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1、基建档案管理培训基建档案管理培训 榆次区档案局提 纲m1.基建档案的定义m2.基建档案的收集m3.基建档案的整理一、定义m基建档案是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应当归档保存的文件材料。包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。区别文书档案与区别文书档案与基建基建档案档案文书档案是一个单位为履行职责进行的行政、人事、党务等管理活动中形成的历史记录，它反映机构职能活动的历史面貌。基建项目档案是项目申报、勘察设计、招投
2、标、土地征用、施工、监理等活动中形成的历史记录。两者有区别也有一定交叉，必要时可形成重复件。 基建基建项目单位文书档案与项目档案关系一览表项目单位文书档案与项目档案关系一览表 档案内容档案内容文书档案文书档案项目档案项目档案基建项目机构成立文件基建项目机构成立文件是是是是行政事务、人事任免、后勤保卫等行政事务、人事任免、后勤保卫等是是勘勘察察设设计计、招招投投标标、设设计计变变更更、工工程程款款支支付付、事事故故处处理理、开开工工、交交工工、竣竣工工验验收等收等是是基建项目单位工作计划、总结基建项目单位工作计划、总结是是立立项项审审批批、基基建建项项目目进进度度计计划划、总总结结、领导视察材料
3、等领导视察材料等是是是是质质量量检检查查、安安全全检检查查、进进度度检检查查、事事故故处理等处理等是是是是 施工监理单位文书与基建项目档案关系一览表施工监理单位文书与基建项目档案关系一览表档案内容档案内容文书档案文书档案项目档案项目档案基基建建项项目目部部成成立立、公公章章启启用用、技技术术（施施工、监理）人员安排等工、监理）人员安排等是是是是行行政政事事务务、临临时时工工聘聘用用、临临时时租租房房租租地地借地合同等借地合同等是是与上级公司来往文件、党务文件等与上级公司来往文件、党务文件等是是开开工工报报告告、施施工工记记录录、设设计计变变更更、计计量量支支付付、索索赔赔、质质量量事事故故处处
4、理理、施施工工竣竣工工图等图等是是二、二、基建基建档案的收集档案的收集（一）、基建档案的归档范围、及保管期限1、了解项目各阶段各单位产生哪些文件 项目准备阶段建设单位 项目施工阶段施工单位、监理单位、建设单位 项目竣工阶段建设单位、施工单位、监理单位、设计单位、勘察院等项目准备阶段项目准备阶段建设单位建设单位立项文件；建设用地、征地、拆迁文件；勘察、测绘、设计文件；招投标文件；开工审批文件；财务文件；建设、施工、监理机构及负责人 项目施工阶段项目施工阶段施工单位、监理单位施工单位、监理单位 施工单位文件 施工技术准备文件 施工现场准备文件 地基处理记录 工程图纸变更记录 施工材料预制构件质量证
5、明文件及复试试验报告 施工试验记录 质保材料 隐蔽工程检查记录 施工记录 质量评定 施工质量照片、录音录象及各类图表 项目竣工验收和试运行阶段项目竣工验收和试运行阶段建设单位、建设单位、施工单位、监理单位施工单位、监理单位竣工图 综合竣工图、专业竣工图；交工竣工验收文件 工程竣工总结、竣工验收记录、财务文件、各类声像电子材料.监理单位文件 监理管理文件 监理基础文件2、保管期限特点：保管期限以永久性居多m(二)归档时间m1、工程设计文件。一般在一个工程项目全部设计完毕后归档，大型的、复制的、周期长的可分段归档。m2、工程建设文件。一般工作竣工后归档，周期长的分段归档。案卷装订案卷装订案卷封面填
6、写案卷封面填写卷内目录与备卷内目录与备考表填写考表填写卷内文件整理卷内文件整理合理分卷合理分卷科学分类科学分类系统收集系统收集 （三三）基建基建档案的档案的整理整理案卷目录编制案卷目录编制1 1、系统收集、系统收集对照归档范围，接收收集各部门、各有关人员形成的材料。将接收进来的材料再检查一遍，确保符合原始、完整、准确等要求。区分不作为科技档案归档的文件。如文书文件、普发性文件、重份文件、事务性文件等基建档案监理类综合类施工类设备类特种载体类立项申报工程管理资金控制质量控制进度控制协调管理管理类质保材料技术文件竣工图招投标征地拆迁勘察设计2 2、科学分类、科学分类分类是整理、编目、进行系统化管理
7、的需要。分类要根据项目建设的阶段、建设的具体情况设置类目。分类要清楚，不能相互交叉、包容。分类包括分大类和分小类项目文件管理性文件技术文件施工文件综合文件监理文件设备文件特载文件质保材料竣工图管理性文件进度控制质量控制资金控制商务考察招标文件开箱文件设备试运行文件照片类录音录象类光盘及其他基建档案基建档案文件文件的的分类分类3 3、合理组卷、合理组卷卷是最低层次的类下面最小的类，是档案构成的基本单元。组卷的目的就是将零散文件通过某种联系组合成一个个案卷。卷分为卷盒、卷夹。卷盒厚度以不超过2-4公分为宜；卷夹厚度以2公分左右为宜，便于保管和利用。卷盒内可以存放用软卷皮装订的一个或多个卷夹；也可以
8、采用件保管的方法。组卷的方法介绍组卷的方法介绍管理性文件适用的方法： 问题组卷法 来源组卷法 时间组卷法 文件名称或性质组卷法施工、监理基础文件适用的组卷方法： 项目组卷法或单位、分项工程组卷法； 阶段、专业、结构或工序组卷法。几种方法结合使用4、卷内文件的整理、卷内文件的整理查漏补缺、按照A4或16K大小粘贴折叠、去金属物。卷内文件排列：按重要程度、文件间的联系、时间顺序、工程部位排列。一般的正本在前底稿在后，批复在前请示在后，结果在前过程在后。卷内文件编号：按件整理的，逐件盖档号章；整卷装订的，从001起编页号。卷夹一般2公分（200页）左右，卷盒可以在2-4公分，不超过公分。几种卷内文件
9、具体排列方法几种卷内文件具体排列方法（1 1）图样文件）图样文件 按隶属关系按总体和局部关系按图幅比例按地区特征按时间顺序（2 2）文字型文件）文字型文件 按重要程序按地区按时间 按逻辑关系；复文在前，来文在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿（原稿）在后。 (3) (3)图文混合型的图文混合型的 一般的文字在前，图样在后；如果文字只起补充说明的，则图样在前，文字在后。 （4）管理性文件按问题、时间或重要程度排列； （5）项目技术文件材料按管理、依据、施工记录、检测实验、评定、证明顺序排列； （6）设备文件材料按依据性、设备开箱验收、随机图样、设备安装调试和设备运行维修等材料排列； （7）竣
10、工图按专业、图号排列。 5 5、卷内文件目录与备考表的填写、卷内文件目录与备考表的填写文件的顺序号。以1件自然件或一组文件为一顺序号。文件编号：完整的代字代号责任者：文件的形成者，单位全称或规范化简称。文件材料题名：指文件名称。注意无名称、名称不准确及表式名称的填写。日期：文件形成时间，用20010226表示。页号：文件所在卷的页号，用三位数表示。备注：文件的原始性完整性等需说明的情况。卷内文件目录与备考表的填写卷内文件目录与备考表的填写互见号 卷内备考表 说明： （1、卷内文件数量） （ 2、分类、组卷及其他整理中需说明的情况） 立卷人： 年 月 日 检查人： 年 月 日6、项目档案案卷封面
11、和脊背填写、项目档案案卷封面和脊背填写档 号：档案的编号案卷题名：应简明准确揭示卷内文件的内容， 分为三个部分：项目名称+针对的内容+文件名称 如：*办公楼电气照明安装图立卷单位：案卷的形成单位起止日期：卷内文件的起止日期保管期限：对照保管期限表，从案卷保管单位的角度确定 是永久、定期密 级：文件自然形成的绝密、机密和秘密 档档 号号 32-6.01-002 档案馆号档案馆号 陕西娃哈哈食品有限公司一期新建厂区陕西娃哈哈食品有限公司一期新建厂区浴室竣工资料浴室竣工资料 立卷单位立卷单位 陕西娃哈哈食品有限公司陕西娃哈哈食品有限公司 起止日期起止日期 2006年年1月月25日日9月月8日日保管期
12、限保管期限 永久永久密密 级级7 7、案卷的装订和案卷目录编制、案卷的装订和案卷目录编制卷装订整理的，用电钻三孔一线线装订。左边和下边对齐。件整理的，用包角或缝纫机线装订。右上方空白处逐件盖上档号章。图纸按A4大小予以折叠。 档 号序号 (档号章 3cm*1cm)8、移交、移交移交案卷目录填写档案移交归档文书，交接双方、见证人在移交书上签字、核验，办理档案移交。序号档号案卷题名件数张数归档日 期保管 期限原编号备考科 技 档 案 分 类 目 录 KB79、基建项目声像材料和电子文件的归档要求、基建项目声像材料和电子文件的归档要求1、基建项目声像材料 基建项目建设过程中产生的照片、声像材料（如立项会议、领导视察、结顶庆祝、质量事故等等）应及时收集归档，注明主要要素，其收集整理规则参照特殊载体整理规范。.2、基建项目电子文件收集归档要求 同步归档补助文件即元数据和背景信息； 内容真实、完整和有效； 同竣工验收后的纸质材料同步归档； 电子基建项目档案要达到符合归档条件，并按档案管理要求,将其存储到符合要求的脱机载体上； 最少要制作二套，一套封存保管，一套提供查阅； 电子基建项目档案的管理与纸质档案的管理程序基本一致，遵循着收集、整理、保管、鉴定、利用的模式； 谢 谢！保 管 期限档号案 卷 题名（案卷脊背式样） 项目内容用碳素墨水直接写在脊背上。
