办公自动化最全教程08

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1、主讲：胡泽建办公自动化教程办公自动化教程081 Word 2003概述2 Word 2003的基本操作 3 文档编辑的基本操作4 Word 2003文档的排版 5 Word 2003表格的制作 6 Word 2003的图形功能 7 Word 2003 的高级功能 8 页面设置和打印管理 1 Word 2003概述1.1 Word 2003的新增功能与特点1.基本特点文字处理、图形文字及表格混排功能编辑和格式管理模拟显示功能制作Web页WordMail功能完善的在线帮助和Office助手2.新增功能Word 2003与Word 2000及以前版本相比，新增功能有：【阅读版式】视图功能多用户协调工

2、作系统多文档窗口并排比较功能集成【组织结构图】功能信息检索功能增加新功能的XML编辑器支持墨迹输入设备加强文档保护功能集成【组织结构图】功能语音和手写功能信息权限管理功能增加常见智能标记支持1.2 Word2003的运行环境、启动与退出1.运行环境计算机和处理器：使用Intel Pentium 233-MHz或更快处理器内存：推荐128MB内存或更大内存。硬盘空间：260MB可用硬盘空间。光驱：CD-ROM或DVD光驱。显示器：Super VGA (800 600)或更高分辨率的显示器。2.启动Word 2003执行【开始】|【程序】|【Microsoft Office】|【Mi

3、crosoft Office Word 2003】命令双击桌面上的Microsoft Office Word 2003图标双击Word文档图标3.退出Word 2003：选择【文件】|【退出】命令单击窗口右上角的关闭按钮双击标题栏左边的控制菜单按钮用组合键【Alt】+【F4】1.3 Word2003的窗口组成1.4 Word 2003的视图方式所谓视图，就是简单查看文档的方式。Word 2003向用户提供了普通视图、Web版式视图、页面视图、大纲视图、阅读版式视图和文档结构视图等多种不同的视图模式，用户可以根据不同的需要选择不同的视图方式来查看文档。2.1 新建文档1.新建空白文档新建一

4、个空白文档常用以下几种方法：利用【常用】工具栏上的新建按钮创建新文档利用组合键【Ctrl】【N】选择【文件】|【新建】命令，弹出【新建文档】任务窗格选择【空白文档】2 Word 2003的基本操作2.利用模板创建文档具体操作步骤如下：在【新建文档】任务窗格中单击【本机上的模板】，弹出【模板】对话框。从【模板】对话框的不同选项卡中选择新文档要使用的模板类型。从列表框中选定具体类型模板的图标后，单击【确定】按钮。2.2 打开文档1.打开硬盘或网络上的文档单击工具栏上的【打开】按钮，或者选择【文件】|【打开】命令，弹出【打开】对话框。在对话框的【查找范围】下拉列表框中，选择该文档所在的

5、驱动器，找出文档所在的目录。单击该文档名，单击【打开】按钮即可。注意：若要同时打开多个连续的文档，可以先选定第一个文件名，然后按下【Shift】键，单击要打开的最后一个文件名，两个文件之间的所有文件将被选定；若要打开不连续的文件，先选定第一个文件，然后按下【Ctrl】键，并逐个单击其它要打开的文件名，最后单击【打开】按钮。2.打开最近使用过的文档【文件】菜单的底部列出了最近使用过的文档，单击要打开的文档名，即可将其打开。或者在【打开】对话框中单击左侧的【我最近的文档】按钮，它保存了大量使用过的文档。2.3 保存文档1.保存新建文档单击【常用】工具栏上的【保存】按钮，或者选择【文件】|【

6、保存】命令，打开【另存为】对话框。在【文件名】文本框中输入一个新的文件名。若不输入，则Word会以文档的第一句话作为为文件名进行保存。单击【保存】按钮。2.保存已有的文档单击常用工具栏上的【保存】按钮，或【文件】菜单中的【保存】命令，则当前编辑的内容将以原文件名保存在原来的位置。3.用另一文档名保存文档选择【文件】|【另存为】命令，打开【另存为】对话框，其后操作与保存新建文档一样。 4.文档的保护选择【文件】|【另存为】命令，打开【另存为】对话框。单击【另存为】对话框中的【工具】按钮，从弹出的下拉菜单中选择【安全措施选项】命令，弹出【安全性】对话框。在【打开文件时的密码】和

7、【修改文件时的密码】文本框中输入密码。5.设置定时自动保存选择【工具】|【选项】命令，打开【选项】对话框，在【保存】选项卡中，进行相应的设置，如图所示。 2.4 关闭文档关闭文档的方法有以下几种：选择【文件】|【关闭】命令；单击文档窗口右上角的【关闭】按钮；按【Alt】+【F4】组合键；在任务栏上用鼠标右键单击要关闭的文档名，在弹出的快捷菜单中选择【关闭】命令。3 文档编辑的基本操作3.1 移动插入点利用鼠标移动插入点用键盘移动插入点按按键移移动插入点插入点左移一个字符|右移一个字符上移一行下移一行Page Down上移一屏Page Up下移一屏Home移到当前行的开头End移到当

8、前行的末尾Ctrl + Home移到文档的开头Ctrl + End移到文档的末尾3.2 字符的插入输入文档时有两种工作状态：【改写】和【插入】。3.插入符号具体操作步骤如下：将插入点移到要插入符号的位置。选择【插入】菜单中的【符号】命令，弹出【符号】对话框。在【符号】选项卡中的【字体】列表框中选择包含该符号的字体。选择符号表中所需的符号，单击【插入】按钮。单击【关闭】按钮。4.插入特殊符号选择【插入】|【特殊符号】命令，打开【特殊符号】对话框。单击需插入的符号并确定。提示：右键单击输入法工具条右边的【软键盘】按钮，在弹出的快捷菜单中选择要插入的符号的类型，也可以利用软键盘插入

9、一些特殊符号，如图所示。 3.3 文本的选定1.用键盘选定按按键作用作用Shift + Home选定内容扩展至行首Shift + End选定内容扩展至行尾Shift + Page Up选定内容向上扩展一屏Shift + Page Down选定内容向下扩展一屏Ctrl + Shift + Home选定内容扩展至文档开始处Ctrl + Shift + End选定内容扩展至文档结尾处Ctrl + A选定整个文档要选的文本要选的文本操作方法操作方法任意连续文本在文本起始位置单击，并拖过这些文本一个单词双击该单词一行文本单击该行左侧的选定区一个段落双击选定区，或在段内任意位置三击矩形区域将鼠标指针移到该

10、区域的开始处，按住【Alt】键，拖动鼠标到结尾处不连续的区域先选定第一个文本区域，按住【Ctrl】键，再选定其他的文本区域整个文档选择【编辑】|【全选】菜单或按下【Ctrl】+【A】组合键 2.鼠标选定3.用扩展功能选定文本按下【F8】键，状态栏上的【扩展】按钮由灰色变成了黑色，表明现在进入了扩展状态；再按【F8】键，则选择了光标所在处的一个词；再按一下，选区扩展到了整句；再按一下，选区扩展成了一段；再按一下，选区就扩展成全文。在编辑区任意位置单击，或双击【扩展】按钮，退出扩展状态。3.4 复制、剪切与粘贴1.复制文本选定需要复制的文本内容。选择【编辑】|【复制】命令或单击常用工具

11、栏中的【复制】按钮或按【Ctrl】+【C】组合键。将插入点定位到想粘贴的位置。选择【编辑】|【粘贴】命令或单击常用工具栏中的【粘贴】按钮或按【Ctrl】+【V】组合键，即可把所选内容复制到目标位置中。2.移动文本选定需要移动的文本内容选择【编辑】|【剪切】命令或单击常用工具栏中的【剪切】按钮或按【Ctrl】+【X】组合键将插入点定位到想粘贴的位置选择【编辑】|【粘贴】命令或常用工具栏中的【粘贴】按钮或按【Ctrl】+【V】组合键，即可把所选内容移动到目标位置3.5 剪贴板工具【剪贴板】是内存中的一个临时数据区，用于在应用程序间交换文本或图像信息，剪贴板中可以同时存放最近2

12、4次复制和剪切的内容。有以下几种方法可调出Office剪贴板：选择【编辑】|【Office剪贴板】命令，将在编辑区的右侧显示【剪贴板】任务窗格；单击【视图】|【任务窗格】命令调出任务窗格，单击【其它任务窗格】下拉按钮，在弹出的菜单中选择【剪贴板】；连续按【Ctrl】+【C】组合键两次。3.6 查找与替换1.查找选择【编辑】|【查找】命令或按下组合键【Ctrl】+【F】，打开【查找和替换】对话框。在【查找内容】列表框内输入要查找的文字。单击【查找下一处】按钮，Word 2003即开始查找，找到内容后将其反白显示并停止查找。如果所指定的内容没有找到，系统会给出相应的提示。2.替换选择

13、【编辑】|【替换】命令，打开【查找和替换】对话框，并显示【替换】选项卡。在【查找内容】列表框中输入要查找的文字，在【替换为】列表框中输入替换文字。如果需要设置高级选项，可单击【高级】按钮。单击【替换】，Word 2003即将找到第一处相应内容按设置进行替换。单击【全部替换】按钮可将整个文档中的相应内容全部替换掉。3.5 撤消与恢复1.撤销操作如果只想撤消最近一次操作，可以选择【编辑】|【撤销】命令或单击【常用】工具栏中的【撤销】按钮，即可恢复上一次的操作。连续单击【撤销】按钮或是单击【撤销】按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表框中单击某一项，该项操作及其后的所有操作都将被撤消。2.恢复

14、操作单击单击【常用常用】工具栏上的工具栏上的【恢复恢复】按钮按钮或或选择选择【编辑编辑】|【恢复恢复】命令就可以恢复最近命令就可以恢复最近一次的撤销操作。一次的撤销操作。如果撤销操作执行过多次，也可单击如果撤销操作执行过多次，也可单击【恢复恢复】按钮按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择恢复撤销过的多次操作。表中选择恢复撤销过的多次操作。3.8 拼写与语法检查选择选择【工具工具】|【选选项项】命令，切换到命令，切换到【拼写和语法拼写和语法】选项卡，选项卡，可以设置系统在键入可以设置系统在键入时是否检查拼写和语时是否检查拼写和语法，如图所示。法，如图所示。W

15、ord 2003用红色波浪线标记输入有误的或系统无法识别的中文和单词，用绿色波浪线标记可能的语法错误。3.9 多个文档的浏览1.多文档的快速切换单击【窗口】|【全部重排】命令，可同时在窗口中显示多个文档2.并排比较文档打开要并排比较的文档。选择【窗口】|【并排比较】命令。选择需要并排比较的文档，然后单击【确定】按钮4 Word 2003文档的排版4.1 设置字符格式设置字符格式有两种方法通过【格式】工具栏中的工具按钮。粗体斜体下划线字符边框字符底纹字符缩放字体颜色字号字体选择菜单【格式】|【字体】命令，在弹出【字体】对话框中设置字符格式。设置字体格式设置字符间距

16、设置文字效果4.2 设置段落格式1.段落对齐方式 5种段落对齐方式，即两端对齐、左对齐、居中对齐、右对齐和分散对齐。两种设置方法：格式工具栏按钮两端对齐居中对齐右对齐分散对齐选择菜单【格式】|【段落】命令，在弹出【段落】对话框中设置段落对齐。2.设置段落缩进段落的缩进有四种方式：左缩进、右缩进、首行缩进和悬挂缩进。可用标尺设置段落缩进。水平标尺可用【段落】对话框设置段落缩进3.设置行间距和段间距行间距和段间距也在【段落】对话框中设置。4.给段落添加边框和底纹选择【格式】|【边框和底纹】菜单，打开【边框和底纹】对话框。在【边框】选项卡中设置段落边框。在【底纹】选项卡中设

17、置段落底纹。4 项目符号和编号用下面两种方法都可以添加项目符号和编号：单击【格式】工具栏上的【项目符号】按钮或【编号】按钮，插入点所在段落的开始自动添加了一个项目符号或编号。选择【格式】|【项目符号和编号】命令，打开【项目符号和编号】对话框设置项目符号和编号。 4.4 分栏处理先选定要分栏的文本，用下面两种方法进行分栏设置：单击【分栏】按钮，在弹出的分栏模型中按住鼠标左键，拖动出所需的栏数。选择【格式】|【分栏】命令，打开【分栏】对话框。 5 首字下沉选择【格式】|【首字下沉】命令，显示【首字下沉】对话框在【位置】选项区选择【下沉】或【悬挂】位置在【选项】选项区为文本设置字体、下

18、沉的行数及与正文的距离6 复制格式【格式刷】按钮主要用来实现格式的复制。复制格式的具体操作步骤如下：将插入点置于已设置好格式的文本中。单击【常用】工具栏中的【格式刷】按钮，此时鼠标变成刷子形状。将鼠标拖过要复制格式的文本。 5 Word 2003表格的制作5.1 创建表格1.利用常用工具按钮创建简单表格单击常用工具栏上的【插入表格】按钮，在下方出现的表格模型中拖动鼠标，确定所需的行列数后，释放鼠标，可以快速创建一个简单的表格。2.使用菜单创建表格选择【表格】|【插入】|【表格】命令，打开【插入表格】对话框在【表格尺寸】选项区中分别设置所需的【列数】与【行数】在【自动调整】

19、操作选项组中选择适当的选项单击【确定】按钮3.手工绘制复杂表格选择【表格】|【绘制表格】命令或者单击常用工具栏上的【表格和边框】按钮，弹出【表格和边框】工具栏，如图所示。利用工具栏上的按钮可以手工绘制表格。4.斜线表头单击表头位置（第一行第一列）的单元格。选择【表格】|【绘制斜线表头】命令，显示【插入斜线表头】对话框。在该对话框中的【表头样式】列表框的五种样式中任选一种。在标题文本框中输入各标题。单击【确定】按钮。5.表格中输入文本每输完一个单元格，按【Tab】键，插入点自动移到下一个单元格.按【】、【】可将插入点移到上、下一行；也可将鼠标直接指向所需的单元格后单击。当插入点到达

20、表中最后一单元格时，再按Tab键，Word会为此表格自动添加一行。 6.文本转换为表格选定需要转换成表格的文本。单击【表格】|【转换】|【文本转换成表格】命令，显示【将文字转换成表格】对话框。在【表格尺寸】选项区设定表格的行列数。在【“自动调整”操作】区设置调整表格的方式。选择文字分隔符的类型。单击【确定】按钮。5.2 编辑表格1.选定选定单元格：鼠标指针指向单元格左边沿的选择区域（此时指针变为指向右上角），单击鼠标。选定行：鼠标指向表格左边沿的行选择区，单击。选定列：鼠标指向该列上边界的选择区，单击。选定块：按住鼠标左键，把鼠标从欲选块的左上角单元拖动到欲选块的右下角单元。选定整

22、.3 表格的修饰1.单元格的对齐方式选定需要对齐操作的单元格，单击鼠标右键，单击菜单的【单元格对齐方式】命令，选择所需设定的对齐方式。2.设置表格边框和底纹选定要设置边框或底纹的单元格区域，选择【格式】|【边框和底纹】菜单，在弹出的【边框和底纹】对话框中，进行相应的设置。 3.表格自动套用格式选择【表格】|【表格自动套用格式】命令，在表格样式列表框内选择一种样式。4.标题行重复选定第一页表格中的一行或多行标题, 单击【表格】|【标题行重复】命令。 5.4 表格内数据的排序和计算1.在表格中排序使用排序按钮进行排序将插入点置于要排序的列的任一单元格中。单击【表格和边框】工具栏上的【

23、升序排序】按钮或【降序排序】按钮。使用排序命令进行排序将插入点置于要排序的表格中。选择【表格】|【排序】命令，打开如图所示的【排序】对话框。在【主要关键字】下拉列表框中选择用于排序的主要关键字。在【类型】下拉列表框中选择一种排序类型。选中【升序】或【降序】单选按钮，设置排序方式。如果需要，还可以指定【次要关键字】和【第三关键字】。单击【确定】按钮，完成排序设置。2. 在表格中计算将光标放置在要输入计算结果的单元格中。单击【表格】|【公式】命令，打开【公式】对话框。在【公式】文本框的等号后输入函数名和要参与运算的单元格的地址。在【数字格式】下拉列表框中选择数字格式。单

24、击【确定】按钮，计算结果会显示在光标所在的单元格中。6 Word 2003的图形功能6.1 插入图片1.插入剪贴画选择【插入】|【图片】|【剪贴画】命令，打开【剪贴画】任务窗格。单击【管理剪辑】超链接，打开【剪辑管理器】窗口，单击打开放置剪贴画的文件夹。复制图片并将图片粘贴到文档中。2.插入图形文件将光标定位到要插入图片的位置。选择【插入】|【图片】|【来自文件】菜单，打开【插入图片】对话框。在该对话框的【查找范围】下拉列表中找到图片所在的位置。选定要插入的图片。单击【插入】按钮。6.2 绘制图形1.绘制图形单击【绘图】工具栏某按钮，鼠标指针变成十字形状。将鼠标指针移至文档

25、中的某一点，按住左键并拖动鼠标至另一点，释放后，在两点之间就会留下该按钮所指示的几何图形。2.在自选图形中添加文字选定要添加文字的自选图形，在图形上点右键，在快捷菜单中选择【添加文字】。 3.图形的叠放次序选定该自选图形，单击鼠标右键，选择【叠放次序】命令，按需要调整的次序选择【叠放次序】子菜单中的命令。6.3编辑图片1.调整图片的大小单击图片，图片周围出现8个控制点。移动鼠标指针到控制点上，当鼠标指针显示为双向箭头时，拖曳鼠标使图片边框即可实现图片的整体缩放。如果要精确地调整图片的大小，单击【图片】工具栏上的按钮，在弹出的的【设置图片格式】对话框中进行设置2. 利用【图片】工具栏

26、编辑图片下列两种方法可以调出【图片】工具栏：选择【视图】|【工具栏】|【图片】命令。右击图片，在快捷菜单中选择【显示“图片”工具栏】。增加亮度降低对比度重设图片增加对比度设置图片格式裁剪图片降低亮度文字环绕改变图片颜色插入图片 6.4 插入艺术字1.插入艺术字单击【绘图】工具栏中的【插入艺术字】按钮，或选择【插入】|【图片】|【艺术字】命令，显示【编辑艺术字】对话框。在该对话框中选择一种所需的艺术字样式。在打开的【编辑艺术字】对话框中输入要插入的艺术字，并对其字体、字号和字形等格式进行设置。2.编辑艺术字编辑艺术字时，可单击艺术字，利用弹出的艺术字工具栏上进行相应的

27、操作。 6.5 使用文本框1.插入文本框选择【插入】|【文本框】|【横排】或【竖排】命令，鼠标指针变成形状。按住鼠标左键并拖动鼠标，绘制出文本框。2.设置文本框格式双击文本框边框，打开【设置文本框格式】对话框。用户可以根据需要进行颜色和线条、大小、位置、环绕等设置；还可以利用【绘图】工具栏设置三维效果、阴影，边框类型和颜色、填充色和背景等。 7 Word 2003 的高级功能7.1 运用样式排版1.样式的应用选定需要应用样式的文本。单击【样式和格式】任务窗格某种样式，则该样式被自动应用到所选的文本中。2.创建新样式单击【格式】|【样式和格式】命令，打开【样式和格式】任务窗格。单

28、击【新样式】按钮，弹出【新建样式】对话框。在【名称】文本框中为新建的样式命名。单击【样式类型】下拉列表框，选择样式的类型，有【段落】或【字符】两种选择。在各选项中设置设置需要的样式格式。3.样式的更改选择【格式】|【样式】命令，弹出【样式和格式】任务窗格。单击【样式】框中要更改的样式右边的下拉按钮，然后单击【修改】命令。在弹出的修改样式对话框中进行修改。单击【确认】按钮。7.2 运用模板排版1.使用模板创建文档在【新建文档】任务窗格【模板】选项区中单击【本机上的模板】，打开【模板】对话框。选定所需的模板类型，单击【确定】按钮。 2.创建模板在保存欲设置为模板的文档时，将保存

29、类型选择为【文档模板】7.3 超级链接1.在文档中插入超级链接选定要作为超级链接显示的文本或图形。选择【插入】|【超链接】命令，弹出【插入超级链接】对话框。在【链接到】列表中选择所要链接的文件。单击【确定】按钮。2.通过拖动创建超级链接打开两个文档，选择【窗口】|【全部重排】命令，使两个文档同时显示出来。目标文档中选定要作为超级链接跳转的文本。用鼠标右键将选定对象拖动至要建立超级链接的文档中，松开右键弹出快捷菜单，选择【在此创建超链接】命令。7.4 公式编辑器的使用1.插入公式将插入点定位在欲插入公式的位置。选择【插入】菜单中的【对象】命令。在【新建】选项卡中选择【Micr

30、osoft公式3.0】选项。单击【确定】按钮即启动【公式编辑器】。在工具栏上选择需要的符号和模板，输入欲插入的公式。公式建立完毕后，在公式编辑区外的任意位置单击鼠标退出公式编辑状态。2.修改公式双击公式，Word自动重新启动【公式编辑器】。利用【公式】工具栏中的按钮编辑公式。 8 页面设置和打印管理8.1 页面设置1.设置页边距及纸张大小选择【文件】|【页面设置】命令，弹出【页面设置】对话框。选择【页边距】选项卡，设置页边距。单击【纸张】选项卡，选择文档的纸张类型。或在【宽度】和【高度】数值框中指定纸张的宽度和高度。单击【确定】按钮。2.设置文字排列方向和网格单击【页面设置

31、】对话框中的【文档网格】选项卡。在【文字排列】选项区设置文字在页面的排列方式。在选项区选择【指定行和字符网格】单选按钮，为文档设置每行的字符数和跨度，以及每页的行数和跨度。在【应用于】下拉列表框中选择页面设置在文档中的应用范围。单击【确定】按钮。8.2 插入分隔符插入分隔符的操作步骤为：单击需要插入分隔符的位置。选择【插入】|【分隔符】命令，弹出【分隔符】对话框。选择一种分隔符或分页符。单击【确定】按钮。8.3 插入页码选择【插入】|【页码】命令，弹出【页码】对话框。在【位置】和【对齐方式】下拉列表框中选择页码的位置和对齐方式。单击【格式】按钮，打开【页码格式】对话框。

32、在【数字格式】下拉列表框中选择页码的格式。单击【确定】按钮。8.4 设置页眉和页脚1.添加页眉和页脚选择【视图】|【页眉和页脚】，页面顶部出现页眉虚线框和【页眉和页脚】工具栏。在光标的位置输入页眉的内容并设置好格式。单击【在页眉和页脚间切换】按钮切换到页脚编辑区。输入页脚的内容。单击【页眉页脚】工具栏上的【关闭】按钮。2.编辑页眉页脚鼠标双击已设置的页眉或页脚，即可进入页眉和页脚的编辑状态。8.5 打印文档1.打印预览选择【文件】|【打印预览】命令，或者单击【常用】工具栏中的【打印预览】按钮，切换到打印预览视图。预览完成后单击【关闭】按钮可以退出打印预览视图，返回文档窗口。2.打印输出选择【文件】|【打印】命令，打开【打印】对话框。在【打印】对话框中设置打印选项。单击【确定】按钮。精品资料网（http:/）成立于2004年，专注于企业管理培训。提供60万企业管理资料下载，详情查看：http:/

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