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1、 在林爽大学毕业后到了一家物业公司从事秘书工作。临近年底时，经理打算和小区的业主代表、各楼的楼长们召开一个座谈会，目的是了解业主对物业服务的意见和建议。经理将牵头组织这次座谈会的任务交给了林爽，要求他先提一些初步的设想。一天后，林爽把自己撰写的会议方案发给了经理。如下：案例引导案例引导案例引导案例引导关于召开业主座谈会的方案尊敬的各位业主代表、楼长们：为了了解广大业主对物业服务的意见和建议，进一步提升物业服务质量，物业公司准备召开业主座谈会，现将本次会议有关情况告知如下：一、会议时间：2011年12月12日上午9时至11时二、会议地点：物业服务中心会议室（号楼东配楼二楼）三、开会人员：业主代表
2、、各楼楼长、物业公司经理与副经理、各业务组组长四、会前准备：请各位业主代表和各楼楼长深入广大业主之中，充分收集大家的意见和建议，并形成书面文稿以备会上发言。五、会上议程：首先由主持人（副经理）讲话，然后业主代表和楼长们发言，最后由经理总结发言。六、会后整改：将会上提出的意见和建议进行整理和汇总，并交给各业务组组长进行整改。整改的结果及时告知业主代表和楼长。物业公司n2011年12月2日 经理看了这份方案后对林爽说：“你提的这些设想有不少的问题，但是我先只问你一个：为什么选择12月12日这一天开会？”林爽说：“这天是星期一，我们公司的员工都正常上班，正好可以开会。如果选择休息日的话，那么公司还要
3、给他们加班费，就会增加公司的经费支出了。”经理看林爽说得理直气壮，就问：“那你想过没有，业主们在这一天也是要上班的呀，谁耽误正常工作来参加你的座谈会呢？”林爽一下子哑口无言了。案例引导案例引导想一想想一想 1.除了经理提出的问题之外，这份会议方案还有哪些问题？2.为什么要撰写会议方案？3.会议方案是否有必要送达给参会人员？4.通过学习下面的知识，讲讲制定会议方案应注意哪些方面的内容？会议方案的制定会议方案的制定 会议名称、主题、议题与议程会议名称、主题、议题与议程会议时间和会议地点会议时间和会议地点会议人员与会务机构会议人员与会务机构会议的其他活动会议的其他活动会议方案的基本结构与主要内容会议
4、方案的基本结构与主要内容一、会议名称、主题、议题与议程一、会议名称、主题、议题与议程正规的会议必须有准确、恰当的名称；会议主题是会议的基调，是对会议主要内容和目的的表达；会议的议题是围绕会议主题进行具体细分而形成的一个或多个讨论话题，体现了会议的目标和任务。二、会议时间和会议地点二、会议时间和会议地点确定会议时间应考虑以下方面：工作需要、参会人员情况、全面考虑、会议所需时间的长短应在合理区间。会议地点，为了使会议取得预期效果，选择会场应考虑多种因素：场地大小、租赁费、设备配备、停车场、交通状况。三、三、会议人员与会务机构会议人员与会务机构应参加会议的三类人：有权作出决策的人；能够客观、公正、理
5、智思考会议的议题，并且愿意发表自己见解的人；对会议议题有深入研究或对相关情况比较熟悉的人。一般性的会议，根据会议分工的不同，主要设有宣传组、秘书组、文件组、接待组、后勤组、安全保卫组、联络组等。四、四、会议的其他活动会议的其他活动最常见的是参会人员在固定会场内进行讨论与发言；除了这种形式之外，还有户外文体活动、参观访问、座谈、展览展示、旅游观光、宴会宴请等。五、会议方案的基本结构与主要内容五、会议方案的基本结构与主要内容标题正文落款实训练习实训练习请修改本节“案例导入”中林爽的会议方案。假如你所在的班级准备举行一场班干部竞选演讲，请为此次活动撰写一份方案。天地公司将召开公司成立10周年庆典大会
6、，与会人员200人，会议时间为2011年11月2日至4日。请完成以下练习：根据这一介绍撰写会议预案，可自行补充相关的必要信息。分组讨论分析每个人制定的预案的优点和不足。 公司准备召开产品推广宣传会，特让秘书李明制作并发送了会议通知。通知内容如下：会议通知尊敬的客户/单位：为了进一步加强与贵公司的合作关系,听取客户对我公司产品和售后服务的意见和建议,以及为了做好2012年产品的订货工作，我公司定于2011年12月13日15日，在和家宾馆召开客户联谊会,请您/贵单位派员参加。会议联系人李明，电话12345678。附件:1.会议日程2.和家宾馆车路线图及乘车指南公司二一一年十月十九日案例引导案例引导
7、案例引导案例引导会议通知发出后，在会议报到时，出现了一些问题。有些客户误以为12月13日报到，13日晚甚至14日早上才来报到。到会人数超过了预计，结果和家宾馆无法提供更多的房间，只好临时将一些参会者安排到其他宾馆，引起了他们的不满。想一想：想一想：1.这个会议通知存在什么不足之处，导致会议报到时出现了问题？2.制作和发送会议通知时要注意哪些问题？3.请根据本节所讲述的知识对该会议通知进行修改，使之更加明确。会议通知的制发会议通知的制发 会议会议通知的通知的方式方式会议通知会议通知的格式的格式会议会议通知通知的的发送发送一、会议通知的方式一、会议通知的方式口头通知：碰头会电话（传真）通知：大多数
8、会议通知书面通知：卡片式会议通知和公文式会议通知电子邮件墙报通知：适用于内部会议。二、二、会议通知的格式会议通知的格式标题标题完全式标题，包括发文机关、事由和文种三项要素。省略式标题，将发文机关或事由省略。正文正文会议通知正文在受文对象下方左起空两格开始书写，主要包括通知前言、主体和结尾三部分。落款落款会议通知的落款在正文结束后下方居右侧书写，包括发文单位名称和发文日期两部分。回执回执和附件和附件回执一般采用表格的形式，主要包括参会人员姓名、性别、抵达时间、预订返程车票机票、联系方式等内容。三、三、会议人员与会务机构会议人员与会务机构应参加会议的三类人：有权作出决策的人；能够客观、公正、理智思
9、考会议的议题，并且愿意发表自己见解的人；对会议议题有深入研究或对相关情况比较熟悉的人。一般性的会议，根据会议分工的不同，主要设有宣传组、秘书组、文件组、接待组、后勤组、安全保卫组、联络组等。实训练习实训练习一、请指出下面这篇会议通知的不当之处，并进行修改。县卫生局关于召开卫生工作会议的通知县属各镇（乡）、局（行）、厂矿：为总结经验，进一步做好我县的卫生工作，县卫生局决定在本月中旬召开卫生工作会议，现将有关事项通知如下：（一）参加会议人员为各单位主管卫生工作的主要负责人；（二）参加会议人员应认真准备有关卫生工作情况及今后工组打算的材料，以便在会上汇报和交流；（三）参加会议人员应于6月15日到县政
10、府报到；（四）会议结束后，将布置今年下半年的工作安排，请及时传达。以上通知，希遵照执行。XX县卫生局2011年6月1日实训练习实训练习二、省会计师学会准备召开会计师制度研讨会，会议地点在市，参加会议的人员是各高校从事会计教学的副教授以上的教师、各个知名企业的会计主管、会计师事务所的代表等，其中有其它地市人员。会上将邀请全国知名的会计学专家作专题报告。会议要求与会人员要交论文一篇。请根据以上情况撰写一份文书告知学会会员相关情况，除上述事项之外，其余如会费、食宿、时间、地点、会议日程安排等事项自行补充。要求文种恰当，内容完备，事项清楚，结构条理清晰，语言简洁。三、请同学们课余时间利用网络搜索和收集
11、各种形式的会议通知，并进行分析和比较，规范的请保存下来作为参考，不规范的请找出来进行修改练习。 叶紫是某知名药厂办公室的一名秘书。有一次，省安监局的一个检查组到了厂里，在实地检查了安全生产工作之后，还要听取厂领导的专题汇报。叶紫负责筹备这次汇报会的工作。在准备工作中，她问过厂领导会议的主要内容和议程，领导说：“主要内容就是我们向检查组介绍安全生产的各项措施。”叶紫就以为会上检查组人员不会发言，于是在准备音箱设备时就只摆放了一只话筒在厂领导的位置上。在检查组成员和本厂有关人员来到会议室之后，厂办主任发现只有一只话筒，马上要求叶紫再为检查组负责人准备一只话筒。叶紫连忙打开设备柜找出了另一只话筒摆放
12、到位。匆忙之中，叶紫没有发现，这只话筒中没有安装电池。当厂领导发言完毕之后，检查组领导讲话时，声音根本无法通过音箱放出来。叶紫只好将厂领导使用的那只话筒转移到检查组领导的座位前，会议这才顺利继续下去。案例引导案例引导想一想想一想 1.在这个案例中，叶紫事先了解了会议内容，为什么还是未能将设备准备到位？2.当发现设备短缺时，如果要进行弥补，应注意哪些事项？3.当会场的设备出现故障时，应如何及时解决这一问题？会前材料的准备会前材料的准备 会议会议文件的种类文件的种类会议会议文件的准备文件的准备会议会议物品的种类物品的种类会议会议物品的准备物品的准备会议会议证件的种类证件的种类会议会议证件的准备证件
13、的准备一、一、会议文件的种类会议文件的种类序号类型含义与作用常用文件1会务管理类文件为了使会议顺利进行而拟定的各种会务文件，作为承办机构开展办会工作的依据，同时也可作为参会人员的行为指导会议方案、应急预案、议程、日程表、会议通知、会议须知、通讯录、座次表、值班表、值班记录2会议文件会议为了实现自身的目的与职能在召开过程中产生或使用的文件开幕词、闭幕词、讲话稿、主持词、主题报告、专题报告、决议、决定、会议纪要、议案、提案、会议记录3宣传类文件将会议进展情况向外界或参会人员进行传达的文字材料会议简报、新闻稿4参考资料类文件与会议主题和议题有关的背景性资料，供参会人员了解相关情况，从而更好进行会议讨
14、论各种数据报表、调查报告、总结、剪报二、会议文件的准备二、会议文件的准备1.会议文件准备的基本要求会议文件准备的基本要求：文件装袋文件编号注意退回数量充足事先送达2.会议议程撰写方法会议议程撰写方法按照重要程度安排顺序。按照议题类型安排顺序。按照议题逻辑联系安排顺序。按照紧急程度安排顺序。涉及参会者切身利益的议题安排在后面；保密性的议题排在后面。二、会议文件的准备二、会议文件的准备3.会议参考资料准备方法小贴士准备参考资料的小技巧参考资料应简短，而且确有必要，避免篇幅过长的资料；如果确实需要采用长篇文章，那么应在正文之前归纳出提要；参考资料的形式应灵活，提倡采用表格、图表等形式补充替代文字；所
15、有的参考资料应标有编号。三、会议物品的种类三、会议物品的种类会议必备用品和设施设备会议特殊用品和设备视听器材通讯设备文具、文件类会议用品四、会议物品的准备四、会议物品的准备会议会议物品准备的基本要求物品准备的基本要求（1）准备充分。（2）合理使用会议经费。（3）昂贵用品租赁使用。（4）列出物品清单。会议会议物品的获取方式物品的获取方式（1）调用现有物品。（2）购买。（3）租赁。（4）自制。五、会议证件的种类五、会议证件的种类重要的大中型会议一般会为每名参会人员制作姓名卡片和会议证件。（如左图）会议证件主要有以下几种类型：代表证（参会者具有表决权或选举权）、列席证（参会者只能旁听，无表决权）、工
16、作证（会议工作人员佩戴，会议期间出入有一定限制）、记者证（到会的新闻媒体人员佩戴，出入在某些区域受到限制）、来宾证（主办方邀请的嘉宾佩戴）。六、会议证件的准备证件和卡片内容齐全粘贴照片：重要的大型会议应在证件上粘贴佩戴者本人的照片，并加盖印章。区分颜色体现文化理念：根据公司不同的文化理念设计证件和卡片。尺寸大方正确摆放实训练习实训练习一、假如你所在的系要举行一次辩论会，参加的人员除了正方和反方两组辩手之外，还有主持人1名、评委5名、工作人员3名、观众100名。请根据这一情况介绍，列表写出此次辩论会所需要的文件和物品及其数量，并说明其来源途径。二、某公司在年底准备召开一次总结表彰大会，参加的人员
17、主要有公司领导5名、受表彰人员20名、员工200名。会议的主要议程有宣读表彰决定、颁发奖杯和奖状、受表彰人员代表发言等。请根据这一介绍，列表写出此次会议所需要的文件和物品及其数量，并指出其来源途径。 2011年3月，媒体报道，某著名肉类品牌的产品采用含有“瘦肉精”的猪肉来作为原料。这一报道引发了全国范围的关注，同时也使企业蒙受了巨大的舆论压力和经济损失。该企业召开万人职工大会，参加会议的有企业管理层、职工、经销商和新闻媒体。会上，企业负责人郑重向全国消费者道歉。但是，到场的媒体记者却发现一个细微的问题。会场主席台后 面 的 背 景 板 上 ， 公 司 英 文 名 称 出 现 了 问 题 ， 将
18、“SHUANG”错误地拼写成了“SHAUNG”。当这一错误的照片在网络上发布的时候，有网友评论说：“一个连会场布置都出问题的企业，难道还值得信任吗？”也有网友说：“一个拼写错误只是微不足道的小问题，不足以对这个企业的产品质量产生什么消极影响。媒体将这个问题曝光，是小题大做。”案例引导案例引导想一想：想一想：1.在这种会议上，是否有必要注明企业的英文名称？为什么？2.你认为该企业会场中出现的这个问题，是不是一个无关键要的错误？为什么？3.应如何预防这类错误的发生？会场准备工作会场准备工作 会场会场的类型的类型会场会场的预定的预定会场会场内部环境布置内部环境布置会场会场外部环境布置外部环境布置会场
19、会场设备的安装与调试设备的安装与调试一、会场的类型一、会场的类型类型容纳人数特点适合会议类型来源会议室1050人一次投资，多次使用，平均成本较低空间封闭，避免打扰，保密性强调用灵活便捷各种内部小型会议，如例会、部门会议、座谈会、交流会、谈判会议等单 位 内部自备礼堂百人以上座位固定，容纳人数固定功能分区明显，有主席台设备比较完善单次费用较高各种中大型会议，例如表彰大会、庆典大会、全体大会、代表大会、报告会等单 位 内部自备或租用大厅人数不固定空间可以根据会议需要灵活划分会议时间之外可以有其他用途容纳人数灵活，人员进出会场比较自由 大型会议的分会场；展览展示会；临时会议单 位 内部自备或租用露天
20、场地人数不固定空间可以根据需要扩充容纳人数灵活，人员进出会场比较自由易受各种因素干扰 群众集会、庆典仪式租用二、二、会场的预定会场的预定会场预定的原则（1）根据会议类型预定会场。（2）根据基础设施条件预定会场。（3）根据会议规模预定会场。会场预定的方式（1）预定内部会议室：适当提前；确认预定；合理调配。（2）预定外部会场。应有完善的设施、设备；尽量避开闹市区；合理的场地租借费用；预定外部会场时，应签署正式的租赁协议。三、会场内部环境布置三、会场内部环境布置1.会场会场布局形式的类型布局形式的类型 会场格局常见会场形式适用会议优点相对式大小方形、半圆形大中型的报告会、总结表彰会、代表大会等会场恢
21、宏壮观，会场气氛庄严肃穆，突出支持人和发言人全围式圆形、椭圆形、多边形、长方形、正方形、回字形小型会议及座谈会、协调会等类型的会议人员紧凑，容易彰显和谐愉快的气氛，便于与会代表沟通半围式马蹄形、方拱形、T字形中小型的工作会议，桥型布局适用于咨询、述职、考评和听证等会议等介于相对式与全围式之间，既便于主持人与参会人员的沟通，又增强了会议效果分散式方桌形、V字形、圆桌形规模较大的联欢会、茶话会、团拜会等既强调了领导和嘉宾的地位，又利于与会代表相互沟通和交流，会议气氛更加自然畅快三、会场内部环境布置三、会场内部环境布置2.主席台的布置一般要在主席台上方悬挂会标，天幕悬挂会徽或红旗以及其他艺术造型，主
22、席台下和讲台上摆放鲜花，主席台上放置座位台签。（1）会标。会标一般为红底黄字，内容为会议活动的名称，会标应悬挂在主席台上方（2）会徽。可用组织的徽志作为会徽，如国徽、党徽等，也可采用专为会议而设计的标志。（3）讲台。三、会场内部环境布置三、会场内部环境布置3座次的安排安排座次应考虑参会人员的职务、身份和在会议中的职能等多种因素。事先划好座位区域，在会场大门贴指示牌、座位图，或者在与会代表的出席证是注明座位号，以便与会代表顺利入座。4会场氛围的设计会场的布置应考虑会场色调对来宾心理、情绪的影响，一般以蓝色和浅灰色为主。四、会场外部环境布置四、会场外部环境布置在会场四周和会场口，悬挂横幅标语、迎宾
23、牌、花篮等，烘托会场热烈隆重的气氛。庆典性会议或活动，可以在比较宽敞的入口位置摆放充气模型，颜色、跨度、文字内容可以根据需要确定。五、会场设备的安装与调试五、会场设备的安装与调试专人负责设备安装与调试及时维修问题设备进行必要的演示与检测电器设备的特殊要求实训练习实训练习一、在某企业召开的年度表彰大会上，颁奖仪式正在进行。由于颁奖人次多，而且受奖人没有按照领奖顺序在前排就坐，领导手拿奖品奖状却找不到领奖的人，领奖的人上台后，不知道谁给自己颁奖。一时间，主席台上有人在交换位置，有人在交换奖品，一片混乱中表彰会应有的庄严、隆重、热烈的气氛大受影响。请根据这一介绍思考：主席台为什么会一片混乱？应该怎样
24、解决这个问题？二、天地公司将于2011年12月18日召开第七届职工代表大会，会场安排在公司大礼堂。开幕式后将分部门进行小组讨论，公司共有11个部门：人事部、生产部、技术研发部、市场部、销售部、售后服务部、招商引资部、公关部、外联部、物流部和后勤部门。请根据这一介绍思考以下问题：这次大会是否需要设置分会场？如果要设置分会场，应如何安排？请做出主、分会场布置方案，并将方案做成PPT演示文档。 林子佳是某物业管理公司的一名秘书，负责组织一年一度的新春年会。其实这种“年会”更像是一次联欢会，所有的员工欢聚一堂，除了吃饭之外，还有文艺表演、抽奖等活动。林子佳经过征求多方意见，终于确定了用餐的标准、节目道
25、具服装、奖品设置、场地等项目，并以此为依据编制出了整个活动的预算。当他把年会方案和经费预算表交给经理审阅的时候，经理边阅读边点头，口中还说：“今年的节目够丰富的，奖品设置也比较合理。你写的这么多的开销项目我就不逐一去看了。今年的活动经费比去年多还是少呢？”林子佳先前并没有去查阅去年的活动预算，只好含糊地答道：“和去年比，基本上相同。”经理说：“我印象中去年花的钱要多一些啊。”然后也没再说什么，提笔签署了“同意”。案例引导案例引导 就在筹备期间，有一位负责与酒店联系的同事对林子佳说：“今年的餐饮费用怎么比去年少将近1万块钱呢？这样预定的酒席桌数就要少20来桌呢？是不是搞错了？”林子佳又核算了经费
26、表，没有发现什么问题。那位同事说：“咱们的年会要举行两天。第一天大多数员工进行联欢，第二天还要再补办一次酒席，让因为值班未能参加联欢员工来吃饭。你的经费预算中是不是漏掉了第二天的酒席？”林子佳恍然大悟，在这里确实少算了第二天酒席的费用。于是他只好再次修改预算表，让经理重新审批了一次。案例引导案例引导想一想：想一想：1.林子佳在编制经费预算时，导致他错误的原因是什么？2.经理为什么要询问与去年相比经费多少的问题？3.从这个案例中可以看出来，防止编制预算出现失误的方法有哪些？会前财务准备会前财务准备 会议会议费用的预算费用的预算会议会议经费的筹措经费的筹措会议会议财务工作原则财务工作原则一、会议费
27、用的预算一、会议费用的预算编制会议费用预算的主要依据：（1）会议主办方和承办方的利润目标（2）以往同类会议的预算情况和会议评估报告（3）单位在会议方面的相关规定（4）单位领导对会议预算的要求会议费用预算的主要项目：（1）交通费用；（2）会议室费用；（3）住宿费用；（4）餐饮费用；（5）资料费用；（6）人工费；（7）视听设备费用；（8）娱乐休闲费用；（9）杂费。二、二、会议经费的筹措会议经费的筹措一般情况下，会议经费的来源主要有以下几种方式：参会者交费、联合主办者交费、社会赞助、社会捐助、服务收费。三、三、会议财务工作原则会议财务工作原则应遵循以下原则：遵守制度，严格手续量入为出，收支平衡精打细
28、算，厉行节约实训练习实训练习一、假如你所在的学校准备召开一次以“我的实习收获”为主题的座谈会，参加会议的有10名优秀实习生、50名在校生、10名教师和5名实习单位领导。会议的主要内容有实习生经验介绍、实习单位领导讲话、在校生和实习生之间的问答互动等。请根据这一情况介绍，编制出会议的费用预算，并说明经费来源。二、皓翔公司将举办新产品定货会，与会客商约400人，会期1天。请根据这一情况介绍，编制出会议的费用预算，并说明经费来源。三、某市企业家协会举办银行和企业的对接洽谈会，参会者100人，会期半天。请根据这一情况介绍，编制出会议的费用预算，并说明经费来源。学习目标学习目标了解会中组织与服务工作的主
29、要内容能够拟订大中型会议的接待方案并完成接待报到工作能够完成会议餐饮与住宿的服务能够完成会议的入场签到与引导服务能够提供会议记录、信息反馈、编发简报等会中服务工作能够提供会议期间的值班、安全保卫、观光游览等各种后勤服务能够在会议结束时有序引导退场能够清理会场案例导入案例导入马芳所在的公司要召开全国经销商大会，她负责到火车站迎接客人。按照会务组给她的接待表，将有三批客人在上午10点到11点之间分别乘坐三趟列车到达。马芳顺利接到了前两批客人，将大家引导到火车站停车场的中巴车上就坐，然后和大家解释说：“还有一批客人快要到站了，请大家再耐心等待一会儿，我们接到他们之后再一起去宾馆。”大家表示可以等一会
30、儿。可是过了预定到站时间已经有十几分钟了，这趟车还是没有到站。马芳打电话询问他们大约还需要多长时间才能到站，客人回答说“不清楚”。这时接近中午时分，天气非常炎热，在中巴车上等候的人都提议先到宾馆。马芳只好让司机师傅发车前往宾馆报到。就在离开后不久，第三批客人到站了。他们出站后没有发现接待的人员，于是打电话给马芳。此时的马芳陪同前两批客人已经走到了一个十字路口遇到了红灯。刚到站的客人催她赶紧来车接，而车上的客人催她先到宾馆然后再去接站。马芳一边接电话，一边听大家七嘴八舌的争执，不禁发起火儿来：“这大热天儿的，我还不是为了你们大家，你们怎么就不能相互体谅一下？”想一想想一想1.接站时，如果客人分批
31、到达，应如何合理安排接站人员和车次？2.如果你是马芳，当面临有客人已经到达而另一批客人晚点这种情况时，应该如何处理？3.马芳在接站工作中存在哪些不足？接待报到服务接待报到服务 会议会议接待的基本概念接待的基本概念会议会议接待的基本礼仪接待的基本礼仪接站接站服务服务报到报到服务服务返程返程票预定服务票预定服务一、会议接待的基本概念一、会议接待的基本概念n会议接待就是由会议组织者安排专门人员来迎接、送别并服务于参会人员的活动。接待工作涉及到以下几种要素：来访者、来访意图、接待者、接待任务、接待方式。二、会议接待的基本礼仪二、会议接待的基本礼仪在会议接待中，有以下几点应注意：n迎接礼仪n签到礼仪n送
32、别礼仪三、接站服务三、接站服务n拟订接站工作安排拟订接站工作安排为了做好接站工作，应专门拟定会议接站的工作安排，对人员分工、接站时间、车辆物品准备等工作作出详细安排，便于工作人员遵照执行。n接站工作注意事项接站工作注意事项（1）要有统一的指挥调度系统。（2）安排足够的车辆和接站人员。（3）会前通知内容要详细。（4）工具准备充分。 接站牌和接站条幅的制作要醒目（如图）。四、报到服务四、报到服务n设立设立醒目的引导牌和标识牌醒目的引导牌和标识牌n发放发放文件文件材料材料：会议日程安排、住房安排、会议分组名单、会议秘书处的组成、会议注意事项、作息时间表 n做好做好返程票预定统计工作返程票预定统计工作
33、n随时随时统计报到人数统计报到人数n汇总汇总报到情况报到情况n引导引导与会代表报到的注意事项与会代表报到的注意事项（1）如有必要，应查验参会人员的有效证件；（2）报到办理人员业务要熟练，节约报到办理时间；（3）报到人员的分配要合理，工作流程应明确。五、返程票预定服务五、返程票预定服务n根据参会人员到会之前发来的回执，或者到会之后提出的要求，组织者应安排专人进行统计，准确汇总所有的订票要求，明确每一个人、每一张票的详细信息。订票登记表的样式可参照下表：时间时刻到达站 车次（航班） 单价张数姓名领票签字 返程车票、机票预定登记表实训练习实训练习一、志诚公司定于2011年12月45日在北京召开为期两
34、天的新产品推广会，邀请了国内外十几家合作公司的管理人员，技术人员近百人参加。秘书高叶负责安排接站报到工作，但因春节后客流较大，她又缺乏一定的经验，致使部分参会者没能找到接站处，费了很大周折才找报到地点，因而损害了企业的良好形象。思考：1.秘书高叶负责的接站工作有哪些不妥之处？2.如果你负责接站，那么你将如何做好这项工作？二、某企业要召开经验交流大会，李秘书负责去火车站接站，在接到客人回单位的途中，李秘书向客人详细地介绍了本地的旅游胜地和风土人情，并谈到了自己的家庭和收入情况，同时又询问客人这方面的情况。思考：李秘书从火车站接到客人后的言谈存在什么问题？案例导入案例导入林鹏是某省会计师协会的一名
35、秘书。今年协会准备举行一次研讨会，根据领导的意见，开会的地点选在了位于深山之中的一个风景名胜区。会议通知下发后，许多会员将报名参会的回执反馈给了林鹏，他统计了一下，计划到会人员达到100人，创下了历年之最。当林鹏预定宾馆的时候，却遇到了意想不到的困难。他打遍了当地所有宾馆的电话，没有一家能够同时接待100多人。原来，计划开会的时间正值旅游旺季，景区宾馆的房间早在一个月以前就已经预订出去了。案例导入案例导入为了解决住宿的难题，林鹏向领导提了两个建议，要么改变开会的地点，要么推迟开会的时间。领导听了以后，都否定了。原因很简单，开会的正式通知已经发出去了，如果再更改时间或地点，不仅会有失严谨，损伤协
36、会形象，而且还会给组织工作带来许多负担。有个同事建议可以考虑一下当地的“农家乐”，理由是“农家乐”提供的住宿和饮食服务更有乡土气息，对于习惯生活在都市里的人而言更有意思。领导也否定了这个提议。林鹏只好预定了三个宾馆，才勉强将100多人安排下来。由于人手有限，林鹏将报到地点选在了中间位置的宾馆大厅。等到报到的时候，参会人员才发现原来没有住在一起，而且在办理完报到手续之后还要转移到另一个宾馆再办理一次住宿手续，这引起了许多参会人员的不满。想一想想一想1.在这个案例中，是什么原因导致住宿安排出现了困难？2.这次会议为什么不能安排在“农家乐”住宿？3.如果将参会人员分散安排到几个宾馆中，那么在分配宾馆
37、时应注意哪些事项？餐饮与住宿服务餐饮与住宿服务 会议会议住宿住宿服务服务会议会议餐饮服务餐饮服务一、会议住宿服务一、会议住宿服务n会议住宿地点的选择会议住宿地点的选择住宿的宾馆、饭店、招待所等地点和会场的距离应适中。参会者的住宿地点应集中。住宿的房间设施应满足基本需求。n安排住宿房间安排住宿房间（1）确定会议所需要的房间的数量和种类。（2）将参会者的房间尽量集中安排。（3）为身份、职务相同的参会者所安排的房间应当为同一标准。（4）应当将年长者、职务较高者、女性等特殊参会人员安排在向阳、通风和进出便利的房间。（5）安排房间时应当充分考虑民族背景、生活习惯。（6）如果参会人员有随行人员，应当安排在
38、同一间或相邻的房间。（7）多人同一个房间时，尽量选择背景、专业相同或相近的人住在一起。二、会议餐饮服务二、会议餐饮服务n会议餐饮服务的基本要求会议餐饮服务的基本要求（1）卫生安全。（2）规格适中。（3）营养美味。（4）照顾特殊。n餐饮服务的基本形式餐饮服务的基本形式餐饮安排通常有三种形式，即自助餐、茶歇和围桌餐。餐饮种类有中式、西式及清真系列。实训练习实训练习假如你所在班的全体同学准备参加校园文化艺术节的开幕式。全班学生分为接待组、会务组、演出组等几个小组。艺术节开幕式的名称、时间等信息可以自行补充。请为大家设计制作工作证件，并在同学之间进行互相评比。案例导入案例导入林鹏负责组织的会计师制度研
39、讨会选择在一个深山的风景区召开。由于参加人数众多，而当地的宾馆接待能力有限，所以参会人员分散在3个宾馆住宿。这三家宾馆沿着山谷的道路排开。为了便于开会，林鹏选择了中间的那家宾馆作为会务组所在地，并且将会场也安排在了这里。但是，开会那天还是出现了一个问题，导致会议推迟半小时才开始。原来，会务组所在宾馆北侧的那家宾馆安排的会议人员最多。他们中有一些人是晚上到达入住的，对于宾馆的地理环境非常陌生，而且还有一些人不辨方向。开会那天早晨，他们提前十分钟就出发了，本以为能够按时到达会场。但是走错了方向，离会场越来越远。等发现这一问题后，再折返回来时，已经超过了预定时间。想一想想一想1.在这个案例中，将会场
40、安排在中间的宾馆是否妥当？为什么？2.导致参会人员入场时出现问题的原因是什么？3.请结合这一案例说明，在会议组织工作中应采取哪些措施避免参会人员迟到？入场服务入场服务 入场工作入场工作简述简述会场签到服务会场签到服务会场会场引导服务引导服务一、入场工作简述一、入场工作简述n入场工作的主要内容n入场时间的合理确定二、会场签到服务二、会场签到服务n簿簿式签到式签到参会人员可在会议记录簿或签到簿上签名，这种签到方法相对简单，仅仅是名录登记，适合小型会议。n签到签到证（卡）签到证（卡）签到参会人员进入会场时，将会前发给的写着自己姓名的签到证（卡）交给工作人员，这种签到方法适合人数较多的大、中型会议n电
41、子电子签到签到这种签到方法适合大型会议或者展览。由于购买电子签到机费用昂贵，而且也不经常使用，所以可以临时租用技术先进的电子签到机更为经济实用。三、会场引导服务三、会场引导服务n引导人员应遵守基本的礼仪，带领参会者到达座位应该有正确的引导方法和引导姿势，引导时的方位、速度、关照及体位等都需要注意。n请参会者开始行走时，要面向对方，稍微欠身。在行进中，接待工作人员在参会者二三步之前，参会者走在内侧。引领时，服务人员行走的速度要以参会者的速度为准。n每当经过拐角、楼梯或道路坎坷、照明欠佳的地方时，需要以手势或语言提醒客人留意。n引导上楼时，应让参会者走在前面，接待人员走在后面，若是下楼时，应该由接
42、待人员走在前面，参会者在后面。上下楼梯时，应注意参会者的安全。n引导参会者乘坐电梯时，接待人员先进入电梯，等参会者进入后关闭电梯门。到达时，接待人员按“开”的钮，让参会者先走出电梯。n服务人员要注意礼让他人。n将参会者引导到座位后，可以将座椅拉出适当距离，用手势指引参会者就坐。实训练习实训练习一、假如你所在班的全体学生要参加一次会议，请以宿舍为单位安排好座位区域，然后进行入场演练。演练结束后，请总结一下在入场过程中存在哪些问题，并说明应如何克服这些不足。二、某会议的参会人员约有300人，住宿的宾馆距离会场有15分钟的车程，需要分乘6辆大型客车前往会场。请根据这一介绍完成以下练习。1.请说明入场
43、的完整环节。2.假如会议开始的时间为上午8:30，请计算说明入场各个环节的具体时刻和用时。案例导入案例导入小华在毕业实习期间应聘到了某著名家电品牌某省分公司作秘书，她上班的第一天，正好赶上公司召开季度销售工作会议。经理对她说：“你来做会议记录吧，只管听和写就行了，这样你也能尽早了解一下公司的业务情况。没问题吧？”小华说：“没问题！我在学校的时候学习过怎样写会议记录。”于是经理给了她一个崭新的本子作为会议记录专用本。会上，大家都踊跃发言，有几个人还因为分配的销售任务过大而差点发起火来。小华打开记录本第一页，不紧不慢地写着，以下就是她写的会议记录。案例导入案例导入会议记录（2011.4.3）记录人
44、：李小华参加人：公司的人以及下面各地市的人主持人：经理经理：今天我们开这个会，主要就是给大家布置一下今年第二季度的销售任务，另外总结通报一下去年年底到今年第一季度的销售情况。下面先说第一个内容，今年开始的销售完成的怎么样有的不行销售员工资和提成很关键第二项案例导入案例导入胖子：销售员抱怨工资低，现在什么都涨，底薪不长，不好管，他们态度很差另一个胖子：关键是大客户，公司支持不支持，都没办法，冬天空调不好卖瘦美女：先说我们的情况，再说我们的想法。目标有点高了。会议结束后，经理要求看一看小华写的会议记录，小华将本子递给他。经理看了两眼，不仅笑起来：“你就是这样做记录的呀？怎么没有几句整话呢？你的记录
45、谁能看懂？”看到经理脸上的笑容，小华心理紧张得“咚咚”直跳：“他们说话都太快了，我跟不上写。”经理又说：“你的问题只是跟不上大家的说话速度吗？”想一想想一想1.这篇会议记录存在哪些具体问题？2.在这个案例中，导致会议记录出现问题的原因是什么？3.在写会议记录过程中，如何防止案例中出现的问题？会场服务会场服务 会议记录服务会议记录服务会议信息服务会议信息服务会议饮水服务会议饮水服务一、会议记录服务一、会议记录服务n会议记录是根据会议的主题、会议的过程、会议的重要讲话、会议的议题、讨论的事项、提出的意见和做出的决定，对会议的进展及发言所作记录的一种纪实性文书。n会议记录的内容会议记录的内容 会议记
46、录的内容主要包括会议基本情况和会议内容两部分。（1）会议基本情况。主要包括会议名称、时间、地点、主持人、出席人员、列席人员、缺席人员、记录人员等信息。（2）会议内容。主要包括会议议题、会议发言内容、会议过程、会议讨论的结果等，重要的会议还应有会议主席签名、会议记录人员签名。一、会议记录服务一、会议记录服务n会议记录的方法会议记录的方法（1）摘要记录法。（2）详细记录法。（3）录音录像记录法。对会议记录而言，录音、录像通常只是手段，最终还要将录下的内容还原成文字。笔录也常常要借助音录、像录，以最大限度地再现会议的全部过程，这三种方式往往相辅相成。一、会议记录服务一、会议记录服务n会议记录会议记录
47、的写作的写作要求要求会议记录的要求主要有三个方面，一是速度快，二是真实无误，三是重点突出。编制会议记录工作，首先要弄清会议的主题、内容、会议的时间、地点、会议出席人员、列席人员、缺席人员；其次要掌握好编制会议记录的方法，做到有条不紊；最后，秘书拟写会议记录后和会议主持人要共同签字，签字后的会议记录即已生效且不能更改。二、会议信息服务二、会议信息服务n会议信息的类型会议上的信息极其繁杂，划分类型的标准主要有三种，即信息的作用、信息的保密要求和信息的传播方式。n会议信息服务的主要内容（1）收集会议信息。（2）整理会议信息。（3）反馈会议信息。通三、会议饮水服务三、会议饮水服务n会议饮水服务的类型（
48、1）提供瓶装水。（2）设置饮水点。（3）为参会者续添热水。n饮水服务的要求与礼仪开会前应及时准备好充足的开水并放好茶叶，如果能掌握准确的开会的时间可以提前几分钟倒好茶水；杯子把手朝向参会者，放在容易且方便拿的地方。一般在会议进行1520分钟后就要开始续水。要随时观察会场用水情况，遇到天热时就要随时加倒。倒水应先从领导开始，依次进行。如不小心把水洒在桌上或茶几上，要及时擦去。实训练习实训练习一、请重写撰写“案例引入”中的会议记录，相关内容可以自行补充，要求格式规范、内容完整。二、假如你所在的学校要召开运动会，请具体说明围绕这次运动会应收集哪些信息？收集这些信息的渠道是什么？三、分组演练会议续水服
49、务。要求每组5名同学扮演参会人员，1名同学扮演服务人员。演练结束后进行互相评议，指出操作过程中存在的不足，并重新模拟练习。案例导入案例导入某物业公司管理着5个社区。这些社区距离较远，为了加强社区物业中心之间的沟通和联系，公司每次召开例会后都会将会议情况编发成简报发给各个物业中心。杜胜利是公司综合中心的宣传主管，主要的工作任务之一就是编发办公例会的简报。一天，B社区物业中心的主管找到杜胜利，对他说：“最近几期简报上，怎么都是其他社区物业负责人的工作汇报而没有我的呀？在例会上我也发言了呀，你怎么不写进简报中呢？你是不是对我有什么意见而故意不写的？”杜胜利连忙声辩说：“我都是根据会议记录编发的简报，
50、会议记录上没有写出来你的发言，那我怎么写到简报中呢？我总不能编造你的发言吧？”原来，例会的会议记录一般都是由经理的秘书写的，不知道什么原因最近几份会议记录都没有B社区物业主管的发言内容。想一想想一想1.工作例会的简报是否一定要详细清楚地写明每一个人的发言内容？为什么？2.本案例中，杜胜利只是根据会议记录来编发会议简报，这种作法是否可取？为什么？3.假如你是本案例中的杜胜利，为了避免引起误解，在编发简报时应采取哪些措施？”会议简报服务会议简报服务 会议会议简报及其作用简报及其作用会议会议简报的结构简报的结构会议会议简报的写作要求简报的写作要求编发编发会议简报的工作流程会议简报的工作流程一、会议简
51、报及其作用一、会议简报及其作用会议简报是指在会议期间为反映会议进程和动态而编发的一种简报，报道会议动态、进程和主要成果，具有一定的新闻性质，是简报的一种类型，也被称为会议信息。会议简报能够使上级领导便于了解会议进行情况，及时指导工作，推动会议深入开展，同时也便于参会人员相互沟通与联系，并交流经验，还有助于会后查找相关会议资料并及时归档。另外，会议简报常常报道大型会议分组活动的信息，转载各组与会者在分组会上发表的重要意见，能够有效促进会议内部的交流与沟通。二、会议简报的结构二、会议简报的结构1.报头（1）简报名称。（2）简报期数。（3）编印单位。（4）编印日期。2.报文（1）按语。（2）标题。（
52、3）正文。（4）署名。3.报尾（1）发送范围。（2）印发份数。三、会议简报的写作要求三、会议简报的写作要求编写会议简报，要注意做到快、短、新、准。n快，即速度要快，一般是当天讨论的情况，当天就要印出发到参会人员手上；n短，即文字简短、言简意赅，通常不超过千字；n新，会议简报的内容要紧紧围绕会议的新情况、新问题、新经验，反映与会代表们的新认识、新意见和新建议；n准，内容要准确，反映情况一定要准确无误，反映的观点材料，必须忠于参会人员讲话的原意，一些关键的词句，最好是参会人员讲话的原话。四、编发会议简报的工作流程四、编发会议简报的工作流程1.确定简报的编发期数、时间与主要内容2.采编简报文章3.编
53、辑简报4.发放简报实训练习实训练习一、下文是某班召开的一次班会的简报，请指出其中存在的问题，一、下文是某班召开的一次班会的简报，请指出其中存在的问题，并进行修改。修改完成后，将正文内容制作成规范格式的简报样并进行修改。修改完成后，将正文内容制作成规范格式的简报样式。式。放飞我的理想放飞我的理想班班会简报缓缓的曲调，优美的音乐，伴着我的未来不是梦，我们拉开了班主题班会的序幕，这次班会的主题为我的理想。理想是灯塔，指引人生前进的方向，照亮人生前进的路程，罗伯宁曾在索尔中说过“人之所以伟大不在于他们在做什么，而在于他们想做什么”，由这几句开场我们进入下一个环节同学的理想诗朗诵，优雅的诗句，优美的旋律
54、，引来同学们的阵阵掌声，每个人都有理想，而理想究竟是什么呢，大家集思广益，探索理想的定义，原来，理想是对未来的向往和憧憬。实训练习实训练习同学们以宿舍为单位，说出了自己内心的愿望，许多人想通过自己的努力拉进现实与理想的距离，并在毕业后找到属于自己的那份工作，做个成功的人，让父母依靠我们来生活，让父母不再这么辛苦；还有的同学提到人要务实，踏踏实实走好大学生活的每一步和人生的每一步；有的同学说人要懂得奉献，要有爱心，给予那些社会底层大多数人以帮助，比如去那些贫穷的地方支教等。同学们这些话语深深地打动着每一个人，并触动了每个人的心。大多同学提到工作，但给大家印象最深的是还有一些同学想去创业，创业，一
55、个多么艰辛的历程，一个多么困难的风雨啊！但圣经上说上帝创造每个人使每个人的生命中出现挫折与迷茫，只是为了让他们的信念更加坚定。为了调解气氛，同学们在描述自己理想的过程中，加入了许多的小插曲，使同学们感觉不到乏味，大家纷纷走上台展示自己的才华，有跳舞，唱歌，朗诵，葫芦丝，还有武术。大家不仅听的入神，而且看的也非常高兴，从而使心愉悦。实训练习实训练习在班会的尾声，学姐给我们讲述了她的经验大学是为了以后的生活奠定基础，并告诉我们：既然说出了自己的理想，就要为之践行！最后班主任给我们做了总结，告诉我们要踏实做好每一件事，过好每一分钟，善待每一个人，做好自己的事情，并朝着自己的目标去努力；她还告诉我们理
56、想有多大，承受压力的能力就有多大，有理想就要有承担理想的能力。班主任的话，我们铭记，为了理想，奋力拼搏，千里之行，始于足下，让我们现在就开始行动吧！二、完成上一个练习之后，进行简报发放。要求按照班级宿舍发放二、完成上一个练习之后，进行简报发放。要求按照班级宿舍发放简报，并进行登记。简报，并进行登记。案例导入案例导入某公司正在召开新产品鉴定会，会务秘书小刘负责值班。当会议进行了一小时后，进来一位风姿绰约的女士，声称有急事要找一个鉴定专家。小刘看她衣着不凡，不像坏人，便让她自己到会场去找。这时，同时小吴匆匆跑来说她会场的一个电源插口没有电，让紧急联系一下电工师傅。小刘说：“今天是周六，我也找不到他
57、啊！”于是让小吴自己想办法。过了一段时间之后，小刘的朋友来电话约她去吃午饭。她看了看表马上就到中午12点了，估计鉴定会也差不多该结束了，于是便离开公司到饭店吃饭去了。想一想想一想1.在这个案例中，值班秘书小刘在工作中存在哪些问题？2.如果你是当值秘书，应该怎么做？会议其他服务会议其他服务 会议会议值班工作值班工作会议会议安全保卫工作安全保卫工作会议会议医疗卫生服务工作医疗卫生服务工作会议会议车辆服务车辆服务会议会议游览和联谊服务工作游览和联谊服务工作突发突发事件的处理事件的处理一、会议值班的主要内容和要求一、会议值班的主要内容和要求n 会议会议值班的主要内容和要求值班的主要内容和要求值班工作的
58、主要内容包括以下几方面：电话、通知和传真的转达；来访接待；重要紧急事项的报告；突发性事务的处理；信息传递；安全保卫；领导临时交办的事项。值班是一项原则性强的工作，其基本要求如下：坚守岗位，不得擅自离岗；要善于随机应变，不要手忙脚乱；要言行谨慎，不得有损形象；要请示汇报，不可越俎代庖；要规范高效，不得推托扯皮。n填写填写会议值班安排表及各种记录表会议值班安排表及各种记录表会议值班表是根据会议工作的需要，在不同的时间里由不同的人进行同样的工作，这就要编排一个值班表，注明值班人员和时间及联系方式等信息。会议值班还需要使用其他各种记录表，主要有值班日志、来访接待登记表、电话记录表、交接班记录表等。二、
59、会议安全保卫工作二、会议安全保卫工作n会议会议安全保卫的基本要求安全保卫的基本要求（1）会议安全保卫人员应熟悉地方和国家法律、法规。（2）会议安保人员能够防范火灾，熟知会场的紧急疏散示意图，应了解如何在大规模恐慌中维持秩序，并及时向领导汇报事故情况。（3）会议安保工作不仅要面向参会的人员，还要监督装卸会议用品。（4）安全保卫人员要坚守岗位。n会议会议安保工作的工作要点安保工作的工作要点（1）配置安保人员与设备。（2）会议保卫工作的检查。（3）会议嘉宾的安全和保卫。三、会议医疗卫生服务工作三、会议医疗卫生服务工作n根据会议需要设立医务室n检查饮食，保证安全四、会议车辆服务四、会议车辆服务n首先，
60、要合理确定车辆类型和数量。根据会议规模和议程安排车辆的类型和数量。n其次，要根据会议需要征调车辆。n最后，要建立会议车辆管理制度。五、会议游览和联谊服务工作五、会议游览和联谊服务工作n会议游览活动会议游览活动n会议联谊活动会议联谊活动六、突发事件的处理六、突发事件的处理n会议会议突发事件的类型和预防应对措施突发事件的类型和预防应对措施n处置处置突发事件的基本原则突发事件的基本原则（1）及时报告。（2）提前采取应急处置措施。实训练习实训练习一、某企业办公室王秘书负责会议期间的值班工作，下午5点接到一个紧急电话。电话内容是：本单位的一辆面包车与外单位的一辆大卡车相撞，面包车的司机及车内五人重伤，车
61、损严重，不能开动，特请求单位急速处理。秘书做好了电话记录，想到了四种处理办法：一是等到第二天上班时，向领导汇报后，再按领导指示办；二是立即向主管领导汇报，请领导亲自到现场处理；三是自己立即到现场去做紧急处理；四是用电话方式联系有关部门，然后再向领导汇报。这几种方法中哪一种是最优化的选择？具体应怎么做？应注意哪些方面？二、某企业正在召开由各部门经理参加的内部会议，营销部经理在谈到本部门上半年的销售业绩时因为过于激动，他用力一挥手，不料刚续上茶水的茶杯被打翻了，开水全泼到了旁边生产部门经理的手上。假如你是在场的秘书，面对这一情况应如何处理这种突发事件？案例导入案例导入某大学学生会邀请了一位著名作家
62、举行了一场报告会。报告会现场座无虚席，就连通道和出入口都挤满了人。作家妙语连珠，现场的学生也听得津津有味。就在主持人宣布报告会结束后，大家依然热情不减，坐在前几排的同学一拥而上，将作家包围在了讲台中央，纷纷要求签名、合影。活动组织者见状，派出了几名身材高大的保安人员冲进人群之中，连推带搡将学生挤到两侧去，把作家“解救”了出来。在混乱的拥挤中，讲台上摆放的白板被推倒了，钢铁支架正好砸到了一位女生的额头，一下子将她打晕了过去。有同学赶紧拨打了急救电话，将该名女生送到医院，幸好伤势不重，没有发生危险。想一想想一想1.在本案例中，报告会结束环节，组织者为了“解救”作家而强行推搡围观的学生，这一做法是否
63、妥当？为什么？2.从组织者角度来看，造成女生受伤的主要原因是什么？应如何避免此类事故？3.当具有明星身份的嘉宾参加会议时，在结束环节应注意哪些事项？会议闭幕服务会议闭幕服务 会议会议退场工作退场工作会场会场清理工作清理工作一、会议退场工作一、会议退场工作会议结束时，一般先安排在主席台就坐的人员退场，或者主要领导、嘉宾等人员退场后，其他参会者再退场。在这个过程中，会场服务人员应协助组织不同身份的人员有序退场。对于首先退场的人员，应给予引导，将其引导至休息区或会场之外的乘车地点。在引导退场的过程中，应注意必要的礼仪规范，和入场引导礼仪基本相同。待主要领导或嘉宾退场后，其他参会者可以依次退场。退场时
64、，应按座位顺序有序地向最近的出口缓行或顺着人流行进。工作人员应及时提醒参会人员携带自己的随身物品，禁止将文件、纸张随手丢弃。还应保持会场内桌椅等设施的整齐，不得大幅度搬动座椅，不得随意移动会场内的设施与设备。二、会场清理工作二、会场清理工作n会场清理工作基本要求会场清理工作基本要求清理会场首先要做到文件和物品应收尽收。清理会场应做到恢复如初。清理会场还应做到不留死角。n会场清理工作的主要内容会场清理工作的主要内容文件清退工作清点回收会务用品清理会场设备n整理并移交会场整理并移交会场拆除主席台上的会议名称条幅和会议标志，拆除会场内悬挂的标语条幅。将会场内的桌椅归位并检查会场的各种设备。没有问题就
65、可以和会场出借方办理移交手续。实训练习实训练习一、全班同学分组扮演出席会议的领导、参会人员和会场服务人员，模拟会议闭幕时退场的过程。要求退场完成后，进行评议，指出其中的不足并重新演练改正二、公司经理办公室秘书吴爱华在一次部门经理会结束后整理会议室时发现，会上所使用的投影机由于长时间开机出现了机身过热的现象。在这种情况下，吴爱华应怎样操作才不会损坏设备？学习目标：学习目标：n了解会后工作的主要内容n掌握送别参会人员的方法与要求n掌握会议费用的结算方法，能够开具规范的发票n掌握会议文件的收集、整理与归档的方法与要求n掌握会议决定事项传达的方式n理解编发会议纪要的工作流程，掌握会议纪要的撰写要求n掌
66、握会议催办的方法和要求，能够选择适当的方式进行催办n掌握会议评估的方法，能够进行会议评估案例导入案例导入n某公司召开了为期两天的全国经销商会议。在开会之前，会务组逐一和计划到会的客商进行了联系，登记了他们对返程票的需求，详细记录的需要乘坐的车次、时间以及数量。由于参加会议的经销商人数比较多，所以会务组专门安排了3个人来负责返程票预定服务。n会议报到时，有客商就要求会务组发放返程票。但是由于报到的人数比较多，而且时间很集中，会务组工作人员忙不过来，于是就告诉大家等到会议结束后统一发放返程票，并且一再向客商保证票都订好了，不用担心。案例导入案例导入n会议结束后，外省客商找到会务组要取回返程票。大多
67、数客商都顺利拿到票启程了，但是距离很遥远的某省3名客商却被告知没有订到他们所需要乘坐的那趟火车。会议工作人员解释说：“去订的时候，那趟车已经没有票了，只能买第二天的。当时想和你们商量一下看能否晚一天回去，但是后来忙起来就忘了。”客人心里很不高兴：“没什么可商量的，那就晚一天吧。”于是工作人员连忙去订票，谁知第二天的票也已经售完了，只好给客人打电话告知这一情况。客人非常生气：“那就订第三天的票吧，但是这两天的住宿你们得负责，房费由你们承担。”工作人员请示领导之后，同意了客人的要求，重新为客人安排了两个房间。这样一来，不仅会务支出比原计划增加了1000多元的经费，而且还让客人非常不满意。想一想想一
68、想n1.在这个案例中，什么原因导致客人返程时间一拖再拖？n2.为参会人员预订的返程票，在什么时间转交给对方比较合适？n3.当参会人员不能按时离开时，会务组应当提供哪些服务？ 参会人员的送别服务参会人员的送别服务n 做好做好送别准备工作送别准备工作结算结算会议费用会议费用安排安排人员送站人员送站安顿安顿暂留人员暂留人员一、做好送别准备工作一、做好送别准备工作n1.返程票务准备返程票务准备n会议组织者应提前做好参会者车票、机票或船票的登记预售工作；组织者应事先了解参会人员对时间安排、交通工具的要求，尊重他们的意愿；返程票购买回来以后，组织者应当选择适当的时间将票发给参会人员，并收回票款。n2.送站
69、安排准备送站安排准备n3.协助参会者做好返程准备协助参会者做好返程准备n会议组织者应提醒参会者及时归还向主办方或会议驻地单位借用的各种物品。提醒参会者及时和会务组结算各种账目，开好发票或收据。二、结算会议费用二、结算会议费用n1.收款结算收款结算n收款结算，即向参会者收取费用并为其出具发票。在某些类型的会议中，参会者需要支出一些费用，一般包括会务费、资料费、住宿费、参观费、路费等。n开具会议住宿发票时，需要向宾馆酒店索取盖有印章的正式发票。n发票开具还应注意，必须按照规定的时限和顺序，逐栏、全部联次一次性如实开具，并加盖单位财务印章和发票专用章。n2.付款结算付款结算n付款结算，即向某些特定的
70、参会者（例如演讲嘉宾）和会议服务提供商、设备租赁商支付费用。三、安排人员送站三、安排人员送站n和报到时不同，会议结束后人员离会往往比较集中，在短时间内需要大量车辆送站，因此会议组织者应提前安排足够的车辆和人员为与会人员服务。如果会场距离机场、车站较远，为了满足需要可以安排大型客车集中运送。送站之前，会议工作人员可根据所预定车票的情况合理分配车辆和运力，保证参会人员能及时到达车站或机场以免延误行程。四、安顿暂留人员四、安顿暂留人员n由于各种原因，有部分人员在会议结束后暂时不能离开，需要主办方继续做好服务工作，妥善安排他们的住宿、饮食和出行。暂留人员中有一部分是外地人员，可能会存在旅游或购物需求，
71、会议主办方应适当给予必要的协助。暂留人员中还有一部分是会议工作人员，由于进行善后工作而需要继续驻留，应合理安排费用，尽快完成全部工作。实训练习实训练习n一、在为参会人员预定返程票时，应注意哪些事项？n二、小李有一次去某市参加电子产品交流会。按照会议通知要求，他交了1000元的会务费，组织方开具了发票。可是当他回到单位报销费用时，财务处工作人员告知他发票无效，原因是发票上没有加盖公章。小李几经周折联系到了会议组织者，对方十分肯定地说他们出具的是正规发票，不可能没有公章。小李只好将这份没有公章的发票快递给了对方，在证据面前组织者只好重新开具了一份规范的发票。思考回答下面两个问题：在这个案例中，会议
72、发票没有加盖公章的原因可能有哪些？会务费如果开具成发票的话，应该使用哪种类型的发票？案例导入案例导入n某物业公司准备在年底举行一场新年联欢会，公司综合部已经拟订了联欢会的相关方案，并列出了经费预算表。在公司的例会上，经理让参会的各部门以及各社区物业管理中心的负责人讨论一下联欢会的方案和费用预算。由于参加会议的人员比较多，所以秘书刘军就将文件复印了多份供大家阅读。n会上，大家就方案提出了许多修改建议，并且相应地将费用预算也进行了修改。散会后，这些文件没有及时收回，而是被开会的人员带回了各自的部门。公司的许多员工看到这份方案草稿后，还以为联欢会就要按照文件中写明的方式举行，引起了不小的误会。n原来
73、在方案草稿中，没有考虑到联欢会当天值班的员工，他们因为工作关系不能到场，既享受不到美食，也无法参与抽奖活动。有员工将这一问题直接反映给了公司领导。面对大家的不满，公司领导不得不反复向大家解释说明最新的方案。想一想想一想n1.在这个案例中，联欢会方案草稿是否为涉密文件？为什么？如果不是涉密文件，为什么还需要在会后收回？n2.如果在会后要收回讨论过的方案草稿，应注意哪些方面？会议文件的收集与归档会议文件的收集与归档n 会议会议文件收集的要求和范围文件收集的要求和范围会议会议文件的立卷归档文件的立卷归档一、会议文件收集的要求和范围一、会议文件收集的要求和范围n1.会议文件收集的要求会议文件收集的要求
74、n（1）收集范围要明确。n（2）收集要及时。n（3）严格登记。n（4）注意保密。n2.会议文件收集的范围会议文件收集的范围n（1）会前筹备期间产生的文件。n（2）会议召开期间产生的文件。n（3）会议结束后产生的文件。二、会议文件的立卷归档二、会议文件的立卷归档n1.会议文件立卷归档的意义会议文件立卷归档的意义n2.会议文件立卷归档的范围会议文件立卷归档的范围n（1）会议文件立卷归档范围包括以下方面：n各种例行会议、工作会议和其他各种会议所形成的全部正式文件资料；出席、列席、分组名单；会议的议程、日程和程序；书面通知、来往重要电报、电话记录等；会议记录、发言稿、简报、快报、纪要及其复印稿；领导在
75、上述会议上的报告、讲话、谈话及其复印稿；会议的选举材料、证件等。n（2）以下几种会议文件不应立卷归档，可以进行简单的整理、登记、按照文件销毁手续销毁。二、会议文件的立卷归档二、会议文件的立卷归档n3.会议文件立卷的方法会议文件立卷的方法n（1）编制案卷目录。n（2）立卷。n4.会议文件的归档会议文件的归档n会议文件完成收集、整理和立卷等工作后，即可按归档要求移交档案部门。在正常情况下，应在次年上半年将上一年的案卷向档案部门移交归档。移交前，档案部门应检查案卷质量。归档时交接双方应按照案卷目录清点核对无误后，履行签字手续。实训练习实训练习n一、请根据本节的“案例引入”中所介绍的情况，列出此次例会
76、需要收集的文件的列表，并注明数量。n二、波扬公司于2011年7月2日在公司二楼会议室，针对上半年公司的情况召开了各部分负责人会议。生产部、销售部、财会部、后勤部等主要部门负责人在会上发言，最后总经理肯定了成绩，指出了存在问题。请根据以上介绍，列出一份会后需要整理的文件清单。n三、会议文件立卷归档都有哪些关键环节？进行这些操作需要注意哪些方面？案例导入案例导入n某建工集团为了贯彻当地政府文件要求，促进安全施工，准备在全集团范围内进行一次安全施工大检查活动，并专门召开了一次动员会，各分公司和直属部门的主要领导参加了会议。集团总部的秘书李爱华负责此次会议的记录，并在会后编发会议纪要。n会上，集团公司
77、主管安全施工工作的一位负责人刘副总在讲话中提到了四个方面：一是思想上高度重视安全施工工作，二是要严格贯彻落实市政府有关文件要求和公司的相关制度，三是安全施工大检查活动具体部署，四是对后进单位的处罚措施。在刘副总讲话过程中，李爱华临时有事离开了会场几分钟。等她再回来的时候，另一位领导开始发言。案例导入案例导入n会后，李爱华编写会议纪要时发现，会议记录中刘副总讲话开头提到了“四点”，但是记录中却只有三点。她查阅了一下关于这次检查活动的通知，也没有发现还有“第四点”，于是她推测可能是刘副总一开始口误，将“三点”意见说成了“四点”。因此，李爱华就根据自己所做的记录，在纪要中仅写明了刘副总的三点意见。n
78、完成纪要初稿后，李爱华请办公室主任审核了一下，没有发现问题，于是就打印成文下发了。第二天，刘副总把李爱华叫到办公室，问她：“我明明讲了四点意见，而且我还特意强调了第四个方面，你为什么不在纪要中写出来这一点呢？”李爱华顿时明白了自己的失误，连忙道歉：“对不起，刘总。我当时有事出去了一下，您讲的这一点我没有记录下来。我再把纪要文件修改一下。”刘副总说：“算了，不用修改了，反正我在会上已经说清楚了。你以后再发纪要的时候，一定要提前先让开会发言的人看一下，稿子没问题再去印刷发文。”想一想想一想n1.在本案例中，刘副总为什么特别在意会议纪要中漏掉他讲话的一部分？n2.李爱华在会议纪要中没有将领导的讲话意
79、思完整表达出来，主要原因是什么？会议纪要如果没有完整准确地传递会议精神，可能会造成怎样的影响？n3.为了避免出现案例中的失误，在编发会议纪要时应当注意什么？n会议纪要的编制会议纪要的编制n 会议会议纪要的文体内涵纪要的文体内涵会议会议纪要的种类纪要的种类会议会议纪要的结构纪要的结构会议会议纪要的写作注意事项纪要的写作注意事项会议会议纪要的印发纪要的印发一、会议纪要的文体内涵一、会议纪要的文体内涵n会议纪要是一种记载、传达会议情况及议定事项的纪实性公文。它用于党政机关、社会团体、企事业单位召开的工作会议、座谈会、研讨会等重要会议。会议纪要通过记载会议基本情况、会议成果、会议议定事项，综合概括地反
80、映会议精神，以便参会者统一认识，会后全面如实地进行传达组织落实开展工作的依据。印发会议纪要只限于日常工作会议。大型的会议和专业会议，因为有正式文件，如会议决定、决议，一般不再印发会议纪要。二、会议纪要的种类二、会议纪要的种类n1.办公会议纪要办公会议纪要n办公会议纪要主要记载和传达领导的办公会议决定和决议事项。n2.工作会议纪要工作会议纪要n工作会议纪要主要是传达重要的工作会议的主要精神和议定事项，有较强的政策性和指示性。n3.协调会议纪要协调会议纪要n协调会议纪要用于记载协调性会议所取得的共识以及议定事项，对与会各方有一定的约束力。n4.研讨会议纪要研讨会议纪要n研讨会议纪要主要记载研究和总
81、结性会议的情况。三、会议纪要的结构三、会议纪要的结构n1.标题标题n2.前言前言n3.主体主体n这是会议纪要的核心内容，主要记载会议情况和会议结果。4.结尾结尾n5.发文机关和成文时间发文机关和成文时间n办公会议纪要需写明召开会议的机关单位名称。四、会议纪要的写作注意事项四、会议纪要的写作注意事项n1.忠于会议精神忠于会议精神n2.突出会议要点与重点突出会议要点与重点n3.使用第三人称使用第三人称n4.写作要及时写作要及时五、会议纪要的印发五、会议纪要的印发n1.会议纪要的印发流程会议纪要的印发流程n2.会议纪要的分发会议纪要的分发n（1）确定印发范围。n（2）确认接收者。n（3）签发后印刷发
82、放。n实训练习实训练习n一、请为本系或本班最近召开的一次会议撰写会议纪要，并按照流程要求模拟印发过程。n二、扬波公司于2011年7月2日在公司二楼会议室，针对上半年公司的情况召开了各部分负责人会议。生产部、销售部、财会部、后勤部等主要部门负责人在会上发言，最后总经理肯定了成绩，指出了存在问题。请根据以上介绍，确定会议纪要印发的范围，列出接收人员和部门的清单。案例导入案例导入n某汽车销售服务公司经常为旗下的各个销售门店举行促销宣传推介会。推介会的内容往往是介绍汽车的性能、价格、特点，并且还有抽奖、歌舞、竞猜、魔术等多种活动。以前在举行这类推介会的时候，现场的观众和准车主数量比较多，而且大家对活动
83、都能自始至终持续观看。但是最近，再举行这类活动时，内容还是原来那些项目，可是观众人数显著变少了，而且现场成交的订单更是极具下滑，甚至连续几场出现“零成交”。面对这种局面，公司领导要求承办推介会的市场部找到原因并拿出解决方法。n市场部的工作人员开会讨论了其中的原因。有人认为：天气逐渐变冷，在室外举行这类活动自然不能吸引观众；有人认为：竞争对手在搞同类活动时力度更大，带走了一部分客户；有人认为：节目太陈旧，不能引起观众的兴趣，应创新节目形式；有人认为：所销售推介的汽车产品市场形象不好，对准车主的吸引力越来越低。这种会议开了几次，大家的分析似乎都有道理，但是推介会的效果依然不尽如人意。想一想想一想n
84、1.本案例中，你是否赞同市场部人员所分析的那些原因？为什么？n2.市场部人员开会讨论导致活动效果不佳的原因，这种方式能否找到真正的原因？为什么？会议总结与评估n 会议会议评估与总结的目的评估与总结的目的会议会议评估与总结的基本要求评估与总结的基本要求进行进行评估的会议因素评估的会议因素会议会议评估与总结的常用方法评估与总结的常用方法一、会议评估与总结的目的一、会议评估与总结的目的n对会议进行评估和总结是会后工作的重要内容。评估总结能够检查会议目标的落实情况，检查各个组织小组的分工执行情况，有助于积累经验，找到做好同类型会议组织与服务工作的经验。会议评估总结能够将员工自我总结和集体总结相结合，能
85、够有效地总结经验、激励下属、提高工作水平。二、会议评估与总结的基本要求二、会议评估与总结的基本要求n会议评估与总结要根据会议岗位责任制和会议工作任务书的内容，逐条对照检查；要切实回顾和检查会议工作中好的方面和存在的问题，认真总结经验教训，不断探索举办好会议的规律和方法；评估总结会议应有理有据，实事求是，要突出重点，有所侧重；评估总结会议应一分为二来对待，以激励监督为主，检查批评为辅。三、进行评估的会议因素三、进行评估的会议因素n对于一个会议而言，尤其是大型会议，纷繁复杂的各种因素都会影响会议开展的效果，这些因素有些事人为的，可控的，有些则是外界的，不可控的。进行会议评估总结，主要考虑的是人为的
86、因素。四、会议评估与总结的常用方法四、会议评估与总结的常用方法n1.编制会议情况调查问卷编制会议情况调查问卷n2.编制评测表编制评测表n3.撰写会务总结撰写会务总结实训练习实训练习n一、请分析所在班级的一次班级活动情况，指出影响活动效果的因素有哪些？列表进行分析。n二、请结合所在班级的一次班级活动情况，拟写一份组织者评测表，对活动组织者的工作表现进行评价。n三、针对一次班级活动撰写活动组织工作总结，指出其中的经验和不足。n四、请根据本节“案例导入”所提供的背景信息，拟订一份针对现场观众的推介会情况调查问卷。n学习目标学习目标n掌握内部小型会议的组织与服务要点n了解新闻媒体的类型，掌握新闻发布会
87、的组织原则与方法n掌握商务谈判会议的组织与服务要点n掌握视频会议的组织与服务要点案例导入案例导入n某社区物业管理中心召开了一次业主座谈会，邀请了20多位业务代表参加，到会的还有物业中心各部门的负责人，主持人是物业管理中心的主任。座谈会的主题是请业主代表对物业服务提出意见或建议。n会议刚刚开始，气氛比较融洽。但是随着意见越提越多，会议室的空气逐渐紧张起来。许多业主代表将意见集中到了保安服务这方面。有业主代表说自己家的自行车被盗了，有的说电动车的蓄电池被盗了，有的说私家车不知道被什么人给划伤了，还有的说小区里经常有一些推销人员进来挨家挨户去敲门，严重干扰了大家的生活。案例导入案例导入n保安部门负责
88、人听到这么多的意见都是针对他的，脸色越来越难看，终于忍耐不住了，发起火来，争辩说：“反复提醒你们把自己家的车锁好，可你们就是不听，丢了活该！你们有小轿车的人，总是乱停乱放，挡住别人的路，人家可不就给你把车漆划伤”n作为主持人，物业中心主任也赞同保安队长的话，确实有业主自身的原因。他就没有制止保安队长的话，让他继续说下去。业主代表们也不甘示弱，于是大家的嗓门越来越高，仿佛在吵架一般。想一想想一想n1.在这个案例中，座谈会主持人和保安队长对待意见的心态有什么问题？n2.座谈会进行期间，如果出现了针锋相对的争执，主持人应如何处理？n内部小型会议内部小型会议 办公会议办公会议及其特点及其特点办公会议办
89、公会议组织工作要点组织工作要点座谈会座谈会及其特点及其特点座谈会座谈会组织工作要点组织工作要点一、办公会议及其特点一、办公会议及其特点n办公会议是一个单位或部门的有关负责人举行会议讨论并处理事务的工作方式。办公会议往往是一种小型会议，参加人员多位单位或部门的负责人。n办公会议一般定期召开。n办公会议的参加人员数量比较少，一般在10人左右，而且人员固定，不能随意更换参加者。n办公会议的内容主要是讨论研究日常工作中的管理事务。二、办公会议组织工作要点二、办公会议组织工作要点n1.明确召集人明确召集人n2.明确开会时间明确开会时间n3.建立议事规则建立议事规则n4.办公会议内容办公会议内容n5.严格
90、保密严格保密三、座谈会及其特点三、座谈会及其特点n座谈会是为了了解情况、沟通信息、征求意见、增进感情而召开的一种小型的非正式的会议。n座谈会上，所有的参加人都有发言机会，发言一般比较自然。n主持人应训练有素，能够调动所有参加人的积极性，使大家畅所欲言。n座谈会除了要为参加者提供饮水服务外，往往还提供水果、糕点等食品，参加人可以边吃边谈，气氛和谐融洽。四、座谈会组织工作要点四、座谈会组织工作要点n1.主题明确主题明确n2.选择适当的主持人选择适当的主持人n3.会后进行梳理与归纳会后进行梳理与归纳实训练习实训练习n一、请搜集相关资料，具体说明在一所学校中，校长办公会议都需要研究哪些事务？n二、请根
91、据本节“案例导入”提供的背景信息，模拟组织一场座谈会，分角色扮演业务代表和物业工作人员，演练整个座谈会的过程。案例导入案例导入n2011年，某高端家具品牌造假被媒体曝光。该企业负责人就这一事件召开了新闻发布会。发布会进行过程中，一名自称消费者的男子的高喊，“我是消费者，花了1000多万元在你们这儿买家具，都是假的、假的。”现场出现混乱，企业负责人情绪激动，边说边落泪，大谈其艰辛的创业史、担负的企业社会责任等。对于核心的产地问题、产品质量问题，则始终避而不谈，最后因情绪过度激动，仓促离场。n发布会不设媒体提问环节。在发布会现场，媒体记者收到一份该企业所代理品牌原产地的资料，但并未针对媒体报道做任
92、何针对性说明。想一想想一想n1.在这个案例中，企业负责人应对消费者质疑的方式有哪些不妥之处？n2.企业负责人作为主要发言人，在发布会现场哭泣会对企业形象造成什么影响？n3.新闻发布会如果不设置提问环节，对发布会的实际效果会有怎样的影响？n4.企业在新闻发布会上散发的文件资料是否得当？为什么？新闻发布会新闻发布会 新闻发布会新闻发布会概述概述新闻发布会新闻发布会的筹备的筹备新闻发布会新闻发布会的召开的召开组织组织新闻发布会的注意事项新闻发布会的注意事项一、新闻发布会概述一、新闻发布会概述n1.新闻发布会的概念新闻发布会的概念n新闻发布会，也称记者招待会、媒体见面会，是主办方为了扩大社会知名度、澄
93、清问题、表明态度、传播信息而专门面向各类媒体组织召开的一种特殊类型的会议，参会者主要是新闻记者以及媒体行业人员。n2.新闻发布会的类型新闻发布会的类型：n定期举办的例行新闻发布会、临时性新闻发布会。n3.新闻发布会的作用新闻发布会的作用n新闻发布会是一种极具影响力的公共关系活动，也是召开方对社会公众进行信息发布的一种极为高效的方式。新闻发布会提供的信息具有权威性，双向沟通非常活跃，信息传播面广泛，能够在较短时间内获得比较高的关注度，对于树立良好的公关形象具有重要意义。二、新闻发布会的筹备二、新闻发布会的筹备n1.确定主题与名称确定主题与名称n2.确定适当的选择时机确定适当的选择时机n3.邀请适
94、当的媒体邀请适当的媒体n4.准备会议材料准备会议材料n5.选择合适的发言人选择合适的发言人n6.布置会场布置会场三、新闻发布会的召开三、新闻发布会的召开n1.媒体人员登记媒体人员登记n2.安排拍照安排拍照n3.新闻发布新闻发布n4.回答提问回答提问n5.结束环节结束环节四、组织新闻发布会的注意事项四、组织新闻发布会的注意事项n1.发布的信息必须符合客观实际发布的信息必须符合客观实际n2.发布的信息应经过必要的审查发布的信息应经过必要的审查n3.对待到场媒体人员应一视同仁对待到场媒体人员应一视同仁n4.做好应对负面报道的预案做好应对负面报道的预案n5.及时将媒体报道情况反馈给领导及时将媒体报道情
95、况反馈给领导实训练习实训练习n一、某汽车品牌准备推出一款都市SUV车型。请搜集相关资料，撰写一份新闻发布会策划书。n二、根据上一题中撰写的新闻发布会策划书，组织全班同学进行模拟演练，并进行评议总结。案例导入案例导入n甲公司是一家刚成立不久的机电设备销售企业，由于资金实力不够雄厚，租用的办公室面积比较狭小，仅有的两个封闭单间分别作为经理办公室和财务室，其他员工则在敞开式大厅中办公。甲公司计划成为某水泵制造厂的地区独家代理商，经过几次联系，水泵制造厂准备派人到甲公司进行实地考察，并进一步商谈合作事宜。公司经理将谈判准备工作交给了秘书小刘。n小刘深知公司正处于起步阶段，办公经费比较紧张，所以他设想当
96、水泵厂一行3人来到公司后，就在经理室进行谈判。案例导入案例导入n当他把这个想法告诉经理后，经理显得有些犹豫：“这样不太好吧？”小刘说：“应该没有什么大问题，厂方的那几个人已经联系过多次了，我和他们都比较熟悉，他们不会挑理的。再说，他们只有3个人来，我们去租用一间会议室确实也没有必要。”经理听了他的解释，也没再说什么。n到了谈判那天，三位客人坐在经理室的沙发上，对面是公司经理，他坐在办公桌后面，公司的其他人沿着墙坐了一排。由于沙发比较低，所以三位客人在说话的时候总要努力抬起头来才能和大家进行交流。而公司经理坐在办公椅上，双肘撑在桌面上，不得不俯下身子和客人交谈。小刘虽然热情地招呼客人喝茶、抽烟，
97、但是他还是明显地感觉到了他们的不快。想一想想一想n1.这个案例中，商务谈判组织工作存在的主要问题是什么？n2.秘书小刘没有为谈判安排专用的会议室，他所提出的理由是否成立？为什么？n3.可以设想一下，这次谈判的结果将是怎样的？商务谈判会议 商务商务谈判会议的准备工作谈判会议的准备工作商务商务谈判期间的组织工作谈判期间的组织工作谈判谈判结束后的整理工作结束后的整理工作一、商务谈判会议的准备工作一、商务谈判会议的准备工作n1.收集信息及分析双方资料收集信息及分析双方资料n2.约定约定n根据礼仪规范，双方谈判之前应做事先约定。宾主双方都有权提出谈判要求。n3.撰写谈判方案撰写谈判方案n（1）标题。由事
98、由和文种组成。n（2）正文。n1）前言。2）谈判主旨。3）谈判目标。4）谈判程序。n5）谈判组织。6）谈判焦点、难点。7）其他事宜。与谈判有关的其他方面的事情，如经费预算、食宿安排、赠送礼物等。一、一、商务谈判会议的准备工作商务谈判会议的准备工作n4.确定谈判地点及布置谈判室确定谈判地点及布置谈判室n在会议室谈判的座位规则是，以面对入口的里侧为尊，因此需要将客方安排为面对正门，主方背对正门。主谈人居各自一方的中间，除主宾、主人居中对面而坐外，双方的其他人员依其身份的高低，按照先右后左、自高而低的顺序分别安排就座在各自上级一方。n记录员在主谈人后面就座。在每个人的位置上放置座位卡和姓名卡。桌子上
99、放一些纸、笔、水杯和矿泉水。二、商务谈判期间的组织工作二、商务谈判期间的组织工作n1.迎接客人迎接客人n2.谈判期间的服务工作谈判期间的服务工作n3.完成谈判记录完成谈判记录n4.安排签约安排签约三、谈判结束后的整理工作三、谈判结束后的整理工作n1.安排合影安排合影n如需合影，主方应事先选好背景，安排好合影图，人数较多时应分排，准备好合影架。合影图一般由主人居中，遵循“以右为上”的原则，按礼宾次序，主客双方逐个排列，在每排的两端均应安排主方人员。n2.送别客人送别客人n3.整理文件并归档整理文件并归档n谈判结束后一般要形成一个谈判纪要，作为备忘录，并由双方谈判代表签名盖章。所有文件整理完毕后，
100、应将其立卷并办理归档手续。实训练习实训练习n一、根据本节“案例导入”中提供的信息，假如你是秘书小刘，应该如何安排谈判专用的会议室？n二、A公司是一家日化品销售公司为进一批新品需要和B公司进行谈判，李玉是A公司的办公室秘书，负责组织和安排此次谈判。两家公司分别派出了3名谈判人员。请根据该介绍完成以下各题：n1.分角色扮演两公司参加谈判的代表，演练整个谈判的安排过程，要求设计必要的台词和动作；n2.拟定谈判方案；n3.模拟谈判合影；n4.分组评议演练中存在的不足并提出改进方法。n案例导入案例导入n某物业公司所管理的几个小区距离比较远，为了提高办公效率，公司投资架设了一套办公自动化综合系统，将视频会
101、议功能也整合到了其中。系统投入使用后，各部门和各小区物业管理中心负责人无需再到公司集中召开会议了，只要在本部门利用电脑就可以开会了，为工作提供了极大的便利。n可是，某社区的视频会议系统经常出现故障，主要表现是：视频图像不流畅，经常出现“卡死”的现象，声音断断续续，其他参会人员演示文档的时候声音和画面不同步。经过电话了解，其他社区的视频会议系统没有这些现象，使用都比较正常。案例导入案例导入n后来经过技术人员的检查，找到了故障的原因。原来，该小区物业管理中心的另一个房间里经常有人下载电影，占用了比较多的网络带宽资源，使得视频会议系统不能顺畅地和服务器进行联通，这才导致了上述种种故障。找到原因后，领
102、导专门规定，在工作时间禁止上网下载电影，禁止观看在线视频播放，这样为视频会议的顺利召开留出了充足的带宽。想一想想一想n1.通过这个案例可以说明，网络视频会议系统容易受到哪些因素的干扰？n2.如果要网络视频会议系统的正常使用的话，应注意哪些方面？视频会议 视频会议与视频会议系统视频会议与视频会议系统网络视频会议系统构成网络视频会议系统构成视频会议场所的布置视频会议场所的布置网络视频会议系统的安装网络视频会议系统的安装网络视频会议系统的使用网络视频会议系统的使用一、视频会议与视频会议系统一、视频会议与视频会议系统n视频会议是利用多媒体设备和信息通信网络来完成会议目的的新型会议形式，两个或两个以上不
103、同地方的个人或群体，通过传输线路及多媒体采集播放设备，将声音、影像及文件资料互传，实现即时且互动的沟通。n能够实现视频会议的成套硬件和软件体系称为视频会议系统，网络视频会议系统基于网络即时通讯技术，能够支持多人视频会议、视频通讯、多人语音、屏幕共享、动态PPT演讲、文字交流、短信留言、电子白板、多人桌面共享、文件传输等功能。二、网络视频会议系统构成二、网络视频会议系统构成n1.基础构成及拓扑结构基础构成及拓扑结构n网络视频会议系统主要由音响、计算机、音频输入设备、会议大屏幕显示设备、网络摄像终端、平台软件及中心视频会议管理系统等构成。n2.终端构成终端构成n（1）会议室终端n（2）个人桌面终端
104、n（3）移动终端三、视频会议场所的布置三、视频会议场所的布置n1.会场布置会场布置n摄像背景要简洁，可在室内摆放花卉盆景等物品有助于突出视频会议和谐融洽的氛围。n2.光照布置光照布置n视频会议场所应尽量采用人工光源，光照应均匀，可以为灯光安装漫射透镜，使光照充分漫射。n3.设备布置设备布置n在视频会议室中，会议桌布置采用排式较好。监视器放置在相对于与会者中心的位置，距地高度大约1米左右，人与监视器的距离大约为46倍屏幕高度。摄像机放置的最佳位置应与监视器的位置基本相同。四、网络视频会议系统的安装四、网络视频会议系统的安装n1.安装调试个人桌面终端多媒体设备安装调试个人桌面终端多媒体设备n（1）安装调试耳机、麦克风。n（2）安装调试摄像头。n2.安装视频会议系统客户端安装视频会议系统客户端五、网络视频会议系统的使用五、网络视频会议系统的使用n1.发起会议发起会议n2.参加会议参加会议n3.视频会议界面的基本构成视频会议界面的基本构成n4.使用电子白板和放映演讲稿使用电子白板和放映演讲稿n5.传输文件传输文件n6.录制会议录制会议n7.播放会议录像播放会议录像n8.结束或退出会议结束或退出会议实训练习实训练习
