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1、管理管理管理管理- -表述技巧表述技巧表述技巧表述技巧 如何有效地操作会如何有效地操作会议培训目的培训目的在会在会议操作中，如何更有效地运用表述技巧和程序操作中，如何更有效地运用表述技巧和程序呢？呢？会议操作会议操作 会前安排会前安排 会会议议召开召开 会后程序会后程序会议操作会议操作 有效操作会有效操作会议是一是一项挑挑战，他必需，他必需经常把本人的、下属的以及公司的目的常把本人的、下属的以及公司的目的结合在一同，耐心十足的做方案。合在一同，耐心十足的做方案。 从以下从以下陈说中中选出在操作会出在操作会议过程中运用表述技巧所能程中运用表述技巧所能获得的价得的价值。 A. 他能他能处置睬置睬议
2、过程中所程中所发生的冲突。生的冲突。 B. 他能确定每个人都参与了会他能确定每个人都参与了会议。 C. 他能防止会他能防止会议中的冲突。中的冲突。 会议操作会议操作正确答案：正确答案：A&B实践上，假践上，假设能合理操作，会能合理操作，会议就会更有效。一切的与会者都就会更有效。一切的与会者都应该参与其中来参与其中来获取需求的信息。取需求的信息。 胜利的会利的会议需求一个需求一个明确的方向。作会前明确的方向。作会前预备，需求，需求积极并仔极并仔细耐心的思索。耐心的思索。假设他都不知道他要去哪儿那他就要留意了，由于他不能够到达那儿了。 Yogi Berra会前预备会前预备 安排会议相关的后勤任务
3、制定一份会议议程 通知与会者会议概略I.会前预备会前预备会会议预备案例案例比尔担任公司每月销售会议的后勤任务。为了让会议举行胜利，比尔担任公司每月销售会议的后勤任务。为了让会议举行胜利，他拟了一张预备事项的清单。左栏中，比尔列出了主要任务，右他拟了一张预备事项的清单。左栏中，比尔列出了主要任务，右栏中列出了需再一次确认的事项。栏中列出了需再一次确认的事项。主要任务确认事项选择会议场地和时间确认与会者的最正确时间预定并检查会议室确认会议室的大小适宜确认主持人所要求的设备再一次检查媒体设备预备提神的茶点通知酒店提供茶点的种类与时间制定会议室与桌型的最后安排方案 检查桌椅摆放，能否需求桌子或只需求椅
4、子？指定人员协助如有必要，指定人员设置并操作媒体设备II. 制定会制定会议议议议程程 会议目的概述 场地 开场与终了的时间 主持人与会议主题的清单 每个主题的时间构造 下次会议的日期与详细时间会前预备会前预备III. 通知与会者通知与会者 通知的方式由通知的方式由组织组织的大小决的大小决议议 给给每个与会者足每个与会者足够够的的时间调时间调整本人的整本人的时间时间表并做表并做必要的安排必要的安排 用或的方式提早通知用或的方式提早通知 包括常包括常规邮规邮件与提示件与提示 确确认认出席人数出席人数会前预备会前预备案例二案例二Joan被任命做一个被任命做一个销销售会售会议议的的议议程，但她以前从程
5、，但她以前从来都没有做来都没有做过过。会。会议议两周前，她开两周前，她开场给场给与会者通知与会者通知会会议议的的时间时间与地点；随后，又与地点；随后，又发发了一了一张张包括一切包括一切议议题题的清的清单单。马马上，上，类类似似“我我们应该获们应该获知更多的情况知更多的情况“谁谁将主将主讲这讲这些些议题议题？的反响分涌而至。无法，？的反响分涌而至。无法， Joan只能和她的上司一同重新做只能和她的上司一同重新做这这次会次会议议方案。方案。如今，如今，请请回答以下的几个回答以下的几个问题问题：案例二案例二以下说法是对还是错？以下说法是对还是错？虽然该销售会议被重新方案，虽然该销售会议被重新方案，
6、Joan仍正确的运用了会前预备技巧起草了仍正确的运用了会前预备技巧起草了一个胜利的会议。一个胜利的会议。 对对 错错实践上，践上， Joan应该将通知再提早一点，并制定一个将通知再提早一点，并制定一个详细、有效且、有效且专业的的议程。程。案例二案例二虽然虽然Joan在制定会议方案上不太明白，但是她依托阅历行事。在制定会议方案上不太明白，但是她依托阅历行事。Joan应运用以下哪些方法来制定胜利会议的方案呢？请选择。应运用以下哪些方法来制定胜利会议的方案呢？请选择。q下次这种情况应请一个制定会议方案的专业人士来协下次这种情况应请一个制定会议方案的专业人士来协q 助处置。助处置。q制定一个包括时间构
7、造，议题和主讲人名单的议程。制定一个包括时间构造，议题和主讲人名单的议程。q至少提早一个月通知与会者。至少提早一个月通知与会者。q以为常规的邮件和以为常规的邮件和 是通知与会者的最好方法。是通知与会者的最好方法。假假设Joan提早通知与会者并制定了提早通知与会者并制定了议程，她的会前程，她的会前预备就就胜利了。利了。好的开场是胜利的一半！好的开场是胜利的一半！会前预备会前预备会议召开会议召开怎怎样的会的会议就算就算胜利？利？大大纲中列出的事情都做了中列出的事情都做了与会者非常称心本人会上与会者非常称心本人会上 的表的表现 所以，在每一次会所以，在每一次会议中，他都中，他都应该: :围绕其大其大
8、纲与目的与目的鼓励参与鼓励参与会末会末总结 q 维持会议进程并将每个议题控制在短时间以内。q 在议程中设置每个议题的时间范围。q 会议目的应贯穿一直。q 安排人员缓和会议气氛；q 安排人员做会议记录并提示时间。围绕大纲与目的围绕大纲与目的鼓励参与鼓励参与参与是任何会参与是任何会议胜利的要素。利的要素。以下是以下是Mack和和Sara关于会关于会议中与会者中与会者问题的的讨论。案例案例M - Mack；S：SaraM：他知道：他知道吗吗，我以，我以为这为这次会次会议议开展得不开展得不错错，除了坐在后面，除了坐在后面 的那两个的那两个销销售部的女人。售部的女人。S：我明白他的意思。她：我明白他的意
9、思。她们们不不仅迟仅迟到了，到了，还还不断在聊天。会不断在聊天。会议议 好象与她好象与她们们无关。无关。M：别这别这么么说说。看起来她。看起来她们们只是在消磨只是在消磨时间时间。得有个方法。得有个方法让让 她她们矫们矫正才行。正才行。S：我不知道。她：我不知道。她们们看来很不看来很不协协作。作。vMMack；SSaravM：啊，我有个主意。我向来坚信“分而治之，无妨一试。v 把她们分开去参与。vS：把她们分开去参与？她们心思好象都没在这上面。vM：她们会诧异并把它作为为一项挑战。让我们来个出其不v 意。 我们可以组织一些暂时团队。我想我们应该先把她v 俩 分开，让她们各自成为一个小组的主持人。
10、那样 ，她v 们就会被隔开而更投入了。她们所做的一切都要遵守主持 v 人任务表。vS：真是个好主意，值得去试试。她们会以为被放在了起v 跑线上，我知道她们两都是很精明的，假设她们能专 v 心投入会议，那么它们在会议后会获得更多。案例案例v要将消极的人员参与情况转变成积极，他需求运用：由会由会议的种的种类来决来决议运用的方式。运用的方式。 角色扮演角色扮演 “ “破冰游破冰游戏戏 问问答答时间时间 讨论时间讨论时间 头脑风头脑风暴暴 小小组讨论组讨论鼓励参与鼓励参与会末总结会末总结v会议将要终了时，请留意会末总结。v 总结讨论的一切议题及所作出的重要决议。 v 收取反响：评价与分析，搜集一定的和
11、否认的v 建议，以便以后改良。案例案例Susan是一个新上任的经理，没有什么阅历，却被要求组织公司的季会。从以下是一个新上任的经理，没有什么阅历，却被要求组织公司的季会。从以下选项中，选出有效措施协助她胜利操作这个会议。会议中，选项中，选出有效措施协助她胜利操作这个会议。会议中，SUSAN应该：应该：会议从问答环节开场会议从问答环节开场以与会者填写评价表来终了会议以与会者填写评价表来终了会议指派会议主持人指派会议主持人与会者可随意选择相关议题与会者可随意选择相关议题实践上，指派支持人和运用践上，指派支持人和运用评价表都是正确的步价表都是正确的步骤。在。在胜利会利会议中，与会者是中，与会者是决不
12、能决不能选择议题的。而的。而问答答环节应该晚一点运用。晚一点运用。会议召开会议召开假假设他一直他一直坚持会持会议大大纲与目的，不断鼓励，与目的，不断鼓励，并并简明扼要的明扼要的进展会末展会末总结，那他的会，那他的会议就是就是胜利有利有效的。效的。会后程序会后程序v好的会后程序由以下组成：v 给与会者会议记录v 回想会议中的数据资料v 方案下一次会议v直到它终了，其实都没有v真正地终了。 v - Yogi BerraI. I.即即时发布会布会议记录。II.II.正确了解反响正确了解反响 ( (问问本人本人) )III.III. a. a. 这次会次会议到达到达预期的目的的期的目的的吗？IV.IV
13、. b. b. 人人员参与足参与足够吗? ?V.V. c. c. 作出任何作出任何艰苦决策了苦决策了吗? ? 会后程序会后程序会后程序会后程序ScottScott和和RachelRachel在回想那些从部在回想那些从部门门会会议议上得来的数上得来的数据据资资料，但所得料，但所得结结果却不一果却不一样样。案例案例S-ScottS-Scott；R-RachelR-RachelS S：从得到的反响看来：从得到的反响看来这这次会次会议议是非常是非常胜胜利的。利的。R R：我知道他很高：我知道他很高兴兴，但我的，但我的觉觉得却很复得却很复杂杂。S S：我不明白。他也听到了散会：我不明白。他也听到了散会时
14、时那些那些销销售售员员的反响。的反响。R R：是的，但他：是的，但他们们只占少数，而且大部分是朋友。假只占少数，而且大部分是朋友。假设设他仔他仔 细细看一下看一下这这些反响表，就会些反响表，就会发现发现真真实实的情况。的情况。这这里才代里才代 表大部分人。表大部分人。S S：我看到了一些否：我看到了一些否认认的意的意见见，但，但这这并不重要。并不重要。vS-Scott；R-RachelvR：我以为很重要。从这些看来，他们在埋怨我们没有按 v 照议程的时间规定来进展，而且有些发言人由于资料v 组织不充分表述不清楚使人迷惑不解。vS：他说的对。能够我只看到了我想看到的东西，而忽略v 了遗留的问题。
15、vR：是的。以前我与他有同感。但我们可以根据反响表的 v 意见对下次会议有所改良，还能参与公司的底线。案例案例分析分析结果：果： 应多花多花时间做会做会议议程以便确程以便确认议题。 为员工工设立明确的目的。立明确的目的。 指派个人或一个指派个人或一个团队来来评价价这次会次会议。 给与会者与会者发邮件并明确的件并明确的讯问其反响。其反响。会后程序会后程序v方案下一次会议需思索到：会后程序会后程序 安排最正确的会议时间和地点。 选择最好的会议方式。 制定详细的会议议程。 有效的桌型安排。 选择有力的视听支持。 指派有效的主持人。 制定小组或公司目的案例案例Rod对会议结果非常称心。一切都很顺利，而
16、且他还搜集到了很对会议结果非常称心。一切都很顺利，而且他还搜集到了很多数据资料。如今，他必需做好会后的总结任务以防虎头蛇尾。多数据资料。如今，他必需做好会后的总结任务以防虎头蛇尾。请从以下所列各会后任务中选出请从以下所列各会后任务中选出Rod需求用到有效的表达技巧的需求用到有效的表达技巧的项。项。集合与会者一同对所得数据进展挑选，选出有效的。联络一切与会者并对其表示赞赏。查看评价意见，决议下次开会改动桌型。第二天给每位与会者会议记录。对在会议中达成的重要决策制定执行方案。普通来普通来说，花，花时间去去查阅评价价资料，迅速料，迅速给与会者会与会者会议记录，在以后的会在以后的会议方案中采用此次的反响意方案中采用此次的反响意见，都能提高会，都能提高会议的有的有效性。效性。会后程序会后程序艺术的开的开场是是伟大的，但更大的，但更伟大的是大的是艺术的的终了。了。 Henry Wadsworth Longfellow汇报会议结果，仔细审查反响表，然后把所得信汇报会议结果，仔细审查反响表，然后把所得信息用于制定下一次的会议方案中，这些是会议操息用于制定下一次的会议方案中，这些是会议操作程序的最后步骤。作程序的最后步骤。
