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1、办公自动化之办公自动化之-Excel主要内容主要内容主要内容主要内容1办公自动化之办公自动化之-Excel主要内容主要内容主要内容主要内容1办公自动化之办公自动化之-ExcelExcel概述概述于于1987年问世，为年问世，为Windows Excel的原始版本。的原始版本。根据再在的标准看，这个版本过于粗糙；根据再在的标准看，这个版本过于粗糙；1990年底，微软公司发布了年底，微软公司发布了Excel 3 for windows，这个，这个版本无论在外观和性能上都作了很大的改进，增加了工具版本无论在外观和性能上都作了很大的改进，增加了工具栏、绘图功能、工作表大纲、加载宏支持、栏、绘图功能、工
2、作表大纲、加载宏支持、3D图表、工图表、工作组编辑等；作组编辑等；1992年投入市场。这个版本增加了很多新功能，且可年投入市场。这个版本增加了很多新功能，且可用性也增强了，使初学者在很短的时间内能够掌握。用性也增强了，使初学者在很短的时间内能够掌握。1994年初投入市场。这个版本推出了更多的新功能，包年初投入市场。这个版本推出了更多的新功能，包括多页面工作簿和括多页面工作簿和VBA宏语言。宏语言。Excel Excel 发展发展发展发展1办公自动化之办公自动化之-ExcelExcel概述概述Excel Excel 发展发展发展发展也被称为也被称为Excel 7，是在，是在1995年夏天推出的，
3、因为它是年夏天推出的，因为它是第一个使用更高级的第一个使用更高级的32位代码技术的位代码技术的Excel版本，在当版本，在当时产生了巨大的影响；时产生了巨大的影响；也被称为也被称为Excel 8，它提供了前所未有的升级功能，工具，它提供了前所未有的升级功能，工具栏和菜单的样式作了重大的改进，工作表可见行的数量栏和菜单的样式作了重大的改进，工作表可见行的数量增加了增加了3倍；倍；也被称为也被称为Excel 9， 在在1999年年6月发布，它的最大改进就月发布，它的最大改进就是将是将HTML作为可选的文件格式；作为可选的文件格式；也被称为也被称为Excel 10，在，在2001年年6月份发布，最重
4、要的新月份发布，最重要的新功能就是可以恢复被破坏的的工作簿文件，还增加了背功能就是可以恢复被破坏的的工作簿文件，还增加了背景公式错误检查功能和新公式调试工具。景公式错误检查功能和新公式调试工具。1办公自动化之办公自动化之-ExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍文档保护功能文档保护功能路径：路径： 文件文件 另存为另存为 工具工具 常规选项常规选项 设置密码设置密码1办公自动化之办公自动化之-ExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍文档保护功能文档保护功能路径：路径：工具工具保护保护保护工作表保护工作表选择密码选择密码 1办公自动化之办公自动化之-ExcelExcel常用功能介绍常用功
5、能介绍文档保护功能文档保护功能路径：路径：数据数据有效性有效性1、选择编辑区、选择编辑区 (不要选择标题区不要选择标题区 )1办公自动化之办公自动化之-ExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍2、点击点击“格式格式”菜单菜单“单元格单元格保护保护”标签，将窗口中的标签，将窗口中的“锁定锁定”复选框取消，点击复选框取消，点击“确定确定”按钮按钮 1办公自动化之办公自动化之-ExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍3、再执行再执行“工具工具”菜单菜单“保护保护保护工作表保护工作表”命令，为工作表设命令，为工作表设定一个防止其他用户修改的保护密码。定一个防止其他用户修改的保护密码。 这样，你
6、的工作表的标题区就受到保护了，而编辑区仍可以录入数据。这样，你的工作表的标题区就受到保护了，而编辑区仍可以录入数据。如果要修改标题区的话，只要撤消工作表的保护就可以了。如果要修改标题区的话，只要撤消工作表的保护就可以了。1办公自动化之办公自动化之-ExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍下表中空白处的内容均为上一行的内容，这种情况在我们做数据透视表下表中空白处的内容均为上一行的内容，这种情况在我们做数据透视表时经常会遇到，如果采用时经常会遇到，如果采用“复制复制粘贴粘贴”的方法填充空白处的内容，会的方法填充空白处的内容，会很繁索，浪费时间。很繁索，浪费时间。如果采用如果采用“单元格定位填充
7、单元格定位填充”的功能，复制的功能，复制粘贴可能花上几个小时的粘贴可能花上几个小时的一张表格，几分钟时间就可能解决了。一张表格，几分钟时间就可能解决了。1办公自动化之办公自动化之-ExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍1、选择需要填充空白单元格的列；、选择需要填充空白单元格的列；2、启动、启动“编辑编辑”菜单中的定位功能菜单中的定位功能 (快捷键：快捷键：Ctrl+G)；3、在对话框中选择、在对话框中选择“定位条件定位条件”中的中的“空值空值”，点击确定；，点击确定；1办公自动化之办公自动化之-ExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍4、录入公式：等于上一单元格；然后按、录入公式：等
8、于上一单元格；然后按“Ctrl+Enter”就可以了。就可以了。1办公自动化之办公自动化之-ExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍1、在工作表空白处将要选择的信息先录入进去；然后选择要设置的列；、在工作表空白处将要选择的信息先录入进去；然后选择要设置的列；1办公自动化之办公自动化之-ExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍2、启动、启动“数据数据”菜单的菜单的“有效性有效性”选项，在选项，在“设置设置”中选择中选择“序列序列”功能；功能；3、选择数据来源为预先定义的选项，确认完成，这样在列中就可以选、选择数据来源为预先定义的选项，确认完成，这样在列中就可以选择了；择了；1办公自动化之
9、办公自动化之-ExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍选中列，开启选中列，开启“数据数据”菜单菜单“有效性有效性”，选择，选择“输入法模式输入法模式”下下的的“打开打开”选项，点击确定，这样在录入资料信息时，列与列之选项，点击确定，这样在录入资料信息时，列与列之间就能够自动转换间就能够自动转换“中文中文英文英文”录入模式了。录入模式了。1办公自动化之办公自动化之-ExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍选中区域，开启选中区域，开启“数据数据”菜单菜单“有效性有效性”，选择，选择“设置设置”下的下的“整数整数”选项，并录入选项，并录入最小值最小值及及最大值，最大值，点击确定，这样如果录入
10、区域外的点击确定，这样如果录入区域外的数据，就会自动报错。数据，就会自动报错。如果我们要在单元格区域内录入如果我们要在单元格区域内录入“0100”的整数，如何做到自我检测呢的整数，如何做到自我检测呢？1办公自动化之办公自动化之-ExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍我们要输入员工编号如：我们要输入员工编号如：“000100”，怎样能做到更快捷方便呢？，怎样能做到更快捷方便呢？1、选中列，打开、选中列，打开“单元格格式单元格格式”设置，选择设置，选择“自定义自定义”，并在类型中，并在类型中录入录入“000000”；1办公自动化之办公自动化之-ExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍2、
11、录入类型后点击确定，这样就要以在单元格中录入数据了；、录入类型后点击确定，这样就要以在单元格中录入数据了； 在录入时，如果不够格式设置的位数，系统会自动以在录入时，如果不够格式设置的位数，系统会自动以“0”补齐位数。补齐位数。1办公自动化之办公自动化之-ExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍路径：路径：数据数据分列分列单元格分列单元格分列1、选择要分列的数据列；、选择要分列的数据列；2、点击分列项，并选择合适的类型；、点击分列项，并选择合适的类型；3、调整适合宽度；、调整适合宽度；4、选择存放的目标区域，并确认完成；、选择存放的目标区域，并确认完成；1办公自动化之办公自动化之-Excel
12、2314Excel常用功能介绍常用功能介绍51办公自动化之办公自动化之-ExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍表格数据行列互换表格数据行列互换1、选择数据区域，复制；、选择数据区域，复制；2、点击右键，选择、点击右键，选择“选择性粘贴选择性粘贴”，选中，选中“转置转置”，确认后返回就，确认后返回就可；可；1办公自动化之办公自动化之-ExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍例：对入职的新员工例：对入职的新员工(假定试用期为假定试用期为1个月个月)，在，在1个月试用期满后，表单个月试用期满后，表单自动提示，并用颜色标注，以示区别。自动提示，并用颜色标注，以示区别。1办公自动化之办公自动化
13、之-ExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍1、选定要设置、选定要设置“条件格式条件格式”的列；的列；2、打开、打开“格式格式”菜单中的菜单中的“条件格式条件格式”；1办公自动化之办公自动化之-ExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍3、根据需要设置条件格式；、根据需要设置条件格式；1办公自动化之办公自动化之-ExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍4、设置好后格式后，点击确认。、设置好后格式后，点击确认。 (如果需要设置多个条件，点击如果需要设置多个条件，点击“添加添加”就可以了就可以了)；1办公自动化之办公自动化之-ExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍121办公自动化之
14、办公自动化之-ExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍34561办公自动化之办公自动化之-ExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍1、选择要插入超链接的单元格，打开、选择要插入超链接的单元格，打开“插入插入”菜单中菜单中“超级链接超级链接”，或点击右键选择或点击右键选择“超级链接超级链接”(快捷键：快捷键：Ctrl+K),并选择要链接引用的并选择要链接引用的位置；位置；1办公自动化之办公自动化之-ExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍2、在引用链接的文档中，建立链接返回，并键入要返回的单元格所在、在引用链接的文档中，建立链接返回，并键入要返回的单元格所在的位置，如返回的位置，如返
15、回“印刷部印刷部”在在“A2”位置；位置；1办公自动化之办公自动化之-ExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍我们在打印一个长工作表时，往往第二页后就显示不到标题，这样我们在打印一个长工作表时，往往第二页后就显示不到标题，这样打印出来的工作表比较不直观也不太美观。打印出来的工作表比较不直观也不太美观。我们可以通过我们可以通过“页面设置页面设置”来解决这个问来解决这个问题题!1办公自动化之办公自动化之-ExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍1、 执行执行“文件文件”菜单菜单“页面设置页面设置”命令，在对话框中点击进入命令，在对话框中点击进入“工作表工作表”标签。标签。 2、 点击点击“
16、顶端标题行顶端标题行” 按钮，后在工作表中选择好需要固定的标题行，点按钮，后在工作表中选择好需要固定的标题行，点 击击“确定确定”按钮按钮 1办公自动化之办公自动化之-ExcelExcel常用功能介绍常用功能介绍“页面设置页面设置”后的结果：每页都可以打印出标题栏了。后的结果：每页都可以打印出标题栏了。1办公自动化之办公自动化之-ExcelExcel概述概述四、常用快捷功能介绍：四、常用快捷功能介绍：【Ctrl】+【N】：创建一个新的空白文件。：创建一个新的空白文件。【Ctrl】+【S】：使用其当前文件名、位置和文件格式保存活动文件。：使用其当前文件名、位置和文件格式保存活动文件。【Ctrl】
17、+【W】：关闭选定的工作簿窗口。：关闭选定的工作簿窗口。【Ctrl】+【+】：显示用于插入空白单元格的：显示用于插入空白单元格的【插入插入】对话框。对话框。【Ctrl】+【9】：隐藏选定的行。：隐藏选定的行。【Ctrl】+【(】：取消隐藏选定范围内所有隐藏的行。：取消隐藏选定范围内所有隐藏的行。【Ctrl】+【0】：隐藏选定的列。：隐藏选定的列。【Ctrl】+【)】：取消隐藏选定范围内所有隐藏的列。：取消隐藏选定范围内所有隐藏的列。【Ctrl】+【C】：复制选定的单元格。：复制选定的单元格。【Ctrl】+【D】：复制上一层单元格。：复制上一层单元格。【Ctrl】+【X】：剪切选定的单元格。：剪
18、切选定的单元格。【Ctrl】+【V】：粘贴复制或剪切的内容。：粘贴复制或剪切的内容。1办公自动化之办公自动化之-ExcelExcel概述概述【Ctrl】+【A】：选择整个工作表。：选择整个工作表。【Ctrl】+【G】：显示：显示【定位定位】对话框，对话框，【F5】功能。功能。【Ctrl】+【F】：显示：显示【查找查找】对话框，同对话框，同【Shift】+【F5】功能。功能。【Ctrl】+【P】：显示：显示【打印打印】对话框。对话框。【Ctrl】+【H】：显示：显示【查找和替换查找和替换】对话框。对话框。【Ctrl】+【Z】：撤消上一个命令或删除最后键入的条目。：撤消上一个命令或删除最后键入的条
19、目。1办公自动化之办公自动化之-ExcelExcel概述概述【Alt】+【Shift】+【F1】：插入新的工作表。：插入新的工作表。【Shift】+【F11】：插入一个新工作表：插入一个新工作表 【F2】：编辑活动单元格并将插入点放在单元格内容的结尾。：编辑活动单元格并将插入点放在单元格内容的结尾。【Shift】+【F2】：编辑单元格批注：编辑单元格批注 【Ctrl】+【F5】：恢复选定工作簿窗口的窗口大小：恢复选定工作簿窗口的窗口大小 【Ctrl】+【F6】：切换到另一个工作簿窗口：切换到另一个工作簿窗口 【Ctrl】+【F9】：将工作簿窗口最小化为图标：将工作簿窗口最小化为图标 【Ctrl
20、】+【F10】：最大化或还原选定的工作簿窗口：最大化或还原选定的工作簿窗口 【Shift】+【F10】：显示选定项目的快捷菜单：显示选定项目的快捷菜单【F12】：显示：显示【另存为另存为】对话框。对话框。1办公自动化之办公自动化之-ExcelExcel概述概述【Ctrl】+【箭头键箭头键】：移动到工作表中当前：移动到工作表中当前数据区域数据区域的边缘。的边缘。 【Shift】+【箭头键箭头键】：将单元格的选定范围扩大一个单元格：将单元格的选定范围扩大一个单元格【Ctrl】+【Shift】+【箭头键箭头键】：可将单元格的选定范围扩展到与活动：可将单元格的选定范围扩展到与活动 单元格同一列或同一行
21、中的最后一个非空白单元格单元格同一列或同一行中的最后一个非空白单元格 【Ctrl】+【End】：移动到工作表上的最后一个单元格：移动到工作表上的最后一个单元格(非空白非空白)【Alt】+【Enter】：在同一单元格中另起一个新行：在同一单元格中另起一个新行 【Home】 ：移到工作表中某一行的开头：移到工作表中某一行的开头【End】 ：当当【Scroll Lock】处于开启状态时，移动到窗口右下角的单元格处于开启状态时，移动到窗口右下角的单元格 【Ctrl】+【Shift】+【End】：将单元格的选定范围扩展到工作表上所：将单元格的选定范围扩展到工作表上所 使用的最后一个单元格（右下角）使用的
22、最后一个单元格（右下角）【Ctrl】+【Enter】：使用当前条目填充选定的单元格区域：使用当前条目填充选定的单元格区域 【Shift】+【Enter】：完成单元格输入并选择上面的单元格：完成单元格输入并选择上面的单元格 【Ctrl】+【Home】：移到工作表的开头：移到工作表的开头 【Ctrl】+【Shift+Home】：将单元格的选定范围扩展到工作表的开头：将单元格的选定范围扩展到工作表的开头1办公自动化之办公自动化之-ExcelExcel概述概述【Alt】+【Page Down】：在工作表中向右移动一个屏幕：在工作表中向右移动一个屏幕 【Ctrl】+【Page Down】：移到工作簿中的
23、下一个工作表：移到工作簿中的下一个工作表 【Ctrl】+【Page Up】：移到工作簿中的上一个工作表：移到工作簿中的上一个工作表【Tab】：在工作表中向右移动一个单元格：在工作表中向右移动一个单元格 【Shift】+【Tab】：移到前一个单元格（在工作表中）：移到前一个单元格（在工作表中） 或前一个选项（在对话框中）或前一个选项（在对话框中） 【Ctrl】+【Shift+Page Down】：选择工作簿中的当前和下一个工作表：选择工作簿中的当前和下一个工作表 【Alt】+【Page Up】：在工作表中向左移动一个屏幕：在工作表中向左移动一个屏幕【Ctrl】+【Shift+Page Up】：选择工作簿中的当前和上一个工作表：选择工作簿中的当前和上一个工作表 【Ctrl】+【空格键空格键】：选择工作表中的整列。：选择工作表中的整列。【Shift】+【空格键空格键】：选择工作表中的整行。：选择工作表中的整行。【Ctrl】+【Shift】+【空格键空格键】：选择整个工作表：选择整个工作表【Ctrl】+【Tab】：切换到下一个选项卡：切换到下一个选项卡【Ctrl】+【Shift】+【Tab】：切换到前一个选项卡：切换到前一个选项卡 1
