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1、Unit1-E-mail-and-MemoUnit1-E-mail-and-MemoPart 1 E-mailPart 2 MemoPart 3 SamplesPart 4 ExercisesPart 5 ExpressionsPart 6 Summary &HomeworkContentsContents英文电子邮件的重要性英文电子邮件的重要性英英语电子子邮件以其件以其方便快捷方便快捷，在，在现代商代商务活活动及日及日常生活中起着重要作用。常生活中起着重要作用。尤其商尤其商务往来中的往来中的电子子邮件代表着公司的件代表着公司的形象形象，显示着公司的示着公司的水平水平和和实力力，直接影响到客，
2、直接影响到客户对公司的公司的评估。所以，商估。所以，商务电子子邮件的写作在件的写作在业务往来中占往来中占据着据着举足足轻重的地位。重的地位。据据调查，约有有88%的互的互联网用网用户使用使用电子子邮件，而件，而在商在商务领域中域中约有有90%的的员工通工通过电子子邮件的形式件的形式来来联系公系公务。uAddress - 收信人收信人Email地址、抄送收信人地址、抄送收信人Email地址、地址、密送收信人密送收信人Email地址、地址、发件人件人Email地址地址uDate-日期，日期，月、日、年月、日、年依次排列依次排列uSubject -主主题uSalutation - 称呼、称呼、Ope
3、ning - 开开头、Body - 正文、正文、Ending - 结尾句尾句uComplimentary Close - 礼貌礼貌结束束语uWriters Full Name - 写信人全名写信人全名英英语电子子邮件由六部分件由六部分组成：成：1. E-mail (电子邮件)(1) 格式格式To：ZhangSFrom: LiSDate : May 25, 2013Subject: Sales MeetingDear XXX, (正文正文) Enclosed are reports on(题目要求有附件就写这句，没有则不题目要求有附件就写这句，没有则不要。要。) Best wishes. You
4、rs, Li Si Sales Manager E-mailTo: _From: _Date: _Subject: _Dear _, _ Sincerely yours/Yours, LiQiangu Address 地址地址u收信人地址收信人地址 To: u抄送收信人地址抄送收信人地址 Cc: u密送收信人地址密送收信人地址 Bcc:u发件人地址发件人地址 From:Cc: Carbon CopyBcc: Blind Carbon CopyTo: From:Cc: Bcc: 多个收信人地址多个收信人地址用用半角半角的的逗号逗号或或者者分号分号隔开。隔开。 英语电子邮件的格式u Subjec
5、t 主主题 (1)1. 主主题 (Subject) 框框的的内内容容应简明明地地概概括括信信的的内内容容，短短的的可可以以是是一一个个单词，如如 greetings；长的的可可以以是是一一个个名名词性性短短语，也也可可以以是是完完整整的的句句子子，但但长度度一一般不超般不超过35个字母。个字母。YES：Supplier training NO：professional trainees from sister company should abide by rule of local company英语电子邮件的格式u Subject 主主题 (2)2. 主主题框的内容切框的内容切忌含糊不清忌
6、含糊不清。NO：News about the meetingYES：Tomorrows meeting canceled3. 视 信信 的的 内内 容容 是是 否否 重重 要要 ， 还 可可 以以 开开 头 加加 上上URGENT或或者者FYI (For Your Information，供供参参考考)例如：例如：URGENT: Submit your report today! 英语电子邮件的格式u Subject 主主题 (3)4. 一一般般来来说，只只要要将将位位于于句句首首的的单词和和专有有名名词的的首首字字母母大大写写即即可可。另另外外一一种种较为正正规的的格格式式可可将将除除了了少
7、少于于5个个字字母母的的介介词、连接接词或或冠冠词之之外外的的每每一一个个单词的首字母大写。的首字母大写。YES：New E-mail Address Notification Detailed calculation NO： detailed calculation 英语电子邮件的格式u Salutation - 称呼称呼 (1) 根根据据发信信人人的的具具体体情情况况以以及及发信信人人与与收收信信人人之之间的关系而定。的关系而定。1.在在同同辈的的亲朋朋好好友友或或同同事事之之间可可以以直直呼呼其其名名，但但对长辈或上或上级最好使用最好使用头衔加上姓。加上姓。Tom HanksDear/H
8、i Tom,Dear Mr Hanks,2.收信人的名字千万不要写收信人的名字千万不要写错。英语电子邮件的格式Jennifer AnistonMiss/ Mrs/ Ms Anistonu Salutation - 称呼称呼 (2)3.收收 信信 人人 是是 多多 个个 男男 性性 用用 Messrs； 多多 个个 女女 性性 用用Mesdames, Mmes, 或或Mses；有有男男有有女女，弄弄清清楚楚每每个人的称呼。个人的称呼。Messrs. Smith, Wyatt, and Fury4.有荣誉学位多不喜有荣誉学位多不喜欢用一般的用一般的头衔。Mses. Dicaprio, Lionel
9、, and GreenMr. Harold Wright and Miss Margaret WrightDr. / Prof. / General / Senator Wright 英语电子邮件的格式u Opening 开开头 (1)澄清你的意澄清你的意图 在在电子子邮件件开开头澄澄清清你你的的来来意意非非常常重重要要，这样才才能能更更好好的的引引出出邮件件的的主主要要内内容容。感感谢读者者是是邮件件开开场白白的的好好办法法。感感谢您您的的读者者能能让对方方感感到到高高兴，特特别是之后你有事相求的情况下会很有帮助。是之后你有事相求的情况下会很有帮助。英语电子邮件的格式 记得得要要注注意意语法
10、法，拼拼写写和和标点点符符号号，保保持持句句子子简短明了且句意前后一致。短明了且句意前后一致。u Opening 开开头 (2)英语电子邮件的格式2.如果回复客如果回复客户的咨的咨询，向他，向他们对公司的公司的兴趣表示感趣表示感谢Thank you for contacting us.3.如果如果对方已方已经回复回复过你的一封你的一封邮件了，感件了，感谢回复回复Thank you for your prompt reply.Thanks for getting back to me.1.如果你主如果你主动给别人写人写邮件，表明意件，表明意图I am writing tou Opening 开开
11、头 (3)英语电子邮件的格式5.如果有人如果有人给了你特了你特别的帮助的帮助Thank you for all your assistance.6.某个客某个客户或是或是经理写理写对你的工作提出了一定的你的工作提出了一定的质疑疑I truly appreciateThank you for your feedback.4.如果你如果你询问一些信息，一些信息，对方花了点方花了点时间才才发送送给你你Thank you for providing the requested information. u Body 正文正文 正正文文是是电子子邮件件的的主主要要部部分分，大大多多把把话题分分成成几几个
12、个小小主主题，每每个个小小主主题一一段段，每每段段一一般般只只有有一一两两句句话。正文由两三个或三四个。正文由两三个或三四个简短的段落构成。短的段落构成。英语电子邮件的格式 商商务电子子邮件件，正正文文书写写格格式式绝大大多多数数采采用用齐头式式。齐头式式是是指指正正文文中中各各部部分分都都从从每每行行的的左左边开开始始，这种种格格式式便便于于打打字字和和节省省时间，提提高高工工作作效效率率。日常日常邮件正文开始件正文开始则空两格空两格。 称称呼呼和和开开头之之间，段段落落之之间，正正文文和和信信尾尾客客套套话之之间一般一般空一行空一行。2 2、正文部分正文部分 可以从以下三个步骤入手可以从以
13、下三个步骤入手1.写出要点。以自己熟悉、有把握的词组、短语或句型写出写出要点。以自己熟悉、有把握的词组、短语或句型写出要点。注意：若有不会表达的内容，学会要点。注意：若有不会表达的内容，学会“曲线表达曲线表达”，即采用近义词或同义词。即采用近义词或同义词。2.连词成句。句子表达要完整，意思明确。切忌汉语式英语，连词成句。句子表达要完整，意思明确。切忌汉语式英语，更不能出现幼稚低级错误。更不能出现幼稚低级错误。3.连句成篇。恰当使用连词、有感情色彩的动词和副词等，连句成篇。恰当使用连词、有感情色彩的动词和副词等，使文章结构严谨，行文流畅，还有使文章结构严谨，行文流畅，还有“闪光点闪光点”。u E
14、nding 结尾尾英语电子邮件的格式1.采用分词短语：句末用逗号，不用句号。如：采用分词短语：句末用逗号，不用句号。如：a. Waiting for your good news,b. Looking forward to your early reply,c. Hoping to hear from you soon,2.采用介词短语：句末用逗号，不用句号。如：采用介词短语：句末用逗号，不用句号。如：a. With best wishes,b. With kind regards to your family,c. With best wishes to you,3.采用完整句子：句末用句号
15、。如：采用完整句子：句末用句号。如：a. We are waiting for your good news.b. I hope to receive your early reply.c. We are looking forward to your early reply.u Complimentary Close 礼貌礼貌结束束语(1) 结尾致意要留意，弄清大家的关系才尾致意要留意，弄清大家的关系才选择用用词。商务英语电子邮件的格式(15/15)1.Very Formal 非常正非常正规的的(例如例如给政府官政府官员的的)Respectfully yours, Yours respect
16、fully,2.Formal 正正规的的(例如客例如客户公司之公司之间)Very truly yours, Yours very truly, Yours truly,u Complimentary Close 礼貌礼貌结束束语(2)英语电子邮件的格式3.Less Formal 不太正不太正规的的(例如客例如客户) Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially, 4.Informal 非正非正规的的(例如朋友，同事之例如朋友，同事之间)Regards, Warm
17、regards, With kindest regards, With my best regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Thanks, See you next week! u Signature 签名名 邮件的末尾加上件的末尾加上签名档，附加必要的个人信息。名档，附加必要的个人信息。英语电子邮件的格式 签名名档档可可包包括括姓姓名名、职务、公公司司、电话、传真真、地地址等信息，但信息不宜行数址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超多，一般不超过4行。行。Local Organizing CommitteePhone: +7-382
18、2-491-776Fax: +7-3822-492-410E-mail: isdeiv2012hcei.tsc.ru电子邮件电子邮件电子邮件电子邮件例1写信人：写信人：LiQiang 写信时间写信时间：2013年12月20日收信单位：收信单位：Reservation Office电子邮件网址：电子邮件网址：入住时间：入住时间：2013年12月25日至27日预定房间：预定房间：一个带浴室的单人房，三个带浴室的双人房。将于12月26日下午 租用会议室一间，进行业务洽谈。请尽早回复，告之是否有空房、 房价及是否需要预付押金等。Words for Reference: 空房Vacancy 预付押金pa
19、y a depositHere is the e-mail form:To: Reservation OfficeE-mail address: From: LiQiangDate: December 20, 2013Subject: Room ReservationDear Sir or Madam, Im writing to make a room reservation. I need to book a single room with bathroom, and three double rooms with bathroom from December 25 to Decembe
20、r 27, 2013. And a meeting room is needed on December 26, where business negotiation will be held. I want to know if there is vacancy, the prices, and if I need to pay a deposit in advance. Could you give me the reply as soon as possible? Thank you! Sincerely yours, Li Qiang说明：假定你是王军。根据以下内容以第一人称发一封电子
21、邮件。内容：1.发件人：王军 2.收件人：Anna 3.发件人电子邮件地址： 4.收件人电子邮件地址： 5.事由： 王军在网站上卖出了一本书，书名：电子商务导论。买家是美国客户Anna Brown. 6. 邮件涉及内容： 1）感谢对方购买电子商务导论; 2）书已寄出，预计一周内到达 3）希望收到书后在网站上反馈意见 4）如果满意，希望向其他客户推荐 5）最近还会推出一些新的书，欢迎选购；再次购买可以享受折扣。 Words for reference: 反馈意见：feedback 电子商务导论：Introduction to E-commerce E-Mail MessageFrom: _S
22、ubject: Feedback of the transactionTo: _Dear Miss Anna Brown,Yours sincerely,Wang Jun Thank you for your purchase of the book Introduction to E-Commerce. I have sent it to you and it is expected to arrive in a week. I hope you could leave some feedback on the Website after receiving it. If you thin
23、k it is a good book, I would appreciate it very much if you could recommend it to other customers. Recently, there will be some new books on sale. You can get some discounts if you place an order again. Thank you. MEMO 备忘录备忘录 (memorandum的缩写的缩写)Brief introduction 备忘录是一种非正式的公文函件，通常用于在公司内部快速、有效地传递关于人事任
24、免、会议通知、公司政策等方面的信息，是公司内部最普通的书面交流形式。备忘录备忘录一般由日期、收件人、发件人、事由和正文组成，有时也一般由日期、收件人、发件人、事由和正文组成，有时也会包括一般书信里常见的称呼语、结尾敬语和签名，但多会包括一般书信里常见的称呼语、结尾敬语和签名，但多数情况下省略不用。备忘录一般简洁短小，结构清晰、阅数情况下省略不用。备忘录一般简洁短小，结构清晰、阅读方便、传递迅速。读方便、传递迅速。 格式：格式：MemoTo：Ted Brown, Head of Marketing DepartmentFrom: Scott Young, Assistant ProfessorD
25、ate: September 6, 2009Subject: Survey on Investment(空一行）空一行）Body (正文)注意注意: Subject下面空一行写正文。不用结尾礼词。下面空一行写正文。不用结尾礼词。备忘录的主要内容及书写格式如下：备忘录的主要内容及书写格式如下：1.最上端中央写上最上端中央写上 “Memo”或或 “Memorandum”;2.Date:日期；有时无此项，日期直接写在右上角或左边开头；日期；有时无此项，日期直接写在右上角或左边开头；3.To:收件人姓名、职务等，可以免写称谓；收件人姓名、职务等，可以免写称谓；4.From:发件人姓名、职务等，免称谓；
26、发件人姓名、职务等，免称谓；5.Subject/ Re.:事由事由/主题，简要概括征文内容主题，简要概括征文内容,使收件人一目了然；使收件人一目了然；6. body:在以上书端内容下空一两行写正文（在以上书端内容下空一两行写正文（body），语言简要），语言简要明了，表达清楚；正文部分可免去称呼和客套语明了，表达清楚；正文部分可免去称呼和客套语.7.Reference Initials：有时在正文下空一行处需写上经手人姓名：有时在正文下空一行处需写上经手人姓名或姓名首字母；该部分可省略或姓名首字母；该部分可省略.8.Memo通常不需要称呼、通常不需要称呼、Sincerely yours等结束语
27、等结束语MemoTo:From:Date:Subject:正文正文MemorandumTo: General ManagerFrom: Wang Gang, Manager of BD CompanyDate: Sept.3Subject: Delivery of Goods Mr. Wang called at 9 a.m. He says they havent received our goods so far. We should contact him immediately if we havent delivered the goods yet. Otherwise they w
28、ould have to cancel the order. 备忘录备忘录致：所有学生致：所有学生自：周老师自：周老师事由：英语口语考试事由：英语口语考试全体同学：全体同学：英语口语考试将于英语口语考试将于2015年年10月月16日（周五）上午第三节课日（周五）上午第三节课在在303教室进行，请大家认真复习。教室进行，请大家认真复习。祝你们好运！祝你们好运！ 2015-10-11Reference Answer1.新城公司经理王明先生上午10时来拜访总经理。他希望与总经理讨论在本市设立一家食品厂的事宜。总经理正在开会，无法接见。王先生将于本周一离开。请总经理今天下午打电话给他。MemoTo:
29、General ManagerFrom: Wang Ming, Manager of Xincheng CompanyDate: Sept.3Subject: New Food Factory Mr. Wang came here to visit general manager at 10 a.m. He hoped to talk with General Manager over the matter concerning opening a food factory in our city. Mr. Wang is to leave next Monday. He asked Gene
30、ral Manager to call him this afternoon.4.英语三级书信作文常用句型英语三级书信作文常用句型1) I am writing to you in the hope that you could do me a favor to improve the horrible situation.2) I would like some detailed information on/about.3) I would be grateful if you could let me have details of 4) I am writing to request
31、some necessary information about5) I am greatly concerned about6) My appreciation to you for your generous help is beyond words. I wish I could repay it one day.7) Thank you very much for the kindness you showed me during8) It is my pleasure/a great honor for me to extend an invitation to/invite you
32、 to9) I will be expecting you, so do not disappoint me.10) I wish to apply for the position of with your company.11) I graduated with a BA degree infromin12) I am very excited and delighted over the good news that you are recruiting a4.英语三级书信作文常用句型英语三级书信作文常用句型SummarySummary1.To master the forms of a
33、n e-mail, memo and the items included in writing;2.To understand the requirements of the course. HomeworkExercise2说明：以销售部培训经理的名义，写一份说明：以销售部培训经理的名义，写一份2015年年6 月月19日发布的备忘录。包括以下内容：日发布的备忘录。包括以下内容：收信人：所有销售部员工收信人：所有销售部员工发信人：发信人：Jim Green(销售部经理销售部经理)内容：为了提高销售部员工的水平，要求所有销售内容：为了提高销售部员工的水平，要求所有销售部门员工参加一期销售培训课
34、程。课程主要包括部门员工参加一期销售培训课程。课程主要包括外语知识、销售规划、外贸函电写作等。课程从外语知识、销售规划、外贸函电写作等。课程从2015年年6月月26日开始，为期一周。地点为公司培日开始，为期一周。地点为公司培训中心。希望员工按时参加。训中心。希望员工按时参加。 Words for reference：销售规划：销售规划sales program 培训中心培训中心training center Suggested answer:MemoDate: June 19, 2015To: All staff in Sales DepartmentFrom: Jim Green (sale
35、s manager)Subject: Course on sales training In order to improve our competence, we decide that all staff in our department are required to take a course on sales training. The trainings mainly concerns with skills in foreign languages, sales program and business letter writing. The course will begin on June 26, 2015 at our training center, lasting for a week. It will be appreciated if everyone can attend it on time.结束！结束！
