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1、第第四四课课 办公室环境设计与管理办公室环境设计与管理本单元主要内容本单元主要内容一、了解办公室环境构成知识，理解对个人、上司办公环境的要求，能够维护个人、上司以及公共区域的办公环境。二、掌握办公室布置的原则和要求，能科学合理布置办公室三、掌握整理办公室的技巧，能营造与维护整洁、安全、健康的办公环境课时：课时：4课时课时（一）办公环境管理的意义办公室环境的营造，与企业的管理思想息息相关。1、它反映着单位的理念、形象、功能分隔、关系建立等信息2、它反映着在这个环境中工作的人的精神风貌、审美情趣以及工作作风等3、它对工作效率和工作效果产生影响。googlegoogle 感受谷歌感受谷歌（李开复，（
2、李开复，世界因你不同世界因你不同googlegoogle“美国员工心目中最向往的雇主美国员工心目中最向往的雇主”。（二）办公环境的内容（一）硬环境（一）硬环境 空气环境空气环境 光线环境光线环境 颜色环境颜色环境 声音环境声音环境 办公设备及室内布置办公设备及室内布置（二）软环境（人文环境）（二）软环境（人文环境） 1、个人素质：提高工作人员的个人素质（宽容开朗）、个人素质：提高工作人员的个人素质（宽容开朗） 2、人际关系：改善工作场所的人际环境（和谐宽松，、人际关系：改善工作场所的人际环境（和谐宽松，彼此尊重，以礼相待，心情舒畅）彼此尊重，以礼相待，心情舒畅） 3、工作作风：办公室文化（文明
3、健康、积极向上、工作作风：办公室文化（文明健康、积极向上、团结合作）团结合作） (三）软环境比硬环境更为重要三）软环境比硬环境更为重要 营造良好的办公室氛围，需要每一个人的共同努力营造良好的办公室氛围，需要每一个人的共同努力（三）秘书办公环境管理的范围1、个人工作环境 整洁、物品摆放有序2、公共区域环境 接待室、会客室，公用文件柜、档案柜、物品柜、公用物品摆放有序。3、上司工作环境指上司的办公室、办公间以及上司使用的办公设备和用品。（一）办公室（一）办公室布置的布置的原则与要求原则与要求办公室环境管理的根本目的在于提高工作效率。根本目的在于提高工作效率。具体原则是 ： 布置原布置原则则具体要求
4、具体要求1.1.利于沟利于沟通通1.1.整体布局要求：整体布局要求：尽可能采用一大尽可能采用一大间办间办公室，通公室，通风风、采光、采光良好，整良好，整齐齐清清洁洁，采取直，采取直线对线对称的布置，避免不称的布置，避免不对对称、称、弯曲与成弯曲与成对对角的排列。角的排列。2.2.部部门门位置：位置：根据工作需要和工作根据工作需要和工作职职能布局，相关部能布局，相关部门应门应置于相置于相邻邻地点，工作流程地点，工作流程应应成直成直线线，避免倒退、交叉与，避免倒退、交叉与不必要的文不必要的文书书移移动动，接待室的位置常置于入口，接待室的位置常置于入口处处3.3.主管位置：主管位置：位置位于位置位于
5、员员工的后方，其工的后方，其办办公区域保留适当公区域保留适当的的访访客空客空间间，和秘，和秘书书保持最保持最紧紧密的工作密的工作联联系系4.4.办办公桌椅：公桌椅：大小适中、相同，最好大小适中、相同，最好选择选择旋旋转转椅，尽可能椅，尽可能一个方向一个方向摆摆放，每个位置之放，每个位置之间间有充足的通道和充分的工有充足的通道和充分的工作空作空间间，自然光来自桌子的左上方和斜后上方，自然光来自桌子的左上方和斜后上方5.5.办办公柜：公柜：尽可能靠尽可能靠墙墙，也可背，也可背对对背放置当隔断使用。背放置当隔断使用。办办公柜、档案柜高度、公柜、档案柜高度、颜颜色相同，尽可能靠近使用者。色相同，尽可能
6、靠近使用者。6.6.办办公公设备设备等：等：充分的充分的电电源插座，并安装在源插座，并安装在隐隐蔽安全的角蔽安全的角落，公告板置于不致引起落，公告板置于不致引起职职工分散精力及造成工分散精力及造成拥挤拥挤之之处处2. 2. 协调协调舒适舒适3.3.便于便于监监督督1、采光通风良好、采光通风良好2、员工面对同一、员工面对同一方向，光线来方向，光线来自桌子的斜后自桌子的斜后方，不直接面方，不直接面对窗户对窗户3、公共空间和私、公共空间和私人空间相对独人空间相对独立立4、直线对称布置、直线对称布置5、桌椅统一大小、桌椅统一大小6、家具颜色和谐、家具颜色和谐7、使用办公室隔、使用办公室隔断，尽可能让断
7、，尽可能让个人空间不受个人空间不受干扰。干扰。 1、接待室置于门口，不干扰其他员工工作。2、光滑、不透明的玻璃屏风当墙，易于架设，且可提供良好的光线和通风3、主管位于员工后方，易于观察工作地点发生的事情。和秘书距离较近，便于工作上的交流。4、采取直线对称的布置，避免不对称、弯曲与成对角的排列。5、档案柜当做隔断使用。 主管的位主管的位置相对独置相对独立，其办立，其办公区域需公区域需保留适当保留适当的访客空的访客空间间 1、常用的设备和档案柜与使用者相隔太远2、档案柜也可背对背放置，当做隔断使用。 根据员工根据员工数量的多数量的多少，选择少，选择大间办公大间办公室要比采室要比采用同样大用同样大小
8、的若干小的若干个办公室个办公室好得多，好得多，更利用采更利用采光、通风、光、通风、监督、沟监督、沟通等。通等。（二）办公室布置的具体程序1对各部门的业务工作内容与性质加以考察与分析，明确各部门及各员工之间的关系，以此为依据确定每位员工的工作位置。2按工作人员数额及其办公所需的空间，设定其空间大小。一般而言，每人的办公空间，大者可310平方米，普通者1.58平方米。3选配相应得家具、桌椅。4绘制办公室座位布置图，依图布置。5对办公设备安放提出合理化建议（见教材P360，优化设备，光源（百叶窗）、办公桌椅、隔音玻璃（隔音板）、档案柜、屏风、空调、电脑、传真机、复印机）工作任务请根据下列所给条件布置
9、一间既高效、又舒适安全的办公请根据下列所给条件布置一间既高效、又舒适安全的办公室布置方案，并说明设计的思路。（见教材）室布置方案，并说明设计的思路。（见教材）1.面积、设备及工作人员要求面积、设备及工作人员要求 办公室面积：办公室面积：14平方米。平方米。 办公人员：经理办公人员：经理1人，秘书人，秘书1人，下属人，下属3人。人。 办公设备：文件柜办公设备：文件柜2个，公用复印机一台，个，公用复印机一台，5张办公桌，隔离屏风等张办公桌，隔离屏风等2.个人办公需求个人办公需求 经理：多项（个人任务，给秘书安排任务，接待访客）经理：多项（个人任务，给秘书安排任务，接待访客） 秘书：两项（个人任务，
10、接受上司安排的任务）秘书：两项（个人任务，接受上司安排的任务） 下属：单项（个人任务）下属：单项（个人任务）3.个人空间需求个人空间需求经理：办公桌应该离秘书最近，并拥有独立的接待空间，以保证经理：办公桌应该离秘书最近，并拥有独立的接待空间，以保证不会给下属造成干扰。不会给下属造成干扰。秘书：和经理办公桌最近，和经理频繁沟通不会影响其他同事秘书：和经理办公桌最近，和经理频繁沟通不会影响其他同事下属：不受干扰的个人办公空间下属：不受干扰的个人办公空间 德国德国：开放式办公室：开放式办公室(三）两种办公室布局方法的比较布置布置类型类型优优 点点缺缺 点点开放开放式式办办公室公室1.灵活灵活应变应变
11、，工作位置随需要而，工作位置随需要而调调整整2.节节省面省面积积和和门门、墙墙等，等，节节省省费费用，用，能容能容纳纳更多的更多的员员工工3.易于沟通，便于交流易于沟通，便于交流4.易受易受监监督，督，员员工的行工的行动动易得到上易得到上司的督察司的督察5.容易集中化服容易集中化服务务和共享和共享办办公公设备设备1.难难保机密保机密2.难难集中注意力，集中注意力，员员工易受工易受电话电话、人、人员员走走动动等干等干扰扰3.房房间间易有噪音，如易有噪音，如说话说话声、声、打打电话电话和操作和操作设备设备声印象声印象他人他人4.员员工工难难于找到属于自己的于找到属于自己的私人空私人空间间封封闭闭式
12、式办办公室公室1.易于集中注意力，便于从事易于集中注意力，便于从事细细致致活活专业专业工作工作2.易于保易于保证证工作的机密性工作的机密性3.比比较较安全、可以安全、可以锁门锁门4.易于保易于保证隐证隐私，明确私，明确办办公空公空间间与与自己使用的空自己使用的空间间1.费费用高，用高，门门、窗等占用空、窗等占用空间间2.难难于于监监督工作人督工作人员员的活的活动动3.难难于交流、于交流、员员工被分隔开，工被分隔开，易感易感觉觉孤独孤独（一）办公环境优化措施一个清洁、有序的办公环境对组织的形象和绩效会产生一定的影响。一个清洁、有序的办公环境对组织的形象和绩效会产生一定的影响。有助于办公室日常工作
13、的完成，有利于提高工作效率有助于办公室日常工作的完成，有利于提高工作效率 1、办公桌上必备物品的放置、办公桌上必备物品的放置 (1)电话（放在左手方便拿到的位置）电话（放在左手方便拿到的位置） (2）电脑）电脑 （3）常用参考书、文件夹（靠边放置整齐）常用参考书、文件夹（靠边放置整齐） （4）常用文具用品）常用文具用品(桌面井然有序、办公桌抽屉（零散类文具、桌面井然有序、办公桌抽屉（零散类文具、物品等有序放在抽屉里）物品等有序放在抽屉里） 2、整理办公环境的方法、整理办公环境的方法 （1）将不常用的东西转移到其他的地方（文件柜）；）将不常用的东西转移到其他的地方（文件柜）； （2）该扔则扔，不
14、要移师暗处，该扔则扔，不要移师暗处，清理过期的文件和旧的阅读材清理过期的文件和旧的阅读材料（销毁或卖掉）；料（销毁或卖掉）； （3）办公桌椅，还是抽屉，不要放置与办公无关的东西。）办公桌椅，还是抽屉，不要放置与办公无关的东西。 （4）将物品放在固定地方。将物品放在固定地方。常用公共物品用后放置原位。常用公共物品用后放置原位。 （5）下班最后一件事下班最后一件事 - 收拾办公桌收拾办公桌（二）营造安全、健康的办公环境 序号序号办办公公环环境中存在的安全境中存在的安全隐隐患患安全、健康安全、健康办办公公环环境的基本要求境的基本要求1办办公建筑公建筑隐隐患。患。如地板滑、窗、天花板、门、窗中的隐患；
15、建筑物坚固安全2办办公室公室环环境境隐隐患。患。如光线、温度、通风、噪音、湿度不合适等；窗口被档案柜占据影响采光等。光线充足、温度适宜、通风良好，噪音低3办办公家具公家具隐隐患。患。如摆放不当妨碍通道，办公桌没有隔板不隔音，办公椅没有轮子，挪动不便；没有靠背易疲劳，常用的设备和档案柜与使用者相隔太远不方办公空间适当，符合安全要求，物品摆放有序，方便工作流程4办办公公设备设备及操作及操作隐隐患。患。如电线裸露，违规操作，机器老化有噪音，电话安装不当，拖拽的电话线或电线易使人绊倒。安装、操作符合要求，计算机屏幕避免阳光直射5人人为隐为隐患。患。失密，忘锁门窗；在带轮的椅子上举放物品。提供饮用水，绿色植物，规章制度6消防消防隐隐患。患。如乱扔烟头、灭火设备过期等。 设置消防设施（三）办公环境安全管理方法1、要营造一个安全、健康的环境，就必须以下方面加强管理： （1)防盗。(2)防火。 （3）防止意外伤亡。2、办公环境安全检察的程序 （1）确定检查周期 （2）发现隐患后报告并解决 （3）做好记录3、办公设备使用基本规范 (1）熟练使用，正确操作。 (2) 定期保养、维修，及时修理。 (3)保持清洁，防尘、防晒。 (4) 每天下班前关闭设备，切断电源。 综合作业.doc
