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1、三级秘书知识点三级秘书知识点 会议管理l l 会前筹备会前筹备会前筹备l会议准备l会议筹备方案的内容l 确定会议的主题与议题l 确定会议的名称l 确定会议的议程l 确定会议的时间与地点l 确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要l 确定会议文件的内容，并做好文件的印制和复制工作l 确定会议与会代表的组成l 确定会议经费预算l 确定会议住宿和餐饮安排l 确定会议的筹备机构，大型会议需确定筹备机构与人员分工l 电话会议信息交流的特点电话会议信息交流的特点l1.电话会议方便灵活，准备时间短，回复迅速，是电子通讯会议中花费最少的l2.电话会议缺少身体语言，难以进行互动交流。而且缺少文本，难以传递大量细
2、节信息l3.为了提高电话会议效率，可以搭配使用其他通讯方式，增进信息的传输与交流l4.电话会议适用于分公司不远、规模不大的企业电话会议信息工作的要求电话会议信息工作的要求l准确发出开会信息l认真分发会议书面信息材料l合理安排会场信息传输设备（人数较少或单位个人参加会议，可以 直接使用带有免提扬声器的电话机。会议设备在会议开始前要认真 调试，确保性能良好）l按时接通电话l互相通报出席情况l做好会议记录视频会议的特点视频会议的特点l实现了声音与图像同时传递l打破了空间的限制l节省了时间和费用l交流效果较好l视频会议局限（初始准备时间较长，初始投入成本较高，没有面对面会议形式所具有的互动效果，交流不
3、够深入广泛）视频会议信息工作的要求视频会议信息工作的要求l发出开会通知l分发文件信息资料l布置会场（会场的环境要安静、清洁。主会场和分会场要悬挂会标，突出会议主题，同时便于电视宣传报道）l设置与检查会场信息传输设备l做好会议信息准备l采用先集中后分散形式l汇总情况信息链接链接l签字仪式要求l为表慎重，桌面应铺墨绿色或蓝色桌布（不可用白色，表彰大会可用红色）l座位安排：面门方向右为尊，客人坐在主人右手边l不可摆放茶杯，茶水，矿泉水l国际签字时需悬挂双方国旗l示隆重，可摆花l可准备香槟酒和高脚酒杯，在会后以示庆祝l签字文本应精美远程会议筹备方案的特点远程会议筹备方案的特点l远程会议具有节省金钱和时
4、间、与电话服务机构商定使用录音带的形式作用就记录、交流更加直接与简短的优点会务机构分工的要求会务机构分工的要求l会务机构分工主要指会议组织部门和人员落实l会议组织分工包括文件起草和准备、会务组织、会场布置、会议接待，生活服务（含娱乐活动安排）、安全保卫、交通疏导、医疗救护l要根据会议的规模和类型组织人员队伍l会务机构要分工明确、责任到人l加强协调，定期沟通会议筹备方案的制定程序会议筹备方案的制定程序l组建会议筹备委员会-分成筹备小组-形成筹备方案-领导审核方案l组建会议筹备委员会l划分筹备机构各小组，选举或指派筹备会议编写负责人l与领导沟通，确定会议的主题与议题、名称、议程、时间和地点、所需的
5、设备和工具、文件的范围、与会代表的组成、会议经费预算以及住宿和餐饮的安排l方案拟出后要交上司审核，再行具体安排和部署安排座次的具体事项安排座次的具体事项l中、大型会议事先应划好区域，贴上标示牌、指示牌、座位名签，使与会人员顺利入座l做一些表彰、总结类型的大会上，应将被表彰、受奖励对象或其代表安排在前几排，并在座位上贴上名签l如果是报告会、表彰会、联席会，一般采取报告人和主办单位负责人或联席的各单位负责人相间的方法l要注意分清上下座，一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的为上座，反之为下座会前准备工作的基本要求会前准备工作的基本要求l充分l周密l安全主席座次的安排主席座次的安排l依职务的高低和
6、选举的结果安排座次。职务最高者居中，然后按先左后右、由前至后的顺序依次安排l为工作便利起见，会议主持人有时需在前排的边座就坐，有时可按职务顺序就座l在主席台的桌上，与每个座位的左侧放置姓名台签会议筹备情况检查结果的形式会议筹备情况检查结果的形式l书面形式l口头形式l协调会形式会务筹备情况检查的方法会务筹备情况检查的方法l听取会议筹备人员的汇报l听取汇报的领导要加强前期的调查，深入一线，发现问题，解决问题l会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题，注重实效l选择的汇报时间一定要正当其时，太早或太晚都不能达到良好的效果l对会议筹备情况的汇报关键是发现筹备过程中的薄弱环节，及时地调整和加强l会前
7、现场检查l确保所有事项都条理清晰l注意气味l设立入场登记台l佩戴徽章和名牌l准备接待休息室l安排接待服务人员现场检查的程序现场检查的程序l现制定现场检查的路线和确定现场检查的重点，并通知有关部门l将现场检查的项目制成检查单，以便记录和汇总l按照既定的检查路线和项目逐一现场核对，对达到和未达到预期要求的准备项目都要有明确的记录l对未达到检查要求的项目整理出整版和修订意见，并以电话、文件或会议等形式及时通知相关筹备部门予以纠正对检查所发现问题的纠正对检查所发现问题的纠正l先要对问题的性质和范围进行分析，确定问题对会议质量的影响程度l找出问题产生的原因，寻找解决问题的方法l在人、财、物等方面为纠正偏
8、差做好相应准备l责任到人，抓紧落实，并及时将纠偏的结果进行通报审核会议文件的准确性和完整性审核会议文件的准确性和完整性l一定要认证核对每一项细节，尤其是时间、地点、活动内容、与会人员名单、车辆、会议名称、出席人数、主持人姓名等，要确保每一项与实际相符会议文件审核的方法会议文件审核的方法l对校法l折校法l读校法会议文件审核的程序会议文件审核的程序l由起草文件的秘书就文件内容进行自审，使会议文件在初始期就能严格把关l由主管秘书进行会议文件的初审。根据领导的意图对会议文件进行初步审核，特别是对文件中涉及到的方针、政策和法规以及重要的事实、数据应进行认真的审核l如会议文件的内容涉及的部门较多，要进行必
9、要的公审l在会议文件审核修改之后，要由主要领导或主管领导进行终审与领导沟通有关事宜的原则与领导沟通有关事宜的原则l时间性原则l及时性原则（发现问题及时通气会报，应急方案）l全面性原则与领导沟通有关事宜的方法与领导沟通有关事宜的方法l定期向领导提交书面报告l由会议负责人定期向领导口头汇报会议的情况l领导亲自参加有关会议l其他途径，如通过举办会议工作进展情况的小型展览向领导汇报工作与领导沟通有关事宜的时机与领导沟通有关事宜的时机l会前筹备阶段l会中阶段l会后阶段分配会议组织与服务工作应考虑的因素分配会议组织与服务工作应考虑的因素l筹划确定会议工作所需的资源、重要的阶段、计划时间表，以及每个成员的个
10、人任务和责任l成员工作经验的多少l承担的工作量l统筹分配任务l考虑会议人员的特长爱好，发挥每个人的积极性l组织会议共同讨论如何分配成员工作，公开化讨论时分配工作更合理、更公平l在实施执行中还要有灵活性，监督和检查会议成员的工作进展会议举行过程中可能出现的问题会议举行过程中可能出现的问题l人员问题（应根据会议的类型采取不同的备用人选）l场地问题l设备问题l资料问题l健康与安全问题l行为问题住宿安排要妥善住宿安排要妥善l在选择住宿的招待所、饭店、宾馆和会议中心时，要充分考察其基本设施是否齐全，安全性如何，价格是否合理，地点是否方便，环境是否安静、整洁。然后综合考虑选择。l如果由与会人员自己支付住宿
11、费，就需选择几家价格不等的或同家不同标准的客房供其选择l如果由主办方支付费用的，则按其职务标准安排住房l具体安排住宿时，要根据与会人员职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑l年龄较大的与会人员和女性应尽量安排到向阳、通风、卫生条件较好的房间l注意尽量不要把汉族与会人员与有禁忌的少数名族与会人员安排在同一房间l可预先在会议回执上将不同规格的住宿条件标明，请与会人员自己选择预定l预定住宿地点的工作一定要打出提前量，预定数量上应略有富余餐饮服务要周到餐饮服务要周到l认真做好饮食预算、采购、烹调等工作l饮食要干净卫生、美味可口、品种多样l事先要准备好干净的饮食用具l尽量照顾到不同口味人的需要l提
12、倡实行自助餐制和分餐制l照顾不同国家、不同民族与会人员的饮食习惯、风俗和禁忌l应预留饭菜l应做好饮水、饮料的供应l 会中服务推进会议进程应遵循的原则推进会议进程应遵循的原则l认真倾听，最少限度的打断谈话l树立自信心，确信自己能对任何冲突产生积极的影响l消除交流障碍l强调问题l使用精湛的人际交流技巧，接受他人积极有益的批评和建议在会议中与会人员应注意的问题在会议中与会人员应注意的问题l讨论中要专心投入，和他人保持和谐的交流气氛l不随便打断他人的发言，不随便插言，不侵犯其他与会人员的权利l不随便进进出出，影响他人的发言l自己的论点被证明根据不足时，应显示自己的风度，放弃己见会议经费的类型会议经费的
13、类型l与会人员交费（预算公式：与会人员交费=预期的与会人员人数*交费额+预期陪同人数*交费额-交费折扣额）l参展商交费l联合主办者交费l广告、赞助和捐助l公司分配l其他收入项目会议经费使用的主要方面会议经费使用的主要方面l文件资料费l邮电通讯费l会议设备和用品费l会议场所租用费l会议办公费l会议宣传交际费l会议住宿补贴费l会议伙食补贴l会议交通费l其他开支会议经费使用的监督方法会议经费使用的监督方法l报告和会议l授权与自我控制l质量l损益平衡表（比较各项成本的预算与实际值，在损益预算结算表中计算出两者的差额，并对该差额进行说明）l比率分析l审查时要逐项细审l会议经费使用中的各种票据管理。企业工
14、作人员国内外出差的经费，经常由秘书办理或协助办理l会议经费预算的制定是控制会议成本、提高会议效率、节省时间和资金的重要手段。l提出会议预算方案，首先要以成本观念、时间观念、效率观念为指针，尽量减少会议的有形和无形支出，控制会议的数量，压缩会议的时间突发事件与规章制度突发事件与规章制度l应急方案的定期检查制度l突发事件的第一时间报告制度l各种应急设施的检查维护制度l值班工作责任到人制度l l 会后落实会议总结的内容会议总结的内容l包括：l会议名称、时间、地点、规模、与会代表人数、主要议题，参加会议的上级领导人，会议的主持者、领导报告或讲话的要点，对会议的基本评价和贯彻要求，会议的决议情况及今后的
15、工作任务布置等会议总结的方法会议总结的方法l座谈会l表彰会l书面总结会议总结程序会议总结程序l对会议征询意见，拟就工作总结稿-向领导报告会议结论-总结定稿-印发-归档-组织全体工作人员进行总结撰写会议总结的注意事项撰写会议总结的注意事项l及时l全面l科学会议评估工作的内容会议评估工作的内容l会议的效率是会议所取得的效果和会议成本之间的比值。提高会议效率，即提高单位工作效率，是节省开支、降低成本，提高单位综合效益的强有力手段l构成有效会议的要素：清晰的目标、适当的时间、合适的地点、恰当的形式、顺畅紧凑的议程、准确的信息传递、周密的前期准备、精心挑选的与会人员、参会人员得当的表现、领导人员良好的控制能力、合理的内容安排等会议效果评估的基本程序会议效果评估的基本程序l分析影响会议效果的主要因素-设计会议效果评估表-汇总评估结果会议结束后应避免出现的情况会议结束后应避免出现的情况l欠缺会议记录l对决议落实不力l不对会议的成败得失进行总结l不解散已完成会议的委员会或工作小组l与会人员对会议感到不满
