学校二代公文自动化系统上线简报

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1、新北市政府第二代公文自動化系統【學校 公文系統上線簡報】1101/10/19製2大綱系統上線日期與階段工作上線期程說明一、二代公文系統轉換期程系統上線流程說明使用者輔助措施問題報修方式3系統上線時程與參與學校階段上線日期學校名稱1101/10/29(一)汐止區-北峰國小、樟樹國中、樟樹國小、白雲國小 青山國中小、崇德國小、長安國小、金龍國小 秀峰高中、北港國小、東山國小、秀峰國小 保長國小、汐止國中、汐止國小金山區-中角國小、三和國小、金山高中、金美國小 金山國小三芝區-興華國小、橫山國小、三芝國中、三芝國小石門區-乾華國小、老梅國小、石門國小、石門國中萬里區-大坪國小、萬里國小、萬里國中、野

2、柳國小 崁腳國小、大鵬國小三重區-三重高中、集美國小、修德國小、重陽國小 正義國小、二重國中、厚德國小、碧華國中 永福國小、光興國小、光榮國小、光榮國中 碧華國小、五華國小、興穀國小、明志國中 二重國小、三光國小、三和國中4系統上線時程、機關(續)如下表階段上線日期學校名稱2101/11/05(一)三重區-三重國小、鷺江國中蘆洲區-成功國小、忠義國小、仁愛國小、鷺江國小 蘆洲國中、蘆洲國小、三民高中三峽區-成福國小、插角國小、有木國小、大成國小 建安國小、民義國小、五寮國小、安溪國小 明德高中、三峽國小、龍埔國小、大埔國小 中園國小、介壽國小、安溪國中、三峽國中樹林區-桃子腳國中小、育林國小、

3、育林國中 柑園國中、柑園國小、武林國小、彭福國小 育德國小、樹林國小、樹林高中、山佳國小 大同國小、文林國小、三多國小、三多國中鶯歌區-永吉國小、尖山國中、建國國小、鶯歌國中 鶯歌國小、昌福國小、鳳鳴國中、鳳鳴國小 中湖國小、鶯歌工商、二橋國小石碇區-和平國小、石碇高中5系統上線時程、機關(續)如下表階段上線日期學校名稱3101/11/19(一)石碇區-石碇國小、永定國小、雲海國小坪林區-坪林國中、坪林國小烏來區-福山國小、烏來國中小深坑區-深坑國小、深坑國中新店區-北新國小、達觀國中小、龜山國小、新店國小 直潭國小、屈尺國小、安康高中、雙城國小 安坑國小、新和國小、大豐國小、青潭國小 雙峰國

4、小、文山國中、中正國小、五峰國中土城區-土城國小、廣福國小、樂利國小、清水國小 中正國中、清水高中、安和國小、土城國中 頂埔國小三峽區-龍埔國中板橋區-沙崙國小、重慶國小、海山國小、海山高中 實踐國小、大觀國中、新埔國中、新埔國小 莒光國小、重慶國中、後埔國小、文德國小 溪洲國小、江翠國中、忠孝國中、光復國中 埔墘國小、信義國小6系統上線時程、機關(續)如下表階段上線日期學校名稱4101/11/26(一)板橋區-文聖國小、江翠國小、中山國中、板橋國中、國光國小 溪崑國中、中山國小、大觀國小中和區-錦和高中、中和國中、興南國小、漳和國中、錦和國小 景新國小、復興國小、自強國小、自強國中、積穗國小

5、 光復國小、秀山國小、積穗國中、中和國小永和區-秀朗國小、永和國中、永平國小、永和國小、網溪國小 福和國中、永平高中、頂溪國小淡水區-興仁國小、鄧公國小、新興國小、天生國小、屯山國小 育英國小、文化國小、淡水國中、忠山國小、竹圍高中 正德國中、水源國小、中泰國小、竹圍國小、新市國小 淡水國小、坪頂國小八里區-米倉國小、八里國中、長坑國小、大崁國小、八里國小五股區-德音國小、成州國小、五股國小、五股國中、更寮國小林口區-嘉寶國小、南勢國小、林口國小、麗園國小、頭湖國小 林口國中、崇林國中7系統上線時程、機關(續)如下表階段上線日期學校名稱5101/12/03(一)林口區-瑞平國小、麗林國小、佳林

6、國中、福國小泰山區-明志國小、泰山國小、泰山國中、同榮國小、義學國中 義學國小新莊區-丹鳳高中、光華國小、裕民國小、新泰國中、福營國中 頭前國中、昌隆國小、昌平國小、思賢國小、民安國小 頭前國小、新泰國小、興化國小、中港國小、中信國小 榮富國小、國泰國小、新莊國中、中平國中、丹鳳國小 豐年國小瑞芳區-鼻頭國小、瑞芳國小、濂洞國小、瑞濱國小、義方國小 欽賢國中、瑞柑國小、瓜山國小、九份國小、瑞亭國小 猴硐國小、吉慶國小、瑞芳國中平溪區-菁桐國小、平溪國中、平溪國小、十分國小雙溪區-雙溪高中、柑林國小、雙溪國小、上林國小、牡丹國小貢寮區-貢寮國小、貢寮國中、福隆國小、福連國小、澳底國小 豐珠國中小

7、、和美國小8系統上線前置作業說明起迄時間工作15:3016:10安裝電子交換批次執行程式，並確認批次執行機制已自動設定完成。(由資訊中心EMAIL給聯絡窗口)1.由各校資訊組長/文書組長人員實施。請人員於切換日期當天下午五點前完成。2.各階段機關切換期程表如下：階段切換日期第一階段101/10/26(五)第二階段101/11/02(五)第三階段101/11/16(五)第四階段101/11/23(五)第五階段101/11/30(五)9系統上線後工作說明1.各校依上線日期需於上線日起起算一個月內將未結案件於一代公文中辦結。2.未結公文轉檔作業不包括創簽稿公文，依據文書處理要點規定，不可變更決行公文

8、內容(包含文號) ，故一代公文字創簽稿請於期限內辦結(存查檔管簽收或完成發文)。階段未結公文辦結期限第一階段101/10/29101/11/29第二階段101/11/05101/12/05第三階段101/11/19101/12/19第四階段101/11/26101/12/26第五階段101/12/01101/01/0310學校公文系統導入作業說明環境確認：1.憑證相關-預備自然人憑證及機關憑證、讀卡機及憑證程式安裝註冊2.承辦作業-簽辦流程及角色設定，3.列印作業-公文可否正常列印、條碼機是否正常列印。公文簽辦方式請以紙本簽核流程或線上簽核流程擇一進行。線上簽核公文使用自然人憑證做加簽及驗證等

9、重要處理程序。由於線上簽核無紙本公文，請同仁離職前務必於二代公文系統的表單作業進行文件移交申請，否則若無人辦理公文，將延宕公文時效。11登入二代公文系統方式 方式：從二代公文登入 http:/doc2-school.ntpc.gov.tw/ntpc_sod20/12簽核方式：紙本與線上的差異紙本簽核線上簽核意見、陳核於紙本公文上表示意見，紙本送陳核。點選公文文號，開啟來會公文，於意見輸入區輸入意見，點選線上陳核按鈕。核判發文於紙本公文上確認主管批示意見點選公文文號， 開啟公文，確認主管批示意見。核判存查於紙本公文上確認主管批示意見點選公文文號，開啟公文，確認主管批示意見。會畢(受會單位)於紙本

10、公文上確認主管批示意見點選公文文號， 開啟公文確認會辦單位批示意見。紙本簽核流程說明(同一代公文系統)1314線上簽核流程說明15作業事項說明紙本簽核：於紙本上進行簽核，並蓋職章。承辦人依文書規範，可將線上簽核公文轉為紙本簽核公文，請由承辦人自行列印。線上簽核：使用自然人憑證加簽。不會收到紙本公文，直接進入二代公文系統，線上檢閱及批示公文來文附件處理: 來文時，意見輸入區可以夾附件檔。建議各機關首長可設秘書為代理人，協助退件等功能。表單批核:紙本表單方式:第2次的展期申請、專案管制申請及調案（跨科組室）申請單，其餘為線上表單。紙本表單：主管收到紙本表單，於紙本批示。線上表單：主管不會收到紙本表

11、單，於系統批示。16表單申請方式紙本申請表單:第2次的展期申請、專案管制申請及調案（跨科組室）申請單採紙本表單方式，除填寫紙本表單外，且需填寫電子表單後按申請後，請文書人員憑紙本簽核請登記桌於系統代決行。主管批示紙本：主管批示紙本： (申請流程選擇後，仍採紙本簽核，主管紙本批示後，由登記桌登錄申請流程選擇後，仍採紙本簽核，主管紙本批示後，由登記桌登錄)主管於系統中批示：主管於系統中批示：表單類別承辦人文書人員檔管人員展期申請(第2次)(申請時點選登記桌代批)於系統中申請，紙本陳核主管於系統中註記表單已決行-專案管制申請於系統中註記表單已決行-調案（跨科組室）-於系統中註記調案核可人民申請補正於

12、系統中作補正天數扣除-表單類別承辦人主管檔管人員展期申請(申請時點選主管系統批核)承辦人於系統中申請於系統中核示-密等變更申請-速別修改申請-銷案申請（創簽稿公文）-文件移交申請-公文自領申請調案(本科組室)於系統中註記調案核可調案展期於系統中註記調案展期核可17共同注意事項p定時查看待簽收區有無待簽收的線上簽核公文。p定時查看待辦理區有無待處理的線上簽核公文。p定時查看可抽回區有無流程已送出但未被下流程簽收接續處理的線上簽核公文。p熟記自然人憑證PIN Code，避免鎖卡情事發生。若鎖卡可至內政部憑證管理中心/憑證作業進行鎖卡解碼。p由於線上簽核無紙本公文，請同仁離職前務必做二代公文系統的文

13、件交接，否則會延宕公文時效。18共同注意事項p線上簽核公文結案日期說明線上簽核之公文，經決行即屬確定，承辦人員應完成發文或存查。內容錯誤者，應於發文或存查前，修正並加註說明後重新簽核。核判存查公文結案日期為承辦人點選核判存查後，結案日期將紀綠為主管批可之日期。核判發文公文結案日期為發文人員點選發文登記之日期。p每日攜帶及妥善保管自然人憑證；若未攜帶自然人憑證可於系統簽辦公文時使用臨時憑證。19文書人員-收文p電子來文預設為線上簽核模式（分文給承辦人後，由承辦人再決定是否要轉紙本簽核流程）。p若電子收文作業中尚有不取號的來文但尚未設定為不取號，須先將其設定為不取號。p於上班時間內，定時查看公文系

14、統(因線上簽核公文無實體公文)-電子收文作業有無來文。待簽收區有無待改分的線上簽核公文。待辦理區有無須分文的線上簽核公文。p倘若電子來文為所屬機關承辦人發出之存查副本公文，可視情況設定為不取號，再至不取號區寄送電子郵件給承辦人員。20承辦人員-1p承辦人倘認為來文不符合新北市政府公文線上簽核作業注意事項規定，可將線上簽核的來文轉紙本公文，並將公文印出，如保存期限大於10年、附件非為A4尺寸、由本府一層核判者，或需外陳外會之公文。p於上班時間內，定時查看公文系統(因線上簽核公文無實體公文)- 請至查看公文辦理進度。p承辦人於表單查詢作業查看線上表單准駁情形。p請假或公出時，請務必由本人或委由機關

15、系統維護人員於二代公文系統設定代理人，否則同仁無法協助公文辦理。p線上簽核公文待主管決行後，即完成判發/判存，承辦人簽收公文後至待辦理區已決待發進行稿轉函、核判發文或已決待歸進行核判存查等作業。21承辦人員-2p倘若有使用臨時憑證，待持有自然人憑證時須至其他作業-臨時憑證代補簽以自然人憑證進行補簽作業(含簽核流程中各級主管及各會辦人員)。p簽辦公文須會辦時，除須文面上填入會辦機關，並須設定會辦流程，始可送陳、送會。p承辦人清稿後，務必審視下列各項重點，確認無誤後始能將公文送發，以免退文往返而延誤公文時效。p本案是否已判決。p函文之格式、內容（金錢、數字、人名、日期、住址）、標點符號、正副本之受

16、文者等是否正確。p當正副本行文機關為電子發文且有輸入附件描述(即附件：欄位)，須檢視附件是否夾帶成功及版本正確。22主管p請於上班時間內，定時查看公文系統(因線上簽核公文無實體公文)p主管於系統-表單核示區批示各類電子表單：如公文展期申請單、調案申請單、銷號申請單、速別修改單、文件移交申請單、公文自領申請單及密等變更申請單p其中調案申請單（跨科組室/跨機關)及公文變更專案管制案件申請單(含紙本公文及線上簽核公文)仍採紙本表單。p主管於系統-公文複閱區複閱公文及設定須複閱之主管。p每日攜帶及妥善保管自然人憑證；若未攜帶自然人憑證可於系統簽辦公文時使用臨時憑證。p倘若有使用臨時憑證，待持有自然人憑

17、證時須至其他作業-臨時憑證代補簽以自然人憑證進行補簽作業。23文書人員-發文p於上班時間內，隨時查看公文系統(因線上簽核公文無實體公文)-p待簽收區有無待簽收的線上簽核公文。p待發文區有無待發文的線上簽核公文。p須定時檢查電子發文狀態是否完成無誤。p審視下列各項重點，確認無誤後始能將公文發出。p本案是否已判決。p函文之格式、內容（金錢、數字、人名、日期、住址）、標點符號、正副本之受文者等是否正確。p若有附件，附件欄位不可空白，並檢視附件是否夾帶成功。24文書人員-檔管1p於上班時間內，定時查看公文系統(因線上簽核公文無實體公文)-p檔案點收(含退件)作業有無待點收的線上簽核公文。p案件編目著錄

18、作業有無待編目的線上簽核公文。p審視下列各項重點，確認無誤後始能將公文歸檔。p本案是否已判決。p若有附件，附件欄位不可空白，並檢視附件是否夾帶成功。p學校正式上線後，檔管人員初期上線時，一、二代歸檔是並行的，但要依卷區分一、二代，不然到時候轉檔還有目錄彙送，都會有重號的問題25文書人員-檔管2p於點收線上簽核公文時，若系統顯示驗證失敗等訊息，系統並無退件功能，請通知該科室登記桌於可抽回區抽回該公文後，送回承辦人處重新執行送歸檔程序。p請於線上簽核功能上線前確認已於二代公文系統註冊機關憑證完成。p建議於系統離峰時間執行加機關章作業：點收後以機關憑證進行機關章作業，可單筆或多筆批次作業。p檔案點收

19、後，請至案件編目著錄作業-線上編目進行編目。p請各校務必於上線日起後起算一個月內，將所有未歸檔案件公文，全數進行歸檔(一代公文將於101年12月不再提供服務)。26文書人員-稽催人員p於二代公文系統中進行稽催管考處理-使用系統稽催報表瞭解公文辦理狀況。27簽(會)辦流程28簽(會)辦流程-(續)29列印設定說明第一步、在 eClient 登入畫面點選環境設定第二步、在環境設定畫面上，選到收文及整合設定，將 收文及整合設定畫面上的啟用收文列印與同時列印附件檔，勾選狀態取消，如下圖所示。第三步、將啟用收文列印與同時列印附件檔，勾選狀態取消之後，請先點選下方的套用，再按下確定。30列印設定說明(續)

20、31如何再利用一代公文之公文1. 若使用筆硯系統的使用者，將可電子交換公文格式，如：函、開會通知單(1)於筆硯匯出di檔：儲存於本機磁碟機(c:eicexternalexportdi)32如何再利用一代公文之公文(續)(2)再於二代公文系統匯入筆硯di檔33如何再利用一代公文之公文（續）2.若使用其他工具製作公文或於筆硯中不可電子交換的公文格式(如：簽)把一代公文製作工具文字複製後，貼至二代公文文面後，再自行編修段落縮排及編號等排版屬性。其他說明若遇操作問題，請先洽詢學校文書組長及種子人員若遇電腦環境設定問題，請先洽詢學校資訊組長若無自然人憑證或讀卡機，請洽教育局秘書室其他問題請至8500報修

21、http:/8500.ntpc.gov.tw二代公文問題34其他說明(續)自然人憑證問題為提升客服話務功能，請洽詢問題時，先報機關名稱、姓為提升客服話務功能，請洽詢問題時，先報機關名稱、姓名、電話及分機，並節約報修時間，名、電話及分機，並節約報修時間，每通電話將於每通電話將於3分鐘分鐘後會掛斷後會掛斷，若為操作問題或規範問題，將轉由第二線同仁若為操作問題或規範問題，將轉由第二線同仁回復您電話，並僅於告知何處可回復您電話，並僅於告知何處可查查到問題解答之文件所在到問題解答之文件所在3536其他說明(續)於專案網站(http:/doc2.ntpc.gov.tw/)提供參考資料，包括：常見問題集、教學講義、操作手冊、線上教學等資料。