档案建立与台账管理学习教案

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1、会计学1档案建立档案建立(jinl)与台账管理与台账管理第一页，共21页。档案管理的必要性档案管理的必要性引言：引言： 物业从事的是服务性工作，物业从事的是服务性工作，服务质量是核心竞服务质量是核心竞 争力，在如何争力，在如何提高服务质量的过程中，档案管理提高服务质量的过程中，档案管理发挥至关重要的作用。发挥至关重要的作用。必要性：必要性：是各项事物处理是各项事物处理(chl)(chl)、设备维护、设备维护的依据的依据( (报修投诉处理报修投诉处理(chl)(chl)有一定的凭证作用。（监控录像档案有一定的凭证作用。（监控录像档案) )是规避风险的主要途径之一。是规避风险的主要途径之一。是开展

2、物业研究的基本统计素材是开展物业研究的基本统计素材反应物业管理水平，评价物业质量并反应物业管理水平，评价物业质量并综合反应物业管理状况。综合反应物业管理状况。是行业趋势，是各项评优的组成部门。是行业趋势，是各项评优的组成部门。（市优、国优）（市优、国优） 第1页/共20页第二页，共21页。档案管理的原则档案管理的原则(yunz)(yunz)一、安全至上原则：一、安全至上原则： 防火、防盗、防湿、防虫；防火、防盗、防湿、防虫； 专管（专人收集、专人管理）专管（专人收集、专人管理）二、集中分散原则：二、集中分散原则： 统一制度、统一标准、统一统一制度、统一标准、统一规范，集中收集规范，集中收集 不

3、同部门不同部门(bmn)(bmn)、不同业、不同业务（各领班各自分管）务（各领班各自分管）三、业务对应原则：三、业务对应原则： 业务门类不同，分类方法业务门类不同，分类方法不同不同第2页/共20页第三页，共21页。档案管理的原则档案管理的原则(yunz)(yunz)四四、规规范范管管理理原原则则：避避免免( (b b m mi i n n) )特特立立独独行行、标标新新立立异异、自自 搞搞一一套套。五五、指指标标评评价价原原则则： 量量化化 目目标标考考核核重重要要指指标标。六六、切切实实可可行行原原则则： 不不刻刻意意作作假假。第3页/共20页第四页，共21页。档案档案(dng n)(dng

4、 n)建立流程建立流程第4页/共20页第五页，共21页。优质优质(yuzh)(yuzh)档案的来档案的来源源第5页/共20页第六页，共21页。第一步、档案第一步、档案(dng n)(dng n)收集收集n n没有规范完整的物业资没有规范完整的物业资没有规范完整的物业资没有规范完整的物业资料，就不会有规范完整料，就不会有规范完整料，就不会有规范完整料，就不会有规范完整的物业档案，更谈不上的物业档案，更谈不上的物业档案，更谈不上的物业档案，更谈不上整理；保管就失去意义整理；保管就失去意义整理；保管就失去意义整理；保管就失去意义了，利用价值了，利用价值了，利用价值了，利用价值(jizh)(jizh)

5、(jizh)(jizh)当然就大打折扣。当然就大打折扣。当然就大打折扣。当然就大打折扣。n n档案的来源：详见右图档案的来源：详见右图档案的来源：详见右图档案的来源：详见右图第6页/共20页第七页，共21页。第一步、档案第一步、档案(dng n)(dng n)收集收集n n定义：按照有关规定、通过例行的接受制定义：按照有关规定、通过例行的接受制定义：按照有关规定、通过例行的接受制定义：按照有关规定、通过例行的接受制 度和专门的征度和专门的征度和专门的征度和专门的征集办法，将分散在各部门、个人手中和散失在其他地方集办法，将分散在各部门、个人手中和散失在其他地方集办法，将分散在各部门、个人手中和散

6、失在其他地方集办法，将分散在各部门、个人手中和散失在其他地方的档案有组织有计划保存在一个地方。的档案有组织有计划保存在一个地方。的档案有组织有计划保存在一个地方。的档案有组织有计划保存在一个地方。n n收集要求：收集要求：收集要求：收集要求：n n常年累计、持久；常年累计、持久；常年累计、持久；常年累计、持久；n n制度化和规范化，及时并不断更新。制度化和规范化，及时并不断更新。制度化和规范化，及时并不断更新。制度化和规范化，及时并不断更新。n n齐全完整，保质量。齐全完整，保质量。齐全完整，保质量。齐全完整，保质量。n n 精简准确，并能反应精简准确，并能反应精简准确，并能反应精简准确，并能

7、反应(fnyng)(fnyng)(fnyng)(fnyng)企业的业务活动。企业的业务活动。企业的业务活动。企业的业务活动。第7页/共20页第八页，共21页。第二部、档案第二部、档案(dng n)(dng n)整理整理（一一一一） 归归归归档档档档文文文文件件件件书书书书写写写写要要要要工工工工整整整整、清清清清晰晰晰晰，不不不不用用用用普普普普通通通通圆圆圆圆珠珠珠珠笔笔笔笔、铅笔或复写纸等不耐久的记录材料。铅笔或复写纸等不耐久的记录材料。铅笔或复写纸等不耐久的记录材料。铅笔或复写纸等不耐久的记录材料。（二二二二）文文文文件件件件收收收收集集集集是是是是否否否否齐齐齐齐全全全全完完完完整整整

8、整，底底底底稿稿稿稿、附附附附件件件件是是是是否否否否装装装装订订订订在在在在一一一一起起起起；一一一一次次次次会会会会议议议议、一一一一项项项项工工工工作作作作、一一一一个个个个事事事事由由由由( ( ( (或或或或问问问问题题题题) ) ) )的文件是否全部归档。的文件是否全部归档。的文件是否全部归档。的文件是否全部归档。 （三）归档年度是否分清，跨年度文件是否分清；（三）归档年度是否分清，跨年度文件是否分清；（三）归档年度是否分清，跨年度文件是否分清；（三）归档年度是否分清，跨年度文件是否分清；（四四四四）归归归归档档档档文文文文件件件件保保保保管管管管(bogun)(bogun)(bo

9、gun)(bogun)期期期期限限限限划划划划分分分分是是是是否否否否准准准准确确确确，几种保管几种保管几种保管几种保管(bogun)(bogun)(bogun)(bogun)期限的文件是否混在一起；期限的文件是否混在一起；期限的文件是否混在一起；期限的文件是否混在一起； 第8页/共20页第九页，共21页。第三步：装订第三步：装订(zhungdng)(zhungdng)n n 1 1、装装装装订订订订前前前前，对对对对破破破破损损损损的的的的文文文文件件件件进进进进行行行行修修修修复复复复以以以以延延延延长长长长其其其其寿寿寿寿命命命命。修修修修复复复复主主主主要要要要针针针针对对对对一一一一

10、些有孔洞、残缺或折叠处已被磨损的文件进行修补。些有孔洞、残缺或折叠处已被磨损的文件进行修补。些有孔洞、残缺或折叠处已被磨损的文件进行修补。些有孔洞、残缺或折叠处已被磨损的文件进行修补。n n22、复复复复制制制制字字字字迹迹迹迹模模模模糊糊糊糊或或或或易易易易褪褪褪褪变变变变的的的的文文文文件件件件。一一一一般般般般(ybn)(ybn)采采采采用用用用复复复复印印印印的的的的方方方方式式式式进进进进行行行行复制。比如传真件字迹耐久性差，须复制后才能归档。复制。比如传真件字迹耐久性差，须复制后才能归档。复制。比如传真件字迹耐久性差，须复制后才能归档。复制。比如传真件字迹耐久性差，须复制后才能归档

11、。n n33、去除易锈蚀的金属物，如订书钉、回形针等。、去除易锈蚀的金属物，如订书钉、回形针等。、去除易锈蚀的金属物，如订书钉、回形针等。、去除易锈蚀的金属物，如订书钉、回形针等。第9页/共20页第十页，共21页。第三步：装订第三步：装订(zhungdng)(zhungdng) 4 4、装装订订的的方方法法采采用用三三种种：一一种种(y (y zhnzhn) )是是1010页页以以内内用用胶胶水水粘粘贴贴，第第二二种种是是4040页页以以内内用用钢钢夹夹固固定定，三三种种是是4040页页以以上上用用“三三孔孔一线一线”装订。装订。要要求求：装装订订文文件件封封面面制制作作规范规范 档案封面档案

12、封面.doc.doc第10页/共20页第十一页，共21页。第四步：编号第四步：编号(bin (bin ho)ho)n n编编号号是是编编目目(bin (bin m)m)工工作作的的起起点点和和基基础础，通通过过编编号号，使使归归档档文文件件在在全全宗宗中中的的位位置置得得以以固固定定 ， 并并 为为 后后 续续 的的 编编 目目 (bin (bin m)m)工工作作以以及及将将来来查查找找利利用用时时提提供实体条件。供实体条件。第11页/共20页第十二页，共21页。第五步：编制第五步：编制(binzh)(binzh)目录目录n n 它它是是归归档档文文件件整整理理工工作作的的重重要要内内容容之

13、之一一，也也是是其其他他各各种种编编目目工工作作的的起起点点和和基基础础。编编目目必必须须按按照照分分类类( (f f n n l l i i) )、排排列列的的结结果果、逐逐类类、逐逐件件编编制制目目录录，以以系系统统、全全面面的的提提示示归归档档文文件件的的全全貌貌。 第12页/共20页第十三页，共21页。第六步：装盒第六步：装盒n n装装盒盒要要求求n n归归档档文文件件( (w wn nj ji in n) )应应严严格格按按照照件件号号的的先先后后顺顺序序装装入入档档案案盒盒，与与归归档档文文件件( (w wn nj ji in n) )目目录录中中相相应应条条目目的的排排列列顺顺序

14、序相相一一致致，保保证证检检索索到到文文件件( (w wn nj ji in n) )条条目目后后能能对对应应地地找找到到文文件件( (w wn nj ji in n) )实实体体。档档案案利利用用完完毕毕后后归归档档时时，同同样样要要注注意意将将其其按按件件号号顺顺序序装装入入相相应应档档案案盒盒中中。n n要要求求：统统一一文文件件( (w wn nj ji in n) )盒盒脊脊设设置置 档档案案盒盒标标识识. .d do oc c第13页/共20页第十四页，共21页。第14页/共20页第十五页，共21页。备备 考考 表表n n备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检

15、查人和日期。备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。n n盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。n n整理人：负责整理归档文件的人员姓名。整理人：负责整理归档文件的人员姓名。整理人：负责整理归档文件

16、的人员姓名。整理人：负责整理归档文件的人员姓名。n n检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。n n日期：归档文件整理完毕日期：归档文件整理完毕日期：归档文件整理完毕日期：归档文件整理完毕(wnb)(wnb)(wnb)(wnb)的日期。的日期。的日期。的日期。n n要求：备考表制作要求：备考表制作要求：备考表制作要求：备考表制作n n 备考表备考表备考表备考表.xls.xls.xls.xls第15页/共20页第十六页，共21页。档案管理第16页/共20页第十七

17、页，共21页。第17页/共20页第十八页，共21页。推行推行(tuxng)(tuxng)计划计划n n1 1、表单的内容讨论定稿、表单的内容讨论定稿n n2 2、推行计划、推行计划n n 永康项目管理部永康项目管理部 ： n n 肿瘤项目管理部肿瘤项目管理部 ： n n 儿保项目管理部儿保项目管理部 ： n n 117 117医院项目管理部医院项目管理部 ： n n 公司公司(n s)(n s)各部门各部门 ： 自行优化、自行优化、4 4月中旬完稿。月中旬完稿。第18页/共20页第十九页，共21页。第19页/共20页第二十页，共21页。内容(nirng)总结会计学。反应物业管理水平，评价物业质量并综合反应物业管理状况。不同部门、不同业务（各领班各自(gz)分管）。业务门类不同，分类方法不同。保管就失去意义了，利用价值当然就大打折扣。（二）文件收集是否齐全完整，底稿、附件是否装订在一起。（三）归档年度是否分清，跨年度文件是否分清。（四）归档文件保管期限划分是否准确，几种保管期限的文件是否混在一起。整理人：负责整理归档文件的人员姓名。检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名第二十一页，共21页。