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1、中华人民共和国档案行业标准 标准号：DA/T 222015 代替DA/T 222000发布单位：国 家 档 案 局 发布时间： 2015-10-25 实施时间： 2016-06-01 适用范围：本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。其他门类档案可以参照执行。企业单位有其他特殊规定的，从其规定。本标准代替DA/T 22-2000归档文件整理规则。本标准与DA/T 22-2000相比主要变化如下：标准的总体编排和结构按标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2009GB/T 1.1-200
2、9进行了修改；进行了修改；GB/T 1.1-2009GB/T 1.1-2009标准化工作导则规定了标准的结构、起标准化工作导则规定了标准的结构、起草表述规则和编排格式草表述规则和编排格式将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料；调整归档文件分类方法；增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求；排架要求；增加归档文件档号结构和编制要求；将室编件号、馆编件号统一为件号；将室编件号、馆编件号统一为件号；在附录中增加归档章示例、直角装订方法。在附录中增加归档章示例、直角装订方法。 4 整理原则整理原则4.1 4.1 归档文件整理
3、应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。联系。联系。联系。4.2 4.2 归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。4.3 4.3 归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管归档文件整理应符合文档
4、一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。理或计算机辅助管理。理或计算机辅助管理。理或计算机辅助管理。4.4 4.4 归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。3.1归档文件 archival document(s)立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。3.2整理 arrangement 将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、
5、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。3.3 件 item归档文件的整理单位。3.4档号 archival code在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。归档文件目前以件为单位进行整理。归档文件目前以件为单位进行整理。 “ “件件件件” ”的概念。的概念。的概念。的概念。“ “件件件件” ”是归档文件整理的基本单位。是归档文件整理的基本单位。是归档文件整理的基本单位。是归档文件整理的基本单位。一般情况下，一般情况下，一般情况下，一般情况下，以一份文件为一件。以一
6、份文件为一件。以一份文件为一件。以一份文件为一件。“ “一件一件一件一件” ”还有这么几种情况（组合件）：还有这么几种情况（组合件）：还有这么几种情况（组合件）：还有这么几种情况（组合件）：a.a.文件的正本与定稿为一件；文件的正本与定稿为一件；文件的正本与定稿为一件；文件的正本与定稿为一件； b.b.正文与附件（补充说明正文的文字、图表、数据等）为一件（附件正文与附件（补充说明正文的文字、图表、数据等）为一件（附件正文与附件（补充说明正文的文字、图表、数据等）为一件（附件正文与附件（补充说明正文的文字、图表、数据等）为一件（附件页数太多，也可与正文分开各为一件）；页数太多，也可与正文分开各为
7、一件）；页数太多，也可与正文分开各为一件）；页数太多，也可与正文分开各为一件）； c.c.文件处理单与正文为一件；文件处理单与正文为一件；文件处理单与正文为一件；文件处理单与正文为一件； d.d.原件与复制件（复印件、手抄件等）为一件；原件与复制件（复印件、手抄件等）为一件；原件与复制件（复印件、手抄件等）为一件；原件与复制件（复印件、手抄件等）为一件；e.e.转发件与被转发件为一件；转发件与被转发件为一件；转发件与被转发件为一件；转发件与被转发件为一件；f. f.来文与复文为一件（如请示与批复，报告与批示，来函与复函等都作为一来文与复文为一件（如请示与批复，报告与批示，来函与复函等都作为一来
8、文与复文为一件（如请示与批复，报告与批示，来函与复函等都作为一来文与复文为一件（如请示与批复，报告与批示，来函与复函等都作为一件。如果报请性文件在归档整理以后才收到或者发出回复性文件，也可各为件。如果报请性文件在归档整理以后才收到或者发出回复性文件，也可各为件。如果报请性文件在归档整理以后才收到或者发出回复性文件，也可各为件。如果报请性文件在归档整理以后才收到或者发出回复性文件，也可各为一件，这时就要在一件，这时就要在一件，这时就要在一件，这时就要在“ “归档文件目录归档文件目录归档文件目录归档文件目录” ”的备注栏中加以说明）；的备注栏中加以说明）；的备注栏中加以说明）；的备注栏中加以说明）
9、； g.g.报表、名册、图册、图表类文件材料，一般来说原来就是装订好了的，报表、名册、图册、图表类文件材料，一般来说原来就是装订好了的，报表、名册、图册、图表类文件材料，一般来说原来就是装订好了的，报表、名册、图册、图表类文件材料，一般来说原来就是装订好了的，就要按其原来装订方式，一册或一本作为一件。就要按其原来装订方式，一册或一本作为一件。就要按其原来装订方式，一册或一本作为一件。就要按其原来装订方式，一册或一本作为一件。这些作为这些作为这些作为这些作为“ “一件一件一件一件” ”的材料，的材料，的材料，的材料，实体上要装订在一起，编目时只体现为一实体上要装订在一起，编目时只体现为一实体上要
10、装订在一起，编目时只体现为一实体上要装订在一起，编目时只体现为一条条目。条条目。条条目。条条目。 5.1 组件（件的组织）5.1.1 件的构成归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理
11、单或发文稿纸与相关文件为一件。5.1.2 件内文件排序正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。6.1 修整6.1.1 归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。6.1.2 归档文件已破损的，应按照DA/T 25-2000档案修裱技术规范予以修复；字迹模糊或易退变的，应予复制。6.1.3 归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧
12、化的金属或塑料装订用品。6.1.4 对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。6.2 装订6.2.1 归档文件一般以件为单位装订。归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。6.2.2 应根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。6.2.3 用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水
13、、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。6.2.4 永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，使用直角装订（见附录C 图C1、图C2）或缝纫机轧边装订，文件较厚的，使用“三孔一线”装订。永久保管的归档文件，使用不锈钢订书钉或浆糊装订的，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。6.2.5 永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。6.2.6 定期保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式按照6.2.4-6.2.5执行。定期保管的、不需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式可以按照6.2.4执行，也可以使用不锈钢夹或封套装订。6.3 编页6.3.1 纸质归档文件一般应以件为单位编制页
14、码。6.3.2 页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。6.3.3 文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。5.2 分类5.2.1 立档单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。5.2.2 归档文件一般采用年度机构（问题）保管期限、年度保管期限机构（问题）等方法进行三级分类。 a）按年度分类将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办
15、理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。 b）按机构(问题)分类将文件按其形成或承办机构(问题)分类。机构分类法与问题分类法应选择其一适用，不能同时采用。采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。 c）按保管期限分类 将文件按划定的保管期限分类。5.2.3 规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可以采取年度保管期限等方法进行两级分类。5.3 排列5.3.1 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列
16、。5.3.2 同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。5.3.3 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。5.4 编号5.4.1 归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。5.4.2 档号的结构宜为：全宗号-档案门类代码年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“”隔开。如“Z109-WS2011-Y-BGS-0001”。5.4.3 档号按照以下要求编制： a）全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识，按照DA/T 13-1994编制。 b）档案门类代码年度：归
17、档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2013”。 c）保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。 d）机构（问题）代码：机构（问题）代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等。归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。 e）件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。5.4.4 归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。电子
18、文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。5.4.5 归档章应将档号的组成部分，即全宗号、年度、保管期限、件号，以及页数作为必备项，机构（问题）可以作为选择项（见附录A 图A1）。归档章中全宗号、年度、保管期限、件号、机构（问题）按照5.4.3编制，页数用阿拉伯数字标识（见附录A 图A2）。为便于识记，归档章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”简称标识，机构（问题）也可以用“办公室”等规范化简称标识（见附录A 图A3）。5.5 编目5.5.1 归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细，便于检索。5.5.2 归档文件应逐件编目。来文与复文作为
19、一件时，对复文的编目应体现来文内容。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。 a）序号：填写归档文件顺序号。b）档号：档号按照5.4.2-5.4.3编制。 c）文号：文件的发文字号。没有文号的，不用标识。 d）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。 e）题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“ ”。 f）日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如19990909。g) 密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。h）页数：每一
20、件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。i）备注：注释文件需说明的情况。5.5.3 归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面，页面宜横向设置（见附录B 图B1）。 5.5.4 归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录，应编制封面（见附录B 图B2）。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题），其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分保管期限装订成册。6.4 装盒将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构（问题）、保管期限的归档
21、文件不能装入同一个档案盒。6.4.1 档案盒6.4.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm220mm（长宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20 mm、30mm、40mm、50mm等（见附录D 图D1）。6.4.1.2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见附录D 图D2、图D3）。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格；盒号即档案盒的排列顺序号，按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制。6.4.1.3 档案盒应采用无酸纸制作。6.4.2 备考表备
22、考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期（见附录E）。 a）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。b）整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。c）整理日期：归档文件整理完成日期。 d）检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。e）检查日期：归档文件检查完毕的日期。6.5 排架6.5.1 归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。6.5.2 归档文件按年度机构（问题）保管期限分类的，库房排架时，每年形成的档案按机构（问题）序列依次上架，便于实体管理。6.5.3 归档文
23、件按年度保管期限机构（问题）分类的，库房排架时，每年形成的档案按保管期限依次上架，便于档案移交进馆。7 归档电子文件的整理要求7.1 归档电子文件组件（件的组织）、分类、排列、编号、编目，应符合本规则“5 一般要求”的规定。7.2 归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求，参照数字档案室建设指南（2014年）、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38等标准执行。7.3 归档电子文件整理，应使用符合数字档案室建设指南（2014年）、GB/T 18894等标准的应用系统。 第一步，装订。文件装订以第一步，装订。文件装订以“件件”为单位进行。装订前，为单位进行。
24、装订前，要对文件进行修整。一，残缺的（撕烂了或者是有孔洞）或要对文件进行修整。一，残缺的（撕烂了或者是有孔洞）或磨损（如文件折叠处磨损）的文件要进行修补和托裱；二，磨损（如文件折叠处磨损）的文件要进行修补和托裱；二，字迹已经模糊或者是容易褪变的文件（比如圆珠笔写的材料、字迹已经模糊或者是容易褪变的文件（比如圆珠笔写的材料、传真件、针式打印机打印的文件等）要进行复制。目前一般传真件、针式打印机打印的文件等）要进行复制。目前一般采用复印的方式进行复制。三，太大（超过采用复印的方式进行复制。三，太大（超过A4的）的纸张的）的纸张的）的纸张的）的纸张如报表、图样要折叠成如报表、图样要折叠成如报表、图样
25、要折叠成如报表、图样要折叠成A4A4大小，小于大小，小于B5的纸张要进行托裱。的纸张要进行托裱。的纸张要进行托裱。的纸张要进行托裱。四，容易生锈的订书针、别针、回形针、大头针等金属物要去除四，容易生锈的订书针、别针、回形针、大头针等金属物要去除四，容易生锈的订书针、别针、回形针、大头针等金属物要去除四，容易生锈的订书针、别针、回形针、大头针等金属物要去除（短期保存的文件可以不拆钉）。装订时，要注意顺序。带有组（短期保存的文件可以不拆钉）。装订时，要注意顺序。带有组（短期保存的文件可以不拆钉）。装订时，要注意顺序。带有组（短期保存的文件可以不拆钉）。装订时，要注意顺序。带有组合性质的合性质的合性
26、质的合性质的“ “件件件件” ”应按如下顺序进行装订：正本在前，定稿在后；应按如下顺序进行装订：正本在前，定稿在后；应按如下顺序进行装订：正本在前，定稿在后；应按如下顺序进行装订：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发件在前，被正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发件在前，被正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发件在前，被正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发件在前，被转发件在后；复文在前，来文在后。装订的方法，可采用左上角转发件在后；复文在前，来文在后。装订的方法，可采用左上角转发件在后；复文在前，来文在后。装订的方法，可采用左上角转发件在
27、后；复文在前，来文在后。装订的方法，可采用左上角装订或左侧装订，采用左上角装订的文件，要将文件的左、上侧装订或左侧装订，采用左上角装订的文件，要将文件的左、上侧装订或左侧装订，采用左上角装订的文件，要将文件的左、上侧装订或左侧装订，采用左上角装订的文件，要将文件的左、上侧对齐；采用左侧装订的文件，要将左、下侧对齐。装订所用的材对齐；采用左侧装订的文件，要将左、下侧对齐。装订所用的材对齐；采用左侧装订的文件，要将左、下侧对齐。装订所用的材对齐；采用左侧装订的文件，要将左、下侧对齐。装订所用的材料，一般用塑料钉或不锈钢钉，也可用线缝。尽量不用胶水粘，料，一般用塑料钉或不锈钢钉，也可用线缝。尽量不用
28、胶水粘，料，一般用塑料钉或不锈钢钉，也可用线缝。尽量不用胶水粘，料，一般用塑料钉或不锈钢钉，也可用线缝。尽量不用胶水粘，因为不利于以后的扫描；一定不能用未去糖的浆糊，因为会生虫因为不利于以后的扫描；一定不能用未去糖的浆糊，因为会生虫因为不利于以后的扫描；一定不能用未去糖的浆糊，因为会生虫因为不利于以后的扫描；一定不能用未去糖的浆糊，因为会生虫和长霉。还可用无酸纸做一个封套，将一件文件夹装其中。和长霉。还可用无酸纸做一个封套，将一件文件夹装其中。和长霉。还可用无酸纸做一个封套，将一件文件夹装其中。和长霉。还可用无酸纸做一个封套，将一件文件夹装其中。第二步，实体分类。第二步，实体分类。第二步，实体
29、分类。第二步，实体分类。1 1、分年度。判定文件所属的年度需、分年度。判定文件所属的年度需、分年度。判定文件所属的年度需、分年度。判定文件所属的年度需注意以下情况：注意以下情况：注意以下情况：注意以下情况：文件有多个时间特征。一份文件往往不止一个时间特征，文件有多个时间特征。一份文件往往不止一个时间特征，文件有多个时间特征。一份文件往往不止一个时间特征，文件有多个时间特征。一份文件往往不止一个时间特征，划分年度时，一般以文件签发日期或落款日期为准来判定文件所属日期。如：划分年度时，一般以文件签发日期或落款日期为准来判定文件所属日期。如：划分年度时，一般以文件签发日期或落款日期为准来判定文件所属
30、日期。如：划分年度时，一般以文件签发日期或落款日期为准来判定文件所属日期。如：20072007年年年年1 1月形成的月形成的月形成的月形成的“ “XXXX单位单位单位单位20062006年工作总结年工作总结年工作总结年工作总结” ”归入归入归入归入20072007年度。类似的年度。类似的年度。类似的年度。类似的材料还有：计划、规划、预决算、统计报表等。材料还有：计划、规划、预决算、统计报表等。材料还有：计划、规划、预决算、统计报表等。材料还有：计划、规划、预决算、统计报表等。跨年度形成的文件。跨年度形成的文件。跨年度形成的文件。跨年度形成的文件。统一在办结年度归档，分类时也归入办结年度。如：召
31、开会议形成的统一在办结年度归档，分类时也归入办结年度。如：召开会议形成的统一在办结年度归档，分类时也归入办结年度。如：召开会议形成的统一在办结年度归档，分类时也归入办结年度。如：召开会议形成的跨年度的会议材料，统一归在闭幕年；处理案件时跨年度的案件材料，跨年度的会议材料，统一归在闭幕年；处理案件时跨年度的案件材料，跨年度的会议材料，统一归在闭幕年；处理案件时跨年度的案件材料，跨年度的会议材料，统一归在闭幕年；处理案件时跨年度的案件材料，统一归入结案年；跨年度的请示与批复，统一归在批复年（如果原来统一归入结案年；跨年度的请示与批复，统一归在批复年（如果原来统一归入结案年；跨年度的请示与批复，统一
32、归在批复年（如果原来统一归入结案年；跨年度的请示与批复，统一归在批复年（如果原来已经分开归档的，应在各自归档文件目录栏内加以说明）；回顾纪念已经分开归档的，应在各自归档文件目录栏内加以说明）；回顾纪念已经分开归档的，应在各自归档文件目录栏内加以说明）；回顾纪念已经分开归档的，应在各自归档文件目录栏内加以说明）；回顾纪念性文件，归入定稿或发表年；法规性文件，归入公布的年度；跨年度性文件，归入定稿或发表年；法规性文件，归入公布的年度；跨年度性文件，归入定稿或发表年；法规性文件，归入公布的年度；跨年度性文件，归入定稿或发表年；法规性文件，归入公布的年度；跨年度的计划如五年计划归入开始年；跨年度的总结
33、归入最后一年。的计划如五年计划归入开始年；跨年度的总结归入最后一年。的计划如五年计划归入开始年；跨年度的总结归入最后一年。的计划如五年计划归入开始年；跨年度的总结归入最后一年。几份几份几份几份文件作为一件时，文件作为一件时，文件作为一件时，文件作为一件时，“ “件件件件” ”的日期以装订时排在前面的文件的日期为准，的日期以装订时排在前面的文件的日期为准，的日期以装订时排在前面的文件的日期为准，的日期以装订时排在前面的文件的日期为准，哪份文件排在最前面，它的时间就是这份文件的时间。但是组织关系、哪份文件排在最前面，它的时间就是这份文件的时间。但是组织关系、哪份文件排在最前面，它的时间就是这份文件
34、的时间。但是组织关系、哪份文件排在最前面，它的时间就是这份文件的时间。但是组织关系、工资关系、行政介绍信、学籍卡等作为一件时，可以只标最前面一份工资关系、行政介绍信、学籍卡等作为一件时，可以只标最前面一份工资关系、行政介绍信、学籍卡等作为一件时，可以只标最前面一份工资关系、行政介绍信、学籍卡等作为一件时，可以只标最前面一份的时间，也可以标起止日期。的时间，也可以标起止日期。的时间，也可以标起止日期。的时间，也可以标起止日期。未注明日期的文件要考证或推断文件未注明日期的文件要考证或推断文件未注明日期的文件要考证或推断文件未注明日期的文件要考证或推断文件的日期（这类情况常见于内部文件）。的日期（这
35、类情况常见于内部文件）。的日期（这类情况常见于内部文件）。的日期（这类情况常见于内部文件）。（五）（五）（五）（五）专门年度（如教学年度）专门年度（如教学年度）专门年度（如教学年度）专门年度（如教学年度）的分类方法，有专门规定。如教学档案需要采用教学年度进行分类，将的分类方法，有专门规定。如教学档案需要采用教学年度进行分类，将的分类方法，有专门规定。如教学档案需要采用教学年度进行分类，将的分类方法，有专门规定。如教学档案需要采用教学年度进行分类，将20052005年与年与年与年与2005-20062005-2006学年归入同一类。学年归入同一类。学年归入同一类。学年归入同一类。（六）（六）（六
36、）（六）临时机构形成的文件可临时机构形成的文件可临时机构形成的文件可临时机构形成的文件可以不分年度放在工作结束年度归档，如果每年形成的文件数量较多，以不分年度放在工作结束年度归档，如果每年形成的文件数量较多，以不分年度放在工作结束年度归档，如果每年形成的文件数量较多，以不分年度放在工作结束年度归档，如果每年形成的文件数量较多，也可以分散在各个年度内归档。也可以分散在各个年度内归档。也可以分散在各个年度内归档。也可以分散在各个年度内归档。2、分机构或问题。（可选项。机构与问题不能在同、分机构或问题。（可选项。机构与问题不能在同一层次出现。）一层次出现。）3、分保管期限。保管期限的划分，要严格按照
37、本单、分保管期限。保管期限的划分，要严格按照本单位的档案保管期限表执行。根据保管期限表对当年文件材料位的档案保管期限表执行。根据保管期限表对当年文件材料进行分类鉴定时，要注意以下几点：进行分类鉴定时，要注意以下几点：第一、原则上不要将不同保管期限的文件混在一起；第一、原则上不要将不同保管期限的文件混在一起；第二、应该从一个问题或一组文件材料的重要程度第二、应该从一个问题或一组文件材料的重要程度划定保管期限，不要孤立地按单份文件的重要程度来划定划定保管期限，不要孤立地按单份文件的重要程度来划定保管期限；保管期限；第三、一个问题的文件，如果有保管期限不完全相同的第三、一个问题的文件，如果有保管期限
38、不完全相同的第三、一个问题的文件，如果有保管期限不完全相同的第三、一个问题的文件，如果有保管期限不完全相同的情况，为了保持问题的完整性，可以就高不就低；情况，为了保持问题的完整性，可以就高不就低；情况，为了保持问题的完整性，可以就高不就低；情况，为了保持问题的完整性，可以就高不就低；第四、本机关转发上级的业务文件，没有提出具体意第四、本机关转发上级的业务文件，没有提出具体意见的打印件作短期。见的打印件作短期。第三步，文件的排列。归档文件的排列，是指在分类方案第三步，文件的排列。归档文件的排列，是指在分类方案第三步，文件的排列。归档文件的排列，是指在分类方案第三步，文件的排列。归档文件的排列，是
39、指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。文件的排列，如果是使用了档案管理软件，可以实的过程。文件的排列，如果是使用了档案管理软件，可以实的过程。文件的排列，如果是使用了档案管理软件，可以实的过程。文件的排列，如果是使用了档案管理软件，可以实行微机检索的单位，可只按文件时间先后顺序排列。没有使行微机检索的单位，可只按文件时间先后顺序排列。没有使行微机检索的单位，可只按文件时间先后顺序排列。没有使行微机检索的单位
40、，可只按文件时间先后顺序排列。没有使用微机管理的单位，归档文件的排列强调事由原则。一般是用微机管理的单位，归档文件的排列强调事由原则。一般是用微机管理的单位，归档文件的排列强调事由原则。一般是用微机管理的单位，归档文件的排列强调事由原则。一般是按事由结合时间、重要程度等排列。事由原则：即同一事由按事由结合时间、重要程度等排列。事由原则：即同一事由按事由结合时间、重要程度等排列。事由原则：即同一事由按事由结合时间、重要程度等排列。事由原则：即同一事由（问题）的相关文件应排列在一起。按公文办理过程的先后（问题）的相关文件应排列在一起。按公文办理过程的先后（问题）的相关文件应排列在一起。按公文办理过
41、程的先后（问题）的相关文件应排列在一起。按公文办理过程的先后顺序，将同一事由形成的文件排列在一起，可以客观地反映顺序，将同一事由形成的文件排列在一起，可以客观地反映顺序，将同一事由形成的文件排列在一起，可以客观地反映顺序，将同一事由形成的文件排列在一起，可以客观地反映出某一事由的发生、发展、结束的全过程，反映出这些文件出某一事由的发生、发展、结束的全过程，反映出这些文件出某一事由的发生、发展、结束的全过程，反映出这些文件出某一事由的发生、发展、结束的全过程，反映出这些文件之间的客观联系。这里的之间的客观联系。这里的之间的客观联系。这里的之间的客观联系。这里的“ “最低一级类目最低一级类目最低一
42、级类目最低一级类目” ”，是指分类时所，是指分类时所，是指分类时所，是指分类时所确定的类目体系中设在最低的一级类目，例如按照确定的类目体系中设在最低的一级类目，例如按照确定的类目体系中设在最低的一级类目，例如按照确定的类目体系中设在最低的一级类目，例如按照“ “问题问题问题问题年度年度年度年度保管期限保管期限保管期限保管期限” ”分类，第三级类目分类，第三级类目分类，第三级类目分类，第三级类目“ “保管期限保管期限保管期限保管期限” ”就是最低一就是最低一就是最低一就是最低一级类目。具体的排列方法有：级类目。具体的排列方法有：级类目。具体的排列方法有：级类目。具体的排列方法有：同一事由内文件，
43、即同一个同一事由内文件，即同一个作者，同一个问题（即同一事由）的文件，一般的、也是最作者，同一个问题（即同一事由）的文件，一般的、也是最简单的是按文件形成时间的先后顺序排列。日期在前的文件简单的是按文件形成时间的先后顺序排列。日期在前的文件排列在前，日期在后的文件排列在后。有时为了体现同一事排列在前，日期在后的文件排列在后。有时为了体现同一事由范围内文件的不同重要性，也可以按照文件的重要程度排由范围内文件的不同重要性，也可以按照文件的重要程度排列，即相对重要的文件排在前面，次要的在后；列，即相对重要的文件排在前面，次要的在后； 不同事由间文件的排列，不同事由间文件的排列，不同事由间文件的排列，
44、不同事由间文件的排列，a.a.按不同事由的形成时间顺序排按不同事由的形成时间顺序排列，即按照不同事由文件办结时间的自然顺序进行排列；列，即按照不同事由文件办结时间的自然顺序进行排列；b.也可按事由的重要程度排列，即将反映本单位主要职能或重要活也可按事由的重要程度排列，即将反映本单位主要职能或重要活也可按事由的重要程度排列，即将反映本单位主要职能或重要活也可按事由的重要程度排列，即将反映本单位主要职能或重要活动形成的文件排在前面，其他工作的文件排在后面；或将反映综动形成的文件排在前面，其他工作的文件排在后面；或将反映综动形成的文件排在前面，其他工作的文件排在后面；或将反映综动形成的文件排在前面，
45、其他工作的文件排在后面；或将反映综合性工作的文件排在前面，把反映具体业务工作的文件排在后面合性工作的文件排在前面，把反映具体业务工作的文件排在后面合性工作的文件排在前面，把反映具体业务工作的文件排在后面合性工作的文件排在前面，把反映具体业务工作的文件排在后面等等（例如，企业职代会会议文件可将会议通知、开幕词、闭幕等等（例如，企业职代会会议文件可将会议通知、开幕词、闭幕等等（例如，企业职代会会议文件可将会议通知、开幕词、闭幕等等（例如，企业职代会会议文件可将会议通知、开幕词、闭幕词、工作报告、职工提案、大会决定等重要文件排在前面，其它词、工作报告、职工提案、大会决定等重要文件排在前面，其它词、工
46、作报告、职工提案、大会决定等重要文件排在前面，其它词、工作报告、职工提案、大会决定等重要文件排在前面，其它文件排在后面。又比如综合性文件可将计划、总结、规章、领导文件排在后面。又比如综合性文件可将计划、总结、规章、领导文件排在后面。又比如综合性文件可将计划、总结、规章、领导文件排在后面。又比如综合性文件可将计划、总结、规章、领导讲话等排在前面，其他材料排在后面）。另外，归档文件整理讲讲话等排在前面，其他材料排在后面）。另外，归档文件整理讲讲话等排在前面，其他材料排在后面）。另外，归档文件整理讲讲话等排在前面，其他材料排在后面）。另外，归档文件整理讲究文件的究文件的究文件的究文件的“ “成套性成
47、套性成套性成套性” ”，如会议文件、统计报表、同一刊物、全年，如会议文件、统计报表、同一刊物、全年，如会议文件、统计报表、同一刊物、全年，如会议文件、统计报表、同一刊物、全年的大事记等文件可以集中排列。这里的的大事记等文件可以集中排列。这里的的大事记等文件可以集中排列。这里的的大事记等文件可以集中排列。这里的“ “成套性成套性成套性成套性” ”是指某些事由是指某些事由是指某些事由是指某些事由形成的文件彼此间联系比较松散，但这些事由之间则有着密切的形成的文件彼此间联系比较松散，但这些事由之间则有着密切的形成的文件彼此间联系比较松散，但这些事由之间则有着密切的形成的文件彼此间联系比较松散，但这些事
48、由之间则有着密切的联系。例如一次会议往往包括许多事由，它们形成的文件在时间联系。例如一次会议往往包括许多事由，它们形成的文件在时间联系。例如一次会议往往包括许多事由，它们形成的文件在时间联系。例如一次会议往往包括许多事由，它们形成的文件在时间上可能跨度很大，但表现出较强的系统性，利用时需要相互参照、上可能跨度很大，但表现出较强的系统性，利用时需要相互参照、上可能跨度很大，但表现出较强的系统性，利用时需要相互参照、上可能跨度很大，但表现出较强的系统性，利用时需要相互参照、查证，集中排列更方便检索。统计报表、内部刊物等在形式上较查证，集中排列更方便检索。统计报表、内部刊物等在形式上较查证，集中排列
49、更方便检索。统计报表、内部刊物等在形式上较查证，集中排列更方便检索。统计报表、内部刊物等在形式上较为特殊，成套利用的情况也较为普遍，因此也宜于集中排列。为特殊，成套利用的情况也较为普遍，因此也宜于集中排列。为特殊，成套利用的情况也较为普遍，因此也宜于集中排列。为特殊，成套利用的情况也较为普遍，因此也宜于集中排列。 全宗号是档案馆给各立档单位编制的代码。向档全宗号是档案馆给各立档单位编制的代码。向档案馆移交档案的单位都有全宗号，不向档案馆移案馆移交档案的单位都有全宗号，不向档案馆移交档案的单位档案室一般没有全宗号。没有全宗交档案的单位档案室一般没有全宗号。没有全宗号的就不填。年度指归档文件的形成
50、年度，即形号的就不填。年度指归档文件的形成年度，即形成和处理文件的年度。年度采用公元纪年，以成和处理文件的年度。年度采用公元纪年，以4位阿拉伯数字表示，如位阿拉伯数字表示，如2006年，就不能简化写成年，就不能简化写成“06”。保管期限是依据各个单位的档案保管期。保管期限是依据各个单位的档案保管期限表确立的文件保存时限。归档文件分为永久和限表确立的文件保存时限。归档文件分为永久和30年、年、10年。件号即归档文件的排列顺序号，它年。件号即归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在单位档案体系中的位置和固定是反映归档文件在单位档案体系中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。件号分为归档文件
51、的排列先后顺序的重要标识。件号分为室编件号和馆编件号，档案室只编室编件号。室编件号和馆编件号，档案室只编室编件号。 件号编制方法：就是在分类方案的最低一级件号编制方法：就是在分类方案的最低一级类目内，按文件的排列顺序从类目内，按文件的排列顺序从“1”开始标注。开始标注。比如一个单位的文书档案采用的比如一个单位的文书档案采用的“年度年度问题问题保管期限保管期限”进行分类，件号的编写方法是：在同进行分类，件号的编写方法是：在同一年度的同一个问题的同一个保管期限内从一年度的同一个问题的同一个保管期限内从“1”开始编一个流水号。例如开始编一个流水号。例如2005年形成的党年形成的党群类的永久、群类的永
52、久、30年、年、10年年3个保管期限的文件，个保管期限的文件，编号后形成编号后形成3个流水号，即永久的从个流水号，即永久的从“1”开始编开始编一个流水号，一个流水号，30年的从年的从“1”开始编一个流水号，开始编一个流水号，10年的也从年的也从“1”开始编一个流水号。开始编一个流水号。 示例：示例： 2005年年 党群类党群类 永久：永久：1、2、3 30年：年：1、2、3 10年：年：1、2、32006年党群类年党群类 永久：永久：1、2、3 30年：年：1、2、3 10年：年：1、2、3 馆编件号是在移交进档案馆时由档案馆编馆编件号是在移交进档案馆时由档案馆编制，档案室整理时不要填写。制，
53、档案室整理时不要填写。 盖归档章的要求是：根据湖南省内规定，一盖归档章的要求是：根据湖南省内规定，一律盖在归档文件首页上端居中的空白位置，不要律盖在归档文件首页上端居中的空白位置，不要盖在文字上（如果盖章地方已经有文字，就往旁盖在文字上（如果盖章地方已经有文字，就往旁边一点盖）；填写项目时应使用符合要求的字迹边一点盖）；填写项目时应使用符合要求的字迹材料，如碳素墨水，也可用铅字盖印。材料，如碳素墨水，也可用铅字盖印。 2 第二步，档号编制第二步，档号编制其中，件号栏填室编件号；责任者是指制发文件的组织或其中，件号栏填室编件号；责任者是指制发文件的组织或个人，一般为文件的发文单位或署名者，填写单
54、位或署名个人，一般为文件的发文单位或署名者，填写单位或署名者的全称或通用简称，如者的全称或通用简称，如“岳阳市教育局岳阳市教育局”，最好不要只，最好不要只填填“市教育局市教育局”，因为以后档案工作实现信息化以后，联，因为以后档案工作实现信息化以后，联机检索时难以区分是岳阳市还是临湘市的教育局。如果文机检索时难以区分是岳阳市还是临湘市的教育局。如果文件未标注责任者，应根据文件的内容、形式等特征加以考件未标注责任者，应根据文件的内容、形式等特征加以考证并填写；文号：即发文字号，一般由机关代字、年度、证并填写；文号：即发文字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。如岳市教发（顺序号组成。如岳市教发（2
55、0072007）26号，不能省略为岳号，不能省略为岳市教发市教发2626号或号或号或号或26号；文件标题：又称题名，这是一条重要检号；文件标题：又称题名，这是一条重要检号；文件标题：又称题名，这是一条重要检号；文件标题：又称题名，这是一条重要检索途径。完整的题名由责任者、问题（事由）、文种三部分索途径。完整的题名由责任者、问题（事由）、文种三部分索途径。完整的题名由责任者、问题（事由）、文种三部分索途径。完整的题名由责任者、问题（事由）、文种三部分组成。如组成。如组成。如组成。如“ “国家档案局关于加强档案安全保管的通知国家档案局关于加强档案安全保管的通知国家档案局关于加强档案安全保管的通知国
56、家档案局关于加强档案安全保管的通知” ”。有。有。有。有的文件除了正题名外，还有副题名。如果正题名能够反映文的文件除了正题名外，还有副题名。如果正题名能够反映文的文件除了正题名外，还有副题名。如果正题名能够反映文的文件除了正题名外，还有副题名。如果正题名能够反映文件内容时，副标题一般不录。还有的文件有并列题名，需要件内容时，副标题一般不录。还有的文件有并列题名，需要件内容时，副标题一般不录。还有的文件有并列题名，需要件内容时，副标题一般不录。还有的文件有并列题名，需要时可一并抄录。时可一并抄录。时可一并抄录。时可一并抄录。文件的附件，如需要可在正件标题后抄录附件标题，上加（文件的附件，如需要可
57、在正件标题后抄录附件标题，上加（ ），如），如“关于印发关于印发岳阳市中小学校档案管理暂行办法岳阳市中小学校档案管理暂行办法的的的的通知（附：岳阳市中小学校档案分类、档号编制和实体排列通知（附：岳阳市中小学校档案分类、档号编制和实体排列通知（附：岳阳市中小学校档案分类、档号编制和实体排列通知（附：岳阳市中小学校档案分类、档号编制和实体排列办法；岳阳市中小学校文件材料归档范围及保管期限表）办法；岳阳市中小学校文件材料归档范围及保管期限表）办法；岳阳市中小学校文件材料归档范围及保管期限表）办法；岳阳市中小学校文件材料归档范围及保管期限表）” ”。标题应全面揭示文件内容，如不能，应根据文件内容重新拟
58、标题应全面揭示文件内容，如不能，应根据文件内容重新拟标题应全面揭示文件内容，如不能，应根据文件内容重新拟标题应全面揭示文件内容，如不能，应根据文件内容重新拟写或补充，并在新内容外加写或补充，并在新内容外加写或补充，并在新内容外加写或补充，并在新内容外加 。比如有的文件标题就是两。比如有的文件标题就是两个字个字“通知通知”，就要根据文件内容重新拟写标题；还比如，就要根据文件内容重新拟写标题；还比如，批转性文件，有的标题中这样写批转性文件，有的标题中这样写“关于转发湘教字关于转发湘教字20065号文件的通知号文件的通知”，也就是说只反映了文件字号，也就是说只反映了文件字号，那么也要根据文件内容重新
59、拟写标题；还有一种情况，就那么也要根据文件内容重新拟写标题；还有一种情况，就是针对性的文件标题，比如干部任免文件，只填写针对本是针对性的文件标题，比如干部任免文件，只填写针对本单位的人名，也可原文照抄标题后再在后面将本单位有关单位的人名，也可原文照抄标题后再在后面将本单位有关人员的名字列出来。日期指文件成文日期，通常用人员的名字列出来。日期指文件成文日期，通常用8位数位数字表示，如字表示，如20050101就是指就是指20052005年年1 1月月月月1日。填写目录时，日。填写目录时，一般填写成两行，第一行填一般填写成两行，第一行填20052005，第二行填，第二行填0101； 页数：指一件文
60、件的总页数，用于统计和核对。页数：指一件文件的总页数，用于统计和核对。要编页数，就涉及到页号的问题，要不要编页号，要编页数，就涉及到页号的问题，要不要编页号，上面没有具体规定，也就是说可编可不编，但是，上面没有具体规定，也就是说可编可不编，但是，不编页号，对于实际操作会带来一些弊端，比如，不编页号，对于实际操作会带来一些弊端，比如，借出的文件是不是被人撕掉一页，或者被人换掉借出的文件是不是被人撕掉一页，或者被人换掉了一页，说不清楚，因此最好还是编页号。编页了一页，说不清楚，因此最好还是编页号。编页号时要注意：文件中有图文（指与文件内容相关号时要注意：文件中有图文（指与文件内容相关的文字、图画等
61、）的页面即为一页，空白页不计。的文字、图画等）的页面即为一页，空白页不计。大张图纸或表格，虽然有折叠，但不管多大，也大张图纸或表格，虽然有折叠，但不管多大，也只能一张作一页；一张纸两面有字的就编两页。只能一张作一页；一张纸两面有字的就编两页。备注栏填写需要补充和说明的情况，包括密级、备注栏填写需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改补充、移出、销毁等情况。只有请示缺损、修改补充、移出、销毁等情况。只有请示没有批复的，注明缺批复；只有复印件缺原件的，没有批复的，注明缺批复；只有复印件缺原件的，也应注明缺原件。也应注明缺原件。 定期保存的归档文件目录要求用碳素墨水填定期保存的归档文件目录要求用碳
62、素墨水填写，也可打印。永久保存的文件目录要求打印。写，也可打印。永久保存的文件目录要求打印。特别要注意：由于档案目录要随归档文件装入档特别要注意：由于档案目录要随归档文件装入档案盒中，因此编目时，要先装盒，注意分清文件案盒中，因此编目时，要先装盒，注意分清文件所在盒号，根据装盒情况分页抄写或打印目录。所在盒号，根据装盒情况分页抄写或打印目录。不同盒子里的文件目录不能抄写或打印在一张目不同盒子里的文件目录不能抄写或打印在一张目录纸上。录纸上。 永久保存的文件，目录要求打印一式五套永久保存的文件，目录要求打印一式五套（不向档案馆移交档案的单位目录可以只印一式（不向档案馆移交档案的单位目录可以只印一
63、式三套），一套随文件装盒，两套备查，两套交档三套），一套随文件装盒，两套备查，两套交档案馆。案馆。 第六步，装盒。包括把文件按件号顺序装入档案盒、第六步，装盒。包括把文件按件号顺序装入档案盒、填写并装入备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等内容。装填写并装入备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等内容。装盒要注意：盒要注意：不同大类的文件不能放入同一档案盒；不同大类的文件不能放入同一档案盒；不同大类的文件不能放入同一档案盒；不同大类的文件不能放入同一档案盒；不同不同年度的文件不能放入同一档案盒；年度的文件不能放入同一档案盒；不同保管期限的文件不不同保管期限的文件不不同保管期限的文件不不同保管期限的文件不
64、能放入同一档案盒；能放入同一档案盒；能放入同一档案盒；能放入同一档案盒；严格按照件号顺序装入档案盒。（严格按照件号顺序装入档案盒。（5 5）要采用饱满装盒法。）要采用饱满装盒法。 装填备考表时要注意：备考表放在所有文件的最后，它装填备考表时要注意：备考表放在所有文件的最后，它装填备考表时要注意：备考表放在所有文件的最后，它装填备考表时要注意：备考表放在所有文件的最后，它对盒内文件情况进行说明，包括下列内容：对盒内文件情况进行说明，包括下列内容：对盒内文件情况进行说明，包括下列内容：对盒内文件情况进行说明，包括下列内容：盒内文件情况盒内文件情况盒内文件情况盒内文件情况说明。即文件收集的齐全完整程
65、度，文件本身的状况，整理说明。即文件收集的齐全完整程度，文件本身的状况，整理说明。即文件收集的齐全完整程度，文件本身的状况，整理说明。即文件收集的齐全完整程度，文件本身的状况，整理工作完毕后文件的修改、补充、移出、销毁等情况，还有目工作完毕后文件的修改、补充、移出、销毁等情况，还有目工作完毕后文件的修改、补充、移出、销毁等情况，还有目工作完毕后文件的修改、补充、移出、销毁等情况，还有目录备注项中填不下的内容。录备注项中填不下的内容。录备注项中填不下的内容。录备注项中填不下的内容。整理人。整理人。检查人。检查人。检查人。检查人。日期：日期：整理完毕的日期。整理完毕的日期。 档案盒的填写：档案盒封
66、面的双横线上面填写单位名档案盒的填写：档案盒封面的双横线上面填写单位名称（全称或约定俗成的简称）。档案盒的盒脊，内容填写办称（全称或约定俗成的简称）。档案盒的盒脊，内容填写办法。档号标注在最下面。法。档号标注在最下面。档案盒排架方法：档案盒排架方法： 机关档案排列方法：不同门类档案分开排列。机关档案排列方法：不同门类档案分开排列。每个门类的档案放一个地方，后面要预留柜架，每个门类的档案放一个地方，后面要预留柜架，因为各门类中档案逐年地不断增加，因此要留足因为各门类中档案逐年地不断增加，因此要留足空间。空间。 文书档案一般按保管期限文书档案一般按保管期限年度年度问题问题（或机构）排列，即将不同保
67、管期限的档案分开（或机构）排列，即将不同保管期限的档案分开排列。每个保管期限的档案放一个地方，后面预排列。每个保管期限的档案放一个地方，后面预留柜架。同一保管期限的档案按年度先后顺序排留柜架。同一保管期限的档案按年度先后顺序排列，同一年度的档案按问题（或机构）排架。示列，同一年度的档案按问题（或机构）排架。示例：例： 优点：一是可以优先保护重点档优点：一是可以优先保护重点档案；二是便于按保管期限向档案馆移案；二是便于按保管期限向档案馆移交档案；三是倒架不频繁。交档案；三是倒架不频繁。 企业事业单位档案排列方法：原则上根企业事业单位档案排列方法：原则上根据分类体系进行排列。据分类体系进行排列。
68、以中小学校档案排列为例。以中小学校档案排列为例。 1、档案首先按大类顺序排列。先排党政、档案首先按大类顺序排列。先排党政管理类、再排教学类，依此类推。每个大类管理类、再排教学类，依此类推。每个大类放一个地方，后面要预留柜架，因为各类中放一个地方，后面要预留柜架，因为各类中档案逐年地不断增加，因此要留足空间。档案逐年地不断增加，因此要留足空间。 2 大类内档案的排列顺序为：管理类档案大类内档案的排列顺序为：管理类档案的分类办法为年度的分类办法为年度-保管期限，那么管理类中保管期限，那么管理类中的档案首先按年度分别排列，在各年度内，按的档案首先按年度分别排列，在各年度内，按永久、永久、30年、年、10年的顺序排列。年的顺序排列。
