最新向国敏秘书学演示稿ppt课件

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1、向国敏秘书学演示稿向国敏秘书学演示稿问题讨论：问题讨论：读了女秘书工作典型的一日，你对秘书工作有哪些感性认识？ 答案：归纳苏珊主要工作特点（对秘书从业者的启示）：1分清轻重缓急，善于处理各类突发性事件。2善于领会领导的意图，熟悉领导的工作作风，遵循领导的办事习惯，妥善处理领导不在时的特殊情况。3养成严谨细致的工作习惯，讲究合理的工作程序，切实提高工作效率。4时常调节个体行为，保持稳定成熟的心理和情绪。5发挥团结合作精神，努力协调各种工作关系。6严格遵守保密、守纪、合作等秘书规范。7逐渐形成主动自发的工作精神。8不断完善知识结构，以适应不同的工作环境，满足不同的工作需要。四、秘书应树立的正确观念

2、四、秘书应树立的正确观念相关资料中相关资料中的启示的启示（一）资料：秘书到底是个什么（一）资料：秘书到底是个什么“角儿角儿”？如何做一个成功？如何做一个成功的秘书？的秘书？1、并不是所有的人都适合做秘书。秘书必须细心、主动、周到、忠诚，像老板一样热爱公司，一切为公司的利益着想。2、秘书必须要清楚地知道自己的身份。3、秘书是处理事务工作的，所以要永远“对事不对人”。4、秘书不是决策者，不能随意“做决定”。5、主动细心是一个成功秘书最重要的条件。6、要做一个好秘书，多方位的能力是很重要的，比如打字、速记、文案，还有一定的语言能力等等。把握好保密原则也是一个好秘书的基本素质之一。（二）资料：秘书又成

3、职场新宠儿，什么样（二）资料：秘书又成职场新宠儿，什么样的秘书抢手？的秘书抢手？综合各地人才市场的信息，秘书职业成为人们求职的热点，其中涉及高科技行业的文秘人才更是成了市场上的“抢手货”。1、高级文秘抢手2、高科技企业最热门（三）资料：秘书的职业发展方向（三）资料：秘书的职业发展方向秘书职业发展方向可从5个方面来说明：1、行政类：这类秘书可以直接过渡到行政管理、办公室主任、综合管理部主任等职位，常见于政府部门、大型企业等。2、助理类：可以进一步发展为总经理秘书，总经理助理。3、人事类：可以发展为人力资源主管。4、公关类：从接待、协调工作过渡到公关经理、客户经理，这种在餐饮业比较常见。5、业务类

4、：他们平时跟着老板抓业务，可以进一步发展为商务主管，业务经理等。（四）资料：（四）资料：论我国当前秘书行业的特点论我国当前秘书行业的特点杨树森杨树森1、秘书工作职业化2、秘书业务专门化现代秘书业务不仅要求秘书人员具有良好的写作能力，而且要求秘书掌握信息处理、调查研究、会务管理、信访接待、协调督查等多方面的业务知识和现代化办公技能，而这些理论修养和业务技能的获得，必须经过专业训练。3、资格认定制度化；4、从业人数扩大化5、商务秘书女性化；6、劳动成果隐蔽化（五）资料：国外秘书工作发展趋势（五）资料：国外秘书工作发展趋势1、秘书工作普遍化、社会化2、秘书工作的职业化、专业化3、秘书工作制度化、规范

5、化4、秘书工作智能化（高层次的辅助、参谋）5、秘书工作手段现代化、自动化6、秘书人才选用标准具体、实在（1）学历要求：（2）年龄和外貌要求：（3）职业素质、技能要求：（六）秘书大趋势（六）秘书大趋势石咏琦石咏琦谈天才秘书谈天才秘书1、企业界的秘书大致占全国秘书总人数的90%，而政府部门约占10%。2、服务业界的秘书会大量增加，行政秘书则会逐渐势微。3、大企业的秘书人数会减少。4、秘书的头衔会改变。5、秘书职务空缺最多，有很多的工作机会。秘书将扮演信息整合的工作者。6、除了必须具有秘书的工作技能之外，编辑、公关、财务也是势在必备之列。7、人际关系非常重要，因为企业的层级减少，横面加大。8、资深秘

6、书和新进秘书待遇上的差距很大，因为小秘书的工做很容易被取代。9、认证制度很重要，希望能成立秘书基金会推动国内秘书之认证制度。10、语言能力仍然非常重要。11、未来民营化的步伐会加快，因此男性秘书的比例会相对增加。12、单身秘书的人数增加。13、老板与秘书将是快乐的合伙人，老板的年龄年轻化。工作上请给老板选择题，避开是非题，工作将更顺利。14、秘书工作时间会有很大的弹性，甚至在家里工作。15、论件计酬的兼职秘书很流行且大受欢迎。（例如：小时工秘书、会议秘书）16、企业组织扁平化，讲求团队合作。17、对科技、电脑软件要随时注意学习。18、如何面对女性主管，并学习如何相处，采取柔性管理。19、学会如

7、何面对各国文化差异，因为国际化的趋势将有增无减。20、秘书转职依序大约是：（1）人力资源；（2）财务管理；（3）公关；（4）业务等。思考题：请你谈谈最影响秘书未来发展的十大趋势。（七）资料：假如我招聘秘书（七）资料：假如我招聘秘书秘书秘书记者专访谭一平记者专访谭一平记者：作为一个秘书学方面的专家，您如果要招聘秘书，会有什么样的要求？谭：我的招聘广告将是这样一来的：最好是女性，年龄不小于是28岁；外貌端庄，性格开朗，为人稳重；专科以上学历，具备基本的英语水平。（九）资料：回味秘书（九）资料：回味秘书张荣兴张荣兴从事秘书工作六年，由部门秘书到县委秘书，由秘书科员到秘书科长，经历了多少次酸甜苦辣已记

8、不太清，但每种滋味都有一段刻骨铭心的记忆，令我难以忘却。苦苦辣辣酸酸甜甜五、本学期学习安排五、本学期学习安排 （一）本学期讲授以教材的内容为主，但不一定完全按照教材的内容和体例。请同学作好笔记。（二）有不少内容是案例分析，希望同学开拓思维，培养积极的思考习惯，并注意观察生活现实。（三）部分实训内容（办文、办会、办事等）。需要分组进行练习。（四）考核：平时成绩+期末考试=总评成绩。平时成绩=考勤、作业、讨论。六、自学材料：六、自学材料：（一）全国性秘书杂志目录 秘书工作：中共中央办公厅秘书局编秘书：上海大学编秘书业务：中共广东省委办公厅 秘书之友：兰州大学 秘书界：成都市秘书学会编 秘书学研究：

9、江汉大学编 文秘：沈阳大学编 秘书学刊：郑州秘书专科学校编 （二）秘书书籍谭一平：狐狸信条与穿山甲法则一个外企女秘书的日记、现代职业秘书实务、秘书工作案例分析与实训、秘书人际关系与沟通实务、秘书实务与案例分析（韩）全圣姬：沈夫人致后辈书（三）影视剧时尚女魔头、杜拉拉升职记作业：作业：通过学习这些材料，你对秘书人员通过学习这些材料，你对秘书人员的素质和秘书工作的特点有什么认的素质和秘书工作的特点有什么认识？识？第一章第一章 秘书学概说秘书学概说一、我国秘书概念的流变：一、我国秘书概念的流变：二、秘书的定义：二、秘书的定义：三、秘书学的研究对象三、秘书学的研究对象 ：（一）秘书活动源流研究（二）秘

10、书活动主体研究：秘书人员（三）秘书活动环境研究：秘书机构内部环境；秘书所在组织的内部环境、秘书所在组织的外部环境。（四）秘书活动职能研究（五）秘书实务研究（六）秘书教育研究四、秘书学的学科特点四、秘书学的学科特点（一）知识的综合性（二）理论的应用性 1、秘书学的理论知识，直接来源于生动的秘书实践，以及由此而产生的秘书活动经验2、秘书学的理论知识，直接受到秘书实践的检验，或证实，或修正，或补充；3、秘书学的理论知识，直接指导秘书实践，并具有普遍意义。 （三）时代的发展性不同历史时期秘书工作的运作方式、工作内容、工作要求、工作方法等，均有所不同第二节第二节 秘书系统运动的过程、原则和特征秘书系统运

11、动的过程、原则和特征一、秘书系统运动的过程及其工作内容：二、秘书系统运动的基本原则：三、秘书系统运动的基本特征：补充：秘书工作的特征秘书学方小蓉领导近身综合辅助性（基本属性）1、角色意识多重性（人）2、公共事务操办性（事）3、职能活动中介性（空间）4、作息边界模糊性（时间）5、主辅运作协同性（主要关系）6、工作绩效隐透性（工作效果）1、角色意识多重性秘书在开展各项具体工作中，往往要扮演多种角色，具有多重角色意识，这既是秘书工作的需要，也是领导工作对秘书辅助的客观要求。具体表现为：（1）秘书要扮演领导者近身综合辅助参谋助手的角色。（2）秘书在为领导工作提供辅助和服务时，要兼容领导角色。（3）秘书

12、处理办公事务要与内外公众打交道，必须兼容交往对象角色。2、公共事务操办性秘书一切职能活动都有公共事务操办性特征，办文、办会、办事、信息、督促检查、综合协调等活动都是围绕领导和管理展开的公务操办。3、职能活动中介性秘书工作的一切内容都带有鲜明的中介性，并在中介性位置展开。4、作息边界模糊性（1）上下班的模糊性：上班在领导者之前，下班在领导者之后。这是国际国内秘书工作通行的要求之一。（2）工作与休息时间的模糊性：（3）工作日与节假日的模糊性：重要节日，领导者忙于访问群众、送温暖、组织庆典、开展公众联谊会、茶话会等，这需要秘书做大量的准备和辅助服务工作。5、主辅运作协同性秘书工作必须与领导工作主辅协

13、同，配合默契，才能有效地提高工作效率和效益。 主辅运作协同性体现为：（1）工作重点的主辅协同：（2）工作顺序的主辅协同：（3）工作时限的主辅协同：（4）工作节奏上的主辅协同：除运作协同配合之外，秘书在目标取向、价值观念、工作责任感及工作态度、行为规范等方面，都要在事业公利的基础上，与领导者保持协同一致。6、工作绩效隐透性秘书工作办文、办会、办事的绩效和价值是隐透于领导和管理工作的绩效和价值之中的。本节思考题本节思考题：1、为什么说秘书是“幕后英雄”？2、通过学习这一节的内容，你认为秘书应具有什么素质？第三节第三节 秘书机构的含义、称谓和类型秘书机构的含义、称谓和类型一、秘书机构的含义 （一）一

14、个组织的内部机构的构成1、领导机构：即领导决策管理系统，对整个组织负有指挥、协调、控制的职责，如企业的董事会、社团的理事会等等。2、职能机构：即职能系统，又称职能部门，负责具体执行领导机构特定的业务指令，如企业的人事部门、财务部门、销售部门等。3、辅助机构：即为领导机构提供信息和事务方面综合性服务的部门，又称综合部门。秘书组织属于特定的社会组织的辅助机构，因为，又称为秘书机构或秘书部门。（二）秘书机构的含义秘书机构是各级各类领导机关的综合性办公机构，也叫办事机构。它隶属于领导机关，并在机关内为领导工作和机关日常事务提供公务服务。各管理机关的办公厅（室）、秘书处、秘书科等，均属于秘书机构。有些机

15、关设置的调研室、研究室、政务处、政工科、综合处也属于秘书机构。（三）秘书机构的性质 秘书部门是领导的左右手，可概括为三方面： 1、秘书部门是辅助机构，而不是权力机关 2、秘书部门是综合办事部门 3、秘书部门是协调部门 二、秘书与秘书机构的称谓：三、秘书机构的类型：第四节第四节 秘书机构的设置秘书机构的设置一、秘书机构设置的原则：二、秘书机构的内部结构：三、我国秘书部门的设置情况 一般机关的秘书机构只有两个层次，即办公厅（室）下分各科，最多不超过三个层次。各级各类秘书机构的设置情况：1、中央机关的秘书机构 中央机关：包括党中央、国务院、全国人民代表大会常务委员会、全国政协机关。设有办公厅为日常办

16、公机构。中共中央办公厅设有正副主任负责人，不设秘书长；国务院办公厅设有正副秘书长负责，不设办公厅主任。办公厅局处、室。资料：国务院办公厅机构划分及工作职能资料：国务院办公厅机构划分及工作职能根据职能调整，国务院办公厅的主要职责是（1）负责国务院会议的准备工作，协助国务院志组织会议决定事项的实施。（2）协助国务院领导同志组织起草或审核以国务院、国务院办公厅名义发布的公文。（3）研究国务院各部门和各省、自治区、直辖市人民政府请示国务院的问题，提出审核意见，把国务院领导同志审批。（4）根据国务院领导同志的指示，对国务院部门间出现的争议问题提出处理意见，报国务院领导同志决定。（5）督促检查国务院各部门

17、和地方人民政府 对国务院公文、会议决定事项及国务院领导同志报告有关指示的执行落实情况关跟踪调研，及时向国务院领导同志报告。（6）协助国务院领导同志组织处理需由国务院直接处理的突发事件和重大事故。（7）处理群众来信，接待群众来访，及时向党中央、国务院领导同志报告来信来访中提出的重要建议和反映的重要问题，办理党中央、国务院领导同志交办的有关信访事项。（8）根据国务院领导同志的指示，组织专题调查研究，及时反映情况，提出建议。（9）负责国务院值班工作，及时向国务院领导同志报告重要情况，协助处理各部门和各地区向国务院反映的重要问题。（10）做好行政事务工作，为国务院领导同志服务。（11）办理国务院领导同

18、志交办的其他事项。根据职责，国务院办公厅设根据职责，国务院办公厅设6个职能司局：个职能司局：（1）秘书一局（2）秘书二局（3）秘书三局（4）中办国办信访局（5）人事司（6）行政司2、地方党、政机关的秘书机构例如：某直辖市市委的秘书机构：秘书一处（文件、会议工作）秘书二处（值班、接待工作）信访处（人民来信、来访工作）综合处（收集动态、编写简报）市委办公厅 市区处（市与区的联系工作）（局级）机要处（机要工作与保密工作）行政处（机关日常行政事务工作）政策研究室（政策研究工作）其中，政策研究室原属办公厅领导，是处级机构。由于形势发展的需要，1984年独立建制，升格为与办公厅平级的局级机构，直属市委领导

19、。组织如下：秘书处（文件、会议、接待等工作）科教处（研究科技、教育政策）市委研究室 经济处（研究城市经济政策）（局级） 农村处（研究农村政策）宣传处（政策宣传工作）党群处（研究党群关系）例如：某自治区属州政府的秘书机构 秘书一科（文件、会议、接待） 秘书二科（综合、经济工作） 信访科（人民来信、来访工作）州政府办公室 行政科（机关事务工作） （处级） 保卫科（机关安全保卫工作） 老干科（离退休老干部安排工作） 地方志编纂室 （地方资料收集、编纂工作）3、企业的秘书部门企业秘书部门，依据企业级别、规模的高低大小之别，可采用下述两种形式： （1）大中型企业采用“三足鼎立式”即按照党政群三大纵向系统

20、分别设置秘书机构。一般分别称为厂（公司、商场）党委办公室、厂长办公室、厂工会办公室，分别是企业党委、行政、工会的办事机构（2）一般企业可采用联合式“三合一”企业只设一个秘书机构，全部秘书工作集中、统一由这个秘书机构办理（综合处）四、秘书机构的工作范畴 （一）文书处理各类公文和其他文稿的起草、修改、审核、校对；各类文件、电报、信函的收发及其打印、登记、传递、板栗和立卷、归档工作。（二）会议组织本部门召开的各类会议的准备、策划、组织、记录、会务服务、会务接待、会议简报以及会议的善后处理工作。（三）信息调研各种信息的收集、筛选、整理、加工、使用、反馈。根据工作需要和领导机关的要求进行的社会调查、工作

21、调查、专项事务的调查，以及调查报告的撰写、呈报。（四）综合协调协助部门领导处理日常事务，处理领导交办的临时性工作和突发性事件。办理不宜归口职能部门办理的各项事务。受领导委托协调各部门工作关系，或在需要几个部门共同办理的专项工作中进行协调，确保工作任务的完成。（五）督促检查对中心工作任务的落实，决策的实施，以及领导交办的事项进行督促和检查。（六）信访接待对基层单位和人民群众反映问题、报告工作、提出建议和要求的各类信件进行登记、呈批、答复，或督促有关部门办理。接待人民群众的来信，并就上访事项报告主管部门进行办理。（七）参谋助手通过调查研究，对重大工作的决策提供有价值的资料和信息。制定可借鉴的工作方

22、案，辅助领导决策。及时了解决策执行中遇到的新问题，出现的新情况，就决策的进一步实施进行情况反映或提出相应意见。（八）事务管理单位公章、领导人印章、介绍信、证明信的管理、使用，为领导提供必要的生活服务，管理本单位机关事务，诸如车辆、警卫、后勤供应、文化娱乐等。第三章第三章 秘书系统的职能秘书系统的职能第一节第一节 辅助决策辅助决策一、辅助决策概述（一）决策和辅助决策的含义（二）辅助决策的原则二、秘书辅助决策的主要环节1、决策前服务式辅助：（服务者）（1）收集有关的方针、政策、法律条款和规章制度，做好法规性准备，使决策符合法规要求。（2）收集组织内外各相关方面的信息、资料，做好信息准备，使决策适应

23、组织内外环境条件的变化，符合组织运转的实际需要。（3）收集组织内外各相关方面的参谋建议和要求，做好多元的群体智能准备，使决策建立在多元群体智能综合的基础上，符合决策民主化的要求，进而实现决策科学化。2、决策形成过程中协助式辅助：（协助者）（1）秘书要起草和收集供领导选择的多种可行方案（2）要参与对各种方案的分析、比较和评价（3）领导者初选了决策方案后，秘书要参与对初定的决策方案的反复论证，并将论证中发现的不足和问题，提出修正的意见和建议，使之得到充实和完善。秘书还要配合有关专家，进行试验，使决策方案更为可靠。（4）对于已经确立的决策方案，秘书还要用合理的公文形式、准确流畅的语言，撰写公文，表述

24、决策方案，使群众易于理解、准确地执行。3、决策执行中协调式辅助：（协调者）（1）在领导和群众、上级和秘书之间，秘书如实反映秘书的情况和要求，全面传达贯彻领导人的指挥意图，使上下之间保持协调统一。（2）在平行级之间，不同部门之间，若发现事权矛盾和利益冲突的趋向，秘书协助领导，强调目标的一致性，化解矛盾，为共同实施方案，使之团结一致，相互合作。（3）在环境条件发生变化，决策计划与环境条件出现某种失调现象时，秘书协助领导，对决策方案做适当调整，使之与环境保持协调，顺利实施。（4）运用信息沟通的手段，秘书辅助领导保持各子系统实施决策运转节奏的协同性；运用法规性沟通的手段，秘书辅助领导，保持各组织成员实

25、施决策行为规范的协调性。4、决策效果评估中鉴戒式辅助（1）秘书配合领导人以及其他组织成员，发现和总结决策方案本身以及实施过程中的经验和教训、成绩和缺点。（2）秘书将这些分析总结的结果，写入总结材料，记录在案，引以为鉴戒。作为制定新的决策的重要依据。（3）对于那些遗留的问题和不足之处，秘书可建议领导人，采取必要的措施，进行补救，减少损失。第二节处理信息一、处理信息概述（一）处理信息的含义和作用：（二）处理信息的原则：二、处理信息的主要环节秘书处理信息的主要环节：搜集加工传递贮存利用。第三节督促检查自学教材内容： 第四节 协调关系自学教材内容作业：如果你是秘书，应该如何做好这件事？写出实际的具体工

26、作步骤。第五节办理事务一、办理事务概述（一）秘书事务的含义和作用（二）秘书系统的事务活动的特征（三）办理事务的原则二、办理事务的方法（一）时间管理的方法1、制定时间计划：补充材料一：补充材料一： 对付对付“十大时间窃贼十大时间窃贼”的妙的妙招招（1）找东西；（2）懒惰；（3）时断时续（4）一个人包打天下；（5）偶发延误。（6）惋惜不已或白日作梦。（7）拖拖拉拉。（8）对问题缺乏理解就匆忙行动。（9）消极情绪。（10）分不清轻重缓急。补充材料二：时间管理理论补充材料二：时间管理理论根据工作的根据工作的轻重缓急，确定时间安排的顺序轻重缓急，确定时间安排的顺序水煮三国第十四章“让时间快速增值的锦囊妙

27、计”补充资料三：日常工作补充资料三：日常工作NTL分类法分类法分清工分清工作轻重缓急作轻重缓急 不管秘书的工作有多忙多杂，它们基本上可以分为三类：第一类是NNow，即你现在必须马上处理的工作；第二类是TToday，即你应该今天完成的工作；第三类是LLater，即明天完成也可以的工作。这种日常工作分类法又叫NTL分类法。补充材料四：上司的工作日志内容通常包括补充材料四：上司的工作日志内容通常包括一是上司在单位内部参加的会议、活动情况，要记录清楚时间、地点、内容；二是当上司到单位外部参加会议、活动时的来访，要记录清楚来访者的姓名、单位、详情、所预约的下次来访时间；三是上司在单位外部参加的会议、活动

28、、约会等情况，要记录清楚时间、地点及确切细节、对方的联络办法等；四是上司个人的安排，如去医院看病等，秘书应保证不在这段时间内安排上司其他事务；五是上司私人的信息，如亲属的生日，以提醒上司购买生日卡或礼物。补充材料五：秘书的工作日志补充材料五：秘书的工作日志秘书的日志内容除了包含上司的日志内容外，还需要包括：（1）上司的各项活动需要秘书协助准备的事宜，例如为上司的某个会议准备发言稿、订机票等；（2）上司交自己办的工作，例如为签字仪式联系地点、媒体等一系列准备工作；（3）秘书自己职责中应做的工作、活动。补充材料六：秘书面对琐碎事务可以争取时补充材料六：秘书面对琐碎事务可以争取时效的方法、要点效的方

29、法、要点首先是电话处理：最后是约会处理：再次是会议：2、合理使用空余时间（1）整理文件夹。 （2）整理书架。 （3）清洁和整理办公室。 （4）整理名片和文件。 （5）收集资料，剪辑保存。 （6）整理和编写业务操作手册。 （二）提高效率的方法1、项目统筹法：教材P712、总分结合法3、备忘法：教材P72（三）请示报告的方法1、请示的方法 2、汇报的方法 （1）要向上司汇报什么，自己要事先想好； （2）汇报时要尽量减少不必要的背景介绍，按结论、经过和理由这样的顺序汇报； （3）要选择合适的时机，最好在完成某项工作之后或者在谈完其他工作的时候顺便汇报；如果情况不是紧急，不要打断上司的工作进行专门汇报

30、； （4）有些事确实是要在上司工作进行中向上司汇报，在这种况下，上司当然希望秘书能尽快把工作汇报完毕，因此，即使上司不催促，秘书也应尽快把工作汇报完，等待上司的指示。 （5）如果不是很急会误事，一般都是事后汇报。在汇报时不要过于详细，担心上司不明白，只要汇报按上司的指示把工作完成了就行。 （6）汇报比较重要的工作时，要把重点内容写下来交给上司。第四章第四章 秘书与领导者的关系秘书与领导者的关系第一节第一节 秘书与领导者关系概述秘书与领导者关系概述一、秘书与领导者的辩证关系（一）同一性1、实现工作目标中的同事关系2、智能互补性3、人格的平等性4、工作绩效上的一体关系（二）差异性1、法定地位差异；

31、2、工作职能差异3、个性差异二、秘书与领导者关系的类型三、领导者需要怎样的秘书（一）领导需要忠于职守、安于本分的秘书1、明确职能范围，在被动地位发挥主观能动性2、安于本分，不争名，不图利（二）领导需要敏于观察、勤于思考的秘书1、敏于观察，做到拾遗补缺所谓敏于观察：就是要密切注视客观事物的发展变化状态和趋势。所谓拾遗补缺：即秘书发现某些方面的疏漏或缺陷，及时提醒，及时补救，避免造成大的损失等。2、勤于思考，敢于进谏所谓勤于思考：就是要在深入调查客观现象的基础上，对客观现象中的各种要素进行由此及彼、由表及里地深入分析研究。（三）领导需要提供信息、敢说真话的秘书1、及时提供准确信息，说真话报实情2、

32、善于积累和整理资料，供领导之所需（四）领导需要任劳任怨、能够分忧代劳的秘书1、乐于吃苦、忙而不乱，累而无怨2、办事可靠，能够分忧代劳（五）领导需要能够联系群众、善于协调的秘书1、联系群众，充当领导与群众的纽带2、善于协调，为领导工作缓和矛盾案例一：毛泽东选秘书案例一：毛泽东选秘书毛泽东一生中用过很多秘书，其中最著名的当数胡乔木、陈伯达、田家英。1、毛泽东欣赏有思想、有学问的人 2、毛泽东希望秘书博览群书，兴趣高雅3、毛泽东教导秘书注重调查研究4、毛泽东看重人品，喜欢老实人案例二：季市长与他的秘书案例二：季市长与他的秘书 案例三：领导评测秘书二十题案例三：领导评测秘书二十题 在领导者的心目中秘书

33、怎样才算合格？美国著名的管理学家K亚力克麦肯齐在其所著的时间管理一书中，提出20道评测题目：四、秘书工作需要怎样的领导 领导者既是秘书的服务和辅助对象，又是秘书的上级。这就决定了秘书与领导之间是双向作用和双向影响的。从相互适应的角度看，服务者应首先适应服务对象，秘书必须适应领导工作的需要；从上下级关系看，上级对下级负有引导、指导、教育和制约的责任。因此，领导对秘书工作科学地组织和有效地指导，是秘书人员发挥职能作用的重要前提。（一）把握任职标准，选任称职秘书1、根据组织特征选任秘书所谓组织特征：包括组织性质特征、行业特征、规模特征、体制特征等等。选任秘书时，不能不考虑这些特征。（1）按组织的性质

34、特征选择秘书（2）按组织的行业特征选择秘书（3）按组织规模特征选择秘书（4）按组织体制特征选择秘书2、根据领导工作需要选任秘书（1）思想感情的相互理解：（2）知识能力的相互补充：（3）心理性格相互搭配：3、根据办公室的状况选任秘书（1）要有年龄上的合理结构；（2）要有专业知识上的多元结构；（3）要有性格能力上的科学搭配等等。（二）加强引导，培养不断进取的秘书1、发展其所长：2、明示组织需要：3、加重工作责任：4、适时肯定成绩：（三）加强理解，培养任劳任怨的秘书1、领导者对秘书工作辛劳的理解：2、领导者对秘书身心及生活的关心：3、领导者对秘书遇到困难时的指导、支持和帮助：（四）加强沟通，培养配合

35、默契的秘书1、使秘书明确工作的目标与任务：2、使秘书知晓领导的想法与意图：3、使秘书了解任务的内容与特点：（五）加强磨炼，培养忠诚干练的秘书1、领导者对自身思想行为的严格要求，是其成功地发挥领导作用的重要前提条件之一2、领导者对秘书的思想教育和引导至关重要3、领导者应要求秘书密切联系群众：4、领导者要培养提高秘书的业务水平：5、领导者要对秘书的学习严格要求，鼓励秘书勤奋钻研；6、领导者对秘书工作中出现的失误和疏漏，要进行分析和指导；对重大失误或原则性问题，决不轻易放过，给予适当处理。7、领导者应要求秘书不断地自我完善，并提供必要的条件，使秘书的某些弱点或不足得到改变。第二节第二节 秘书对领导者

36、的补偿作用秘书对领导者的补偿作用自学教材一、精力补偿二、知识补偿三、能力补偿四、思维补偿五、心理补偿第三节第三节 秘书与领导者沟通交往的原则秘书与领导者沟通交往的原则一、正位即要求秘书在工作中时时刻刻摆正自己与领导者的位置，尊重并自觉服从于领导者，凡事不擅作主张，不越位。这是秘书处理与领导者关系最基本的原则。1、这里涉及到如何看待领导者的问题，对他的长处、短处如何对待：2、了解上司最害怕什么：3、千万不要使老板感到意外，即使是令人愉快的意外也不行，否则他将不会相信下属。资料：谨言慎行资料：谨言慎行秘书的职业要求秘书的职业要求一、要“慎言”，不该说的不说。二、要“慎闻”，不该听的不听。三、要“慎

37、行”，不该做的不做。四、要“慎出”，不该露的脸不露。（二）适人每个具体的领导者在思想观念、知识能力、品行风格、兴趣爱好和气质性格各方面都会表现出不同的个性特征，秘书同领导者交往的具体内容和方式也应因人而异。1、要适应领导的特点2、要对领导者的不足进行弥补（三）合时（四）择地（五）善言 资料：晏子的进谏艺术资料：晏子的进谏艺术1、直言指陈：在对方咨询对策时，直接提出批评建议，显得开诚布公。2、借古讽今：引用历史经验教训，增强批评的震撼力。3、影射侧击：看似批评别人，实则影身对方。4、反话正说：表面上赞成对方的意见，实际上彰显对方的错误。5、以子之矛，攻子之盾：用实行对方错误主张的方法，否定对方主

38、张。6、借喻规劝：运用生动形象的寓言故事阐明道理，打动对方。7、借机建言：利用一些机会提出自己的主张，告诫对方。8、述而不评：只讲述一些不合理的事实，而不作评析，让对方领悟问题的严重性。9、就事论理：对一些具体问题辩证分析，以无可辩驳的道理说服对方。10、因势利导：发现对方有一些好的举动，极力赞誉，鼓励其向好的方向转化和发展（六）渐进（七）谦让课堂讨论：杨修之死对秘书工作有何启示课堂讨论：杨修之死对秘书工作有何启示？第五节第五节 正确处理与领导群体的关系正确处理与领导群体的关系一、领导者之间矛盾的类型：二、秘书处理与领导群体关系的原则：三、秘书为领导班子服务中的几种关系的把握第六节第六节 秘书

39、与异性上级的关系秘书与异性上级的关系一、要维护自己平等的人格尊严；二、要从事业功利出发，自觉维护与领导者在工作目标上的一致性，而不能着意取悦于上级以换取晋升、照顾或谋取某种私利； 三、要立足于公务来关心、照顾上级，不要介入上级的私生活；四、要正确对待领导的关心和照顾，过分的照顾和好感，应当敬而远之；五、对领导者违纪违法的行为进行劝谏和抵制，绝不能曲意迁就。第五章第五章 秘书的职能环境秘书的职能环境秘书职能环境是秘书开展职能活动的客观基础和条件，是秘书发挥参谋助手作用的舞台。第一节秘书职能环境构成一、秘书职能环境构成的层次秘书职能环境与其他环境系统一样，具有整体性、层次性、动态性。（一）秘书机构

40、内部环境1、秘书机构内部环境构成要素：秘书机构的人员构成、管理制度、分工协作状况、气质和谐状况、人际关系、秘书部门负责人的影响力、办公设备及办公条件等。2、如何形成良好的秘书机构内部环境（1）要有一位作风正派、知识能力全面、经验丰富、具有良好的指挥和协调能力的秘书部门负责人（2）要有健全的工作制度：工作有规范的依据，评价有统一的标准。（3）要建立科学合理的分工配合体系，形成高效的工作流程。（4）要形成灵敏的信息处理及综合加工机制。（5）要形成和保持和谐的人际关系。（6）要配备良好的办公设备和具有良好的办公条件（7）优化秘书机构内部环境，还必须同加强外部的联系，密切各方面的关系结合起来。（二）秘

41、书所在组织的内部环境1、组织的结构要素：如组织目标、组织机构、人员配备、权力分配、责权关系、工作制度等。组织的结构要素，决定秘书及秘书部门在组织内部的交往关系、沟通对象和网络构建，以及业务内容等。2、组织动态运行要素：组织是一个功能活动体。组织动态运行要素是指组织运转效率、运转节奏、整体协调状况等。这对秘书工作的运转提出了不同的要求，有着不同的公务服务需要。3、组织的生态要素：组织是一个有机生长体。组织的生态要素是指组织适应环境变化的程度、适应反应的能力、配置各种资源谋求发展的能力、开拓进取创新能力、维持组织正常运转的稳定性及凝聚力等。这对秘书工作的内容、业务要求、运转状态及发展均有紧密的联系

42、。4、组织心态观念方面的要素：组织是一个心理意识体系。这包括组织成员对组织目标的认同程度，对权、责观念的认识，对组织整体利益和组织规范的理解与认同，感情交流与思想沟通所形成的团体意识和团队精神等。这直接影响秘书的心理和精神，影响组织成员对领导及秘书工作的态度。5、组织的物质要素：物质是组织存在的载体。这包括组织的资金、物财、设备等。这对秘书工作的办公场所、设备工具、办公经费等有着密切的关联。6、组织信息要素：现代管理组织是一个信息输入、转换、输出的开放系统。组织信息网络的结构、功能、开放程度、运作速度、抗干扰能力等。这对作为组织信息枢纽的秘书部门有着极大的影响。（三）秘书所在组织外部环境1、宏

43、观的国际国内经济、政治、文化、科技等；2、行业系统、地区、市场、竞争与合作状况、社区公众等。二、秘书职能环境关系秘书职能环境关系，主要是指秘书职能活动中与各有关方面的联系与关系。（一）秘书与纵向层次机构的关系1、秘书与本组织领导层的关系；2、秘书与上级领导机关的关系；3、秘书与本组织下属机构的关系。（二）秘书与横向部门机构的关系1、秘书与本组织内各职能管理部门的关系（1）甘当小学生 （2）有求必“应” （3）切忌狐假虎威 （4）相互体谅 （5）远离是非 2、秘书与上级机关职能部门的关系；3、秘书与不相隶属的有关部门的关系。（三）秘书与社会公众的关系（四）秘书与同事的关系第二节秘书的人际关系一、

44、人际关系的含义与特点（一）人际关系的含义人际关系是在社会实践过程中形成的一种微观社会关系，它表现为一个人对其他人吸引或排斥的心理倾向，及其相应的行为。人际关系是群体成员间的一种独特联系，是社会关系、生产关系、经济关系的具体体现。（二）人际关系的特点1、人际关系以人的情感为联系纽带：不同的人际关系引起人们不同的情感体验。和谐的人际关系引起人们愉快的体验；淡漠的或紧张的人际关系，引起烦恼、甚至憎恨的情感体验。2、人际关系对人们的行为产生积极或消极的作用：人际关系不仅影响人与人之间的交往效果，而且会对社会群体的实践活动产生重要作用。3、人际关系是一种对立统一关系：人与人之间既有相互依存、相互吸引的一

45、面，也有相互排斥、相互分离的一面。二、影响人际关系密切程度的因素（1）空间距离的远近（相近吸引）（2）交往的频率（3）态度的相似性（相似吸引）（4）需要的互补性（互补吸引）（5）兴趣爱好的一致性：另外，还有个性特征、仪表魅力、年龄的相似、职业、地位、性别等。影响因素非常之多，这也导致了人际关系的复杂多变。三、秘书人际关系的类型和特点（一）和谐的人际关系（二）淡漠的人际关系（三）紧张的人际关系四、处理人际关系的基本原则（一）实事求是（二）诚实守信（三）从我做起（四）不卑不亢（五）尊重公司潜规则五、处理人际关系的基本方法（一）注意形象（二）注意礼貌（三）换位思考（四）与人为善（五）赞美同事（六）主

46、动交往（七）保持适当距离（八）说话留有余地（九）为人不固执第三节秘书与同事的关系一、秘书之间一律平等 二、向老秘书学习 三、帮带新秘书 四、注意关系网的平衡 五、正确对待批评 第四节秘书与客户的关系一、热情礼貌 二、礼尚往来 1、在受到宴请的时候 2、在接受礼物的时候 3、送礼 第五节秘书交流沟通能力维持和谐人际关系的手段一、秘书提高沟通能力的意义 （一）沟通是种基本技能 （二）与人际关系的相互作用 二、秘书沟通的基本原则 （一）为人谦逊 （二）说话委婉 （三）看人说话 （四）观言察色 （五）第一句话谨慎 三、秘书沟通的方式 （一）“听”的学问 在“听”的时候一定要注意以下几点： 1、小声附和

47、 2、看着对方的眼睛 3、让对方说完 4、不能问得太急 5、重复要点 6、集中精神 （二）“说”的艺术 秘书说话时要注意以下几点： 1、语言通俗易懂 2、看对方的眼睛 3、掌握节奏 4、不问“您找我有什么事” （三）肢体语言 1、肢体语言的含义 2、肢体语言的意义 3、常见的肢体语言 4、不良的肢体语言 四、秘书沟通的途经 （一）当面沟通 选择当面沟通的条件是： 1、对方对秘书所提的问题很感兴趣。 2、对方比较忙，可能没有时间来看秘书的书面文件。 3、对方对秘书的问题可能有不同的意见，甚至会提出批评。 4、当对方知道秘书的意见后，可能会产生强烈的抵触情绪，而秘书又必须坚持，需要双方互相讨论才能

48、统一意见。 5、双方关系密切，使用口语自然而又随意 （二）书面沟通 书面沟通适用于以下几种情况： 1、需要沟通的人比较多而且分散，不适合当面沟通。 2、对方需要一定的时间来考虑秘书所提出的问题。 3、对方需要将秘书提出的问题当作书面的记录加以保存，以便将来查询或当做凭据 4、对方需要按照规定的程序去完成秘书交待的工作，他们需要有书面的说明，这样可以按部就班，随时查阅。 （三）电子沟通 电话沟通只适用于下列几种情况： 1、距离远，双方无法当面沟通，但秘书又希望尽快知道对方的反映。 2、双方交情不错，见不见面都一样，通过电话沟通方便快捷。 3、一些当面沟通时难以开口的事情可用电话来说明。 4、虽然

49、目前不能见面，但可以先用电话沟通，增进感情，为将来的当面沟通作准备。 五、秘书沟通中应注意的问题 （一）选择合适的方式 1、直接沟通 2、迂回沟通 （二）学会“铺垫” （三）就事论事 （四）多建设性少强制性 （五）沟通中的不良习惯 1、在角落说话 ；2、关门说话 3、压低声音说话 ；4、玩弄词藻 5、大声说话 第六章第六章 秘书修养秘书修养第一节第一节 秘书修养概述秘书修养概述一、秘书修养的含义：秘书修养是指秘书在德、才、胆、学、识等方面经过学习和锻炼所达到的水准。二、秘书修养的重要性第二节第二节 秘书职业道德修养秘书职业道德修养职业对于公众来说至少具有三层意义：首先，职业是人们赖以生存的基础

50、与条件；其次，职业是我们承担一定社会角色的标志；第三，职业是大家实现自身价值的手段与途径。案例：无人看见的鞠躬案例：无人看见的鞠躬敬业、全心全意敬业、全心全意一、秘书职业道德的范畴二、秘书职业道德的规范案例：一切工作都是光荣的案例：一切工作都是光荣的爱岗敬业爱岗敬业案例：既然已付出案例：既然已付出100%，何不再多付出，何不再多付出1%沈夫人致后辈书沈夫人致后辈书案例：沈夫人案例：沈夫人24小时待命的职业玩家小时待命的职业玩家资料：初为秘书要克服三怕资料：初为秘书要克服三怕一、不怕麻烦 做事勤奋严谨1、不要嫌事情小而不为2、不要嫌事情多而妄为3、不要嫌事情杂而乱为二、不怕批评 拥有正确心态1、

51、要勇敢面对批评2、要正确理解批评3、要虚心接受批评三、不怕吃苦 成功没有捷径1、要广学深究；2、要学会找乐案例：案例：沈夫人致后辈书沈夫人致后辈书别拿泡咖啡别拿泡咖啡不当正事不当正事案例：恒达商业集团保密规范案例：恒达商业集团保密规范企业保密企业保密要求很高要求很高案例：接电话不合格的大学毕业生案例：接电话不合格的大学毕业生案例：恒达商业集团电话拨打规范案例：恒达商业集团电话拨打规范案例：恒达商业集团电话接听规范案例：恒达商业集团电话接听规范案例：恒达秘书事务所介绍规范案例：恒达秘书事务所介绍规范案例：恒达秘书事务所名片使用规范案例：恒达秘书事务所名片使用规范案例：案例： “ “刚刚散会刚刚散

52、会”婉转拒绝的艺术婉转拒绝的艺术第四节第四节 秘书知识和能力修养秘书知识和能力修养英国哲学家培根说：史鉴使人明智，诗歌使人巧慧，数学使人精细，博物使人深沉，伦理之学使人庄重，逻辑和修辞使人善辩。一般来说，在机关工作35年，应有1000册书在手；工作510年，应有2000册左右的书；工作10年以上，则应有3000册以上的个人藏书。一、秘书知识结构（一）基础知识；（二）专业知识（三）辅助知识二、秘书能力结构（一）秘书业务能力（二）秘书业务技能1、专业技能2、相关技能第五节第五节 秘书心理修养秘书心理修养一、秘书心理健康的基本品质二、秘书的心理调适第六章第六章 文书写作文书写作练习题：一、文书、公务

53、文书、公文的定义各是什么？用简单的结构图画出三者之间的关系。二、文书的种类有哪些？三、国家行政机关公文处理办法规定的行政公文有哪些？四、文书的结构元素有哪些？五、写出公文标印格式的各个要素间的位置、距离。六、根据下文回答问题：宏远公司文件宏司2007第5号宏远公司关于进行“安全检查”工作的通知第一分公司经理：根据公司办公会议部署，公司拟于二七年一月二十日起，就有关“安全检查”工作落实情况，进行抽查。请你单位做好准备。宏远公司2007年1月10日问题问题：1、发文字号应为（）。A、宏司20075号B、宏司2007第5号C、宏司200705号D、不变2、标题的写法是（）。A、关于进行“安全检查”工

54、作的通知B、宏远公司关于进行安全检查工作的通知C、关于进行安全检查工作的通知D、不变3、主送机关的写法是（）。A、第一分公司领导B、第一分公司xxx经理C、第一分公司D、不变4、正文中“二七年一月二十日”应为（）。A、二零零七年一月二十日B、2007年1月20日C、二七年1月20日D、不变5、成文日期应为（）。A、二零零七年一月十日B、二00七年一月十日C、二七年一月十日D、不变第一节第一节 文书处理概述文书处理概述一、文书处理的含义二、文书处理的原则第二节第二节 行文制度行文制度一、行文关系二、行文方式三、行文规则第七章第七章 文书处理文书处理一、发文处理程序第三节第三节 发文与收文处理程序

55、发文与收文处理程序 大西洋酒店是一家名气很大的合资企业。一次，酒店经营部经理代拟了一份以酒店名义发出的急件，将文稿打印在空白的复印纸上送到酒店办公室。办公室张秘书一看是急件，二话没说便送给总经理签字。总经理看了觉得很多地方不满意，于是用红笔在文稿上直接做了修改，最后在文稿的下白边签上了自己的姓名和日期，吩咐秘书立即发送出去。问题问题：1、酒店文件处理的过程存在什么问题？2、正确的公文处理程序是什么？案例案例1：大西洋酒店的文书处理工作（一）签收（二）拆封（三）收文登记（四）收文审核（五）分文（六）拟办二、收文处理程序一、拟办特点：具有参考性、差异性和概括性的特点。（一）参考性：这是指拟办意见有

56、时相当于一份建议或者请示，但并不是最后的决定，只供领导批办时参考。（二）差异性：这是指拟办意见如有两个以上，应彼此有所区别和差异，以利于领导选择。（三）概括性：这是指拟办意见应简明扼要而又合乎工作规律和情理。补充资料：拟办补充资料：拟办（一）上级发来的公文，如决定、决议、通知等此类公文拟办时解决的问题有三个：1、根据领导的分工情况，提出送哪个领导或业务部门阅读：写明“请XXX（领导）阅示”，“请XXX阅知”等。如“请厂长、副厂长阅知”。2、根据职能部门的分工情况，提出由哪个部门阅读及研究贯彻的办法；联合承办的，要指明主办单位。如“由企改办阅读并提出是否可进行特厂试验的意见”。3、根据公文的要求

57、及密级情况，提出传达的时间和范围：如“拟在本周内向全体职工群众传达”。例如：某工厂接到XX市人民政府关于进行特厂试验的通知一文后，拟办的意见是：（1）请厂长、副厂长阅知（2）由企改办阅读并提出是否可进行“特厂”试验的意见（3）拟在本周内向全体职工群众传达。二、不同公文的不同拟办方法和要求（二）下级单位报送的请示对此类公文要认真研读，真正弄清对方的意图、问题的性质与实际情况，有时还需进行情况调查，政策分析，然后提出拟办意见。拟办意见的写法大体有四种情况：1、如果本机关不能直接答复，须转有关部门的，可根据情况写明“拟转请XXX处研究提出意见”。2、应由主管业务部门处理的写明“拟转请XXX处阅处”3

58、、可以直接批复的写明“拟批复同意”，或“拟以办公室名义批复同意。”4、请求文件批转的写明“拟同意批转，待原则同意后，再进行文字审修”。注意：对有些请示事项还可表明具体的处理意见，以供领导人在批办时参考。（三）平级机关的来文此类公文如果是需要办理和答复的，可按请示拟办的程序处理。一般知照性的，说明送有关领导和人员阅读即可。（四）越级请示的处理属于根据特殊情况必须进行越级请示的公文，可根据具体情况写明“拟转请XXX机关阅处”，这里一般是指直接越过的上级机关；对于可直接处理的，写明“拟调查核实后酌情处理”等；对没有必要越级行文的请示，可不予以处理，写明“拟不予以回复”或“拟存查”等。（七）批办（八）

59、传阅（九）承办（十）催办（十一）办结第八章第八章 会务工作会务工作第一节第一节 会议概述会议概述一、会议的含义和特征二、会议活动的要素三、会议的作用与缺陷（一）会议的积极作用（正面作用）1交流信息，互通情报：通过会议的报告、发言、讨论，可以交流工作情况，相互通气，彼此较快地了解全局，克服认识上的主观局限性。2发扬民主，科学决策：通过会议可能听取各种不同意见，集思广益。3增强友谊，促进团结：会议是人与人的直接接触，通过交流思想，总结工作，开展批评与自我批评沦，有助于加强上下级之间、同级之间的了解，增进团结。4统一认识，协调行动：通过会议作出决议、决定，共同贯彻，以推动工作的开展，防止各行其是，减

60、少相互矛盾5带动消费，促进经济：成千上万的会议，已经形成“会议产业”。(二)会议的负面作用 1造成时间、精力的浪费：2金钱的浪费：3信息的重复、浪费：4滋长不正之风：5决策失误造成巨大灾难：课堂讨论：你参加过一些什么样的会议？课堂讨论：你参加过一些什么样的会议？你是否喜欢这些会议？为什么？你是否喜欢这些会议？为什么？ 四、会议的种类（一）按会议的性质划分（二）按与会者来自或代表的地域范围划分（三）按与会者相互关系划分（四）按会议的方式划分补充：（五）按会议的规模划分1、小型会议：几个人几十个人参加的会议。一般不超过100人2、中型会议：几十个人数百人参加的会议。一般不超过1000人3、大型会议

61、：千人数千人参加的会议。一般不超过10000人4、特大型会议：万人以上的会议（六）按会议的内容和性质划分1、决策性会议：属于组织研究战略发展问题以及经营管理中决策重大事项的会议。这种会议一般在领导集团内部举行。例如，部门经理例会、公司董事会等。2、纪念性会议：是为纪念重要历史人物、重大事件或节日而召开的会议。3、动员性会议：是对群众进行思想动员，号召人们为了某个目标而共同努力的会议。4、研讨性会议：是指围绕自然科学和社会科学的理论发展，以及社会政治、经济、生活中出现的各种问题进行研究讨论的会议。例如，各种专题的学术报告会、各专业（行业）年会等。（七）按会议召开的时间划分1、定期会议：是指按照相

62、关法律或制度规定必须定期召开的会议。例如，各级党代会、人民代表大会和各级政协会议，公司年会、股东大会等。2、不定期会议：是指根据实际工作需要随时召开的各种会议，例如，紧急电话会议、股东临时大会等。（八）企业常见会议按会议的职级划分1、股东会议：股东大会是公司最高权力机构。股东会议就是由公司的出资者（股东）出席的定期或临时召开的会议。会议主要审议批准公司年度财务预算、利润分配和弥补亏损方案;决定公司经营方针和投资计划，选举更换董事，修改公司章程等。2、董事会：董事会是公司的执行机构。董事会议是由全体董事（被全体股东任命经营公司的人员）出席的定期或临时召开的会议。会议主要决定和批准总经理提出的计划

63、、年度经营、资金使用等方面的报告，批准财务报表，收支预算、年度利润分配方案，制定公司的规章制度，决定聘用总经理等高级职员等。3、高级管理人员会议：是由公司高级管理人员参加的会议，在总经理的支持下重点讨论公司的生产经营管理工作，组织实施董事会决议；组织实施公司年度经营计划和投资方案等工作。4、中层管理人员会议：是召集处长、科长、部门经理等中层管理人员开的会议。是公司做出决策后，进行生产、经营活动的正式会议，通常都定期举行。5、职工大会：由企业全体职工参加的会议。主要有动员大会和总结评比大会。6、部门会议：是一个部门所举行的，以解决问题及传递信息为目的.（九）事业单位常见会议1、管理工作会议：是指

64、事业单位内部为了自身的有效运转而召开的工作会议，包括各级办公会议和委员会会议。其目的是为了落实工作任务、合理配置资源，解决矛盾、协调关系、寻找对策等。2、学习会议：包括政治学习、业务学习会和宣传报告会等。3、业务交流会：这是事业单位的专业技术人员经常参加的业务活动。4、学术研讨会：教育、科学、文化、卫生系统经常举办学术研讨会，也经常派专业技术人员外出参加学术研讨会。5、联谊纪念会：教师节、护士节、记者节都是有关事情单位工作人员的节日，节日会引发多种类型的纪念性会议，各事业单位自身也经常举办其他联谊性会议。（十）按会议模式定位划分传统的会议模式通常呈现“材料一发、领导一念、全体听命”的套路，这种

65、高消耗、低效益、死板被动的会议模式造成会议人、财、物极大的浪费。要想提高会议效率，会议模式的创新必不可少。1、传统会议模式：例如（1）报告会：即一人讲、大家听的模式。适用于严肃会议，如各类法定会议、全体会议等。（2）研讨会：具有较强的科研性质。与会者通常都已经或正在研究一个项目、试验一个产品或制造某件东西，大家就共同的专业兴趣进行交流探讨。适用于专业性较强的会议人群。（3）座谈会：是每位发言人轮流就中心议题发表自己的见解，发言者之间可以交流，与听众之间也可以交流，是一种较为灵活、便于互动的会议。适用于上下级或部门间的沟通交流。（4）现场会：现场办公，现场处理。适用于高层领导下基层或突发事件的处

66、理。此外，联谊会、庆典性会议、远程会议、讲座、论坛（沙龙）等也属于这种模式。2、现代新型会议模式（1）头脑风暴（2）玻璃鱼缸式会议（3）休闲式会议（4）网络会议第二节第二节 会议管理会议管理一、会议的领导机构：二、会务工作机构：三、会务工作的原则：（一）准备充分原则（二）分工协调原则（三）服务周到原则（四）确保安全原则（五）节约环保原则四、会务工作的一般程序（一）会议筹备阶段的会务工作（二）会议进行阶段的会务工作（三）会议结束阶段的会务工作五、秘书会务工作的基本任务（一）组织的工作主要包括：1、协助领导确定会议议题；2、根据议题安排议程、日程；3、发会议通知，负责会议报到；4、对与会人员进行编

67、组；5、布置会场，安排座次；6、印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)；7、负责会议签到；8、会中组织和协调；9、会场其他组织和管理；10、会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。11、会议的结束收尾工作。（二）文书工作主要包括：1、会议文书的起草；2、会议文书编写；3、会议文书印发及管理。（三）生活管理工作主要包括：1、与会人员的食宿管理；2、会议的财务管理；3、会议的交通保障；4、会议的文化活动；5、与会人员的医疗保健。（四）安全保卫工作主要包括：1、会议的保密工作； 2、会议的警卫工作； 3、会场内外的安全保卫工作。 从以上会务工作的

68、基本内容可以看出，会议工作对秘书的组织能力、写作能力、管理能力、交际能力等都有很高的要求。秘书办会，离不开办文、办事能力。会议工作最能集中反映出秘书的综合素质。 六、会议控制的方法会议具有一定的社会功能，但不是万能的法宝，如果不加控制，也会产生负面效应。所谓会议控制，就是运用行政手段，端正会风，提高效率，使会议活动朝着正确的方向发展。会议控制的方法如下：（一）控制会议次数（二）会议内容控制（三）会议规模和范围的控制（四）会议地点控制（五）会议时间控制（六）会议经费控制控制会议经费，一是会前应该作出科学的严格的预算；二是会议期间要严格控制经费的使用；三是会后要及时结算，发现超支应立即找出原因，总

69、结教训。必要时（如超支过多）还应追查责任。会议成本由两部分构成：一是准备会议的费用；二是与会者参加会议所发生的费用。会议成本计算公式：1、事业单位会议成本计算公式：会议成本=交通费用+住宿费用+伙食费用+工资总和+会议场所的租金+会务办公费+其他费用2、企业会议成本计算公式：企业作为生产经营单位，开会的时间会影响到产值。企业会议成本=2ABT+其他（包括交通费、住宿费、会务办公费等之和）系数2是由于职工因参加会议，不能生产，造成产值损失，而这个损失是成倍性的，故乘以2。A该企业职工平均工资的三倍（单位：元/小时人），因为职工劳动产值一般高出工资的3倍左右。B参加会议的人数（单位：人）T会议时间

70、长度（单位：小时）练习练习：计算企业会议成本1、某企业1000名职工开会4小时，平均工资1600元/月，其他费用每人10元误餐补贴。2、天宏公司召开中层干部扩大会议，参加人员有总经理、副总经理、各职能部门的正副经理、办公室正副主任和职工代表等共46人，会议文秘人员和其他服务人员4人，会议时间为5小时。参加会议人员月平均工资为2400元，其他收入800元，假设1个月工作26天、1天工作8小时。会议后勤费用开支有：文件材料费200元，饮料费100元，因会议时间紧张安排午餐，餐费每人30元。办公室罗主任要求秘书小李计算会议的成本。第三节第三节 会议筹备阶段的工作会议筹备阶段的工作一、安排议题和议程（

71、一）安排会议议题会议筹备首先要明确会议目标，会议的目标是会议所要完成的具体任务。会议目标确定后，就要确定会议的议题。会议的议题是根据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决的具体问题。（二）安排会议议程会议议程是会议主要活动的安排顺序，它主要是对议题性活动的程序化，即将会议的议题按讨论、审议和表决的次序编排并固定下来，反映议题的主次、轻重、先后。1、事关重大的，需要大家开动脑筋进行讨论的问题，一般放在会议初始；2、一些例会上宣布周知的内容，可以放在后面；3、有的议题部分人可以不参加，就要考虑放在会期两头，这部分人可以迟到或早退，以避免不必要的“听会”。在不考虑其他因素时，一般应当先进行部分人员的议题

72、，再进行全体人员的议题，这样小范围的会场容易集中，会场好掌握，会议进程也容易紧凑地控制。4、小型工作会议一般安排在上班开始半小时后，科学的工作会议时间一般不超过100分钟，中间安排一次短暂休息。比如上午8：30上班，工作例会一般安排在9:0010:40之间。秘书要将会议议题在100分钟内做出具体、明确的时间安排，以保证会议效率。二、确定会议对象和规模（一）确定会议对象（二）确定会议规模三、确定会议时间、地点与名称（一）确定会议时间1、首先是需要：2、其次是可能：3、再次是适宜4、最后是会议时间限度：安排会议时间要考虑人们的生理规律。一般上午9：001l：00，下午2：304：30，人们办事的效

73、率较高。确定会期的长短应与会议内容紧密联系。要注意提高效率，尽量开短会。 （二）安排会议地点1、应根据不同的会议类型来选地点2、应考虑交通便利3、会场的大小应与会议规模相符4、场地要有良好的设备配置5、场地应不受外界干扰6、应考虑有无停车场所和安全设施问题。7、场地租借的费用必须合理。（三）确定会议名称会议名称要妥当，名实相符。会议名称要用确切、规范的文字表达。 会名不宜太长，但也不能乱简化。1、一般由四部分组成：会议主办单位（会议范围）+会议的时间（届别）+会议的主题+会议的类型如：大同贸易公司2003年电子商品销售工作研讨会；中国共产党第十五次全国代表大会；广东省人民政府办公厅1997年总

74、结表彰大会。2、会议主办单位+会议的主题+会议的类型如：昌盛集团各部门人力资源分析会四、安排分组活动、专题会议与发言（一）安排分组活动（二）安排专题会议在会议过程中，富有创意和特色的活动是不可缺少的元素，不仅可以作为正式会议的补充，还能使与会者兴趣盎然。（三）安排会议发言五、制定会议日程和程序（一）制定会议日程会议日程是指以“天”为单位，对会议议程的各项内容作出具体的时间安排。会议日程一般采用表格形式，常称为“会议日程表”。会议日程要具体安排会议中的各项活动，包括报告、招待会、参观、考察、娱乐等辅助活动和工作环节。会议日程表的基本内容必须包括具体时间、具体内容、具体地点、此次会议（活动）的主持

75、人（或负责人）、参加对象、活动要求（备注）等项目。（二）制定会议程序（三）议程、日程和程序的区别会务工作表格.doc六、制发会议通知（一）会议通知的种类：（二）会议通知的内容：（三）会议通知的书面格式例文例文1：最常见的文字叙述式会议通知通知 五月三十日（周二）下午两点半，在三楼小会议室由赵总经理主持召开各部门经理会，讨论本公司上半年销售计划落实问题。请各部门经理准时参加。总经理办公室4月25日例文例文2：教学观摩会通知时间：2006年5月30日（周二）下午两点半地址：三楼阶梯教室主讲：音乐系赵明教授内容：严肃音乐的增长和发展参加者：各系负责教学的主任、助理。校教科研所4月25日例文例文3：各

76、部门科长会议通知事由：为讨论本季度生产计划完成情况及主要问题，特召开会议，请准时出席。受文者：各部门各科长时间：5月30日（星期二）下午1:303:30地点：第一会议室总经理办公室主任XXX例文例文4：LMN制造有限公司会议通知年 月日送：销售代表： 销售代表会议将于年月日星期时分在总公司的营业主任办公室准时召开，会议估计进行分钟，请届时出席。议事日程：1、说明何人因何事不能出席2、讨论春季将上市的最新产品销售3、报告原有产品的修订价格4、考虑简化呈送月统计表的方式的建议5、其他通知事项营业主任D.佩苇费（四）回执和报名表（五）制发会议通知的注意事项七、制作会议证件（一）会议证件的种类和作用（

77、二）会议证件的格式（三）制作会议证件的注意事项八、准备会议物品和预算、筹集经费（一）准备会议物品1、一般用品（必备用品）：是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。 2、特殊用品：是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。如果有选举、表决、表彰的议程，还需准备好投票箱、计数设备和奖励用品。 （二）会议用品准备的原则（三）预算和筹集会议经费1预算会议经费开支的主要内容（1）文件资料费：包括文件资料的制作、印刷费，文件袋，证件票卡的制作、印刷费用等开支（2）邮电通讯费用：如发会议通知，则有会议事项发电

78、报、传真、电传或打电话进行联络等费用；若召开电视、电话等远程会议，则使用有关会议设备系统的费用也应计算在内。（3）会议设备和用品费：如各种会议设备的购置和租用费，茶水饮料费等。（4）会议场所租用费：如会议室、大会会场的租金，以及其他会议活动场所的租金。（5）会议办公费：如会议所需办公用品的支出费用，会场布置等所需要的费用。（6）会议宣传交际费（宣传联络费）：指用于会议宣传、新闻发布、联络通讯等方面的费用。如现场录像的费用，与有关协作各方交际的费用。（7）会议住宿补贴费：一般情况下住宿费是由与会人员自理一部分，由会议主办者补贴一部分。也有主办单位全部承担的情况。如果无住宿要求，应明确与会人员完全

79、自理这一部分，则预算中可不列此项。（8）会议伙食补贴：通常由主办单位对会议伙食补贴一部分，由与会者承担一部分。（9）会议交通费：即参会人员交通往返的费用，如果由会议主办单位承担，则应列入预算；会议期间的各项活动如需使用车辆等交通工具，其费用也应列入预算。 （10）其他开支：包括各种不可预见的临时性开支。诸如安排会议合影、会间活动、会场翻译、会场保安、礼仪小姐、购买大会礼品赠品等所需的费用。2、 预算会议经费收入（筹集会议经费）会务工作表格.doc3、审核时要逐项细审要让起草人员将部分费用的细目表一并承上。如计算设备租用费时，应了解：都租用了哪些设备?设备租用的行情是怎样的?不同型号、功能的费用

80、差距有多大?主审秘书对这些都需了然于胸。对经费的把关，不可太松，否则会造成浪费；也不可太紧，否则会影响到会议质量。 九、准备会议文书材料1、会议的指导文件：是指明确会议的指导思想和主题、提出会议目标和任务的会议文件。如上级下发的政策性和工作部署性文件、上级指示文书、本次开会起因文书等。2、会议的主题文件：如领导人讲话稿、代表发言材料、经验介绍材料等。包括开幕式讲话、主题报告、专题报告、专门文件、大会发言、选举结果、正式决议、闭幕式讲话等。3、会议程序文件：包括议程文书、日程安排、选举程序、表决程序等。4、会议参考文件：如统计报告、技术资料、代表提案、公务书信、群众来信、与会代表来信和各类来访的

81、书面材料5、会议管理文件：包括会议通知、开会须知、议事规则、证件、保密制度、作息时间、生活管理等。十、布置会场（一）会场总体座位格局的类型（二）主席台座位格局（三）影响会场座位格局的因素（四）划分座区与排列座位（五）安排主席台座位（六）会场装饰1、会标2、会徽3、标语4、人物画像5、旗帜6、模型标志7、花饰：8、灯光9、会场的整体色彩与色调：10、会场的气味效应（七）会场指示标志十一、制定会议预案（一）会议预案的作用和种类：（二）会议预案的内容：（三）会议预案的格式：会务工作表格.doc十二、进行全面的会前检查第四节会议进行阶段的会务工作会议期间，是秘书工作最活跃的阶段，秘书的工作能力受到最严

82、格的考验。这时秘书工作的中心任务是掌握会议动态，协助领导指挥与控制，并通过精心的组织和良好的服务，使会议沿着既定的目标进行。一、接站、引导、报到与签到（一）接站：（二）引导（三）报到（四）签到二、安排食宿和余兴活动（一）安排饮食安排会议餐饮需要注意以下几个方面：1、会议餐饮安排的首要原则就是量入为出：2、会议餐饮食品特别强调的是安全卫生：3、在具体菜式的选择上，工作餐要体现顾全大局的原则：4、注意餐桌礼仪：（二）安排住宿安排会间住宿需要注意以下事项：1、要了解住宿宾馆的档次：2、要了解房间的设施设备：3、要了解宾馆提供的相关服务：4、要了解住宿者有无特殊要求：（三）安排余兴活动（四）组织拍摄会

83、议集体照及活动照如拍摄会议集体照，要将会议的主题含在照片中，就是要把会标等标志作为背景。集体活动照也要照出特色，以作纪念或宣传之用。三、会议值班和预定返程票四、会议记录五、会议简报工作六、会议的宣传工作七、会议选举、表决、议案与提案工作八、处理会议中的意外情况（一）会议可能出现的危机1、时间到了，答应到会的人还没有来。2、会议已经在进行中了，某位重要的嘉宾才匆忙赶到会场，让他坐哪里，要不要中止正在进行的议程，向大会介绍这位嘉宾。3、进入会议室，才发现实物投影仪不能使用，或者是软件出了问题，或者电源接线板有了故障，或者是屏幕没有地方悬挂等。4、需要临时调换会议室。5、夏季开会，会议室内的空调启动

84、不了。6、来宾单位临时更换或增加了人员，导致主席台上的某个座位前没有座位卡。（二）危机的应对1、在会前要对整个会议议程过一场“电影”，尽可能多地想象会议过程中可能发生的问题，考虑出几套应对的方案，出现情况“按图索骥”，就不至于惊慌失措，慌了手脚。2、要有较强的应变能力，对突发事件头脑要清楚，反应要快捷，判断要准确，迅速弄清事件的原因3、采取措施要迅速，尽快形成应变方案，并立即付诸实施，不能有丝毫犹豫和停滞。4、在平时工作中，秘书要在处理突发事件中举一反三，勤于思考，不断总结经验教训，摸索规律。如能长期坚持，不断提高自身素质，积累经验，就会处变不惊，游刃有余地去应付会场上出现的各种突发情况。第五

85、节会议结束阶段的会务工作一、送别会议代表1、结清会议费用2、发放回程票，安排人员送站二、会场的善后工作1、清理会场如果是内部会议，会场的善后工作就简单得多。如果是外借会场，则需要与租借方结算会议开支费用，归还会议所借物品，清理会场，将会场中公司自带的东西拿走，包括会标、通知牌和方向标志等物品。（1）拿走通知牌和方向标志：（2）清理会场内其他物品：（3）通知配电人员和服务人员：2、归还所借物品3、结算会议开支费用三、整理会议文件1、整理分发会议记录2、形成大会决议、简报或纪要3、写总结向上级汇报会议情况4、收全会议材料，汇编会议文件，并分类、立卷、归档四、会务工作的总结与反馈工作（一）会务工作总

86、结1、会务工作总结的主要内容（1）检查会议预案所制定的各项会务工作是否准确到位，有无遗漏与重复之处。（2）检查会务工作机构之间及与相关部门、单位的协调状况。（3）检查每个会务工作人员的工作是否完成及完成的质量。（4）总结进一步提高会议的效率与效益的方法。2、会务工作总结的方法（1）会务工作人员会后进行个人书面小结。（2）各会务工作部门或相关部门分别进行小组总结和相互评议。（3）必要时进行大会交流、总结与表彰，以起到激励与鼓励的作用。（二）会后的信息反馈工作会后信息反馈是将会议精神在传达、贯彻中产生的影响、结果或问题等信息向主办会议的领导机关做及时的汇报。1、会后信息反馈的主要内容（1）下级单位

87、传达学习和贯彻落实会议做出的决定、决议以及有关精神是否迅速及时。（2）下级单位在贯彻落实会议精神方面有哪些经验（3）下级单位在贯彻落实会议决定、决议时遇到哪些困难和问题，这些困难和问题是什么原因造成的。（4）会议做出的决定、决议是否需要进一步完善或调整。2、会后信息反馈的方法（1）通过电话向有关方面口头催询，了解情况，然后向领导机关汇报。（2）要求有关方面提交书面报告，经秘书部门汇总整理后呈交领导机关。（3）秘书部门派人深入有关单位实地检查和催询，了解情况，写出调查报告呈交领导机关。（4）经领导批准，一些贯彻会议精神的好经验、好方法可以采用简报的形式予以推广。第九章第九章 接待工作接待工作第一

88、节接待工作概述一、接待工作的含义和特征二、接待工作的基本要素三、接待的类型（五）补充：按来访者的国别分类，接待可分为：内宾接待和外宾接待；四、秘书接待工作的意义和原则第二节接待的准备一、环境准备二、信息准备（一）收集和掌握来访者的情况（二）准备接待材料教材P2965、其他的资料：如当地宾馆、名胜古迹、游览路线、娱乐场所的名称、地点、联系方式，本市的政治、经济、文化等情况。三、物质准备（一）一般用品前厅：为客人准备的座椅。座椅样式应该线条简洁、色彩和谐。会客室：桌椅摆放整齐，桌面清洁。墙上可挂与环境谐调的画，也可挂公司领导与国家领导人的合影，或某次成功的大型公关活动的照片，以提高公司的可信度。桌

89、上可放一些介绍公司情况的资料。另外，茶具、茶叶、饮料要准备齐全。会客室应有良好的照明及空调设备，还应有一部电话，复印机、传真机等即使不放在会客室，也不要离得太远。客人走后，要及时清理会客室，清洗茶具、烟灰缸，换空气，然后关好门。否则，下一批客人会感到不受重视。（二）特殊用品四、方案准备（一）接待方案的主要内容1、接待方针2、接待规格接待规格实际上是来访者所受到的礼遇，体现接待方对来访者的重视和欢迎的程度。接待规格是以陪同领导的角度而言的。接待规格决定了其他人员日程安排及经费开支，包括谁到机场、车站迎接、送别；谁全程陪同；宴请的规格、地点；住宿的宾馆等级、房间标准等。这些都受到接待规格的制约。接

90、待规格过高，影响领导的正常工作；接待规格过低，影响与交往对象的关系。所以，确定接待规格应全面、慎重考虑。确定接待规格要考虑的主要因素是：（1）接待的目的、任务：如客人来访事关重大、涉及重大利益中美建交前基辛格秘密访华。（2）来访者的身份、地位、影响：接待人员的身份与客人对等。（3）宾主双方的关系：如双方关系亲密或疏远。当然还要考虑对其他客人的影响。（4）适当考虑对方的要求：（5）接待方突然的变化：如上司出差、生病（6）对上次接待过的客人，可参照上一次的规格：接待规格主要表现在以下几个方面：（1）迎接、宴请、看望、陪同、送别来访者时，接待方出面的人员的身份。具体可以分为三种情况：一是高规格接待：

91、即接待方出面人员的身份高于来访者，用于重要对象的接待。经常用高规格接待来客，会产生以下三个负面作用：A、会让客人轻视接待方；B、会影响领导的工作；C、会让不同单位的客人相互攀比，产生厚此薄彼的误会。二是对等规格接待：接待方出面人员的身份与来访者大体相等。三是低规格接待：接待方出面人员的身份比来访者低。如上级领导到下属单位视察。（2）接待过程中接待方安排宴请、参观、访问、演讲等活动的次数、规模、规格和隆重程度。（3）接待方安排的食宿标准。3、接待日程包括每项具体接待工作的安排：时间、名称、出面人、地点等。工作安排：会见、会谈、汇报、交流、参观、产品演示等；生活安排：饮食、住宿、交通、医疗卫生、代

92、购车船票；业务生活安排：游览、娱乐、体育等活动。4、接待责任接待责任是指各项接待工作的责任部门及人员的具体职责。接待责任必须分解并且落实到人。一般而言，比较重要宾客的接待及团体接待，都需要制作接待责任表（或：接待筹备表）。接待责任表经领导审核通过后，要在负责领导主持下至少召开一次协调会，明确分工与责任。秘书起着全程跟踪与协调的作用。秘书对每次跟踪的结果都要做好记录。5、接待经费(1)工作经费：租借会议室、打印资料等费用(2)住宿费；(3)餐饮费；双方商定：由主方负担，或者主、客分担。(4)劳务费：讲课、演讲、加班等费用；(5)交通费；(6)参观、游览、娱乐费用；(7)纪念品费；(8)宣传、公关

93、费用；(9)其他费用。 6、其他事项五、人员准备六、食宿准备第三节迎送、陪同与合影一、迎送（一）迎送工作的准备：（二）迎送的主要环节1、介绍2、握手3、献花4、陪车（1）轿车内的位次一般来说，轿车内的座位是后排为上，前排为下，后排的三个座位（通常只坐两人）又以右为上，左为下，也就是说，与司机成对角线的位置是车内最尊贵的位置。与司机成对角线的位置是车内最尊贵的位置。其次是后排左座、前排右座（副驾驶）。之所以这样安排，可能是与我国的交通规则有关。我国的交通规则是靠右侧行驶，这样坐在右侧的人上下车就相对方便一些。只要仔细体味一下，就不难发现，看似复杂多变的商务礼仪所遵循的基本规则不外乎三条：方便为上

94、，商务礼仪所遵循的基本规则不外乎三条：方便为上，安全为上，尊重为上。安全为上，尊重为上。单从方便的角度讲，作为坐车者上下车比较方便的位置有两个，即前排右座和后排右座。而前排右座通常被视为最不安全的位置，所以后排右座就通常被尊为上座了。如果主人（或领导、长者等）亲自驾车的时候，副驾驶位就成了尊位，后面依次是后排右位、后排左位。它体现的是尊重为上的礼仪原则，即客人对开车者的尊重，而安全和方便又都变得相对次要了。练习：练习：排座小练习第一第一，假设你与你的上司陪同一位来宾外出，该如何安排座次呢？请你将相关人员的编号填到正确的位置上：（司机 ）（）（）（）（1）上司（2）自己（3）来宾第二第二，假如你

95、与你的上司陪同两位来宾外出，你该如何安排座次呢？请你将相关人员的编号填到正确的位置上：（司机 ）（）（） （） （）（1）来宾A（2）来宾B（3）上司（4）自己第三第三，如果上司亲自驾驶轿车与你一起陪同三位宾客外出，你该如何安排座次呢？请你将相关人员的编号填到正确的位置上：（）（）（） （） （）（1）来宾A（2）来宾B（3）来宾C（4）上司（5）自己（2）面包车内的位次。面包车内的位次是中间为上，前后两端为下。即第二排（紧挨司机后面的一排）的位置为上，第三排次之，最后一排和第一排（副驾驶）居末。在同一排的两（三）个座位中，又以里面（左面）的座位为尊。也就是说，正对司机后面的座位（二排左正对司

96、机后面的座位（二排左席）是全车中的首席。席）是全车中的首席。（3）上下车的先后次序正常的上下车次序特殊情况的上车次序特殊情况的下车次序（4）坐车时秘书应该注意什么选择适当的位置在车上不要睡觉谈话要适当5、送别（1）主动帮助宾客确认并拿取所携带的行李物品，并帮助宾客小心提送到车上。（2）根据客人身份的尊贵程度，将客人送至电梯间、公司大门口或直至将客人送上车。（3）送客人到电梯时，要为客人按电梯按钮，在电梯门关上前道别。（4）如果要陪同客人乘坐电梯，通常是主人先进电梯，客人后进；客人先出电梯，主人后出。（5）秘书人员和上司一起送客时，要比上司稍后一步。（6）安放好行李后，向宾客作一下交代。（7）要

97、施礼感谢光临和致告别语（8）帮助宾客关车门时，时间要恰到好处，不能太重，也不能太轻。（9）车门关好后，不能马上转身就走，而应等宾客的车辆启动时，面带微笑，挥手告别，目送车子离开后才能离开。二、陪同和合影（一）陪同1、确定陪同规格2、落实陪同工作人员3、做好陪同准备4、安排处理好陪同期间的具体事务陪同的具体事务与方式有：陪行、陪车、陪餐、陪同用餐、陪同考察、陪同娱乐等。陪车前面已有叙述，这里不再涉及。（1）陪行 ； （2）陪餐； （3）陪同考察（4）陪同观看文艺演出（二）合影：第四节安排会见与会谈第五节举行宴会一、宴会的种类：二、宴会的准备：三、宴会接待和举行程序：补充：商务宴请补充：商务宴请一

98、、宴请前的准备宴请的准备工作一般可分为确定参加人员、宴请地点以及发出邀请、恭候迎接等。其中确定客人名单是整个准备活动的关键。因为宴请的客人的身份、宴请的目的、客人的级别及人数、客人与主人的熟识或融洽程度等都直接关系到后面的各个环节。如果领导将宴请的人员、时间、地点等都确定好了，那么我们只需逐项落实就可以了，如果领导只是有一个大概的想法或几点原则的话，我们就要认真对待了。因为一次宴请前的准备过程实质上就是一次公关策划的过程，任何一点一滴的疏漏都可能会酿成严重的后果。（1）确定参加人员名单。（2）确定宴请的地点。（3）发出邀请。（4）抵达饭店。 二、宴席上的细节（一）第一场：落座。落座是有规矩的，

99、一般可分为正确确定桌次和座次两个问题：1、桌次。如果双方来的人较多需分桌用餐的话，应确定其中一桌作为主桌。确定主桌一般有三个原则：一是居中为上：即当三桌以上（且为单数时）并列时，以中间一桌为主桌。二是以右为上：即两桌并列时，以右面一桌为主桌，但两桌以上（且为双数，如四桌）并列时，则需同时使用上面二个原则来确定主桌，即中间的右面一桌为主桌。三是以远为上：即离房间正门最远（即最靠里面）的一桌为主桌。除了上面的三个原则，还有一个如何确定左右方向的原则面门原则，即以面对房间正门时的右面为上。2、座次。落座一般由于场合不同而分两种方式：正式排位法：即面门居中的位置为主陪席（也称埋单席、主位），对面为副主

100、陪席。主陪席的右侧为第一贵宾席，副主陪的右侧为第二贵宾席，主陪席的左侧为第三贵宾席，副主陪席的左侧为第四贵宾席，依此类推。这种排位方法适用于比较正式的场合，同时要求主客双方（特别是主陪与副主陪之间）的地位都比较接近。非正式排位法：如果参加宴会的人不是很多，甚至主人一方出面的只是公司老总和他的秘书，而无论被宴请的客人是谁，按上述排位方法显然都是不合适的，因为无论如何，将第二贵宾安排在秘书旁边都是不够尊重的。这时就适用非正式排位法了。主陪席的位置不变，而副主陪的位置通常也不变，贵宾依次坐在主陪席的右侧和左侧，依此类推。（二）第二场：点菜。 1、基本原则：人少，菜最好少而精；人多，菜最好精而全。吃饭

101、人多难免众口难调，常规做法是凉热荤素、鸡鸭鱼肉搭配起来。最好是客人到之前先有一个安排，再重点征求一下意见。2、四大要点：一是照顾全面：一定要询问一下客人中有无什么忌口的，千万不能因为一点疏忽而惹得客人不高兴。二是重点突出：最好点一两种贵宾平时最爱吃的或本饭店最拿手的特色菜，菜上来时不要忘了重点地介绍一下：“我们老总听说您对比较偏爱，而这里的这道菜做得还不错，所以我们老总特意为您点的。”在很多时候，一道菜也能起到画龙点睛的作用。三是男女有别：宴请中如有漂亮的小姐，那么就要少点一些飞禽或鸡鸭，因为这些东西骨头多，让她们在这种场合下啃骨头难免不大好看。四是一视同仁：如果是分桌进餐，每个桌的菜应是相同

102、的，这样不仅点起来方便，一式几份就可以了，而且可避免主桌以外的客人心存不满。当然如果某桌上的人有特殊要求（如有忌口）则另当别论。（三）第三场：敬酒。 一般来说，过多地向客人敬酒是对客人的一种不尊重，但有的客人酒量较大，对主人的敬酒也不反感的话，多敬几杯是可以的。敬酒的时机很重要，一是别人敬酒时不要乱掺和；二是在敬酒时也应遵循身份高低尊卑的次序，不要过于冒失。作为秘书敬酒时语言表达也有技巧，一般要体现出地位的差别来，如敬酒时我们可以说“代老板敬您一杯”。同时还应借敬酒的机会将领导想表达而又不方便表达的意思替领导表达出来，这样才真正体现了助手的作用。另外，敬酒时不应有遗漏，如果是分桌进餐的话，其他

103、桌上的客人也应照顾到。（四）第四场：谈事的时机。一般宴请最好挑有沙发的包间，如果和客人不很熟，吃饭前人没来齐时，就先把事情谈了。这样做的好处是让人家吃得心里踏实。如果和客人较熟，而且也不是什么复杂的事，只是表个态，就不要在吃的时候说，而是到最后送客时顺口说一声“帮我办一下”就行了。当然，一切都要以尊重客人的要求为前提。三、道别（1）埋单：在酒席进行到接近尾声时，我们应提前结清账单。在结账前要礼貌地向客人询问一下是否还要点什么，如果客人及主陪都明确表示不要什么了，我们就可去埋单了，而不应该等到客人离席了再匆匆结账。（2）相送：如果给客人备有礼物，应提前放在贵宾自带的车上，并给对方司机交待清楚，在

104、贵宾上车前跟他说一声“给您准备了一份礼物放在车上了”即可。如果客人是宴请方派车接来的，则应负责将客人送回去，如果有重一些的礼物，则一定要负责将礼物送到家。第六节礼宾次序、国旗升挂与接待礼仪分组练习分组练习接待客人：接待客人：王芳是陕西省西安市文化局办公室秘书。5月12日这天领导通知她：青海省西宁市文化局副局长及下属3人，将于明天乘58次列车到西安市文化局，进一步共同商讨两市在西部大开发战略的实施过程中，如何抓住机遇，振兴祖国的秦腔文化事业。期间将考察秦腔传统剧目三滴血、周仁回府、火焰驹、铡美案、游龟山等，以及新编秦腔现代剧孔繁森、白鹿原、郭秀明等的演出情况；还将和西安市易俗社同志进行业务交流及

105、座谈。在西安活动5天。要求王秘书按接待程序及礼仪安排本次接待工作，圆满完成接待任务。要求：1、拟写本次接待活动的接待方案。2、按照迎客、待客、送客的基本顺序，分项设计出本次接待活动的具体场景及较详细的活动内容。第十章第十章 秘书日常事务秘书日常事务第一节秘书日常事务概述一、秘书日常事务的含义和内容：二、秘书日常事务的作用和特点第二节保密工作一、保密的重要性二、保密工作的含义和内容：三、秘密的种类四、保密工作的要求五、秘书部门的保密工作（一）文件保密（二）会议保密（三）新闻宣传保密（四）通讯保密（五）使用办公设备保密（六）日常保密资料：资料：秘书保密技巧1、秘书保密技巧之一：脱套法2、秘书保密技

106、巧之二：幽默法3、秘书保密技巧之三：激将法六、保密的纪律党和国家工作人员保密守则中具体规定：1不该说的机密，绝对不说。2不该问的机密，绝对不问。3不该看的机密，绝对不看。4不该记录的机密，绝对不记录。5不在非保密本上记录机密。6不在私人通信中涉及机密。7不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密8不在不利于保密的地方存放机密文件和资料。9不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项。10不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。第三节值班工作和日常接待一、值班工作（一）值班工作的含义、值班的类型（二）值班工作的主要任务与要求：（三）值班工作制度1、岗位责任制度2、值班记录制度主要指对

107、值班日志的及时填写。3、交接班制度4、请示报告制度5、保密制度（四）值班安排及其表格制作值班表格.doc（五）应急情况处置 二、日常接到（一）日常接待的含义和特点（二）日常接待的形式1、前台接待2、办公室接待（三）日常接待的事先准备工作1、心理准备(1)“诚恳”的心情(2)合作精神2、准备一份原始约会登记本，或者计算机登记系统，根据以往客人来电来函来人的预约记录，整理出当天已事先预约的来访者单位、姓名、职务、时间、事由、接待人员，做成一份当日来访预约表，如有必要，可通过电话方式向来访者和被访者再次确认及提醒。3、建立来访者名片索引系统，用名片扫描仪将来访者的名片资料储存在计算机里备查，配合来访

108、登记记录，合并成一套来访资料系统，这样既便于完整记载已发生过的来访及结果，也便于上司有事联系客人时，秘书可以迅速地借此检索提供准确的信息。4、了解掌握企业内可以接待来访者的人员姓名、部门、职务、分机号码。5、准备一些笔和便条纸，如果来访者拜访的人不在，可请其留言以便转交。室内应放置当日的报刊杂志，使来访者安心等候，也可以转移来访者的注意力。总之，应避免在来访者面前打电话给被访者。6、在面向办公室内部的墙上设置留言板，作为备忘之用。7、有意拉开接待处（前台）与会客区的距离。（四）日常来访接待的程序、方法和要求1、接待预约来访者的工作程序（1）亲切迎客1）以良好的公司形象迎接来访者2）了解来访者约

109、定见面的部门或人员3）通知被访者4）被访者不能马上接待5）按照单位要求给来访者发放宾客卡，并提醒来访者离开时返还宾客卡。（2）热忱待客1）引导2）招待（3）礼貌送客“出迎三步，身送七步”是迎送宾客最基本的礼仪。2、接待未预约来访者的工作程序（1）礼貌招呼当了解到对方与被访者没有预约时，秘书仍以欢迎的态度礼貌友好地接待，为其服务。（2）辨明身份，了解来意，区别处理针对不同的未预约者，秘书要迅速甄别，并给予适当的接待与分流。值班表格.doc（3）如果当天确实不能找到适当的人与来访者见面，要立即向来访者说明情况，切忌不要让客人产生“等一等还有希望”的误解，以免浪费双方时间，使自己更被动。秘书可主动请

110、来访者留言，并向其保证尽快将留言或预约递交给被访者。（4）对于以下这些来访者，秘书应该谨慎对待：（五）接待（挡驾）工作实训练习1经理正在开会，有一位客户要找经理，当秘书告诉他经理正在开会后，他仍坚持要见经理。秘书应怎样处理。2有一个外地的客户，慕名来到滨江公司，但因为事先无约，显得有些不好意思，演示秘书接待的情景。3吴总经理与洪达公司的王经理是大学的同窗好友，有着十几年的友情，关系非常亲密，经常在一起打球，在生意上也有合作的机会。王经理经常到滨江公司来找吴经理聊天，吴经理也经常到洪达公司看望王经理。今天，王经理又来找吴经理，正好吴经理不在公司，他陪同台商赵先生打保龄球去了。这时秘书应如何接待？

111、4一位记者来访，要见公司的吴总经理，说是要采访有关公司未来发展方向的问题，而吴总经理正好出去办事，秘书应如何接待？5有一位推销员，事先没有约定，一来就声称是经理的朋友，坚持要见经理，秘书请教他的大名，他却又不愿通报姓名，不愿说出求见理由，到现在还赖着不肯离去。演示秘书应对的情景。6一天早晨，两位预约的客人刚到，另一位客人却由于急事来到公司，要求马上见到吴总。演示秘书接待的情景。第五节办公环境管理一、办公室空间布局及管理办公室的空间管理是指为有效利用空间、节约空间成本、缩短工作流程、方便人员沟通所进行的办公处所和物质设备的安排、布置等。（一）办公室的布局类型1、开放式办公室布局（1）全开放式办公

112、室全开放式办公室是指一个完全敞开的大空间，没有任何隔板，整个办公室一览无余，可以在办公室的任何一个角度看到每位员工的座位。（2）半开放式办公室半开放式办公室一般是用高低不等的软包装隔板，区分开不同的工作部门，因为隔板通常只有齐胸高，因此，当人们站起身来时，仍然可以看到其他部门员工的座位。2、封闭式办公室布局又称为传统式办公室，是指用墙壁将办公空间分隔成若干有门、窗的独立房间的办公室布局。每个房间都有一人或多人办公，一般是按照工作任务或职能分工划分办公室。每个办公室配有办公桌椅、电脑、传真机、文件柜、书架、绿色植物、饮水机等。3、开放式与封闭式办公室的优点与缺点比较（1）开放式办公室的主要优点与

113、缺点（2）封闭式办公室的优点与缺点（二）秘书对办公责任区的管理秘书的责任区一般包括：个人办公责任去、公用区域、上司的办公区域。1、个人办公责任区管理一般指秘书办公桌椅周围区域中的地面、墙壁，以及家具和秘书负责的所有办公设备、文件柜、书架、文具等。2、公用区域管理公用区域设置有秘书经常使用的传真机、复印机，与同事共同使用的档案柜、书架、报纸架，办公室的茶水桌等。秘书要主动清洁、整理公用区域：3、上司的办公区域秘书是为上司创造最佳决策环境的人，因此，管理好上司的办公室是秘书的一项重要的日常工作。管理好上司的办公室一方面是为了让上司舒适地工作，另一方面是为了给来访的客人留下美好的印象。（三）办公室空

114、间布置的原则二、办公室环境管理环境管理通常包括视觉环境、听觉环境、光线环境和空气环境四个方面。（一）视觉环境1办公室整体表面要保持庄严、整洁和美观。2办公处所颜色的调节。值班表格.doc（二）听觉环境（三）光线环境（四）空气环境空气环境是指空气的温度、湿度、流通和清洁四个因素。三、办公环境的安全管理办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患（一）办公设备及操作中的隐患1、设备电线纠缠在一起；2、电线拖得很长；3、设备接线松开或损坏；4、电器设备未接地线；5、电线有因磨损而裸露之处，绝缘不彻底；6、电路负荷太大；7、没有保险板或者保险板松开；8、在不会操作和没有指导的情况下使用设备；9、办公设备破损或

115、有危险。（二）办公桌椅、家具方面的隐患1、办公室过度拥挤；2、办公家具和设备摆放不当，椅子的靠背角度不对3、家具或设备有突出的棱角，常常磕碰人的身体；4、档案柜、书架阻挡了通道；5、包裹、行李重物或者家具挡住通道，未及时清理6、电脑键盘桌面过高，难以用正确的姿态操作；7、由于柜橱顶端堆放的东西太多导致其倾倒；8、没有关上的抽屉挡住通道；9、站在旋椅上取放东西；10、抬举重物。（三）室内光线、温度、通风、噪音、通道方面的隐患1、室温太低或太高；2、光线耀眼，电脑折射太阳光；3、空气污浊；4、楼梯踏步平板破旧或损坏；5、楼梯上没有扶手或扶手已损坏。（四）地、墙、天花板、门、窗方面的隐患1、地面突起

116、的砖块；2、地板打滑；3、墙上脱落的各种标识牌；4、天花板装饰物不牢固；5、门、窗不牢固，开闭不灵活。（五）工作中因疏忽大意造成伤害、失密的隐患1、对已发现的危险的记录不完全；2、复印时将保密文件忘在复印机玻璃板上；3、正在起草保密文件时来了客人，未将文本倒扣过来或收藏起来。（六）火灾或消防中的隐患1、乱扔烟头；2、安全出口被阻塞；3、火灾疏散注意事项不完整或者没有；4、灭火设备已损坏；5、防火门被锁住、打不开或者平时开着；6、用易燃材料做烟灰缸；7、清洗液随便放在屋内而且没有封口；8、走廊、楼道上堆放易燃的物品，许多废纸堆放在办公室内的一角；9、当发生火灾的时候，火灾警报或者灭火设备失灵10

117、、当被要求撤离发生火灾的建筑物时拖延或犹豫第六节印信管理和大事记印印章；信介绍信、证明信等。印信是各级党政机关、企事业单位、组织团体等对外联系的标志和行使职权的凭证。加强印信管理，严格使用规定，是秘书部门和秘书人员的重要职责。一、印章的管理（一）印章的种类（二）印章的样式补充：补充：印章的质料印章的质料：印章有铜印、钢印、木印、塑料印、胶皮印、万次印等。万次印又分成原子印和渗透印。原子印用特殊材料、采用现代排版技术制作，将所需刻制的印章先制成印版，然后将原子油与印版经热压固化成型，属液体压铸；渗透印是将所需刻制的印章采用固体材料热压成型。然后再注入印油，属固体压铸。它们都有如下特点：字迹清晰美

118、观，不易变形，使用方便，随印即平，永不褪色，可连续使用3万次以上，还可同时套用几种颜色，制作工艺先进，不易仿造，有利于印章的保密。（三）印章的尺寸规格（四）印章的刻制管理补充：印章的刻制程序：上级正式机关的批准制发单位开具的公函附样章到公安部门办理登记公安部门指定刻制单位刻制印章选定启用时间发出附印样的通知双人同行取回印章拆封检验专人保管。关于印章的刻制程序，各地采取的管理细则并不统一，如有些省市企业在刻制印章时，并不要求必须到公安机关办理登记手续，而只需凭有效证明（如：工商局企业登记许可通知书）到公安部门指定的印章刻制厂家，由厂家在办理刻制手续时在与公安机关联网的电脑中代为办理登记备案手续。

119、（五）印章的启用管理（六）印章的保管保管人员接到印章后，必须进行登记，登记项目包括：印章名称、颁发机关、收到枚数、日期、领取人和保管人员姓名、启用时间等，一一登记清楚。（七）印章的使用管理1、用印申请单2、用印登记表补充：用印方法补充：用印方法加盖印章是使文件、材料生效的标志，所以印章要保持清洁，字迹清楚，印油均匀，使之清晰醒目。印章加盖要端正，不要倾斜，更不能颠倒。印章加盖在文书的不同位置，其作用是不同的，常见的有以下几种：1、落款章：盖章文书作者落款处，表明法定作者及文书的有效性。加盖落款章的部位，按规定是在落款处的年、月之间。印章加盖之页，最好有正文记载。如正文在上页已叙述完毕，印章单独

120、加盖一页时，必须在该页14行处写明“此页无正文”字样，以防止有人利用空白页的印章从事非法活动。国家在正式的行政公文中，应避免印章独处一页的情况出现。如遇这种情况，打印时可采用压缩或加大正文行距的方法，使印章和正文能同处一页。2、更正章：对文书书写中的讹（错字）、夺（脱字）、衍（多字）、倒（颠倒）进行改正后，以加盖更正章的办法作为法定作者自行更正凭借。3、证见章：对以他人名义出现的文书盖章作证。如：两个单位签订合同，请双方上级主管机关加印证见；摘抄档案内容要由档案保管部门证见；旁证材料由旁证人所在单位证见。4、骑缝章：介绍信与存根衔接处须骑缝加盖印章，以便必要时查核。5、骑边章：重要案件的调查、

121、旁证、座谈记录，签订的合同等材料，除其他印章外，还必须将同文多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，骑各页边加盖一完整公章，可证明文件各页确是同时形成，以杜绝日后改易之嫌、之弊。6、密封章：在公文封套的封口处加盖印章，以确保传递中无私拆之弊。7、封存章：在封条上加盖印章以封存账册、财物、文件橱、仓库等，常在节假日前夕或特殊情况下使用。（八）印章的停用和销毁（九）电子印章管理二、介绍信和证明信（一）介绍信介绍信是单位或组织的公务人员与其他单位或个人联系工作、了解情况、洽谈业务、参加各种社会活动使用的一种专用书信。1、介绍信的种类介绍信大致分三种：（1）打印成文，不留存根的印刷介绍信即：固定式介绍信

122、固定式介绍信采用批量定制，使用时只要按项目填写即可，较为方便。例文例文：XX市XX局介绍信X介字201号兹介绍等位同志前往你处联系事宜，请接洽并予协助。（有效期天）XX市XX局（盖章）二一 年月 日（2）打印成文，带存根的印刷介绍信即：固定式介绍信由持出和存根两部分组成，持出和存根印有编号，便于核查。例文例文：教材P377（3）用一般公文纸书写的介绍信即：便函式介绍信用于手工书写或计算机打印。无论书写还是打印，都要使用印有单位名称的信笺。2、介绍信的保管：具体要求与印章保管相同。3、介绍信的领用：4、介绍信的填写：5、介绍信的盖章：6、介绍信存根的保存：（二）证明信通常被称为“证明、证明函、证

123、明书”1、证明信的作用：证明信是用来证明某人的身份、经历或证明一件事情的真实情况的专用书信。2、证明信的种类（1）从内容上可分为：以组织名义出具的证明信；以个人名义出具的证明信。（2）从格式上可分为：固定形式的证明信；非固定形式的证明信。（3）从证明信的用途来看可分为：证件式的证明信；作为材料存入档案的证明信；证明证件丢失等情况的证明信。例文1：固定式证明信证明信X院办2006字X号 兹证明我院XXX同志（男），就有关城市管理的研究课题到等地调研，请有关方面协助提供交通、住宿方便。 特此证明XXXX（盖章）二六年X月X日例文2：作为证件用的证明信证明信 兹证明我公司工程师XXX（男，身份证号为

124、）、技术员XXX（男，身份证号为）前往湖南等六省，检查并维护修理我公司2006年3月前出产的XX牌GB2型电子产品，敬请有关单位提供方便和支持。 特此证明XX省XX市XX电子科技有限公司（公章）二六年五月六日例文3：作为材料存入档案的证明信关于教师XXX的进修证明XX省XX职业技术学院： 贵校秘书专业教师XXX自2003年9月至2004年7月在我校秘书专业进修。主要随堂旁听秘书专业课程：秘书学原理与实务、管理心理学、人力资源管理以及公共关系原理与实务。同时参加秘书职业等级测试的培训与考核。进修期间，XXX学习认真，能主动请教教学经验，积极参与各种专业教学活动，主动和专业各位教师交流教学体会，表

125、现出比较强的领悟能力；同时关注我校其他有关教学改革和创新的教学信息。进修期间XXX也和我校秘书专业各位教师建立起了良好的关系。 特此证明XX学院秘书专业二四年六月二十八日例文4：个人出具的证明信证明信XX集团信息咨询公司： 应贵单位来函要求，现将我的学生王XX情况证明如下： 王XX是XX大学Xx系2005届本科毕业生，曾任系学生会主席职务，在校期间，该生遵守学校各项规章制度，学习成绩良好，在校期间没有违反校纪校规的行为。 特此证明证明人：李XX二六年X月X日3、证明信的写作一般证明信都由标题、称呼、正文、署名和日期组成。（1）标题：在第一行中间写上“证明信”或“证明书”，或写上“关于XXX同志

126、XX情况（或问题）的证明”。（2）上款：即称呼。顶格写上证明的发至单位名称，之后加冒号。也有证明省去上款的。（3）正文：此为证明信的主体部分。另起一行空两格写明被证明事项的全部事实，语言要准确、简明扼要。写完所证明的事项后，另起一行空两格写上“特此证明”或“经调查核对，以上情况属实，特做说明”。（4）落款：即署名和日期。在正文右下方署上证明单位（或个人）名称（姓名），并加盖公章或私章，否则证明无效。4、证明信的审核与盖章：5、证明信的登记与存档：三、大事记（一）大事记的概念大事记是用于随时记载一个单位或组织日常重要工作或活动简况的文种。所谓“大事”，指能反映本单位的重要工作或活动面貌，对今后有

127、查考价值的事项。凡“大事”，无论是例行的，还是临时发生的，都应在记载之列。（二）编写大事记的意义记录好单位发生的有意义、有影响的大事和重要人员的活动情况，既能作为单位领导干部的备忘录，也能在工作中随时积累史料并可随时提供利用，为现实服务。大事记不仅可与当年的档案相辅相成，互为补充，而且也可为当年收集的各种文书材料起到目录作用。既可保证归档文件的齐全，也为编史修志、研究历史、编写年鉴提供详实的、系统的历史资料，并起到大事索引作用。由此可见，编写好大事记，既能服务当前，又能惠及后代，其作用是非常大的。（三）大事记的种类1、综合性大事记：一般以年度为期限，综合记载一个组织或单位所发生的各种大事。如“

128、文学院2010年大事记”、“XX管理局职工医院2010年大事记”。2、专题性大事记：当举行特别重大的活动或发生特别重大的事件时，可以围绕这一事件或活动进行记载，并按此专题编撰成册。如“2010年上海世博会大事记”。（四）大事记记载的内容范围1、单位名称、隶属关系及机构体制的变革；2、单位主要领导的更迭，领导人的任免、调动、奖惩等；3、重要规章制度、重要文件、重大决策和工作部署的制定、实施、调整及改革；4、重大的政治活动、社会变革对单位的影响，单位参与的重大社会活动；5、单位的重要会议、重要活动，主要领导的重要公务活动情况；6、重大的生产建设及经营、管理等方面的措施，以及取得的成果和获奖情况；7

129、、单位的获奖情况。先进部门、先进人物的命名和嘉奖。重大科技活动和发明创造；8、中央、部、省、市和兄弟企事业单位领导和国内外知名人士，在本单位视察、检查指导工作，参观访问的情况和重要讲话内容提要。9、中央和省、市报刊（含内参）刊登的有关本单位的重要消息或文章；10、出国考察、培训，及接待等涉外活11、单位发生的大案、要案以及重大事故灾害，及对这些大事的处理。12、需要记载的其他大事、要事。（五）大事记写作特点大事记是一种特殊文件，有它自己的特点，主要有以下几点：1、按重大事件或活动出现的时间顺序记载，一般是一事一记.2、材料确凿，文字严谨3、言简意赅4、直陈其事、朴实晓畅5、格式规范，表达统一（

130、六）大事记的写作格式1、标题：综合性大事记标题单位名称+年份+文种；或单位名称+文种；专题性大事记标题单位名称（有时也可写范围或行业名称）+主题+文种；2、前言专题性大事记一般要写前言，说明编撰的目的、意义、指导思想、体例、时限和材料来源。单位内部的综合性大事记一般不写前言。3、正文：由时间和内容组成。（七）大事记例文例文例文1：经管学院大事记（片段）二三年一月17日 在校部多功能厅召开“海大2002年总结暨表彰大会”。XXX副校长主持，我院院长XXX与其他13位同志作了典型发言，最后XXX校长总结。2329日 我校组团访问香港城市大学。经管学院副院长XXX重点考察了该大学的公共管理专业。二月24日 经管学院召开全院高专教师会议。主要内容：一、加强管理力度，统一教学要求，统一教学进度；强调平时训练，注重学生实用能力的培养。二、根据大学英语应用能力测试的要求，教师应把平时的教学与考试有机地结合起来，使学生既能扎实地学到知识，又能较为自如地参加英语应用能力考试。例文例文2：XXX管理局职工医院2010年大事记1月25日局春节慰问团，在局长XXX的带领下，来医院对住院的235名病员进行了慰问，并代表局党委、管理局送了慰问信和慰问品。2月3日我院被XX市委、市人民政府命名为XX市的“文明单位”，上级颁发了荣誉证书及奖金。