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1、会展策划 主编：陈文君主编：陈文君 大连理工大学出版社大连理工大学出版社第八章会议活动策划第八章会议活动策划知识目标知识目标 1、了解会议的概念、作用、类型 2、熟悉会议的要素 3、掌握会议策划的内容 4、学会制作会议策划书技能目标技能目标 1、能够为会议选择议题、划定与会者范围、制作会议议程、选择会议时间、地点 2、初步具备会议策划的能力第一节会议活动概述第一节会议活动概述一、会议的定义一、会议的定义二、会议的基本要素二、会议的基本要素一、会议的定义一、会议的定义 会议是指有组织、有领导、有目的商议事情的集会。这个涵义包含会议是指有组织、有领导、有目的商议事情的集会。这个涵义包含五个内容：一
2、是五个内容：一是“有组织有组织”，即会议是一种有组织的活动，这意味着会，即会议是一种有组织的活动，这意味着会议从策划之日起就必须按照一定的规则行事，不可随意聚合和更改。二议从策划之日起就必须按照一定的规则行事，不可随意聚合和更改。二是是“有领导有领导”，即会议必须由某一机关、单位、部门或领导提议，确定，即会议必须由某一机关、单位、部门或领导提议，确定会议目的、议题、议程，并掌握会议的整个进程；三是会议目的、议题、议程，并掌握会议的整个进程；三是“有目的有目的”，即，即会议的召开是为了达到一定的目的，如何没有具体的目的，那么召开会会议的召开是为了达到一定的目的，如何没有具体的目的，那么召开会议就
3、毫无意义，同时如果没有达到会议预定的目标，会议也是不成功的；议就毫无意义，同时如果没有达到会议预定的目标，会议也是不成功的；四是四是“商议事情商议事情”，会议应以商议事情、讨论为主要内容，一言堂，独，会议应以商议事情、讨论为主要内容，一言堂，独霸会议都不能称为真正的会议；五是会议是人的聚集，只有三人及三人霸会议都不能称为真正的会议；五是会议是人的聚集，只有三人及三人以上聚集在一起才能称为会议，两人只能称为会晤或会谈。以上聚集在一起才能称为会议，两人只能称为会晤或会谈。二、会议的基本构成要素二、会议的基本构成要素（一）（一） 会议目标会议目标（二）主办者（二）主办者（三）承办者（三）承办者（四）
4、与会者（四）与会者（五）会议议题（五）会议议题（六）会议议程（六）会议议程 （七）会议讨论（七）会议讨论（八）会议时间（八）会议时间（九）会议地点（九）会议地点（十）会议结果（十）会议结果（十一）会议的财务管理（十一）会议的财务管理第二节会议活动立项第二节会议活动立项一、收集信息一、收集信息二、进行可行性分析二、进行可行性分析三、成立组织机构三、成立组织机构四、确定会议策划者四、确定会议策划者五、制作会议立项策划书五、制作会议立项策划书一、收集信息一、收集信息 需要收集的信息包括：影响会议举办的需要收集的信息包括：影响会议举办的经济、政治法律、人口、技术环境；与会议经济、政治法律、人口、技术环
5、境；与会议议题相关的产业的发展状况，当前行业内急议题相关的产业的发展状况，当前行业内急需解决的问题；同类会议的情况；与会者的需解决的问题；同类会议的情况；与会者的需求状况；会议举办地的相关情况等。需求状况；会议举办地的相关情况等。二、进行可行性分析二、进行可行性分析 可行性分析是通过对项目的主要内容和配套条件，如市场需求、资源供应、环境影响、资金筹措、盈利能力等，从技术、经济、需求等方面进行调查研究和分析比较，并对项目建成以后可能取得的财务、经济效益及社会环境影响进行预测，从而提出该项目是否值得投资和如何进行建设的咨询意见，为项目决策提供依据的一种综合性的系统分析方法。可行性分析应具有预见性、
6、公正性、可靠性、科学性的特点。三、成立组织机构三、成立组织机构四、确定会议策划者四、确定会议策划者 无论是专职策划者还是兼职策划者，无论是内部自己策划还是请专业公司策划，其最终结果都是使会议顺利完成。他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平，因此，会议的筹划者尽量要选择精于而有丰富经验的人员担当。五、制作会议立项策划书五、制作会议立项策划书会议立项策划书的内容结构与写法会议立项策划书的内容结构与写法1 1会议市场环境分析。包括对会议题材所在产业和市场的情况分析，会议市场环境分析。包括对会议题材所在产业和市场的情况分析，对国家有关法律、政策的分析，对相关会议的情况的分析，对会议举对国家有关法
7、律、政策的分析，对相关会议的情况的分析，对会议举办地的分析等。办地的分析等。2 2提出会议的基本框架。包括会议的名称和举办地点、会议组织机提出会议的基本框架。包括会议的名称和举办地点、会议组织机构的组成、参会范围、会议时间、会议规模和会议特色等。构的组成、参会范围、会议时间、会议规模和会议特色等。3 3会议价格及初步预算方案。会议价格及初步预算方案。4 4会议工作人员分工计划。会议工作人员分工计划。5 5会议宣传推广计划。会议宣传推广计划。6 6会议筹备进度计划。会议筹备进度计划。7 7会议服务商安排计划。会议服务商安排计划。8 8会议邀请演讲发言人计划。会议邀请演讲发言人计划。9 9会议相关
8、活动计划。会议相关活动计划。1010会议结算计划。会议结算计划。第三节会议策划的要点第三节会议策划的要点 会议策划是对会议进行管理和决策的一种程序，它是一种对会议活动的进程以及会议活动的总体战略进行前瞻性规划的活动。它是在会议活动开始的最初阶段就要进行的，有时甚至要贯穿于会议活动始终的一种优先的、提前的、指导的活动。出色的会议策划是圆满举办会议的前提。完整的会议策划是个节奏分明、条理清楚、面面俱到的周全计划。只有通过专业策划和充分准备的会议才能取得预期效果。所议；会议策划一定要尽量考虑周全。（一）会议策划的原则（一）会议策划的原则1 1、必要性原则、必要性原则2 2、高效性原则、高效性原则3
9、3、节俭性原则、节俭性原则4 4、严肃性原则、严肃性原则二、会议策划的内容二、会议策划的内容（一）会议目标和任务的策划（一）会议目标和任务的策划（二）会议议题的确定（二）会议议题的确定（三）会议类型、与会人员、规模与方式的策划（三）会议类型、与会人员、规模与方式的策划（四）会议时间、地点的策划（四）会议时间、地点的策划（五）会议名称的策划（五）会议名称的策划（六）会议的议程策划（六）会议的议程策划三、会议策划书的写作三、会议策划书的写作会议策划书的一般内容会议策划书的一般内容1.1.会议的目标、指导思想和会议名称会议的目标、指导思想和会议名称2.2.会议的议题、议程和日程安排会议的议题、议程和
10、日程安排3.3.准备邀请的有关领导、贵宾；出席和列席会议的人员；会议准备邀请的有关领导、贵宾；出席和列席会议的人员；会议的规模。的规模。 4.4.会议的起讫时间、报到时间。会议的起讫时间、报到时间。5 5会场的地址、规格及布置要求。会场的地址、规格及布置要求。6.6.拟设立的会议组织机构。拟设立的会议组织机构。7.7.会议的方式和技术手段。会议的方式和技术手段。 8.8.会议的后勤保障措施以及辅助活动的安排。会议的后勤保障措施以及辅助活动的安排。9.9.会议的宣传方式。会议的宣传方式。 10.10.会议经费的预算以及筹集经费的渠道和方式。会议经费的预算以及筹集经费的渠道和方式。11.11.其他应当说明的事项。其他应当说明的事项。本章小结本章小结 会议是指有组织、有领导、有目的商议事情的集会，会议具备信息共享、发扬民主、作出决议、形成权威、解决总量、协调工作和激发兴趣的作用。会议的基本要素包括了会议目标、主办者、承办者、与会者、时间、地点、会议议程、议题、财务管理等方面的要素。会议策划是会议顺利进行的重要保证，其内容包括会议目的、议题、规模、与会者、时间、地点等方面的内容。
