会议策划与组织.ppt

《会议策划与组织.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《会议策划与组织.ppt（52页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。

1、会场布置与现场服务会场布置与现场服务会场布置与现场服务会场布置与现场服务Page 2（一）、会展业的特点 产业带动性强产业带动性强 综合效益高综合效益高 信息交流信息交流 城市形象提升城市形象提升 提供就业机会提供就业机会会场布置与现场服务会场布置与现场服务Page 3（二）会展经济的功能n整合功能整合功能n纽带功能纽带功能n展示功能展示功能n连带功能连带功能n促销功能促销功能进程进程1.1：认识会议：认识会议 主题学习单元主题学习单元1：会议与会议策划：会议与会议策划进程进程1.2：会议策划：会议策划 会场布置与现场服务会场布置与现场服务Page 5导入： 问题：问题： n1、根据自己的理解

2、，说说什么是会议；、根据自己的理解，说说什么是会议； n2、会议有哪些类型；、会议有哪些类型； n3、召开会议的目的有哪些。、召开会议的目的有哪些。 会场布置与现场服务会场布置与现场服务Page 6任务一 会议的涵义与特点 一、会议的涵义一、会议的涵义n历史：历史：原始社会的“氏族议事会”。 n字面含义：字面含义： “会”聚集、见面、会合等 “议”商议、讨论的意思。 会议是有组织、有领导地商议事情的集会。 n总总结结：会会议议是是一一种种围围绕绕特特定定目目标标进进行行的的、以以口口头头发发言言或或书书面面交交流流为为主主要方式的、有组织有计划的商议活动。要方式的、有组织有计划的商议活动。n形

3、形成成会会议议的的主主要要条条件件是是：有明确的指导思想、预期目标、具体议题；有明确的时间、地点；有主持人和参加人员。会场布置与现场服务会场布置与现场服务Page 7任务一 会议的涵义与特点 二、会议的作用二、会议的作用 集思广益、科学决策的作用集思广益、科学决策的作用 发扬民主、动员群众、宣传教育的作用发扬民主、动员群众、宣传教育的作用 协调矛盾、统一思想、促进生产、推动工作的作用协调矛盾、统一思想、促进生产、推动工作的作用 国际交流、跨文化的沟通作用国际交流、跨文化的沟通作用 传达信息、资源共享、学习交流、开拓思路的作用传达信息、资源共享、学习交流、开拓思路的作用 会场布置与现场服务会场布

4、置与现场服务Page 8任务一 会议的涵义与特点 三、会议的特点三、会议的特点 目的性目的性 组织计划性组织计划性 交流方式多样性交流方式多样性 群体沟通性群体沟通性会场布置与现场服务会场布置与现场服务Page 9实践训练1、背景资料：、背景资料：2012“中秋国庆双节出行中秋国庆双节出行 各地高速堵车大观各地高速堵车大观”2、实训要求、实训要求n（1）将班级分成多个小组，选取一名会议主持人。让每组的学生分别不同社会角色（如交通管理者、普通市民，旅游者等），围绕既定目的，按照上述情景对“改善节庆堵车”的措施各抒己见，展开热烈讨论。n（2）此外，每组选一名学生扮演秘书，对各位与会者的发言进行记录

5、。会议结束后，记录员对各种意见和措施进行书面归纳，与会议记录一起上交指导教师。n（3）指导教师随机抽取各小组的结论予以分析。会场布置与现场服务会场布置与现场服务Page 10任务二 会议活动的基本要素 引入案例：优秀企业成功经验高层研讨会简报引入案例：优秀企业成功经验高层研讨会简报 （p8） 问题：问题：1、从材料中可以看出，一个成功的会议应由哪些要素构成？、从材料中可以看出，一个成功的会议应由哪些要素构成？ 2、各个要素对会议的成功召开有什么作用和意义？、各个要素对会议的成功召开有什么作用和意义？ 会场布置与现场服务会场布置与现场服务Page 11任务二 会议活动的基本要素 一、会议人员一、

6、会议人员 会会议议人人员员是是指指参参与与会会议议整整个个过过程程的的人人员员，可可具具体体分分为为会会议议主主体体、会会议议客体以及其他与会议有关的人员。客体以及其他与会议有关的人员。1、会议主体、会议主体n指主要策划、组织会议的人员，包括主办者、承办者、支持单位、赞助单位、和协办单位等。 “水城新津”杯会议人员举例 2、会议客体、会议客体n即参加会议的对象，包括正式成员、列席成员、特邀成员和旁听成员。与会者的数量是决定会议规模的主要因素。3、其他与会议有关的人员、其他与会议有关的人员n 包括：主持人、会议秘书人员和会议服务人员等。 会场布置与现场服务会场布置与现场服务Page 12任务二

7、会议活动的基本要素 二、会议名称二、会议名称n 要求概括并显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位，以及会议要求概括并显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位，以及会议的时间、届次、地点、范围和规模等。的时间、届次、地点、范围和规模等。 必须用确切、规范的文字必须用确切、规范的文字表达表达 n 如：如：“水城新津水城新津”杯四川饭店技能大赛杯四川饭店技能大赛 可口可乐（中国）可口可乐（中国） 饮料有限公司饮料有限公司2004年销售会议年销售会议 会场布置与现场服务会场布置与现场服务Page 13任务二 会议活动的基本要素 三、会议议题三、会议议题n据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决的具体问题

8、，是会议必备的据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决的具体问题，是会议必备的要素。要素。n议题的主要作用：议题的主要作用： 1. 准确、具体的体现会议的目标，为目标服务；准确、具体的体现会议的目标，为目标服务； 2. 引导和制约会议的发言。引导和制约会议的发言。会场布置与现场服务会场布置与现场服务Page 14任务二 会议活动的基本要素 四、会议时间四、会议时间n会议召开时间和会期。五、会议的地点五、会议的地点n据会议的性质和规模，综合考虑会场的大小，交通情况环境与设备等到因素是否适合，有些要考虑政治影响或经济效果。会场布置与现场服务会场布置与现场服务Page 15任务二 会议活动的基本要素 六

9、、会议的方式六、会议的方式n为了提高会议的效率，实现会议目标而采取的各种形式或手段，如现场办公会、座谈会、观摩会、报告会、调查会、电话会等。七、会议结果七、会议结果n会议结束时实现目标的情况。n实用范例：哈啤雪中送炭 会场布置与现场服务会场布置与现场服务Page 16n欢迎来成都欢迎来成都 参加参加财富财富论坛论坛 n2013年，成都将举办年，成都将举办财富财富全球论坛这样高规格的国际会议，重点全球论坛这样高规格的国际会议，重点向国内外友人宣传成都的国际化进程向国内外友人宣传成都的国际化进程n作业：为明年的作业：为明年的财富财富论坛写一封邀请函论坛写一封邀请函会场布置与现场服务会场布置与现场服

10、务Page 17实践训练 1、背景资料、背景资料n上海惠达科技有限公司准备在11月15日上午召开一次咨询工作会议。公司拟邀请一些专家、学者以及其他企业单位的负责人共同探讨公司发展之路。为了能让与会者有充分的时间安排好工作，公司决定提前将通知发给有关与会者。秘书发出书面通知后不久，公司总经理突然指示：“这次会议十分重要，应当还要邀请区科改委有关领导参加，听听他们的意见，以便更好地推动公司工作发展。”可是经过联系，区科改委的林主任11月15日正好在外地出差，要到11月16日才能回来。于是，秘书再次发补充通知，通知各位与会者会议时间改在11月17日召开。后来，林主任的秘书打来电话说：“林主任在外地出

11、差可能要延迟几天，还要去当地一些企业视察工作。”于是，公司的咨询工作会议无法确定时间，只能一拖再拖。2、实训要求、实训要求n（1）分小组讨论：造成会议出现这种结果的原因是什么？）分小组讨论：造成会议出现这种结果的原因是什么？n（2）班级讨论如何避免上述情况的出现？）班级讨论如何避免上述情况的出现？会场布置与现场服务会场布置与现场服务Page 18任务三 会议的种类与工作原则 一、会议的种类一、会议的种类1、按会议的规模划分、按会议的规模划分n小型会议n中型会议n大型会议n特大型会议2、按会议内容划分、按会议内容划分n综合性会议n专题性会议会场布置与现场服务会场布置与现场服务Page 19任务三

12、 会议的种类与工作原则 一、会议的种类一、会议的种类3、按会议的性质划分、按会议的性质划分n决策性会议：代表性会议、领导性会议n非决策性会议：日常办公会议、咨询性会议、总结交流会议、洽谈谈判性会议、进修培训会议、庆典性会议、商品展示和推介性会议。4、按会议所垮的地域范围划分、按会议所垮的地域范围划分n国际性会议n全国性会议n地方性会议n部门性会议会场布置与现场服务会场布置与现场服务Page 20任务三 会议的种类与工作原则 一、会议的种类一、会议的种类 5、按会议的目的划分、按会议的目的划分n说明会议n研究会议n解决问题会议n沟通协调会议n创意会议会场布置与现场服务会场布置与现场服务Page

13、21任务三 会议的种类与工作原则 一、会议的种类一、会议的种类6、按会议的形式划分、按会议的形式划分n圆桌会议、公开讨论会议、代表人会议、演讲型讨论、小组讨论、议会型讨论、头脑风暴会议、远程电信会议7、按会议的职级划分、按会议的职级划分n股东会议、董事会、高级管理人员会议、中层管理人员会议、职工会议、部门会议会场布置与现场服务会场布置与现场服务Page 22任务三 会议的种类与工作原则 二、会议的工作原则二、会议的工作原则 1、必要性2、高效性3、目标性4、严肃性5、节俭性会场布置与现场服务会场布置与现场服务Page 23实践训练 1、背景资料、背景资料n在日本富士山县，辽宁省青年友好参观团团

14、长接过日方官员送上的会在日本富士山县，辽宁省青年友好参观团团长接过日方官员送上的会议程序，只见上面写着辽宁省青年友好参观团在日本富士山县活动时，议程序，只见上面写着辽宁省青年友好参观团在日本富士山县活动时，中方团长接过日方官员送上的会议程序，只见上面写着：中方团长接过日方官员送上的会议程序，只见上面写着：“中方发言中方发言时间：时间：10点点17分分20秒至秒至18分分20秒。秒。”他不禁楞住了，只好把原来的他不禁楞住了，只好把原来的讲稿从十几页删削成五页、三页，最后删到一页。第二天，中方团长讲稿从十几页删削成五页、三页，最后删到一页。第二天，中方团长像别的发言者一样，跑步上场。他的发言干净利

15、落，因为被台下几次像别的发言者一样，跑步上场。他的发言干净利落，因为被台下几次掌声打断，才拖延了掌声打断，才拖延了30秒。事后，这位团长感慨地说：秒。事后，这位团长感慨地说：“这件事给我这件事给我的启示太大了。的启示太大了。”2、实训要求、实训要求n（1）各小组讨论这件事到底对我方有何启示；）各小组讨论这件事到底对我方有何启示；n（2）讨论日方官员这样安排外宾的发言时间是否合适。）讨论日方官员这样安排外宾的发言时间是否合适。会场布置与现场服务会场布置与现场服务Page 24课外练习：n利用业余时间，利用业余时间，在校内外进行在校内外进行实践锻炼，参实践锻炼，参与会议的各项与会议的各项组织与服务

16、工组织与服务工作，收集会议作，收集会议计划、会议记计划、会议记录等。录等。进程进程1.1：认识会议：认识会议 主题学习单元主题学习单元1：会议与会议策划：会议与会议策划进程进程1.2：会议策划：会议策划 会场布置与现场服务会场布置与现场服务Page 26任务一 会议策划概述 一、会议策划的概念一、会议策划的概念 n策策 划划为未来事项为未来事项“筹谋献策筹谋献策”；目标性、多重选择性、风险性、；目标性、多重选择性、风险性、创意性创意性n会议策划会议策划为了使会议取得预期的目的，而进行构思、设计，选择为了使会议取得预期的目的，而进行构思、设计，选择出合理可行方案的过程。出合理可行方案的过程。 好

17、的会议策划，一定是对具体的执行方案有深入的思考，具有可行性；好的会议策划，一定是对具体的执行方案有深入的思考，具有可行性；一定是在某些方面有突破，有新意、有创意才行。一定是在某些方面有突破，有新意、有创意才行。会场布置与现场服务会场布置与现场服务Page 27任务一 会议策划概述 二、会议策划的方法二、会议策划的方法1、头脑风暴法、头脑风暴法2、纸牌法、纸牌法3、策划树法、策划树法 会场布置与现场服务会场布置与现场服务Page 28头脑风暴法n涉日问题尖锐，大学生情绪激动。请讨论决定如何稳定当前大学生学涉日问题尖锐，大学生情绪激动。请讨论决定如何稳定当前大学生学习环境和学习情绪，做到学习爱国两

18、不误。习环境和学习情绪，做到学习爱国两不误。会场布置与现场服务会场布置与现场服务Page 29任务一 会议策划概述 三、会议策划的原则三、会议策划的原则1、目的性原则、目的性原则2、利益主导原则、利益主导原则3、整体规划原则、整体规划原则4、客观现实原则、客观现实原则5、可操作性原则、可操作性原则6、周密性原则、周密性原则7、整合原则、整合原则8、规范性原则、规范性原则 会场布置与现场服务会场布置与现场服务Page 30任务一 会议策划概述 四、会议策划的前期工作四、会议策划的前期工作搞清楚搞清楚“想法想法” 搞清楚搞清楚“思路思路”会议地址的选择会议地址的选择 n列出可供选择的清单列出可供选

19、择的清单n根据清单综合考虑会议类型与场所的搭配根据清单综合考虑会议类型与场所的搭配n会议整体规划会议整体规划n亲临现场实地考察亲临现场实地考察会议整体策划会议整体策划 n工作时间进程表工作时间进程表n任务分工表任务分工表n物品清单物品清单n成本分析表成本分析表会场布置与现场服务会场布置与现场服务Page 31任务一 会议策划概述 五、会议策划者的主要任务五、会议策划者的主要任务 1、制定计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要，并达到会议预定、制定计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要，并达到会议预定的目标的目标 2、制定会议议程、制定会议议程 3、了解可供使用的场所和设施情况、了解可供使用

20、的场所和设施情况 4、选择或提议合适的场所、选择或提议合适的场所 5、安排交通事宜、安排交通事宜 6、协调指挥工作人员的活动、协调指挥工作人员的活动 7、招收、培训会务人员和广告人员、招收、培训会务人员和广告人员 8、制定可行预算或按既定预算安排有关工作、制定可行预算或按既定预算安排有关工作 会场布置与现场服务会场布置与现场服务Page 32任务一 会议策划概述 五、会议策划者的主要任务五、会议策划者的主要任务 9、确定各项工作的时间安排、确定各项工作的时间安排 10、视察选定的场所和设施、视察选定的场所和设施 11、与各有关方面进行接洽（运输公司、旅行社、试听服务公司）、与各有关方面进行接洽

21、（运输公司、旅行社、试听服务公司） 12、确定印刷公司、确定印刷公司 13、安排食品、饮料有关事宜、安排食品、饮料有关事宜 14、同会议发言人和各位贵宾进行联系、同会议发言人和各位贵宾进行联系 15、其他、其他 会场布置与现场服务会场布置与现场服务Page 33实训一：n会议策划：以花源校区行政楼会议策划：以花源校区行政楼5楼会议室为会议地点策划一次为期楼会议室为会议地点策划一次为期1-5天的会议活动。天的会议活动。n要求：要求：1、运用头脑风暴法决定本次会议的议题。、运用头脑风暴法决定本次会议的议题。n 2、安排会议议程、安排会议议程n 3、会议场地布置、会议场地布置n 4、会议成本预算。、

22、会议成本预算。会场布置与现场服务会场布置与现场服务Page 34实训二：n成都将建设成为现代国际田园城市。成都在其中看到的是机遇，成都将建设成为现代国际田园城市。成都在其中看到的是机遇， “这这也就意味着，我们在产业发展上有可能跨越传统发展方式的某个阶段，也就意味着，我们在产业发展上有可能跨越传统发展方式的某个阶段，带动整个城市快速甚至是跨越式发展。带动整个城市快速甚至是跨越式发展。”。成都的城市理想是，在城。成都的城市理想是，在城市形态和发展水平上，将是超大型、现代化的城市，同时也是符合田市形态和发展水平上，将是超大型、现代化的城市，同时也是符合田园城市理想、统筹城乡发展的城市。广大的农村地

23、区是园城市理想、统筹城乡发展的城市。广大的农村地区是“人在园中人在园中”，二、三圈层是，二、三圈层是“城在园中城在园中”，中心城区是，中心城区是“园在城中园在城中”，把城市和，把城市和农村两者的优点都高度地融合在一起。建设现代国际田园城市农村两者的优点都高度地融合在一起。建设现代国际田园城市-成都，成都，是我们每个身在成都的人的义务，请你策划一次相关内容的团日活动。是我们每个身在成都的人的义务，请你策划一次相关内容的团日活动。并重点阐述此次团日活动的亮点，亮点阐述不少于并重点阐述此次团日活动的亮点，亮点阐述不少于200字。字。 会场布置与现场服务会场布置与现场服务Page 35会议策划书n1、

24、 名称：名称： n2、宗旨：、宗旨：n3、主题：、主题： n4 、日期：、日期： n5、地点：、地点：n6、主办单位：、主办单位： 承办单位：承办单位：n7、邀请媒体：、邀请媒体： n8、亮点：、亮点：会场布置与现场服务会场布置与现场服务Page 36实践训练 1、阅读材料、阅读材料 n某公司市场销售部刘经理最近注意到：在刚刚过去的一个月中，一些营销开支、广告费用等都没有减少，但是产品的销售量却明显减少了。于是刘经理召集了几个业务骨干召开了部门会议，希望能通过会议从中找到根本原因。会上，一名员工提出上个月销售量下降是因为销售渠道的问题。而另外一名员工则认为导致销售量下降的原因是产品本身满足不了

25、消费者的需求。于是在会议上，与会人员就这两个原因激烈地争论起来，会议一时失去控制。最后，会议也毫无结果。2、实训要求、实训要求n分析这次会议失败的原因。分析这次会议失败的原因。n对会议策划有什么启示？对会议策划有什么启示？会场布置与现场服务会场布置与现场服务Page 37任务二 会议策划的内容 课前问答课前问答会场布置与现场服务会场布置与现场服务Page 38任务二 会议策划的内容 一、会议策划的主要内容一、会议策划的主要内容 “五个五个W，一个，一个H、B、O” nWhy： 为什么要开会，会议目标是什么。为什么要开会，会议目标是什么。nWho： 参加会议的人是谁，主办者希望哪些人来参加。参加

26、会议的人是谁，主办者希望哪些人来参加。nWhat：什么类型的会议，会议内容：什么类型的会议，会议内容 。nWhen：什么时候举行会议；会期长短。：什么时候举行会议；会期长短。nWhere： 什么地方开会。什么地方开会。nHow： 会议将怎样进行。会议将怎样进行。 nBudget bdit ： 会议预算的策划。会议预算的策划。 nOthers： 会务工作的策划。会务工作的策划。会场布置与现场服务会场布置与现场服务Page 39任务二 会议策划的内容 一、会议策划的主要内容一、会议策划的主要内容 1、Why： 为什么要开会，会议目标是什么。为什么要开会，会议目标是什么。会议目标是会议组织者的期望。

27、会议目标是会议组织者的期望。作用：作用：n制约会议的议题和议程制约会议的议题和议程n决定会议的性质决定会议的性质n影响会议的方式影响会议的方式n引导会议的结果引导会议的结果需注意的问题：需注意的问题：n提出的目标要切合实际提出的目标要切合实际n处理好目标层次之间的关系处理好目标层次之间的关系总目标与具体目标的关系总目标与具体目标的关系主要目标与次要目标的关系主要目标与次要目标的关系会场布置与现场服务会场布置与现场服务Page 40任务二 会议策划的内容 一、会议策划的主要内容一、会议策划的主要内容 2、Who： 参加会议的人是谁，主办者希望哪些人来参加。参加会议的人是谁，主办者希望哪些人来参加

28、。确定与会人员的几种程序确定与会人员的几种程序：n领导确定领导确定 n规则确定规则确定 n商磋确定商磋确定 n选举确定选举确定需注意的问题需注意的问题n合法性合法性n必要性必要性n明确性明确性n代表性代表性会场布置与现场服务会场布置与现场服务Page 41任务二 会议策划的内容 一、会议策划的主要内容一、会议策划的主要内容 3、What：什么类型的会议，会议内容是什么。：什么类型的会议，会议内容是什么。根据会议的目标、任务、议题来确定根据会议的目标、任务、议题来确定需注意的问题需注意的问题:n会议的职权会议的职权n会议的功能会议的功能 会场布置与现场服务会场布置与现场服务Page 42任务二

29、会议策划的内容 一、会议策划的主要内容一、会议策划的主要内容 4、When：什么时候举行会议；会期的长短。：什么时候举行会议；会期的长短。原则：原则：n时机时机n需要需要n成本和效率成本和效率n协调协调n合法合规合法合规需注意的问题：需注意的问题：n与会者能否在这一时间参加会议与会者能否在这一时间参加会议n与会者是否有足够时间来准备提交相关文件或材料与会者是否有足够时间来准备提交相关文件或材料n会议各项组织和准备工作是否能够完成会议各项组织和准备工作是否能够完成n具体日期要考虑周到，如时间是否与其它会议或活动相冲突具体日期要考虑周到，如时间是否与其它会议或活动相冲突会场布置与现场服务会场布置与

30、现场服务Page 43任务二 会议策划的内容 一、会议策划的主要内容一、会议策划的主要内容 5、Where： 什么地方开会。什么地方开会。选择会议地点的意义：选择会议地点的意义：n产生良好的政治影响和经济效果产生良好的政治影响和经济效果n突出会议主题突出会议主题n营造良好的会议气氛营造良好的会议气氛综合考虑以下几个基本问题综合考虑以下几个基本问题：n地点：地点：n历史：历史：n服务设施：服务设施：n公共区域及设施：公共区域及设施：n费用：费用：n景点：景点：n安全：安全：会场布置与现场服务会场布置与现场服务Page 44任务二 会议策划的内容 一、会议策划的主要内容一、会议策划的主要内容 6、

31、How： 会议将怎样进行。会议将怎样进行。 对会议的议程进行安排：议程表对会议的议程进行安排：议程表 需要注意的问题：需要注意的问题：n议程的每一个环节应环环相扣议程的每一个环节应环环相扣n议题较多时要考虑主次先后议题较多时要考虑主次先后n议程应提前通知与会者议程应提前通知与会者 会场布置与现场服务会场布置与现场服务Page 45任务二 会议策划的内容 一、会议策划的主要内容一、会议策划的主要内容 7、Budget ： 会议预算的策划。会议预算的策划。n显性成本显性成本会议明显的耗费，如与会者的交通费、会场和设备租借会议明显的耗费，如与会者的交通费、会场和设备租借费用等。费用等。n隐性成本隐性

32、成本与会者因为参加会议而损失的劳动价值与会者因为参加会议而损失的劳动价值 会议成本会议成本=2XYTX 代表与会者每小时的平均工资的代表与会者每小时的平均工资的3倍倍Y 代表与会人数代表与会人数T 代表时间代表时间会场布置与现场服务会场布置与现场服务Page 46任务二 会议策划的内容 一、会议策划的主要内容一、会议策划的主要内容 8、Others： 会务工作的策划。会务工作的策划。（1）会前准备工作）会前准备工作（2）会议期间的协调服务）会议期间的协调服务（3）会后结束工作）会后结束工作会场布置与现场服务会场布置与现场服务Page 47任务二 会议策划的内容 二、制定会议筹备进程时间表二、制

33、定会议筹备进程时间表 以中型会议为例：（一一）预预算算客客店店和和会会议议室室。会前三周考察（会前1521天），会前一周确定（会前710天）客房与会议室。（二）确定会务组。（二）确定会务组。会前是一周（会前410天）确定会务组。（三）开会工作动员大会。（三）开会工作动员大会。会前46天 （四）会议参会人员的了解，（四）会议参会人员的了解，在会前4天到15天左右进行（五五）确确定定就就餐餐时时间间的的酒酒店店，酒店初选（会前天到天）酒店确定（会前到天）（六）录像摄影师的预定（六）录像摄影师的预定：会前天到天会场布置与现场服务会场布置与现场服务Page 48任务二 会议策划的内容 二、制定会议筹备

34、进程时间表二、制定会议筹备进程时间表 以中型会议为例：（七）会前礼品，资料，记录本，矿泉水，与物品准备，会前到（七）会前礼品，资料，记录本，矿泉水，与物品准备，会前到10天天（八）会前日程表和会议须知的准备：会前天到天（八）会前日程表和会议须知的准备：会前天到天（九九）会会议议条条幅幅，参参会会证证，指指引引牌牌，人人名名牌牌，会会议议接接待待处处，会会议议通通知知等等准备：会前天到天。准备：会前天到天。（十）会场设计与摆设设计，会前天到天，摆设会前（十）会场设计与摆设设计，会前天到天，摆设会前1天。天。（十一）会务组现场设办公室：会前（十一）会务组现场设办公室：会前1天天2天天（十二）接站：

35、会前（十二）接站：会前1天天 会场布置与现场服务会场布置与现场服务Page 49任务二 会议策划的内容 二、制定会议筹备进程时间表二、制定会议筹备进程时间表 以中型会议为例：（十三）早到客人的安排：提前（十三）早到客人的安排：提前1天或更多天或更多（十四）摄影录像：会议开始时起（十四）摄影录像：会议开始时起（十五）票务：会议结束前（十五）票务：会议结束前1天天（十六）会议通讯录和合影照准备：会议结束前（十六）会议通讯录和合影照准备：会议结束前1天天（十七）送站：随时（十七）送站：随时（十八）总结报告：会议结束后（十八）总结报告：会议结束后3天内天内会场布置与现场服务会场布置与现场服务Page

36、50任务三 会议策划方案 案例：能干的王秘书案例：能干的王秘书 （p42） 问题：问题： n如果你是王秘书，会怎样策划这次会议呢？如果你是王秘书，会怎样策划这次会议呢？n会议策划方案包括哪些内容？会议策划方案包括哪些内容？n怎样拟写会议策划方案？怎样拟写会议策划方案？ 会场布置与现场服务会场布置与现场服务Page 51任务三 会议策划方案 一、会议策划方案的内容一、会议策划方案的内容 会议策划方案主要包括会议概要（会议主题、会议时间、会议地点、会议策划方案主要包括会议概要（会议主题、会议时间、会议地点、与会人员等）、会议日程及相关事务、会议预算以及其他需要说明的与会人员等）、会议日程及相关事务

37、、会议预算以及其他需要说明的事项。事项。1、会议概要、会议概要2、会议日程及相关事务、会议日程及相关事务3、会议预算以及其他需要说明的事项、会议预算以及其他需要说明的事项会场布置与现场服务会场布置与现场服务Page 52任务三 会议策划方案 二、会议策划方案的格式二、会议策划方案的格式 会议策划方案的格式通常是条文式或表格式。会议策划方案的格式通常是条文式或表格式。1、标题、标题 “ 会议策划书会议策划书”2、正文、正文开头：开头：召开会议的依据、主办单位、会议名称、会议时间、地点等。 主体：主体：逐项写明策划的具体内容。结语：结语：可写上“以上方案，可否，请予研究、批示”。3、落款或签署、落款或签署4、成文日期、成文日期