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1、第8章 常用办公设备第8章 常用办公设备【教学目标】：除了计算机以外，办公室里还有很多其他的办公设备。通过学习本章内容，要求读者掌握打印机的安装、使用和简单维护方法，扫描仪和投影机的安装和使用方法；了解传真机的分类、安装和使用方法、使用中的注意事项等；掌握复印机的使用方法、操作注意事项和保养方法。第8章 常用办公设备【本章要点】：l掌握打印机的安装、使用和简单维护方法l了解扫描仪和投影机的安装及使用注意事项l了解传真机的分类、安装与使用注意事项l掌握复印机的简单使用方法第8章 常用办公设备8.1 输入/输出设备8.2 传真机与复印机8.3 上机实训使用传真机进行查询发送和查询接收8.1 输入/
2、输出设备8.1.1 打印机打印机8.1.2 扫扫描描仪仪8.1.3 投影机投影机8.1.1 打印机1.安装打印机(1) 连接电源线和数据线打印机耗电量较大，需要独立的电源供应，所以必须要连接好电源线，注意在接通电源之前一定要保证打印机开关处于关闭状态。打印机需要从计算机接收打印数据，所以必须连接好数据线，打印机与计算机的连接方式主要有并口(打印口)连接、USB口连接和网络连接几种情况，相应的数据线为并口(打印)线、USB线和网线，无论哪种情况都很容易识别相应的插口。 8.1.1 打印机1.安装打印机(1) 连接电源线和数据线打印机耗电量较大，需要独立的电源供应，所以必须要连接好电源线，注意在接
3、通电源之前一定要保证打印机开关处于关闭状态。打印机需要从计算机接收打印数据，所以必须连接好数据线，打印机与计算机的连接方式主要有并口(打印口)连接、USB口连接和网络连接几种情况，相应的数据线为并口(打印)线、USB线和网线，无论哪种情况都很容易识别相应的插口。 8.1.1 打印机1.安装打印机(2) 安装驱动程序连接好线路后，还需要在操作系统上安装打印机驱动程序，打印机驱动程序提供了打印机与计算机进行通信的途径，只有安装了驱动程序才能使用打印机。安装驱动程序的最简单方法是使用驱动光盘，购买打印机时大都随机带有软件光盘，其中有驱动程序和使用手册等。将光盘插入到计算机的光盘驱动器中，光盘会自动运
4、行并弹出安装界面，只要按照屏幕指示即可进行安装，通常操作都很简单。如果光盘没有自动运行，那么可以通过资源管理器中打开该光盘。 8.1.1 打印机2. 使用打印机打印机安装完成后即可使用，在使用打印机前，要给打印机装好打印纸。正常打印应使用主进纸盘，主进纸盘通常可容纳一定数量或重量的纸或其他打印介质。大部分打印机在主进纸盘之外还提供一个优先进纸槽，在送入单张打印纸、信封、明信片、标签或投影胶片时，应当使用优先进纸槽。要将文档的第1页打印在与文档其余部分不同的介质上，也可以使用优先进纸槽。在任何有打印功能的程序中选择【打印】命令即可打印文档。例如，在Word 2007中单击【Office按钮】 ，
5、如果在弹出的菜单中选择【打印】【快速打印】命令，可以直接使用默认的打印机打印当前文档；如果在弹出的菜单中选择【打印】【打印】命令，则可以弹出如图8-2所示的【打印】对话框，在这里可以设置使用哪个打印机、文档的打印范围和打印份数等，设置完成之后，单击【确定】按钮即开始打印。总之，打印机的使用不需要用户做任何特定的操作，一切都是自动完成的。 8.1.1 打印机 图8-2 Word 2007的【打印】对话框8.1.1 打印机3. 维护打印机激光打印机是精密的光机电一体化设备，在使用中难免会出现问题，一般可以通过售后服务解决，不过对于一些常见的问题，可以自己动手解决，即使只是能够识别问题，也有利于提高
6、维修效率。l测试页当遇到打印问题时，首先打印一张测试页。如果没有问题，需要确认是否是软件的问题。例如，是否需要重新安装驱动程序、重新配置或安装应用程序等。 l打印质量下降如果打印的文件有一条或者多条平行白线出现，打印质量骤然下降，通常是由于硒鼓中的墨粉余量不多或者墨粉不均匀引起的。将硒鼓取出左右晃动，再放入打印机中，如果打印正常，说明的确是硒鼓内的墨粉不多了；还有另外一种可能性就是打印机的感光元件灰尘积累过多，也会出现这种故障。 8.1.1 打印机3. 维护打印机l卡纸卡纸故障对于打印机很常见。卡纸一般有两种原因：一是纸张的问题，纸张过分潮湿和过分干燥都会造成卡纸；二是打印机搓纸部件老化或者过
7、脏。为了避免卡纸，在打印纸放入打印机之前可以用手打散；在放置纸张时将纸边用手抹平，用卡纸片卡住纸张两边；不要一次在打印机中放置过多的打印纸；打印纸张不要总暴露在办公环境中。 如果发生了卡纸，可以取出硒鼓，将打印机开关向上扳，再用双手轻轻拽出被卡住的纸张，注意不要用力过猛，以免拉断纸张；更不能用尖利的东西去取，以免造成打印机损坏。激光打印机卡纸后，常常会有一些墨粉散落在打印机内，这时只需要多打印几张测试页，带出这些墨粉就可恢复正常。 8.1.2 扫描仪扫描仪是一种输入设备，可以用来捕获图像并将其转换成计算机可以显示、编辑、储存和输出的数据。扫描仪可分为3种类型：滚筒式扫描仪、平板式扫描仪和笔式扫
8、描仪。其中平板式扫描仪是最为常见的扫描仪，平板扫描仪获取图像的方式是先将光线照射到要扫描的材料上，反射或透射的光线由CCD光敏元件接收并通过光电转换功能将其转换为数字图像。典型的平板扫描仪如图8-3所示。 图8-3 扫描仪8.1.2 扫描仪1. 安装和使用扫描仪和打印机一样，扫描仪通常也有电源线和数据线两条线，它们的连接也很简单。扫描仪的驱动程序安装通常不需要用户干预。扫描仪的使用需要图像处理软件配合，例如，Photoshop或OCR软件等。要使用扫描仪输入图像，只要把要扫描的材料(例如，照片、文件等)放在扫描仪的玻璃台面上并压住盖板，然后在软件中选择通过扫描仪输入图像，扫描仪就将图像扫描到图
9、像处理软件中，之后就可以对图像进行进一步的加工处理和保存。例如，在Photoshop软件中，选择菜单栏中的【文件】【输入】【Uniscan B600】命令，如图8-4所示。即可从Uniscan B600扫描仪输入图像，当然，不同的扫描仪在菜单中的名字也不一样。 8.1.2 扫描仪2. 扫描仪使用注意事项为了让扫描仪能顺利工作，在日常使用中需要注意以下事项。l使用扫描仪时的机器温度保持在10至40范围内。l避免在灰尘多的环境下操作扫描仪。灰尘或异物可能会对机件造成损坏。l不用扫描仪时，将盖板盖上。l不要让扫描仪受到过于剧烈的震动，否则可能会损坏内部零件。l另外，扫描仪玻璃面板不干净会直接影响扫描
10、质量。如果要清洁玻璃面板，可以找一块柔软无棉絮的布，喷上一些温和的玻璃清洁剂，然后轻轻地擦拭玻璃面板。不要将清洁剂直接喷在扫描仪的玻璃面板上，勿使液体流入扫描仪内部。过量的溶剂残留会弄花玻璃面板或使之起雾，甚至会损坏扫描仪组件。 8.1.3 投影机投影机是显示器的延伸，是公开演示的重要工具。按照工作原理，投影机分为CRT投影机、LCD投影机和DLP投影机3种。一台典型的投影机如图8-5所示。 图8-5 投影机8.1.3 投影机1. 安装与使用投影机投影机最常用的安装使用方式有两种：一种是桌上正投安装，选择此位置时，投影机位于屏幕的正前方，如图8-6(a)所示，这是最常用方式，安装快速、移动方便
11、；二是倒挂正投安装，选择此位置时，投影机倒挂于屏幕正前方的天花板上，如图8-6(b)所示，在会议室、教室等固定使用投影机的场所经常采用这种安装方式。 (a) 桌上正投安装 (b) 倒挂正投安装 图8-6 两种典型的投影机安装方式8.1.3 投影机1. 安装与使用投影机投影机与电脑的连接最常用的就是使用VGA连接线，一端连接到电脑的D-Sub 输出插口，另一端连接到投影机的D-SUB/COMP IN输入端口，这样投影机的功能就相当于显示器。如果要连接到DVD等视频设备，则要使用分量视频连接线、DVI连接线、S-视频连接线、复合视频连接线等，其中使用分量视频连接线可以获得最佳效果。投影机的使用很简
12、单，只要打开投影机(可以使用投影机本身的按钮，也可以使用遥控器)，在预热片刻后即可正常显示。使用中可以调节画面大小、焦距和显示模式等，详情可以查阅相应型号的说明书。 8.1.3 投影机2. 投影机使用注意事项l投影机的灯泡在使用时发热量很高，在关机后需要继续散热一段时间，此时不能拔掉电源和移动投影机。l投影机的灯泡有寿命限制，使用超过寿命限制的灯泡可能会出现灯泡爆裂等意外情况，所以灯泡寿命到期应及时更换。l投影机镜头应保持清洁，否则直接影响显示效果，如果发觉镜头表面有污点或灰尘时可以使用压缩空气罐来清除，也可以用拭镜纸或湿软布蘸清洁剂轻轻擦拭镜头表面。l如果要清洁投影机外壳，应先关闭投影机并在
13、充分散热后拔掉电源线，然后用软布蘸水和中性清洁剂进行擦拭。 8.2 传真机与复印机8.2.1 传传真机真机8.2.2 复印机复印机8.2.1 传真机1. 传真机的分类目前市场上常见的传真机可以分为4类：热敏纸传真机(也称为卷筒纸传真机)、热转印式普通纸传真机、激光式普通纸传真机(也称为激光一体机)、喷墨式普通纸传真机(也称为喷墨一体机)。市场上最常见的就是热敏纸传真机和喷墨/激光一体机。传真机的工作原理很简单，即先扫描即将需要发送的文件并将其转化为一系列点信息，该信息再被转化为声频信号并通过传统电话线进行传送。接收方的传真机接收信号后，将相应的点信息打印出来，这样，接收方就会收到一份原发送文件
14、的复印件。上述4种传真机的主要区别在于接收到信号后的打印方式不同。如图8-7所示为一台喷墨式普通纸传真机。 8.2.1 传真机 图8-7 喷墨式普通纸传真机8.2.1 传真机2. 安装与使用传真机传真机的安装很简单，只要接好电话线和电源线就可以了(当然还有传真纸)，电话线用于通过电话网络传送图像数据，电源线则为传真机提供独立电源。传真机的使用包括发送传真和接收传真，二者都有手动和自动两种工作模式。(1) 手动发送首先确保传真机处于就绪状态，然后放置好要发送的稿件；摘下电话机拨叫对方号码，听到对方传真机的应答信号(长鸣声)后按启动键开始发送传真，然后挂机等待发送完成。发送完毕后若对方报告差错，则
15、根据实际情况进行重发，直至全部无误。 8.2.1 传真机2. 安装与使用传真机(2) 自动发送很多传真机可以根据用户的设置自动发送传真，具体操作请参阅相应的操作手册。(3) 手动接收首先确保传真机处于就绪状态。当有电话拨入时，摘电话机接听电话，沟通情况后按启动键开始接收传真，然后挂机等待接收结束。如果接收有问题可联络对方重发。(4) 自动接收自动接收传真不需要人为的干预，为提高办公效率提供了方便。如果传真机设置为自动接收，则当有电话拨入时，传真机会自动启动接收，接收完成会自动返回就绪状态。 8.2.1 传真机2. 安装与使用传真机另外，还有一种特殊的传真方式查询方式，这种方式由接收方控制发送方
16、自动发送传真。这种方式需要双方设置的配合：在发送方，需要设置查询密码(防止他人误接收)并按查询键；在接收方，需要设置好相同的查询密码，然后拨叫对方电话，在听到应答信号后按查询键开始接收。 8.2.1 传真机3. 传真机使用注意事项l不宜在高温、强磁或含有强腐蚀性气体的环境中使用。高温、强腐蚀性气体不但会影响传真机记录纸的印字质量，而且会对电子线路造成不良影响或毁坏。强磁场不仅会干扰通话，还会令传送的图像失真。l热敏纸传真机不要使用非标准的传真纸。劣质的传真纸光洁度不够，使用时会对感热记录头和输纸辊造成磨损。记录纸上的化学染料配方不合理，会造成印字质量不佳，保存时间变短。l有装订针、大头针之类硬
17、物的图文资料，以及墨迹或胶水未干的稿件不宜发送。这是因为上述硬物容易划伤扫描玻璃或其他装置，引起传真机故障。而稿件上的墨迹或胶水未干则易弄脏扫描玻璃，造成传真机发送质量下降。 8.2.1 传真机3. 传真机使用注意事项l发送过程中若发生卡纸时不要强抽文稿，要先按下停止键，然后掀开盖板再小心取出纸，并清理干净残片。l不要把热敏纸传真机的传真件存档，重要资料要用静电复印机复印后保存。这是因为热敏传真纸上的化学染料不稳定，时间长了或受阳光照射后，传真纸上的字迹会逐渐褪色。l非专业人员不要自己处理传真机故障。现代的传真机无论电路还是机械结构，都比较复杂和精密，一旦出现故障一般不宜自己修理，应送到专业维
18、修部门处理，否则一旦处理不当容易扩大故障造成更大损失。 8.2.2 复印机复印机是一种使用率很高的自动化办公设备，它可以提高公文形成的速度，节省大量的等待时间，给办公工作带来极大的方便。复印机分为数字复印机与模拟复印机两种类型。数字复印机由于使用了数字图像技术，使得在功能和性能上全面超越模拟复印机，现在已经是市场主流，但由于历史和价格等原因，很多地方还在使用模拟复印机。如图8-8所示为一台台式数字复印机。 图8-8 台式数字复印机8.2.2 复印机1.使用复印机(1) 预热。按电源开关后开始预热，面板上应有指示灯显示，并出现等待信号。当预热时间结束，机器即可开始复印，这时会出现可以复印的信号或
19、以音频信号告知。(2) 放置原稿。在玻璃稿台上放好原稿，将复印面向下。需要注意的是，复印有顺序的原稿时，应从最后一页开始，这样复印出来的复印品顺序无需调整就是正确的。(3) 设定复印份数。按【数字】键设定复印份数，若设定有误可按【取消】键取消后重新设定。(4) 设定复印倍率。根据复印要求和稿件大小设定放大或缩小，如果无需放大、缩小则不必按任何键。 8.2.2 复印机1.使用复印机(5) 选择复印纸尺寸。按【纸盒选取】键，如机内装有所需尺寸纸盒，即可在面板上显示出来；如无显示，则需更换纸盒。如需添加复印纸则添加相应尺寸的复印纸，添加复印纸前先要检查一下纸张是否干爽、洁净，然后理顺复印纸，再将其放
20、到纸张大小规格一致的纸盘里，放错纸盘会造成卡纸。(6) 按【复印开始】键开始复印，数秒钟后纸张进入机内，经过充电、曝光、显影、转印、定影等工序即可复印出复印品。 8.2.2 复印机2. 复印机使用注意事项及其保养(1) 复印机使用注意事项静电复印机是一种消耗性设备，随着机器工作时间的延长，各部件都会出现一定程度的磨损、老化、失效，因此要求操作人员能对机器的原理、性能和结构有个大致的了解，特别是能够解决一些问题。l卡纸复印机卡纸有机器本身元件故障所造成的因素，也有复印环境及人为使用因素。看看复印纸是否受潮皱折，如有就应换用新的复印纸。或看看机器显示卡纸的位置是否有残余的纸张未清理干净。如经检查正
21、常，关掉机器电源重新复印一张，如仍然造成卡纸，则应联系维修人员。l碳粉不足当复印机面板显示红灯加粉信号时，用户应及时为复印机添加碳粉，如加粉不及时可造成复印机故障或产生加粉撞击噪音。加碳粉时应摇松碳粉并按照加粉说明操作，也可以通知维修人员上门服务。 8.2.2 复印机2. 复印机使用注意事项及其保养l复印稿颜色过浅碳粉不足、原稿色淡、复印纸受潮、使用代用碳粉等都可能造成复印稿颜色过浅，如果排除这些原因则可能属于器件故障，要通知维修人员上门检查。l出现故障代码当复印机出现故障代码时要记下代码数字，关闭复印机电源并及时通知维修人员。(2) 复印机的保养注意事项l复印机平常要注意防尘、防潮、防震，尽
22、量减少搬动，要搬的话一定要水平移动，不可倾斜。l复印机的复印稿台不可粘有脏东西，否则会影响复印效果。l最好使用优质复印纸，可以延长复印机硒鼓寿命，保持良好的复印效果。l下班时要关闭复印机电源开关，切断电源。不可未关闭机器开关就去拔电源插头，这样容易造成机器故障。 8.3 上机实训使用传真机进行查询发送和查询接收1. 实训目的传真机的查询发送和查询接收功能为选择发送传真的时间提供了很高的灵活性。希望读者能够掌握查询发送和查询接收的方法。2. 实训要求使用飞利浦LPF755型传真机进行查询发送和查询接收。该型传真机操作面板如图8-9所示。8.3 上机实训使用传真机进行查询发送和查询接收图8-9 飞
23、利浦LPF755型传真机操作面板8.3 上机实训使用传真机进行查询发送和查询接收3. 查询发送实训步骤(1) 装好要发送的文稿。(2) 按【功能菜单】键，然后按2次数字键“5”，显示屏显示 “51 polling tx”。(3) 按【开始/复印】键，然后按选择键 或 ，直到显示屏显示“WITH CODE(有密码)”为止。(4) 输入一个不超过20位的查询密码，按【开始/复印】键完成设置。8.3 上机实训使用传真机进行查询发送和查询接收4. 查询接收实训步骤(1) 按【功能菜单】键，然后按2次数字键“5”，按1次数字键“2”，显示屏显示“52 polling rx”。(2) 按【开始/复印】键，然后按选择键 或 ，直到显示屏显示“WITH CODE(有密码)”为止。(3) 再次按【开始/复印】键，然后输入对方告知的查询密码。(4) 再次按【开始/复印】键，然后输入对方电话号码。(5) 按【开始/复印】键开始接收传真。
