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1、目标设定、计划管理与时间管理8/1/20241体系与回顾8/1/2024本次讲座目的8/1/2024第一部分时间管理的概念和误区1930年，胡适先生在一次毕业典礼上，发表了一篇演讲，内容如下： 诸位毕业同学：你们现在要离开母校了，我没有什么礼物送给你们，只好送你们一句话。 这一句话是：珍惜时间，不要抛弃学问。 以前的功课也许有一大部分是为了这张文凭，不得已而做的。从今以后，你们可以依自己的心愿去自由研究了。趁现在年富力强的时候，努力做一种专门学问。少年是一去不复返的，等到精力衰竭的时候，要做学问也来不及了。 有人说：出去做事之后，生活问题急需解决，哪有功夫去读书？即使要做学问，既没有图书馆，有
2、没有实验室，哪能做学问？ 8/1/2024我要对你们说：凡是要等到有了图书馆才读书的，有了图书馆也不肯读书；凡是要等到有了实验室方才做研究的，有了实验室也不肯做研究。你有了决心要研究一个问题，自然会节衣缩食去买书，自然会想出法子来设置仪器。 至于时间，更不成问题。达尔文一生多病，不能多做工，每天只能做1点钟的工作。你们看他的成绩！每天花1点种看10页有用的书，每年可看3600多页书；30年读11万页书。 诸位，11万页书可以使你成为一个学者了。可是每天看3种小报也得费你1点钟的功夫；四圈麻将也得费你1点半钟的光阴。看小报呢？还是打麻将呢？还是努力做一个学者呢？全靠你们自己选择！ 易卜生说：你的
3、最大责任就是把你这快材料铸造成器。 学问就是铸器的工具。抛弃了学问便是毁了你自己。 再会了，你们的母校眼睁睁地要看你们10年之后成什么器。 8/1/2024认识时间世界几乎天天在进步，但我们一天还是只有24小时。成功和不成功的人一样，一天都只有24小时，但区别就在于他们如何利用这所拥有的24小时。学习、工作何尝不是这样？同样的学生，同样的老师，为什么有的学生学习好？有的学习差？我们的工作不也是这样？有的人很快脱颖而出？有的人原地踏步？为什么？“一万小时定律”这就是时间管理自我管理、成功管理8/1/2024有人曾粗略地统计过一个活到72岁的美国人对时间是怎么花的： 睡觉：21年 工作：14年 个
4、人卫生：7年 吃饭：6年 旅行：6年 排队：6年 学习：4年 开会：3年 打电话：2年 找东西：1年 其它：3年认识时间8/1/2024时间的浪费某项调查数据结果（天）睡 眠 8.05小时用 餐 1.31小时琐 事 0.55小时工 作 7.34小时交 际 0.39小时 休 息 0.45小时娱 乐 0.31小时上下班交通 0.73小时读书报杂志 0.42小时处理家务事 0.26小时兴趣的工作 0.37小时音乐或电视 2.51小时 与朋友聊天 1.11小时8/1/2024认识时间时间的四大特征8/1/2024认识时间常见的问题常见的问题这个来电话，那个来请示、投诉这个来电话，那个来请示、投诉比谁都
5、忙，到处救火，工作越做越多比谁都忙，到处救火，工作越做越多计划赶不上变化，或计划从未兑现过计划赶不上变化，或计划从未兑现过对什么都不放心，每天忙于事务性工作对什么都不放心，每天忙于事务性工作工作抓不住重点，也没空去想何为重点工作抓不住重点，也没空去想何为重点总无法说总无法说“不不”，因此总要打乱时间计划，因此总要打乱时间计划8/1/2024认识时间有形的时间杀手无形的时间杀手接听电话接听电话打电话打电话会议会议打扰打扰官僚作风官僚作风沟通不足沟通不足办公室政治办公室政治资源不足资源不足阅读文件及邮件阅读文件及邮件交通堵塞交通堵塞欠缺周详计划不懂轻重缓急过分注重细节犹豫不决不懂得说不拖延善忘欠缺
6、组织欠缺健康8/1/2024什么是时间管理时间管理所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。正是由于时间具有以上四个特性,时间管理的对象不是时间，而是面对时间而进行的“自管理者的管理”。所谓“时间的浪费”，是指对目标毫无贡献的时间消耗。所谓“自管理者的管理”你必须抛弃陋习，引进新的工作方式和生活习惯，包括要订立目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重和权力下放，加上自我约束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。 8/1/2024时间管理从未像今天这么重要寻求事业、家庭与社会生活的平衡信息爆炸 竞争的压力 客户对品质的要求 8/1/2024时间管理的误区工作缺乏计划工作缺乏计划1进取意识不强进取
7、意识不强5时间控制不够时间控制不够3整理整顿不足整理整顿不足4组织工作不当组织工作不当28/1/20241、工作计划不当工作计划不当的后果1、目标不明确2、没有进行工作归类的习惯3、缺乏做事轻重缓急的顺序4、没有时间分配的原则8/1/20242、组织工作不当职责权限不清，工作内容重复 “事必躬亲，亲力而为” 沟通不良 工作时断时续 学会如何接受请托学会利用资源8/1/20243、时间控制不够拖延商数测验 请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案： 1）为了避免对棘手的难题采取行动，我于是寻找理由和借口。）为了避免对棘手的难题采取行动，我于是寻找理由和借口。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意
8、D极不同意 2）为使困难的工作能被执行，对执行者下压力是必要的。）为使困难的工作能被执行，对执行者下压力是必要的。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 3）我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作）我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 4）我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。）我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 5）当被迫从事一项不愉快的决策时，我避免直截了当的答复。）当被迫从事一项不愉快的决策时，我避免直截了当的答复。 A非常同
9、意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 8/1/20246 6）我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会。）我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 7 7）试图令他人为管理者执行不愉快的工作。）试图令他人为管理者执行不愉快的工作。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 8 8）我经常将重要工作安排在下午处理，或者携回家里，以便在）我经常将重要工作安排在下午处理，或者携回家里，以便在夜晚或周末处理它。夜晚或周末处理它。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 9 9）我在过分疲劳（或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制）时
10、，）我在过分疲劳（或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制）时，以致无法处理所面对的困难任务。以致无法处理所面对的困难任务。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 1010）在着手处理一件艰难的任务之前，我喜欢清除桌上的每一）在着手处理一件艰难的任务之前，我喜欢清除桌上的每一个物件。个物件。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 8/1/2024习惯拖延时间。习惯拖延时间。 不擅处理不速之客的打扰不擅处理不速之客的打扰不擅处理无端电话的打扰不擅处理无端电话的打扰泛滥的泛滥的“会议病会议病”困扰。困扰。 评分标准：每一个“非常同意”评4分，“略表同意”评3分，“略表不同意”评2
11、分，“极不同意”评1分。总分小于20分，表示你不是拖延者，你也许偶尔有拖延的习惯。总分在21至30分之间，表示你有拖延的毛病，但不太严重。总分多于30分，表示你或许已患上严重的拖延毛病。 8/1/20244、整理整顿不足杂乱无章的办公室杂乱无章的办公桌杂乱无章的文件夹杂乱无章的抽屉当你的上司向你索取一份技术资料，你是否能在第一时间从容不迫地递给他？当你需要一份信息时，是否满文件夹地翻个底朝天？下面是一份“文件处置测验”，看看你的文件处置系统是否完善。 8/1/20245、进去意识不强“人最大的敌人就是自己”。有些人之所以能够让时间白白流逝而毫无悔痛之意，最根本的原因就是他个人缺乏进取意识，缺乏
12、对工作和生活的责任感和认真态度。主要表现在以下几个方面： *个人的消极态度 *做事拖拉，找借口不干工作 *唏嘘不已，做白日梦 *工作中闲聊 如果我们一直处于迟钝的时间感觉中，换句话说，当你觉得时间可有可无，不愿面对工作中的具体事务，沉溺于“天上随时掉下大馅饼”的美梦，那就需要好好反省自己了，因为你随时在丧失宝贵的机会，随时可能被社会所淘汰！8/1/2024第二部分时间管理六项基本原则明确目标明确目标1与别人的时间取得合作与别人的时间取得合作5分清轻重缓急分清轻重缓急3合理分配时间合理分配时间4有计划有组织进行工作有计划有组织进行工作2制定规则、遵守纪律制定规则、遵守纪律68/1/20241、设
13、定目标具体的（specific）可衡量的（measurable） 可达到的可达到的（attainable）相关的（relevant）基于时间的（time-based）SMART原则8/1/20242、有计划有组织进行工作所谓有计划、有组织地进行工作，就是把目标合理地、正确地分解成工作计划，通过采取适当的步骤和方法，最终达成有效的结果。有了计划，就必须有行动。行动是一件了不起的事，我们请大家记住。成功与不成功就差别两步：第一步，选择；第二步，坚持。8/1/2024美国的成功学家格林演讲时，时常对观众开玩笑地说，美国最大的快递公司联邦快递，其实是他发明的。他不说假话，他的确有过这个主意。但是我们相
14、信世界是至少还有一万个和他一样的创业家，也想到同样的主意。60年代格林刚刚起步，在全美为公司做撮合工作，每天都生活在赶截止日期、并在限时内将文件从美国的一端送一另外一端的时间缝隙中。当时格林曾经想到，如果有人能够开办一个能够将重要文件在24小时之内送到任何目的地的服务，该有多好！这想法在他脑海中驻留了好几年一直到有一个名叫弗列德 史密斯的家伙真的把这主意转换为实际行动。8/1/2024时间管理日计划时间管理日计划ABAB表表A A表表每天六项工作每天六项工作每项工作开始每项工作开始和结束时间和结束时间每项工作完成每项工作完成情况情况B B表表未完成事项未完成事项未完成原因未完成原因是否需要移到
15、明是否需要移到明天继续做？天继续做？明天能否完成？明天能否完成？8/1/20243、分清工作的轻重缓急重要度紧迫性A 重要而且紧迫 紧迫但不重要D 不重要不紧迫重要但不紧迫8/1/20243、分清工作的轻重缓急具体做法时间培训时间管理的四象限办法.doc8/1/20244、合理分配时间帕累托定律20/80原则20/80原则，是20世纪初意大利统计学家、经济学家维尔弗雷多帕累托提出的，他指出：在任何特定群体中，重要的因子通常只占少数，而不重要的因子则占多数，因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。这个原理经过多年的演化，已变成当今管理学界所熟知的二八法则即80%的公司利润来自20%的重要
16、客户，其余20%的利润则来自80%的普通客户。 8/1/2024生活中的20/80原则 80%的销售额是源自20%的顾客； 80%的电话是来自20%的朋友； 80%的总产量来自20%的产品； 80%的财富集中在20%的人手中； 8/1/20245.与别人的时间取得合作与别人的时间取得合作任何人类的组织，不论大小，都有其周而复始的节奏性、周期性；而我们作为社会或是团体组织中的一员，毫无疑问地要与周边部门或人发生必然的联系。在这种情况下，我们需要互相尊重对方的时间安排，也就是说要与别人的时间取得协作。 财务工作；人事工作；销售工作；行政工作；等等不管与谁那个部门、人员合作，一定要注意态度，客气和蔼
17、，并且尽量提前告知。8/1/20246.制定规则、遵守纪律制定规则、遵守纪律制定规则、遵守纪律的核心主要体现在以下三个方面： 1、在进行工作的时候，一定要念念不忘这个工作应于何时截止。2、即使外部没有规定截止的日期，自己也要树立一个何时完成的目标。3、由于不得已原因而不能按期完成时，一定要提前和相关部门取得联系，将影响缩小在最小范围内。8/1/2024个人时间管理小工具时间管理并没有什么高超的技巧，关键就在于持之以恒。 有效管理时间四大法则：有效管理时间四大法则：法则一：明确目标法则一：明确目标树立时间观念树立时间观念设计职业生涯设计职业生涯切实的短期目标切实的短期目标合理进行目标管理合理进行
18、目标管理法则二：分清轻重缓急法则二：分清轻重缓急运筹时间，充分应用运筹时间，充分应用只做最重要的事情只做最重要的事情时间管理矩阵时间管理矩阵20/8020/80原理的运用原理的运用法则三：制订计划表法则三：制订计划表六项工作法六项工作法制订有效计划制订有效计划逐步实现远期目标逐步实现远期目标自我激励自我激励法则四：立即行动法则四：立即行动克服拖延克服拖延有头有尾有头有尾重视今日重视今日8/1/2024高效能人士的七个习惯的作者史蒂芬柯维在要事第一一天，某著名教授在上课之前让同学们搬了一些看起来莫名其妙的东西，其中，有一盘大石块，一盘小石块，一盘大沙子，一盘小沙子，一大盆水，一个大大的透明玻璃杯
19、。当同学们把这些东西摆放好之后，教授说道，“同学们，今天我们一起来做一个有趣的实验。实验的要求是把我眼前的这所有的石头、沙子和水都装到这个玻璃杯里。那么，请同学们回答，应该按照什么顺序来装呢？”顿时，同学们的好奇心被调动起来，纷纷发言，有人认为东西那么多，杯子那么小，把所有的东西都装到玻璃杯是不可能的，有人认为应该先装水，有人认为应该先装小沙子，。看到同学们这么踊跃，教授笑道：“首先必须明确的一点是，这些东西是可以全部装到杯子里的，只是你要找准顺序，下面我们就来看看到底按照什么顺序才能完成这个实验。”于是。教授先把大石头装到杯子里，再把小石头装进去，接着装大沙子，然后装小沙子，最后把水全部倒了
20、进去。刚刚好，一样东西也没剩下，教室里顿时掌声雷动。最后教授总结道：“表面上看，我们是在执行一个不能完成的任务，但事实表明，按照刚才的顺序，我眼前这所有的东西都已经被完全装到这个玻璃杯里。这其中只要有一个顺序不对，任务都不能完成。比如，你把小沙子放在了第一顺序，那么装大沙子的时候，大沙子之间将留有空隙，而且这些空隙无法被填充，因为你已经把能够填充空隙的最细小的沙子先装到了杯子里，这将直接导致杯子的一部分空间被占用，造成浪费。同样的道理，如果先装小石头，那么大石头之间的空隙也将无法被充分地利用，从而造成浪费。8/1/2024在一天八小时的工作时间里，真正有效的工作时间平均约六个小时左右。如果一个人工作不太用心，则很可能一天的有效工作时间只有四小时；但如果另一个人特别努力，绝大部分心思都投注在工作上，即便下班时间，脑子里还不断思考工作上的事情，产生新的创意，思索问题的解决方案等，同样一天下来，可能可以积累相当于十二个小时的工作经验，长期如此，则两个人同样工作十年之后。前者可能只积累相当于六七年的工作经验，但后者却已经拥有相当于二十年的工作经验。这段文字主要强调的是：（）A.习惯B.方法C.态度D.经验8/1/2024思考问题找到自己的时间杀手，改进自己的时间管理，做成功的自己！在家庭、工作、学习等方面做好平衡！8/1/2024谢谢大家参与！8/1/2024
