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1、 （职业经理培训）行政管理 工作细化执行与模板 弗布克细化执行与模板系列 行政管理工作细化执行与模板 第五章会议管理与活动组织细化执行与模板 一、会议管理执行工具与模板 （一）会议计划表 号：年度： 年 月份 会 相关信息 12 1 月 2 月 3 月 4 月 5 月 6 月 7 月 8 月 月 会 名称 会 性 开会地点 开会日期 会 参会 位 人数 主持人 会议主旨及议题 依据公司当月状况进行规定 审查人： （二）议程安排表 会议主题 会议种类 会议主办单位 会议负责人 会议主持人 会议大纲： 会议议题 议题 1 序号 / 内容 议题名称： 时间 内容 发言人 议题 序号 2 议题名称：
2、时间 内容 发言人 列席人员 会议记录员 会议说明： （三）会议通知单 通知日期：年月日 接收部门： 发文部门： 会议名称： 会议时间： 会议地点： 会议联系人： 会议参加人员名单： 会议注意事项： 1 2 会议联系人： 会议联系电话： 签章处： 通知回执联 会议通知已收到，内容详细认识，能不可以届时参加。感谢 ! 署名： 年月日 （四）会议程序表 会议程序 会议时间：年月日 会议地点： 1 记录列席人姓名 2 统计缺席人姓名（附原由） 程序 内容 发言人 1 入坐，宣告开会 2 论述经营理念 3 会议最高职位人致词 4 说明议题、议案 5 增补说明、报告 6 谈论问题（怀疑应答） 7 决议事
3、项确认 8 下次会议谈论事项确认 9 休会致词 10 会议结束 主管审查： 领导审批： 年月日 年月日 （五）会议纪要表 编号： 会议主题： 会议主席 会议主持 会议记录人 赞同 页数 列席人员名单： 列席人员名单： 会议定议内容 序号 决议事项 负责人 决议提出人 完成时间 （六）会议进行检查表 全员能否有踊跃性的建议 能否正确记录赞同事项、决定事项 决议事项能否复一遍，让全体人员确认无异 建议及议题的办理，能否获取认可 当日的议题中，能否有没法谈论的议题 能否也获得赞同后再谈论 能否也尊敬少量人的建议 能否指示承办人员保留议事录 能否指示将决定的事项通知全公司 能否让列席者以快乐的心情休会
4、 能否提示下回会议的列席 会场整理能否周到 记录事项 （七）会议用品明细表 使用日期：年月日 会议名称： 会议主持人： 参加单位： 参加人员： 会议必备用品 名称 单位 数目 规格 备注 文 笔 支 具 条子纸 本 桌子 张 椅子 个 一 黑板 面 般 黑板架 个 设 备 讲台 个 茶杯 个 烟灰缸 个 会议特定用品 录音机 台 录像机 台 电 唱机 台 器 投影机 台 电影放映机 台 幻灯机 台 麦克风 个 特定会议用品相关说明： 二、活动组织执行工具与模板 （一）活动申请单 申请人：申请时间：年月日 活动时间 活动申请部门 活动地点 活动主题： 活动项目： 估计参加人数 估计经费 经费本源
5、： 部门经办人： 申请部门主管签字： 总经理审批： 公章： 年月日 年月日 行 政 部 年月日 审查 备注： （二）活动安排表 活动部门：活动时间：年月日至年月日 活动项目 项目安排时间 活动内容 活动地点 活动组织人 备注说明 部门主管： （三）年度活动计划表 年度： 活 名称 活 日期 活 内容 算 参加部 注 新年宴会 公司运 会 公司年会 工旅行 活 相关 明： 理 批： （四）活动总结报告表 填表日期：年月日 活 名称 活 部 活 人 活 开始 活 束 活 状况 ： 活 使用状况： 活 改 建 ： 批阅： 第六章文书档案管理细化执行与模板 一、文书管理流程 工作目标 知识准备 1 快
6、速有 效接收与 发送文书 1 文书类 2 文书保 别 存完好、 2文书制 齐全 作 3 文书立 卷合理 要点点控制 细化执行 流程图 1文书采集 文书目 依据文书目录表对其进行 录表 平常采集、整理 1文书采集 2文书分类 依照文书管理制度进行文 2文书分类 书分类，便于文书收发管理 3收文管理 收发文 3收文管理 收到文书后，及时填写收发 件登记表 文件登记表 4发文管理 4发文管理 对于发送到相关部门的文书 收发文 5分文管理 也要及时将文书相关信息填 件登记表 写至收发文件登记表中 6文书立卷管理 5分文管理 在文件传达过程中要填写 文 文书会 书会签表，证明文书传达时 签表 间 6文书
7、立卷管理 文书管 对重要文书进行整理， 编制成 理年限表 卷并按期查阅、更新 二、信件管理执行工具与模板 （一）信件使用申请登记表 编号： 申请部门 申请日期 盖印份数 信件名称 信件种类 用印份数 用印原由 印签留底 公司印签 董事长印签 总经理印签 财务印签 赞同： 主管： 申请人： （二）月度信件接收登记表 月份：年份： 日期 信件种类 接收人 收信人 所属单位 / 职位 发散日期 签收人 （三）月度外发信件登记表 月份： 信件信息 发信人信息 序号 外发日期 密级 信件种类 外发地点 收信人 外发信件人 外发单位 三、资料管理执行工具与模板 （一）图书借阅卡 图书信息栏 借阅信息栏 图
8、书编号 借阅人 图书名称 办理人 图书价格 借阅日起 图书等级 归还日期 签字确认栏 借阅人签字： 办理人签字： 年月日 年月日 说明：两方各留一份，便于往后归还确认。 （二）借阅登记表 年月日 借阅日期 编号 名称 借阅人 归还日期 借阅人签字 借阅办理人： （三）扔掉报告单 填表日期：年月日 扔掉资料编号 扔掉资料名称 发现（大体）日期 资料存档日期 资料所属级别 资料管理人 扔掉原由： 资料管理人员署名： 年月日 单位办理建议 保卫处办理建议 单位主管签字： 保卫处主管建议： 年月日 年月日 总经理审批建议： 年月日 （四）声像资料送审表 送审日期：年月日 声像资料名称 附带文字资料页次
9、 声像资料送审人 签字确认栏 摄编人员 配音人员 文字草拟人员 参审人员 署名： 署名： 署名： 署名： 年月日 年月日 年月日 年月日 审查建议： 年月日 第七章财富物质管理细化执行与模板 一、物质采买执行工具与模板 （一）请购单 编号：日期：年月日 资料编号 品名 规格 单位 请购量 用途 分批交货 日期 数目 月日库存 在途 库存合计 进 安 请购点 请 购 货 全 量 可 前三个月 后三个月 数 可用 数 可 用 可用 期 存 天 日 用 天 均匀用量 估量用量 数目 量 天数 量 天数 天数 限 量 数 期 数 备 注 赞同：主管：经办人： （二）询价单 编号：（）购字第号 请购单编
10、号 资料编号 规格说明 单位 数目 说明 1 报价须知 （ 1 ）交货限期：需于年 / 月/ 日以前交清订购后天内交清 （ 2 ）交货地点（略） （ 3 ）付款方法：交货查收合格后付款试车检验合格后付款 （ 4 ）订购方法：分项订购总金额为准 2 报价限期。 报价单请于年月日时以前惠予报价以便洽购为荷注：全部报价的有效时期务请保留至上列日期起算十天以上填写日期：年月日 （三）物质查收单 编号：日期：年月日 代号 名称 规格 单位 数目 单价 总价 请购单位 供货厂商 购置时间 备注 批阅 部厂主管 质检部门 收料部门 采买部门 （四）物质检验单 物质编号 请购单编号 品名 规格 检验部门 质量
11、规范依照 送验编号 检验结果 检验项目 检验标准 说明 检验部门主管 合格 不合格 请购部门 总经理 资财部门 厂长建议 建议 批阅 说明 （五）物质入库单 编号：入库日期：年月日 品名 型号 包装规格 数目 生产日期 批号 检验单号 入库人：复核人：库管员： 注：本表一式三联。一联库房存根，一联交行政部，一联交财务部存案。 （六）物质领用单 编号：管理部门：日期：年月日 编号 种类 品名 规格 使用部门 用途 单位 数目 价值 备注 （七）供应商检查表 公司全称 法人代表 经济性质 建马上间 总经理 营业执照号 注册资本 详细地点 邮编 联系电话 联系人 公司简介 主营方向 认证和资质 公司
12、员工数 备注 （八）月度采买计划表 号：起止日期：年月日至年月日 序 采 物 物 格 量 划 价 合 数目 位 注 号 日期 名称 型号 准 （元） （元） 合 制表人 制表日期 核人 赞同人 注：本 划一式四份，相关人 字后，后勤主管留一份， 室部一份，后勤 主管 采 、物 管理 各一份。 二、固定财富管理执行工具与模板 （一）固定财富台账 年度：固定 型： 序号 名称 入 日期 格 数目 价 用 位 日期 注 1 2 3 （二）固定财富管理卡 （正面） 卡号： 分 中文名称 厂牌 格 台 原价 号 英文名称 置日期 配件 原 每年折旧 增添 本支出 原 使用年 第一年 年年 最后一年 年月
13、 年月 年月 （反面） 使用部门 接收日期 年月日 年月日 使用保留人签章 交还经管部门日期 年月日 年月日 经管部门签章 备注： （三）固定财富查收单 查收日期：年月日 固定财富名称 财富价格 规格型号 查收项目状况说明 查收项目 查收状况说明 查收人 备注 物件能否齐全 能否有破坏 运转能否优异 能否吻合申请要求 物件的相关证件能否齐全 查收部 参加人员名单 行政部 财务部 （工程）技术部 固定财富使用部门 （四）固定财富调拨单 调拨日期：年月日 序号 仪器编号 仪器名称 规格型号 单位 原值 数目 金额 购置日期 调拨原由： 调出单位： 调入单位： 保留员（署名） ： 保留员（署名）：
14、调出单位主管领导建议（署名） ： 调入单位主管领导建议（署名） ： 年月日 年月日 行政部门建议（署名） ： 年月日 （五）固定财富盘点表 盘点日期：年月日至年月日 财富基本信息 盘盈 盘亏 资 产 使 用 盘 点 购置日期 备注 编号 名称 规格 厂牌 单位 数目 数目 金额 数目 金额 会点部门及人员 行政部人员 财务部人员 工程技术部人员 保留人员：部门主管： 使用部门人员 （六）固定财富报修单 填表日期：年月日 财富名称 财富编号 规格型号 厂牌 购置日期 能否在保修期内 是否 现存放地点 使用部门 故障日期 故障状况说明 保修人状况说明： 署名：年月日 保修部门 部门主管建议： 部门
15、建议： 行政部门 署名：年月日 部门建议： 财务部门 署名：年月日 建议： 总经理审批 署名：年月日 （七）闲置财富报告表 报告日期：年月日 闲置财富信息 日期 账面价值 闲置 已 提 备注 名称 种类 规格 数目 单位 购置 闲置 总价 净值 原由 折旧 填表人： （八）固定财富报废单 编号：填表日期：年月日 管理部门 使用部门 固定财富信息 中文 名称 英文 规格 厂牌 购置日期 已使用年数 报废数目 账面价值 报废原由： 办理报废花费 估计废品价值收入 实质损失额 拟办理方法 销售出租投资抵押闲置 签字确认 总经理 财务部门 使用部门 行政部门 主管 保留人 主（协）办 主管 主（协）办
16、 填表人： （九）固定财富购置申请表 填表日期：年月日 申请部门 固定财富名称 申请原由 申请要求说明 领导审批建议 部门主管建议 行政部主管 财务部主管 年月日 年月日 年月日 总经理审批建议： 年月日 （十）固定财富停用报告表 填写日期：年月日 财富名称 财富编号 财富管理卡号 财富规格 数目 开始使用日期 停机日期 实质使用年限 估计使用年限 财富使用部门停机前检查 停用固定财富财务状况 检查时技术与使用状况 检查后建议 停用财富原价 已计提的累计折旧 开始办理时的价值 检查人员： 完成办理时的价值 停机财富办理花费与收入 办理花费 办理收入 支出时间 项目 办理金额 时间 项目 收入金
17、额 审批建议 财富使用部门主管 行政部署名： 财务部署名： 工程 / 技术部门署名： 理 批意 ： 年月日 三、办公用品与设备平常管理执行工具与模板 （一）办公用品需求表 部 ：月份： 年 月 个人 用 （每人每个月 公用品品名 代号 50 元） 部 价 数目 金 用 公用品品名 代号 部 价 数目 金 小 算金 部 主管： 理： 人： 小 金 （二）办公用品请购单 管字第 号填 日期： 年 月 日 名称 格 用途 位 数目 需用日期 估 价 注 理赞同 公室主任意 部 人意 日期： 年 月 日 日期： 年 月 日 日期： 年 月 日 （三）办公用品申领单 号：日期： 年 月 日 次 品名 格
18、 位 数目 位 金 1 2 合 保留 管理部 用部 金额 主管 经办 主管 经办 点收 （四）办公用品配发一览表 编号：填写日期： 年 月 日 备注 量 合计 行政部主管：办公用品保留员：填表人： （五）部门办公用品统计表 编号：部门：填表日期： 年 月 日 名称 规格 / 型号 数目 金额 存放地点 负责人 备注 审查人：填表人： （六）办公用品盘点报告表 编号：盘点日期： 年 月 日 编号 名称 规格 单位 单价 上期结存 本期 本期 本期结存 备注 数目 金额 购进 发放数 数目 金额 财务主管：行政主管：保留员： （七）办公设备采买申请单 编号：日期： 年 月 日 以下由申请人填写 申
19、请人 部门 申请设备资料 种类 电脑类设备其余类设备 规格型号 申请原由 部门经理建议 以下由采买人填写 采买人 采买部门 供货商明细 供货商 规格型号 价格 备注 审批建议 电脑类设备 技术总监建议 总经理建议 其余类设备（请注明） 行政总监建议 以下由财务部填写 能否固定财富 是否 （八）办公设备使用明细卡 总账科目：本卡编号：明细账科目：财富编号： 设备状况 获得及使用状况 备注（质押及保险状况） 编号 种类 英文名称 中文名称 规格与型号 技术特色 隶属物 使用单位 获得时间 厂牌编号 原值 使用年限 维修 改造 转让 报废 存放地 办公设备转移状况 时间 使用部门 用途 保留员 时间
20、 使用部门 用途 保留员 办公设备维修记录 维修时间 故障原由 维修单位 详细记录 审查人：填表人： （九）办公设备检修记录表 检修日期 设备名称 检修项目 检修原由 检修结果 检修员 备注 审查人：填表人： （十）办公设备报修申请表 编号：填写日期： 年 月 日 设备使用人 设备使用单位 故障时间 月 日 时 设备故障 希望修复时间 抢修 月 日 时 请修 赞同 科长 组长 请修人 修 估计修复时间 月 日 时 更 换 更换零件 理 维修方式 自修送修 零 件 1 记 送修（或自修）时间 月 日 时 验 收 2 录 实质修复时间 月 日 时 结果 3 维修人员 查收结果 维修工时 第八章车辆
21、管理细化执行与模板 一、司机出车流程 工作目标 知识准备 要点点控制 细化执行 流程图 1 改进服 1 具备安 1接收派车单 车辆管 务态度， 全行车意 理制度 提升业务 识，熟习交 1 1 行政部接受用车申请， 水平 通法规 派车单 审查后签发派车单 2 严守交 2 正直服 1 2 司机接收到派车单 ， 通规则， 务态度，驾 并着手派车准备 保证行车 驶技术熟 2 安排出车路线 安全 练 司机依据出车时间、目的地， 3 增强司 合理安排行车路线， 绕开易堵 机道路安 点，防备浪费时间，造成损失 全管理 司机管 3 出车前检查 理制度 3 1 出车前，还应搞好车容 卫生，保持车辆整齐雅观 3
22、2 出车前，对车辆水箱、 车辆检 油量、机油、煞车油、电瓶、 查表 轮胎、外观等做基本检查 3 3 需要加油，应提前加好； 发现故障应予消除并报车管 加油记 人员，不可以消除的及时更换车 录表 辆 4 出车 4 1 司机依据派车单 ，按 司机安 时出车，出车应遵守交通规则 全责任方 和安全规定 案 4 2 司机接送搭车人员要热 情、礼貌，说话应文明 4 3 搭车人下车做事时，司 机应选择好地点将车停好等 候。等候时，不远离车辆，不 在车上睡觉， 不翻阅搭车人放 在车上的物件 4 4 搭车人做事时间较长， 可要求司机先返回， 经过早先 商定或电话联系确立来接时 间和地点 4 5 司机应提前到达商
23、定地 点，等候搭车人，并将其送到 目的地 5收车 5 1 出车任务完成后，司机 司机行 应及时收车入库， 并填写行车 车记录表 记录 5 2 收车后要将车辆表面面 等全面冲洗干净， 洁净车箱内 壁、沙发、脚垫，清倒烟灰盅， 使车整齐、雅观、酣畅 二、车辆管理执行工具与模板 （一）使用申请表 编号：时间： 申请人 所在部门 随行人数 计划用车时间 目的地 用车事由 备注 部门主管签字 派车人签字 （二）派车登记表 使用部门 随行人数 起止点及时间 事由 车号 行车里程 行车时数 管理部门 主管：经办人： 使用部门 主管：使用人： （三）车辆日记表 1 行驶耗油 日期：年月日经办人：司机及车号：使
24、用者证明（署名） 出里程表指数 发 时辰 地点 到 里程表指数 达 时辰 行驶时间 事由 本次行驶距离公里计算耗油量公升 2 工程耗油 使用者证明（署名） 路码表指数 上次结存量公升 开 本次结存量公升 始 时辰 结存量公升 工作内容 路码表指数 完 毕 时辰 行驶时间小计 （四）车辆请修单 日期：年月日编号： 车号 里程数 责任人 请修项目 估量金额 维修厂 破坏原由 审查建议 主管：复核：管理员：经办人： （五）养护记录表 车号 引擎号 公司编号 使用 地区 主要使用人 驾驶人 养护维修记录 年 养护前 项目 金额 经手人（签章） 主管（签章） 月 日 路码表数 合计 本月 汽油金额 养护
25、金额 维修金额 合计 花费 （六）使用月报表 车号 车辆种类 小客 大客 小货 大货 驾驶人 行驶里程 本月 累计 汽油费本月 累计 养护维修 本月 累计 事故次数 本月 累计 三、司机管理执行工具与模板 （一）行车记录表 司机姓名 用车编号 车牌号 用车部门 用车人 随行人数 行车时间 事由 行车记录 所用时间 目的地 行车前里程数 行车后里程数 备注 备注 审查：复核： （二）花费报销单 填表日期：司机姓名： 时间 月日至月日 花费种类 单据数目 报销金额 合计 备注 审查 复核 （三）司机值班表 日期 时间 姓名 出车记录 备注 （四）加油记录表 车型 加油日期 加油地点 司机 开始油量 车牌号码 加油量 油费 审查 （五）违章记录表 司机 驾驶车号 违章时间 违章地点 违章原由 扣分 罚款金额
