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1、分院综合管理系统需求日期：日期：2011-03中国移动通信集团设计院有限公司第 2 页分院现状n分院目前使用院本部建设的统一信息平台 n实现功能公文收发 财务管理知识共享 项目管理 人力资源管理 第 3 页分院现状n管理中存在的问题资产管理、会议管理、车辆管理的多项工作还局限于手工操作，管理方式落后，管理水平低。n解决方案 因资产管理、会议管理、车辆管理等多项工作各分院在实际管理中存在多样化，院本部无法统一建设统一管理。 分院需要建设一套管理系统对院本部的统一信息平台进行补充优化，提高分院的管理水平。第 4 页系统需求 n根据建设原则，分院需求分为两期建设n第一期功能需求资产管理易耗品管理礼品
2、管理电子公告部门通知规章制度网上投票印信管理第 5 页系统需求n第二期功能需求车辆管理资产维修会议管理投稿管理第 6 页第一期功能需求1、资产管理存在问题： 1）虽然分院资产管理借助了院本部条码系统管理，但由于条码系统本身的功能缺陷，分院资产还以excel表格管理，对于资产的查询统计费时费力，需要花费大量的时间进行。 2）资产的调配和借用还以纸质申请进行流转，以excel进行登记，对于查询统计工作会浪费大量精力。 3）资产信息只掌握在管理员手里，上级领导无法查询统计。 4）资产盘点工作只能依靠资产登记的excel表格，逐个盘查，工作量大，效率低。第 7 页第一期功能需求实现功能：针对公司的各类
3、固定资产进行统一的管理，包括从资产采购申请、资产台帐登记、资产查询、资产借用等。在资产管理中记录公司固定资产信息。实现对资产的网上实时的监控，方便领导的管理和员工的查阅。资产管理主要完成以下功能： 1）能够处理公司对资产的采购申请。 2）对公司内部的所有资产进行登记分类管理，记录资产属性和资产状 态等信息，系统提供用户对资产进行各种方式的查询。 3）完成对资产的调配和借用处理。第 8 页第一期功能需求n资产采购 资产采购是指申请人提出采购申请，然后提交给部门主管、负责部门主管、公司领导等逐级审批的过程。流程：第 9 页第一期功能需求n资产台账管理 主要实现对整个公司的资产台帐进行统一的管理，对
4、公司资产进行分类登记。n新增资产新增资产由院资产管理员录入系统，提供excel标准模版批量导入。第 10 页第一期功能需求n资产调配由调入部门资产管理员申请，资产管理员（或计算机管理员）调配，并能纪录资产的所有使用人及使用时间。流程：第 11 页第一期功能需求n资产减少 院资产管理员根据相应批复将资产状态进行相应调整，状态包括在用、停用、毁损和已报废。第 12 页第一期功能需求n资产借用流程：借用人申请是否为计算机类计算机资产管理员审批是同意/退回计算机资产管理员归还院资产管理员审批同意/退回院资产管理员归还否退回退回部门领导审批第 13 页第一期功能需求n设备维护记录设备维护记录主要记录计算
5、机类设备的硬件故障及维修，由使用人员提出申请，电子类资产管理员进行详细记录。n综合查询统计 实现按照部门、类别、使用年限、使用人等多个条件或组合进行查询资产信息及维修记录并统计，能导出excel文件。n资产盘点 由分院资产管理员发起，选择资产盘点，系统自动将部门资产列表以邮件形式发至部门资产管理员邮箱，提供经部门资产管理员确认后的资产列表以及从财务ERP中导出的列表与系统比对，标示盘点结果的差异性，为资产管理员及财务会计提供基础数据。第 14 页第一期功能需求2、易耗品管理存在问题：1）易耗品出入库由管理员登记采用excel表格，员工无法了解库存的种类和数量，不知如何领用。2）领用申请采用纸质
6、登记，保存和查询费时费力。3）易耗品分类统计浪费大量时间。4)上级领导无法实时了解易耗品的情况。第 15 页第一期功能需求实现功能：主要包括易耗品类别维护、易耗品入库、易耗品出库(易耗品的领用)这三个主要的部分。易耗品类别维护主要是设置系统有哪些易耗品。易耗品入库主要是易耗品的登记入库，同时调整易耗品的库存。易耗品的出库也就是易耗品的领用，易耗品领用申请通过后调整易耗品的库存数量并能综合查询统计 。流程：第 16 页第一期功能需求3、礼品管理流程：第 17 页第一期功能需求4、电子公告存在问题：院本部信息平台公告栏分院没有发布权限，公司级的公告都以简信方式发布，简信有时效性对于特殊公告无法长期
7、保留。实现功能：对于公司级的公告以网上方式进行起草、审批、发布和查阅。流程：第 18 页第一期功能需求5、部门通知发布部门内部通知的一个平台。流程：第 19 页第一期功能需求6、规章制度存在问题： 分院发布的规章制度，目前在院本部信息平台发文管理中查找，因发文管理模块功能的限制，查阅已发布的制度操作繁琐，不易查找。实现功能：公司内部管理所形成的各种形式的规章制度发布并能方便查阅。 流程：第 20 页第一期功能需求7、网上投票用户创建调查主题，创建调查选项。然后所有用户都可参与投票，最后可以查看调查结果，查看调查选项的分布情况8、印信管理存在问题： 目前审批流程采用纸质流转，不利于今后保存及查询
8、。实现功能：实现各类印章使用的网上审批流程，提供查询功能。第 21 页第一期功能需求印信管理流程：第 22 页分院现状n第二期功能需求车辆管理资产维修会议管理投稿管理第 23 页第二期功能需求n车辆管理存在问题：1）车辆申请采用纸质申请，不利于保存和统计。2）车辆各类信息由车辆管理员本机登记，汇总统计和分析需要大量时间，工作效率不高。3）无法实时提供车辆的使用情况。第 24 页第二期功能需求实现功能：车辆档案：主要完成车辆档案信息的登记，记录车辆的使用情况，车辆的年检情况，车辆的维修记录等相关信息。同时实现为领导提供车辆的查询和车辆的使用统计等功能。用车申请：包括本公司车辆使用申请和租借车辆使
9、用的申请，车辆使用结束记录车辆使用耗油、行驶里程等情况。第 25 页第二期功能需求流程：第 26 页第二期功能需求n资产维修存在问题：1）纸质申请不便保存。2）资产维修情况的统计不方便。实现功能： 实现资产维修申请的电子化流转并能自动登记资产的维修记录，有利于资产管理员了解资产的运行情况。第 27 页第二期功能需求车辆维修流程：第 28 页第二期功能需求其他维修流程：第 29 页第二期功能需求n会议管理存在问题：会议组织者无法获得会议室的占用情况，会议室使用发生冲突。协调会议室使用浪费人力和时间。实现功能：会议管理主要包括两个部分的内容，分别是会议申请处理过程以及会后形成会议纪要的处理过程 ，如下图所示：第 30 页第二期功能需求会议申请流程第 31 页第二期功能需求会议纪要流程第 32 页第二期功能需求n投稿管理实现投稿流程电子化、统计部门及员工个人投稿情况。 中国移动通信集团设计院有限公司谢谢2011-03
