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1、档案数字化建设解决方案综综 述述随着现代经济进入到了一个全新的数字经济时代，各行各业都在加速自己的数字化进程。社会保险业是一个电子化很高的行业，无论是保险客户各类相关资料的电子化管理，还是后期客户在投保、理赔上的各项服务，原来的保单归档处理流程已经不能满足高速运转的工作需要。据2011年初调查显示，目前我国长期投保的客户高达1.4亿人次，这样一个惊人的数字背后隐藏着巨大的公司内部文档及相关客户服务的工作量。而档案的保存和查找也变得十分复杂和繁琐。需要一个高效、稳定的解决方案来将保单和公司内部的文件电子化归档和管理。因此，保险业档案数字化建设已经成为当务之急。档案数字化加工方案档案数字化加工方案
2、l一、工作流程l二、工序安排l三、项目实施计划举例l四、管理与技术人员保障l五、质量保障及后期服务保障l六、从事同类项目根据贵单位档案数字化的需求，我公司特制定了先进的制作流程。档案领取档案拆分图像扫描图像处理图像质检索引录入与质检挂接与验收档案还原与归原本流程依托IT-SCAN（图像处理系统）与TH-OCR（文字识别系统）进行作业，本组合是一套科学，高效、高质量的数字化系统,为项目的成功建设奠定了坚实的基础!一、工作流程设计二、工序安排1.档案领取在项目实施前双方首先要对档案进行统计与分批次进行交接，按原档案分类的编号与类别提取，提卷人按实际案卷数与页数填写详细的档案交接清单，并由双方主管人
3、员签字。2.档案拆分我方收到档案后按照双方制定的档案整理规范对其纸介档案按日期，险种等进行整理，统一编号。对要进行扫描加工的档案进行拆分，为下一步骤扫描工作做前期准备。3.图像扫描扫描人员收到整理后的档案，负责将纸质性的档案通过高速或零边距扫描仪将其转换成电子图像。在扫描过程中并保证图像的清晰度与完整性。 4.图像处理 修图人员负责对扫描完的图像进行去污、校正等工作，同时修图人员还进行质检图像工作（如：模糊、原稿残缺、补扫、漏扫、图片不完整），以达到环环相扣的质检流程。 5.图像质检 质检人员对档案的图像进行全面的质检，质检小组质检合格后将数据提交给主管验收 6.索引录入与质检 录入索引信息（
4、如案卷号，文件号，日期，卷内目录等），并对其进行校对，文本质检差错率保证在万分之一以内的的质量要求，索引与文件的页号及页数进行对比，对扫描前的图像页的标引与扫描后的图像页的编号与页数进行对比，发现不合格的登记清单并退回上一流程重新处理，直至合格。 7.挂接与验收 文本域录入和扫描处理检验后的图像成品，按年度进行文字图像与系统的挂接，不需手工挂接即可实现文本与图像页与系统的挂接。挂接到档案管理系统中后，进行再次的成品验收，对各种使用习惯逐页进行检验，验收合格后移交验收小组验收。 8.档案还原与归还 档案整理工作严格按照国家档案局规定的相关标准或贵单位的要求进行有序的整理，公司安排专人负责案卷合并
5、与整理，还原档案合格再移交给贵单位,双方签字确认。三、项目实施计划举例例：有10001000万页档案数字加工量，项目期限为8 8个月：时间周期计划：日生产量为：档案60000页生产周期为：档案1000万页6万页167个工作日项目期限为：以每月工作22个工作日计，估计8个月内可完成人员配置计划：为保障日产量60000页，人员配置计划如下表：人员配置计划工作性质人数电脑其它档案整理10人1台拆装工具10套图像扫描15人15台扫描仪15台图像处理15人15台图像质检8人8台录入校对16人16台成品验收8人8台项目管理3人3台打印机1台合计：工作人员75人、电脑66台、软件网络版、扫描仪15台等。四、
6、质量保障及后期服务保障项目验收：我司采取在前期协议条件基础上，分批对项目成品进行验收工作，验收合格后，呈交贵单位项目负责人验收，此方式可大大保障项目的进度与质量要求的一致性。 质量保障为了保证项目成功实施、保质保量按时完成，减轻委托方的工作压力，我项目部执行标准的项目管理规范。1项目生产流程中设立质量保障体系，首先是从每一步骤做起，后一工序查检上一工序是否合格，不合格的部分进行返回修正。2设立项目验收小组：成品数据完成后先由我方验收小组进行移交前的验收工作并生成报告，不合格的进行返工，直至合格后再移交贵馆验收人员进行验收。3项目委托方与项目承接方通过项目管理规范可以共同建立项目协调工作小组，通
7、过密切沟通与相互协调，以确保项目的成功实施。后期服务保障项目承接单位对承接的委托单位的数据，实施提供全面、有力、及时的技术支持服务。 1）热线电话服务2）现场技术服务3）远程网上服务4）电子邮件服务五、从事同类项目客户名称服务项目中信资产管理有限公司档案数字化加工北京华融综合投资有限公司 档案数字化加工北京西环置业有限公司 档案数字化加工北京德胜投资有限责任公司 档案数字化加工北京市西单商业区建设开发公司档案数字化加工北京华融基础设施投资有限公司 档案数字化加工公司简介公司简介沈阳北讯科贸有限公司，是一家专注于信息资源管理软件开发和信息资源数字化服务的高科技企业。公司坚持以“技术创新，服务为本
8、”为经营理念，依托清华OCR光学字符识别技术建立了具有国际领先水平的工厂化流水作业，智能化质量控制与管理的数字化工厂。为多家单位实施了信息资源的数字化建设，客户遍布政府、教育、金融、地产、电信、传媒、企业等各个领域，并受到客户的一致好评。公司具有一批经验丰富、业务精通的项目管理与生产人员，软硬件配套设施齐备，能够提供先进的、可优化的管理方法和加工流程，可同时为多家单位提供信息资源数字化服务。u一、规模化、流水线式的数字化加工模式u二、成熟高效的软件产品u三、优秀的管理与加工团队u四、高品质的硬件设备u五、专业的人力资源培训u六、灵活多样的服务u七、大量的成功案例我们在档案资源数字化方面的优势我
9、们在档案资源数字化方面的优势一、规模化、流水线式的数字化加工模式规模化的生产、流水线式的作业，使得加工工作人员能够从事自己最擅长和最熟练的工作，因此，确保了项目质量的不断提高和单位成本的稳定下降。二、成熟高效的软件产品 我们拥有以TH-OCR为核心技术的多种数据处理工具，在提高加工效率和质量上起到了巨大的作用。公司软件开发部还可以根据不同客户数据的特点做出适应性的辅助性软件开发，以便更好的完成客户的加工任务。三、优秀的管理与加工团队现今世界的社会分工逐渐向两个方向延伸：一是，专业化和职业化，二是，分工合作。沈阳北讯秉承以人为本的企业文化，灵活运用，并注重员工与公司的共同发展，培训出一批具有专业
10、技术和管理水平的项目经理及加工队伍，可以同时为多家客户提供多样化的数字化加工服务。四、高品质的硬件设备“工欲善其事，毕先利其器”。在加工设备上，大量高性能的计算机工作站与高端服务器组成的局域网络，连接着各个加工环节的数据传输，服务器的磁盘阵列采用双备份系统，有效的保证了数据的安全性。 我们配备了虹光、柯达、富士通等专业的数字化加工扫描仪、幅面从A4至A0幅面一应俱全，可以满足不同幅面，不同规格、不同时间的扫描任务。五、专业的人力资源培训 我们制定了专业的人资源培训方案，公司常期聘请高校图书馆与档案馆的老师对我公司员工进行图书档案,档案资源信息化知识的培训,并与清华文通0CR开发部建立了密要的沟
11、通关系，为不断提高数据加工技术水平和改进工作流程打下了良好的基础，迄今已培养出大批数据加工专家，所以我们可以胜任不同资源，不同要求以及特殊的，高难度的数据加工项目。严格的人员培训严格的人员培训七、大量的成功案例国家工商总局国家环保总局中华全国总工会中国红十字总会国家自然科学基金委员会中国科学院文献情报中心中国地震局地震信息中心新华社新闻信息中心公安部物证签定中心北京市公园管理中心中国铁道科学研究院泰康人寿保险股份有限公司中信资产管理有限公司北京华融综合投资有限公司金融街控股股份有限公司北京西环置业有限公司北京德胜投资有限责任公司北京金易房地产开发有限公司北京市西单商业区建设开发公司北京富景文化旅游有限责任公司北京金昊房地产开发有限责任公司北京金融街建设开发有限责任公司北京华融基础设施投资有限公司谢谢！谢谢！谢谢！谢谢！ 本次与贵单位洽谈合作，拟在以沈阳北讯公司多年来在档案、图书、报纸等方面专业的数字化服务与实施经验。同时我们也认识到本次合作项目的数量之大，可延续性强。为了更好的保证其工作效率与成品质量，我们将以一流的服务为双方的友好合作达成共识。在此感谢贵单位对我们工作的支持与信任！
