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1、如何提高工作效率如何提高工作效率许多忙碌的人都有个相同的新希望许多忙碌的人都有个相同的新希望时间多一点，生活从容一点。时间多一点，生活从容一点。 岁末年初了，新的一年你有什么新希望？岁末年初了，新的一年你有什么新希望？有有许许多多方方法法可可以以帮帮助助我我们们在在新新的的一一年年里里把把工工作作和和生生活活安安排排得得更更好好。例例如如个个人人的的工工作作习习惯惯、依依靠靠团团队队、建建立立完完善善的的流流程程等等，这这里主要探讨一下个人的工作效率问题。里主要探讨一下个人的工作效率问题。 假设您提高20%的工作效率，每周工作5天，无需加班，就能获得6天的绩效。实际上，您的效率提高可能远远超过
2、20%。良好的工作效率的关键良好的工作效率的关键n良好的工作习惯良好的工作习惯n工作的责任心工作的责任心n及时回复的意识及时回复的意识n积极的工作心态积极的工作心态常用的工作表格常用的工作表格1.工作计划（工作列表）工作计划（工作列表）2.时间表（日程表）时间表（日程表）工作计划（工作列表）工作计划（工作列表）每每周周开开始始时时列列出出本本周周的的计计划划，计计划划的的内内容容就就是是本本周周准准备备做做哪哪些些事事情情，除除非非是是外外界界有有严严格格时时间间限限制制的的任任务务（例例如如周周三三必必须须给给客客户户发发货货），否否则则，周周计计划划无无须须设设定定每每项项任任务务拟拟订订
3、的的进进行行时时间间，也也没没有有必必要要详详细细去去说说明明任任务务的的内内容容，你你只只需需要要一一些些提提示示，让你不会忘记本周要做的工作。让你不会忘记本周要做的工作。时间表（日程表）时间表（日程表）然后，每天早上列出时间表，从周计划中选择出当天想做的事，并安排具体时间去完成；列出所有需要打的电话，和每个电话的内容。这张时间表应该随时在你身边，一抬眼就能看到，它象一个忠实的助手，随时告诉你下一步工作的内容！要具有可见性。建议做时间表时给工作规定完成的最后时限，并实行自我约束，持之以恒就能帮助我们克服优柔寡断、犹豫不决和拖延的毛病。工作列表与日程表的区别工作列表与日程表的区别工作列表只是说
4、明要做什么；工作列表只是说明要做什么；而日程表还确定了按什么顺序去做，而日程表还确定了按什么顺序去做，什么时间去做。什么时间去做。如何做工作总结 ？必须进行工作计划的总结。很多人把工作总结想得很复杂，仿佛需要把所有完成的任务的完成情况和没有完成的任务的未完成原因都详详细细地书写出来。n其实，工作总结随时都在进行，方法简单之极：用粗笔把你做完的事从周计划和日时间表中重重地划去！n另一种总结是在我们制定每日的时间表和每周的计划表时完成的，方法也十分简单：把当日或当周没有完成的工作抄写到下一日或下一周的计划中去！n你一定要明白，制定计划的根本目的不是给你施加任何压力，而是给你一个有序的、有准的工作安
5、排。因此，不要为未完成预定的任务而懊恼，而是记住这些任务，并且尽快安排去进行！n同时，工作计划还会给你带来自信和成就感：当一个人看到面前成堆的任务被狠狠地划去，就象敌人被征服和消灭了，是何等地畅快淋漓！重要的几种方法重要的几种方法四象限法则：是先办要事还是急事，区分轻重四象限法则：是先办要事还是急事，区分轻重缓急，注重效率更注重效果。缓急，注重效率更注重效果。紧急重要不重要不紧急把所有的事情按两种属性排列，第一种是重要性；第二种是紧迫性。那么由这两个目标可以划分四个象限。它把我们工作中所见的事情分为四种情况：又重要又紧急的；重要但不紧急的；不重要但是非常紧急的；既不重要也不紧急的。又重要又紧急
6、的事情是哪些?比如客户投诉了，水管子漏水了，停电了等等；像限期完成的工作，今天是最后一天了，得赶紧完成。重要但不紧急的事情?比如做规划做计划，人际关系的建立，预备工作，预防措施，提升自己的能力，抓住新的机会等。又不重要又不紧急的：看报纸，聊天，看广告信函。不重要但很紧急的事情：接电话，没有预约的拜访等。但是这里头的事情我们哪些应该去做?哪些不应该去做?如何去做?哪些对于我们才是重要的?哪些对于我们是不重要的?显然又重要又紧急的事情肯定要做，而且赶紧就要去做。重要但是不紧急的事情也必须去做。不重要但很紧急的事情怎么办?授权做。那么不重要又不紧急的事情尽可能就不做。最重要的事情是那些重要但不紧急的
7、事情。我们应把更多精力集中到重要但不紧急的事情上来，我们重要但不紧急的事情做得越多，重要又紧急的事情就会发生得越少。之所以会有很多重要又紧急的事情发生，就是因为我们前期没有花很多的时间和精力去做那些重要但不紧急的事情。比如，在重要但不紧急的事情里有一件叫预防措施，任何一个公司都有可能碰到各种各样的突发事件，一个公司要有一套应对突发事件的措施，这是衡量一个公司治理水平非常重要的指标。四象限法则告诉我们：举一个简单的例子。以前三株公司名声非常大，销量非常好，一片欣欣向荣。但忽然很短的时间就基本上从人们的视线中消失了，原因是什么?某位患有先天性心脏病的常德老人喝了三株口服液后死亡，死者家属状告三株公
8、司。三株公司对这件事情没有给予足够的重视，交涉的时候过于拖泥带水，碰到这种事情应该怎么办?没有预防的措施，不知怎么解决。结果法院判三株败诉。第二天所有的报纸都披露了这一消息。一夜之间整个三株的大厦就倾倒了。可见预防措施多么重要。与此同时，比利时有三十多个儿童因为喝了有问题的可口可乐而住进了医院。但可口可乐马上采取了非常好的一些防范措施。什么措施?副总裁马上飞到了比利时，向比利时全国说，任何购买可口可乐的消费者都可以用小瓶的可口可乐无偿地去换取大瓶的可口可乐。事情很快平息了。也就是说，可口可乐的防范措施在要害时刻起了重要作用。二八定律2080是一个非常原始的法则，是这个原理是由十九世纪末期与二十
9、世纪初期的意大利经济学家兼社会学家维弗利度帕雷托所提出的,所以也叫“帕雷托定律”。2080法则比比皆是。比方说，我们80的时间看报，都集中在20的版面上。 20的大客户给了我们80的销量。2080法则决定了事情的重要性。可能我们20的付出得到了80的收获，80的付出只得到了20的收获。那么那付出20、得到80的部分对于我们来说就是重要的事情。三、良好的工作习惯与技巧了解你自己工作的全部。了解自己的工作有助于对工作的整体把握。我们可以更好的将自己的工作与同事的工作协调一致。工作的时候我们要明确三点：明确的工作目标、明确的达成时间和效果、合理的分工合作。工作内容要具体明确，如果太大就分解成简单的工
10、作。如果遇到难题就一筹莫展，那就是在浪费时间。如果做不到，这时不妨同他人沟通一下，可以寻求他人的协助，听听别人的见解，或许有更多的解决思路，或暂时搁置。对于比较复杂的工作，不要匆忙地就做，而是先想，想好具体的步骤和细节处理。当你的思考累计到一定时间后，再安排时间集中去做，你会发现，成果会如泉水一般，不用费力，就会自动地汩汩而来，你要做的无非是记录和整理它们而已！有哪些可用的工具与资源？你应该先了解公司有哪些既有的资源可以应用，可以寻求哪些支持，这样才能更有效规划自己的时间以及工作进度。工作成果共享我们经常在工作中发现，因为彼此间的沟通不到位，使有些工作出现链接断层和重复劳动。将彼此的工作成果共
11、享，是一个很重要的问题。在日常的工作中，各相关人员和部门之间应该细致的进行工作沟通，将手上完成的、对其他部门有价值的工作成果进行分享，从而减少中间环节，提高工作效率，强化执行力。如果在工作中出现意外情况，必须学会及时上报，让领导明白自己的工作进度和完成情况，使领导可以根据全局情况，做出机动处理，从而提高全公司的工作效率。提前考虑下一步工作思路，当前工作完成时，下一步的大思路也清晰了，可以立即着手去做，同时，开始思考再后一步的问题。每天定时完成日常工作你每天都需要做一些日常工作，比如查看电子邮件，和同事或上级的交流，浏览你必须访问的BBS，打扫卫生等。这些常规的工作杂乱而琐碎，处理这些日常工作的
12、最佳方法是定时完成：在每天预定好的时刻集中处理这些事情，可以是一次也可以是两次，并且一般都安排在上午或下午工作开始的时候，而在其他时候，根本不要去想它！除非有什么特殊原因（例如你在等待某个人发来的紧急邮件），否则，强迫自己在预定时刻之外不要查看邮箱，不要浏览BBS，不要去找领导汇报工作，这样，处理这些事务的效率才会提高，并且不会给你的其他主要工作带来困扰。根据个人习惯，将事务安排在合适的时间。不要安排得太满，留下必要的缓冲时间。相似的工作在一起，尽量减少角色的变化。特别要养成习惯，随时利用琐碎时间做一些琐碎的小事。想办法避免干扰各种兴趣爱好很影响工作状态，把它们放到合适的孤立的时间段，例如午餐
13、之后午休之前，或者重要工作完成之后，不要放在重要时间段之前。比如：每隔几个小时而不是每隔10分钟查看一次电子邮件；只回复那些确有急事的电话；要求将会议安排在你方便的时候召开；尽量不要在工作时间干私事。 给自己适当的压力适当的压力如果使人精力集中，反而会更轻松的解决问题。过大的压力让人烦躁，就会影响我们的身心健康了。但大多数情况，对压力的反应在于我们自己的意识，而责怪环境或公司肯定无济于事。所以，面对压力最好暗示自己，激发积极兴奋的心态。如果公司采用了任务管理制度，使工作更透明，责任更明确，完成期限也作了明确规定，这会给人一种压力。应该适当利用这种压力，而不是消极抵制。养成高效的工作习惯于己于人
14、都有利。 早工作早离开加班加点工作到很晚可能会引发恶性循环工作到很晚通常会使你起得晚，然后又导致你要工作到很晚，如此循环。在一个星期内强迫自己早点开始工作，早一点离开。开始这样做很困难，但你会很快发现，早点开始工作能够使你每天有做计划的时间，从而提高了你的工作效率。 检查你的技术设备“磨刀不误砍柴工”，对电脑和办公设备进行升级可以使你更为有效地工作。例如，一台性能强大的电脑可以使你更快地进行网页搜索或是同时运行多个应用程序。 懂得拒绝别人不让额外的要求扰乱自己的工作进度。对于许多人来说，拒绝别人的要求似乎是一件难上加难的事情，拒绝的技巧是非常重要的职场沟通能力。只有你最清楚自己的工作情况，你必
15、须对自己负责。在决定你该不该答应对方的要求时，应该先问问自己：“我想要做什么？或是不想要做什么？什么对我才是最好的？”你必须考虑，如果答应了对方的要求是否会影响既有的工作进度，而且因为你的拖延而影响到其它人？而如果你答应了，是否真的可以达到对方要求的目标？ 一旦有了决定之后，该怎么拒绝呢？如果是比较熟识的同事、朋友，或是完全不相识的人，最好是直接了当的说：“抱歉，帮不上忙，”或是“现在真的很忙，抽不出时间。”不要多费唇舌，也不需要解释一堆的理由，只要简单的一两句话就可以。而且必须在当下直接回绝，不要拖延一两天才说出你的决定。如果是面对客户或是比较不熟识的其它部门同事，就应该采取比较间接委婉的方
16、法。首先，你要说明为何无法答应的原因，并表示你的歉意。然后，最重要的是帮助对方找到另一个更好的解决方法，有没有可能找到其它人帮忙。让对方觉得你不是在推卸责任，而是真的想帮助他解决问题。这时候的回答不再是“是”与“否”的问题，而是沟通与对话的过程。你不是拒绝对方，而是与对方沟通解决的方法。沟通的过程也同样让对方了解你实际的工作情况，而不会无缘无故的一再找上你，请求你的帮忙。管理好自己工作的高峰时间每个人工作的高峰时间不一样。通常有三种人：有一种是上午型，9001 200工作效率最高；也有下午型的，可能14001 700工作效率最高；也有晚间型的，半夜1200点以后工作效率最高。通常上午型的人比较
17、多，上午的工作效率会高一些，我们应把重要的事情放在这个时间。不要在工作高峰时间，做无法创造收益的事情。例如，把撰写业务报告、计算预算支出等无法直接或间接对服务客户或开发新业务有所贡献的工作，排在一早或一晚的离峰时间做，或是授权给部属做。如果一天大部分的精力能够花在带进新业务、维系重要客户这些重要工作上，或许一天下来完成的事情不多，但是每件事情都创造价值，就会很有成就感。n“保持简单”是提高工作效率很好的原则。n当没有沟通的可能时，不要浪费时间想要改变。n只要取得信任，不需要反复的沟通，同样可争取到你要的资源。n尽量远离流言蜚语和不愉快的闲聊。不要犹豫和等待，立即行动；今日事，今日毕。这一条是对以上几条的重要补充：不要犹豫和等待，立即行动。没有任何工作会因为你回避它而自动消失，没有任何烦恼会因为你不去想而烟消云散。你没有别的选择，只能去面对，只能去迎接任何挑战。记住：世界是属于那些善于思考，也善于行动的人的！
