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1、办公自动化设备的使用与维护广西机电职业技术学院赵 英 编制前 言办公自动化着重解决的是人与办公设备的人机接办公自动化着重解决的是人与办公设备的人机接口问题，提高办公室人员的办公效率，它是以现口问题，提高办公室人员的办公效率，它是以现代化的办公设备为前提的，是一个由硬件和软件代化的办公设备为前提的，是一个由硬件和软件组成的系统。一个较完整的办公自动化系统应当组成的系统。一个较完整的办公自动化系统应当是包括办公人员、办公设备和信息资源三者密切是包括办公人员、办公设备和信息资源三者密切联系的整体。联系的整体。 本课件共分十一个部分，包括办公自动化概本课件共分十一个部分，包括办公自动化概述、计算机组成
2、、各式打印机、静电复印机、扫述、计算机组成、各式打印机、静电复印机、扫描仪、传真机、数码摄像头、刻录机、多功能一描仪、传真机、数码摄像头、刻录机、多功能一体机等。比较全面地介绍了目前主要使用的办公体机等。比较全面地介绍了目前主要使用的办公自动化设备的工作原理、功能、软硬件使用方法、自动化设备的工作原理、功能、软硬件使用方法、日常维护和维修方法。日常维护和维修方法。 学习时应注意理论联系实际，注重对设备的学习时应注意理论联系实际，注重对设备的软硬件安装、使用及维护等实践能力的培养。软硬件安装、使用及维护等实践能力的培养。第一章 绪论 办公活动的发展阶段办公活动的发展阶段:1、农业时代、农业时代
3、人类办公活动的初期。造纸术和印刷术的发明和应用，使得人们完全抛弃了原始落后的石制和铁制的刻写文字工具，纸、笔、算盘等办公工具得到普遍的应用。2、工业时代：、工业时代： 从18世纪中期开始，机器逐步代替了人们的体力劳动，自然科学和技术不断进步，社会发展达到前所未有的程度，各种办公机构需要交换和处理的信息与日俱增，这是促进办公活动的又一次变革。这一时期的特点，是一些新的办公设备进人了办公室，促进办公方式的大改变。主要的办公设备有打字机、电话机、电传机和传真机、复印机、缩微设备。这些设备部分代替了人工劳动，使信息的处理和交换变得更为简单、快捷。可以说现代办公工具促成了人类办公活动的第二次变革。3、信
4、息时代、信息时代社会与科技的发展，已使现代办公明显表现出了信息时代的重要特征：大量信息需要在办公过程中检索、处理、存储和发布发送。信息的来源已是多渠道全方位，其中又以计算机国际互联网为信息的最重要来源，互联网使用户能够在全球范围内迅速、及时、准确地查询到我们所关心的信息。面对这样一个节奏加快的信息时代，传统的办公方法，即以人工为主的办公方法，已经不能适应现代办公的需要，因此，急需实现办公手段现代化，也就是人们通常所说的办公自动化。1.1 办公自动化概述 一、办公自动化(OA-Office Automation)定义 办公自动化就是利用先进的科学技术，利用先进的科学技术，使人们的一部分办公业务活
5、动物化于人以外的使人们的一部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化的办公设备中，并由办公人员和这各种现代化的办公设备中，并由办公人员和这些设备构成服务于某种目的的人些设备构成服务于某种目的的人机信息处机信息处理系统理系统。 这个定义告诉我们，现代办公区别于传统办公有两个明显的特征：一是，利用先进的科学技术；二是，使用现代化的办公设备。这也就意味着，作为现代办公的从业人员，必须适应办公技术和手段的变化，更新传统的办公观念，积极学习和使用现代办公技术和设备，从而达到以最快的速度获取最大量的信息，借以提高工作效率，提高在信息时代和市场经济的环境中取胜的机率。办公自动化的技术基础和理论基础：四大支持技
6、术指计算机技术计算机技术、现代通信技现代通信技术术、信息处理技术信息处理技术和 自动化技术自动化技术。科学理论基础：行为科学行为科学、管理科学管理科学、系系统工程学、社会学、人机工程学。统工程学、社会学、人机工程学。二、办公自动化的基本功能 1、事务处理功能-EDP（Electronic Data Processing）由单台计算机和通用办公设备构成。包括设计处理、表格处理、资料再现等工作。2、信息管理功能-MIS（Management Information System）由计算机网络和通信设备呈分布式组成。包括数据处理、查询管理、电子邮件等工作。3、辅助决策功能-DSS（Decision
7、Support System）有辅助决策的智能型软件的支 持。办公自动化系统硬件软件计算机硬件通信设备输入输出设备系统软件应用软件支持软件通用应用软件专用应用软件办公自动化系统硬件软件组成图：三、办公信息的处理方法1、信息的生成与输入: 录音、键盘、扫描、网络、光盘.2、信息的处理、加工：包括数据处理和文 字处理。3、信息的输出与复制： 显示、打印、音箱、通信、复印.4、文件的存储、归档及销毁四、办公自动化设备1、计算机类：大、中、小型计算机等。2、通信设备类：电话、传真机、局域网3、办公机械类:复印机、打印机.1.2 办公室用电常识1、基本要求： 电压波动范围为正负5%、连续不间断电源UPS
8、（包括电池、充电器、逆变器、转换开关）、避免与过大的感性负载连接、避免杂波干扰、严格接地。2、电源安装要求： 专用地线、平衡分配三相用电、严格按照“左零右火”、检查漏电和对地电压（峰峰值应小于5伏）3、插座要求：单相三芯电源插座4、静电与消除： 静电是经过物体的接触、电荷移动、形成二重电荷和电荷分离的过程之后产生的。 静电对计算机的影响： 容易损坏计算机中的半导体器件，可能使逻辑器件送入错误信号，引起计算机运算出错，甚至计算程序紊乱。静电的消除：接地、控制湿度在55%左右。1.3 办公自动化系统的建设与管理办公自动化是一项有重大现实意义和历史意义的系统工程，其意义在于它是信息社会的需要；是社会
9、经济发展的需要；是提高办公效率和管理水平的有效途径。办公自动化的推广应用，不仅能取得巨大的经济效益，而且对社会生活和各个方面都将产生深远的影响。办公自动化系统的建设原则：建设原则：积极稳妥、统筹规划、积极稳妥、统筹规划、量力而行、量力而行、 “ “应用应用” ”先上、配套升级。先上、配套升级。建设步骤：建设步骤： 1 1、抓住本部门急需解决的问题。、抓住本部门急需解决的问题。 2 2、建立专业数据库。、建立专业数据库。 3 3、建立中小型数据库。、建立中小型数据库。 4 4、配置小型机或超级微机。、配置小型机或超级微机。 5 5、建立、建立OAOA决策型办公系统。决策型办公系统。专业数据库办公
10、系统的应用模型:中小型数据库办公系统应用模型:配备小型机或超级微机的办公系统的应用模型:决策型办公系统管理型办公系统事务型办公系统OA决策型办公系统层次图决策型办公系统的应用模型:办公设备的环境1 1、环境：、环境：（1 1）温度的影响：影响器件的可靠性；影响电阻的功）温度的影响：影响器件的可靠性；影响电阻的功率和阻值；影响电容器的使用时间；影响记录介质的率和阻值；影响电容器的使用时间；影响记录介质的磁导率。磁导率。（2 2）湿度的影响：高湿度会造成导电小路和飞弧；低）湿度的影响：高湿度会造成导电小路和飞弧；低湿度容易在机壳积累静电。（控制湿度在湿度容易在机壳积累静电。（控制湿度在55%55%左右）左右）（3 3）灰尘的影响：使接插件触点接触不良，绝缘性能）灰尘的影响：使接插件触点接触不良，绝缘性能降低，甚至短路。降低，甚至短路。2 2、安全防护：防火、电击、虫、安全防护：防火、电击、虫3 3、设备管理：建立设备档案、维护制度、设备管理：建立设备档案、维护制度、 专人管理。专人管理。
