高效会议与简报技巧

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1、高效会议与简报技巧高效会议与简报技巧个人简历2003年毕业于重庆教育学院年毕业于重庆教育学院计算机与现代教育技术系计算机与现代教育技术系声像专业2003年10月31日入社信信 泰泰 联、精联、精 熙熙 集集 团团q会议效率不高的原因及解决方案会议效率不高的原因及解决方案q当今会议面面观当今会议面面观（意议、目的、种类、频率、成本计算意议、目的、种类、频率、成本计算意议、目的、种类、频率、成本计算意议、目的、种类、频率、成本计算）q会议流程会议流程q簡報技巧簡報技巧目目 錄錄信信 泰泰 联、精联、精 熙熙 集集 团团 会议效率不高 表现在表现在分组讨论与发表分组讨论与发表信信 泰泰 联、精联、精

2、 熙熙 集集 团团信泰联、精熙集团信泰联、精熙集团会议是一个集思广益的渠道会议显示一个组织或一个部门的存在会议是一种群体沟通的方式 会会 议议 的的 意意 义义会议 的 意义开展有效的沟通 传达资讯监督员工、协调矛盾达成协议、解决问题资源共享开发创意激勵士氣鞏固主管地位会议 的 目的会会 议议 的的 目目 的的信信 泰泰 联、精联、精 熙熙 集集 团团按人数分类按人数分类按人数分类按人数分类 按开会方式分类按开会方式分类按开会方式分类按开会方式分类 按开会目的分类按开会目的分类按开会目的分类按开会目的分类 会议 的种类会会 议议 的的种种类类 团体会议团体会议 一对一会议一对一会议面对面会议面

3、对面会议电话会议电话会议视频会议视频会议 讲解政策的会议讲解政策的会议 表扬或批评的会议表扬或批评的会议 临时处理突发事件的临时处理突发事件的会议会议会议的会议的频率频率 固定的部门会议 全体会议处理突发事件的会议 一对一会议 会会 议议 的的频频率率 信信 泰泰 联、精联、精 熙熙 集集 团团n n日本豐田汽車靠著有效六個月的會議革命，省下日本豐田汽車靠著有效六個月的會議革命，省下日本豐田汽車靠著有效六個月的會議革命，省下日本豐田汽車靠著有效六個月的會議革命，省下了六十億日圓成本了六十億日圓成本了六十億日圓成本了六十億日圓成本. . . . 未來三年預計還可省下三百億日圓 所以，有效開會，穩

4、賺不賠！所以，有效開會，穩賺不賠！n n精準計算會議成本： 信信 泰泰 联、精联、精 熙熙 集集 团团信信 泰泰 联、精联、精 熙熙 集集 团团会议成本分析会议成本分析信信 泰泰 联、精联、精 熙熙 集集 团团时间成本时间成本直接会议成本直接会议成本3大大成成本本效率损失成本效率损失成本會議成本計算公式會議成本計算公式 會議成本會議成本會議成本會議成本=(2X3) X (G平+S平) X T X N +會議後勤會議後勤會議後勤會議後勤 工作經費工作經費工作經費工作經費注注注注：G為參加會議人員各個人的單位工作小時工資數為參加會議人員各個人的單位工作小時工資數 S為參加會議人員各個人每單位工作小

5、時取得的為參加會議人員各個人每單位工作小時取得的 工資外其他收入工資外其他收入值值,“平平平平”為平均為平均值值 , T T為參加會議為參加會議 人員各個人的實際到會時間人員各個人的實際到會時間(小時小時) n n為參加會議人員人數為參加會議人員人數会议效率不高的原因会议的通病效率不高 信信 泰泰 联、精联、精 熙熙 集集 团团会议效率不高的原因会议效率不高的原因时间时间. .地点地点会议的准备工作会议的准备工作参会者参会者参会者参会者. . . .主持人主持人主持人主持人的技能的技能开会对象的选择开会对象的选择 主持人主持人信信 泰泰 联、精联、精 熙熙 集集 团团安排的时间8.12.17?

6、 准时开始、结束 到会人员的时间 联络时间准确 会会 议议 的的 时时 间间信信 泰泰 联、精联、精 熙熙 集集 团团会议会议地点地点 会议举行地点联络地点准确會議通知范例會議通知范例 地地 点点信信 泰泰 联、精联、精 熙熙 集集 团团 信信 泰泰 联、精联、精 熙熙 集集 团团會議名稱: 業務會議目目 的的: : 公司本季營業額嚴重衰退,本次會議將 討論營業額下降原因,並提出改善對策。時時 間間: : 2002.03.18 AM10:00地地 點點: : 精熙第八會議室(2F)議議 程程: : 1.現況說明 2.各部門報告 3.未來趨勢分析 4.振興方案準備資料準備資料: : 與會各單位相

7、關報表、資料與會人員與會人員: : 客服課長、MTQC、MT制程、 MT技轉、設計人員主辦單位主辦單位: : 營業部會議通知范例會議通知范例 开会对象的选择主要人員必到主要人員必到越少越好越少越好请权威人士请权威人士请业务能手请业务能手开会对象的选择开会对象的选择信信 泰泰 联、精联、精 熙熙 集集 团团 主持人主持人的技能的技能影响力、说服力、好口才影响力、说服力、好口才 胆大胆大. .心细心细. .脸皮厚脸皮厚主持人的技能主持人的技能信信 泰泰 联、精联、精 熙熙 集集 团团参会者参会者的技能的技能不在会中羞辱别人积极发言,意见不同是好事互相推脫責任参会者的技能参会者的技能信信 泰泰 联、

8、精联、精 熙熙 集集 团团上海凱悅金貿大廈使用的電梯上海凱悅金貿大廈使用的電梯A.奧的斯 B.三菱 会议的准备工作明确会议的原因目的和结果信信 泰泰 联、精联、精 熙熙 集集 团团高效会议的八大特征高效会议的八大特征信信 泰泰 联、精联、精 熙熙 集集 团团只有必要時才召集只有必要時才召集只有必要時才召集只有必要時才召集好好籌劃過好好籌劃過好好籌劃過好好籌劃過擬定和分發了議程表擬定和分發了議程表擬定和分發了議程表擬定和分發了議程表遵守時間遵守時間遵守時間遵守時間一切按部就班一切按部就班一切按部就班一切按部就班請了最有經驗和才能的人請了最有經驗和才能的人請了最有經驗和才能的人請了最有經驗和才能的

9、人作出評論和歸納作出評論和歸納作出評論和歸納作出評論和歸納記錄所有決定記錄所有決定記錄所有決定記錄所有決定 信信 泰泰 联、精联、精 熙熙 集集 团团有效藉蓍團隊的集思廣益,解決個人無法完成或突破的問題,有效達到會議目標。和諧營造和諧的氣氛,使成員對團隊有安全感、信任感、認同感,展露個人才能。參與參與的人用心關注,才能讓會議得到健全發展。效率當一個會議成功的要素具備后,能在 預定的時間內完成開會,這就是效率。學習在參與開會的同時有更多學習的機會成功的會議成功的會議会议流程会议流程信信 泰泰 联、精联、精 熙熙 集集 团团无须开会的无须开会的“五个如果五个如果”必须开会的必须开会的“五个如果五个

10、如果”明确明确1H 5W1H 5W发会议通知发会议通知选择和布置会场选择和布置会场做开场白做开场白会务的工作内容会务的工作内容按排议题按排议题开始开始开始开始传接电话传接电话掌握议事进度掌握议事进度达成决议达成决议办理手续办理手续确定步骤确定步骤.拟定名单拟定名单结束会议结束会议信信 泰泰 联、精联、精 熙熙 集集 团团无需开无需开会的五会的五个如果个如果没有特别的事情没有特别的事情没有特别的事情没有特别的事情需要讨论需要讨论需要讨论需要讨论会议成本太大会议成本太大会议成本太大会议成本太大按惯例每按惯例每周聚会周聚会你是唯一做你是唯一做决策的人决策的人还有比开会还有比开会还有比开会还有比开会更

11、好的方法更好的方法更好的方法更好的方法无须开会的无须开会的“五个如果五个如果”信信 泰泰 联、精联、精 熙熙 集集 团团必须把信息同时传达给必须把信息同时传达给多人多人有些事情需当众表揚或有些事情需当众表揚或当众批评当众批评听取部门汇报工作听取部门汇报工作给小组委派任务给小组委派任务必须开会的必须开会的“五个如果五个如果”信信 泰泰 联、精联、精 熙熙 集集 团团明明确确1 1H H 5 5W Whyhy会议的目的会议的目的会议的目的会议的目的WhatWhat讨论的话题讨论的话题讨论的话题讨论的话题WhoWho参加者确认与否参加者确认与否参加者确认与否参加者确认与否wherewhere地点及设

12、备地点及设备地点及设备地点及设备HowHow规章制度规章制度规章制度规章制度开会前的准备工作信信 泰泰 联、精联、精 熙熙 集集 团团WhenWhen日期及開始、結束時間日期及開始、結束時間日期及開始、結束時間日期及開始、結束時間安排议题安排议题收集议题的收集议题的点渠道：点渠道：单位领导指定有关部门汇报的问题下级单位请求讨论的问题上级领导下达指示，需各部门贯彻执行的问题开会前的准备工作开会前的准备工作 信信 泰泰 联、精联、精 熙熙 集集 团团开会前的开会前的准备工作准备工作确定步骤步骤主要包括： 会议的议程程序日程拟定与会人员名单参加者主持人记录人信信 泰泰 联、精联、精 熙熙 集集 团团

13、 策划案的内容策划案的内容 TeamTeam小组小组 会场勘察会场勘察 起草协议起草协议 会务分工会务分工 制定会议费预算制定会议费预算議議 程程 設設 計計n由重要到不重要會議開始時即討論重要議題,以免延誤時影響到後面重要議題。n由不尖銳到尖銳將尖銳議題挪后,讓與會人員建立默契和信任感,再接觸尖銳議題,使氣氛不尷尬。n由容易到困難讓大家漸漸融入會議進行的節奏,不要開始就接觸未熟悉的會議造成挫折感。组织落实，成立组织落实，成立TEAMTEAM组组会务组的分工会务组的分工谁能胜任会议记录者、谁能胜任会议记录者、谁能胜任会议记录者反应快反应快写字快写字快知识面广知识面广记忆力强记忆力强倾听能力强倾

14、听能力强总结力强总结力强办理会议报批手续 信信 泰泰 联、精联、精 熙熙 集集 团团发会议通知发会议通知发会议通知可用书面或电话、电报三种形式通知的内容包括会议名称，会议目的和主要内容、会期、地点、与会人员携带的材料和个人支付的费用，主办单位、联系人姓名和电话等。重要的邀请对象应既可表示对受邀请者的尊重准备会议文件和材料准备会议文件和材料会场勘察会场勘察主持人的准备工作主持人的准备工作 信信 泰泰 联、精联、精 熙熙 集集 团团主持人的准备工作主持人的准备工作 信信 泰泰 联、精联、精 熙熙 集集 团团选择和布置会场选择和布置会场如果与会人员如果与会人员如果与会人员如果与会人员超过超过超过超过

15、10101010个，会场最好布置成个，会场最好布置成个，会场最好布置成个，会场最好布置成“”字型字型字型字型如果是如果是如果是如果是全体会议全体会议全体会议全体会议，可以布置成，可以布置成，可以布置成，可以布置成阶梯教室阶梯教室阶梯教室阶梯教室的形式的形式的形式的形式5 5 5 5到到到到7 7 7 7人的会议，最好安排成人的会议，最好安排成人的会议，最好安排成人的会议，最好安排成圆桌型圆桌型圆桌型圆桌型，也就是半岛型。，也就是半岛型。，也就是半岛型。，也就是半岛型。热情接待会议成员搞好签到工作开会期间的工作开会期间的工作信信 泰泰 联、精联、精 熙熙 集集 团团如何做开场白 传接电话开会期间

16、的工作开会期间的工作信信 泰泰 联、精联、精 熙熙 集集 团团用用用用3-53-5分鐘：分鐘：分鐘：分鐘：內容：開會背景、目的，時間安排內容：開會背景、目的，時間安排內容：開會背景、目的，時間安排內容：開會背景、目的，時間安排議事方式，紀律規則等議事方式，紀律規則等議事方式，紀律規則等議事方式，紀律規則等開場舉例說明開場舉例說明 近來公司的營運狀況因為受到經濟不景氣的影響,使得本季的營收目標達成率只有70%。 因此今天召開會議主要討論兩大問題,第一就是如何刺激原市場的買氣,第二討論新市場的擴展計劃。 首先將由業務部周厚坤課長為我們說明目前市場狀況,再由各位一起討論,然後各區市場督導會一一提出配

17、合方案,最後由行銷部門整合后提出執行方案。 本次會議的進行時間預估為1.5小時。希望今天經由在場各位的相互討論及創意激蕩,能夠產生一套完整有效的業績提升計劃,大家加油!如何讓大家願意發言如何讓大家願意發言塑造歡樂、和諧的氣氛。塑造歡樂、和諧的氣氛。建立包容、安全的討論環境。建立包容、安全的討論環境。保持客觀保持客觀, ,對事不對人。對事不對人。不以言立人不以言立人, ,不以言廢人。不以言廢人。帶動與會人員的熱烈參與帶動與會人員的熱烈參與, ,有拋磚引玉的效果。有拋磚引玉的效果。主動出擊主動出擊, ,適時發問適時發問, ,塑造發言機會塑造發言機會, ,且予以正且予以正向的肯定與鼓勵。向的肯定與鼓

18、勵。有效傾聽與良好溝通。有效傾聽與良好溝通。如何掌握议事进度如何掌握议事进度 1.1.语言方式语言方式2.2.非语言方式非语言方式 开会期间的工作开会期间的工作信信 泰泰 联、精联、精 熙熙 集集 团团如何处理会议中的冲突暴力型。暴力型属于特别决断的那一类，面对冲突的时候，处理人往往以个人意志为主，马上独立做出决定。暴力类型的人一味的满足自己的要求，类似暴君。但是在一些特别紧急的情况下，暴力型的处理者也是必不可少。迁就型。迁就型一味地放弃自己的要求，一味地满足对方的要求，迁就型又称为适应型。回避型。回避型既不决断，又不合作，而是回避矛盾。协作型。协作型是最理想的类型，可以做到既满足自己的需求，

19、又满足对方的需求。发生了冲突，促使大家合作，共同解决冲突。妥协型。妥协型处于坐标的中间，属于“和事佬” 开会期间的工作开会期间的工作信信 泰泰 联、精联、精 熙熙 集集 团团獨占發言獨占發言避免冗長的發言,占用大家交流 意見的時間。火爆浪子要能容納他人的發言,不可情緒 化與他人發生衝突。優柔寡斷要思路清晰要思路清晰, ,對決議事項要果斷、對決議事項要果斷、 明確。明確。加入衝突應站在中立的立場應站在中立的立場來化解衝突。操控議程應依照流程引導會議的進行,不可 一人操控整個會議的議程。主持人的注意事項主持人的注意事項 信信 泰泰 联、精联、精 熙熙 集集 团团达成决议达成决议信信 泰泰 联、精联

20、、精 熙熙 集集 团团權威決策權威決策無異議決策無異議決策少數服從多數少數服從多數共識決策共識決策 4种决策种决策 2 2少数服从多数决策少数服从多数决策优点：它以民主原则为基础允许多数人对问题发表自己的意见,相对迅速和高效做出。缺点：在小集团内，投票一向促成人们分派。达成决议达成决议信信 泰泰 联、精联、精 熙熙 集集 团团1 1权威决策权威决策优点：决策迅速高效；在急需行 动的情况下最实用；缺点：支持和执行建议也不易； 权威决策的质量会由于考虑面不宽而受到影响。3 3 3 3共识决策共识决策共识决策共识决策优点：每个团队成员有机会发表意见。复杂的决议会经过深思熟虑，从而产生高质量决议。缺点

21、：达成一致需要相对长的时间，而且需要大量的沟通、耐心的聆听并理解他人观点.达成决议达成决议信信 泰泰 联、精联、精 熙熙 集集 团团4 4无异议决策无异议决策无异议决策无异议决策当提案非常重要，要求所有成员达成完全一致时，团队应作出无异议决策。注意：无论团队具备什么样的经验，无异议决策都很难达成。只有当一项决策的结果对每个成员都至关重要时才有可能作出无异议决策。优点：确保团队每个人都认为所达成的决议是最佳的，并公开支持它；意见不和和冲突最低。缺点：因为没有哪两个人的思想完全合拍，达成无异议决策也许会花费很长的时间。无异议决策常常难以做出。 达成决议达成决议信信 泰泰 联、精联、精 熙熙 集集

22、团团權威決策權威決策共识决策共识决策无异议决策无异议决策少数服从多数少数服从多数少数服从多数少数服从多数厂房失火厂房失火厂房失火厂房失火新的政策新的政策新的政策新的政策加薪加薪加薪加薪1000100010001000選舉領導選舉領導選舉領導選舉領導如如 何何 總總 結結 宣宣達達決議決議 激勵動機激勵動機 評估目標達成評估目標達成 過程回顧過程回顧 懸念事項懸念事項预留预留5 57 7分钟做总结分钟做总结确定工作安排是否妥当确定工作安排是否妥当 准时结束会议准时结束会议如何圆满结束会议如何圆满结束会议如何圆满结束会议如何圆满结束会议信信 泰泰 联、精联、精 熙熙 集集 团团总结总结 信信 泰泰

23、 联、精联、精 熙熙 集集 团团決決 議議 追追 蹤蹤 什麼事什麼事? 什麼時候完成什麼時候完成? 什麼人負責什麼人負責? 什麼時候報告什麼時候報告? 如何報告如何報告?谢谢大家信信 泰泰 联、精联、精 熙熙 集集 团团 簡簡 報報 技技 巧巧定义：定义：（推销说服沟通） 他是企业人在商业活动中不可缺少的工作，又有人称为群体沟通群体沟通和多媒体沟通多媒体沟通作用作用 ：反映情况反映情况交流经验交流经验传播信息传播信息簡簡 報報 技技 巧巧眼神的運用眼神的運用1 1、眼神的作用、眼神的作用眼睛可以表達出嘴裡表達不出的東西眼睛可以說話眼睛既是偵查兵，也是組織者眼神的運用眼神的運用2 2、眼神的注意

24、事項、眼神的注意事項眼睛一動不動沒變化，麻木呆癡眼睛不要東看西瞧，應向前而扭轉眼神的愛要給100%的觀眾技巧技巧面部表情的運用面部表情的運用1 1、面部表情不佳的體、面部表情不佳的體現現喜怒哀樂得不到好的體現雖然有變化但始終如一有變化但與自己的思想感情不一致面部表情的運用面部表情的運用1 1、面部表情不佳的原、面部表情不佳的原因因 - -對作用不了解對作用不了解顏色顏色:見到一個人面紅耳刺光澤：光澤：見到一個人面部鐵青紋路：紋路：見到一個人興高采烈肌肉收縮：肌肉收縮：技巧怎樣應付異常變化怎樣應付異常變化1 1、怯場、怯場怯場的表現怯場的表現 心驚肉跳。兩腳發抖面紅耳赤。語聲改調怯場的原因怯場的原因時間，對象，環境變化期望太高缺少自信怎樣應付異常變化怎樣應付異常變化1 1、怯場、怯場怎樣克服怯場怎樣克服怯場端正態度熟練內容多次練習心理和生理的調配技巧怎樣應付異常變化怎樣應付異常變化2 2、忘怯、忘怯忘怯的原因忘怯的原因 沒准備好背別人的講稿忘怯的辦法忘怯的辦法隨方救源3 3、講錯、講錯4 4、演講者情緒波動、演講者情緒波動谢谢大家