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1、第六章档案检索工作第一节档案检索工作概述一、档案检索工作的内容和意义档案检索是指对档案信息进行加工和存储，并根档案检索是指对档案信息进行加工和存储，并根据需要进行查找的工作。它是档案提供利用工作的基据需要进行查找的工作。它是档案提供利用工作的基础和先前条件，是开发档案信息资源的必要条件。础和先前条件，是开发档案信息资源的必要条件。（一）档案检索工作的内容档案检索工作包括档案信息存储和查找两个具体过程。前者是编制档案检索工具，建立检索系统；后者是根据利用者的需求，通过各种检索工具，检出所需要的档案。（二）档案检索工作的意义：1.检索是提供利用的先期工作。2.检索是提高档案馆（室）工作水平的重要手
2、段。3.检索形成了档案业务工作中一个独立的重要环节。二、档案检索工具概述档案检索工具是记录、报道、查找馆（室）藏档案材料的手段，进行档案管理和提供利用的工具。检索工具的两大功能：1.存储，即把档案的有特征著录下来，按照一定的顺序加以排列或进行客观的描述，以二次文献或三次文献的形式将档案信息集中起来；2.查找，即向利用者提供档案的线索，供利用者了解和查询档案时使用。编制档案检索工具的基本要求是：编制档案检索工具的基本要求是：1.全，指信息存储丰富。2.准，指检索准确。3.快，指迅速。4.便，指检索要方便。常见档案检索工具分类方法目录（一）按编制方法分索引指南卡片式纸张载体书本式（二）按载体形式分
3、微缩目录胶片磁带载体机读目录全宗范围检索工具（三）按检索范围分档案馆（室）范围检索工具馆际检索工具馆藏性检索工具（四）按功能分查检性检索工具介绍性检索工具三、档案检索语言概述档案检索语言是根据档案检索的需要而编制的标志语言,就其实质来说是表达一系列档案内容的概念及其相互关系的标志系统。（一）档案检索语言的特点1.单义性2.专业性（二）档案检索语言的类型1.馆藏法以一个全宗为单位，按照一个全宗内的档案自然形成的规律编制人工检索语言。2.分类法以反映档案内容职能特性的类目为基础，并用分类号进行检索的一种档案检索语言。3.主题法以主题词进行检索的一种档案检索语言。（三）档案检索语言的作用保证检索效率
4、，提高查全率和查准率。检索出的有关档案查全率=x100%全部有关档案检索出的有关档案查准率=x100%检索出的全部档案第二节检索技术与方法一、档案著录档案著录是档案馆（室）编制档案检索工具时对档案著录是档案馆（室）编制档案检索工具时对档案的内容和形式特征进行分析、选择、和记录档案的内容和形式特征进行分析、选择、和记录的过程。的过程。（一）著录项目1.题名与责任者正题名是档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目和案卷封面上的题目。正题名照原文著录。并列题名是以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名，必要时井列题名与正题名一并著录，并列题名前加“”号。副题名是解释或从属于正题名的另一题名。副题
5、名及说明题名文字前加“：”号。文件编号是文件制发过程中由制发机关，团体或个人赋予文件的顺序号。文件编号包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。文件编号除年度用“”号外，其余照原文字符号抄录，其前加“：”号。 例1： ：中发198016号责任者，也称作者，是指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。责任者只有一个时，照原文著录，其前加“/”号。责任者有多个时，著录列居首位的责任者，立档单位本身是责任者的必须著录，其余视需要著录。被省略的责任者用“等”表示。第一个责任者之前加“/”号，责任者之间以“；”号相隔。 例 1：/国家计委；国家科委；国家档案局2.稿本与文种项稿
6、本稿本是指档案文件的文稿、文本和版本。稿本项依实际情况著录为草稿、定槁、手稿、草图、原图、底图、蓝图、正本、副本、原版、试行本、修订本、影印本、各种文字本等，其前加“”号。文种文种是指文件种类的名称。文种项依实际情况著录为命令、决议、指示、通知、报告、批复、函、会议纪要、说明书、协议书、鉴定书、任务书、判决书、国书、照会、诰、敕、奏折等，其前加“：”号。3.密级与保管期限项密级是指文件保密程度的等级。密级一般按文件形成时所定密级著录，对已升、降、解密的文件，应著录新的密级，公开级、国内级可不著录。密级前加“.”号。保管期限是指根据档案价值确定的档案应该保存的时间，一般分为永久、长期、短期三种。
7、保管期限一般按案卷组成时所定保管期限著录，其前加“：”号4.4.时间项时间项视不同著录对象，分为文件形成时间、卷内文件起止时间等，其前均加“.”号。5.载体形态项载体形态项著录档案载体的物质形态特征。数量及单位，数量用阿拉伯数字,单位用档案物质形态的统计单位,如：“页”、“卷”、“册”、“盒”等。著录时其前加“.-”号。规格，指档案载体的尺寸及型号等，著录时其前加“：”号。例如：.1盒：35mm.5页：16开附件，指文件正文后的附加材料，一般只著录附件题名，其前冠“”号。6.丛编项 丛编是指在一个总题名下，汇集若干同一类型、统一编号发布的系列文件，一般照原文著录丛编题名，并将著录内容置于“(
8、)”号中，“( )”号前加“.”号。 例如：.(全国档案工作会议材料之二) 7.附注项附注项著录各个项目中需要解释和补充的事项，依各项目的顺序著录，项目以外需解释和补充的列在最后。8.标准编号及有关记载项此项一般不著录。9.提要项提要项是对文件和案卷内容的简介和评述，应力求反映其主题内容。一般不超过300字。10.排检与编号项排检与编号项是目录排检和档案馆(室)业务注记项（1）分类号，依据档案分类法的有关规定著录。置于条目左上角第一行。（2）档案馆(室)代号，依据档案馆(室)代码的有关规定著录。置于条目右上角第一行。（3）档号，档案馆(室)在档案整理过程中对档案的编号。档号通常包括全宗号、案卷
9、目录号、案卷号、件号或页号。（4）缩微号，是档案缩微品的编号，著录于条目右上角第二行，与档案馆(室)代号齐头。（5）主题词，是揭示档案主题内容的规范词。（二）标识符号本标准各著录项目之前冠以一定的标识符。.各大项(题名与责任者项、排检与编号项、提要项除外)。=并列题名。：副题名及说明题名文字、文件编号、规格。/第一责任者。；其他责任者、保管期限。+附件。（三）著录格式按不同著录对象，区分为文件和案卷级两种条目著录格式。（P115）二、档案标引档案标引就是对文件或案卷的内容进行分析，从自然语言转换成规范化的检索语言的过程，即对内容分析结果赋予检索标识的过程。其中，给予文件或案卷以分类号标识的过程
10、，称为分类标引；给予文件或案卷以主题词标引的过程，称为主题标引。第三节档案检索技能档案的计算机检索档案的计算机检索 在手工检索和计算机检索系统中都有需在手工检索和计算机检索系统中都有需要制定和实施检索策略，检索策略是指人们要制定和实施检索策略，检索策略是指人们进行检索的方案和计划，作为计算机检索的进行检索的方案和计划，作为计算机检索的“行动方针行动方针”。 编制检索策略包括选择检索途径和检索编制检索策略包括选择检索途径和检索词以及确定检索词之间的逻辑关系，检索策词以及确定检索词之间的逻辑关系，检索策略的编制成果是检索表达式。检索表达式最略的编制成果是检索表达式。检索表达式最常用的是逻辑表达式，
11、主要有三种。常用的是逻辑表达式，主要有三种。（1）逻辑与关系（）逻辑与关系（AND）表示两个词之间的重合关系，即必须同时满足这两个检索条件，一般用符号“*”或“”表示。如“女性*医生”表示检索有关女医生方面的档案。逻辑与关系是一种限定关系，这种关系用得越多，表示限定条件越严格，因此在一般情况下使用逻辑与关系有利于提高检准率。（2）逻辑或关系（）逻辑或关系（OR）表示两个词之间的任选关系，即满足其中之一的检索条件即可，一般用符号“+”表示。如“教师教师+ +医生医生”表示检索有关教师或医生方面的档案。逻辑或关系为检索提供了选择的可能，这种关系使用越多，表示选择的范围越大，因此在一般情况下使用逻辑
12、或关系有利于提高检全率。（3）逻辑非关系（）逻辑非关系（NOT）表示否定关系，即检索目标不包括这方面的内容，一般用符号“”表示。如干部干部共产党员共产党员 表示检索有关非党员干部的档案。逻辑非关系用排除法控制检索结果，有利于提高检准率。 课堂练习：课堂练习： 文件名称：文件名称：关于印发关于印发档案馆开放档案暂行办法档案馆开放档案暂行办法的通知的通知 文件内容：文件内容：经请示内容国务院，现将经请示内容国务院，现将档案馆开档案馆开放政策档案的办法放政策档案的办法发给你们，请按照本地区、本发给你们，请按照本地区、本单位实际情况积极贯彻执行单位实际情况积极贯彻执行。 有关数据：有关数据： 分类号：分类号：A-236 档号：档号：2-1-3-3 文号：国档发（文号：国档发（1986）2号；号； 保管期限：长期保管期限：长期 文本：正本文本：正本 发文日期：发文日期：1986年年2月月7日日 附件：附件：档案馆开放档案暂行办法档案馆开放档案暂行办法 规格：规格：16开，开，3页页
