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1、无线专业技能认证培训：无线专业技能认证培训： EXCEL使用技巧使用技巧2004年年6月月内内部部资资料料,注注意意保保密密!1EXCEL从入门到高级技巧无线专业技能认证课程无线专业技能认证课程_EXCEL使用技巧使用技巧http:/Copyright 2004 Radio GPDI内容提纲内容提纲EXCEL入门篇入门篇EXCEL技巧篇技巧篇EXCEL提高篇提高篇EXCEL应用篇应用篇无线专业技能认证课程无线专业技能认证课程_EXCEL使用技巧使用技巧http:/Copyright 2004 Radio GPDI内容提纲内容提纲EXCEL入门篇入门篇EXCEL技巧篇技巧篇EXCEL提高篇提高篇
2、EXCEL应用篇应用篇无线专业技能认证课程无线专业技能认证课程_EXCEL使用技巧使用技巧http:/Copyright 2004 Radio GPDIEXCEL入门篇入门篇学习目标：学习目标：w了解了解EXCELEXCEL的主要用途和基本概念；的主要用途和基本概念；w掌握掌握EXCELEXCEL的基本操作方法。的基本操作方法。无线专业技能认证课程无线专业技能认证课程_EXCEL使用技巧使用技巧http:/Copyright 2004 Radio GPDIEXCEL入门篇入门篇EXCEL的主要用途的主要用途EXCEL的基本概念的基本概念EXCEL的知识体系的知识体系EXCEL的基本操作的基本操
3、作无线专业技能认证课程无线专业技能认证课程_EXCEL使用技巧使用技巧http:/Copyright 2004 Radio GPDIEXCEL的主要用途的主要用途提高效率的有效提高效率的有效工具工具：EXCEL!方便的数据方便的数据输入功能输入功能强大的数据强大的数据处理功能处理功能灵活的数据灵活的数据输出功能输出功能只要想到，只要想到，就能做到就能做到形式多样的形式多样的应用场合应用场合简单的简单的VBA编程界面编程界面无线专业技能认证课程无线专业技能认证课程_EXCEL使用技巧使用技巧http:/Copyright 2004 Radio GPDIEXCEL的基本概念的基本概念wEXCEL常
4、用操作对象常用操作对象w单元格的引用单元格的引用w公式和函数公式和函数w宏宏 无线专业技能认证课程无线专业技能认证课程_EXCEL使用技巧使用技巧http:/Copyright 2004 Radio GPDI EXCELEXCEL常用操作对象常用操作对象常用操作对象常用操作对象w文件-工作簿-工作表-行、列(X,Y) -单元格工作簿：就是处理和存储数据的文件；一个工作簿可以创建256个工作表；一个工作表包括65536行, 256列；一个工作表包括65536*256个单元格，EXCEL是一个容量非常大的数据表格！是一个容量非常大的数据表格！无线专业技能认证课程无线专业技能认证课程_EXCEL使用
5、技巧使用技巧http:/Copyright 2004 Radio GPDI 单元格的引用单元格的引用单元格的引用单元格的引用w相对引用相对引用 单元格地址会随公式所在单元格的位置变更而改变。如：“A1+B1”w绝对引用绝对引用 单元格地址将不随公式所在单元格的位置变化而改变。如： “$A$1+$B$1”w混合引用混合引用 只给行号或列号加“$”符号。如： A$1，$B2,复制后部分地址改变。无线专业技能认证课程无线专业技能认证课程_EXCEL使用技巧使用技巧http:/Copyright 2004 Radio GPDI 公式和函数公式和函数公式和函数公式和函数w公式的作用公式的作用建立工作簿、
6、表之间及单元格之间的运算关系，增强运算灵活性。w函数的作用函数的作用 EXCEL提供的数值计算和数据处理公式库，功能强大、应用方便。 w公式和函数输入方法公式和函数输入方法 直接输入法：“”公式或函数；粘贴函数法：选“插入”-“函数”菜单或 按钮。无线专业技能认证课程无线专业技能认证课程_EXCEL使用技巧使用技巧http:/Copyright 2004 Radio GPDI 宏宏宏宏w宏的作用宏的作用自动完成频繁执行的任务。w宏的编辑方法宏的编辑方法 录制宏：最简单的编辑方法； 编辑宏：必须先熟悉“Visual Basic 编辑器”，掌握VBA。 无线专业技能认证课程无线专业技能认证课程_E
7、XCEL使用技巧使用技巧http:/Copyright 2004 Radio GPDIEXCEL的知识体系的知识体系wEXCEL基本操作基本操作wEXCEL公式应用公式应用wEXCEL函数应用函数应用wEXCEL宏的应用宏的应用 无线专业技能认证课程无线专业技能认证课程_EXCEL使用技巧使用技巧http:/Copyright 2004 Radio GPDIEXCEL的基本操作的基本操作wEXCEL文件操作文件操作wEXCEL数据输入数据输入wEXCEL数据编辑数据编辑wEXCEL数据保护数据保护wEXCEL数据输出数据输出wEXCEL数据管理数据管理 无线专业技能认证课程无线专业技能认证课程
8、_EXCEL使用技巧使用技巧http:/Copyright 2004 Radio GPDI EXCELEXCEL文件操作文件操作文件操作文件操作wEXCEL文件打开/新建wEXCEL文件保存wEXCEL文件转换wEXCEL文件保护无线专业技能认证课程无线专业技能认证课程_EXCEL使用技巧使用技巧http:/Copyright 2004 Radio GPDI EXCELEXCEL数据输入数据输入数据输入数据输入w单元格格式设置单元格格式设置w数据的有效性输入数据的有效性输入：规范数据输入的数值范围。w数据的自动输入：下拉输入法。w数据填充输入：可向上、下、左、右填充。w批注的使用无线专业技能认
9、证课程无线专业技能认证课程_EXCEL使用技巧使用技巧http:/Copyright 2004 Radio GPDI EXCELEXCEL数据编辑数据编辑数据编辑数据编辑w数据的修改数据的修改：单元格内修改和编辑栏内修改。w数据的移动和复制w清除数据w删除数据w插入单元格或区域w数据区域选择：Ctrl、Shift键的应用。无线专业技能认证课程无线专业技能认证课程_EXCEL使用技巧使用技巧http:/Copyright 2004 Radio GPDI EXCELEXCEL数据保护数据保护数据保护数据保护w单元格数据保护w工作表数据保护：保护工作表内已设保护的单元格数据。w工作簿数据保护：禁止取
10、消隐藏工作表和删除工作表。wVBA代码数据保护：禁止查看或编辑宏的VBA原代码。无线专业技能认证课程无线专业技能认证课程_EXCEL使用技巧使用技巧http:/Copyright 2004 Radio GPDI EXCELEXCEL数据输出数据输出数据输出数据输出w设置打印区域w页面设置：让你的表格输出丰富多彩！w插入分页符：自动分页符与人工分页符。无线专业技能认证课程无线专业技能认证课程_EXCEL使用技巧使用技巧http:/Copyright 2004 Radio GPDI EXCELEXCEL数据管理数据管理数据管理数据管理w数据排序w数据筛选：数据筛选：非常实用的数据管理功能。w分类汇
11、总w数据透视表：按多个字段进行分类并汇总。无线专业技能认证课程无线专业技能认证课程_EXCEL使用技巧使用技巧http:/Copyright 2004 Radio GPDI内容提纲内容提纲EXCEL入门篇入门篇EXCEL技巧篇技巧篇EXCEL提高篇提高篇EXCEL应用篇应用篇无线专业技能认证课程无线专业技能认证课程_EXCEL使用技巧使用技巧http:/Copyright 2004 Radio GPDIEXCEL技巧篇技巧篇学习目标：学习目标：w掌握掌握EXCELEXCEL的实用操作技巧；的实用操作技巧；w掌握掌握EXCELEXCEL的常用函数应用的常用函数应用。无线专业技能认证课程无线专业技
12、能认证课程_EXCEL使用技巧使用技巧http:/Copyright 2004 Radio GPDIEXCEL技巧篇技巧篇EXCEL实用用操作技巧实用用操作技巧EXCEL常用函数常用函数无线专业技能认证课程无线专业技能认证课程_EXCEL使用技巧使用技巧http:/Copyright 2004 Radio GPDIEXCEL实用操作技巧（一）实用操作技巧（一）(1)双击数据填充技巧双击数据填充技巧w操作方法操作方法：用鼠标左键双击单元格右下角的“+ ”。 (2)使用鼠标右键填充数据使用鼠标右键填充数据w操作方法操作方法：用鼠标右键往需填充方向拖动单元格右下角“+ ”。 (3)在多个单元格输入相
13、同内容在多个单元格输入相同内容w操作方法操作方法：选中单元格输入后按“Ctrl+Enter”。 无线专业技能认证课程无线专业技能认证课程_EXCEL使用技巧使用技巧http:/Copyright 2004 Radio GPDIEXCEL实用操作技巧（二）实用操作技巧（二）(4) EXCEL特殊文字处理特殊文字处理w自动换行自动换行：“设置单元格格式”-“对齐”-“自动换行”。 w文字旋转文字旋转：在单元格格式对话框中选择对齐标签，再在方向框中选中所要的格式。 w文本类型数据输入文本类型数据输入：一是在输入第一个字符前，键入单引号“”；二是先键入等号“”，并在数字前后加上双引号“”。无线专业技能
14、认证课程无线专业技能认证课程_EXCEL使用技巧使用技巧http:/Copyright 2004 Radio GPDIEXCEL实用操作技巧（三）实用操作技巧（三）(5) EXCEL常用快捷键常用快捷键w单元格复制、粘贴、剪切：单元格复制、粘贴、剪切： “Ctrl+C”、 “Ctrl+V”、 “Ctrl+X” ;w复制上一个单元格：复制上一个单元格： “Ctrl+ ”；w撤销最后一次操作：撤销最后一次操作： “Ctrl+Z”；w向下填充与向右填充向下填充与向右填充： “Ctrl+D”、 “Ctrl+R” ; w编辑当前单元格编辑当前单元格： “F2”; w数据表格区域的选定：数据表格区域的选定
15、： “Ctrl+* ” ，根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域 。无线专业技能认证课程无线专业技能认证课程_EXCEL使用技巧使用技巧http:/Copyright 2004 Radio GPDIEXCEL实用操作技巧（四）实用操作技巧（四）(6) 添加工具栏按钮添加工具栏按钮w操作方法：操作方法：“视图”-“工具栏”-“自定义”-“命令”;(7) 冻结窗口与拆分窗口冻结窗口与拆分窗口w操作方法：操作方法：“窗口”-“冻结窗口”，“窗口”-“拆分窗口”;(8) “人工重算人工重算”的妙用的妙用w操作方法：操作方法：设置“人工重算”后，在筛选状态下有自动统计功能;无线专业技能
16、认证课程无线专业技能认证课程_EXCEL使用技巧使用技巧http:/Copyright 2004 Radio GPDIEXCEL实用操作技巧（五）实用操作技巧（五）(9) 单元格快速定位技巧单元格快速定位技巧w选取包含公式的单元格选取包含公式的单元格：“编辑”-“定位”-“定位条件”-“公式。 w快速移动到活动单元格快速移动到活动单元格： i)选中单元格，“Ctrl”+方向键可移动到数据边缘；ii)选中单元格，“End”-方向键；iii)将鼠标指针定位在单元格的边框上，双击鼠标左键。iv)“Ctrl”+ “Home”, “Ctrl”+ “End”;无线专业技能认证课程无线专业技能认证课程_EX
17、CEL使用技巧使用技巧http:/Copyright 2004 Radio GPDIEXCEL实用操作技巧（六）实用操作技巧（六）(10) EXCEL中的鼠标双击操作中的鼠标双击操作w快速编辑快速编辑：鼠标双击可以快速编辑单元格内容；w重复执行操作重复执行操作：格式刷的应用；w快速设置行高或列宽：快速设置行高或列宽：将鼠标移至需调整的列（行）标的右（下）边与下一列（行）标交界处，双击左键；w快速拆分窗口快速拆分窗口：鼠标指向Excel垂直滚动条顶端的拆分块，待出现双向光标后双击，可以将当前工作窗口拆分为上下两个 。无线专业技能认证课程无线专业技能认证课程_EXCEL使用技巧使用技巧http:/
18、Copyright 2004 Radio GPDIEXCEL的常用函数（一）的常用函数（一）w查找处理类函数查找处理类函数 VLOOKUP, HLOOKUP,CHOOSEw数值处理类函数数值处理类函数 COUNT, COUNTIF,SUM,SUMIF,INT,ROUNDw逻辑处理类函数逻辑处理类函数 IF, AND,OR, NOT无线专业技能认证课程无线专业技能认证课程_EXCEL使用技巧使用技巧http:/Copyright 2004 Radio GPDIEXCEL的常用函数（二）的常用函数（二）w单元格地址变换处理类函数单元格地址变换处理类函数 ROW,COLUMN,OFFSETw文本处理
19、类函数文本处理类函数 LEN,LEFT,RIGHT,MID,TEXT,VALUE,LOWERw类型测试处理类函数类型测试处理类函数 ISBLANK,ISNUMBER, ISERROR, ISTEXT无线专业技能认证课程无线专业技能认证课程_EXCEL使用技巧使用技巧http:/Copyright 2004 Radio GPDI 查找类函数查找类函数查找类函数查找类函数wVLOOKUP: 按第一列查找按第一列查找 语法：VLOOKUP(搜索值,搜索区域,列号,近似匹配否)。wHLOOKUP: 按第一行查找按第一行查找 语法：HLOOKUP(搜索值,搜索区域,列号,近似匹配否)。wCHOOSE：从
20、参数表中选取一个参数从参数表中选取一个参数 语法：CHOOSE(索引值,参数1,参数29)。无线专业技能认证课程无线专业技能认证课程_EXCEL使用技巧使用技巧http:/Copyright 2004 Radio GPDI 数值处理类函数（一）数值处理类函数（一）数值处理类函数（一）数值处理类函数（一）wCOUNT:统计大于统计大于0的数值单元格数目的数值单元格数目 语法：COUNT(区域1,区域2,区域30)。wCOUNTIF:统计满足条件的单元格数目统计满足条件的单元格数目 语法： COUNTIF(区域,条件) ； 条件表达：32、32、32、apples。无线专业技能认证课程无线专业技能
21、认证课程_EXCEL使用技巧使用技巧http:/Copyright 2004 Radio GPDI 数值处理类函数（二）数值处理类函数（二）数值处理类函数（二）数值处理类函数（二）wSUM:统计区域内数值之和统计区域内数值之和 语法：SUM(区域1,区域2,区域30)。wSUMIF:统计区域内满足条件的数值之和统计区域内满足条件的数值之和 语法： SUMIF(区域,条件) ； 条件表达：32、32、32、apples。无线专业技能认证课程无线专业技能认证课程_EXCEL使用技巧使用技巧http:/Copyright 2004 Radio GPDI 数值处理类函数（三数值处理类函数（三数值处理类
22、函数（三数值处理类函数（三）wINT：舍弃小数取整舍弃小数取整 语法：INT(数值或者单元格)。wROUND：四舍五入四舍五入 语法： ROUND(数值或者单元格,保留小数位数)。wROUNDUP:向上舍入向上舍入 语法： ROUNDUP(数值或者单元格,保留小数位数)。wROUNDDOWN:向上舍入向上舍入 语法： ROUNDDOWN(数值或者单元格,保留小数位数)。无线专业技能认证课程无线专业技能认证课程_EXCEL使用技巧使用技巧http:/Copyright 2004 Radio GPDI 逻辑处理类函数逻辑处理类函数逻辑处理类函数逻辑处理类函数wIF：逻辑判断逻辑判断 语法：IF(目
23、标,真_取值,假_取值)。wAND：逻辑与逻辑与 语法： IF(AND(目标1,.目标N),真_取值,假_取值)。wOR：逻辑或逻辑或 语法： IF(OR(目标1,.目标N),真_取值,假_取值)。wNOT: 逻辑非逻辑非 语法： IF(NOT(目标),真_取值,假_取值)。无线专业技能认证课程无线专业技能认证课程_EXCEL使用技巧使用技巧http:/Copyright 2004 Radio GPDI 单元格地址变换处理类函数单元格地址变换处理类函数单元格地址变换处理类函数单元格地址变换处理类函数wROW：返回行号返回行号 语法：ROW(区域), ROW()。wCOLUMN：返回列号返回列号
24、 语法：COLUMN(区域), COLUMN()。wOFFSET：以指定的引用为参照系，通过给定偏移量得到新的引用以指定的引用为参照系，通过给定偏移量得到新的引用 语法： OFFSET(参考区域,行偏移,列偏移,新引用行数,新引用列数)。 示例： SUM(OFFSET(C17:D19,1,0,2,2)与SUM(C18:D19)等效。无线专业技能认证课程无线专业技能认证课程_EXCEL使用技巧使用技巧http:/Copyright 2004 Radio GPDI 文本处理类函数（一）文本处理类函数（一）文本处理类函数（一）文本处理类函数（一）wLEN：返回字符串的长度返回字符串的长度 语法：LE
25、N(串)。wLEFT：返回字符串左边的若干字符返回字符串左边的若干字符 语法：LEFT(串,字符数)。wRIGHT：返回字符串右边的若干字符返回字符串右边的若干字符 语法：RIGHT(串,字符数)。wMID：由字符串中间截取若干字符由字符串中间截取若干字符 语法：MID(串,起点,字符数)。无线专业技能认证课程无线专业技能认证课程_EXCEL使用技巧使用技巧http:/Copyright 2004 Radio GPDI 文本处理类函数（二）文本处理类函数（二）文本处理类函数（二）文本处理类函数（二）wTEXT：将数值转为文本将数值转为文本 语法：TEXT(数值,格式)，如TEXT(0.1,”0
26、%”)wVALUE：将代表数值的文本转为数值将代表数值的文本转为数值 语法：VALUE(串)。wLOWER:将字符串转为小写将字符串转为小写 语法：LOWER(串)。wLOWER:将字符串转为大写将字符串转为大写 语法：UPER(串)。无线专业技能认证课程无线专业技能认证课程_EXCEL使用技巧使用技巧http:/Copyright 2004 Radio GPDI 类型测试处理类函数类型测试处理类函数类型测试处理类函数类型测试处理类函数wISBLANK：若单元格为空返回真若单元格为空返回真 语法：ISBLANK(单元格)。wISNUMBER：若目标为数值返回真若目标为数值返回真 语法：ISNU
27、MBER(目标)。wISERROR：若目标为错误值返回真若目标为错误值返回真 语法： ISERROR(目标) 。wISTEXT：若目标为文本返回真若目标为文本返回真 语法： ISTEXT(目标) 。无线专业技能认证课程无线专业技能认证课程_EXCEL使用技巧使用技巧http:/Copyright 2004 Radio GPDI内容提纲内容提纲EXCEL入门篇入门篇EXCEL技巧篇技巧篇EXCEL提高篇提高篇EXCEL应用篇应用篇无线专业技能认证课程无线专业技能认证课程_EXCEL使用技巧使用技巧http:/Copyright 2004 Radio GPDIEXCEL提高篇提高篇学习目标：学习目
28、标：w了解了解EXCELEXCEL特殊函数应用方法；特殊函数应用方法；w了解了解EXCELEXCEL宏的使用宏的使用。无线专业技能认证课程无线专业技能认证课程_EXCEL使用技巧使用技巧http:/Copyright 2004 Radio GPDIEXCEL提高篇提高篇EXCEL特殊函数应用特殊函数应用EXCEL编程方法入门编程方法入门无线专业技能认证课程无线专业技能认证课程_EXCEL使用技巧使用技巧http:/Copyright 2004 Radio GPDIEXCEL特殊函数应用（一）特殊函数应用（一）(1)SUBTOTAL:返回数据清单或数据库中的分类汇总返回数据清单或数据库中的分类汇
29、总w语法语法：SUBTOTAL(function_num,ref1,ref2,)wFunction_num:1,2,11,对应不同的汇总方式。 (2)CEILING:将参数将参数 Number 沿绝对值增大的方向，舍入为最接近沿绝对值增大的方向，舍入为最接近的整数或基数的整数或基数 significance 的最小倍数。的最小倍数。 语法： CEILING(number,significance) ； 应用： 根据载波数计算RBS2000机架数：CEILING(载波数,6) /6；无线专业技能认证课程无线专业技能认证课程_EXCEL使用技巧使用技巧http:/Copyright 2004 Ra
30、dio GPDIEXCEL特殊函数应用（二）特殊函数应用（二）(3) LTrim, RTrim, and Trim 函数函数w作用作用：返回不带起始空格（返回不带起始空格（LTrim），），结尾空格（结尾空格（RTrim）或或起始和结尾空格（起始和结尾空格（Trim ）的字符串拷贝的字符串拷贝； w语法：语法：LTrim(string)，RTrim(string)，Trim(string)。 (4) MATCH 函数函数w返回在指定方式下与指定数值匹配的数组中元素的相应位置返回在指定方式下与指定数值匹配的数组中元素的相应位置； w语法：语法：MATCH(lookup_value,lookup_
31、array,match_type)。无线专业技能认证课程无线专业技能认证课程_EXCEL使用技巧使用技巧http:/Copyright 2004 Radio GPDIEXCEL特殊函数应用（三）特殊函数应用（三）(5) EXACT:测试两个字符串是否完全相同测试两个字符串是否完全相同w应用应用：比较两个表（如工作量表）是否一样时很有用。比较两个表（如工作量表）是否一样时很有用。； w语法：语法：EXACT(text1,text2)。 (6) INDIRECT:返回由文字串指定的引用。返回由文字串指定的引用。w语法：语法：INDIRECT(ref_text,a1)，。wa1为逻辑值，TRUE表示
32、使用A1-样式的引用，否则为R1C1样式w示例：示例：如果单元格 A1 包含文本 B2，且单元格 B2 包含数值 1.333，则：INDIRECT($A$1) 等于 1.333无线专业技能认证课程无线专业技能认证课程_EXCEL使用技巧使用技巧http:/Copyright 2004 Radio GPDIEXCEL特殊函数应用（四）特殊函数应用（四）(7) ADDRESS:按照给定的行号和列标，建立文本类型的单元格地址。按照给定的行号和列标，建立文本类型的单元格地址。w语法：语法：ADDRESS(row_num,column_num,abs_num,a1,sheet_text);wabs_nu
33、m :1(绝对引用), 2(绝对行号，相对列号) 3(相对行号，绝对列号) , 4(相对引用）wa1:TRUE返回 A1-样式的引用，FALSE返回R1C1样式w示例示例：ADDRESS(2,3,1,FALSE,EXCEL SHEET) 等于 EXCEL SHEET!R2C3无线专业技能认证课程无线专业技能认证课程_EXCEL使用技巧使用技巧http:/Copyright 2004 Radio GPDIEXCEL编程方法入门（一）编程方法入门（一）w录制宏：最简单的录制宏：最简单的VBA编程方法编程方法 把一些重复性的操作录制成宏，实现一键式操作。无线专业技能认证课程无线专业技能认证课程_EX
34、CEL使用技巧使用技巧http:/Copyright 2004 Radio GPDIEXCEL编程方法入门（二）编程方法入门（二）wVBA宏的宏的基本结构基本结构1.变量定义;2.工作表选择；3.变量数值输入；4.变量数值处理（EXCEL的各种处理操作）5.变量数值输出（EXEL各种格式设置）无线专业技能认证课程无线专业技能认证课程_EXCEL使用技巧使用技巧http:/Copyright 2004 Radio GPDI内容提纲内容提纲EXCEL入门篇入门篇EXCEL技巧篇技巧篇EXCEL提高篇提高篇EXCEL应用篇应用篇无线专业技能认证课程无线专业技能认证课程_EXCEL使用技巧使用技巧ht
35、tp:/Copyright 2004 Radio GPDIEXCEL应用篇应用篇学习目标：学习目标：w掌握掌握EXCELEXCEL函数综合应用；函数综合应用；w掌握掌握EXCELEXCEL宏的应用方法宏的应用方法。无线专业技能认证课程无线专业技能认证课程_EXCEL使用技巧使用技巧http:/Copyright 2004 Radio GPDIEXCEL应用篇应用篇EXCEL函数综合应用函数综合应用EXCEL宏的应用宏的应用以下内容：转Excel表格的35招必学秘技转载自JPN转载于2010年02月01日18:15阅读(4)评论(0)分类：原创文学52EXCEL从入门到高级技巧一、让不同类型数据
36、用不同颜色显示在工资表中，如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示，大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示，低于1000元的工资总额以“棕色”显示，其它以“黑色”显示，我们可以这样设置。1.打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，在后面的方框中输入数值“2000”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“红色”。2.按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等于1500，字体设置为“蓝色”；小于1000，字体设置为“棕色”)。3.
37、设置完成后，按下“确定”按钮。看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。53EXCEL从入门到高级技巧二、建立分类下拉列表填充项我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。1.在Sheet2中，将企业名称按类别(如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等)分别输入不同列中，建立一个企业名称数据库。2.选中A列(“工业企业”名称所在列)，在“名称”栏内，输入“工业企业”字符后，按“回车”键进行确认。仿照上面的操作，将B、C列分别命名为“商业企业”、“个体企业”3.切换到Sheet1中，选中需要输入“企业类别
38、”的列(如C列)，执行“数据有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中，单击“允许”右侧的下拉按钮，选中“序列”选项，在下面的“来源”方框中，输入“工业企业”，“商业企业”，“个体企业”序列(各元素之间用英文逗号隔开)，确定退出。再选中需要输入企业名称的列(如D列)，再打开“数据有效性”对话框，选中“序列”选项后，在“来源”方框中输入公式：=INDIRECT(C1)，确定退出。4.选中C列任意单元格(如C4)，单击右侧下拉按钮，选择相应的“企业类别”填入单元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格(如D4)，单击下拉按钮，即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格
39、中。提示：在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别”列，可以选中该列，右击鼠标，选“隐藏”选项，将该列隐藏起来即可。54EXCEL从入门到高级技巧三、建立“常用文档”新菜单在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时调用。1.在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，打开“自定义”对话框。在“命令”标签中，选中“类别”下的“新菜单”项，再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称(如“常用文档”)。2.再在“类别”下面任选一项(如“插入”选项)，在右边“命令”下面任选一项(如“超链接”选项)，将它拖到新菜单
40、(常用文档)中，并仿照上面的操作对它进行命名(如“工资表”等)，建立第一个工作簿文档列表名称。重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。3.选中“常用文档”菜单中某个菜单项(如“工资表”等)，右击鼠标，在弹出的快捷菜单中，选“分配超链接打开”选项，打开“分配超链接”对话框。通过按“查找范围”右侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿(如“工资.xls”等)文件夹，并选中该工作簿文档。重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。4.以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开“常用文档”菜单，单击其中的相应选项即可。提示：尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中，但并不
41、影响“插入”菜单中“超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超链接”按钮的功能。55EXCEL从入门到高级技巧四、制作“专业符号”工具栏在编辑专业表格时，常常需要输入一些特殊的专业符号，为了方便输入，我们可以制作一个属于自己的“专业符号”工具栏。1.执行“工具宏录制新宏”命令，打开“录制新宏”对话框，输入宏名?如“fuhao1”?并将宏保存在“个人宏工作簿”中，然后“确定”开始录制。选中“录制宏”工具栏上的“相对引用”按钮，然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中，再单击“录制宏”工具栏上的“停止”按钮，完成宏的录制。仿照上面的操作，一一录制好其它特殊符号的输入“宏”。2.打开“自定义”对话框，
42、在“工具栏”标签中，单击“新建”按钮，弹出“新建工具栏”对话框，输入名称“专业符号”，确定后，即在工作区中出现一个工具条。切换到“命令”标签中，选中“类别”下面的“宏”，将“命令”下面的“自定义按钮”项拖到“专业符号”栏上(有多少个特殊符号就拖多少个按钮)。3.选中其中一个“自定义按钮”，仿照第2个秘技的第1点对它们进行命名。4.右击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选“指定宏”选项，打开“指定宏”对话框，选中相应的宏(如fuhao1等)，确定退出。重复此步操作，将按钮与相应的宏链接起来。5.关闭“自定义”对话框，以后可以像使用普通工具栏一样，使用“专业符号”工具栏，向单元格中快速输入
43、专业符号了。56EXCEL从入门到高级技巧五、用“视面管理器”保存多个打印页面有的工作表，经常需要打印其中不同的区域，用“视面管理器”吧。1.打开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行(或列)标上拖拉，选中它们再右击鼠标，在随后出现的快捷菜单中，选“隐藏”选项，将不需要打印的行(或列)隐藏起来。2.执行“视图视面管理器”命令，打开“视面管理器”对话框，单击“添加”按钮，弹出“添加视面”对话框，输入一个名称(如“上报表”)后，单击“确定”按钮。3.将隐藏的行(或列)显示出来，并重复上述操作，“添加”好其它的打印视面。4.以后需要打印某种表格时，打开“视面管理器”，选中需要打印的表格名称，单击“
44、显示”按钮，工作表即刻按事先设定好的界面显示出来，简单设置、排版一下，按下工具栏上的“打印”按钮，一切就OK了。57EXCEL从入门到高级技巧六、让数据按需排序如果你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序，也不是按笔画顺序，怎么办?可采用自定义序列来排序。1.执行“格式选项”命令，打开“选项”对话框，进入“自定义序列”标签中，在“输入序列”下面的方框中输入部门排序的序列(如“机关,车队,一车间,二车间,三车间”等)，单击“添加”和“确定”按钮退出。2.选中“部门”列中任意一个单元格，执行“数据排序”命令，打开“排序”对话框，单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话
45、框，按其中的下拉按钮，选中刚才自定义的序列，按两次“确定”按钮返回，所有数据就按要求进行了排序。58EXCEL从入门到高级技巧七、把数据彻底隐藏起来工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅，只好将它隐藏起来了。1.选中需要隐藏内容的单元格(区域)，执行“格式单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项，然后在右边“类型”下面的方框中输入“；”(三个英文状态下的分号)。2.再切换到“保护”标签下，选中其中的“隐藏”选项，按“确定”按钮退出。3.执行“工具保护保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框，设置好密码后，“确定”返回。经过这样的设置以后，上述单
46、元格中的内容不再显示出来，就是使用Excel的透明功能也不能让其现形。提示：在“保护”标签下，请不要清除“锁定”前面复选框中的“”号，这样可以防止别人删除你隐藏起来的数据。59EXCEL从入门到高级技巧八、让中、英文输入法智能化地出现在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文，反复切换输入法实在不方便，何不设置一下，让输入法智能化地调整呢?选中需要输入中文的单元格区域，执行“数据有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，切换到“输入法模式”标签下，按“模式”右侧的下拉按钮，选中“打开”选项后，“确定”退出。以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时，中文输入法(输入法
47、列表中的第1个中文输入法)自动打开，当选中其它单元格时，中文输入法自动关闭。九、让“自动更正”输入统一的文本你是不是经常为输入某些固定的文本，如电脑报而烦恼呢?那就往下看吧。1.执行“工具自动更正”命令，打开“自动更正”对话框。2.在“替换”下面的方框中输入“pcw”(也可以是其他字符，“pcw”用小写)，在“替换为”下面的方框中输入“电脑报”，再单击“添加”和“确定”按钮。3.以后如果需要输入上述文本时，只要输入“pcw”字符?此时可以不考虑“pcw”的大小写?，然后确认一下就成了。60EXCEL从入门到高级技巧十、在Excel中自定义函数Excel函数虽然丰富，但并不能满足我们的所有需要。
48、我们可以自定义一个函数，来完成一些特定的运算。下面，我们就来自定义一个计算梯形面积的函数：1.执行“工具宏VisualBasic编辑器”菜单命令(或按“Alt+F11”快捷键)，打开VisualBasic编辑窗口。2.在窗口中，执行“插入模块”菜单命令，插入一个新的模块模块1。3.在右边的“代码窗口”中输入以下代码：FunctionV(a,b,h)V=h*(a+b)/2EndFunction4.关闭窗口，自定义函数完成。以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。提示：用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用。十一、表头下面衬张图片为工作表添加的背景，是衬在整个工作表下面的，能不能只衬
49、在表头下面呢?1.执行“格式工作表背景”命令，打开“工作表背景”对话框，选中需要作为背景的图片后，按下“插入”按钮，将图片衬于整个工作表下面。2.在按住Ctrl键的同时，用鼠标在不需要衬图片的单元格(区域)中拖拉，同时选中这些单元格(区域)。3.按“格式”工具栏上的“填充颜色”右侧的下拉按钮，在随后出现的“调色板”中，选中“白色”。经过这样的设置以后，留下的单元格下面衬上了图片，而上述选中的单元格(区域)下面就没有衬图片了(其实，是图片被“白色”遮盖了)。提示?衬在单元格下面的图片是不支持打印的。61EXCEL从入门到高级技巧十二、用连字符“&”来合并文本如果我们想将多列的内容合并到一列中，不
50、需要利用函数，一个小小的连字符“&”就能将它搞定(此处假定将B、C、D列合并到一列中)。1.在D列后面插入两个空列(E、F列)，然后在D1单元格中输入公式：=B1&C1&D1。2.再次选中D1单元格，用“填充柄”将上述公式复制到D列下面的单元格中，B、C、D列的内容即被合并到E列对应的单元格中。3.选中E列，执行“复制”操作，然后选中F列，执行“编辑选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，选中其中的“数值”选项，按下“确定”按钮，E列的内容(不是公式)即被复制到F列中。4.将B、C、D、E列删除，完成合并工作。提示：完成第1、2步的操作，合并效果已经实现，但此时如果删除B、C、D列，公式会
51、出现错误。故须进行第3步操作，将公式转换为不变的“值”。生成绩条常有朋友问“如何打印成绩条”这样的问题，有不少人采取录制宏或VBA的方法来实现，这对于初学者来说有一定难度。出于此种考虑，我在这里给出一种用函数实现的简便方法。此处假定学生成绩保存在Sheet1工作表的A1至G64单元格区域中，其中第1行为标题，第2行为学科名称。1.切换到Sheet2工作表中，选中A1单元格，输入公式：=IF(MOD(ROW()，3)=0，IF(0MOD?ROW()，3(=1，sheet1！A，INDEX(sheet1！$A：$G，INT(ROW()+4)/3)+1)，COLUMN()。2.再次选中A1单元格，用
52、“填充柄”将上述公式复制到B1至G1单元格中；然后，再同时选中A1至G1单元格区域，用“填充柄”将上述公式复制到A2至G185单元格中。至此，成绩条基本成型，下面简单修饰一下。3.调整好行高和列宽后，同时选中A1至G2单元格区域(第1位学生的成绩条区域)，按“格式”工具栏“边框”右侧的下拉按钮，在随后出现的边框列表中，选中“所有框线”选项，为选中的区域添加边框(如果不需要边框，可以不进行此步及下面的操作)。4.同时选中A1至G3单元格区域，点击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮，然后按住鼠标左键，自A4拖拉至G186单元格区域，为所有的成绩条添加边框。按“打印”按钮，即可将成绩条打印出来。62E
53、XCEL从入门到高级技巧十四、Excel帮你选函数在用函数处理数据时，常常不知道使用什么函数比较合适。Excel的“搜索函数”功能可以帮你缩小范围，挑选出合适的函数。执行“插入函数”命令，打开“插入函数”对话框，在“搜索函数”下面的方框中输入要求(如“计数”)，然后单击“转到”按钮，系统即刻将与“计数”有关的函数挑选出来，并显示在“选择函数”下面的列表框中。再结合查看相关的帮助文件，即可快速确定所需要的函数。十五、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据有时，我们编辑某个工作表(Sheet1)时，需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3)某个单元格的内容，可以利用Excel的“监视窗口”
54、功能来实现。执行“视图工具栏监视窗口”命令，打开“监视窗口”，单击其中的“添加监视”按钮，展开“添加监视点”对话框，用鼠标选中需要查看的单元格后，再单击“添加”按钮。重复前述操作，添加其它“监视点”。以后，无论在哪个工作表中，只要打开“监视窗口”，即可查看所有被监视点单元格内的数据和相关信息。63EXCEL从入门到高级技巧十六、为单元格快速画边框在Excel2002以前的版本中，为单元格区域添加边框的操作比较麻烦，Excel2002对此功能进行了全新的拓展。单击“格式”工具栏上“边框”右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选“绘图边框”选项，或者执行“视图工具栏边框”命令，展开“边框”工具栏
55、。单击工具栏最左侧的下拉按钮，选中一种边框样式，然后在需要添加边框的单元格区域中拖拉，即可为相应的单元格区域快速画上边框。提示：如果画错了边框，没关系，选中工具栏上的“擦除边框”按钮，然后在错误的边框上拖拉一下，就可以清除掉错误的边框。如果需要画出不同颜色的边框，可以先按工具栏右侧的“线条颜色”按钮，在随后弹出的调色板中选中需要的颜色后，再画边框即可。这一功能还可以在单元格中画上对角的斜线。十七、控制特定单元格输入文本的长度你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数，或者在该输入文字的单元格中你却输入了数字的时候，Excel就能自动判断、即时分析并弹出警告，那该多好啊!要实现这一功
56、能，对Excel来说，也并不难。例如我们将光标定位到一个登记“年份”的单元格中，为了输入的统一和计算的方便，我们希望“年份”都用一个四位数来表示。所以，我们可以单击“数据”菜单的“有效性”选项。在“设置”卡片“有效性条件”的“允许”下拉菜单中选择“文本长度”。然后在“数据”下拉菜单中选择“等于”，且“长度”为“4”。同时，我们再来到“出错警告”卡片中，将“输入无效数据时显示的出错警告”设为“停止”，并在“标题”和“错误信息”栏中分别填入“输入文本非法!”和“请输入四位数年份。”字样。很显然，当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时，Excel就会弹出示的警告对话框，告诉你出错原因，并直到你
57、输入了正确“样式”的数值后方可继续录入。神奇吧?其实，在Excel的“数据有效性”判断中，还有许多特殊类型的数据格式可选，比如“文本类型”啊，“序列大小”啊，“时间远近”啊，如你有兴趣，何不自作主张，自己设计一种检测标准，让你的Excel展示出与众不同的光彩呢。64EXCEL从入门到高级技巧十八、成组填充多张表格的固定单元格我们知道每次打开Excel，软件总是默认打开多张工作表。由此就可看出Excel除了拥有强大的单张表格的处理能力，更适合在多张相互关联的表格中协调工作。要协调关联，当然首先就需要同步输入。因此，在很多情况下，都会需要同时在多张表格的相同单元格中输入同样的内容。那么如何对表格进
58、行成组编辑呢?首先我们单击第一个工作表的标签名“Sheet1”，然后按住Shift键，单击最后一张表格的标签名“Sheet3”(如果我们想关联的表格不在一起，可以按住Ctrl键进行点选)。此时，我们看到Excel的标题栏上的名称出现了“工作组”字样，我们就可以进行对工作组的编辑工作了。在需要一次输入多张表格内容的单元格中随便写点什么，我们发现，“工作组”中所有表格的同一位置都显示出相应内容了。但是，仅仅同步输入是远远不够的。比如，我们需要将多张表格中相同位置的数据统一改变格式该怎么办呢?首先，我们得改变第一张表格的数据格式，再单击“编辑”菜单的“填充”选项，然后在其子菜单中选择“至同组工作表”
59、。这时，Excel会弹出“填充成组工作表”的对话框，在这里我们选择“格式”一项，点“确定”后，同组中所有表格该位置的数据格式都改变了。十九、改变文本的大小写在Excel中，为表格处理和数据运算提供最强大支持的不是公式，也不是数据库，而是函数。不要以为Excel中的函数只是针对数字，其实只要是写进表格中的内容，Excel都有对它编辑的特殊函数。例如改变文本的大小写。在Excel2002中，至少提供了三种有关文本大小写转换的函数。它们分别是：“=UPPER(源数据格)”，将文本全部转换为大写；“=LOWER(源数据格)”，将文本全部转换成小写；“=PROPER(源数据格)”，将文本转换成“适当”的
60、大小写，如让每个单词的首字母为大写等。例如，我们在一张表格的A1单元格中输入小写的“excel”，然后在目标单元格中输入“=UPPER(A1)”，回车后得到的结果将会是“EXCEL”。同样，如果我们在A3单元格中输入“mr.weiwei”，然后我们在目标单元格中输入“=PROPER(A3)”，那么我们得到的结果就将是“Mr.Weiwei”了。65EXCEL从入门到高级技巧二十、提取字符串中的特定字符除了直接输入外，从已存在的单元格内容中提取特定字符输入，绝对是一种省时又省事的方法，特别是对一些样式雷同的信息更是如此，比如员工名单、籍贯等信息。如果我们想快速从A4单元格中提取称谓的话，最好使用“
61、=RIGHT(源数据格，提取的字符数)”函数，它表示“从A4单元格最右侧的字符开始提取2个字符”输入到此位置。当然，如果你想提取姓名的话，则要使用“=LEFT(源数据格，提取的字符数)”函数了。还有一种情况，我们不从左右两端开始，而是直接从数据中间提取几个字符。比如我们要想从A5单元格中提取“武汉”两个字时，就只须在目标单元格中输入“=MID(A5,4,2)”就可以了。意思是：在A5单元格中提取第4个字符后的两个字符，也就是第4和第5两个字。二十一、把基数词转换成序数词将英文的基数词转换成序数词是一个比较复杂的问题。因为它没有一个十分固定的模式：大多数的数字在变成序数词都是使用的“th”后缀，
62、但大凡是以“1”、“2”、“3”结尾的数字却分别是以“st”、“nd”和“rd”结尾的。而且，“11”、“12”、“13”这3个数字又不一样，它们却仍然是以“th”结尾的。因此，实现起来似乎很复杂。其实，只要我们理清思路，找准函数，只须编写一个公式，就可轻松转换了。不信，请看：“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2)=11,12,13),th,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2)=1,2,3,CHOOSE(RIGHT(A2),st,nd,rd),th)”。该公式尽管一长串，不过含义却很明确：如果数字是以“11”、“12”、“13”结尾的，则加上“th”后缀；如果第1原则无
63、效，则检查最后一个数字，以“1”结尾使用“st”、以“2”结尾使用“nd”、以“3”结尾使用“rd”；如果第1、2原则都无效，那么就用“th”。因此，基数词和序数词的转换实现得如此轻松和快捷。66EXCEL从入门到高级技巧二十二、用特殊符号补齐位数和财务打过交道的人都知道，在账面填充时有一种约定俗成的“安全填写法”，那就是将金额中的空位补齐，或者在款项数据的前面加上“$”之类的符号。其实，在Excel中也有类似的输入方法，那就是“REPT”函数。它的基本格式是“=REPT(“特殊符号”，填充位数)”。比如，我们要在中A2单元格里的数字结尾处用“#”号填充至16位，就只须将公式改为“=(A2&R
64、EPT(#,16-LEN(A2)”即可；如果我们要将A3单元格中的数字从左侧用“#”号填充至16位，就要改为“=REPT(#,16-LEN(A3)&A3”；另外，如果我们想用“#”号将A4中的数值从两侧填充，则需要改为“=REPT(#,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(#)8-LEN(A4)/2)”；如果你还嫌不够专业，要在A5单元格数字的顶头加上“$”符号的话，那就改为：“=(TEXT(A5,$#,#0.00(&REPT(#,16-LEN(TEXT(A5,$#,#0.00)”，一定能满足你的要求。二十三、创建文本直方图除了重复输入之外，“REPT”函数另一项衍生应用就是可以直接在工作
65、表中创建由纯文本组成的直方图。它的原理也很简单，就是利用特殊符号的智能重复，按照指定单元格中的计算结果表现出长短不一的比较效果。比如我们首先制作一张年度收支平衡表，然后将“E列”作为直方图中“预算内”月份的显示区，将“G列”则作为直方图中“超预算”的显示区。然后根据表中已有结果“D列”的数值，用“Wingdings”字体的“N”字符表现出来。具体步骤如下：在E3单元格中写入公式“=IF(D30,REPT(n,ROUND(D3*100,0),)”，也拖动填充柄至G14。我们看到，一个没有动用Excel图表功能的纯文本直方图已展现眼前，方便直观，简单明了。67EXCEL从入门到高级技巧二十四、计算
66、单元格中的总字数有时候，我们可能对某个单元格中字符的数量感兴趣，需要计算单元格中的总字数。要解决这个问题，除了利用到“SUBSTITUTE”函数的虚拟计算外，还要动用“TRIM”函数来删除空格。比如现在A1单元格中输入有“howmanywords?”字样，那么我们就可以用如下的表达式来帮忙：“=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1)-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),)+1)”该式的含义是先用“SUBSTITUTE”函数创建一个新字符串，并且利用“TRIM”函数删除其中字符间的空格，然后计算此字符串和原字符串的数位差，从而得出“空格”的数量，最后将空格数+1，就得
67、出单元格中字符的数量了。二十五、关于欧元的转换这是Excel2002中的新工具。如果你在安装Excel2002时选择的是默认方式，那么很可能不能在“工具”菜单中找到它。不过，我们可以先选择“工具”菜单中的“加载宏”，然后在弹出窗口中勾选“欧元工具”选项，“确定”后Excel2002就会自行安装了。完成后我们再次打开“工具”菜单，单击“欧元转换”，一个独立的专门用于欧元和欧盟成员国货币转换的窗口就出现了。与Excel的其他函数窗口一样，我们可以通过鼠标设置货币转换的“源区域”和“目标区域”，然后再选择转换前后的不同币种即可。所示的就是“100欧元”分别转换成欧盟成员国其他货币的比价一览表。当然，为了使欧元的显示更显专业，我们还可以点击Excel工具栏上的“欧元”按钮，这样所有转换后的货币数值都是欧元的样式了。68EXCEL从入门到高级技巧
