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1、培训(pixn)(pixn)内容文件管理文件管理(gunl)(gunl)5S5S是什么是什么如何做好如何做好5S5S第1页/共61页第一页，共62页。第一(dy)部分文件(wnjin)管理第2页/共61页第二页，共62页。文件(wnjin)管理文件(wnjin)信息(xnx)及其承载媒体媒体可以是纸张，计算机磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或标准样品，或他们的组合。一组文件，如若干个规范和记录，通常被称为“documentation”.某些要求（如易读的要求）与所有类型的文件有关，然而对规范（如修订受控的要求）和记录（如可检索的要求）可以有不同的要求第3页/共61页第三页，共62页。文件(wnj
2、in)管理记录(jl)阐明所取得的结果或提供所完阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据成活动的证据(zhngj)的文的文件件记录可用于为可追溯性提供文件，并提供验证、预防措施和纠正措施的证据。通常记录不需要控制版本。第4页/共61页第四页，共62页。文件(wnjin)管理文件文件(wnjin)分分类类重要重要(zhngyo)度度保存期限保存期限来源来源版本版本缓急缓急第5页/共61页第五页，共62页。文件(wnjin)管理管理管理(gunl)技巧技巧分门别类(fn mn bi li)程序化规范专业化专人负责索引专门化第6页/共61页第六页，共62页。文件(wnjin)管理签字(qin z)以旧
3、换新文件文件(wnjin)收收发发可追溯性认可盖章生效连贯性有效性授权第7页/共61页第七页，共62页。第二(dr)部分5S是什么(shnme)第8页/共61页第八页，共62页。5S是什么是什么(shn me)整理整理整顿整顿清扫清扫清洁清洁素养素养5S区分(qfn)要物与不要物，将不要物处理掉。将要物规范放置，使寻找(xnzho)时间为零。使工作环境变得无灰尘、干净整洁。保持前3个S，制度化，规范化。形成习惯，提高整体素质。第9页/共61页第九页，共62页。演演变变5S是什么是什么(shn me)第10页/共61页第十页，共62页。5S是一种管理需要全员的积极参与和长时间的坚持不懈每日每日坚
4、持5S管理，一点一滴(y din y d)持续的改善5S是什么是什么(shn me)第11页/共61页第十一页，共62页。企业形象企业形象(q y xn xin)5S是什么是什么(shn me)第12页/共61页第十二页，共62页。可以及时拿到需要的东西随时确认自己的工作是否按计划执行保证工作顺利进展整理干净(gnjng)不是最终的目的，而是避免浪费，提高工作效率5S是什么是什么(shn me)第13页/共61页第十三页，共62页。第三(dsn)部分如何(rh)做好5S第14页/共61页第十四页，共62页。整理(zhngl)含含义义( (h h n ny y ) )将需要的和不需要的物品明确将
5、需要的和不需要的物品明确(mngqu)(mngqu)分分开，开， 并处理不需要的物品。并处理不需要的物品。目目的的腾出空间腾出空间防止误用防止误用第15页/共61页第十五页，共62页。5S5S差！差！5S 5S 好！好！好！好！现场现场(xinchng)(xinchng)检查检查第16页/共61页第十六页，共62页。要领要领(yolng)马上(mshng)要用的暂时(znsh)不用的长期不用的要区分对要区分对待待! !第17页/共61页第十七页，共62页。要领要领(yolng)将需要将需要(xyo)的物品的的物品的数量降到最低程度数量降到最低程度例如：减少文具使用数量减少文件(wnjin)保存
6、数量减少电话使用时间缩短会议时间第18页/共61页第十八页，共62页。要领要领(yolng)对可有可无的物品，应坚决(jinju)处理掉，决不手软!第19页/共61页第十九页，共62页。要领要领(yolng)为何(wih)会有这么多废品？分析分析(fnx)检查检查改善改善第20页/共61页第二十页，共62页。问 题 点 在 哪 里？提问(twn) 1、图片(tpin)中存在什么问题？ 3、会产生(chnshng)什么样的影响？ 4、我们应该怎样做？ 2、为什么会产生这样的问题？第21页/共61页第二十一页，共62页。整顿(zhngdn)含含义义( (h h n ny y ) )将需要将需要(x
7、yo)(xyo)的物品，摆放成谁都清楚的物品，摆放成谁都清楚并便于使用的状态。并便于使用的状态。即寻找时间为零即寻找时间为零目目的的工作场所一目了然工作场所一目了然消除找寻物品的时间消除找寻物品的时间井井有条的工作秩序井井有条的工作秩序第22页/共61页第二十二页，共62页。确定确定(qudng)(qudng)物品放置场物品放置场所所第23页/共61页第二十三页，共62页。物品分类物品分类(fn li)(fn li)摆放摆放第24页/共61页第二十四页，共62页。进行进行(jnxng)(jnxng)标识标识第25页/共61页第二十五页，共62页。定位、标识方法(fngf)*连接线标识(bioz
8、h)影绘表示(biosh)（形迹管理）第26页/共61页第二十六页，共62页。问题(wnt)点第27页/共61页第二十七页，共62页。问题(wnt)点第28页/共61页第二十八页，共62页。提问提问(twn)第29页/共61页第二十九页，共62页。管理(gunl)责任者管理(gunl)此架责任者姓名架子表示(biosh)标签表示(biosh)架子种类的标签柜子(gu zi)内表示标签用此标签表示下段的内容文件柜如何整顿？第30页/共61页第三十页，共62页。要领要领(yolng)彻底整理，彻底整理，只留下只留下(li xi)需要的物品需要的物品第31页/共61页第三十一页，共62页。合理合理(
9、hl)利用利用空间，空间，100%定定位放置位放置要领要领(yolng)根据根据种类、空间、区域、防护种类、空间、区域、防护(fngh)(fngh)规定摆放方法规定摆放方法第32页/共61页第三十二页，共62页。要领要领(yolng)利用各种颜色、数据(shj)等进行标识第33页/共61页第三十三页，共62页。问问 题题 点点 在在 哪哪 里？里？第34页/共61页第三十四页，共62页。问问 题题 点点 在在 哪哪 里？里？第35页/共61页第三十五页，共62页。清扫(qngso)含含义义(h(hnnyy) )经常清扫保持清洁，经常清扫保持清洁， 将各个将各个(gg)(gg)角落的脏物清理掉角
10、落的脏物清理掉 目目的的保持良好的工作情绪保持良好的工作情绪稳定品质稳定品质达到零故障、零损耗达到零故障、零损耗第36页/共61页第三十六页，共62页。如何如何(rh)(rh)清清扫？扫？看看不不见见的的地地方方，也也要要彻彻底打扫干净。底打扫干净。经经 常常 打打 扫扫 ， 使使 环环 境境(hunjng)(hunjng)尽尽量量不不产产生生灰灰尘、污秽。尘、污秽。第37页/共61页第三十七页，共62页。电源插座电脑(dinno)侧面主机(zhj)座第38页/共61页第三十八页，共62页。要领要领(yolng)自己动手，不依赖外人( (所有部门、人员(rnyun)(rnyun)都一起执行)
11、)第39页/共61页第三十九页，共62页。清扫责任分区A1 区(张)B1区(赵)C1区(王)C2区(沈)C3区 (李)A2区(胡) E1区(贾)D1区(霍)要领要领(yolng)第40页/共61页第四十页，共62页。清洁(qngji)含含义义( (h h n ny y ) )将整理、整顿将整理、整顿(zhngdn)(zhngdn)、清扫进行到底，、清扫进行到底， 并且标准化、制度化。并且标准化、制度化。目目的的成功惯例和制度成功惯例和制度是标准化的基础是标准化的基础企业文化开始形成企业文化开始形成第41页/共61页第四十一页，共62页。第42页/共61页第四十二页，共62页。连续不断的进行连续
12、不断的进行 整理整理(zhngl)、整顿、整顿、 清扫清扫活动活动要领要领(yolng)第43页/共61页第四十三页，共62页。花时间(shjin)改掉坏习惯及眼不见为净的态度要领要领(yolng)第44页/共61页第四十四页，共62页。要领要领(yolng)每天保持每天保持5S5S评价的心情评价的心情(xnq(xnq ng)ng)，不断改善办公，不断改善办公5S5S第45页/共61页第四十五页，共62页。素养(syng)含含义义( (h h n ny y ) )对于规定了的事情，大家都按要求去执行，并对于规定了的事情，大家都按要求去执行，并养成一种养成一种(y zhn)(y zhn)习惯。习
13、惯。目目的的让员工遵守规章制度让员工遵守规章制度培养良好素质习惯的人才培养良好素质习惯的人才铸造团队精神铸造团队精神第46页/共61页第四十六页，共62页。问候、礼貌语您好!早上好!下午(xiw)好!大家好!语言(yyn)第47页/共61页第四十七页，共62页。着装(zhe zhun)(zhe zhun)第48页/共61页第四十八页，共62页。离位时要点要点(yodin)：1.2.3.4.第49页/共61页第四十九页，共62页。持续推动持续推动4S4S活动直至活动直至(zh(zh zhzh ) )习惯化习惯化 严格遵守严格遵守公司的规章制度公司的规章制度 不断地培养责任感、改变意识不断地培养责
14、任感、改变意识 充满热情的开始充满热情的开始每一天的工作每一天的工作 要领要领(yolng)第50页/共61页第五十页，共62页。要主动整理、整顿(zhngdn)传真？传真是客户传递过来(gu li)的信息，对公司和我们的工作都是非常重要的。不管是不是发给我的传真，我都应该认真对待。主动把我认识的人的传真送过去，以便同事可以及时得到客户的宝贵信息。第51页/共61页第五十一页，共62页。打印(dyn)前，我们应该做什么？确认打印机是否确认打印机是否(sh fu)(sh fu)正常工作。正常工作。 小故障请按照提示排除。小故障请按照提示排除。 无法解决时，请及时与管理员联系。无法解决时，请及时与
15、管理员联系。确认打印纸。确认打印纸。 及时更换所需的纸型，以免产生作废及时更换所需的纸型，以免产生作废文件。文件。 发现作废的包装时，请及时丢到纸篓发现作废的包装时，请及时丢到纸篓内。内。 发现纸张快用完时，请及时领取。发现纸张快用完时，请及时领取。第52页/共61页第五十二页，共62页。小组讨论第53页/共61页第五十三页，共62页。办公室5S5S活动(hu dng)(hu dng)早上(zo shang)5S1、检查你的着装状况和清洁度2、检查是否有物品掉在地上，将掉在地上的物品都捡起来3、整理和彻底清洁桌面4、检查存放文件的位置，将文件放回他们应该放置的地方5、扔掉不需要的物品，包括(b
16、oku)抽屉内的私人物品6、检查文件柜、书架等，将放得不恰当的物品改正过来第54页/共61页第五十四页，共62页。办公室5S5S活动(hu dng)(hu dng)下班(xi bn)前5S1、实施早上5S活动的所有内容2、用抹布擦干净电脑、传真机及其他办公设备3、固定可能(knng)脱落的标签4、清洁地面5、倾倒垃圾篓内的垃圾6、检查电源开关、门窗、空调等是否已关上。第55页/共61页第五十五页，共62页。文文 件件 的的 5S5S整理(zhngl)把文件区分把文件区分(qfn)(qfn)为必要为必要( (有效有效) )和不要和不要( (过期无效过期无效) )的的无效和不需要的文件及时回收或销
17、毁无效和不需要的文件及时回收或销毁整顿(zhngdn)清扫清洁素养将文件分门别类保存将文件分门别类保存制作目录索引，便于查找制作目录索引，便于查找防潮、防尘、防虫防潮、防尘、防虫定期修补维护定期修补维护专人管理、专人管理、责任分明责任分明文件管理制度、程序文件管理制度、程序使用完后及时归位使用完后及时归位爱护文件，节省用纸爱护文件，节省用纸按规定要求制定发行文件资料按规定要求制定发行文件资料第56页/共61页第五十六页，共62页。小测试(csh)整理是把整理是把_物品与物品与_物品区分开物品区分开来，并处理来，并处理_物品。物品。整顿是将整顿是将_物品，摆放成物品，摆放成_的状的状态。态。即寻
18、找时间为零。即寻找时间为零。清扫是经常清扫是经常(jngchng)_(jngchng)_保持保持_，将，将_清理掉。清理掉。清洁是将清洁是将_进行到底，并且进行到底，并且标准化、制度化。标准化、制度化。素养是对于规定了的事情，大家都按素养是对于规定了的事情，大家都按_去执去执行，并养成一种行，并养成一种_。第57页/共61页第五十七页，共62页。整理(zhngl)整顿(zhngdn)清扫(qngso)清洁素养第58页/共61页第五十八页，共62页。第59页/共61页第五十九页，共62页。管理(gunl)资源吧第60页/共61页第六十页，共62页。谢谢大家(dji)观赏！第61页/共61页第六十一页，共62页。内容(nirng)总结培训内容。一组文件，如若干个规范和记录，通常被称为“documentation”.。记录可用于为可追溯性提供(tgng)文件，并提供(tgng)验证、预防措施和纠正措施的证据。区分要物与不要物，将不要物处理掉。达到零故障、零损耗。每天保持5S评价的心情，不断改善办公5S。对于规定了的事情，大家都按要求去执行，并养成一种习惯。持续推动4S活动直至习惯化 严格遵守公司的规章制度。不管是不是发给我的传真，我都应该认真对待。谢谢大家观赏第六十二页，共62页。
