11-26样例数据库样例数据库返回第27页，共37页。图图11-27分类汇总后的结果图分类汇总后的结果图返回第28页，共37页。第29页，共37页。图图11-34数据清单数据清单返回第30页，共37页。图图11-35数据透视表和数据透视图向导数据透视表和数据透视图向导-3步骤步骤1返回第31页，共37页。图图11-36数据透视表和数据透视图向导数据透视表和数据透视图向导-3步骤步骤2返回第32页，共37页。图图11-37数据透视表和数据透视图向导数据透视表和数据透视图向导-3步骤步骤3返回第33页，共37页。图图11-38数据透视表和数据透视图向导数据透视表和数据透视图向导-版式版式返回第34页，共37页。图图11-39数据透视表和数据透视图向导数据透视表和数据透视图向导-版式版式返回第35页，共37页。图图11-40数据透视表结果数据透视表结果返回第36页，共37页。图图11-41更改和刷新透视表更改和刷新透视表返回第37页，共37页。