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1、秘书基础秘书基础日常事务日常事务（一）值班的含义与分类（一）值班的含义与分类 1 1、含义、含义 值班，是指单位为了保证办公室正常的工值班，是指单位为了保证办公室正常的工作秩序，确保信息畅通，杜绝作秩序，确保信息畅通，杜绝“空岗空岗”、“脱脱岗岗”现象，在节假日、双休日及正常下班后，现象，在节假日、双休日及正常下班后，安排专人负责处理有关事务的方式和制度。作安排专人负责处理有关事务的方式和制度。作为单位窗口的办公室，通常要负责组织安排或为单位窗口的办公室，通常要负责组织安排或参与值班工作。一般地来说，单位是实行兼职参与值班工作。一般地来说，单位是实行兼职轮流的值班制度。轮流的值班制度。值值 班
2、班 工工 作作按照职责范围，值班可分为按照职责范围，值班可分为： 2 2、分类、分类 （1 1）综合值班，即负责处理本单位各项事务的）综合值班，即负责处理本单位各项事务的值班，如大中型单位的总值班室；值班，如大中型单位的总值班室； （2 2）专项值班，即只负责处理某一项事务的值）专项值班，即只负责处理某一项事务的值班，如单位内部各职能部门的值班。班，如单位内部各职能部门的值班。 按照人员来分，值班可分为：按照人员来分，值班可分为：（1 1）固固定定值值班班，即即由由专专门门人人员员负负责责的的值值班班，如如秘秘书机构的日常值班；书机构的日常值班；（2 2）轮轮流流值值班班，即即由由不不同同部部
3、门门，不不同同职职务务的的人人员员交替担任的值班，如节假日值班。交替担任的值班，如节假日值班。按照时间特征分，值班可分为：按照时间特征分，值班可分为：（1 1）永久性值班，单位专门设立的值班室；）永久性值班，单位专门设立的值班室； （2 2）临临时时性性值值班班，针针对对某某一一项项任任务务在在某某一一段段时时内内进进行的值班。行的值班。 在在较较高高层层次次的的大大型型企企业业领领导导机机关关和和某某些些专专业业部部门门，还设立专职人员组成的常设值班室，昼夜轮班值守。还设立专职人员组成的常设值班室，昼夜轮班值守。（二）编制值班表（二）编制值班表平日需要有人值班的办公室平日需要有人值班的办公室
4、节假日值班办公室节假日值班办公室2 2值班表的内容值班表的内容（1 1）列出值班时限和具体值班时间。）列出值班时限和具体值班时间。（2 2）按照要求填入值班人员姓名。）按照要求填入值班人员姓名。（3 3）标明值班的地点。）标明值班的地点。（4 4）标明负责人姓名或带班人姓名。）标明负责人姓名或带班人姓名。（5 5）有时须用简明的文字标明值班的工作内容。）有时须用简明的文字标明值班的工作内容。（6 6）标明人员缺勤的备用方案或替班人员姓名。）标明人员缺勤的备用方案或替班人员姓名。某集某集团公司国公司国庆放假放假值班表班表值班时间值班人员姓名值班地点值班电话带班领导值班任务10月1日张办公室总经理
5、1、接听和处理电话，保证联络渠道畅通。2、接待和指引来访人中。3、接收分发文电邮件和书报杂志。4、处理临时发生的事情。5、注意安全，防火防盗。10月2日李办公室副总经理10月3日王办公室副总经理10月4日郭办公室行政办主任注意事项1、值班时间：每天上午8天至下午5点30分2、做好值班记录。3、值班人员不得缺席，确因病因事不能值班，请提前联系办公室，以便及时调整人员。 总经理办公室：陈总： “小王，五一 劳动节就要到了，集团准备放假三天，你去编制一份值班表，然后给我看看。”王丽： “好的，陈总！”问题：假如你是王丽，你该如何编制这份值班表？ 任任 务务 人文创新集团“五一”放假值班表值班日期值班
6、人值班地点值班电话带班领导带班领导联系方式5月1日钟苗行政部8364566王凯138719968685月2日王丽行政部8364566金耀139727121215月3日张济行政部8364566李皓13871999856点击添加标题点击添加标题（三）工作的内容、任务（三）工作的内容、任务负责信息沟通和通讯联络负责信息沟通和通讯联络负责公务接洽和来访接待负责公务接洽和来访接待 处理突发事件确保安全处理突发事件确保安全做好值班记录保持工作连续做好值班记录保持工作连续1 1、负责信息沟通和通讯联络、负责信息沟通和通讯联络接受并登记紧急文件接受并登记紧急文件收受并转送电报收受并转送电报2 2、负责公务接洽
7、和来访接待、负责公务接洽和来访接待 （）外来人员登记表（）外来人员登记表序号姓名性别单位乘坐车辆携带物品办理事项进入时间出门时间备注（）来访接待记录表（）来访接待记录表来访人姓名来访人单位接待时间 年 月 日 时 分至 年 月 日 时 分内容拟办意见：领导意见：处理结果： 值班人签字：编号：编号： 值班人：值班人：3 3、处理突发事件确保安全、处理突发事件确保安全（2 2）具体办理。）具体办理。如立即向领导报告，接受领导指如立即向领导报告，接受领导指示，迅速部署工作；或就近组织人员抢救抢险；示，迅速部署工作；或就近组织人员抢救抢险；或依靠邻近单位或部队；或保护事故现场；或配或依靠邻近单位或部队
8、；或保护事故现场；或配合保卫部门搞好工作。有时为将损失减小到最低合保卫部门搞好工作。有时为将损失减小到最低程度，在领导人未批示前可采取临时应急措施。程度，在领导人未批示前可采取临时应急措施。4 4、做好值班记录保持工作连续、做好值班记录保持工作连续值班记录主要包括值班记录主要包括值班登记值班登记及及值班日志值班日志。值班登记主。值班登记主要对外来的信函、电报、反映情况、外来的电话等，要对外来的信函、电报、反映情况、外来的电话等，进行认真登记，让接班人员保持工作的连续性。值班进行认真登记，让接班人员保持工作的连续性。值班日志是将值班过程中接收的任务及完成情况、收到的日志是将值班过程中接收的任务及
9、完成情况、收到的各方面的信息及处理情况、备忘事项等，在有固定格各方面的信息及处理情况、备忘事项等，在有固定格式的本册上记载下来，以便与其他值班人员交流和事式的本册上记载下来，以便与其他值班人员交流和事后查考。后查考。（）值班日志（）值班日志 年 月 日 星期 值班人：承办事项：1、2、3、待办事项：处理结果 （四）值班工作的要求热情服务，照章办事热情服务，照章办事 问明情况，做好记录问明情况，做好记录 重要情况，及时报告重要情况，及时报告 完成工作，办理交接完成工作，办理交接 1 1热情服务，照章办事热情服务，照章办事值班人员不仅要为领导服务，为上级服务，为值班人员不仅要为领导服务，为上级服务
10、，为单位内部各部门和下级服务，为客户服务。在服务单位内部各部门和下级服务，为客户服务。在服务中，对待每一项工作都要做到严肃认真，不能轻率中，对待每一项工作都要做到严肃认真，不能轻率处理每件事，不能放过收到的信息中的每个疑点，处理每件事，不能放过收到的信息中的每个疑点，更不能越权办事。更不能越权办事。2 2问明情况，做好记录问明情况，做好记录 无论什么时候接到的电话，不论事情大小，都无论什么时候接到的电话，不论事情大小，都要问明情况，如来电者姓名、单位、职务（职业）、要问明情况，如来电者姓名、单位、职务（职业）、来电时间、反映情况的内容等，并一一认真做好记来电时间、反映情况的内容等，并一一认真做
11、好记录。有条件的还可配备录音电话。录。有条件的还可配备录音电话。3 3重要情况，及时报告重要情况，及时报告所谓重要情况，是指突然发生的重大事件、重所谓重要情况，是指突然发生的重大事件、重大灾害、重大事故等，或者是需要上司立即知道大灾害、重大事故等，或者是需要上司立即知道（决策）、采取措施、亲临现场处理的问题。凡属（决策）、采取措施、亲临现场处理的问题。凡属此类情况，值班人员要及时报告相关领导，并迅速此类情况，值班人员要及时报告相关领导，并迅速按领导指示承办。按领导指示承办。4 4完成工作，办理交接完成工作，办理交接一些能在值班时间内处理好的事务，当班人员一些能在值班时间内处理好的事务，当班人员
12、尽量处理完。上一班的值班人员应把值班情况、特尽量处理完。上一班的值班人员应把值班情况、特别是重要情况待办事项向下一班值班人员一一交代别是重要情况待办事项向下一班值班人员一一交代清楚，并按照规定的时间、程序做好交接工作，以清楚，并按照规定的时间、程序做好交接工作，以保证值班事务的连续性。保证值班事务的连续性。（五）任务实施（五）任务实施第二天，上班时把详细情况汇报第二天，上班时把详细情况汇报给领导给领导记清值班处理事务方法记清值班处理事务方法在在值班日志值班日志记清电话、宾客接洽情记清电话、宾客接洽情况况记录电话内容，记录电话内容，接待客人，了解清接待客人，了解清楚客人身份、单位、来访意图，然楚
13、客人身份、单位、来访意图，然后视事情缓急，灵活处理。后视事情缓急，灵活处理。天地公司高秘书接到保卫电话后，他应该这么做天地公司高秘书接到保卫电话后，他应该这么做 案例分析案例分析 据据中国青年报中国青年报4 4月月3030日报道，日报道，H H省省A A市市委近日向全市发出通报，对擅自离开工作委近日向全市发出通报，对擅自离开工作岗位造成工作严重失职的原市政府副秘书岗位造成工作严重失职的原市政府副秘书长长P P，免去其市政府副秘书长、市政府办，免去其市政府副秘书长、市政府办公室党组副书记、市政办公室正处级督察公室党组副书记、市政办公室正处级督察员职务，调离市政府办公室。员职务，调离市政府办公室。
14、据了解，在防治某重大疫情的严峻形势下，身为据了解，在防治某重大疫情的严峻形势下，身为防治重大疫情指挥部综合住处组负责人的防治重大疫情指挥部综合住处组负责人的P P，却，却撤离工作岗位长达撤离工作岗位长达5 5小时之久。小时之久。4 4月月2626日下午，日下午，P P主持召开了有关部门相关人员会议后，未按要求主持召开了有关部门相关人员会议后，未按要求及时半会议情况反馈给指挥部，又应约与一个体及时半会议情况反馈给指挥部，又应约与一个体老板等人在某大酒店吃晚饭，然后又到歌厅唱歌。老板等人在某大酒店吃晚饭，然后又到歌厅唱歌。在此时间内，市重大疫情指挥部多次电话与其联在此时间内，市重大疫情指挥部多次电
15、话与其联系，都没能联系上。系，都没能联系上。思考与分析思考与分析1 1、从工作职责、从工作职责角度分析其免职角度分析其免职的原因。的原因。2 2、非常时期，、非常时期，秘书人员应该如秘书人员应该如何作为？何作为？视频欣赏（复习）视频欣赏（复习）秘书日常事务工作：接待工作、接秘书日常事务工作：接待工作、接打听电话、办公物品管理、印信管打听电话、办公物品管理、印信管理、介绍信、值班室基本内容和基理、介绍信、值班室基本内容和基本要求等。本要求等。 知识目标知识目标 值班工作的内容、任务和要求值班工作的内容、任务和要求 能力目标能力目标 能够安排值班工作能够安排值班工作 教学重点教学重点 如何安排值班
16、工作如何安排值班工作 教学方法教学方法 讲解、讨论、案例分析法讲解、讨论、案例分析法任务四任务四 值班工作值班工作任务导入任务导入 国庆节期间，公司将按照国务院的有关规国庆节期间，公司将按照国务院的有关规定，放假定，放假7 7天。为了加强国庆期间公司的安全天。为了加强国庆期间公司的安全保卫工作，公司安排了值班。保卫工作，公司安排了值班。1010月月6 6日，轮到日，轮到办公室高山秘书值班，到午夜时分，高秘书忽办公室高山秘书值班，到午夜时分，高秘书忽然接到保卫的电话，说有一个自称是张总亲戚然接到保卫的电话，说有一个自称是张总亲戚的陌生男子要找张总，说有急事要找张总，高的陌生男子要找张总，说有急事
17、要找张总，高秘书接到电话后该怎么做。秘书接到电话后该怎么做。任务分析任务分析 随着生产力和科学技术的发展，业务联系，随着生产力和科学技术的发展，业务联系，人来人往、信息传递、自然变化也不可能都限制人来人往、信息传递、自然变化也不可能都限制在工作时日内发生，尤其是国际交往、世界性业在工作时日内发生，尤其是国际交往、世界性业务还涉及到不同时区，因而需要有人值班，以补务还涉及到不同时区，因而需要有人值班，以补正常工作日的不足。正常工作日的不足。 国庆国庆7 7天长假，天地公司当天长假，天地公司当然也得要安排人手值班，以确保整个单位正常运然也得要安排人手值班，以确保整个单位正常运转。转。温馨提示：本PPT课件下载后，即可编辑修改，也可直接使用。（希望本课件对您有所帮助）
