第六章-秘书的自我管理课件

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1、第六章第六章秘书的自我管理秘书的自我管理 博天人才市场和深圳沙井人才市场的招聘会图片。第一节第一节 秘书的秘书的目标管理目标管理 寓言故事:猴子下山丢了玉米丢西瓜的原因是什么?一、目标管理（MBO）的由来 美国管理大师彼得.德鲁克于1954年在其著管理实践中最先提出了“目标管理的概念”，其后他又提出了“目标管理和自我控制”的主张。 MBO定义 目标管理是以目标为导向，以人为中心，以成果为标准，而使组织和个人取得最佳业绩的现代管理方法。 今天的生活状态不由今天所决定，它是我们今天的生活状态不由今天所决定，它是我们过去生活目标的结果过去生活目标的结果!目标管理的三大阶段成果评价成果评价阶段阶段目标

2、达成过目标达成过 程阶段程阶段目标设定阶段目标设定阶段目标管理五要素目标管理五要素目标管理的实质目标结构体系目标结构体系+ +自我控制和管理自我控制和管理 (1) (1)强调以目标为中心的管理，建立目标结构强调以目标为中心的管理，建立目标结构体系体系 (2) (2) 强调以人为中心的主动式管理，强调强调以人为中心的主动式管理，强调“ “自自我控制我控制” ”、“ “自我评估自我评估” ”，促使权力下放的，促使权力下放的参与式管理办法参与式管理办法 (3) (3)重视成果为主，过程的监督控制为辅重视成果为主，过程的监督控制为辅二、目标管理的原则二、目标管理的原则制 定 目 标定 下 期 限追 踪

3、 查 询 8080年代，美国哈佛的两位心理学家年代，美国哈佛的两位心理学家关于关于“幸福幸福”的研究的研究幸福的人只有两个共同点：明确地知道自己的生活目标；感受到自己正在稳步地向目标前进。怎么定?SMART 原原 则则 Specific（明确的） Measurable(可测量的） Action-oriented(行动导向的) Realistic(务实的) Time-related(有时间期限的） 有人曾经做过一个试验，他把人分成两组，让他们去跳高。两组人的个子差不多，先是一起跳过了1米。他对第一组说：你们能够跳过1.2米。他对第二组说：你们能够跳得更高。经过练习后，让他们分别去跳，由于第一组有

4、具体的目标，结果第一组每个人都跳过1.2米，而第二组的人因为没有具体目标，所以他们中大多数人只跳过了1米，少数人跳过了1.2米。这就是有和没有具体目标的差别所在。设定目标设定目标实现目标实现目标剥洋葱图人生目标“金字塔”如何募集如何募集700700万美元万美元 美国一位名叫罗伯.舒乐的博士，身无分文要在加州建造一座水晶大教堂，预算造价高达700万美元。舒乐博士这样写下自己的奇特计划：寻找一笔700万美元的捐款；寻找7笔100万美元的捐款；寻找14笔50万元的捐款；寻找70笔10万美元的捐款；寻找140笔5万美元的捐款；寻找280笔2.5万美元的捐款；寻找700笔1万美元的捐款。就这样，历时12

5、年，一座造价2000万美元、可容纳1万多人的水晶教堂竣工了。 启示：一些看似难以实现的大目标分割成无数个小目启示：一些看似难以实现的大目标分割成无数个小目标，实现起来就不困难了。每天实现一个目标，日积月累，标，实现起来就不困难了。每天实现一个目标，日积月累，就会收获人生的大成功。就会收获人生的大成功。三、秘书的目标管理目标目的+标准 工作目标（职责目标）秘书目标 个人发展目标第二节秘书的时间管理为什么时间总不够用该怎样进行时间管理日本学者关于时间浪费的调查日本学者关于时间浪费的调查 “人们一般每人们一般每8 8分钟分钟会收到会收到1 1次打扰，每小时大约次打扰，每小时大约7 7次，次，即每天即

6、每天50605060次。平均每次打扰大约是次。平均每次打扰大约是5 5分钟，总共每天分钟，总共每天大约大约4 4小时，也就是小时，也就是50%50%。其中。其中约约3 3小时的打扰是没有意义小时的打扰是没有意义或者极少有价值的或者极少有价值的。同时，人被打扰后重拾原来的思路至。同时，人被打扰后重拾原来的思路至少需要少需要3 3分钟，每天就是分钟，每天就是2.52.5小时。小时。” 根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为时间损失约为5.55.5小时，按小时，按8 8小时工作制算，这小时工作制算，这占了工作时占了工作时间的间的6

7、8.7%68.7%。 时间是我们唯一对每个人都公平的资源与其感叹你缺乏别的资与其感叹你缺乏别的资源，比如金钱，人脉，不源，比如金钱，人脉，不如好好把你的时间资源加如好好把你的时间资源加以管理以弥补其他资源的以管理以弥补其他资源的不足，因为时间资源的正不足，因为时间资源的正确使用可以创造出其他的确使用可以创造出其他的资源。资源。人的一生两个最大的财富是：你的才华和你的时间。才华越来越多，但是时间越来越少，我们的一生可以说是用时间来换取才华。如果一天天过去了，我们的时间少了，而才华没有增加，那就是虚度了时光。所以，我们必须节省时间，有效率地使用时间。一、时间管理的重要性一、时间管理的重要性一代二代

8、三代四代着重利用便条与备忘录，在忙碌中调配时间与精力。强调行事历与日程表，反映出时间管理已注意到计划的重要。将有限的时间、精力加以分配，争取最高的效率。强调每一天的行动，都要与未来的方向一致，与目标接近。注重时间价值（一）时间管理理论发展十大时间浪费十大时间浪费时间管理乱放东西是首位翻箱倒柜最费时开会属于第二位好多会议无效益十大时间浪费十大时间浪费时间管理电话属于第三位管理不好掉陷井干扰列在第四位应酬很多实在累十大时间浪费十大时间浪费时间管理拖延列在第五位对人对已都不利垃圾档案属第六鱼目混珠低效率十大时间浪费十大时间浪费时间管理危机属于第七位接踵而至难应付颠倒授权属第八别人求援常应答十大时间浪

9、费十大时间浪费时间管理完美主义属第九精工细雕属多余精神涣散属第十流畅受阻费时间 时间管理对秘书工作的影响：1、良好的时间管理影响着工作效率，而工作效率的高低 直接影响秘书在领导心中的工作能力； 2、有效的时间管理能够瞧让自己工作起来随 心所欲； 3、正确的时间管理有利于与公司同事的工作配合。（二）时间管理方法1、集中时间处理问题，不平均分配时间2、善于把握时机3、善于处理两类时间 自己可控时间 对其他事的反应应对时间4、利用零星时间二、时间管理的基本法则为领导制定计划时：n要安排得适时得当n要做到疏密结合，劳逸结合n可衡量的 为自己制定计划时： 要符合自己的价值观。 要了解自己目前的状况。 可

10、行的、可达到的、现实的（一）明确目标重要度重要度紧迫性紧迫性A 重要而且紧迫 紧迫但不重要D 不重要不紧迫重要但不紧迫（二）分清轻重缓急（二）分清轻重缓急 在任何特定的群体中，在任何特定的群体中，重要的因子通常只占少数，重要的因子通常只占少数，而不重要的因子则占多数，而不重要的因子则占多数，因此只要能控制具有重要性因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局的少数因子即能控制全局。帕雷托原则帕雷托原则（Pareto Principle）Pareto 原则应用原则应用 集中精力在能获得最大回报集中精力在能获得最大回报的事情上，而不要在琐事上花过的事情上，而不要在琐事上花过多的时间。多的时间。（

11、三）制定计划，写成清单-我的我的工作工作目标目标是是什么什么 -为了达成为了达成成成目标目标我我需要做什需要做什么么-顺序顺序与与重要性是什重要性是什么么-我需要我需要多少多少时间时间-我我该该如何分配如何分配与与使用我的使用我的时间时间/时间没有具体确定的待处时间没有具体确定的待处时间没有具体确定的待处时间没有具体确定的待处理事项理事项理事项理事项/时间已具体确定的事件时间已具体确定的事件时间已具体确定的事件时间已具体确定的事件/电话、记录等信息电话、记录等信息电话、记录等信息电话、记录等信息每日计划表每日计划表提前一天提前一天客户访谈客户访谈整理资料 2设计调查表格 1部门例会部门例会部门

12、例会部门例会整理资料整理资料 客户访谈部门例会设计调查表格设计调查表格设计调查表格设计调查表格你属于哪种行为你属于哪种行为模式？模式？狮子型狮子型考拉型考拉型紧迫感紧迫感紧迫感紧迫感喜竞争喜竞争喜竞争喜竞争走路、动作较快走路、动作较快走路、动作较快走路、动作较快进餐迅速进餐迅速进餐迅速进餐迅速讨厌耽搁讨厌耽搁讨厌耽搁讨厌耽搁不耐心不耐心不耐心不耐心放松放松放松放松作决定需要一定时间作决定需要一定时间作决定需要一定时间作决定需要一定时间走路、动作较缓走路、动作较缓走路、动作较缓走路、动作较缓若有所思若有所思若有所思若有所思乐于倾听乐于倾听乐于倾听乐于倾听耐心耐心耐心耐心拖延者的借口拖延者的借口,

13、强调时机不对强调时机不对,逃避不愉快的生活逃避不愉快的生活,敷衍搪塞敷衍搪塞,不愿承担责任不愿承担责任,不适当的目标不适当的目标,为了轻松混日子为了轻松混日子拖延的代价浪费了今天浪费了今天一时工作拖延，三倍时间偿还一时工作拖延，三倍时间偿还逃避积极的人生逃避积极的人生健康不良健康不良待处理问题的不断增多待处理问题的不断增多长期在压力下工作的忧虑长期在压力下工作的忧虑（四） 避免拖延q严格要求自己，规定任务完成的期限。严格要求自己，规定任务完成的期限。q排排除除工工作作过过程程中中的的干干扰扰，保保持持优优先先次次序序的的稳稳定定性。性。q不要只做熟悉的事务性工作。不要只做熟悉的事务性工作。q与

14、与同同事事、上上司司、下下属属探探讨讨改改进进工工作作方方法法，辨辨清清各自职责，不推诿和相互扯皮各自职责，不推诿和相互扯皮。世界上最没有效率、最倒胃口的事情就是一件事情开始没有做好，被推倒重来。工作是很琐碎的，每一步都会牵涉到很多东西，一步不到位，将导致以后的步步不到位，最后当你看到漏洞无法弥补的时候，也就是自己被惩罚的时候。第一次就把事情做对、做好、做到位，是一个观念，也是一个良好的习惯。它会节省我们很多的人力、物力、财力，使我们少走很多不必要的弯路。（五）第一次就把事情做好（五）第一次就把事情做好（六）管理好（六）管理好书桌才能管理书桌才能管理好时间好时间电脑文档书面文件建立有效的办公环

15、境建立有效的办公环境尽量保持桌面整洁，只留正在做的事情尽量保持桌面整洁，只留正在做的事情工作中经常要用到的用品应容易取得工作中经常要用到的用品应容易取得每一件物品应摆放在固定的位置每一件物品应摆放在固定的位置每天下班前将办公桌整理就绪每天下班前将办公桌整理就绪把不再需要的东西坚决扔掉把不再需要的东西坚决扔掉办公用品身边工具电脑文档书面文件文件处理原则每次只处理一份文件，一份文件只处理一次每天排出固定的时间批量、集中处理邮件、电话、信件 一项工作完成后文件就应马上离开桌面，归入适当的档案坚决扔掉不必要的文件（七）充分利用（七）充分利用记事本记事本 . 待办琐事待办琐事. 物品清单物品清单让脑子空

16、下来，让脑子空下来，让脑子空下来，让脑子空下来，装更有创造性装更有创造性装更有创造性装更有创造性的事情的事情的事情的事情第三节 秘书的情商与逆商管理第一个是第一个是IQIQ（Intellingence QuotientIntellingence Quotient），智），智慧商数，是指一个人所具有的智慧多少和对科慧商数，是指一个人所具有的智慧多少和对科学知识的理解掌握程度。学知识的理解掌握程度。第二个是第二个是EQEQ（Emotional QuotientEmotional Quotient），情绪商），情绪商数，是指一个人对环境和个人情绪的掌控和对数，是指一个人对环境和个人情绪的掌控和对团队

17、关系的运作能力。团队关系的运作能力。第三个是第三个是AQAQ（Adversity QuotientAdversity Quotient），逆境商），逆境商数，是一个人面对困境时减除自己的压力、渡数，是一个人面对困境时减除自己的压力、渡过难关的能力。过难关的能力。成 功 商 数一、情商（EQ） 19951995年，美国哈佛大学心理学教授丹年，美国哈佛大学心理学教授丹尼尔尼尔戈尔曼提出了戈尔曼提出了“情商情商”（EQEQ）的概）的概念，认为念，认为“情商情商”是一个人重要的生存能是一个人重要的生存能力，是一种发掘情感潜能、运用情感影响力，是一种发掘情感潜能、运用情感影响生活各个层次面和人生未来的关

18、键品质因生活各个层次面和人生未来的关键品质因素。并宣称：素。并宣称：“婚姻、家庭、家庭关系，婚姻、家庭、家庭关系，尤其是职业生涯，凡此种种人参大事的成尤其是职业生涯，凡此种种人参大事的成功与否，均取决于感情商数的高低功与否，均取决于感情商数的高低”。 n美国一家很有名的研究机构调查了188个公司，测试了每个公司的高级主管的智商和情商。结果发现，对领导者来说，情商的影响力是智商的9倍。 n财富1000强企业中10的公司在员工招聘及培训中使用着情商测试。EQ应包含以下五方面的内容：1 能认识自身的情绪，并能在生活中利用它做出正确的决定。2 能妥善管理自己的情绪，而不是成为它的奴隶，既不会因沮丧或焦

19、虑而意志消沉，也不会因愤怒而丧失理智。3 能自我激励，能面对挫折咬紧牙关挺住，能为了最后的目标疏导自己一时的冲动4 能认识他人的情绪，能与别人共鸣，能真正站在别人的角度上理解别人的感受，不需要别人告诉就能读懂别人的感情。5 能和谐而有技巧地处理人际关系情商的要素情商的要素n乐群性乐群性就是乐意和人打交道；n稳定性稳定性就是对外界的刺激比较不敏感，不容易由于外界刺激的影响而导致情绪的波动，并且有情绪调节能力；n恃强性恃强性指的是找到自己的强点, 坚强地站起；n敏感性敏感性指的是对别人的情绪变化,需求敏感；n忧虑性忧虑性是知道自己的弱点； n自律性自律性指的是自我约束能力强。n兴奋性、o敢为性、o

20、怀疑性、o实验性 、 o独立性、o紧张关于猴子的心理实验两只猴子同时关在笼子里，一只被捆住了，两只猴子同时关在笼子里，一只被捆住了，两只猴子同时关在笼子里，一只被捆住了，两只猴子同时关在笼子里，一只被捆住了，不能动；一只可以在笼子里活动不能动；一只可以在笼子里活动不能动；一只可以在笼子里活动不能动；一只可以在笼子里活动实验不间实验不间实验不间实验不间断的进行，有一只猴子先死了。断的进行，有一只猴子先死了。断的进行，有一只猴子先死了。断的进行，有一只猴子先死了。 思考：思考： 哪一只猴子先死了？哪一只猴子先死了？实验结果：能够活动的猴子先死去了能够活动的猴子先死去了被捆住的猴子毫无办法，只好听天

21、由命；被捆住的猴子毫无办法，只好听天由命；可以活动的猴子在整个实验过程中，时刻处可以活动的猴子在整个实验过程中，时刻处于紧张、焦虑、恐惧中，这些都是消极的情于紧张、焦虑、恐惧中，这些都是消极的情绪状态，对生物机体有重大的影响。绪状态，对生物机体有重大的影响。捶打东西喝酒网络游戏吵架打架斗殴吸烟情绪宣泄的方式哭大声叫喊写日记睡觉找人倾诉听音乐吃东西运动二、情绪管理的重要性掌握别人的情绪掌握别人的情绪知道自己的情绪知道自己的情绪尊重别人的情绪尊重别人的情绪调控自己的情绪调控自己的情绪帮帮助助人人际沟通发展际沟通发展个个人自我探索人自我探索个个人內在人內在发发展展心平气和心平气和悲伤悲伤美国生理学家

22、艾尔马美国生理学家艾尔马情绪生理实验情绪生理实验将人在不同情绪状态下呼出的将人在不同情绪状态下呼出的气体收集在玻璃试管中，冷却气体收集在玻璃试管中，冷却后变成水发现：后变成水发现：房价均价持房价均价持续高涨续高涨 南南京京市市应应届届毕毕业业生生起起薪薪8080低于低于20002000元元 公公 务务 员员 考考试试百百万万大大军军过过独独木木桥桥,2010,2010年年某某职职位位报报考考录录取取比比高高达达47004700：1 1我们生活在一个充满逆境的时代！我们生活在一个充满逆境的时代！三、逆商 逆商AQ最早由保罗.斯托茨1997年提出；是指人们在面对逆境或挫折时产生的不同反应，以及由此

23、带来的不同的应对逆境的能力。 智商(IQ)决定录用，是敲门砖； 情商(EQ)决定提升，是升降梯； 逆商（AQ）决定是否长期使用并给予更高的职位，是舞台。 指标一：控制感指标一：控制感指标二：起因和责任归属指标二：起因和责任归属指标三：影响范围指标三：影响范围指标四：持续时间指标四：持续时间衡量逆商的四个关键指标衡量逆商的四个关键指标高逆境商的表现高逆境商的表现适当的懊悔适当的懊悔可能有的后果可能有的后果保持对未来的信心保持对未来的信心不断的进步不断的进步保持斗志保持斗志 高责任感高责任感可能有的行为结果可能有的行为结果采取行动采取行动高控制感高控制感责任感责任感低逆境商的表现低逆境商的表现过分

24、自责过分自责士气降低士气降低弱的自我定位弱的自我定位人际关系紧张人际关系紧张免疫系统功能降低免疫系统功能降低不承担逆境责任不承担逆境责任指责别人指责别人对别人发火对别人发火成绩降低成绩降低自己没有责任自己没有责任四、逆商提升四、逆商提升 逆商提升就是要解决如何提升应对逆境的能力的问题。逆商提升应对逆境的能力正确面对逆境，保持积极心态善于调动各种资源，积极应对1 1、正确面对逆境，保持积极心态、正确面对逆境，保持积极心态 积极心态就是对压力的建设性反映。它是以解决问题为向导，并坦然面对每天的困难与挑战的一种客观态度。 关键是分清可控与不可控事物，它表现在能合理的控制住所能控制的事物，处理好可控与

25、不可控事物的关系，坚持正确的心理定向，克服患得患失的负面心态。心理控制点与正确心理定向态度决定一切！ 米卢2、自信、自信 成功学研究指出:自信是成功最重要的前提和条件，是前进的动力，是成功的发动机。 “在人的本性中有一种倾向，我们把自己想象成什么样子，就真的会成为什么样。” 拿破仑.希尔n挑前面的位子坐n训练正视别人n把走路的速度加快25%n训练当众发言n训练咧嘴大笑n利用自我暗示n利用自信培养自信n做自己能做之事 你想变得自信吗？你想变得自信吗？那么，从现在就开始做那么，从现在就开始做。 抗压能力是在逆境中发挥其它技能的基抗压能力是在逆境中发挥其它技能的基础础。掌握特点，掌握特点， 化不利为有利，化腐朽为神奇。化不利为有利，化腐朽为神奇。3 3、抗压负重、抗压负重 利用逆境利用逆境 向宗庆后学习向宗庆后学习 抗压能力抗压能力宗庆后宗庆后