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1、九段秘书工作法一段秘书的做法:发通知用电子邮件或在黑板上发个会议通知,然后准备相关会议用品,并参加会议。二段秘书的做法:抓落实发通知之后,再打一通电话与参会的人确认,确保每个人被及时通知到。三段秘书的做法:重检查发通知,落实到人后,第二天在会前30分钟提醒与会者参会,确定有没有变动,对临时有急事不能参加会议的人,立即汇报给总经理,保证总经理在会前知悉缺席情况,也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。四段秘书的做法:勤准备发通知,落实到人,会前通知后,去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常,并在会议室门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议,会场安排到哪,桌椅数量够用吗?音响、空
2、调是否正常?白板、笔、纸、本是否充分?在物品上,环境上,可以满足开会的需求了吗?五段秘书的做法:细准备发通知,落实到人,会前通知,也测试了设备, 还先了解这个会议的性质是什么?议题是什么?议程怎么安排, 然后给与会者发与这个议题相关的资料,供他们参考。提前的目的是让参会者有备而来,以便大家开会时提高效率。六段秘书的做法:做记录发通知,落实到人,会前通知,测试了设备,也提供了相关会议资料,还在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下,做一个录音备份)。1会议开完,就完了吗?会议上大家讨论的问题,做出的承诺,领导的安排,部门之间的配合,都有许多会议的成果,需要有人记录下来。七段秘书的做法:发记录会后整理好会议记录给总经理,然后请示总经理会议内容没有问题后,是否发给参加会议的人员,或者其他人员。要求他们按照执行。八段秘书的做法:定责任将会议上确定的各项任务,一对一地落实到相关责任人,然后经当事人确认后,形成书面备忘录,交给总经理与当事人一人一份,以纪要为执行文件,监督,检查执行人的过程结果和最终结果,定期跟踪各项任务的完成情况,并及时汇报总经理。九段秘书的做法:做流程把上述过程做成标准化的“会议”流程,让任何一个秘书都可以根据这个流程,复制优秀团队,把会议服务的结果做到九段,形成不依赖于任何人的会议服务体系!二 O 一六年五月二十七日2