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1、ExcelExcel在财务中的应用在财务中的应用项目二项目二项目二项目二 ExcelExcelExcelExcel在账务处理中的应用在账务处理中的应用在账务处理中的应用在账务处理中的应用 学习目标学习目标 项目综合实训项目综合实训工作情境工作情境任务案例任务案例项目二项目二项目二项目二 ExcelExcel在账务处理中的应用在账务处理中的应用在账务处理中的应用在账务处理中的应用 学习目标学习目标【知识目标知识目标】了解使用了解使用Excel实现账务电算化的步骤实现账务电算化的步骤和方法。和方法。掌握掌握SUMIF函数和函数和IF函数的格式。函数的格式。【能力目标能力目标】学会使用学会使用Exc
2、el实现账务处理的操作。实现账务处理的操作。学会使用学会使用Excel生成总账、明细账等操生成总账、明细账等操作。作。 李娜在熟练掌握李娜在熟练掌握Excel基础操作之后，开始尝试用基础操作之后，开始尝试用Excel建建账。账。丰源公司的账户期初数据如表丰源公司的账户期初数据如表2-1所示。所示。该公司该公司2010年年9月份的具体业务如下：公司为增值税一般月份的具体业务如下：公司为增值税一般纳税人，增值税税率为纳税人，增值税税率为17%，所得税税率为，所得税税率为25%。材料。材料核算采用先进先出法。原材料月初库存量为核算采用先进先出法。原材料月初库存量为500吨。吨。工作情境分析工作情境分
3、析若要完成丰源公司若要完成丰源公司2010年年9月份的账务处理流程，需分成月份的账务处理流程，需分成以下几项工作任务：建账以下几项工作任务：建账设置账户设置账户输入期初余额输入期初余额输入记账凭证输入记账凭证生成总账生成总账生成明细账。生成明细账。 工作情境工作情境一、任务分析一、任务分析所谓建账即用所谓建账即用Excel建立一个工作簿，并建建立一个工作簿，并建立若干张工作表，用以分别存放会计科目立若干张工作表，用以分别存放会计科目及其期初余额、记账凭证，以及根据记账及其期初余额、记账凭证，以及根据记账凭证自动生成的总账和明细账等。凭证自动生成的总账和明细账等。在该任务中需要明确工作簿与工作表
4、的关在该任务中需要明确工作簿与工作表的关系，用到的操作技能是新建工作簿与工作系，用到的操作技能是新建工作簿与工作表、对工作表进行重命名。表、对工作表进行重命名。二、任务实施二、任务实施操作步骤如下。操作步骤如下。（1）在工作盘）在工作盘E盘建立盘建立“丰源公司丰源公司”文件夹，在文件夹，在该文件夹下建立该文件夹下建立“总账总账”文件夹。文件夹。（2）启动）启动Excel，在总账文件夹下建立总账工作，在总账文件夹下建立总账工作簿簿“1009总账总账.xls”。（3）双击工作表）双击工作表Sheet1标签，输入一个新工作表标签，输入一个新工作表名字名字“封面封面”（4）在）在“封面封面”工作表中输
5、入以下信息，如图工作表中输入以下信息，如图2-1所示。所示。（5）将）将Sheet2命名为命名为“1009会计科目及余会计科目及余额表额表”。（6）将）将Sheet3命名为命名为“凭证模板凭证模板”。（7）增加工作表）增加工作表Sheet4、Sheet5、Sheet6，分别命名为，分别命名为“1009凭证凭证”、“1009总账总账及试算平衡表及试算平衡表”和和“1009明细账明细账”。以上操作的结果如图以上操作的结果如图2-2所示。见数据模型。所示。见数据模型。一、任务分析一、任务分析设置账户即建立一个设置账户即建立一个“会计科目及余额表会计科目及余额表”，会计科目是会计记账的核心，它主要，会
6、计科目是会计记账的核心，它主要有三个方面的功能：一是会计分录的对象；有三个方面的功能：一是会计分录的对象；二是记账的标准；三是制表的纲目。在日二是记账的标准；三是制表的纲目。在日常的会计核算中，会计科目一般分为一级常的会计核算中，会计科目一般分为一级科目、二级科目及明细科目，其中一级科科目、二级科目及明细科目，其中一级科目是国家财政部统一规定的。目是国家财政部统一规定的。二、任务实施操作步骤如下。（1）在工作表“1009会计科目及余额表”的A1单元格中输入“科目编码”，B1单元格中输入“科目名称”，选择A列，打开格式菜单，选择单元格命令，打开“单元格格式”对话框，设置数字类型为文本。（2）在工
7、作表“1009会计科目及余额表”的A2至A75单元格中分别输入新会计准则体系的科目编码及相应的子科目编码，在B2至B75单元格中分别输入新会计准则体系的科目名称及相应的子科目名称。 （3）选择）选择A1和和B1单元格，单击工具栏上单元格，单击工具栏上的的“填充颜色填充颜色”按钮，填上青绿色。按钮，填上青绿色。（4）选择）选择A1：B75单元格区域，单击工具单元格区域，单击工具栏上的栏上的“边框边框”按钮右侧的下拉按钮，从按钮右侧的下拉按钮，从中选择中选择“所有框线所有框线”，加上，加上“田田”字型边字型边框。框。（5）选择）选择C2单元格，选择单元格，选择“窗口窗口”菜单菜单中中“冻结窗格冻结
8、窗格”命令，将命令，将A1和和B1单元格及单元格及其内容固定在现有位置，不随行列的翻动其内容固定在现有位置，不随行列的翻动而隐藏。以上操作的结果如图而隐藏。以上操作的结果如图2-3所示。所示。一、任务分析一、任务分析输入期初余额即在输入期初余额即在“1009会计科目及余额会计科目及余额表表”中输入中输入2010年年9月各账户期初数据，并月各账户期初数据，并实现试算平衡。在输入期初数据时，需注实现试算平衡。在输入期初数据时，需注意总账科目余额与下级科目余额之间的关意总账科目余额与下级科目余额之间的关系：总账科目余额系：总账科目余额=下级科目余额之和。在下级科目余额之和。在进行试算平衡时，要设置试
9、算平衡公式：进行试算平衡时，要设置试算平衡公式：借方总账科目余额之和借方总账科目余额之和=贷方总账科目余额贷方总账科目余额之和。之和。二、任务实施二、任务实施操作步骤如下。操作步骤如下。（1）选择）选择C1单元格，输入单元格，输入“期初借方余期初借方余额额”；选择；选择D1单元格，输入单元格，输入“期初贷方余期初贷方余额额”。（2）定义有明细科目的汇总科目的计算公）定义有明细科目的汇总科目的计算公式。在输入时因为只要求输入最低级科目式。在输入时因为只要求输入最低级科目的余额，上级科目的余额要根据设置的公的余额，上级科目的余额要根据设置的公式自动进行计算，所以汇总科目的单元格式自动进行计算，所以
10、汇总科目的单元格数据是通过其他单元格数据加总得出的。数据是通过其他单元格数据加总得出的。（3）将丰源公司）将丰源公司2010年年9月会计科目（非汇总科目）的月会计科目（非汇总科目）的期初余额输入该工作表中，输入结果如图期初余额输入该工作表中，输入结果如图2-4所示。所示。（4）用格式刷把）用格式刷把C1：D1刷成和刷成和A1相同格式，选择相同格式，选择C1：D75，加上边框。，加上边框。（5）选择）选择A76：B76单元格，单击工具栏上的单元格，单击工具栏上的“合并及居合并及居中中”按钮，在合并后的单元格中输入按钮，在合并后的单元格中输入“合计合计”二字。二字。（6）在）在C76中输入中输入“
11、=”，打开名称框旁边的下拉按钮，打开名称框旁边的下拉按钮，选择选择SUMIF函数，打开编辑函数参数的窗口。函数，打开编辑函数参数的窗口。（7）选择）选择C76，在编辑栏单击，在编辑栏单击A:A，按，按F4键，把相对地键，把相对地址切换为绝对地址，回车确认。址切换为绝对地址，回车确认。（8）用填充柄把）用填充柄把C76的公式复制到的公式复制到D76，得到贷方余额，得到贷方余额之和也为之和也为10711050。SUMIF函数是条件求和函数。函数是条件求和函数。【类型类型】逻辑函数逻辑函数【格式格式】SUMIF（搜索范围，搜索条件，（搜索范围，搜索条件，求和范围）求和范围）【功能功能】可以根据其他区
12、域中的值，通过可以根据其他区域中的值，通过使用使用SUMIF工作表函数对区域求和。工作表函数对区域求和。例如：例如：C76=SUMIF（A:A，?，C:C）一、任务分析一、任务分析输入记账凭证即建立一个输入记账凭证即建立一个“1009凭证凭证”工工作表，在此表中输入所有业务凭证。记账作表，在此表中输入所有业务凭证。记账凭证清单应具有记账凭证的所有信息，应凭证清单应具有记账凭证的所有信息，应设置类别编号、凭证日期、附件、摘要、设置类别编号、凭证日期、附件、摘要、科目编码、总账科目、明细科目、借方金科目编码、总账科目、明细科目、借方金额、贷方金额、制单人、审核人、记账人额、贷方金额、制单人、审核人
13、、记账人等字段。此外，在输入过程中要设置一定等字段。此外，在输入过程中要设置一定的数据校验功能，如日期格式、金额格式、的数据校验功能，如日期格式、金额格式、科目编码和科目名称的有效性等。科目编码和科目名称的有效性等。二、任务实施二、任务实施1制作凭证模板制作凭证模板操作步骤如下。操作步骤如下。（1）打开工作表）打开工作表“凭证模板凭证模板”，设计凭证输入的表头。，设计凭证输入的表头。（2）设置）设置A1:L3单元格边框为单元格边框为“田田”字型，中线为蓝虚字型，中线为蓝虚线，边线为蓝实线。线，边线为蓝实线。（3）设置）设置“类别编号类别编号”、“凭证日期凭证日期”、“附件附件”、“摘要摘要”、
14、“科目编码科目编码”等列的数据有效性。等列的数据有效性。（4）设置）设置“总账科目总账科目”列和列和“明细科目明细科目”列的取值公式。列的取值公式。（5）设置）设置“借方金额借方金额”、“贷方金额贷方金额”的格式。的格式。（6）定义平衡检查公式。）定义平衡检查公式。VLOOKUP函数用于表格数组的首列查找值，函数用于表格数组的首列查找值，并由此返回表格数组当前行的对应列的值。并由此返回表格数组当前行的对应列的值。【类型类型】查找与引用函数查找与引用函数【格式格式】VLOOKUP（lookup_value，table_array，col_index_num，range_lookup）【功能功能】
15、在表格或数值数组的首列查找指定的数在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。数值。LEFT函数用于基于所指定的子字符数函数用于基于所指定的子字符数返回其母字符串中从左边数起的第返回其母字符串中从左边数起的第1个或前个或前几个字符。几个字符。【类型类型】文本函数文本函数【格式格式】LEFT（text，num_chars）【功能功能】基于所指定的字符数返回文本字基于所指定的字符数返回文本字符串中的第符串中的第1个或前几个字符。个或前几个字符。2输入记账凭证输入记账凭证操作步骤如下。操作步骤如下。（1）选择）选择“凭证
16、模板凭证模板”表，将凭证模板复表，将凭证模板复制到制到“1009凭证凭证”中。中。（2）根据公司发生的业务，输入会计分录。）根据公司发生的业务，输入会计分录。3审核凭证与过账审核凭证与过账由由于于Excel本本身身是是一一个个电电子子表表格格软软件件，凭凭证证都都放放在在数数据据清清单单里里面面，为为了了清清晰晰的的表表明明凭凭证证是是否否审审核核或或是是否否记记账账，还还可可以以灵灵活活地地使使用用为为单单元元格格填填充充颜颜色色的的方方法法来来表表示示是是否否审审核核或或是是记记账账。例例如如，无无填填充充颜颜色色表表示示未未审审核核，蓝蓝色色填填充充表表示示已已经经审审核核，黄黄色色填填
17、充充表表示已经记账。示已经记账。一、任务分析一、任务分析总分类账，简称总账，是根据总分类科目总分类账，简称总账，是根据总分类科目（一级科目）开设账户，用来登记全部经济业务，（一级科目）开设账户，用来登记全部经济业务，进行总分类核算，提供总括核算资料的分类账簿。进行总分类核算，提供总括核算资料的分类账簿。总分类账所提供的核算资料，是编制会计报表的总分类账所提供的核算资料，是编制会计报表的主要依据，任何单位都必须设置总分类账。主要依据，任何单位都必须设置总分类账。试算平衡表是列有总分类账中所有账户及余试算平衡表是列有总分类账中所有账户及余额的简单表格。这份表格有助于检查记录的准确额的简单表格。这份
18、表格有助于检查记录的准确性和编制财务报表。性和编制财务报表。二、任务实施二、任务实施1制作总账及试算平衡表制作总账及试算平衡表操作步骤如下。操作步骤如下。（1）复制）复制“1009会计科目及余额表会计科目及余额表”的的A1:D76区域。区域。（2）选中）选中“1009总账及试算平衡表总账及试算平衡表”A1单元格，单元格，右击打开快捷菜单，选择右击打开快捷菜单，选择“选择性粘贴选择性粘贴”，打开，打开“选择性粘贴选择性粘贴”对话框，选择单选项对话框，选择单选项“值和数字值和数字格式格式”后单击后单击“确定确定”按钮。按钮。（3）删除二级以下科目所在的行，因为此表的）删除二级以下科目所在的行，因为
19、此表的科目均为总账科目。科目均为总账科目。（4）选择）选择E1单元格，输入单元格，输入“本期借方发生额合本期借方发生额合计计”，选择，选择F1单元格，输入单元格，输入“本期贷方发生额合本期贷方发生额合计计”；选择；选择G1单元格，输入单元格，输入“期末借方余额期末借方余额”，选择选择H1单元格，输入单元格，输入“期末贷方余额期末贷方余额”。（5）选择）选择A1:H1区域，将其填充为青绿色。区域，将其填充为青绿色。（6）选择）选择A1:H48区域，设置边框类型为区域，设置边框类型为“所有所有框线框线”。（7）设置）设置E2单元格的公式单元格的公式。（8）设置）设置F2单元格的公式单元格的公式。（
20、9）设置）设置G2单元格的公式单元格的公式。IF函数用于进行真假值判断，根据逻辑计算的真假值，函数用于进行真假值判断，根据逻辑计算的真假值，返回不同结果。返回不同结果。【类型类型】逻辑函数逻辑函数【格式格式】IF（Logical_test，Value_if_true，Value_if_false）【功能功能】执行真假值判断，根据逻辑计算的真假值，返执行真假值判断，根据逻辑计算的真假值，返回不同的结果。回不同的结果。Logical_test表示计算值为表示计算值为“真真”或或“假假”的任意值或表的任意值或表达式；达式；Value_if_true表示当表示当Logical_test为为“真真”时返
21、回的值；时返回的值；Value_if_false表示当表示当Logical_test为为“假假”时返回的值。时返回的值。（10）设置）设置H2单元格的公式单元格的公式。（11）将）将E2单元格的公式纵向填充至单元格的公式纵向填充至E47单元格。单元格。（12）将）将F2单元格的公式纵向填充至单元格的公式纵向填充至F47单元格。单元格。（13）将）将G2单元格的公式纵向填充至单元格的公式纵向填充至G47单元格。单元格。（14）将）将H2单元格的公式纵向填充至单元格的公式纵向填充至H47单元格。单元格。（15）选择）选择E48，输入，输入“=SUM（E2:E47）”，并，并将公式横向向右填充至将公
22、式横向向右填充至H48单元格。单元格。（16）选择）选择I2单元格，选择单元格，选择“窗口窗口”菜单中菜单中“冻冻结窗格结窗格”命令命令。2重算总账及试算平衡表重算总账及试算平衡表操作步骤如下：操作步骤如下：选择选择“工具工具”菜单中菜单中“选项选项”命令，选命令，选择择“重新计算重新计算”选项卡，在选项卡，在“计算计算”选项选项组中选择组中选择“手动重算手动重算”单选按钮和单选按钮和“保存保存前自动重算前自动重算”复选框，如图复选框，如图2-15所示。所示。设置结束后，可直接按功能键设置结束后，可直接按功能键F9重算所重算所有工作表或重算活动工作表。从图有工作表或重算活动工作表。从图2-14
23、中中可以看出，试算平衡是成功的。可以看出，试算平衡是成功的。一、任务分析一、任务分析明细分类账简称明细账，是指根据总分类科目设明细分类账简称明细账，是指根据总分类科目设置的，由其所属的明细分类科目开设的明细分类置的，由其所属的明细分类科目开设的明细分类账户组成，用以记录某一类经济业务明细核算资账户组成，用以记录某一类经济业务明细核算资料的分类账簿，能提供有关经济业务的详细资料。料的分类账簿，能提供有关经济业务的详细资料。明细分类账簿应根据经济业务的种类和经营管理明细分类账簿应根据经济业务的种类和经营管理的要求分别设置。按其外表形式，明细账采用活的要求分别设置。按其外表形式，明细账采用活页式账簿
24、和卡片式账簿；按其账页格式，明细账页式账簿和卡片式账簿；按其账页格式，明细账一般分为三栏式明细分类账簿、数量金额式明细一般分为三栏式明细分类账簿、数量金额式明细分类账簿和多栏式明细分类账簿分类账簿和多栏式明细分类账簿3种。种。二、任务实施二、任务实施操作步骤如下。操作步骤如下。（1）选择）选择“1009明细账明细账”工作表的工作表的A3单元格。单元格。（2）选择）选择“数据数据”菜单中菜单中“数据透视表和数据透视图数据透视表和数据透视图”命令，打开命令，打开“数据透视表和数据透视图向导数据透视表和数据透视图向导3步骤之步骤之1”对话框。对话框。（3）在）在“选定区域选定区域”文本框中输入要汇总
25、的数据区域文本框中输入要汇总的数据区域“1009凭证！凭证！$A$1:$L$200”。（4）单击）单击“下一步下一步”按钮，在按钮，在“数据透视表显示位置数据透视表显示位置”选项中选择选项中选择“现有工作表现有工作表”单选按钮，具体单元格地址单选按钮，具体单元格地址是是“=$A$3”。（5）单击）单击“完成完成”按钮，进行数据透视表的布局设置。按钮，进行数据透视表的布局设置。二、任务实施二、任务实施操作步骤如下：操作步骤如下：（6）选择）选择“数据透视表字段列表数据透视表字段列表”的的“凭证日期凭证日期”字段，字段，再选择左下角再选择左下角“添加到添加到”按钮右侧下拉列表框中的按钮右侧下拉列表
26、框中的“行行区域区域”选项，然后单击选项，然后单击“添加到添加到”按钮，将按钮，将“凭证日期凭证日期”字段添加到字段添加到“行区域行区域”中。中。（7）隐藏）隐藏“凭证日期凭证日期”、“类别编号类别编号”、“摘要摘要”、“科目编码科目编码”、“总账科目总账科目”字段的统计单元格，然后用字段的统计单元格，然后用鼠标左键按住鼠标左键按住F3单元格的单元格的“数据数据”不放，拖动到不放，拖动到G3单元单元格的格的“汇总汇总”中。中。（8）选择）选择F4单元格，右击打开快捷菜单，选择单元格，右击打开快捷菜单，选择“字段设字段设置置”命令，在打开的命令，在打开的“数据透视表字段数据透视表字段”对话框中，
27、将对话框中，将“汇总方式汇总方式”列表框设为列表框设为“求和求和”。（9）适当调整各行高和列宽。）适当调整各行高和列宽。一、实训目的一、实训目的掌握掌握Excel的账务处理流程。的账务处理流程。二、实训资料二、实训资料青岛宏发公司为增值税一般纳税人，增值税率为青岛宏发公司为增值税一般纳税人，增值税率为17%，所得税率为，所得税率为25%。材料核算采用先进先出法，原材。材料核算采用先进先出法，原材料月初库存量为料月初库存量为500吨。公司吨。公司2010年年12月份的具体业月份的具体业务如下。务如下。三、实训要求三、实训要求1建账；建账；2设置账户设置账户；3输入期初余额输入期初余额；4输输入记账凭证入记账凭证；5生成总账；生成总账；6生成明细账生成明细账。
