时间管理章节稿资料_1

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1、 时间管理讲稿 講師自我介紹(對時間的看法) 1. 【時間成就一切】時間可以造就人格，可以成就事業，也可以儲積功德. 時光而毫無覺知 2. 【時間無法遮擋】怕時間消逝，花了許多心血，想盡各式方法要遮擋時間，結果是：浪費了更多時間，且一無所成！ 如果我們也同意時間管理對我們這麼的重要，到底我們要如何開始管理與規劃？ 在今天小時的課程裡，讓我們從三個部份來進行 第一部份：為何要做時間管理？時間管理對我們的價值與好處在哪裡？ 第二部份：什麼是時間管理？這裡會與各位分享在時間管理上很重要的三件事： 1)柏拉圖原理-80/20 法則：讓我們學習到將時間用在生產力高的事件與任務上，並找出為達到組織目標到底

2、有哪些是重要的任務。 2)管理你的優先順序： 幫助我們釐清任務下發生所有事件的優先順序。 以及如何管理你事件的優先順序。 3)如何對付我們的 Time Killers：除了瞭解工作的優先順序，仍然有些事件我們稱為 Time killers，每天都在干擾我們並竊取了我們許多的時間， 到底什麼是我目前影響最大的 Time Killers， 我該如處理她。 第三部份：開始行動？有哪些好的方法與技巧我們可以回去後馬上開始。包括週計劃的製定與日行程的規劃。以及如何運用自己效能的時間，讓自己的生產力提高等。 當然，瞭解所有時間管理的原則、方法與技巧，如果回去後您不做任何的改變，永遠沒有任何事情會改變。時間

3、管理是一種自我管理，清楚目標，用好的方法，持之以恆的行動才是最後成功的基礎。 結論： 到底什麼是時間？時間對我們的意義與價值在哪裡？ 我認為，如果要詮釋時間最好的定義，時間其是就是事件，時間對我們，是因為經歷事件才有意義與價值。 譬如說：當我們在發呆時，我們有沒有經歷時間？我們吃飯與睡覺時，我們有沒有經歷時間？我們現在正在開會或上課，我們有沒有經歷時間？所有的事情都是因為我們經歷了事件而有意義。 所以我說，時間簡單來說就是事件 ，時間管理其實就是我們對事件的管理與掌握。 事件就是我們對人生意義及相對角色的管理與掌握 時間管理就是自我管理 今天很高興有這個機會與各位以起分享 Time Manag

4、ement 這套課程。 Q & A： 在課程開始讓我先問一個問題： 為什麼我們要進行今天這堂課程？為什麼要學時間管理？以前沒有時間管理日子也過的很好，到底做與不做管理的差異在哪裡？ 首先我想和各位進行一個活動，拼拼圖。我將會發下每組一份拼圖，請各位依照我的指示與步驟進行。 Step1：解說遊戲目的 Step2: 解說遊戲進行方式及確認了解程度 Step3: 講師將拼圖依序發給各小組, 在講師還沒有發出指令前請不要有任何動作 Step3：請各位一起將拼圖打開，拼圖正面朝下 Step4：請將拼圖完全分開(講師請確認各組已完全打散) Step5：當我講”開始”，請小組分工合作以最快速度從拼圖”背面”

5、完 成任務，時間 3mins，最快完成為優勝 Step6：當 3 分鐘時間到，無論您是否完成，請各位停止活動 活動分享：(3 分鐘時間到) 請問完成的組請舉手？(應該不會有人完成) Q & A 請問容不容易？為什麼不容易？ 學員一般回答：因為看不到圖形/時間太短/裝笑為(講師不用急著給答案) 首先我想和各位進行一個活動，拼拼圖。我將會發下每組一份拼圖，請各位依照我的指示與步驟進行。 Step1：解說遊戲目的 Step2: 解說遊戲進行方式及確認了解程度 Step3: 講師將拼圖依序發給各小組, 在講師還沒有發出指令前請不要有任何動作 Step3：請各位一起將拼圖打開，拼圖正面朝下 Step4：

6、請將拼圖完全分開(講師請確認各組已完全打散) Step5：當我講”開始”，請小組分工合作以最快速度從拼圖”背面”完 成任務，時間 3mins，最快完成為優勝 Step6：當 3 分鐘時間到，無論您是否完成，請各位停止活動 活動分享：(3 分鐘時間到) 請問完成的組請舉手？(應該不會有人完成) Q & A 請問容不容易？為什麼不容易？ 學員一般回答：因為看不到圖形/時間太短/裝笑為(講師不用急著給答案) 接下来我们进行第二回合，游戏规则不变，唯一不同的是第二回合请各位先将拼图翻到正面。 Step1：请各组将拼图完全分开 Step2：当我讲”开始”，请小组分工合作以最快速度从拼图”正片”完 成整组

7、拼图，时间 3mins，最快完成为优胜者。 通常三分钟内应该有一到两组可以完成。讲师先给优胜的小组拍拍手鼓励。 Q & A 请问从刚刚的活动您有什么发现？两次活动差异在哪里？哪一次比 较容易？为什么？ 学员一般回答：因为看得到图形会有方向 的确，两次的活动，第二次容易得多，因为当我们看不到图，我们会没有头绪一团混乱；唯有看到蓝图我们才能找到拼图的规则与方向。 时间管理也是一样，不做时间管理，尤如反面拼图，因为我们看不到图，日复一日，每天很忙，永远不知道自己忙的目标在哪里。到底我们是忙还是”盲”？ 时间管理就是帮我们找到自己时间的蓝图，图让我们有更清楚目标与方向，所以，与其说是做好时间管理，我更

8、愿意跟您分享，时间管理会是您对自己生命的掌握。 时间有限，在忙碌的工作中，除了找到我们时间的地图，用好的方法让工作的效能提升？时间有限，让我们也学习去经营有限时间下的生活质量，我永远相信，质不等于量，质永远比量更重要。 分享 - 主管回家陪小孩洗澡 - 主管回家吃饭 如果您每天都很忙，您是否真正清楚您在忙什 么？我真的需要这么忙吗？我所投入的时间与 回收是否成正比？ 到底我是 Work Hard 还是 Work Smart？ 我努力的结果是否经常得到我主管与客户的赏识？ 我经常是事倍工半还是事半功倍？ Work Hard 或许我们很努力下可以很快的将事情做完，但是快不一定就好；唯有找到正确的目

9、标，用好的方法与策略，Work Smart 才能帮我们事半工倍，完成任务的同时看到期望的成果，效能展现。 如果我们都希望成为一个 Work Smart 的人，从现在开始，建立自己一个好习惯，将宝贵的时间运用在真正高效能与报酬的事件上。柏拉图原理提供了我们一个很好的想法。 柏拉图原理 柏拉图原理运用在时间管理将协助我们，集中注意力于重要的贡献者，她指出并非所有工作价值均等，有些活动的价值更高， 所以你应该先确定哪些活动的产值最高， 而投入较多的时间在这些高产值的活动上。 柏拉图原理指出 80%的工作产出，往往来自于 20%的投入或相关活动，这些投入可能是达成目标下重要的事件，所以当你开始做时间管

10、理，应该将更多的时间集中于这些高产出与高报酬的事物上。如此一来，产出与效能增加，生产力才能够提高。 运用柏拉图原理有以下简单的三个步骤。 1.请您先确认您要达成的目标？ 这个步骤帮助我们工作前先厘清组织与个人的目标在哪里？这如同打靶，先 知道靶心，我们才有机会瞄准目标。 2.确认您达成目标下有哪些重要且高报酬的活动？ 这个步骤帮助我们了解要达到目标有哪些活动会发生？并找出哪些活动真正 对达成目标能产生高报酬或决定性的影响？ 3.重新安排时间，将更多时间投入在高报酬的重要活动，并减少不重要的活动 当我们找到达成目标所需要经历的活动，接下来重新安排你的时间，将 80%的 时间专注在高报酬或具关键性

11、的重要活动上。 举例：工程师 OJT 我是一位工程师负责部门新人训练， 因订单满载， 我需要在 3 天内完成新进工程师训练并让新人上线操作。我列出 20 项新人的必修课程，因时间紧迫，为了让新人能顺利上线操作，我花了 80%时间就 Fab操作需了解的知识与过去经常发生的问题进行训练及实地操作，尽用了不到 20%的时间介绍一般性流程与方法。 在找出达成目标下的重要关键活动后， 接下来我们需要重新安排时间在这些关键事务上； 优先级将协助我们厘清到底哪些事件应该优先？以及时间该如何安排及分配。 了解您的优先级是良好时间管理的基本条件， 因为当你了解到工作的优先级， 你才能将精力集中放在高度优先的事物

12、上，并避免不必要的时间浪费与杂事诱惑。 到底什么应该是优先处理的事呢？是重要的事还是我们认为想做事？通常我们认为想做的事经常不是重要的事，譬如大部份的人喜欢先做琐事，因为完成速度快且容易有成就感，但是琐事却经常没有太高的产出，而重要的事或许较复杂但是确容易看到效能及成果。 所以学习排定你工作的优先级，将帮助我们在时间管理上. 确认您需优先考虑并集中精力的活动 帮助您了解哪些是高度优先处理的事物 重新安排时间，将时间花在高度优先处理的项目上 总结而言，简单来说判断您事情的优先级原则 第一象限：非自己可以控制的紧急或突发状况 地二象限：有助于提升能力与组织效能的相关活动 第三象限：过多外界干扰 第

13、四象限：自己不当的时间管理习惯 有效的时间管理的秘诀： 有效的时间管理秘诀，其实就是： 1. 了解并专注于自己可以掌握的项目，透过好的管理能够充份掌握。 (例：自己的计划报告，自己可以独立完成的工作) 2. 对于无法完全掌握的事，部份会与他人相关的事，透过管理能够扩大我们可 以掌握的部份。 (例：项目进度、部门报告、跨部门问题处理、客户问题处理，需与他人共同 完成的工作) 3.对于我们真的无法掌握的突发状况，尽可能平时做好准备，降低未未来 状况 发生时可能造成的影响。 (例：顾客抱怨、紧急会议、天灾危机处理) 3D 策略 在学习如何扩大你的第二象限， 我们有一个3D策略， 针对不重要的第三与四

14、象限进行Delay Delegate Delete 三步曲，也就是针对不重要的活动，尝试延后处理、授权他人或找到其她辅助或外部资源、最后或许根本可以删去不做，如此扩大你的第二象限，增加您可以掌握的部份。事实上我们也发现，许多时候当你的第二象限扩大的同时，我们的第一象限的问题已经大幅降低。 如何降低我们的第三与第四象限？在下一章 Time Killers 将会提供我们更多好的想法。 最后我要提醒的，每个人在排订优先级都会有自己的逻辑与做法，但是无论您的做法是什么，永远先考虑组织真正的目标，因为我们工作中的优先级最终还是为了达成组织目标才会有意义与价值。 在了解您时间安排的优先级，学习降低我们的第

15、三与第四象限， 这里要和各位分享的是许多第三与第四象限的活动，我们称 Time Killers，也就是工作与生活中我们一些不好的习惯或干扰，时时刻 刻偷走我们的时间，降低我们的工作效率。 一个好的时间管理扩大您可以掌握的部份，除了做好规划，另外就 是降低 Time Killers 的干扰与时间浪费。 所以接下来，我要和各位一起欣赏一段录像带，看看剧中的人物是 否也如同现实中的我们。选出剧中描述 Time Killers 中造成您困扰最 大的前三项，写出原因以及您认为可以改进的方法。 影带播放步骤 1. 讲师播放影带第一段 2. 请学员小组讨论并写在海报上 3. 每组一位分享 4. 讲师回馈 5

16、. 讲师播放影带第二段，分享降低 Time Killers 建议采取的策略与方法 练习：请您花 10 分钟写下困扰自己最大的三项 Time Killers，以及 您具体改善方法。(如果需要协助请与您的主管讨论) 在了解时间管理的原理与方法。接下来就是做计划，按步就班的去实践。 - 到底什么是计划？ - 我为什么要做计划？到底做与不做的差异在哪里？ 俗话说：万丈高楼平地起，所有的成就都是日积月累而来的，如何从现在到未来，计划将是你从现在到未来目标间的连结。所以做计划前需先想清楚到底我们的目标是什么？ 还记得刚刚的拼图游戏？计划其实就是蓝图， 当我们清楚并专注于我们要达成的目标， 计划将是协助我们

17、到达终点。 所以当我们开始计划前，我们必需了解，我们真正的目标是什么？在达到这些目标下.问自己三件事， 1.我们要做什么 2.谁负责来做 3.什么时候做 计划要能准够真正执行与实践，首先目标就需要精准。在这里向各位介绍订目标的基本精神：SMART原理 Specific：特定的。目标需针对特定标地物。 Measurable：可以衡量的。好的目标需可以明确衡量，最好有明确数量化或数字，因为这将有助于未来评估事后的结果。 (例：到 2005 年 6 月 31 日，员工的总加班时数降低 30%) Achievable：可达成的。好的目标需可以达成，虽然不鼓励太过简单，但绝对可以达成，否则目标将流于梦想

18、。 (例：三年内我要存 300 万-目标 vs.三年内我要成为亿万富翁-妄想) Related：有关联性的。好的个人目标一定与组织目标有紧密连结，因为当与组织目标连结，成果才会更具价值。 Time Bound：有时间表。好的目标会有清楚具体的时间表，什么时间点完成。(例：2005 年 06 月30 日前.) 如果计划是从现在到未来欲达成目标间的连结， 有效的计划， 我们要先了解以下这五个重要的问题。 - 我的工作目标是什么 - 为了达成目标我需要做什么 - 顺序与重要性是什么 - 我需要多少时间 - 我该如何分配与使用我的时间 如何开始做计划，计划的期间该长还是短？我该从月计划、周计划还是日计

19、划 开始？ 制定月计划，通常时间较长，变量大，范围大，不容易掌控。 制定日计划，通常期间较短，尽注意眼前的工作与任务，无法从较广的面向看事情。 所以，建议各位从周计划开始。既可以连结月计划/目标，又可以向下分配到日计划与日行程当中。 周计划的五个步骤： 1. 检查前一周未完成的事 - 先检查前一周未完成的事本周是否需要继续完成，如果需要请先放到本周的计划中。 2. 将每月重要的任务放入周计划 - 从月计划中将属于这周的任务放进本周计划。 3. 掌握重要的事情先做 - 在执行周任务中掌握重要及关键的事情先开始。 4. 提醒自己拒绝琐事的诱惑 - 在进行过程中避免琐事的干扰与诱惑。(因为小事通常让

20、人较易有成就感) 5. 每日审视周计划的进度 - 在周计划进行过程中，每日检视进度是否正常或落后。每日检视过程亦可帮助自己避免琐事的诱惑与困扰。 有了周计划接下来就要靠日计划与日行程来实践与完成目标。 日计划就是我们的每日任务清单，通常包括以下五部份： 1.回顾昨天未完成的事 在进行日任务清单中，我们需先回顾昨天未完成的事，是否今天仍需继续完 成，亦或是今天再做已无时效性。如果今天仍需继续完成，今她放入今天的 任务清单中。 2.将今天要完成的事列出来 接下来再从周计划中列出今天要完成或开始进行的事。 3.排列优先级 将所有列出的任务排列事情的优先级。并给每件任务 A、B、C 以及 1 、 2

21、、 3 的顺序。 其中 A：代表今天一定要完成 B：代表可以有几天时间来完成 C：代表可以今天完成也可以明天完成，影响不大 4.检视每日进度 每天检视进行状况，甚至建议每天午后即检视进度，以便随时可以调整自己 的优先级。 5.写下每日重要任务的备忘录 在每日任务进行的过程中，对于重要的任务进度与结果务必记录，永远相信 记录不要相信记忆。 当您准备好时间管理的所有工作，付诸实践才可能美梦成真。 俗语说：一日之计在于晨；我要说，好的时间管理，一日之计在于昨天下班，先做好明天的规划；一周之计在于周日先做好下周的规划；一月之计在于月底先做好下个月的规划。 永远在发生前让我们先做好准备与规划，时间管理才可以帮您做好您对生命的掌握。 期待是一种喜悦,生活中要有许多期待, 生命中要有许多期待，当您做好规划，全心投入，不妨最后再问问自己，您是否尽力同时享受每一个当下，时间管理才能帮助您做您生命中的主人。