档案工作规范化管理概要

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1、档案工作规范化管理魏麟懿第一讲标准的主要内容 一、组织管理一、组织管理 二、档案保护条件二、档案保护条件 三、信息化建设三、信息化建设 四、基础业务四、基础业务 五、开发利用五、开发利用 一、组织管理一、组织管理（一）管理体制1、明确分管档案工作领导，档案工作实际问题解决好；2、建立档案综合管理机构，文书、基建、会计、科研、设备、声像、电子、实物等各类档案实行了集中统一管理；3、建立档案工作管理网络体系，档案人员岗位责任制；4、制定档案管理工作各种规章制度；单位档案管理体系图分管领导主管部门档案室（馆）文书档案财务部门基建部门各职能部门各职能部门各职能部门各职能部门各职能部门档案人员岗位职责档

2、案人员岗位职责档案人员在办公室主任的领导下，对本单位所产生的各类档案实行集中档案人员在办公室主任的领导下，对本单位所产生的各类档案实行集中统一管理，其职责是：统一管理，其职责是：1 1、依照档案工作有关规定，负责制定、修订本单位档案管理的各项规、依照档案工作有关规定，负责制定、修订本单位档案管理的各项规章制度、技术标准；章制度、技术标准； 2 2、对本单位各部门档案的收集整理，保管利用等工作。在有关部门的、对本单位各部门档案的收集整理，保管利用等工作。在有关部门的协助下，做好到期档案的鉴定销毁工作。协助下，做好到期档案的鉴定销毁工作。3 3、对本单位各部门及下属单位的档案工作进行业务指导，按照

3、国家和、对本单位各部门及下属单位的档案工作进行业务指导，按照国家和甘肃省档案局的有关规定做好档案工作。甘肃省档案局的有关规定做好档案工作。4 4、坚持档案工作主动服务的意识，、坚持档案工作主动服务的意识， 开发档案信息资源，编篡档案文献。开发档案信息资源，编篡档案文献。积极为公司的生产建设和经营管理等工作服务。积极为公司的生产建设和经营管理等工作服务。5 5、加强档案的技术保护措施，库房管理应做到、加强档案的技术保护措施，库房管理应做到“ “八防八防” ”要求，库内严要求，库内严禁吸烟、存放杂物，确保库内整洁和档案的安全。禁吸烟、存放杂物，确保库内整洁和档案的安全。6 6、参加建设项目的开工、

4、竣工和设备开箱等的验收工作。审查建设项、参加建设项目的开工、竣工和设备开箱等的验收工作。审查建设项目合同中对档案工作的技术要求部分，协助处理甲乙双方关于档案方面目合同中对档案工作的技术要求部分，协助处理甲乙双方关于档案方面的纠纷，审查施工项目档案控制措施，确保工程项目档案的齐全完整、的纠纷，审查施工项目档案控制措施，确保工程项目档案的齐全完整、系统准确。系统准确。 档案管理工作归档制度1 1、向档案室移交档案是本单位所属各部门的责任、向档案室移交档案是本单位所属各部门的责任和义务。和义务。2 2、本单位所属各部门在各自的工作中形成的各类、本单位所属各部门在各自的工作中形成的各类（各种载体）档案

5、都应归档。（各种载体）档案都应归档。3 3、档案移交前，各部门对所交档案要组织有关人、档案移交前，各部门对所交档案要组织有关人员认真进行鉴定。确保文件齐全完整，保管期限员认真进行鉴定。确保文件齐全完整，保管期限划分准确，卷内文件排列合理，保持文件之间的划分准确，卷内文件排列合理，保持文件之间的有机联系，不可人为分割。有机联系，不可人为分割。4 4、各部门鉴定工作完成后，通知综合管理部组织、各部门鉴定工作完成后，通知综合管理部组织派档案管理人员进行现场检查，初步验收后，确派档案管理人员进行现场检查，初步验收后，确定具体移交事宜。定具体移交事宜。5 5、移交部门准备移交清册二份，办理手续后，各、移

6、交部门准备移交清册二份，办理手续后，各执一份。执一份。档案查阅制度1 1、本单位所属各部门查阅档案其内容仅限于本部门业务、本单位所属各部门查阅档案其内容仅限于本部门业务范围内，超越范围须办理查阅审批手续。范围内，超越范围须办理查阅审批手续。2 2、外单位人员查阅档案必须持有效证件，档案室方可接、外单位人员查阅档案必须持有效证件，档案室方可接待。待。3 3、查阅档案只限在档案室内进行查阅，不得擅自带出。、查阅档案只限在档案室内进行查阅，不得擅自带出。4 4、查阅档案必须填写查阅档案登记簿和档案利用登记表。、查阅档案必须填写查阅档案登记簿和档案利用登记表。5 5、查阅者应遵守档案法的有关规定，爱护

7、档案，应、查阅者应遵守档案法的有关规定，爱护档案，应保持档案的整洁，不涂改档案、不在档案上做任何标记、保持档案的整洁，不涂改档案、不在档案上做任何标记、不抽页、不拆卷、不损坏档案，未经允许不得擅自摘抄或不抽页、不拆卷、不损坏档案，未经允许不得擅自摘抄或复制档案，更不得私自带走档案。复制档案，更不得私自带走档案。6 6、发现损坏档案者视情节轻重，依据档案法及有关、发现损坏档案者视情节轻重，依据档案法及有关规定进行处罚。规定进行处罚。7 7、查阅、复制涉密档案时经有关领导批准，交押证件，、查阅、复制涉密档案时经有关领导批准，交押证件，档案室方可接待（只限在规定范围内进行查阅、复制）。档案室方可接待

8、（只限在规定范围内进行查阅、复制）。8 8、查阅档案应执行档案保密管理标准的有关规定。、查阅档案应执行档案保密管理标准的有关规定。 档案鉴定销毁制度1 1、档案鉴定、销毁工作是档案管理中极为重要的环节，是对本单位、档案鉴定、销毁工作是档案管理中极为重要的环节，是对本单位室藏档案进行科学的、历史的、现实性的价值鉴定，是为了更好的保室藏档案进行科学的、历史的、现实性的价值鉴定，是为了更好的保存档案的精华，应由办公室负责组织各有关部门共同进行档案的鉴定存档案的精华，应由办公室负责组织各有关部门共同进行档案的鉴定销毁。销毁。2 2、定期鉴定工作由档案室负责提出保管过期的档案清单，提交办公、定期鉴定工作

9、由档案室负责提出保管过期的档案清单，提交办公室，由办公室根据不同类别的档案组织鉴定小组进行鉴定、销毁等工室，由办公室根据不同类别的档案组织鉴定小组进行鉴定、销毁等工作。作。3 3、鉴定档案不能单纯地以保管期限、年代或名称判断其价值，要综、鉴定档案不能单纯地以保管期限、年代或名称判断其价值，要综合衡量，正确地确定保管期限，对到期确实还有保存价值的档案提出合衡量，正确地确定保管期限，对到期确实还有保存价值的档案提出暂销毁意见。暂销毁意见。4 4、档案销毁工作由办公室负责具体实施，严禁任何部门或个人自行、档案销毁工作由办公室负责具体实施，严禁任何部门或个人自行销毁档案。销毁档案。5 5、鉴定工作完成

10、后，以单位名义向有关上级部门报告（附清册），、鉴定工作完成后，以单位名义向有关上级部门报告（附清册），接到上级销毁档案的批文后方可销毁（对暂销毁的档案归回原位保管）接到上级销毁档案的批文后方可销毁（对暂销毁的档案归回原位保管）。销毁档案必须由销毁人、监销人员负责到底，销毁完毕后应在销毁。销毁档案必须由销毁人、监销人员负责到底，销毁完毕后应在销毁清册上签字，以示负责。清册上签字，以示负责。6 6、销毁档案工作全部完成后，应报送销毁报告，内容包括销毁档案、销毁档案工作全部完成后，应报送销毁报告，内容包括销毁档案种类、数量、批准文号、起止年月、销毁时间、地点、方法、销毁人、种类、数量、批准文号、起止

11、年月、销毁时间、地点、方法、销毁人、监销人，并由档案部门盖章，以示负责。监销人，并由档案部门盖章，以示负责。7 7、销毁报批文件、销毁文件清单、销毁文件的鉴定及销毁报告应归、销毁报批文件、销毁文件清单、销毁文件的鉴定及销毁报告应归档永久保存档永久保存 档案安全保密制度1 1、档案人员要认真学习、宣传、贯彻执行档案、档案人员要认真学习、宣传、贯彻执行档案法和保密法，以此指导自己的言行和工作。法和保密法，以此指导自己的言行和工作。2 2、档案人员必须政治可靠，遵纪守法，严守秘密。、档案人员必须政治可靠，遵纪守法，严守秘密。3 3、档案人员要树立保密观念，增强保密意识，严、档案人员要树立保密观念，增

12、强保密意识，严守党和国家的秘密，对保密事项不得随意宣传和守党和国家的秘密，对保密事项不得随意宣传和泄露。泄露。4 4、属于保密范围的档案应标明密级，不同密级的、属于保密范围的档案应标明密级，不同密级的档案应按规定范围提供利用，不得擅自扩大利用档案应按规定范围提供利用，不得擅自扩大利用范围。范围。5 5、保密档案柜要锁好，钥匙要有专人保管。并严、保密档案柜要锁好，钥匙要有专人保管。并严格按照有关规定，认真做好密级档案的借阅利用格按照有关规定，认真做好密级档案的借阅利用工作。工作。档案库房管理制度11、档案库房必须坚固，装设防盗门窗，通风良好，与、档案库房必须坚固，装设防盗门窗，通风良好，与办公室

13、、阅览室分开使用。办公室、阅览室分开使用。22、档案库房实行专人管理，非档案管理人员未经允许、档案库房实行专人管理，非档案管理人员未经允许不得入内，库房钥匙由管理档案人员妥善保管，不得交由不得入内，库房钥匙由管理档案人员妥善保管，不得交由他人管理。他人管理。33、档案库房备有防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防、档案库房备有防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染等设备及安全设施。虫、防尘、防污染等设备及安全设施。44、库房应保持适宜的湿温度，即温度、库房应保持适宜的湿温度，即温度14241424，相，相对湿度对湿度4560%4560%。库房备用湿温度计，并做好湿温度测。库房备用湿温度计，

14、并做好湿温度测量记录，对不适宜的湿温度要采取措施进行调整。量记录，对不适宜的湿温度要采取措施进行调整。 55、库房内禁止吸咽和动火，严禁存放易燃易爆物品及、库房内禁止吸咽和动火，严禁存放易燃易爆物品及食品，做到卫生清洁、环境美观。并保持室内、走廊畅通食品，做到卫生清洁、环境美观。并保持室内、走廊畅通无阻。下班前关闭门窗和电气开关。无阻。下班前关闭门窗和电气开关。66、每年要定期对库藏档案进行一至二次抽样检查，及、每年要定期对库藏档案进行一至二次抽样检查，及时掌握档案保管情况，对检查中发现的问题要及时报告，时掌握档案保管情况，对检查中发现的问题要及时报告，并采取相应的措施予以处理。并采取相应的措

15、施予以处理。 声像档案管理制度为了加强声像（照片、录音、录像、光盘等）档为了加强声像（照片、录音、录像、光盘等）档案管理，更好地开发和利用声像档案信息资料，案管理，更好地开发和利用声像档案信息资料，特制定本制度。特制定本制度。11、对声像档案实行集中统一管理，确保其完整、对声像档案实行集中统一管理，确保其完整、系统、安全，以备管理和提供利用。、系统、安全，以备管理和提供利用。22、声像档案的收集工作、整理程序和保管条件、声像档案的收集工作、整理程序和保管条件必须严格按照国家和甘肃省档案局的有关标准规必须严格按照国家和甘肃省档案局的有关标准规范进行。范进行。33、声像档案管理员应随时收集、征集零

16、散的具、声像档案管理员应随时收集、征集零散的具有保存价值的照片、录音、录像、光盘等。有保存价值的照片、录音、录像、光盘等。44、借阅声像档案，必须按有关规定办理借阅审、借阅声像档案，必须按有关规定办理借阅审批手续，归还时按规定进行质量检查、验收。批手续，归还时按规定进行质量检查、验收。55、对收藏的声像档案要根据具体情况定期检查、对收藏的声像档案要根据具体情况定期检查。并严格做好声像档案的保密工作。并严格做好声像档案的保密工作。 （二）队伍建设1、全员认真学习贯彻档案法、档案法实施办法和企业档案规范，甘肃档案条例无违规问题；2、档案人员具有中专以上学历，近3年参加过档案业务培训（应有学历、培训

17、证复印件）；3、档案人员了解计算机常识，可独立进行文字编辑、电子制表、数据录入检索、数据库管理等（现场操作）；（三）履行职务1、对本单位、本系统档案工作认真履行监督指导职责，工作效果显著；指导和监督体系业务上接受上级部门和同级档案部门的指导和监督。本单位档案员承担本单位档案业务工作外，指导和监督各业务部门人员整理立卷。档案工作机构体系本单位要成立综合档案室，对本单位各种档案本单位要成立综合档案室，对本单位各种档案进行统一集中管理。进行统一集中管理。分管局办公室工作的副局长分管档案工作，局分管局办公室工作的副局长分管档案工作，局办公室主任直接管理综合档案室。办公室主任直接管理综合档案室。综合档案

18、室配备专职档案员，具体负责档案室综合档案室配备专职档案员，具体负责档案室的日常档案管理工作。的日常档案管理工作。各相关股（科）室要设置兼职档案人员，负责各相关股（科）室要设置兼职档案人员，负责本股（科）室业务资料的整理立卷工作，经档案本股（科）室业务资料的整理立卷工作，经档案室检查合格后归档。室检查合格后归档。2、按规定及时向同级档案馆现行文件中心报送有关文件（应将报送文件目录复印件摆出）；3、依法及时向同级国家综合档案馆移交了应移交档案（应将移交清册复印件摆出）；4、按规定及时向档案行政管理部门报送档案统计年报（应将报表复印件摆出）； 二、档案保护条件二、档案保护条件（一）用房1、符合档案保

19、护要求，满足今后10年左右存放需要；2、库房、办公、阅档三室分开；3、库房防火、防盗、防水、防潮、防光、防尘、防霉、防鼠等设备齐全；（二）装具设备1、使用规格颜色统一的高质量密集架或五节铁皮档案柜且数量充足，用防磁柜存放磁性载体档案；2、库房布局合理，安装并正常使用温湿度监测仪器（要有温湿度监测记录）；3、档案室配有复印、数码照相、光盘刻录、扫描等设备；4、使用国家和省档案行政管理部门监制的国家标准档案盒（皮）；三、信息化建设三、信息化建设（一）设备配置1、档案信息化与本单位办公自动化同步规划、实施；2、档案室业务人员人手一台高配置计算机（实地查看）；3、配有专门档案管理软件，与单位局域网连通

20、（实地查看）；（二）工作水平1、建立全部档案案卷目录数据库，录入永久、长期档案文件级目录数据库，全部录完，全部备份脱机保存（实地查看）；2、开展网上档案查阅工作（实地查看）。 四、基础业务四、基础业务（一）收集归档1、各种文件材料归档完整、准确、及时，近三年归档率达100%（实地查看各种档案目录）；2、各种档案文件材料载体和书写材料规范（实地抽查）。（二）整理编目1、制定了各种文件材料的分类方案，各种文件材料分类科学。单位档案分类体系图（查阅室）档案室（馆）文书档案业务档案会计档案人事档案基建档案声像档案实物档案永久三十年十年会计凭证会计账簿财务报告其他照片录音录像光盘磁盘荣誉书画其他 2、排

21、列系统有序，整理标准规范，编号（档号）准确；3、馆（室）藏档案全部划分标注了准确的保管期限（实地抽查）；4、馆（室）藏档案建立了齐全规范的纸质案卷级目录，文书档案全部建立了文件级目录；文书档案（1 1） 制定分类及保管期限表；制定分类及保管期限表；（2 2） 确定确定“ “件件” ”号；号；（3 3） 编页；编页；（4 4） 装订；装订；（5 5） 盖归档章；盖归档章；（6 6） 编制目录；编制目录；（7 7） 装盒；装盒；（8 8） 填写备考表，放置盒中；填写备考表，放置盒中；（9 9） 填写盒脊项目；填写盒脊项目；（1010）排列上架。）排列上架。归档章样式1 1、加盖归档章。归档章加盖在

22、每份文件的首页右上角，如有其它标、加盖归档章。归档章加盖在每份文件的首页右上角，如有其它标记或文字时，可以酌情向左或向下适当移动记或文字时，可以酌情向左或向下适当移动 2 2、归档章的规格：长为、归档章的规格：长为1515毫米毫米 3 3，宽为，宽为8 8毫米毫米22。全宗号全宗号年度年度室编件号室编件号机构机构（问题）（问题）期限期限馆编件号馆编件号归档章的填写归档章的填写全宗号：全宗号：全宗号：全宗号：是综合档案馆给每个应定期给同级综合档案馆移是综合档案馆给每个应定期给同级综合档案馆移 交档案的单位所给的编号。交档案的单位所给的编号。201220122020机关党委机关党委 （党群类）（党

23、群类）3030年年归归 档档 文文 件件 目目 录录期限：期限：3030年年 分类：办公室分类：办公室盒号：盒号：55件号件号责任者责任者文号文号题题名名日期日期页数页数备备注注1 1甘肃省甘肃省档案局档案局甘档发甘档发200220021616号号 甘肃省归档文件整理规则实施细则甘肃省归档文件整理规则实施细则 200220020304 0304 1414档案盒封面 甘甘 肃肃 省省 档档 案案 局局 备备 考考 表表需要说明的问题：需要说明的问题：立卷人：立卷人：检查人：检查人：时时间：间：全宗号全宗号年年度度保管期限保管期限分分类类（按问题）（按问题）起起止止件件号号室室馆馆盒盒号号盒盒 脊

24、脊 填填 写（文件少，按年度分）写（文件少，按年度分）112112112112112112112112201220122012201220122012201220123030年年3030年年3030年年3030年年党群类党群类政务类政务类人事类人事类业务类业务类起起止止件件号号1-1-1010起起止止件件号号11-11-1515起起止止件件号号16-16-3030起起止止件件号号31-31-32321 12 23 34 4全宗号全宗号年年度度保管期限保管期限分分类类（按机构）（按机构）起起止止件件号号室室馆馆盒盒号号盒盒 脊脊 填填 写（文件多，按机构年度分）写（文件多，按机构年度分）1121

25、12112112112112112112201220122012201220122012201220123030年年3030年年3030年年3030年年党组党组办公室办公室人事处人事处稽查处稽查处起起止止件件号号1-1-1010起起止止件件号号11-11-1515起起止止件件号号16-16-3030起起止止件件号号31-31-32321 12 23 34 4全宗号全宗号年年度度保管期限保管期限分分类类（按问题）（按问题）起起止止件件号号室室馆馆盒盒号号盒盒 脊脊 填填 写（文件少，跨年度）写（文件少，跨年度）1121121121121121121121121121121121122012201

26、220122012201220122012201220132013201320133030年年3030年年3030年年3030年年3030年年3030年年党群类党群类政务类政务类人事类人事类业务类业务类党群类党群类政务类政务类起起止止件件号号1-1-1010起起止止件件号号11-11-1515起起止止件件号号16-16-3030起起止止件件号号31-31-3232起起止止件件号号33-33-4646起起止止件件号号47-47-56561 12 23 34 45 56 6会计档案会计档案分类：（1）财务凭证；（2）财务账簿；（3）财务报告；（4）其他。财务凭证封面样式 会计档案会计档案财务主管：

27、财务主管：会计：会计：装订：装订： 立卷部门立卷部门办公室（财务处）办公室（财务处）类类别别会计凭证会计凭证案卷名称案卷名称会会 计计 凭凭 证证（基（基建）建）起止日期起止日期自自20092009年年0303月月2626日起至日起至20092009年年1212月月3131日止日止凭证编号凭证编号自第自第2525号起至第号起至第3030号止号止保管期限保管期限1515年年册册数数本月共本月共44册册 本册是第本册是第44册册归档号归档号2828全宗号全宗号目录号目录号案卷号案卷号301301备考表样式备备备备 考考考考 表表表表本卷需要说明的情况：本卷需要说明的情况：财务主管：财务主管：装订人

28、：装订人：年年月月日日会计账簿封面样式会会 计计 档档 案案立卷部门立卷部门财财务务科科类类别别账账 簿簿案卷案卷名称名称现现金金日日记记账账起止日期起止日期自自20092009年年1 1月月1 1日起止日起止20092009年年1212月月3131日止日止卷内页数卷内页数100100保管期限保管期限2525年年归档号归档号1 1全全 宗宗 号号目录号目录号案卷号案卷号2323财务报告的封面样式会会 计计 档档 案案 立卷部门立卷部门财财务务科科类类别别财务报告财务报告案卷案卷名称名称20092009年度财务决算报告年度财务决算报告起止日期起止日期自自20092009年年1 1月月1 1日起止

29、日起止20092009年年1212月月3131日止日止卷内页数卷内页数5656保管期限保管期限永久永久归档号归档号2 2全全 宗宗 号号目录号目录号案卷号案卷号5353会计凭证案卷目录案卷号案卷号归档号归档号案卷名称案卷名称起止起止日期日期卷内页数卷内页数凭证编号凭证编号保管保管期限期限备注备注1 11 1会计凭证（收款、付款、转账）会计凭证（收款、付款、转账）2009.10.012009.10.012009.12.312009.12.311-331-3315152 21 1会计凭证（收款、付款、转账）会计凭证（收款、付款、转账）2010.012010.012010.032010.031-27

30、1-2715153 32 2会计凭证（收款、付款）会计凭证（收款、付款）2010.042010.042010.062010.061-401-4015154 41 1会计凭证（收款、付款、转账）会计凭证（收款、付款、转账）2011.012011.012011.022011.021-301-301515会计账簿案卷目录案卷号案卷号归档号归档号案卷名称案卷名称起止起止日期日期卷内页数卷内页数凭证编号凭证编号保管保管期限期限备注备注1 11 1银行存款日记账银行存款日记账库存现金日记账库存现金日记账2009.01.012009.01.012009.12.312009.12.3110010025252

31、21 1现金日记账现金日记账2010.01.082010.01.082010.08.312010.08.3112012025253 32 2银行存款日记账银行存款日记账2010.01.012010.01.012010.12.312010.12.3110010025254 41 1总分类账总分类账2011.01.012011.01.012011.12.312011.12.311191191515财务报告案卷目录案卷号案卷号归档号归档号案卷名称案卷名称起止起止日期日期卷内页数卷内页数凭证编号凭证编号保管保管期限期限备注备注1 11 1会计决算报表会计决算报表2009.01.012009.01.01

32、2009.12.312009.12.31155155永久永久2 21 1会计决算报表会计决算报表( (兰州、白银、定西）兰州、白银、定西）2010.01.012010.01.012010.12.312010.12.31164164永久永久3 32 2会计决算报表会计决算报表( (天水、陇南、平凉）天水、陇南、平凉）2010.01.012010.01.012010.12.312010.12.31165165永久永久4 41 1年度汇总、会计报表之一年度汇总、会计报表之一2010.01.012010.01.012010.12.312010.12.318888永久永久5 52 2年度汇总、会计报表之

33、二年度汇总、会计报表之二2010.01.012010.01.012010.12.312010.12.319090永久永久6 63 3审计报告审计报告20092009201020103030永久永久会计档案（其他）案卷目录案卷号案卷号归档号归档号案卷名称案卷名称起止起止日期日期卷内页数卷内页数凭证编号凭证编号保管保管期限期限备注备注1 11 12009201020092010年余额调节表年余额调节表20092009201020109 915152 22 2建行（建行（261200907261200907）对账单）对账单2010.01.012010.01.012010.12.312010.12.3

34、1303015153 33 3工行中山支行（工行中山支行（27806056002780605600）对账单对账单20112011201120116 61515会计档案归档号、案卷号排列示范会计凭证会计凭证6.16.1会计账簿会计账簿6.26.2年年 度度归档号归档号案卷号案卷号目录号目录号200820081-2601-2601-2601-2606.1-16.1-1200920091-2001-200261-460261-460201020101-2531-253461-713461-7136.1-26.1-2年年 度度归档号归档号案卷号案卷号目录号目录号200820081-2601-2601-

35、2601-2606.26.2200920091-2001-200261-460261-460201020101-2531-253461-713461-713会计档案盒脊样式会计凭证会计凭证会计凭证会计凭证会计凭证会计凭证会计凭证会计凭证会计凭证会计凭证会计凭证会计凭证 全全 宗宗 号号 全全 宗宗 号号 全全 宗宗 号号 全全 宗宗 号号 全全 宗宗 号号111111111111111111111111目目 录录 号号目目 录录 号号目目 录录 号号目目 录录 号号目目 录录 号号年年 月月年年 月月年年 月月年年 月月年年 月月2011.012011.012011.022011.022011

36、.032011.032011.042011.04记账凭证编号记账凭证编号记账凭证编号记账凭证编号记账凭证编号记账凭证编号记账凭证编号记账凭证编号记账凭证编号记账凭证编号1-281-2829-5029-5051-8351-8384-9984-99案案 卷卷 号号案案 卷卷 号号案案 卷卷 号号案案 卷卷 号号案案 卷卷 号号1-31-34-54-56-86-89-109-10会计账簿、财务报告装盒样式会会计计账账簿簿全宗号全宗号111111目录号目录号年年度度20112011案卷号案卷号58-6058-60会会计计账账簿簿单位名称单位名称甘甘肃肃省省档档案案局局立卷部门立卷部门办公室办公室保管期

37、限保管期限10-2510-25全宗号全宗号111111归档号归档号1-31-3目录号目录号案卷号案卷号基建档案项目档案的前期控制：项目档案的前期控制：项目档案的分类及档号编制：项目档案的分类及档号编制：（1 1）分类：）分类：（2 2）档号编制：）档号编制： 民用建筑的分类办公区办公区序号序号名名称称档档号号竣工时间竣工时间备注备注1 1综合楼综合楼JBG01JBG01200020002 21 1号办公楼号办公楼JBG02JBG02200320033 3活动中心活动中心JBG03JBG03200320034 4机关室外配套工程机关室外配套工程JBG04JBG0420042004住宅区住宅区序号

38、序号名名称称档档号号竣工时间竣工时间备注备注位位置置1 11 1号家属楼号家属楼JJS01JJS01199919992 22 2号家属楼号家属楼JJS02JJS02200220023 33 3号家属楼号家属楼JJS03JJS0320022002会会宁宁路路1 1甲号楼甲号楼HNLJS01HNLJS01199519952 2乙号楼乙号楼HNLJS02HNLJS02199519953 3*楼楼HNLJS03HNLJS03200020004 4*楼楼HNLJS04HNLJS0420002000项目建设管理程序简图项目建设管理程序简图投资估算施工预算竣工决算设计概算提出项目建议书可行性研究工程设计安排

39、年度计划开工审批组织施工竣工验收投入使用决策立项时期规划设计时期建设实施时期竣工投产时期开展后评估后评估时期建设项目档案目录的编制案案案案 卷卷卷卷 目目目目 录录录录档档档档 号号号号案卷题名案卷题名案卷题名案卷题名编制编制编制编制单位单位单位单位编制日编制日编制日编制日期期期期保管保管保管保管期限期限期限期限件件件件页页备备注注注注J01-1J01-1省委组织部、省发改委等关于全省党员干部省委组织部、省发改委等关于全省党员干部教育基地建设项目设计教育基地建设项目设计 、招投标等的报告、招投标等的报告、批复、通知及会议纪要等前期资料批复、通知及会议纪要等前期资料 省委组省委组织部等织部等 2

40、005.112005.112006.052006.05永久永久 27/9827/98J01-2J01-2省委组织部、省建设厅、建筑设计院等关于省委组织部、省建设厅、建筑设计院等关于全省党员干部教育基地建设项目设计、初设全省党员干部教育基地建设项目设计、初设修改、施工许可申请、消防审核证书等修改、施工许可申请、消防审核证书等 省委组省委组织部等织部等 2006.0822006.082006.11006.11永久永久 12/11912/119卷卷 内内 目目 录录党员教育基地党员教育基地J011.1J011.1序序序序号号号号文件编号文件编号文件编号文件编号责任者责任者责任者责任者文件材料题名文件

41、材料题名文件材料题名文件材料题名日期日期日期日期页页页页次次次次备注备注备注备注1 1甘组办字甘组办字200556200556号号 省省 委委组织部组织部 省委组织部关于申请建设全省党员干部教育基地项省委组织部关于申请建设全省党员干部教育基地项目的报告目的报告 20052005112911291 12 2兰规建专审兰规建专审200640200640号号兰规建筑兰规建筑审查专家审查专家办公室办公室关于中共甘肃省委组织部关于中共甘肃省委组织部“ “全省党员干部教育基地全省党员干部教育基地” ”规划建筑设计方案审查论证会议纪要规划建筑设计方案审查论证会议纪要 200620060728072855卷皮

42、封面档案馆（室）号档案馆（室）号档案馆（室）号档案馆（室）号档档档档 号号号号_j01-1_j01-1_缩缩缩缩 微微微微 号号号号_科科科科 技技技技 档档档档 案案案案案卷题名：案卷题名：案卷题名：案卷题名： 省委组织部、省发改委等关于全省党员省委组织部、省发改委等关于全省党员省委组织部、省发改委等关于全省党员省委组织部、省发改委等关于全省党员干部干部干部干部 教育基地建设项目设计、招投标等的报教育基地建设项目设计、招投标等的报教育基地建设项目设计、招投标等的报教育基地建设项目设计、招投标等的报告、告、告、告、 批复、通知及会议纪要等前期资料批复、通知及会议纪要等前期资料批复、通知及会议纪

43、要等前期资料批复、通知及会议纪要等前期资料 编制单位编制单位编制单位编制单位甘肃省委组织部等甘肃省委组织部等甘肃省委组织部等甘肃省委组织部等编制日期编制日期编制日期编制日期2005.012005.012006.05 2006.05 保管期限保管期限保管期限保管期限永永永永久久久久本本本本 卷卷卷卷 共共共共 27 27 件件件件 98 98 页页页页 密密密密 级级级级 盒脊示范档档号号档档号号档档号号档档号号档档号号档档号号档档号号01011-31-301014-74-701018-108-10010111-1311-13010114-1514-15010116-1816-18010119-

44、2019-20案卷题名案卷题名案卷题名案卷题名案卷题名案卷题名案卷题名案卷题名案卷题名案卷题名案卷题名案卷题名案卷题名案卷题名甘甘肃肃省省党党员员干干部部教教育育基基地地 甘甘肃肃省省党党员员干干部部教教育育基基地地 甘甘肃肃省省党党员员干干部部教教育育基基地地 甘甘肃肃省省党党员员干干部部教教育育基基地地 甘甘肃肃省省党党员员干干部部教教育育基基地地 甘甘肃肃省省党党员员干干部部教教育育基基地地 甘甘肃肃省省党党员员干干部部教教育育基基地地 档案章档案章档案章档案章 竣工图章竣工图章竣工图章竣工图章档档号号件号件号J0101J01011 1编制单位编制单位竣竣竣竣 工工工工 图图图图编制人编

45、制人技术负责技术负责人人编制日期编制日期监理单位名称监理单位名称监理人监理人声像档案声像档案：照片档案，录音、录像档案。声像档案：照片档案，录音、录像档案。 （1 1）照片档案：）照片档案：a.a.当单位的照片数量比较多时：当单位的照片数量比较多时：分分 类：按照类：按照“ “问题问题时间时间” ”进行分类。进行分类。排排 列：同一个问题里，按时间顺序排列；同一个会议、事件或活列：同一个问题里，按时间顺序排列；同一个会议、事件或活动中形成的一组紧密联系的照片，根据具体情况按照时间动中形成的一组紧密联系的照片，根据具体情况按照时间结合重要程度或总体结合局部等方法进行排列。结合重要程度或总体结合局

46、部等方法进行排列。编号：问题代号编号：问题代号+ +卷号卷号+ +组别序号组别序号+ +照片序号照片序号“ “问题代号问题代号” ”例如：会议类用例如：会议类用H H代表（代表（H1-1-1H1-1-1、H1-1-2H1-1-2、H1-1-3.)H1-1-3.)(H1-2-1(H1-2-1、H1-2-2H1-2-2、H1-2-3)H1-2-3)b.当单位的照片数量较少：分类：按照“时间问题”进行分类。只需要按照“问题”出现的时间顺序连续使用照片册，不必分册或预留。排列：不同会议、事件和活动，按时间顺序进行排列，同一会议、事件和活动，根据具体情况按照时间结合重要程度或总体结合局部等方法进行排列。

47、编号：卷号+组别序号+照片序号例如：第一组照片：1-1-1、1-1-2、1-1-3.第二组照片：1-2-1、1-2-2、1-2-3.编号用铅笔写在照片背后右下角文字说明：文字说明：要注明六要素：时间、地点、人物、事由、摄影者和照片号。时间要写全，人物要点清楚谁、什么位置，注清照片号。卷卷内内照照片片 目目录录照片号照片号照片号照片号题名题名题名题名时间时间时间时间页号页号页号页号底片号底片号底片号底片号备注备注备注备注（2 2）录音（像）档案）录音（像）档案a.a.要对归档的录音、录像进行必要的整理、编辑，并将非要对归档的录音、录像进行必要的整理、编辑，并将非标准格式转换成标准格式，一式两份（

48、标明标准格式转换成标准格式，一式两份（标明ABAB盘），向盘），向档案部门移交。档案部门移交。b.b.归档的磁性载体文件必须在有关的设备上检测或试听试归档的磁性载体文件必须在有关的设备上检测或试听试看，达到运转正常、无病毒、无损坏、完整准确，方能归看，达到运转正常、无病毒、无损坏、完整准确，方能归档。档。c.c.每一盘（盒）都要按时间顺序编上盘（盒）号、规格、每一盘（盒）都要按时间顺序编上盘（盒）号、规格、制式等必要的项目，并以盘（盒）为单位，对其中所存文制式等必要的项目，并以盘（盒）为单位，对其中所存文件建立目录。件建立目录。录音（像）档案目录录音（像）档案目录盘（盒）号盘（盒）号序号序号序

49、号序号题题题题 名名名名摄录时间摄录时间摄录时间摄录时间摄录人摄录人摄录人摄录人电子档案目录序序序序号号号号磁磁磁磁 盘盘盘盘 内内内内 容容容容形成部门形成部门形成部门形成部门时间时间时间时间备注备注备注备注序序序序号号号号光光光光 盘盘盘盘 内内内内 容容容容形成部门形成部门形成部门形成部门时间时间时间时间备注备注备注备注荣誉（实物）档案目录序号序号序号序号题名题名题名题名责任者责任者责任者责任者时间时间时间时间型状型状型状型状备注备注备注备注（三）保管工作1、库房安全整洁、档案存放规范有序，存取方便（实地抽查）；2、建立全宗卷,库内档案资料存放示意图美观醒目；3、对破损、褪变档案进行了复

50、制或修复（实地抽查）；全宗卷的主要内容包括那些全宗卷的主要内容包括那些全宗卷是在管理某全宗过程中形成的，以全宗为全宗卷是在管理某全宗过程中形成的，以全宗为单位组成的说明全宗历史情况的文件材料专卷。单位组成的说明全宗历史情况的文件材料专卷。通常包括：通常包括：1 1、移交和接收全宗的文据；、移交和接收全宗的文据；2 2、立档单位和全宗历史考证；、立档单位和全宗历史考证；3 3、全宗整理工作方案，立卷说明；、全宗整理工作方案，立卷说明；4 4、全宗内档案数量和状况的检查登记和报告；、全宗内档案数量和状况的检查登记和报告；5 5、档案鉴定的报告和销毁清册；、档案鉴定的报告和销毁清册；6 6、全宗指南

51、（介绍）；、全宗指南（介绍）；7 7、档案利用的重要登记等。、档案利用的重要登记等。4、各部门向档案室移交档案或档案人员发生变动时移交手续齐全；（四）鉴定统计1、成立鉴定小组，对到期档案进行了认真鉴定，鉴定销毁手续齐全；2、建立档案工作基本情况统计台帐,统计内容全面； 五、开发利用五、开发利用（一）档案编研编有组织机构沿革、基础数字汇编、历次重要会议简介、历任正副领导人简介、大事记、全宗介绍等参考资料（时间延伸到近两年）；举办档案展览；（二）、查档服务1、档案人员熟悉档案情况、查档符合接待程序，调卷迅速准确，查全率、查准率100%；2、档案员经常主动了解中心工作等各方面档案信息需求，积极提供档案信息服务。3、各类档案目录排列示范。