专案管理实务课件

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1、專案管理實務 Part 2Roger Liu2005-01-281武漢人醒得早，起得晚2貴陽人古夜郎國天無三日晴地無三里平人無三兩銀中國第一大瀑 - 黃菓樹瀑布申請世界文化遺產安南say No剛在瀑布旁蓋了一座6分鐘直達的電動手扶梯他們說這樣就不用再繞遠路了$#!*夜郎自大3ARGENDA Review專案管理的基本知識 如何做一個好的專案經理的角色專案管理的工具及報表實際案例4何謂專案？ 專案是一個人或一夥人，為了某些明確而可行的目標，在某一特定的時間內，甘冒風險，運用組織，將金錢,時間,人力等資源，有計畫的妥為應用，並且與專案利害相關者(Stakeholder)溝通，以期在預設的條件下，達

2、到預期的目標。 *5何謂專案管理 (Project Management)? 專案管理乃是將管理知識、技術、工具、方法綜合運用到任何一個專案行為上，使其能符合或超越專案利害關係者(Stakeholder)需求與期許的一種專門科學。 * 6專案管理的目的為何 ? 簡言之，專案管理是一種既有效率，又有效益地將專案成功執行的一種程序與方法；而其所關切的是如何將一項任務能如期如質如預算的達成並充分滿足需求目標。*7專案管理的四大階段： 專案的計畫階段 專案的執行階段 專案的控制階段 專案的結案階段 *8專案管理八大知識領域八大知識領域專案整合管理 專案計畫書發展 專案計畫書執行 整合變更控術專案成本管

3、理 資源規劃 成本估算 預算編列 成本控制專案溝通管理 溝通規劃 資訊發佈 績效報告 結案管理專案範疇管理 專案起始 範疇規劃 範疇定義 範疇確認 範疇變更控制專案品質管制 品質規劃 品質確保 品質控術專案風險管理 風險管理規劃 風險辨識 風險定性分析 風險定量分析 風險回應規劃 風險監控專案時間管理 活動定義 活動排序 活動期程估算 時程發展 時程控制人力資源管理 組織規劃 人員獲得 團隊發展專案採購管理 採購規劃 邀商規劃 邀商作業 商源評選 履約管理 合約終結9專案失敗之15項主要原因8.專案檢查點(里程碑)設置不足9.團隊小組人員的問題 10.技術複雜問題11.專案順序變更12.計畫不

4、是團隊所承諾的13.團體小組不合作 14.團隊精神下沉 15.不合格之專案人員 一個好的風險管理與危機管理為致勝的必要因素一個好的風險管理與危機管理為致勝的必要因素 * *1.先導規劃不足2.不務實之專案規劃3.專案範疇低估4.顧客要求變更5.專案應變規劃不足6.進度追蹤不力7.偵測問題能力不足 10七種差勁的專案經理人4單打獨鬥，自以為是“藍波”型4救火隊長，樂此不疲型4憂柔寡斷，拖泥帶水型4江山術士，連哄帶騙型4官僚作風，整人為樂型4膽小如鼠，禍來你當型4正牌混蛋，真正差勁型 *114. 如何做一個好的專案經理12專案管理流程專案管理流程專案層次企業層次目目 標標 設設 定定規格規格工作說

5、明書工作說明書(SOW)工作分解結構工作分解結構(WBS)工作說明工作說明確立流程確立流程排排 程程預算預算 編列編列時間$時程時程/成本成本/效能效能/追蹤追蹤XXXXXXXX時程成本目標效能檢討會議檢討會議穩定度效益上上 級級 決決 策策報 酬 表策略案 情 現 況13專案管理的元素專案管理的元素資源資源 範疇範疇成本成本時間時間14專案管理專案管理 = 運籌帷幄的技術運籌帷幄的技術Do thing better or Do better thing ?15專案經理守則十二條4第一條 : 計畫為避免大錯之本-重視別人的意見-放眼看全局-目標要有共識-日程，進度要有彈性-先設定一般的“遊戲規

6、則”-確定個人責任 *164第二條 : 執行為勝敗關鍵之本-把握關鍵工作-用幫忙解決問題的方式來影響團隊的表現-計畫不是不能改，但是不能天天在改計畫-盡量為團隊爭取資源 *174第三條 : 追蹤為確定專案品質之本-定期與成員討論專案進度-必要時，不排除對個人或團體表揚-追蹤方式不拘，但結果必須公開，並做成記錄-在問題未惡化前，先處理掉 *184第四條 : 進度評估為避免失控之本-風箏飛得再高再遠，線頭還在你的手上，人不喜歡被要求，但專案進度非管不可-因材施教，不同人需要不同管理-對“粗枝大葉”型，要注意細節-對“光說不練”型，要注意看證據-對“優柔寡斷”型，要提供方向與指導-對“自做聰明”型，

7、要把握要點 *194第五條 : 過錯為吸取寶貴經驗之本-過錯不改將變成錯誤，錯誤將造成失敗-面對過錯時要保持冷靜，處變不驚的應變本領很重要-在挫折中學習經驗，經驗比知識可貴 *204第六條 : 人際關係為團隊精神之本-不同的人要在不同的時間說不同的話-專案經理是協助，而不是監督-要懂得說 : “不”-要避免“意料之外”-Trust but Verify *214第七條 : 士氣為不畏艱難之本-要有肩膀，不怕負責-光環給別人戴-公開表揚，私下勸勉-要有壯士斷腕的勇氣，不要讓害群之馬影響士氣 *224第八條 : 溝通為化解誤會之本-最有效的溝通還是面對面的溝通-統一溝通的標準與方式-決不能讓謠言滿

8、天飛-最重要的是知道 : 我在那?應該在那?怎樣才能到那?需要什麼幫助才能到那?什麼人領我到那?如果不能到那又會怎麼樣? *234第九條 : 衝突為考驗智慧之本-見不到的衝突最可怕-暗潮洶湧將招致傾國傾城-面對衝突，尋求解決之道-第一時間在第一次處理時就該解決-第一次處理的方式將成為慣例-危機重大時，殺雞儆猴有必要性-絕對避免團隊對團隊的衝突 *244第十條 : 善用資源為增加效率之本-將最能幹的人用在最重要的地方一陣子(但避免因此造成英雄主義)-省時比省錢重要-懂得取捨的重要性-花一個半的錢請一個能幹的人,勝過花二個的錢請二個人-人多的麻煩比人少的麻煩還麻煩 *25第十一條 : 經驗為駕輕就

9、熟之本-失敗的經驗比成功的經驗重要-自己的經驗比別人的經驗重要-最近的經驗比過去的經驗重要-多方的經驗比長久的經驗重要 *264第十二條 : 人際關係為萬事順暢之本-不要期望張飛一覺醒來變成孔明-用可以被接受的方式來溝通-不要試圖改變別人-保持作風的一貫性-個人的名譽是最重要的資產 *275. 專案管理的工具及報表28專案要怎麼開始 ?4撰寫專案工作說明書(SOW) (Statement of Work)專案使命關鍵性的假設事項技術規格預期施工階段、重大事件、與交付的成果完工評核要件時程預估：開工、完工、里程碑、重要書面文件等等計費辦法說明雙方責任細則專案變更處理規範29專案要怎麼規劃 ?4工

10、作分解結構(WBS)(Work Breakdown Structure)組織分解結構(OBS)(Organization Breakdown Structure)里程碑(Milestone)30子任務子任務子任務子任務摘要任務摘要任務摘要任務摘要任務專案摘要任務專案摘要任務專案摘要任務專案摘要任務01231.11.21.2.11.2.11.2.21.2.21.2.31.2.3WBS 工作分解結構工作分解結構31WBS 常遺漏的工作任務4專案規劃4任務批准4重大專案會議4與顧客的協議4品質檢驗與瑕疵導正4訓練4測試之規劃、發展與執行4結案工作32Work Breakdown Structure3

11、3專案需要花費多少時間?多少成本?4利用(甘特圖)34專案工作之間的關係為何 ?4利用(網路圖)35哪些工作最重要 ?4使用(要徑圖)A1 1B2 2C4 4D6 6E5 5F1010G1 1A A B B D D G G (1+2+6+1 = 10)(1+2+6+1 = 10)36專案任務狀況的追蹤與控管4結合圖形及公式來進行控管 (Microsoft Project)376. 實際案例國家衛生研究院公共工程38行政院衛生署工程施工查核國家衛生研究院竹南院區總機擴充工程開工簡報開工簡報 & & 施工規劃施工規劃 ( (歐科商業電訊股份有限公司歐科商業電訊股份有限公司) )工品施質管理報告工品

12、施質管理報告 ( (國家衛生研究院國家衛生研究院、中華顧問工程司中華顧問工程司) )監造單位品質保證作業執行報告監造單位品質保證作業執行報告 ( (許常吉建築師事務所許常吉建築師事務所) )承包商品質管制作業執行報告承包商品質管制作業執行報告* * ( (歐科商業電訊股份有限公司歐科商業電訊股份有限公司) )查核結果查核結果 ( (行政院衛生署行政院衛生署) )39十八招別誤會40專案經理人的十八般武藝1.說不而不傷害對方感情的太極推手2.獲得資訊如探囊取物的身手3.指點迷津，帶領專案團隊脫離迷魂陣的定力4.戒急用忍，鍥而不捨的磨工5.自反而不縮,雖千萬人吾往矣的硬功6.賞罰分明，能借力使力完

13、成任務的領導才能 *417.溝通力強，觸類旁通的表達能力8.文武雙全，上馬可衝刺，下馬可佈局9.千里眼與順風耳，看得遠又善於傾聽10.身無彩鳳雙飛翼，心有靈犀一點通的感應力11.長袖善舞，推銷專案的輕功12.善觀風向，八面玲瓏的人際關係處理能力 *4213.萬流歸宗，還是要有計畫執行管制溝通能力14.專案管理人最好參育與訓練專案人員的工作15.孤芳自賞的人不適專案管理人，要懂得與人合作16.以小窺大，放眼全局，輸一小場贏一大仗才是正確17.不只言語溝通，舉手投足顧盼之間要提醒眾人處理方向18.專案經理要做一個專案的代言人*43結語大家可以準備散場了請把旁邊睡著的人搖起來也可以邊收拾了.散場時，

14、別忘了您所攜帶的東西.44共通語言共通語言連續改善連續改善評比評比單一手法單一手法共通流程共通流程Level 1Level 3Level 5Level 4Level 2五階式能力成熟模式五階式能力成熟模式回饋回饋基本知識流程定義基本知識流程定義 流程流程管制流程改善管制流程改善專案管理能力學習模式專案管理能力學習模式45PM訓練訓練策略性能力策略性能力持續性持續性競爭優勢競爭優勢PM能力能力(competencies)PM技巧技巧(skills)未成熟未成熟成熟成熟完美完美促成促成落實成為落實成為進化成為進化成為最終融合為最終融合為專案管理競爭力專案管理競爭力46結語 在不確定的年代裡在不確定的年代裡在不確定的年代裡，要用專案管理來確定要用專案管理來確定要用專案管理來確定微利時代已經來臨微利時代已經來臨，企業需要企業需要專案管理專案管理專案管理控控管成本並提升整體的執行力及競爭力管成本並提升整體的執行力及競爭力專案管理成為專案管理成為2121世紀必備的個人職場技能世紀必備的個人職場技能與企業生存要素與企業生存要素47