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1、1火电建设项目文件收集火电建设项目文件收集及档案整理规范及档案整理规范宣贯宣贯王黎平王黎平中国电力建设企业协会中国电力建设企业协会2 概概 述述 标准主要章节的解读标准主要章节的解读 标准实施指南标准实施指南目录Content1 12 23 33第一部分第一部分 概概 述述一、标准编写的社会背景一、标准编写的社会背景 电力工业的发展电力工业的发展 标准化工作的发展标准化工作的发展 档案工作发展的必然档案工作发展的必然4第一部分第一部分 概概 述述二、标准及标准化的概念二、标准及标准化的概念 GB/T 20000.1-2002标准化工作指南标准化工作指南 第第1部部分分:标准化和相关活动的通用词
2、汇标准化和相关活动的通用词汇对对标准标准定定义：为了在一定范围内获得最佳秩序，经协义：为了在一定范围内获得最佳秩序，经协商一致制定并由公认机构批准，共同使用的商一致制定并由公认机构批准，共同使用的和重复使用的一种和重复使用的一种规范性文件规范性文件。 标准宜以科学、技术和经验的综合成果为基标准宜以科学、技术和经验的综合成果为基标准宜以科学、技术和经验的综合成果为基标准宜以科学、技术和经验的综合成果为基础，以促进最佳的共同利益为目的。础，以促进最佳的共同利益为目的。础，以促进最佳的共同利益为目的。础，以促进最佳的共同利益为目的。5第一部分第一部分 概概 述述二、标准及标准化的概念二、标准及标准化
3、的概念 GB/T 20000.1-2002标准化工作指南标准化工作指南 第第1部部分分:标准化和相关活动的通用词汇标准化和相关活动的通用词汇对对标准化标准化定义：为了在一定范围内获得最佳秩序，对定义：为了在一定范围内获得最佳秩序，对现实问题或潜在问题现实问题或潜在问题制定制定共同使用和重复使共同使用和重复使用的条款的活动。用的条款的活动。 标准化包括标准的制定、发布及实施。标准化包括标准的制定、发布及实施。 6第一部分第一部分 概概 述述二、标准及标准化的概念二、标准及标准化的概念 GB/T 20000.1-2002标准化工作指南标准化工作指南 第第1部部分分:标准化和相关活动的通用词汇标准化
4、和相关活动的通用词汇对对标准化标准化定义：为了在一定范围内获得最佳秩序，对定义：为了在一定范围内获得最佳秩序，对现实问题或潜在问题现实问题或潜在问题制定制定共同使用和重复使共同使用和重复使用的条款的活动。用的条款的活动。 标准化包括标准的制定、发布及实施。标准化包括标准的制定、发布及实施。 7第一部分第一部分 概概 述述三、指导思想和基本原则三、指导思想和基本原则 制定标准的指导思想：标准的制定要切合实制定标准的指导思想：标准的制定要切合实际有操作性，能对项目档案工作具有实际的指际有操作性，能对项目档案工作具有实际的指导意义，解决导意义，解决“五归三要五归三要”问题。问题。 1.五归：五归：“
5、归什么、谁来归、怎么归、归哪里、归什么、谁来归、怎么归、归哪里、及时归及时归 ” 2.三要：三要：“要有的该有、要能快速查找、要符要有的该有、要能快速查找、要符合要求合要求”。8第一部分第一部分 概概 述述三、指导思想和基本原则三、指导思想和基本原则 标准编写的标准编写的基本原则：具有前瞻性、先进性、可操作基本原则：具有前瞻性、先进性、可操作性，能覆盖档案管理的全过程。性，能覆盖档案管理的全过程。 1）服从国标，满足电力建设的需求。）服从国标，满足电力建设的需求。 2）突出全过程管理，强调全面性和完整性。）突出全过程管理，强调全面性和完整性。 3）强调可利用性，去粗取精，摒弃形式主义。）强调可
6、利用性，去粗取精，摒弃形式主义。 4）注重可操作性，简明、简化、实用。）注重可操作性，简明、简化、实用。 5）管理责任明确，界面清晰。）管理责任明确，界面清晰。 6）格式单元化，一事一办。）格式单元化，一事一办。 7）归档范围（内容）双向量化。）归档范围（内容）双向量化。9第一部分第一部分 概概 述述四、标准的特点：四、标准的特点： 更新观念，创新管理。更新观念，创新管理。 1)融入技术元素，体现全员参与的观念。融入技术元素，体现全员参与的观念。 2)充分利用信息化管理平台，体现弱化分类，强化编目充分利用信息化管理平台，体现弱化分类，强化编目的观念。的观念。 3)将生产档案纳入分类体系，体现将
7、生产档案纳入分类体系，体现“生产基建一体化管生产基建一体化管理理”观念。观念。 4)强调全过程管理，体现强化验收的观念。强调全过程管理，体现强化验收的观念。 5)将特殊载体档案与纸质档案并举，体现企业档案整体将特殊载体档案与纸质档案并举，体现企业档案整体管理的观念。管理的观念。 10第一部分第一部分 概概 述述四、标准的特点：四、标准的特点： 与时俱进，建立新的分类体系与时俱进，建立新的分类体系 1）分类体系改革的必要性。）分类体系改革的必要性。 2）新分类体系的确立和特点。）新分类体系的确立和特点。11第一部分第一部分 概概 述述四、标准的特点：四、标准的特点： 从实际出发，注重可操作性从实
8、际出发，注重可操作性 1）归档范围归档范围的双向量化。的双向量化。 2）两表合并，一表多用。）两表合并，一表多用。 3）统一）统一表格表格，一事一办。，一事一办。12第二部分第二部分 标准主要章节的解读标准主要章节的解读一、标准的结构内容一、标准的结构内容火电建设项目文件收集与档案整理规范火电建设项目文件收集与档案整理规范由由二大部分组成：正文与附录。二大部分组成：正文与附录。共分共分13章，章，37节；节；2个资料性附录。个资料性附录。目录目录13二、术语与定义二、术语与定义 项目文件项目文件:指建设项目在立项、审批、招投标、勘测、设计、施指建设项目在立项、审批、招投标、勘测、设计、施工、监
9、理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。件等。项目档案项目档案 :指经过鉴定、整理并归档的项目文件。指经过鉴定、整理并归档的项目文件。归档：是将办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理移交档案归档：是将办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理移交档案部门保存的过程。部门保存的过程。整理：是指按一定的原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、整理：是指按一定的原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有
10、序化的过程。编号和基本编目，使之有序化的过程。分类分类 :根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行有层次的分类。体进行有层次的分类。第二部分第二部分 标准主要章节的解读标准主要章节的解读14三、总则与管理职责三、总则与管理职责 “总则总则” 是对火电建设项目档案管理提出的总体要是对火电建设项目档案管理提出的总体要求。求。4.1 从档案法制化管理层面上，提出项目档案管理的从档案法制化管理层面上，提出项目档案管理的应实行责任制的要求；应实行责任制的要求；4.2 从项目档案工作基本原则上，阐述了档案管理必从项目档案工作基本原则上，阐述
11、了档案管理必须遵守的工作原则，工作内容、工作目的；须遵守的工作原则，工作内容、工作目的；4.3 从项目档案的管理基础上，对档案管理机构、人从项目档案的管理基础上，对档案管理机构、人员、设备实施和信息化管理提出要求。员、设备实施和信息化管理提出要求。第二部分第二部分 标准主要章节的解读标准主要章节的解读15第二部分第二部分 标准主要章节的解读标准主要章节的解读三、总则与管理职责三、总则与管理职责 第五章第五章“管理职责管理职责” 对建设单位、勘察、设计单位、监理单位、施工、调对建设单位、勘察、设计单位、监理单位、施工、调试等单位的档案管理职责，以及项目建设的不同管理试等单位的档案管理职责，以及项
12、目建设的不同管理模式，如总承包、工程委托管理的档案管理职责也做模式，如总承包、工程委托管理的档案管理职责也做出规定。出规定。165.2.1 应设立档案管理机构，建立项目档案管理体系；落实项目应设立档案管理机构，建立项目档案管理体系；落实项目档案管理责任制。应对各参建单位的档案工作进行监管、检查、档案管理责任制。应对各参建单位的档案工作进行监管、检查、指导和协调，并将各职能部门的档案工作纳入统一管理，实行指导和协调，并将各职能部门的档案工作纳入统一管理，实行项目档案与项目建设同步管理。项目档案与项目建设同步管理。5.2.2 应制定本项目的统一管理制度和业务标准，将项目文件的应制定本项目的统一管理
13、制度和业务标准，将项目文件的形成、收集、整理要求及归档范围纳入各参建单位和部门的责形成、收集、整理要求及归档范围纳入各参建单位和部门的责任制，实行全过程质量管理。任制，实行全过程质量管理。5.2.3 档案部门应参加合同审查。应在合同中明确各参建单位竣档案部门应参加合同审查。应在合同中明确各参建单位竣工档案的编制质量、移交时间、套数、归档及违约责任。工档案的编制质量、移交时间、套数、归档及违约责任。5.2.4 应组织监理单位对各参建单位提出的设计更改执行情况进应组织监理单位对各参建单位提出的设计更改执行情况进行汇总、审核，并应提交设计单位编制竣工图。行汇总、审核，并应提交设计单位编制竣工图。5.
14、2 建设单位档案管理职责建设单位档案管理职责 175.2.5 应按归档范围（应按归档范围（参照附录参照附录A）负责收集、整理本单位各部）负责收集、整理本单位各部门在项目建设活动中形成的文件。应对监理、设计、施工、调门在项目建设活动中形成的文件。应对监理、设计、施工、调试等参建单位移交的竣工档案汇总整理、系统编目、编制检索试等参建单位移交的竣工档案汇总整理、系统编目、编制检索工具。工具。5.2.6 应负责组织项目档案的移交审查，申报及组织档案专项验应负责组织项目档案的移交审查，申报及组织档案专项验收工作。应对归档的项目档案的完整、准确、系统、有效利用收工作。应对归档的项目档案的完整、准确、系统、
15、有效利用与安全保管负责。与安全保管负责。5.2.7 在城建规划范围内的项目，建设单位应按在城建规划范围内的项目，建设单位应按GB/T 50328规规定将参建单位移交的竣工档案汇总整理后，向城建档案馆移交。定将参建单位移交的竣工档案汇总整理后，向城建档案馆移交。5.2.8 建设单位项目建设单位项目文件管理流程文件管理流程，见图，见图1。5.2 建设单位档案管理职责建设单位档案管理职责18第二部分第二部分 标准主要章节的解读标准主要章节的解读19第二部分第二部分 标准主要章节的解读标准主要章节的解读20第二部分第二部分 标准主要章节的解读标准主要章节的解读21第二部分第二部分 标准主要章节的解读标
16、准主要章节的解读22第二部分第二部分 标准主要章节的解读标准主要章节的解读23第二部分第二部分 标准主要章节的解读标准主要章节的解读24第二部分第二部分 标准主要章节的解读标准主要章节的解读25第二部分第二部分 标准主要章节的解读标准主要章节的解读26第二部分第二部分 标准主要章节的解读标准主要章节的解读27第二部分第二部分 标准主要章节的解读标准主要章节的解读28第二部分第二部分 标准主要章节的解读标准主要章节的解读五、项目文件整理五、项目文件整理 5.5.装订装订4.4.编目编目3.3.排列排列2.2.组卷组卷1.1.分类分类6.6.检索工具29第二部分第二部分 标准主要章节的解读标准主要
17、章节的解读六、六、 项目档案移交项目档案移交12.1 移交要求移交要求12.2 移交审查移交审查12.3 交接签证交接签证3012.1 移交要求移交要求 3112.2 移交审查移交审查 3212.2 移交审查移交审查3312.2 移交审查移交审查34办理移交办理移交签证签证施工单位监理单位建设单位自检审核验收确认验收确认三讲三讲 项目档案的审核、移交项目档案的审核、移交12.3 项目档案交接程序项目档案交接程序35第二部分第二部分 标准主要章节的解读标准主要章节的解读七、项目档案专项七、项目档案专项验收与评价验收与评价36第三部分第三部分 标准实施指南标准实施指南一、标准贯彻实施的要求一、标准
18、贯彻实施的要求 1. 标准贯彻实施，领导作用是关键。标准贯彻实施，领导作用是关键。 2. 标准贯彻实施，全员参与是达到有效管理的保障。标准贯彻实施，全员参与是达到有效管理的保障。 3. 标准贯彻实施，对个案和特殊情况可应地制宜对标标准贯彻实施，对个案和特殊情况可应地制宜对标准条款运用变通方式。准条款运用变通方式。 4. 标准贯彻实施要注意实践经验的总结，结合管理创标准贯彻实施要注意实践经验的总结，结合管理创新不断的完善。新不断的完善。 5. 标准的贯彻实施要有监督机制，应注重实际效果。标准的贯彻实施要有监督机制，应注重实际效果。37第三部分第三部分 标准实施指南标准实施指南 二、实施需注意问题
19、二、实施需注意问题 对标准对标准用词的理用词的理解：解： 要求要求 ：应：应 推荐性推荐性 ：宜：宜 选择性：可选择性：可 38第三部分第三部分 标准实施指南标准实施指南二、实施需注意问题二、实施需注意问题 ： 注意概念的区分：注意概念的区分： 1）文件的原件、正本、有效文件）文件的原件、正本、有效文件 2）文件收集（归档）份数与档案移交套数）文件收集（归档）份数与档案移交套数 3）档案的移交与归档）档案的移交与归档 4）归档文件与备查文件）归档文件与备查文件 5）案卷目录与案卷移交目录）案卷目录与案卷移交目录39第三部分第三部分 标准实施指南标准实施指南三、实施需掌握的问题：三、实施需掌握的
20、问题： 1）关于项目管理性文件的整理与归档）关于项目管理性文件的整理与归档 2）关于设计文件的整理与归档）关于设计文件的整理与归档 3）关于施工文件的整理与归档）关于施工文件的整理与归档 4）关于监理文件的整理与归档）关于监理文件的整理与归档 5）关于设备、物资材料文件的整理与归档）关于设备、物资材料文件的整理与归档 6）关于文件编目与档号编制）关于文件编目与档号编制 40 谢谢大家谢谢大家W 人有了知识，就会具备各种分析能力，明辨是非的能力。所以我们要勤恳读书，广泛阅读，古人说“书中自有黄金屋。”通过阅读科技书籍，我们能丰富知识，培养逻辑思维能力；通过阅读文学作品，我们能提高文学鉴赏水平，培养文学情趣；通过阅读报刊，我们能增长见识，扩大自己的知识面。有许多书籍还能培养我们的道德情操，给我们巨大的精神力量，鼓舞我们前进。
