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1、销售与收款内控流程浙江济民制药股份有限公司附件1-1销售与收款内控流程说明目标：目标：加强公司销售与收款管理，规范销售与收款的作业程序范围范围：本程序适用于股份有限公司的销售与收款管理本程序与公司财务管理制度相衔接本程序与公司存货管理程序相衔接销售与收款内控流程相关部门人员职责职位职责高级管理层 审核重大销售项目 审批报价 批准销售合同 退货、折让业务的最终审批权 负责与客户签订销售合同财务部 登记更新发出商品明细账、应收账款明细账等于销售有关的账务 处理与发票有关的业务 定期与客户和客户经理对账 有关退货的相关账务处理 编制应收账款分析表，督促区域销售经理催讨应收账款 对于逾期的应收账款提交
2、管理层审批是否核销，办理核销事务 确定客户信用业务部经理（济民堂） 审批发货通知单 审批权限内的退货申请单，权限外的审批后提交高级管理层审批 销售与收款内控流程相关部门人员职责（续）职位职责质检部 检验退货货物质量仓库 货物出库事务处理 退货入库事务处理和开制红字销售出库单 库存货物账务处理业务部区域销售经理 接受客户订单 提出发货申请、退换货申请、折让申请等 确认收款日报表和实际入账单 及时收款及逾期货款催收业务部、外贸部单证员 组织运输 负责出口单证的相关事宜 收取客户回执，结算运费业务部、外贸部内勤人员 草拟销售合同 销售部内勤事务 编制合同明细表、合同档案等区域销售代表区域销售代表业务
3、部经理（润总）业务部经理（润总）总经理总经理 销售与收款内控流程订单处理控制（1）下单下单形成订单形成订单订单内订单内容是否容是否齐全齐全客户客户销售条销售条件件接单接单否否销售副总销售副总是是否否常常规规订订单单否否审审核核否否 是，提交客户资料，由上级审批是，提交客户资料，由上级审批形成报价及信用形成报价及信用政策政策是否是否新客新客户户否否报价送交报价送交客户客户是是同同意意？是是否否是是否否根根据据权权限限审审批批审审批批超越权限，报送总超越权限，报送总经理审批经理审批否否是是形成产品形成产品价格统计价格统计表表根据账期及商业政根据账期及商业政策进行审核策进行审核是是销售与收款内控流程
4、订单处理控制（2）管理目标：管理目标：使订单的接受效率和处理效率提高，保证订单的有效性和完整性关键控制点关键控制点：接受订单核章手续必须齐全订单涂改是否有盖章或注记核准售价不能超过权限在接受或装运新客户订货之前必须对其资信加以审查 区域销售经理与客户谈妥交易是否经客户确认，交期进度应列入控制单位售价、总价等计算是否正确优惠条件与公司规定应符合注释注释：区域销售经理接获客户订单后，首先检查订单之各项条件齐全与否，订购内容是否清楚，若有涂改应盖章确认 新客户需由业务部进行信用分析后报管理层审批确定定价和信用政策常规订单由业务部经理审批，其余的需报管理层审批业务部内勤业务部内勤业务部经理业务部经理
5、销售与收款内控流程销售合同签订与复核的控制（1）否否根据订单，草拟根据订单，草拟销售合同销售合同审批审批每月末，编每月末，编制合同明细制合同明细表表与客户签订与客户签订合用合用法务部（法务专员）法务部（法务专员）对相对相关法关法律问律问题进题进行审行审核核不批准不批准是是批准批准递交各相关递交各相关部门备查部门备查本部门存档，本部门存档，并交财务部并交财务部备查备查销售副总、总经理销售副总、总经理审审批批不批准不批准销售与收款内控流程销售合同签订与复核的控制（2）管理目标：管理目标：强化客户资信管理，防范销售中的信用风险。规范赊销管理，提高公司市场竞争力 关键控制点关键控制点：合同必须经过法务
6、部的审核合同的最终审批权在公司管理层合同应该递交各个相关部门备案注释注释：业务部内勤根据订单和谈判情况草拟合同业务部内勤月末应该编制合同明细表、合同台帐。业务部经理业务部经理销售助理销售助理1财务部财务部 销售与收款内控流程内销的控制（1）开销售清单、开销售清单、配药检、通配药检、通知运输部门知运输部门销售助理销售助理2仓库仓库送货单位送货单位开出销售开出销售发票发票送货送货客户签收，客户签收，取得回执取得回执收到回执收到回执登记发出登记发出商品明细商品明细账账入账入账月末与客月末与客户、区域户、区域销售经理销售经理对账对账留档留档更新发更新发出商品出商品明细账明细账根据合同根据合同结算运费结
7、算运费提交运输合同提交运输合同发货通知单发货通知单出库单出库单仓管员签字确认后，连仓管员签字确认后，连同发票和发运通知单同发票和发运通知单记账复核，记账复核，更新客户更新客户明细账、明细账、总账总账仓管员签字确认后，连同发票和发运通知单仓管员签字确认后，连同发票和发运通知单根据收款根据收款核销计算核销计算返利返利与客户及与客户及时对账时对账销售与收款内控流程内销的控制（2）管理目标：管理目标：发货及时，账务记录准确，开票控制严格关键控制点关键控制点：受订交货应列进度表控制，必须准时交货，如有逾期，应检讨未交货原因，并提出改善对策生产车间对于客户要求之交货日期，如无法于预定日期完成，或无法依排程
8、制造时，必须实时反映生产部处理交货之规格、种类、数量应与客户订单、出库单上之内容一致发票内容与送货内容须相符，并确认发票上的数量、金额与出库单、订单上的金额一致 注意有无跳开发票情形，空白及作废发票应适当保存，以便连号控制、勾稽 注释注释：以业务部与客户协调之交货日，为交期管理之管制基准业务部通知仓库各批货品之交期、交货地点、货品种类等，并联系运送工具及货运单位仓库在预定出货日期后，将准备交运货品打包好，预备装车工具，仓库依出货单出库，成品出库时依品名、规格不同登录库存明细账并及时更新货到客户签收后，回执由业务部取回，交与财务部生产部生产部 销售与收款内控流程外销的控制（1）财务部财务部发货到
9、指发货到指定仓位定仓位销售助理销售助理外销业务员外销业务员订船或订船或航班航班匹配需求匹配需求报关报关将提单、将提单、发票交给发票交给客户，并客户，并记账记账协调生协调生产进度产进度开船或起航时开船或起航时获得提单获得提单与生产部沟通与生产部沟通审核记账，审核记账，并更新客并更新客户明细账、户明细账、总帐等总帐等获得外贸获得外贸公司相关公司相关费用发票费用发票根据发票根据发票付款，账付款，账务处理务处理月底编制本月底编制本月与外贸公月与外贸公司发生的费司发生的费用明细台帐用明细台帐核对检查账核对检查账务记录务记录出货申请表出货申请表仓库部仓库部销售与收款内控流程外销的控制（2）管理目标：管理目
10、标：外销业务及时准确得到处理关键控制点关键控制点：接到外销申请时外销部需与生产部沟通，尽量控制插单情况的出现，以免打乱公司制定的生产计划报关资料及时准确地准备提单及时交给客户外贸销售助理应该及时将外贸公司发票及时交财务部注释注释：外贸销售助理根据需发送货物的情况订船或航班外贸销售助理订船或航班后交给仓库部门进仓通知开船或起航后外贸销售助理将提单邮寄给客户，并电告客户，以便其及时提货结款外贸销售助理每月底应该编制本月与外贸公司发生的费用的明细表，包括发票到已付款、发票未到已付款、发票到未付款、发票未到未付款等项目，并及时交财务部以便核对账目业务部经理业务部经理仓库仓库 销售与收款内控流程退/换货
11、的控制（1）财务部财务部是否能是否能退发票退发票是否已向客是否已向客户开发票户开发票未开票未开票退货退货否，取得退货证明否，取得退货证明是是接外部接外部退库流退库流程程收到客收到客户发票户发票开红字开红字销售发销售发票票账务处理账务处理销售副总、总经理销售副总、总经理区域销售经理区域销售经理客户客户提出提出投诉投诉单单联合联合质检质检部审部审批批是是否否权权限限内内？审审批批否否是是是是是是否否否否与客与客户商户商讨提讨提出折出折让方让方案案否否审审批批折让处理折让处理否否是是是是否否办理出口退税补税，账务处理办理出口退税补税，账务处理单证单证员办员办理手理手册核册核销销是否是否外销外销退退/
12、换换货？货？是是是是否否客户退/换货单补货处补货处理理销售与收款内控流程退/换货的控制（2）管理目标：管理目标：尽量减少公司损失，账务记录准确，退货货品及时足额入库关键控制点关键控制点：退回货品须经检验合格后才能入库，并及时更新库存记录客户投诉单必须经过相应权限的审批退货之原发票应及时收回，每笔退货均交由财务部及仓储单位入账，对退换之货品应依规定调整内容退货必须扣抵应收账款内销销货折让必须经主管领导审批后办理。内销销货折让应取得客户签章的折让证明单，并办理税务扣抵所有退货必须先经质检部出具意见，最终审批权在公司管理层注释注释：未开票业务仓库出具红字销售出库单，折让业务财务部出具红字销售发票，并
13、依此调整账务在外销退货时，财务部需办理出口退税已补税证明，单证员在海关办理核销证明，以便退回货品及时入关外销退货时单证员指定货代告知客户，以便客户及时退回货品区域销售经理区域销售经理应收会计应收会计 销售与收款内控流程应收款及收款入账的控制（1）根据销售发票登记根据销售发票登记应收账款明细账及应收账款明细账及账龄情况账龄情况出纳出纳财务总监财务总监根据合同及销售发根据合同及销售发票、发运单等及时票、发运单等及时与客户对账，根据与客户对账，根据账期及时催收账期及时催收更新应收账更新应收账款明细账款明细账月末与区域销售月末与区域销售经理应收账款与经理应收账款与发出商品对账，发出商品对账，每年与客户
14、函证每年与客户函证对账不少于两次对账不少于两次形成应收账形成应收账款分析表款分析表是是否否逾逾期期催收催收核销核销是是否否审审批批总经理总经理审审批批是是收款，收款，填日记填日记账账对账不对账不符符财务部联合财务部联合客户经理调客户经理调查原因，提查原因，提出处理意见出处理意见否否是否是否核销核销审批审批否否否否是是销售与收款内控流程应收款及收款入账的控制（2）管理目标：管理目标：控制应收账款，加快资金周转，提高公司财务管理质量。加强欠款追收，减少呆账、坏账损 失，提高公司经营利润。关键控制点关键控制点：负责应收款账目的人员不得兼负账单处理或汇款责任应收账款明细账必须根据经核对的给客户的账单和
15、汇款为依据予以记录应收账款明细账必须按月与总分类账调节。应妥善处理任何差额。该项调节应经上一级会计主管人员批准应收款账龄分析必须由财务部审查，以查清有无异常或严重的拖欠账款项目。账龄分析必须准确无误，不得歪曲客户债务种类逾龄账款是否查明原因，逾期账款如需核销必须经公司管理层审批注释注释：会计人员根据出货单财务联以及发票，分别登入客户应收账款明细账出货单客户联经客户签收后，交由区域销售经理按时收款。月末与区域销售经理就应收账款与发出商品项目进行对账，每年与客户函证对账不少于两次，如果不符应即追查原因。经出纳人员签收无误后交由会计人员冲账。每月编制应收账款账龄分析表，并将超过一般周转期或规定期限尚未收现者，列表注明债务人、金额及原因督促区域销售经理催收，尽量降低坏账风险。核对应收账款明细各户与明细表、总分类账、暨有关凭证是否相符。
